República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial del Estado Portuguesa
J.J. Montilla
Extensión la Colonia

CONTROL DE GESTION EN LA ADMINISTRACION

DISEÑO DE CONTROL DE GESTIÓN

 Para diseñar el sistema de control de gestión, debe recordarse las
siguientes que:

1.- El control administrativo se refiere a operaciones corrientes, ya que

objetivos, políticas, estructura orgánica, líneas de productos, localización y
capacidad de las instalaciones, etc. se determina en la planificación estratégica.

2.- Los sistemas de control de gestión deberían ser coordinados o integrados,

de modo que deberían diseñarse como un conjunto de subsistemas articulados,
en vez de como un sistema único.

3.- El control de gestión, al abarcar la totalidad de la empresa, con escasas

excepciones, utiliza sistemas cuya estructura financiera permite superar,
mediante su conversión en dinero, la heterogeneidad de los factores y
productos que intervienen en la explotación.

4.- Aunque los sistemas de control de gestión descansan sobre estructuras

financieras, el resultado o el efectivo generado no puede constituir la única
base de evaluación, y en muchas ocasiones, ni siquiera será la más importante.
Otras mediciones cuantitativas como cuota de mercado, productividad,
unidades de producción..., incluso mediciones cualitativas como calidad,
imagen, cooperación tendrán que utilizarse.

5.- Una parte importante del proceso de control de gestión es informal. Se

realiza mediante informes internos, circulares, reuniones, conversaciones, y
otras expresiones o signos de comunicación que difícilmente pueden someterse
a un procesamiento sistemático.

Estructura del proceso de control de gestión

1. Programación (planificación). En la fase de programación, se adoptan
las decisiones sobre la actuación que la empresa, de acuerdo con la
planificación estratégica, tiene previsto acometer en el periodo siguiente.

2. Formulación coordinada de previsiones (Fijación de criterios y normas).

En esta fase la planificación resultante del proceso de programación se ha de
expresar en términos de responsabilidad de los encargados de ejecutar la
actividad. Es esencialmente una fase de negociación entre los directores de los
centros de responsabilidad y sus superiores, en el que se alternan los procesos
de comunicación de arriba-abajo, directrices sobre lo que la alta dirección
quiere que sea la actividad de los centros, con las comunicaciones de abajo-
arriba, sobre las posibilidades de actuación presentadas por los directores de
los centros en función de los recursos disponibles.

3. Ejecución y Medición. (Acción y Registro de actividades). Mientras se

realizan las actuaciones planeadas, la gerencia supervisa su ejecución y registra
los recursos utilizados, las actividades realizadas, la producción obtenida, etc.
El modelo contable convencional, generalmente, es utilizado para estas
mediciones

4. Comunicación de la Información y Evaluación. (Control). El sistema de

información contable, incluyendo otra información, permite elaborar,
interpretar y comunicar a la gerencia lo que ocurre en la empresa y en qué
medida se están logrando las actuaciones previstas.

Control presupuestario y sistemas de control de gestión

El control presupuestario, como precisa R. Anthony, constituye una parte

importante del proceso de control de gestión, aunque como señala F. Blanco
Illescas, no debe confundirse con él. El proceso presupuestario permite mostrar
de forma más diáfana, el carácter rítmico de ambos procesos, que siguen unas
pautas y una periodicidad que se repiten de una forma predefinida.

El presupuesto, como documento que recoge el plan de acción expresado en

términos cuantitativos y dotados de una estructura financiera, que guía y evalúa
las actuaciones de los responsables de una organización, es el resultado de un
proceso de negociación tendente a conseguir los objetivos de la empresa de
forma eficiente y eficaz. Constituye un elemento básico en el proceso de
control financiero, entendido como sistema de control de gestión basado en la
evaluación de los directores de los centros de responsabilidad a través del
resultado obtenido en sus divisiones.

El ciclo del proceso presupuestario.

El control presupuestario constituye un sistema altamente formalizado que

supone realizar, todos los años, una serie de actividades debidamente
distribuidas en el tiempo:

- Emisión de directivas

- Preparación de cálculos aproximados primarios,

- Comunicación de los anteriores documentos a todos los niveles de la

organización.

- Revisiones que permitan incorporar la experiencia, expectativas y capacidad

de los diferentes niveles de la organización

- Su aprobación por la dirección superior.

- Comunicación a través de los diferentes niveles de la organización del

presupuesto aprobado.
- Ejecución y supervisión de las actividades

- Elaboración y comunicación n de los informes sobre el resultado de su

ejecución.

- Evaluación y, en su caso, comunicación de las acciones correctoras o de

revisión del presupuesto aprobado.