TECNÓLOGO EN: ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Aprendiz: Favian Alexander Narváez Benavides

ADSI 182

Ficha (2010649)

2019
 AA1-EV02-Estructuracion-Proyecto_SI

Evidencia
Estructuración del proyecto del sistema en desarrollo

Título del proyecto

Análisis y diseño de un sistema de información de control de clientes para los puntos de

venta asociados de la empresa HF SEGUROS.

Planteamiento del problema.

Por medio de un sistema de información se realizara el seguimiento de clientes a los

puntos de venta que maneja HF SEGUROS. Ya que este problema genera la pérdida del cliente al
no ser informado de manera oportuna del vencimiento de su póliza, haciendo que se pierda el
proceso de fidelización porque este podrá adquirirla en otro lugar, causando un margen menor de
ventas al punto, esto sumado al alto índice de competencia ocasiona que se vean afectados los
distintos agentes que intervienen durante el proceso de ventas y a su vez disminuye su
competitividad ante los demás.

Lo que se pretende realizar es el Análisis y diseño de un sistema de información de

control de clientes para los puntos de venta que dé solución a la falta de seguimiento de clientes,
a través del diseño de un base de datos que permita de manera muy ordenada obtener los datos de
los clientes que adquieren los seguros tales como: nombres completos, número de cedula, placa
del vehículo, dirección, teléfono, correo electrónico, celular, fecha de inicio y fin de la póliza, y
que a su vez, a través de un sistema de alertas con un tiempo de anticipación de cinco días se le
informe al usuario, para que este pueda informar al cliente el vencimiento de su póliza. Todo con
el fin de lograr mantener la relación usuario cliente.
 Justificación del proyecto.

Teniendo en cuenta que la empresa maneja aproximadamente en este momento

cincuenta puntos de venta distribuidos en los siguientes municipios como son Pasto, Ipiales,
Tuquerres, Gualmatan, Guaitarilla, San Lorenzo, Iles, Mallama y Providencia, se ve reflejada la
necesidad de un sistema de información como lo es en este caso una base de datos en línea para
que se realice el manejo de clientes, y que el usuario tenga acceso de manera fácil a la
información, y que logre establecer la comunicación con el cliente para poder asegurar o
concretar la venta final del servicio ofrecido.

Al implementar este sistema de información dentro de los puntos, se logra establecer de

manera más eficiente el control de clientes ya que se tiene información precisa, para que el punto
de venta obtenga un mejor beneficio, porque se tiene claro la comunicación con el cliente y se
logra garantizar que no se pierda la venta de la póliza y el punto de venta lograra conservar y
ampliar su margen de bonificaciones recibidas por las ventas.

Lo que se busca al implementar este sistema es evitar la disminución de ventas en los

puntos, porque al dar información al cliente de manera anticipada del vencimiento de su póliza,
se logra tratar de fidelizarlo ya que dado el alto índice de competencia algunos clientes al no ser
informados optan por comprar la póliza en otros lugares, lo que afecta de forma drástica al punto
de venta porque las bonificaciones serán más bajas.

Las ventajas de realizar este sistema se verán reflejadas en los puntos de venta de la
siguiente manera: tener una buena comunicación usuario cliente a través de la información que se
dé por notificaciones al correo, mensajes de texto, llamadas a celular o WhatsApp. ofrecer un
mejor servicio dentro del campo que se está trabajando dando a conocer toda la información del
servicio que se ofrece, porque se da el caso que los demás intermediaros que trabajan en este
medio no ofrecen estos servicios, nosotros al momento de realizar un sistema de información que
brinde mejores beneficios para los usuarios, tendremos clientes que podrán gozar de mayores
beneficios, de igual los puntos de venta podrán llevar de forma sistémica y organizada un manejo
de las ventas que se generen durante el día, mes y año, para que puedan tener mejores resultados
con mayor productividad y un mejor control durante el tiempo que trabajen en este campo.
 Objetivo General.

Realizar el Análisis y diseño de un sistema de información de control de clientes para los

puntos de venta asociados de la empresa HF SEGUROS.

Objetivos Específicos.

1. Recolectar la información dentro de la empresa por medio de una entrevista para

lograr determinar una solución a través de un sistema de información
2. Analizar la información suministrada por HF SEGUROS, para definir las
características del sistema de información.
3. Diseñar y desarrollar el software que cumpla con las necesidades del cliente.
 Alcance del Proyecto: producto, proceso y contexto.

El producto a desarrollar va a incluir una interfaz grafica de usuario que contendrá

cuatro menús desplegables, tendrá un inicio con el logo de la empresa él cual va a tener dos
accesos, uno como administrador y otro como usuario para garantizar la seguridad del software,
al momento de ingresar por el icono de usuario se visualizara la barra de herramientas que tendrá
un botón de inicio con menú desplegable el cual nos lleve a abrir la opción de reportes de
cliente, donde estarán ubicadas las casillas de búsqueda especificadas por nombre, placa y
número de cedula, en la que se especifique los días de vencimiento de los datos consultados.

Además se incluirá un sistema de alertas para que el usuario pueda estar pendiente de
las pólizas a vencer. Control de caja, en esta opción el usuario podrá llevar de manera muy
organizada el control de ventas diarias, mensuales y anuales también el cálculo de bonificaciones
de acuerdo al porcentaje que el punto maneje. Administración esta opción solo la manejara el
administrador de cada punto y en ella se verá reflejada toda la información además se incluirá
servicios de modificación y eliminación de registros tanto de clientes como de caja.

Se tendrá en cuenta el tema de usabilidad en tanto al manejo de los colores en el

software ya que si este se encuentra en uso constante durante todo el día puede causar fatiga
visual de igual se debe tener muy en claro que se debe adaptar a todos los tipos de resolución de
pantalla de los computadores y se va a dar un manejo en la parte grafica para que mantenga un
buen trabajo estético, se tendrá en cuenta aspectos como la ergonomía, expectativas, necesidades,
posibles limitaciones para poder hacer más fácil su navegabilidad. Y de esta forma que sea
amigable su manejo con la necesidad del usuario, de igual se busca que sea de acceso a todo tipo
de usuarios que el sistema sea fácil de manejar.
 El sistema se desarrolla para equipos que cuenten con una conexión de internet
constante, también se debe tener en cuenta que solo se ejecutara en equipos que tengan un
sistema operativo de Windows 7 en adelante, también es obligatorio el uso del mouse, dentro del
mismo se incluyen las características anteriormente mencionadas de manejo, la instalación del
software, la capacitación al usuario y todo el soporte técnico, las actualizaciones que se hagan
de manera posterior no están incluidas dentro de la instalación de este software.

Este sistema solo cumple con entregar información al usuario que el mismo punto de
venta incluya dentro de su base de datos, no enlaza información de otras fuentes como en este
caso seria del RUNT, u otras bases de datos.