Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Guía Técnica para La Elaboración de Manuales de Organización
Guía Técnica para La Elaboración de Manuales de Organización
Índice:
1. Objetivo de la Guía: ..................................................................................................... 3
2. Definición del Manual de Organización: ...................................................................... 3
3.1 Objetivo General: ....................................................................................................... 3
3.2. Objetivos específicos: ............................................................................................... 3
4. Responsables de elaborar el Manual de Organización: .............................................. 3
5. Causas que originan su revisión y actualización: ........................................................ 4
6. Elementos que integran el Manual de Organización: .................................................. 4
6.1. Identificación o portada:............................................................................................ 4
6.2. Índice: ....................................................................................................................... 9
6.3. Introducción: ........................................................................................................... 10
6.4. Directorio: ............................................................................................................... 11
6.5. Antecedentes Históricos: ........................................................................................ 12
6.6. Base Legal:............................................................................................................. 13
6.7 Atribuciones: ............................................................................................................ 13
6.8. Organigrama:.......................................................................................................... 15
6.9. Estructura Funcional: .............................................................................................. 28
a) Nombre de la Unidad Orgánica ........................................................................ 28
c) Objetivo ............................................................................................................ 28
Versión 3
2
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1. Objetivo de la Guía:
Proporcionar a las dependencias que integran a la Universidad Autónoma del Estado de
Hidalgo, los elementos técnicos necesarios para la elaboración de manuales de
organización así como propiciar la homogeneización técnica de los mismos.
Versión 3
4
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Por ejemplo:
Una línea negra, centrada como parte del encabezado en la parte superior con
un grosor de 3 ptos. :
Versión 3
5
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Por ejemplo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Incluir el número de versión del documento, si es la primera versión que se
realiza dicho documento será la Versión 1, si es la segunda actualización será la
versión 2 y así sucesivamente, dentro del pie de página en la parte inferior
derecha, con letra arial 8 en negritas. Además indicar la fecha de la actualización
al documento, esta se debe colocar dentro del pie de página en la parte inferior
izquierda, con letra arial 8 en negritas.
Versión 3
6
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Arial 8, en negritas
Dentro del encabezado
Arial 20
Centrado
en
negritas
Nombre de la
Dependencia
Arial 8, en negritas
Dentro del pie de página
Versión 3
7
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Versión 3
8
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
6.2. Índice:
Consiste en una relación de las partes que conforman el documento con su
correspondiente número de página en donde se encuentran.
Ejemplo:
Versión 3
9
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
6.3. Introducción:
Se refiere a la presentación que el titular de la dependencia dirige al lector, sobre el
contenido del documento, de su utilidad y de los propósitos generales que se pretenden
cumplir a través de él.
Ejemplo:
Arial 14 en negritas,
Mayúsculas
Arial
12,
altas y
bajas
Versión 3
10
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
6.4. Directorio:
Este apartado debe contener una relación de los responsables de cada una de las
áreas descritas en el organigrama, así como sus respectivos cargos que ocupan.
Ejemplo:
Versión 3
11
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Versión 3
12
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Constitución Política
Ley Orgánica
Leyes
Códigos
Decretos
Convenios
Reglamentos
Acuerdos
Actas Constitutivas
Circulares
Otros
6.7. Atribuciones:
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los
fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la
dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o administrativo.
Versión 3
13
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Versión 3
14
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
6.8. Organigrama:
Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo,
requieren un marco de actuación para funcionar. Ese marco está constituido por la
estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de
trabajo de acuerdo con el objeto de su creación. Su representación gráfica se
conoce como organigrama, que es el método más sencillo para expresar la estructura,
jerarquía e interrelación de los órganos que la componen.
6.8.1. Definición:
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
o de una de sus dependencias, en la que muestran las relaciones que guardan entre si
los órganos que la componen.
