6 - Generacion de Documentos

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GENERACION DE DOCUMENTOS
 Introducción
Objetivo del Módulo
El objetivo general de este módulo es brindar a los usuarios una herramienta para que en
una sola operación se elaboren e impriman los diferentes documentos y se registren las
transacciones en cada una de las cuentas de la contabilidad, como por ejemplo notas,
comprobantes de egresos, recibos de caja. Etc. Este módulo está orientado tanto a las
áreas operativas, es decir al registro de documentos y transacciones contables, como a
las áreas administrativas y gerenciales de la empresa brindando información
consolidada o detallada de la gestión y reportes de diversa índole, que facilitan el
seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. En términos generales se
puede afirmar que este módulo permite tener la "CONTABILIDAD AL DIA".
Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén
en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
- Consulta y listado de estados de cuentas por pagar

- Programación de pagos
- Generación de ordenes de pago y comprobantes de egresos
- Captura e impresión de ordenes de pago
- Aprobación de ordenes de pago
- Consultas / listados de ordenes de pago
- Generación de comprobantes de egresos
- Captura directa de documentos (Recibos de caja, comprobantes de egresos, facturas
de servicios, notas contables, etc.)
- Impresión de documentos
- Captura de cheques
- Consignación en bancos para pago de proveedores
- Consultas y listados de documentos generados
- Mantenimiento de los archivos
- Interfases de facturación
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

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 Menú Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes
programas que conforman el módulo de Generación de documentos
La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

elementos que los conforman, son la razón de ser de los capítulos que se presentan a
continuación:
El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento del cursos
(Flechas), o seleccionando directamente el número o letra de la opción.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO.

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 Consulta de estados de cuentas por pagar

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de los saldos y
estado de las cuentas por pagar. El sistema presenta para una cuenta escogida y uno o
todos los terceros los saldos por documento y los valores a programar y/o ya
programados en un programa de pagos.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los
parámetros de selección de la información que se desea consultar:
A continuación y previa selección de la empresa, centro de utilidad y código de la

cuenta por pagar (con el iniciador de documento cruce tipo 2 activo), se permite la
captura de un código de beneficiario en particular o si se prefiere para visualizar los
saldos de todos se debe teclear <ENTER>. Igualmente el usuario puede hacer una
búsqueda y selección del código de un beneficiario con la tecla de función “F2”.

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 Listado de estados de cuentas por pagar

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos y
estado de las cuentas por pagar. El usuario podrá seleccionar una cuenta y/o un
beneficiario en particular, de una empresa y/o centro de utilidad en particular, o de todos
los saldos existentes en la contabilidad. Adicionalmente se permite hacer la selección
del nivel de detalle del reporte y de una fecha limite de vencimiento, de tal forma que se
impriman todos los valores y saldos de documentos hasta la fecha deseada.
parámetros de selección de la información que se desea listar:
Si la opción del reporte es "1", se discrimina por cada beneficiario todos los saldos de
documentos pendientes de cancelar con el valor a programar y el valor programado. Si
la opción es "2" se genera un resumen (total) de los documentos por cada beneficiario
discriminando el saldo, el valor a programar y el valor programado.

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 Pasivos a pagar por semana

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de las
obligaciones o documentos por pagar cuyo vencimiento se cumple en una semana
especifica, con la posibilidad de listar de una cuenta o de todas. El sistema presenta la
información clasificada por beneficiario y los valores en 5 columnas cada una de las
cuales corresponde a un día de la semana. El usuario deberá seleccionar la fecha del día
lunes a partir de la cual se desea generar el reporte.
parámetros de selección de la información deseada:
Se asume que la fecha inicial que se digita corresponde a un día lunes. El sistema
tomará los documentos que se vencen en esta y en las próximas 6 fechas, para
seleccionarlos e incluirlos en el informe. Cuando en las opciones adicionales se indica
que el informe se desea detallado se presenta por cada beneficiario los documentos y
saldos de los mismos. El resumido solo presenta el total por día de cada beneficiario.

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 Estados de cuenta - Listados por prioridad.

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos y
estado de las cuentas por pagar ordenado por prioridad de acuerdo al catálogo y
equivalencias definidos en el modulo 1 del sistema, en lo referente a conformación de
las prioridades y las cuentas asociadas a las mismas. El usuario podrá seleccionar una
prioridad y/o un beneficiario en particular, de una empresa y/o centro de utilidad en
particular, o de todos los saldos existentes en la contabilidad. Adicionalmente se permite
hacer la selección del nivel de detalle del reporte y de una fecha limite de vencimiento,
de tal forma que se impriman todos los valores y saldos de documentos hasta la fecha
deseada o solamente los totales por beneficiario.
parámetros de selección de la información que se desea listar:

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 Pasivos a pagar por semana

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de las
obligaciones o documentos por pagar cuyo vencimiento se cumple en una semana de
una prioridad o de todas las definidas en el sistema. El sistema presenta la información
clasificada por prioridad y beneficiario, y los valores en 5 columnas cada una de las
cuales corresponde a un día de la semana. El usuario deberá seleccionar la fecha del día
lunes a partir de la cual se desea generar el reporte.
parámetros de selección de la información deseada:
Se asume que la fecha inicial que se digita corresponde a un día lunes. El sistema
tomará los documentos que se vencen en esta y en las próximas 6 fechas para
seleccionarlos e incluirlos en el informe. Cuando en las opciones adicionales se indica
que el informe se desea detallado se presenta por cada beneficiario los documentos y
saldos de los mismos. El resumido solo presenta el total por día de cada beneficiario.

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 Estados de cuenta - Vencimiento por edades a fecha

corte.
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de los estados de
cuenta por cada prioridad y beneficiario a una fecha corte, discriminando los saldos por
documento en forma columnaria y en rangos variables de acuerdo a los parámetros de
selección que se escojan, por ejemplo corriente / vencido, o vencido / corriente, o solo
vencido, o solo corriente.
Al ingresar por la opción 6 el usuario deberá seleccionar inicialmente los parámetros de

ordenamiento, rompimiento y presentación de la información:
Si el ordenamiento del reporte se hace por alguna de las 4 opciones iniciales, el sistema
permite seleccionar un código en particular o todos, permitiendo seleccionar además un
tipo de documento en particular o todos.
A continuación se deberán diligenciar los campos relativos a los parámetros de

selección y rangos de presentación de la información:

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El usuario podrá seleccionar un código de prioridad, una empresa y un centro de

utilidad en particular o todos. Igualmente se exige el lapso y fecha de corte del reporte
del reporte. Las opciones adicionales son bondades que se ofrecen para que el usuario,
según sea la necesidad haga una selección o filtro de la información que desea.
La opción de Proyección de los cobros es condicionante fundamental de la información

que se presentará en el reporte. Se ofrecen 4 alternativas con la posibilidad de que el
usuario varíe los días que se presentan en forma sugerida en cada uno de los rangos de
selección.

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 Programación de pagos – Automática por cuenta

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una programación de pagos o
reversarla, de una o todas las cuentas por pagar y sus diferentes saldos por beneficiario y
documentos pendientes registrados en la contabilidad y pendientes de pago a una fecha
de vencimiento específica. El usuario podrá modificar, agregar o retirar registros de esta
programación y a partir de la misma, generar ordenes de pago o comprobantes de
egreso y cheques. Opcionalmente el usuario podrá programar hasta un monto máximo
de acuerdo a la disponibilidad de recursos que se tenga.
parámetros de selección de la programación de pagos:
El usuario podrá adicionalmente hacer una programación únicamente para los

beneficiarios a los cuales se les cancela con cheque o se les consigna en cuenta.

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 Programación de pagos – Automática por prioridad

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una programación de pagos o
reversarla, de una o todas las prioridades y sus diferentes saldos por beneficiario y
documentos pendientes registrados en la contabilidad en las cuentas por pagar
(asociadas a las prioridades) y pendientes de pago a una fecha de vencimiento
específica. El usuario podrá modificar, agregar o retirar registros de esta programación
y a partir de la misma, generar ordenes de pago o comprobantes de egreso y cheques.
Opcionalmente el usuario podrá programar hasta un monto máximo de acuerdo a la
disponibilidad de recursos que se tenga.
parámetros de selección de la programación de pagos:
El usuario podrá adicionalmente hacer una programación únicamente para los

beneficiarios a los cuales se les cancela con cheque o se les consigna en cuenta.

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 Programación de pagos manual

El objetivo de este programa es permitirle al usuario modificar, hacer nuevas
asignaciones o desasignar en forma manual, los valores a programar de los documentos
pendientes de pago de un proveedor o acreedor específico. Se utiliza este programa
para la depuración de los programas de pagos que han sido generados en forma
automática, es decir, se permite ingresar, modificar o retirar valores a programar para
cada uno de los documentos pendientes de cancelar. Esta actualización de los valores a
programar se hacen directamente sobre el archivo de saldos por documento (estados de
cuentas).
Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos relativos
a los parámetros de selección de la información que se desea actualizar:
Explicación de los campos:
Empresa:
Código de identificación de la empresa.

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C.U.:
Centro de utilidad, se captura si la empresa lo exige.
Cuenta:
código de cuenta, el sistema verifica que el indicador de "documento de cruce" de la
cuenta esté con valor "2" (C x P).
Beneficiario:
Código del Beneficiario, el sistema permite la consulta del catálogo de beneficiarios
tecleando F2.
Una vez se capturan los anteriores campos, el sistema despliega un formato de pantalla
con los documentos pendientes de pago correspondientes al beneficiario seleccionado,
discriminando ordenadamente cada tipo de documento con su número, la fecha de
ingreso o contabilización, la fecha de vencimiento, el saldo y el valor a programar. Para
la actualización de los valores a programar, el sistema solicita la información de los
siguientes campos:
Tipo y Número de Documento de cruce:

El sistema valida que el documento de cruce exista en los estados de cuentas,
adicionalmente verifica que el saldo del documento sea diferente a 0.
Valor a programar:
El sistema valida que el valor a programar no sea mayor al saldo del documento, es
decir, permite la captura de un valor menor (abono) o igual (cancelación) al saldo del
documento o "ENTER" (ceros) en el caso de desasignar totalmente el documento

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 Listado de asignaciones por cuenta

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un archivo de impresión
(listado) de la programación de pagos generada y ordenada por código de cuenta, con el
fin de hacer la revisión y/o aprobación de los valores programados. Este reporte
presenta en forma detallada por cada cuenta/beneficiario los documentos asignados con
su número, fecha de ingreso, fecha de vencimiento y el valor programado.
parámetros de selección y ordenamiento del reporte:
Explicación de campos:
Cuenta:
Código de cuenta, el sistema verifica que el indicador de "documento de cruce" de la
cuenta esté con valor "2" (C x P).

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Beneficiario:
Código del Beneficiario, el sistema permite la captura de un beneficiario específico o de
todos.
Empresa:
C.U.:
Centro de Utilidad, se captura si la empresa lo exige. El sistema permite la captura de
un C.U. o de todos.
Ordenamiento:
En forma Alfabética o por orden de código. Esta ultima, por código, el listado es
generado en el orden que se imprimen los cheques.

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 Listado de asignaciones por prioridad

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un archivo de impresión
(listado) de la programación de pagos generada y ordenada por código de prioridad, con
el fin de hacer la revisión y/o aprobación de los valores programados. Este reporte
presenta en forma detallada por cada prioridad/beneficiario los documentos asignados
con su número, fecha de ingreso, fecha de vencimiento y el valor programado.

