ACTIVIDAD SERGIO MIRANDA

1. En que consiste el tema de su propuesta y porque es importante.

En las organizaciones los procesos juegan un papel fundamental para el desarrollo de

las mismas, es por esto que los procesos son el eje principal de cualquier organización.
Cuando en una organización los procesos no funciona de forma adecuada se incurre
en una disminución de productividad, entendiendo la productividad como la capacidad
que tiene un proceso para llevar a cabo su objetivo con el uso mínimo de recursos y
entendiendo los recursos como el tiempo empleado para el desarrollo de las
diferentes actividades que se deben realizar para llevar a cabo el proceso. Existen
diferentes autores que definen la productividad como la razón de los resultados
obtenidos y los recursos utilizados. Nuestro planteamiento de la productividad será el
mismo pero teniendo en cuenta que los resultados siempre serán los mismos puesto
que la finalidad del proceso es llevar a cabo con éxito el total de las actividades,
mientras que los recursos utilizados dependerán del óptimo aprovechamiento del
tiempo por parte de aquellos que intervienen en el proceso. La excelencia operacional
vista como una forma de trabajo plantea que es posible ejecutar los procesos de las
organizaciones de manera óptima si se logra eliminar o mejorar aquellos factores que
afectan de forma directa los procesos y por ende la productividad. Así mismo la
excelencia operacional no solo busca la mejora de los procesos si no la mejorar en la
calidad de los productos, entendiendo como producto el resultado o las salidas de los
procesos.

Desde la excelencia operacional se han buscado establecer metodologías que faciliten

a las Organizaciones alcanzar la excelencia operacional desde sus tres pilares los cuales
son: Los procesos, las personas y la tecnología. Una organización que logra el óptimo
aprovechamiento de los tres pilares es una organización productiva y que brinda no
solo calidad en sus productos, si no que brinda calidad interna en todos los procesos al
interior de la organización.

La importancia de la productividad radica en que aquellas organización con bajos

niveles de productividad están siendo segregadas por aquellas que tienen un mayor
nivel de productividad y a la larga puede ser un factor para que la empresa no pueda
mantenerse en el mercado, uno de los principales objetivos de las organizaciones
planteados por porter es que las empresas se puedan mantener. Si una empresa no es
productiva va a tener dificultad para lograrlo y es allí donde toma importancia el
generar estrategias desde la gerencia con el fin de mejorar la productividad para
poderse no solo mantener en el mercado si no que aumentar su participación en el
mismo. La productividad ligada con la excelencia operacional juega un papel
 indispensable en las organizaciones e incluso en aquellas sin ánimo de lucro, Puesto
que una entidad gubernamental que no administre de manera óptima sus procesos, su
personal y su tecnología es altamente probable que no obtenga los resultados
deseados y pueda caer en hechos de corrupción que terminen afectando los usuarios
finales y generando problemas de confianza en las instituciones gubernamentales.

2. Muestre cual es el problema de investigación a abordar y como piensa

solucionarlo

Una empresa del sector de hidrocarburos con presencial en el país y que tiene como
principales socios a CANACOL y ECOPETROL se han venido presentando inconvenientes
desde el área de planeación que están generando cuellos de botella y problemas en la
calidad de los entregables al interior de la organización, desde la gerencia son conscientes
que esto no solo está afectando a la área de PLANNING si no que está repercutiendo en
todas las áreas administrativas. Adicionalmente las áreas operativas encargadas de los
proceso de DRILLING y WORKOVER han empezado a manifestar que las demoras en los
procesos de PLANING también les están pasando cuenta de cobro en los tiempos y en la
ejecución de los procesos en campo. Es por eso que la empresa ha planteado la
posibilidad de que el área de PLANNING está presentando bajos niveles de productividad
que finalmente están desembocando en las áreas operativas. La empresa ha permitido
que se realiza un análisis de productividad y de los factores que están afectando la
productividad del área de PLANNING con el fin de determinar las causas de esta
disminución en los niveles de productividad y plantear desde la excelencia operacional
que el proceso de PLANNING pueda tener armonía con los diferentes procesos tanto
administrativos como operativos. Los proceso de PLANNING han aumentado los tiempos
de entrega y disminuido la calidad de los mismos desde que la empresa tomo la decisión
de tercerizar el proceso de PLANNING contratando a todo el personal del área a través de
un BPO que le proporciona todo el personal a la empresa en el área de PLANNING. Se
realizara un diagnóstico y análisis de todos los inconvenientes que se están presentando
en el área de PLANNING y su impacto en la productividad con el fin de que en futuras
fases del proyecto se permita generar soluciones a estos inconvenientes que permitan
mejorar los niveles de productividad del área y contribuir a la excelencia operacional al
mejorar sinergia del área de PLANNING con las otras áreas administrativas y con las áreas
operativas.

3. Resultados
Los resultados del diagnóstico fueron conseguidos como resultado de entrevistas con los
líderes de las diferentes áreas de la empresa que manifestaron los problemas que están
presentando y argumentando las posibles razones por las que se presentan las diferentes
problemáticas.

 El formato de presentación del presupuesto no se ajusta a las necesidades de las áreas, las
áreas como HSEQ manifiestan que el formato es insuficiente para la cantidad de rublos
que debe manejar el área.
 La clasificación y la asignación del presupuesto a las cuentas dentro del presupuesto no
tienen el nivel de detalle requerido por las áreas, por lo que las áreas no tienen claro cuál
es el presupuesto aprobado para las diferentes líneas de ejecución presupuestal que
manejan
 El acompañamiento del cost control en la construcción del presupuesto no es el adecuado,
se espera un acompañamiento más estratégico que operativo en el proceso de
elaboración de los presupuestos y los reportes de ejecución
 La socialización de los presupuestos no es la adecuada, algunas áreas manifestaron que no
se realiza una socialización adecuada del presupuesto puesto que no conocen la versión
final del mismo y no son avisados de los cambios realizados
 Se presentan errores en la codificación de las líneas presupuestales lo que dificulta subir la
información a IDEAS y ARACNIA. Estos errores se presentan de forma recurrente y generan
reproceso en el área de PSCM y FINANZAS
 Se presentan demoras y errores en la generación de los GRN. Lo que genera un cuello de
botella en el proceso de facturación y malestar en los proveedores a causa de las demoras
en los pagos
 Los reportes de ejecución no permiten conocer el porcentaje real de avance de los
contratos y la ejecución del presupuesto. Las áreas manifiestan que los reportes de
ejecución no les generan confianza debido a que presentan errores y no se entregan de
forma oportuna.
 El cálculo de las provisiones presenta errores que impactan el área financiera y la relación
con los socios. Debido a que el dinero que se solicita a socios muchas veces no es el
correcto generando recobros por parte de los socios.
 Las áreas no reciben de forma oportuna las alertas de vencimiento de los contratos, lo que
genera medidas de contingencia por parte de algunas áreas con el fin de contrarrestar el
vencimiento del contrato.

Al realizar un análisis estadístico de las problemáticas encontradas se encontré que se

distribuyen de la siguiente manera: