República Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación

Universidad Bicentenaria De Aragua
San Joaquín de Turmero

Sistemas y Procedimientos Contables

Informe Escrito

Profesor Elaborado por

.
Francisco J Reyes Karleska Flores

Maracay, 06 de marzo de 2021

 Introducción

La forma en que las empresas implementan sus actividades, depende en

gran medida del contexto donde se desarrollan, de las condiciones a las que se
enfrentan y de las herramientas que tienen a su disposición.

Para Laudon & Laudon, (2012) ; un Sistema de Información es un sistema

organizacional formalizado que se define como un conjunto de componentes
interrelacionados que incluyen elementos sociales y técnicos organizados para
recolectar, procesar, ordenar, almacenar y convertir los datos en información;
la cual se distribuye en la organización para apoyar los procesos de toma de
decisiones relacionados con la coordinación, control de recursos, análisis de
problemas y temas complejos así como en la creación de nuevos productos.

Los Sistemas de Información generan y gestionan información sobre

componentes relevantes para la organización como: Clientes, empleados,
compras, ventas, etc. Los datos deben ser procesados para generar
información útil mediante tres actividades indispensables:

Entrada: Ingresar al Sistema de Información los datos brutos que se

generan dentro o fuera de la empresa.

Proceso: Convierte el dato de entrada en información mediante

procesamiento interno del sistema.

Salida: Transfiere la información obtenida a los usuarios.

En este trabajo, se explica por qué deben estar alineados los Sistemas de
información con los objetivos de la organización; así como la importancia de los
manuales administrativos como instrumentos de control interno y de soporte a
las operaciones, desarrollando un flujograma de los procedimientos
administrativos para las cuentas por pagar de una organización.
 Cada organización debe diseñar y operar cuidadosamente su infraestructura
de Tecnología de Información de tal manera que cuente con el conjunto de
servicios necesarios para cumplir el trabajo que se encomienda a los Sistemas de
Información.

Todo Sistema de Información requiere una base tecnológica sólida y bien

relacionada que funja como herramienta de procesamiento y almacenamiento de
la materia prima de los Sistemas de Información, en cambio el software,
constituido por miles de instrucciones de código funcionales, es el ente que dirige
y controla el procesamiento de datos por computadora.

Saber cómo funcionan las computadoras y los programas de cómputo es

importante para diseñar soluciones que resuelvan los problemas de la
organización, pero esto es sólo una parte de un Sistema de Información (Laudon &
Laudon, 2012).

Se requiere de un profundo conocimiento de la organización para poder crear

valor en la empresa y proporcionar una solución organizacional y gerencial que
soporte una toma de decisiones. Los sistemas de información son un componente
derivado de la Teoría General de Sistemas, por lo que deben ser analizados
siguiendo los parámetros de esta teoría. De allí que los analistas se preocupan
primero por estudiar el sistema organizacional o la entidad en la que los sistemas
de información funcionan, para entender el contexto y las implicaciones de ese
ambiente de forma global.

Laudon & Laudon, (2012) refuerza estas ideas al comentar que el uso
eficiente de los Sistemas de Información requiere entender los aspectos de
organización qué les dan forma. Un Sistema de Información crea valor para la
empresa al constituir una solución de organización y administración a los retos
planeados por el entorno
 Hoy en día hay una interdependencia cada vez mayor entre los Sistemas
de Información de una empresa y sus herramientas de negocios. Los cambios
en la estrategia, las reglas y procesos de negocios demandan cada vez un
mejor desempeño del hardware, las bases de datos y las telecomunicaciones.
A menudo, lo que a la organización le gustaría hacer depende de lo que sus
Sistemas de Información le permitan.

La posibilidad de utilizar los Sistemas de Información para lograr una

ventaja competitiva está al alcance de las organizaciones puesto que pueden
sustentarse en ellos para alcanzar excelencia operacional, nuevos productos,
servicios y modelos de negocios, cercanía con clientes y proveedores, así
como una toma de decisiones eficiente. Aprovechar el desarrollo de estas
capacidades las colocaría en una posición ventajosa ante sus competidores.

Según Luftman (2003), cuanto mayor sea el alineamiento de la

Tecnología de la Información (TI) con los objetivos de la organización mayor
será su rentabilidad, casi la mitad de las ganancias de una empresa de
negocios se pueden explicar mediante la alineación de la TI con los negocios.

