Universidad De Oriente

Núcleo De Sucre

Departamento De Administración

Escuela De Contaduría

Cumaná- Estado, Sucre

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

y GRÁFICAS DE FLUJOS

Profesor: Adner Liendo Bachilleres

Asignatura: José Guerra #26204093

Sistema y procedimiento Administrativo y Contable José Dasilva #26918372
 Contenido 5

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán

cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la
solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización con el
propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y
procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y
necesario que este sea realizado por un personal especializado en el área de sistemas y
procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos predeterminados para procurar el
máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista.

FASES DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO:

Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un

procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir
durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aquí se formulan un conjunto de propósitos
básicos que serían la base de las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará
al analista durante el progreso de su labor. Esta fase incluye:

SOLICITUD DEL PROYECTO:

Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los

asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los
analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos
y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio.

Entre sus principales requisitos mínimos se encuentran:

 Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de la organización.

 Estar autorizados por la presidencia de la organización.
 Estar incluidas en los planes de la organización.
 Definir el objetivo del proyecto, áreas involucradas y el problema.
  Estar descritas con claridad y precisión por el supervisor involucrado con la finalidad de
dar al analista una clara visión del proyecto.
 Es necesario que exista una verdadera necesidad.
 Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de análisis a realizar.

ASIGNACIÓN DEL PROYECTO:

Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del
departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su
experiencia, capacidad técnica y estudios realizados.

Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formato especial en el

cual se describan el alcance del proyecto, así como los objetivos, resultados esperados,
antecedentes de trabajos similares, sugerencias, métodos para desarrollar el trabajo, etc. Así
como cualquier otra información adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo,
posibles métodos de investigación que puedan ser utilizados, personal a entrevistar,
documentos a examinar, personal designado, estructura organizacional (tanto de la empresa
como del área del problema); lo que se amerita básicamente es una hoja de proyecto
preparada más o menos en detalle, dependiendo de la complejidad del estudio, que ayudará a
aclarar y precisar la asignación de proyecto, información que bien utilizada por el analista le
permitirá planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rápida y eficientemente.

PLANEACIÓNDEL PROYECTO:

Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo del estudio que
requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el
trabajo.

Este bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el desarrollo del trabajo;
además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos
y áreas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para realizar una
investigación detallada que lo capacitará para efectuar el trabajo con idoneidad. El objetivo de
la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el
resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio.
ESTUDIO PRELIMINAR:

Es un estudio destinado a separar los factores del problema pero que no propone soluciones.
Simplemente es una rápida acumulación de información en forma muy amplia y general, solo
con fines exploratorios. Los detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la
decisión acerca de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la solución
del problema

Pasos a seguir para definir el problema:

 Se realiza un estudio exploratorio.

 Se conversa con las personas que ocupan los puestos claves.
 Se establece quien va a coordinar la investigación.
 Se concluye si es un problema, causa o consecuencia.
 El analista y el solicitante deben tener la misma opinión.

Una vez que el analista ha recolectado toda la información clave, define el problema. Al
llegar a este paso el analista debe saber dónde y cuándo se originó el problema y cuál es su
causa.

REDEFINICIÓN DEL PROYECTO:

La definición del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados que esperan obtener,
están sujetos a la redefinición para que los resultados esperados queden garantizados, esta
fase es utilizada por el analista como diagnóstico del problema, por esta razón, en muchas
oportunidades es necesario redefinir el planteamiento del problema y hacerlo tan amplio como
sea posible de manera que las dificultades relacionadas sean solucionadas al mismo tiempo.
Es importante saber que:

 Se debe especificar la magnitud del problema, costos, procedimientos, equipos,

personal a usar, entre otros.
 Se debe limitar el alcance del estudio al área a investigar.
 Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado.
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL:

Es la parte del proceso que permite la recopilación, registros y análisis de la información

necesaria para reconocer la situación actual de los sistemas y establecer las bases sobre las
cuales descansarán los nuevos. Esta fase se divide en tres etapas: recopilación de
información, registro y análisis de la información actual.

