Nombre de la empresa: Popochos Boutique

Ciudad Sede Principal: Medellín

Fecha de Creación: Marzo 25 de 2007

Número de empleados: 30

Características de la empresa

La empresa Popochos Boutique tiene como actividad económica la producción y

comercialización de ropa para bebe. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta

por el gerente, los jefes de departamento y los subordinados (departamentos de producción

y de ventas) y proveedores.

Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas

administrativas y de producción; tiene tres puntos de venta en diferentes ciudades de

Colombia una en la sede principal y las otras dos en otras ciudades (Bogotá y

Bucaramanga).

Imagen Corporativa

Eslogan: ¿por qué sólo vestirlos bien para ocasiones especiales?

En Popochos Boutique encuentras lo que tu bebé necesita para lucir encantador cada

momento del día.

 Misión

Comercializar ropa para bebés de calidad, con precios asequibles y diseños de

vanguardia, donde pueden disfrutar de entornos amigables y atendidos por personal

calificado; de esta manera queremos llegar a cada hogar colombiano.

Visión

En 2025, la marca Popochos Boutique será reconocida por sus clientes, como una opción de

moda infantil de excelente calidad, con la mejor atención y a precios razonables para las

familias.

Políticas

Mantener el prestigio proporcionando a nuestros clientes productos de alta calidad,

profesionalizar a nuestros empleados para que los caracterice la actitud de servicio,

innovación y mejora continua.

 Protocolos de comunicación interna

El objetivo es que cada empleado sea un aliado y para ello es fundamental la información, porque brinda la orientación para que

cada uno tenga presente cuál es su cometido dentro de la empresa. Seguidamente la relación, partiendo desde el momento de la

vinculación a la empresa, hasta la salida, donde estén presentes las normativas, los conductos regulares y la comunicación

informal. Además, tratar a los empleados como clientes internos, para establecer y mantener vínculos positivos. Captar y mantener

el talento del equipo humano, y convertirlos en embajadores de la marca.

Tipo de Descripción Objetivo

comunicación
Comunicación Vertical Entre empleados y contratistas o Permite aconsejar, informar, dirigir, instruir y
áreas de distinto nivel jerárquico. evaluar a los empleados y contratistas acerca de
las metas y políticas organizacionales.

Comunicación Entre empleados y contratistas Ofrece un canal directo en la coordinación y

Horizontal de diferentes solución de problemas en la compañía.
áreas, del mismo nivel o entre los Favorece el trabajo en equipo.
componentes de equipo o
un grupo de trabajo.
Comunicación Se origina en un nivel jerárquico Permite conocer el clima laboral. Contribuye a
Ascendente inferior y se dirige a un superior. Es estimular la creatividad de los funcionarios y
decir, desde los puestos operativos contratistas.
 hasta los directivos.
Comunicación Nace en un nivel jerárquico superior
Descendente y se dirige a un nivel inferior. Es
decir, desde los puestos directivos
hasta los puestos operativos.
Aumenta el compromiso con la
Corporación. Mejora la calidad de las decisiones.
Proporciona información detallada a
las personas sobre lo que tienen que hacer.
Previene malos entendidos e interpretaciones.
Genera confianza respecto a los superiores.

Canales de comunicación

Medio Audicencia Pertinencia Recomendación

Correo Interno Interna Alta Utilizarlo como medio estratégico de

comunicación.
Chat Interno Interna Bajo El medio tiene potencial. Es necesario
diseñar una estrategia para maximizar su
utilidad.
Web Interna/ externa Alta Utilizarlo como medio estratégico de
comunicación.
Es necesario estandarizar los formatos
utilizados; velando por mantener identidad
corporativa.
Redes Sociales Interna/ externa Baja Es un excelente canal para comunicar a la
audiencia interna de la Corporación las
labores que se están llevando a cabo, y por
 tanto fortalecer el sentido de pertenencia. Las
redes sociales además de que se han
convertido en un medio masivo de
comunicación, son un canal muy efectivo
debido a su inmediatez y fácil uso. Su
utilización mantiene informados tanto a los
empleados y contratistas, dependiendo de la
cantidad de información que haya.
Adicionalmente, por ser un red de contactos,
permite que el impacto sea mucho mayor.
Intranet Interna Baja Potencial alto: Utilizarlo como medio
estratégico de Comunicación dado su alcance
y teniendo en cuenta la modernización que se
adelanta en el marco del proyecto TICs que
lidera la División de Planeación y Sistemas.
 Medios de comunicación adecuados según la necesidad