Relacionado con los Manuales, su contenido, como se elaboran y que

deben contener, los mismos constituyen instrumentos administrativos que
contienen en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre
objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos
de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren
necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como
marco de referencia los objetivos de la institución.
 Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben
desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a
continuación:

- Planificación del Trabajo: en esta etapa se conforma un grupo de trabajo

encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado
por un representante de cada una de las unidades administrativas.
- Búsqueda de la Información: Una vez que se tiene la planificación del
trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración
de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas
previamente y las técnicas investigativas seleccionadas.
- Análisis de la Información: Una vez que se haya obtenido la información
necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y
analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del
manual.
- Elaboración del Manual: Se establece, en esta fase, el diseño y la
presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo.
- Validación del Manual: una vez que se tiene elaborado el manual
administrativo, el mismo se debe presentar a las máximas autoridades y a
los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el
manual, para que procedan a validar si la información presentada
corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y
actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o
las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
- Autorización del Manual: cuando se cuente con la validación del manual se
debe formalizar el mismo.
- Difusión y distribución del Manual: una vez validado y autorizado un
manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades
administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo
tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica.
 - Revisión y Actualización del Manual: Los Manuales son objeto de revisiones
periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se
produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se
mantengan apegados a la realidad institucional.
- Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para
realizar un Manual Administrativo.

Formando parte de las herramientas para efectuar la representación gráfica

de los procedimientos, se emplean los flujogramas o diagramas de flujo. A
continuación, se desarrolla el procedimiento de cuentas por pagar de una empresa
comercial:
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUENTAS POR PAGAR

1. IDENTIFICACIÓN FECHA: Marzo 2021

PROCESO: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Registro de Cuentas por pagar
CÓDIGO:

5. DEPENDENCIAS Y CARGON QUE INTERVIENEN

5.1 DEPENDENCIAS
Área de Compras
Área de Administración
Unidades Solicitantes

5.2. CARGOS
Analista de Compras
Analista de Cuentas por Pagar
Gerentes de las Unidades Solicitantes

6. PROCEDIMIENTO CON LOS QUE SE RELACIONA

Procedimiento de pago de facturas

 GERENTE ANALISTA DE
CUENTAS POR PAGAR

Entrega Orden de Recibe el bien o el

Recibe las facturas u
Compra a los servicio requerido
demás soportes
Proveedores

Comunica a las Firma y sella Factura Efectúa el registro

Gerencias y Nota de Entrega de las Cuentas por
Solicitantes que el del Proveedor Pagar, caculando
Proveedo posee la retenciones
Orden de Compra
Remite al área de
Cuentas por Pagar
FIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUENTAS POR PAGAR

1. IDENTIFICACIÓN FECHA: Marzo 2021

PROCESO: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Registro de Cuentas por pagar
CÓDIGO:
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
RESPONSABLE FUNCIÓN PROCESO

1. Entrega Orden de Compra a los

Proveedores
Efectuar la contratación de los bienes o
ANALISTA DE COMPRAS 2. Comunica a las Unidades Solicitantes servicios que requiera la empresa
que el Proveedor recibió Orden de
Compra de los bienes o servicios
requeridos
3. Recibe el bien o el servicio requerido
indicado en la Factura y Nota de Entrega
del Proveedor, comparando con lo
descrito en la Orden de Compra
Emitir la conformidad del bien recibido o
GERENTE DE LAS UNIDADES 4. Firma y sella Factura y Nota de del servicio prestado por parte de los
SOLICITANTES Entrega y Factura emitida por el proveedores
Proveedor
5. Remite al Área de Cuentas por Pagar
Factura del Proveedor, acompañada de
la Nota de Entrega

6. Recibe las facturas, acompañada de

la Nota de Entrega del bien despachado
o el servicio prestado
Realizar el Registro de las Cuentas por
ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR
7. Efectúa el registro de la factura en el Pagar
Módulo de Cuentas por Pagar,
calculando las retenciones de
impuestos que apliquen
 Conclusión

Independientemente del tamaño y complejidad de una organización, es

importante que se reconozca la diferencia entre una herramienta de cómputo y un
Sistema de Información que apoye a la gestión empresarial y fortalezca la toma de
decisiones.

Como se mencionó en el trabajo, las herramientas computacionales así

como las tecnologías de la información juntas no son sinónimos de Sistemas de
Información; las computadoras organizadas se utilizan para construirlo, pero por sí
mismas no necesariamente aportan beneficios a la empresa, por lo que es
indispensable conocer bien la organización, tener diseñados los métodos
mediante los cuales se pueda generar información valiosa, oportuna y eficiente,
para que así, al emplear un sistema que apoye los procesos alineados con los
objetivos organizacionales proporcione los beneficios para los que fueron
diseñados

. Por otra parte, los manuales administrativos constituyen una herramienta

de soporte al control interno de las operaciones que se llevan a cabo, ofreciendo
una guía metodológica de los distintos pasos y requisitos a seguir en la ejecución
de las actividades.
Referencias Bibliográficas

Laudon, C., & Laudon J.P. (2012). Sistemas de información gerencial (12 Ed.).
México: Pearson Education, Inc

Luftman, J. (2003). Assessing IT/business alignment. Information Systems

Management, 20(4), 9-15.