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

Al llegar a este punto el analista requiere de información precisa y veraz acerca de la forma
actual como opera el área de trabajo en estudio, para así buscar la solución al problema
planteado, y para ello es necesario aplicar en forma adecuada las técnicas especiales de
investigación.

Objetivos: Recopilar del área involucrada en el problema la información necesaria para

analizar el estado actual de los procedimientos.

Métodos: el analista planificara la recopilación de la información necesaria de acuerdo a los

resultados obtenidos durante el estudio preliminar, como en los objetivos esperados,
complejidad del problema, el personal que se desempeña en las unidades involucradas, etc.

Observación: Consiste en la aplicación de los sentidos al problema y hechos que afectan el

área de trabajo. Es la asistencia del analista en horas de actividad para observar el desarrollo
de las actividades sin tomar parte en ella, tomará sus notas y formulará preguntas cuando así
lo considere necesario

Encuestas: permite la obtención de información de las personas que trabajan en las áreas
involucradas en el problema. Los instrumentos más utilizados son el cuestionario y la
entrevista.

Cuestionarios: Es un formato que presenta una serie de preguntas que debe contestar la
persona encuestada. Se preparará en concordancia con los objetivos planteados y
características generales del trabajo a realizar (tipo de información que se necesita, personal
involucrado, entre otros); y de acuerdo a ciertas normas convencionales para la elaboración
de los mismos:
Entrevistas: Es un instrumento que puede aplicarse a todos los niveles de la organización.
Requiere que el analista posea una actitud intensa de observación, no solo de palabras, que
implique la percepción de gestos, ademanes, etc., del entrevistado.

Listas de Tareas: Son formas especiales que se entregan al personal involucrado en el área
del problema para que relacione las tareas que ejecuta en orden de frecuencia, por lapsos de
tiempo determinado.

REGISTRO DE DATOS:

Una vez aglomerada toda la información, se procede a su registro claro y sistemático,

empleándose para ello, cuadros, gráficas, tablas o cualquier herramienta de utilidad para
brindarle el ordenamiento y asentamiento pertinente a los datos recolectados. Es sumamente
significativo presentar ordenadamente la información recopilada, ya que una regla general que
debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la mayor claridad posible, de
manera que cualquier persona pueda entenderlos, lo que faculta el análisis de la información
obtenida mediante el uso de instrumentos adecuados; y cuyas herramientas más importantes
son las siguientes:

Organigramas de Puestos: Son herramientas insustituibles en casos de reestructuraciones de

oficina, utilizados para estudiar los objetivos, funciones de una oficina, características de los
cargos.

Tabla de Distribución: Permite registrar la participación de cada empleado en el procedimiento

en estudio y el tiempo utilizado para ejecutar cada una de las actividades necesarias para
culminarlo.

Hoja de Análisis de Procedimientos: Facilita el análisis del flujo de documentos y su relación

con otros procedimientos.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL:

Es la fase de estudio lógico que permite analizar los hechos en función de objetivos
terminales, los pasos más importantes; y los factores externos que los afectan. Es ahora
cuando el analista debe separar lo que es de lo que debe ser, así como lo esencial de lo no
esencial, durante esta fase se analiza:

¿Qué se hace? Cuestiona sobre la naturaleza de las labores y los resultados obtenidos.

¿Quién lo hace? Comprende el estudio de las unidades, las actitudes y aptitudes de los
individuos que realizan el trabajo, así como las relaciones laborales que mantienen entre ellos
y la organización.

¿Cómo se hace? Incluye el estudio de los métodos y las técnicas aplicadas para
realizar el trabajo, los instrumentos y equipos utilizados.

¿Cuándo se hace? Análisis de la secuencia de pasos, horarios y tiempos requeridos

para alcanzar resultados.

¿Dónde se hace? Verificación de la ubicación geográfica y domicilios de las oficinas, su

funcionalidad, distribución del espacio dentro de las oficinas y sus relaciones en las
operaciones y tareas del personal.

¿Por qué se hace? Intenta justificar la existencia del trabajo, sus fines y determinar su
continuidad.

Estos cuestionamientos conducirán al analista a determinar qué, quién, cómo, cuándo,

dónde y por qué se hacen las cosas en la unidad.

