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V: 3

CIRCULAR No. 003

Bogotá, 30 de abril de 2020

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS VINCULADOS A LA UAE JUNTA

CENTRAL DE CONTADORES

ASUNTO: PROTOCOLO DE INGRESO Y BIOSEGURIDAD DE LA UAE JUNTA

CENTRAL DE CONTADORES

Señores Funcionarios y Contratistas:

El Presidente de la República a través de la declaración del Estado de emergencia

económica, social y ecológica, ordenó el aislamiento preventivo obligatorio a todas las
personas habitantes en el territorio nacional, a partir de día 25 de marzo de 2020 hasta
las cero horas (00:00) del día el día 27 de abril de 2020, de conformidad con el Decreto
417 de 2020 concordante con 457 y 531 de 2020.

De forma posterior, fue ordenada la prolongación de la medida de aislamiento

preventivo desde las cero (00) horas del 27 de abril hasta las cero horas (00:00) del día
11 de mayo de 2020, de conformidad con el Decreto 531 del 8 de abril de 2020.
El Ministerio de Salud y Protección Social por medio de la Resolución 000666 de 2020,
adoptó el protocolo de bioseguridad para todas las actividades económicas, sociales y
sectores de la administración pública, con el propósito de mitigar, controlar y realizar el
adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19.

En el citado acto administrativo fue establecido que los empleadores y trabajadores del
sector público y privado, independiente de la vinculación de sus funcionarios y
contratistas, están obligados a dar aplicación de protocolos de bioseguridad, por medio
de la definición de estrategias que garanticen un distanciamiento social y adecuados
procesos de higiene y protección de trabajo. Al igual que proporcionar y mantener un
ambiente de trabajo en adecuadas condiciones de higiene y seguridad, establecer
métodos de trabajo con el mínimo de riesgos para la salud dentro del proceso de
producción.

En consecuencia, en el marco de emergencia sanitaria por causa del COVID – 19, la

UAE Junta Central de Contadores adoptará los protocolos de bioseguridad que deben
ser implementados por los funcionarios y contratistas que participan en todos los
procesos y subproceso de la Entidad, de la forma que sigue:

1. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
Debido a la emergencia sanitaria, ésta Entidad realizará ciertas actividades de limpieza
y desinfección permanente, para el retorno de las actividades presenciales de sus
funcionarios y contratistas, tales como:

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- Limpieza general de las instalaciones, con los elementos y materiales que

garanticen una desinfección total, incluidos los puestos de trabajo, salas de
juntas, baños, puntos de café, oficinas y áreas comunes de la oficina 301, sin
perjuicio de los requerimientos adicionales de la administración del Edificio
Torre 97 donde se ubica la entidad.

Se precisa que para la limpieza y desinfección se aplicarán los protocolos de

bioseguridad dispuestos en la Resolución 000666 de 2020 del Ministerio de Salud y
Protección Social, el cual se adjunta al presente documento.

Para el caso específico de los puestos de trabajo, cada funcionario y contratista debe
hacer dos jornadas de limpieza y desinfección, adicionales a las realizadas por el
personal de apoyo de la entidad. Se debe garantizar que una de estas jornadas se
realice al finalizar las labores diarias.

2. ELEMENTOS DE PREVENCIÓN
Para garantizar la disponibilidad de los insumos necesarios de prevención, la Entidad
procederá a solicitar dichos insumos a su proveedor de servicio de Aseo y/o al
proveedor de ELEMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, según sea el caso.

Los funcionarios y contratistas podrán utilizar elementos de protección y limpieza de su

propiedad, siempre y cuando, cumplan con los requisitos establecidos en los protocolos
de aseo y limpieza de la Entidad.

A continuación, la relación de elementos que serán dispuestos por la Entidad:

- Tapabocas
- Guantes de Látex
- Guantes de Nitrilo
- Cofias
- Gel Antibacterial
- Dispensadores de Gel Antibacterial
- Alcohol Antiséptico
- Alcohol Industrial
- Toallas de Manos
- Termómetro infrarrojo para fiebre

Los insumos serán dispuestos en lugares estratégicos y/o entregados por la persona
que sea designada para ello por la Entidad.