Tipo de comunicación

Informal
Formal

Oral

Escrita

Online
Contenido de la Canal Ventajas: Emisor
comunicación
Todo tipo de información Correo x x x x Potencializala Todos l
relacionada a la gestión Electrónico comunicación interna. empleados o
misional, menos aquella contratistas s
que requiera registro Aprovechamiento de la . y
consecutivo o cuando el inmediatez y su reducido
propio procedimiento de coste. d
comunicación lo exija. e
l
Posibilita la transmisión
de la información de
manera
simultánea y masiva.
Asuntos relacionados Teléfono x x Impide el bloqueo entre
con el trabajo diario que: departamentos y áreas. Todos l
empleados o
No requieran Fluidez en la contratistas s
 constancia escrita. comunicación. popochos y
boutique.
d
e
l
Que sean urgentes aunque Efectividad en la entrega
con posterioridad precisen de la información.
de notificación formal.
Todo tipo de información, Personal: x x x Comunicación entre los Todos los
menos aquella que Voz a Voz empleados y contratistas funcionario
requiera registro o cuando de la Corporación. sy
el propio procedimiento Aprovechar la contratistas
inmediatez de este de
de comunicación lo exija.
canal y su reducido popochos
coste boutique.
Información de interés Página Web x x x Ofrecer información de Coordinador de

general a la ciudadanía y la gestión administrativa. Comunicaciones

a empleados y contratistas

internos de la empresa. Permite Oficina

divulgar información de
Información dirigida a sobre la estructura Información y

audiencias externas (entes organizacional de Prensa.

de control, medios de popochos boutique y

comunicación, entre objetos misionales:

otros). servicios y mecanismos

de participación.
Mensajes clave diseñados Intranet x x x x Incrementarla Coordinador

para el fortalecimiento de accesibilidad.

de
la cultura organizacional
Comunicaciones
y el sentido de Promover la

pertenencia. participación de los

empleados y contratistas

Comunicaciones de la Corporación.

asociadas al

cumplimiento misional de Simplificar los trámites

la Corporación. administrativos.
Mensajes que

posicionen los

Valores

Corporativos:

transparencia,

modernidad y agilidad.
Pésames, felicitaciones Cartas, x x x Comunicación Dirección

por nacimientos, diplomas General

en momentos especiales.
matrimonios, Administrativa y
y/o
participación en Secretaría
notificacion
congresos, obtención de General
es
menciones,

reconocimientos Jefes o líderes de

área.
por

gestión a los empleados y

contratistas.
 Protocolos de reuniones de trabajo

Objetivo claro y conciso definido; definir y divulgar fecha y hora de la reunión; la

invitación debe hacerse con anterioridad y contener la agenda; preparar y revisar el

apoyo logístico; designar roles y responsabilidades como moderador, líder, etc., para

empleados en sedes remotas se dispone enlace de webconferencia, un micrófono para el

ponente o los participantes de la reunión en el sitio local; se debe cumplir con la hora

para iniciar y terminar puntualmente la reunión; sacar conclusiones y valorar los aportes

significativos de los asistentes; asignar ejecución de tareas; y, realizar seguimientos.

Protocolos de atención al usuario

Tener presente que cada empleado es embajador del negocio y por ello es muy

importante mostrarse receptivos ante los clientes, el lenguaje metalingüístico en pieza

clave, se debe mostrar una actitud positiva de ayuda, nunca se manifestarán gestos de

desagrado y se evitará las gesticulaciones, usar un lenguaje sencillo, descriptivo e

informativo, con un tono de voz intermedio.

Se debe trasmitir confianza y seguridad, trátese de una reclamación o para dar una

información, se debe dar respuestas concisas; si no disponemos de la información se

intenta buscarla por otros medios estableciendo contacto con el área encargada. En el

caso de conflicto con un cliente, se mantendrá la calma para evitar una situación no

deseable y que se agrave, no se debe faltar al respeto, se debe crear una atmósfera

conciliadora para que el cliente cambie de actitud y redireccionar la situación.

Se debe mantener una actitud positiva, terminar con una despedida agradable y mostrar

la disposición de ayudar en el futuro.