El objetivo primordial de esta etapa es analizar la información para detectar las fallas del
sistema en estudio; y para lograrlo se requiere de ciertos métodos, entre los más utilizados se
encuentran los diagramas, y será necesario seleccionar alguno de los que a continuación se
mencionan y aquellos que mejor se adapten a las necesidades de la organización:

 Diagrama de flujo de procedimientos: Facilita la interpretación de los pasos de un

procedimiento y del flujo de documentos.
 Distribución de formas: Es un diagrama similar al anterior, pero no incluye pasos del
procedimiento.
 Análisis de formas: Contribuye a determinar los datos que se registran en una forma
para facilitar combinaciones y eliminaciones.
  Afluencia de trabajo: Muestra la pluralidad de trabajo en una oficina y la distribución de
las estaciones de trabajo.
 Organigramas: Presenta la organización de una empresa y permite el mejoramiento de
la asignación de funciones y supervisión.
 Distribución de trabajo: Facilita el análisis de las obligaciones de cada grupo de
empleados, tiempo requerido y costo.

DISEÑO Y PRESENTACIÓN A LA GERENCIA Y AUTORIZACIÓN:

Comprende la aplicación de técnicas especializadas para el diseño de los nuevos sistemas; y

la presentación a la gerencia y los usuarios de los bosquejos correspondientes, a fin de
obtener la autorización respectiva para la instalación definitiva.

DISEÑO:

Cuando se recibe la asignación para realizar un proyecto cuyos objetivos están perfectamente
definidos y ejecutados adecuadamente las fases de planeación y análisis de la situación
actual de los sistemas; desde los primeros momentos del desarrollo del trabajo vislumbra la
solución o imagen de los resultados finales.

El objetivo de esta fase del proceso es diseñar la solución para alcanzar los objetivos
establecidos en la solicitud del proyecto; y presentar la propuesta a la gerencia en forma
adecuada para su aprobación.

PRESENTACIÓN A LA GERENCIA:

Uno de los aspectos más importantes de análisis de sistemas es la aprobación de los nuevos
métodos por parte de la gerencia y es precisamente, la presentación pública de un informe
que incluye la descripción del nuevo sistema, actores determinantes para ganar la adhesión y
decisión favorable de la directiva de la organización en este sentido, también es
recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentación para ganar su apoyo y
colaboración, con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio.
En este informe también se mostrarán objetivos, ventajas y bondades del proyecto; y se
presentará en forma atractiva, redactado en un lenguaje fácil de entender y sin abusar de
términos técnicos.

En el proceso de Presentación a la Gerencia, se deben considerar los siguientes aspectos:

 El Tiempo y Lugar Adecuado: Es importante, ya que de ello dependerá el éxito o

fracaso de la venta final de la idea, también es importante el lugar donde se va a
efectuar la presentación.
 Dirección de Juntas: La persona que dirija la junta será el analista, dejando en primer
término que tome la palabra el expositor del sistema, de tal modo que conduzcan la
junta según se vaya efectuando la explicación.
 Notificar áreas afectadas: Se debe comunicar por escrito, preferiblemente por medio de
memorándum, la comunicación a las áreas que afecta el sistema, con la finalidad de
que a su presentación acudan todas las personas involucradas.
 Ayudas Audiovisuales - Carteles: Esta presentación por medio de carteles tiene la
ventaja de aclarar cualquier duda que surja de la comprensión del sistema.

APROBACIÓN DE LA GERENCIA:

Es necesario la autorización o aprobación del nuevo sistema por parte de la gerencia para
proceder a su instalación y ejecución. Será también imprescindible elaborar un plan de
actividades a desarrollar, el cual también debe ser autorizado por la directiva y que debe
incluir:

 Comunicación al personal sobre la decisión de la gerencia.

 Construcción de procedimientos, formas, manuales, informes, entre otros.
 Programa de entrenamiento para los usuarios.
 Pruebas.
 Instalación de los nuevos procedimientos.
 Puesta en marcha del nuevo sistema.
 Evaluación de la ejecución.
CONSTRUCCIÓN, INSTALACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL NUEVO SISTEMA:

Corresponde al periodo que va dese la instalación del sistema pasando por el entrenamiento,
pruebas, correcciones, etc., hasta la obtención de los resultados que serán sometidos a
evaluación.