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 Generación de ordenes de pago por cuenta

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar, con base en una
programación de pagos, las ordenes de pago. La orden de pago es un documento
intermedio que se utiliza en algunas compañías, donde se requiere cumplir un
procedimiento de aprobación por parte de unas personas o departamentos previa a la
emisión del comprobante de egresos, por ejemplo de una tesorería o de presupuestos.
En las ordenes de pago quedan consignadas las cuentas, documentos y valores por
pagar, quedando pendientes la asignación a cuentas de bancos y números de cheques.
Este proceso final se realiza al momento de generarse un comprobante de egresos con
base en ordenes de pago, donde el documento final tomará las cuentas por pagar
asignadas a la orden, más las cuentas bancarias y hará los registros contables
respectivos.
parámetros de selección de la información a partir de la cual se desea generar las
ordenes de pago, previa una programación:

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 Generación de comprobantes de egreso por cuenta

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar comprobantes de egresos
para el pago de las obligaciones o facturas, a partir de la programación de pagos que
previamente se ha generado y/o asignado en forma automática o manual. En este
proceso el sistema selecciona los documentos de cruce que están pendientes de pago y
cuyo "valor a programar" sea diferente a cero. Este "valor a programar" que se
encuentra en el archivo de saldos por documento (estados de cuentas) se transfiere
automáticamente al campo "valor programado" y genera los registros de "encabezado" y
"detalle" en los archivos de documentos en proceso.
El valor total a pagar por cada beneficiario (proveedor o acreedor) lo calcula el sistema
con base en la sumatoria de los valores programados que se encuentran en los
documentos pendientes de pago. Calculado el valor total a pagar el sistema genera un
registro en el archivo de "encabezado de documentos en proceso". El detalle de la(s)
factura(s) se almacena en otro archivo que es el archivo de "detalle de documentos en
proceso" conformando el conjunto de archivos que se actualizan en la generación de
comprobantes de egresos.
Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los campos relativos al lote de
contabilización de los documentos a generar, y a los parámetros de selección de la
información para la emisión de los comprobantes:
El usuario deberá reportar al sistema antes de elaborar los cheques, el año, lapso, la
empresa, el centro de utilidad, comprobante de diario y el lote donde se contabilizan los
registros de los comprobantes de egresos:

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Los comprobantes de egreso se pueden generar de 3 formas: En la primera se generan

solo los comprobantes de egreso SIN la información del cheque y/o la cuenta bancaria,
lo que implica que se registran solo las partidas "débitos" que pertenecen a la
cancelación de las cuentas por pagar, y la partida "crédito" que corresponde al
movimiento de la cuenta bancaria más la información del cheque, se debe registrar por
el programa "Captura de cheques", para terminar el cuadre del documento bajo el
principio contable de partida doble.
La opción "2" genera los comprobantes de egresos con la información del cheque y/o
cuenta bancaria y de esta manera se registran los movimientos "débitos" (cancelación de
las cuentas por pagar) y "créditos" (cuenta bancaria) en un solo proceso.
La opción “3” genera los comprobantes y a la vez emite un archivo plano con las
características del banco seleccionado, para dar cumplimiento en forma electrónica a los
pagos de proveedores intermedio del banco, conforme a los programas y servicios de
estas instituciones.
Al seleccionar la opción del proceso 1= Comprobantes de Egreso, el usuario deberá

diligenciar los siguientes campos:

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Al seleccionar la opción 2= Comprobantes de Egreso y Cheques, el usuario deberá

Al seleccionar la opción 3= Para consignación, el usuario deberá diligenciar los

siguientes campos:

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Explicación de los campos
Cuenta:
El sistema permite la captura de un solo código de cuenta y verifica que el indicador de
"documento de cruce" esté con valor "2" (C x P).
Beneficiario:
todos.
Empresa:
C.U.:
El Centro de Utilidad se captura si la empresa lo exige. El sistema permite la captura de
un C.U. o de todos. Este C.U. se utiliza para la selección de los documentos
programados.
C.U. a Generar:
El sistema permite captura de un C.U. y este es el centro de utilidad por el cual se
generan los pagos.
Tipo de Documento a Generar:

El sistema presenta por defecto el tipo de documento "CE", pero este puede ser
modificado por el usuario.
Número de Documento a Generar:

Consecutivo que identifica el número del comprobante de Egreso es generado
automáticamente el sistema.
Fecha del Documento:

Formato Ano, Mes, Día, esta es la fecha del comprobante de egreso y/o cheque; por
defecto el sistema presenta la fecha del sistema.
Detalle y/o Concepto:

Es un concepto genérico para los comprobantes de egreso que se generan; el sistema
presenta por defecto el detalle "CANCELACION DE FACTURAS" pero este puede ser
Preparado por:
Iniciales del nombre y apellido de la persona que prepara y/o genera los comprobantes
de egreso.
Aprobado por:
Iniciales del nombre y apellido de la persona que revisa y/o aprueba los comprobantes
de egreso.