3. ESTRATEGIA ASISTENCIA SEDE

Teniendo en cuenta las disposiciones del Gobierno Nacional ante la actual crisis, se ha
recomendado el trabajo en casa, el cual busca minimizar el riesgo de contagio, controlar
el brote de infección y generar conciencia frente al COVID – 19.

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Este último enunciado ha demostrado que algunas de las actividades y tareas

establecías en los procesos y subprocesos de la Entidad, pueden ser realizadas bajo
este medio y no de manera presencial en las instalaciones.

En consecuencia, mientras estén vigentes los decretos de la emergencia sanitaria para

atender la pandemia del COVID - 19, la entidad implementará el trabajo en casa o las
jornadas flexibles, reduciendo la presencia física en sus instalaciones. Por lo tanto, los
funcionarios y contratistas asistirán a la entidad en casos estrictamente necesarios, y
conforme a las excepciones dispuestas en los Decretos Legislativos y disposiciones
normativas concordantes.

En este caso se plantean las siguientes estrategias:

3.1. Cada Líder de proceso o subproceso coordinará con su equipo de trabajo,

cuando sea indispensable y de estricta necesidad asistir a la Entidad, siempre
limitando el número de personas.

3.2. Se realizarán capacitaciones virtuales por parte de SG-SST relacionadas con las
formas de transmisión del COVID – 19, los mecanismos para disminuir el
contagio; también llevará a cabo la socialización del presente protocolo con los
diferentes grupos de trabajo, antes de la fecha programada por cada uno para
ingresar a las instalaciones de la Entidad.

3.3. Realizar reuniones, sesiones, comités y mesas de trabajo a través de medios

virtuales tales como Hangouts, Drive, entre otros, según prioridad del Líder del
proceso o subproceso.

3.4. Restringir la asistencia a las instalaciones a las personas con las siguientes
condiciones: adultos mayores de 60 años, personas con enfermedad crónica,
estado de salud vulnerable, padres con hijos menores de 13 años, convivencia
con adultos mayores o aquella que en su reporte de autoevaluación de factores
de riesgo, obtenga como resultado observaciones a considerar.

3.5. Establecer jornadas flexibles con el fin de reducir el número de personas a

permanecer en la Entidad a un límite que permita garantizar la distancia mínima
de dos (2) metros entre cada uno de los funcionarios y/o contratistas presentes.
(Verificar 4.1.2. Anexo Resolución 00000666 de 2020).

Las oficinas seccionales de la Entidad se acogerán a los protocolos de bioseguridad y

prevención de contagio establecidos por las entidades o instituciones (MICitios,
Cámaras de Comercio o Universidad), en donde estén funcionando.