CONSTRUCCIÓN:

Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el analista se dispone a construir el nuevo
sistema e inicia: 1) El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva
de las gráficas de flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc., 2) El entrenamiento al
usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos, sus características, ventajas,
archivos, etc., y 3) Ejecución de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas
con la finalidad de probar la eficiencia del sistema.

INSTALACIÓN:

Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos,
comenzará la instalación física del nuevo sistema, es entonces cuando procederá a:

 Elaborar manuales,
 Reproducir formas, informes, registros, etc.
 Compra de equipos,
 Organizar oficinas,
 Crear archivos,
 Crear registros.

EJECUCIÓN:

Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los siguientes
métodos:

Instantáneo o total: Se utilizará cuando se cumplan los siguientes requisitos: 1) El sistema

anterior no debe incluir gran número de operaciones ni de unidades operativas; 2) No debe
requerir la utilización de locales separados y si se requiere deben existir medios adecuados
para la movilización del personal; y 3) Los empleados deben estar convencidos de la validez
del sistema.

En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran

envergadura. Consiste en poner en funcionamiento simultáneo el sistema nuevo sin
desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensión
del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren.

SEGUIMIENTO:

Después de haber instalado un sistema, y durante un periodo de tiempo que variará de

acuerdo a su complejidad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo
realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos; cerciorándose que
todas las partes del sistema anterior están desincorporadas; asegurarse si el nuevo sistema
funciona adecuadamente; utilizar la retroalimentación para mejorar, afinar, agregar, eliminar o
modificar el trabajo realizado.

Los métodos de vigilancia que pueden utilizarse son:

 Elaboración de cronogramas de revisión,

 Cuestionarios generales,
 Cuestionarios específicos
 CONTENIDO 6

GRÁFICAS DE FLUJO

Procedimientos

Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya

sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dimensiones de una dependencia
para obtener el resultado que se desea.

Clasificación de los Procedimientos

Dentro del ámbito institucional

Generales: Son los que involucran operaciones que efectúan todas o más de una dirección
general o dentro de la institución.

Específicos: Se circunscriben al ámbito de una dirección general o alguna o varias de las

unidades que conforman.

Dentro del ámbito de aplicación y sus alcances administrativos

Procedimientos macro administrativos: Se refieren a los procedimientos que son propuestos y

aprobados por la dependencia de apoyo global, es decir, por aquellos sectores que tienen
normas y control en el desarrollo de alguna función cuyo desempeño es común a todas las
demás instituciones en el campo de la administración pública federal.

Procedimientos meso administrativos o sectoriales: Son los que involucran a todos los
sectores administrativos o a dos o más instituciones intersectoriales a nivel operativo.

Procedimientos micro administrativos o institucionales: Son los que se siguen para realizar las
operaciones internas en una dependencia o entidad para cumplir sistemáticamente con sus
funciones y objetivos.

Procedimientos que afectan a los Estados Financieros

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa se definen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de
contabilidad desde el punto de vista del análisis se pueden establecer procedimientos
contables para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados
financieros.

Recepción de inventarios.

Ventas de productos.

Fabricación de productos.

Registro de estimaciones.

Destrucción de inventarios.

Procedimientos que no afectan los Estados Financieros

Son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. En contraposición a los
procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las
cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los
siguientes

Procedimientos para cambiar datos de un cuentacorrentista.

Procedimientos para contratación de empleados.

Procedimientos para cambio de horarios laborables.

Procedimientos para tramitar reclamos de clientes.

Requisitos de los Procedimientos

Deben ser cronológicos y sucesivos.

Que contengan operaciones relacionadas entre sí.

Deben estar destinados a la realización de una actividad o tarea específica.

Las actividades deben estar coordinadas entre el personal.

Deben estar realizado bajo las normativas de cada empresa.

Formas descriptivas de los Procedimientos

Memorándums: Ampliamente utilizados en las empresas, son comunicaciones internas que en

forma corta deben expresar una pauta, normas o decisión de algún funcionario.

