Cómo ser más productivo desde la

gestión del tiempo

Para elevar la productividad, es necesario identificar tres aspectos clave que inciden
positivamente en la misma: 1) la gestión eficiente del tiempo, 2) la manera en que las
personas establecen acciones prioritarias en la consecución eficiente de los objetivos
prefijados en cualquier ámbito de la vida y, 3) la habilidad de delegar.
La productividad es una medida de cuan sabiamente se invierte el tiempo, no cabe
aquí la pérdida de tiempo.

ESTRATEGIAS PARA ELEVAR LA

PRODUCTIVIDAD:
1. Identificar y concentrarse en actividades de máxima prioridad
2. Ejercer la autodisciplina
3. No ser tan perfeccionista
4. Ser persistente
5. Esforzarse por conseguir resultados
6. Ponerse en acción

DIAGNOSTICO SOBRE EL USO DEL

TIEMPO
A continuación, distinguimos algunas de las causas personales del sentimiento de
pérdida de tiempo:

1. Ausencia o insuficiente definición de objetivos : sin rumbo ni dirección, es como los

acontecimientos terminan dominando nuestra vida.
2. Falta de determinación de prioridades : cuando no sabemos distinguir lo esencial de
lo accesorio terminamos por dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a tareas de
escasa importancia.
3. Falta de un programa de actividades y tiempos : la falta de una mínima
organización, con una distribución de tiempos estimados lleva a que cualquier
urgencia que se presente termine por llenar nuestro tiempo alejándonos de
nuestras metas.
4. Cuando no se lleva a cabo el programa propuesto : si se realiza la programación
debemos cumplirla de lo contrario es mejor no hacerla.
5. La actividad intensa y descontrolada : parece increíble, pero hay personas que se
encuentran más satisfechos cuando están “haciendo” que cuando están dirigiendo.
6. La falta de delegación o la delegación ineficiente : muchos directivos no saben o no
desean delegar argumentando que no disponen de colaboradores con la
preparación suficiente para hacerlo.
7. Aceptar interrupciones: frecuentemente durante una jornada laboral se reciben
múltiples tareas inicialmente no previstas y es importante encontrar la forma de
gestionarlas.
PRIORIZAR OBJETIVOS, PUNTO DE
PARTIDA DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
Los objetivos son el punto de partida para la gestión eficaz del tiempo: marcan el
camino de las cosas en las que deberíamos concentrar nuestros esfuerzos.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Definir nuestros objetivos y medir su rendimiento permite:

1. Concentrarnos en lo que es más importante

2. Proporciona una dirección unificada al equipo de trabajo
3. Dedicar menos energía a tareas no fundamentales
4. Aumenta la motivación
5. Incentivarla satisfacción laboral en general

OBJETIVOS FUNDAMENTALES,
INSTRUMENTALES Y COMPLEMENTARIOS
1. Objetivos fundamentales: son esenciales para el éxito, deben ser alcanzados para
que el negocio o unidad continúe.
2. Objetivos instrumentales: estos objetivos facilitan la consecución de los objetivos
fundamentales, no son puntos de llegada sino puentes que conducen a la meta.
3. Objetivos complementarios:se trata de objetivos deseables, pero no incrementarán
los resultados.

DILEMA DE LO URGENTE FRENTE A LO

IMPORTANTE
Un asunto es importante cuando afecta a los objetivos prioritarios establecidos y que
tienen relación con las áreas estratégicas de la organización. Una pregunta que permite
distinguirlo es: ¿Qué pasa si no lo hago? Si no pasa nada, el asunto no es importante.
Un asunto es urgente cuando se considera que no puede esperar y que hay que realizarlo
de forma inmediata. En incontables ocasiones nosotros mismos somos generadores de
urgencias, cuando no hemos hecho el ejercicio de planificar, de establecer objetivos y de
priorizarlos.
Es importante no caer la en la trampa de la urgencia, hay que recordar que con el 20% de
nuestro esfuerzo, dedicado a los asuntos importantes, producimos el 80% de los
resultados.
LA GESTIÓN DEL TIEMPO
Para gestionar bien el tiempo, lo mejor es:

1. Convocar reuniones si es estrictamente necesario

2. Asistir a reuniones si es estrictamente necesario
3. Contar con colaboradores, si es posible, encargados de filtrar visitas, mensajes,
incidencias, entre otros
4. Sustituir los viajes de negocios mediante reuniones virtuales
5. Aprender a decir NO

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
DEL TIEMPO
Planificar el tiempo implica decidir qué se ha de hacer, mientras que programar el
tiempo es decidir cuándo se ha de hacer.
A continuación, algunas ideas para programar el tiempo:

1. Tener preparado el programa de trabajo antes de empezar la jornada

2. Programar las actividades en función de los objetivos a alcanzar
3. Efectuar siempre la programación por escrito
4. Asegurarse de asignar a cada actividad un tiempo suficiente
5. No ocupar la totalidad del tiempo disponible en la programación
6. Agrupar tareas y acciones relacionadas entre sí