4. HÁBITOS Y CONDUCTAS RECOMENDADAS PARA PREVENIR EL

CONTAGIO

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A. Por parte de la Entidad

1. Capacitar a todos los presenciales sobre la transmisión del COVID – 19 y

maneras de prevenirlo incluyendo factores de riesgo, síntomas, signos,
reporte de salud, protocolo de cuidado respiratorio; esta capacitación
deberá hacerse en grupos no mayores de cinco (5) personas y con al
menos dos (2) metros de distancia entre ellas.
2. Campañas de limpieza y desinfección de aparatos tecnológicos
(computadores, teléfonos, celulares).
3. Habilitar canales de comunicación (correo, WhatsApp, equipos de cómputo).
4. Suministrar acompañamiento para el personal que experimente síntomas de
COVID – 19, aislándolo en un lugar seguro, mientras se realiza el reporte a
la ARL, EPS y/o Secretaria de Salud correspondiente.
5. Realizar campañas de desinfección de chapas, manijas, grifos,
interruptores, impresoras
6. Promover entre todo el personal canales de comunicación facilitando
acciones a implementar.
7. Brindar recomendaciones a todo el personal de manejo de estrés, ansiedad,
trabajo en casa, almacenamiento de alimentos no perecederos, entre otros.
8. Colocar pantallas transparentes aislando al personal de la recepción, de los
visitantes o, en defecto, implementar medidas de distanciamiento.
9. Contar con canecas para la disposición de elementos desechables, los
tapabocas y guantes desechados deben estar en doble bolsa negra.
10. Disponer de manera permanente con punto de hidratación.
11. Realizar seguimiento de las personas que tuvieron contacto en los últimos
14 días con el trabajador o contratista contagiado, según sea el caso.
12. Identificar zonas de vivienda de contratistas y funcionarios con mayor
contagio de COVID – 19, para tener un mayor control.
13. Especificar puntos de suministro de gel antibacterial: recepción, punto de
café e impresoras.
14. Promover por medio de habladores o carteles el uso de antibacterial antes
de manipular los aparatos electrónicos.
15. Restringir la permanencia en las instalaciones de la Entidad a un máximo de
cinco (5) horas día por persona.
16. Realizar monitoreo y seguimiento al cumplimiento del protocolo.
17. Realizar control de plagas.
18. Elaborar fichas técnicas e instructivos para los procesos de limpieza y
desinfección.
19. Hacer registro de seguimiento para la limpieza.
20. Capacitar a servicios generales.
21. Realizar hojas de seguridad de productos químicos.
22. No permitir el ingreso a la entidad de personas con síntomas de gripa.
23. Monitorear diariamente la temperatura del personal y síntomas, utilizando
un registro por cada trabajador.

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24. Realizar campañas de pausas activas, hábitos saludables y no consumo de

tabaco.
25. Limpiar el horno microondas después de ser utilizado por cada persona con
un paño limpio y alcohol glicerinado.
26. Establecer turnos para la atención de proveedores, usuarios y demás
interesados, promoviendo el distanciamiento.
27. Incluir en la matriz de riesgos, el riesgo biológico, implementando controles
que lo mitiguen tales como el distanciamiento de puestos de trabajo.
28. Trabajar mancomunadamente con la ARL, buscando mitigar el riesgo.
29. Implementar como protector de pantalla campañas que recuerden el lavado
de manos y autocuidado

B. Por parte de Contratistas y Funcionarios

1. Diligenciamiento del test de auto reporte de condiciones de salud para

COVID – 19 y de la auto evaluación de factores de riesgo, a través de la
herramienta digital establecida por la Entidad.
2. Se recomienda descargar la app CORONAPP para reportar diariamente su
estado de salud a la entidad.
3. Uso obligatorio de tapabocas, conforme a los lineamientos establecidos en
los numerales 3.3.1, 3.3.2. y 3.3.3. del anexo técnico de la Resolución
0000666 de 2020.
4. Lavado cada tres (3) horas, de manos con agua y jabón, de acuerdo con el
numeral 3.1.1. del anexo técnico de la Resolución 0000666 de 2020.
5. Uso de antibacterial para visitantes o personas que no tengan acceso al
lavado de manos.
6. Evitar contacto físico dentro de las instalaciones, utilizando
videoconferencias, llamadas y correos electrónicos, o distancia mínima de
dos (2) metros en los encuentros.
7. Informar al supervisor o Líder del proceso al cual pertenece y al equipo de
SG-SST cualquier caso sospechoso de contagio.
8. Adoptar horarios flexibles evitando horas pico para la entrada y salida de la
Entidad; estos horarios serán concertados con el Líder del proceso,
supervisor del contrato o jefe inmediato según cada caso.
9. Evitar conversaciones grupales de manera presencial.
10. Evitar almorzar, ir al baño u otra actividad conjunta, con más de dos (2)
personas a la vez.
11. En todo momento se debe cumplir el distanciamiento establecido de dos (2)
metros entre personas.
12. Realizar ingresos ordenado y suficientemente espaciado, evitando la
aglomeración de personal en la recepción o cualquier zona de la entidad.
13. Uso de gafas permanente para personal de logística (mantenimiento,
servicios generales, conductores) mientras realizan las actividades propias a
su objeto contractual.