6.8.2. Utilidad:
Versión 3
15
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
6.8.4. Clasificación:
Ejemplo:
Dirección
General
Ejemplo:
Dirección
Versión 3
16
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Ejemplo:
Versión 3
17
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Dirección General
Vertical Horizontal
Dirección General
Diseño Replegado
6.8.5.1. Figuras:
Las figuras se utilizan para plasmar en el organigrama las unidades que la conforman;
pueden ser de nivel directivo, medio u operativo (sustantivos o adjetivos), de asesoría y
desconcentrados.
- Forma: como regla general, debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar
cada elemento del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos
aparezcan horizontalmente, así como representar con rectángulos las unidades.
Versión 3
18
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Dirección
Departamento Departamento
Departamento
Ejemplo:
Las unidades deben ordenarse en el organigrama de acuerdo con los diferentes niveles
jerárquicos de la dependencia, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector,
ámbito, contenido y presentación.
Versión 3
19
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplos:
Dirección
General
Departamento de………
Dirección de………..
Departamento de………
Departamento de………
Departamento de………
Dirección de…………
Departamento de………
Versión 3
20
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Recomendaciones:
Las líneas de conexión no deben terminar con flechas, porque se rompe con el
principio de autoridad-responsabilidad y se crea la impresión de una estructura
con un flujo del trabajo estrictamente vertical (Figura a y b).
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a el
por una sola línea (Figura c y d).
Evítense todos los trazos y tramos injustificados (Figura e y f).
Es convincente mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo
el organigrama. No deben adelgazarse las líneas a medida que desciende el
nivel jerárquico (Figura g y h).
Incorrecto Correcto
Figura a Figura b
Figura c Figura d
Figura e Figura f
Versión 3
21
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Figura g Figura h
Es común representar este tipo de nexo por medio de líneas cortas de trazo
discontinuo, que salen de la parte inferior del rectángulo de la unidad de mando y se
conectan con las parte superior del rectángulo de una unidad del siguiente nivel o con la
línea de autoridad en ese nivel cuando el mando especializado implica más de una
unidad.
Ejemplo:
Versión 3
22
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
d) Relación de asesoría: existe entre las unidades que brindan información técnica o
conocimientos especializados a unidades de línea. Por lo regular, las unidades
asesoras o de apoyo cuentan con autoridad técnica derivada de su preparación,
experiencia, o ambas, que les permite proponer no ordenar a las unidades de línea
medidas o criterios para resolver un asunto.
Versión 3
23
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Ejemplo:
Versión 3
24
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Director
General
Comisión A
Comisión B
Comisión C
Ejemplo:
Director
General
Comisión
Si se deseara visualizar la relación que guardan los órganos desconcentrados con las
unidades centrales, se puede no solo indicar su existencia, sino incluir su estructura.
Versión 3
25
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Ejemplo:
Dirección
General
Órgano
Desconcentrado
Relación de Autoridad
Relación de Coordinación y/o
Colaboración
Relación de los Órganos Desconcentrados
Separación entre Órganos Centrales y
Desconcentrados
Versión 3
26
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Grosor de línea (1
½ pto):
Grosor y Color de
forma (2 1/4 pto):
Relleno de Forma:
Versión 3
27
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Se debe anotar el nombre de la Dependencia a quien reporta. Solo aplica para el caso
de la dirección, ya que la Dependencia a quien reporta no aparece en el organigrama.
c) Objetivo
Versión 3
28
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Por ejemplo:
Si el director debe establecer las metas que deberán cubrirse en un periodo de un año.
Si el jefe del departamento programa las actividades para dar seguimiento a los
objetivos del proyecto.
Programar las actividades para dar seguimiento a los objetivos del proyecto.
Versión 3
29
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Texto en
mayúsculas y
minúsculas.
Versión 3
30
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
8 cm
No se coloca a quien reporta, ya
que aparece en el organigrama.
16 cm.
7. Recomendaciones Generales:
Versión 3
31