DELEGACIÓN EFICAZ
Uno de los aspectos más importantes que inciden en la productividad y en el aumento del
éxito a largo plazo tienen relación con, el hecho de delegar tareas y con el
establecimiento de procedimientos eficientes, los cuales incluyen cuatro pasos: 1)
identificar actividades rutinarias, 2) estudio de los procedimientos actuales, 3) análisis
exhaustivo de cada uno de los procedimientos involucrados en las tareas y, 4) el desarrollo
de nuevos métodos, más eficientes en cuanto al uso del tiempo.
¿QUÉ ES DELEGAR?
Es una forma de dirección, una de las opciones más eficientes que tienen los directivos
para el logro de los objetivos y, al mismo tiempo, para el desarrollo de los colaboradores.
Es confiar a un colaborador la realización de un trabajo marcándole unos objetivos.
Es ceder a otra persona la facultad de tomar decisiones dentro de un cierto ámbito, de
acuerdo con ciertos criterios y con el establecimiento de controles oportunos.
Implica la reducción de una serie de actividades que llevan tiempo y el directivo estima
que pueden ser realizadas por sus colaboradores.
No libera al directivo de su responsabilidad final y en ningún caso pérdida de control de la
tarea.

VENTAJAS DE DELEGAR
Para quien delega:

1. Aligera su trabajo, le descarga de las tareas rutinarias

2. Le permite centrarse en lo principal, dedicarse a las tareas más importantes
3. Posibilita sus ausencias
4. Se gana polivalencia
5. Proporciona conocimiento acerca de la capacidad real de sus colaboradores
6. Permite capacitar al colaborador para continuar el trabajo durante su ausencia
7. Ayuda a desarrollar las capacidades y cualidades de liderazgo
8. Disminuye la presión del trabajo

Para el delegado:

1. Permite desarrollar habilidades y conocimiento

2. Aumenta la motivación
3. Fomenta la iniciativa, la competencia y el sentido de responsabilidad
4. Hace el trabajo más satisfactorio
5. Desarrolla la autoconfianza

REQUISITOS PARA UNA DELEGACIÓN EFICAZ

1. Definir con claridad el ámbito de la delegación (límites) y los objetivos a
alcanzar debidamente cuantificados.
2. Recoger la aceptación del delegado quien asume el compromiso de lograr los
objetivos propuestos.
3. Disponer de un sistema de información que nos señale el progreso y los
resultados de la delegación confiada.
4. Establecer el sistema de control, que permita evaluar al final del proceso los
resultados obtenidos, así como los criterios con los que se va a llevar a cabo.
5. Asegurarse que el delegado tiene conocimientos y la competencia suficiente para
llevar a cabo el proyecto encomendado. La delegación implica un proceso de elegir
bien, adiestrar adecuadamente y evaluar periódicamente. De ahí que la delegación
sea un poderoso medio de perfeccionamiento de colaboradores.
6. Compromiso y motivación.
7. Disponer de tiempo suficiente para realizar el objetivo fijado.
8. Asumir que el trabajo no se hará exactamente como uno lo haría.
9. No olvidar que la responsabilidad final no es delegable y será siempre del jefe.
PROCESO DE DELEGACIÓN
1. Marcar el ámbito y los objetivos.
2. Elegir la persona adecuada: asegurarse de que sabe, puede y quiere.
3. Comunicar y explicar los objetivos, medios, plazos y criterios de evaluación.
4. Preparar el programa de acciones: otorgar medios, autoridad y apoyo, hacerlo
gradualmente.
5. Establecer un sistema de información y control.
6. Dar libertad de actuación, no interferir.
7. Suministrar información periódica.
8. Compartir sus preocupaciones.
9. Controlar y evaluar.
10. Expresar reconocimiento, feedback y aprender de la experiencia.

Al inicio hemos hablado de la productividad y cuando una persona eleva su

productividad personal, de alguna manera, está en posibilidad de irradiar
entusiasmo por el logro de sus objetivos profesionales y personales.

“La productividad, es la medida de la eficiencia, con la que se desarrollan

un conjunto de actividades beneficiosas para el puesto de trabajo, en la
empresa e incluso en la familia.”

Para mi, existen 4 puntos clave que afectan a mi

productividad. Y son las áreas en las que me centro
para mejorar mi gestión del tiempo:
1. Organización: cómo almaceno y proceso las tareas
que tengo que hacer en un día, una semana o un
mes.
2. Información: de qué manera puedo acceder más
rápido a la información que me interesa.
3. Automatización: si puedo hacer algo igual o mejor
y en menos tiempo, vamos a probarlo siempre.
4. Distracciones: en qué demonios he perdido mi
tiempo y cómo puedo evitarlo para el futuro.