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14. Para el personal que haga uso de batas o uniformes, se recomienda sacar la
indumentaria de la Entidad, siempre y cuando, sea para su lavado.
15. Utilizar elementos personales de un solo uso o desechables; la entidad no
dispondrá de tazas, vasos o similares para uso del personal.
16. Realizar proceso de desinfección a todo paquete que ingrese a la Entidad.
17. El movimiento de activos dentro de la Entidad está completamente
restringido (debe ser canalizado y controlado por Logística y Almacén), con
el fin de evitar el posible desplazamiento del virus. Quien tenga computador
portátil deberá trabajar únicamente en su estación de trabajo asignada y
utilizar las herramientas tecnológicas para comunicarse.
18. Reportar cualquier caso de contagio familiar.
19. Las personas que ingresen a la Entidad deben reportar personas y lugares
visitados indicando fecha, lugar, nombres o número de personas con las que
ha tenido contacto.
20. El personal que trabaje en casa debe informar al supervisor de su contrato
y/o superior inmediato, su estado de salud y temperatura mediante correo.
21. Podrán realizar trabajo en casa los siguientes perfiles: asesores, actividades
de apoyo transversal y otras de tipo administrativas.
22. Evitar el uso de ventiladores.

5. INGRESO A LAS INSTACIONALES

Para el ingreso a las instalaciones de la Entidad, el contratista, funcionario o visitante,

deberá:

5.1.Mantener el uso obligatorio de tapabocas.

5.2.Guardar la distancia mínima de dos (2) metros con otras personas.
5.3.Acogerse a los protocolos de acceso al Edificio Torre 97 establecidos por la
Administración para el uso de las áreas comunes: escaleras, ascensores, terrazas,
entre otros.
5.4.Aplicarse gel antibacterial, al salir del ascensor o escaleras, uso de impresoras,
elementos de oficina, punto de café y otros, con el dispensador dispuesto.
5.5.Permitir el control de temperatura con el termómetro infrarrojo para fiebre. Esta
actividad será realizada por la persona que designe la entidad.
5.6.Desinfectar la suela de los zapatos, aplicando alcohol con una toalla desechable y
arrojar está en la caneca disponible.
5.7.Desinfectar los paquetes que traigan consigo, aplicando alcohol con una toalla
desechable y arrojar está en la caneca disponible.
5.8.Acercar la tarjeta de acceso al censor sin tocarlo directamente, evitando el mayor
número de contactos con muebles y enseres.
5.9.Dirigirse a su puesto de trabajo asegurándose que este se encuentre aislado con
al menos otro puesto de trabajo a cada lado.
5.10. Asegurarse de limpiar sus elementos de trabajo, por lo menos dos (2) veces en
el día.
5.11. Hidratarse constantemente.

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5.12. Utilizar los elementos desechables disponibles en el punto de café.

De acuerdo con las medidas registradas en el presente documento se precisa a

funcionarios y contratistas la corresponsabilidad de las medidas adoptadas para
prevenir y mitigar el contagio de enfermedades transmisibles respiratorias.

Durante el desarrollo de actividades de trabajo en casa deberá siempre primar el

autocuidado, en procura de las funciones y competencias de los funcionarios; así como
de las obligaciones contractuales de los contratistas vinculados a la entidad, como bien
mayor de la misma.

Cordialmente,

JOSÉ ORLANDO RAMIREZ ZULUAGA

DIRECTOR GENERAL
UAE JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

Anexos que hacen parte integral:

1) Resolución 0666 de 2020
2) Test de auto reporte de condiciones de salud para COVID – 19 y de la auto evaluación de factores de riesgo

Revisó:
Eric Jesús Flórez Arias – Asesor Código 1020 Grado 06 con funciones administrativas
Tilcia Vergel – Asesora Contratista Dirección General

Proyectó:
Luisa Fernanda Sánchez – Contratista Líder de Recursos Humanos
Andrea Duque – Contratista Líder Seguridad y Salud en el Trabajo
Liliana Vásquez – Contratista Grupo de Apoyo Administrativo Logística
Fernando Aguirre – Contratista Líder Grupo de Apoyo Administrativo Almacén
Kevin Neuza – Contratista Líder Grupo de Apoyo Administrativo Gestión Documental
Mauricio Forero Durán – Contratista Líder Grupo de Apoyo Administrativo Logística.

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