Instructivos: Son documentos que nombran en forma detallada la manera en que debe llevar a
cabo una tarea o procedimiento específico.

Circulares: Son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o

guías de acción para casos específicos y en forma puntual los procedimientos que deben ser
limitados.

Manuales: Son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales

utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables.

Narrativos: Estos consisten en la descripción detallada de un procedimiento y todos los pasos

que lo componen.

Metodología para describir un Procedimiento

La metodología propuesta para la descripción de un procedimiento comprende las siguientes

etapas:

Planeación de estudio.

Investigación de la situación actual.

Análisis y crítica de la información.

Diseño gráfico y descriptivo de un procedimiento.

Diagrama de flujo

Se llama diagrama de flujo o diagrama de actividades a una forma de representación gráfica

de un algoritmo o un proceso determinado, frecuentemente empleada en disciplinas diversas
como la programación informática, la economía, los procesos industriales y la psicología
cognitiva.

Tipos de diagramas de flujo

diagrama de flujo

El diagrama de flujo horizontal es el modelo más común.

Existen cuatro tipos de diagrama de flujo en base a la orientación de su representación:

Horizontal. El flujo de operaciones va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura. Es

el modelo más común.

Vertical. El flujo y la secuencia de operaciones van de arriba hacia abajo. Se trata de una lista
ordenada de operaciones según su propósito.

Panorámico. Representan el proceso entero en una sola carta, emplea tanto el modelo vertical
como el horizontal.

Arquitectónico. Describe el itinerario de trabajo de una persona o una forma sobre su área de
trabajo.

Simbología

Principio o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la

información para su procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha
sido procesada.

Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como
objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.

Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen,
notas exploratorias, aclaraciones, etc.; se trazará indistintamente una línea punteada que vaya
de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota.
Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama
obliguen a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama
en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.

Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera.

Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la tarjeta perforadora y
la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias copias, estas deberán
presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así
sucesivamente.

Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. Es

conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo.

Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra
sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o
trámites que se realizan en ese lugar.

Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera
implica tomar uno o varios caminos diferentes.

Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera
necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar, o
bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las
actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar
(tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada más varían en su
inicio o su final.

Normas previas a la realización de un diagrama de flujo

Antes de iniciar la elaboración de un diagrama de flujo deben contemplarse los siguientes

pasos:

Identificar las tareas principales del proceso junto con su autor y contexto.

Definir qué objetivos perseguirá el diagrama de flujo.

 Identificar quién habrá de leerlo y en qué sentido.

Elegir el nivel de detalle y los límites respecto al proceso entero.

Metodología para elaborar Gráficas de Flujo

1.- Se debe de escribir de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha

2.- Los símbolos se unen con líneas

3.- Se usan flechas para indicar el flujo de información

4.- Los círculos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo

5.- Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada

Características de los Flujogramas

Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido

en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su
comprensión y asimilación, por tanto, dejan de ser prácticos.

Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y

procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su
interpretación.

De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los
pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es
comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de
una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.

Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.

Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo
procedimiento.

Caso práctico

Para explicar algunos temas, no hay mejor forma que hacerlo a través de un ejemplo, así que
vamos a ver un ejemplo de flujograma.

Daniel es el encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia para la empresa Unoart.

En el informe de gerencia, se revisan los indicadores de gestión.

Daniel con un tiempo de anterioridad a la reunión, debe revisar qué indicadores se van a
analizar en este trimestre.

Luego debe solicitar la información con un tiempo prudente a la reunión, para que los
diferentes procesos consigan enviarle los datos necesarios para que él pueda elaborar el
informe. En ocasiones los procesos se olvidan de enviar los indicadores o no lo envían de
forma oportuna, para lo cual, Daniel habla con su jefe inmediato para que sea él quien pida la
información.

Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera genera los
indicadores.

Daniel revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior. Si la variación
de un indicador entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita una explicación ante este hecho.

Daniel genera el informe en una presentación de power point.

Finalmente, Daniel envía el informe a su jefe. Él se encargará de mostrarlo en la reunión de

gerencia.