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Cuenta Bancaria:
Código de cuenta del banco donde se giran los cheques, el sistema verifica que el
indicador de "Conciliación Automática" este con valor "1" (Si maneja Conciliación).
Destino:
Identificar el código del Flujo de Caja.
Cuenta Dscto. Financiero:

Si al capturar la causación de las facturas de los proveedores se ingreso el porcentaje del
descuento por pronto pago, este puede ser tomado al momento de elaborar el cheque. Si
esto sucede el sistema solicita la cuenta donde debe llevar este descuento y el destino si
lo hubiere.
Cheques a Generar:
El sistema controla el número de los cheques y trae automáticamente el número de
cheque inicial. En caso de no estar usando esta opción puede hacerse en forma manual.
Cheque Inicial:
Número de cheque inicial a imprimir.
Cheque Final:
Número de cheque final a imprimir. Este se utiliza para las empresas que no tienen
cheques preimpresos y en forma continua, entonces se le debe capturar y/o informar al
sistema el último número del cheque que se encuentra en la chequera con el objeto de
que el sistema permita capturar nuevamente el cheque inicial perteneciente a una nueva
chequera. Si los cheques son en formas continuas este campo no es necesario capturarlo.
Para las opciones de generación el sistema pregunta si se desea imprimir los

comprobantes de egreso, si la opción es "S" (Si) el sistema captura el número de
formato de impresión del comprobante de egreso y/o cheque, si la opción es "N' (No)
los comprobantes de egreso se pueden imprimir por el programa de impresión de
documentos. Cuando la opción es de consignación se debe capturar el número del
formato del banco para la emisión del archivo respectivo.

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 Generación de ordenes de pago por prioridad

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar, con base en una
programación de pagos, las ordenes de pago ordenadas en forma secuencial por
prioridad. En las ordenes de pago quedan consignadas las cuentas, documentos y
valores por pagar, quedando pendientes la asignación a cuentas de bancos y números de
cheques. Este proceso final se realiza al momento de generarse un comprobante de
egresos con base en ordenes de pago, donde el documento final tomará las cuentas por
pagar asignadas a la orden, más las cuentas bancarias y hará los registros contables
respectivos.
parámetros de selección de la información a partir de la cual se desea generar las
ordenes de pago, previa una programación:

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 Generación de comprobantes de egreso por prioridad

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar comprobantes de egresos
para el pago de las obligaciones o facturas, a partir de la programación de pagos que
previamente se ha generado y/o asignado en forma automática o manual, ordenados en
forma secuencial por prioridad. En este proceso el sistema selecciona los documentos de
cruce que están pendientes de pago y cuyo "valor a programar" sea diferente a cero.
Este "valor a programar" que se encuentra en el archivo de saldos por documento
(estados de cuentas) se transfiere automáticamente al campo "valor programado" y
genera los registros de "encabezado" y "detalle" en los archivos de documentos en
proceso.
El valor total a pagar por cada beneficiario (proveedor o acreedor) lo calcula el sistema
con base en la sumatoria de los valores programados que se encuentran en los
documentos pendientes de pago. Calculado el valor total a pagar el sistema genera un
registro en el archivo de "encabezado de documentos en proceso". El detalle de la(s)
factura(s) se almacena en otro archivo que es el archivo de "detalle de documentos en
proceso" conformando el conjunto de archivos que se actualizan en la generación de
comprobantes de egresos.
Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los campos relativos al lote de
contabilización de los documentos a generar, y a los parámetros de selección de la
información para la emisión de los comprobantes:
El usuario deberá reportar al sistema antes de elaborar los cheques, el año, lapso, la
empresa, el centro de utilidad, comprobante de diario y el lote donde se contabilizan los
registros de los comprobantes de egresos:

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Los comprobantes de egreso se pueden generar de 3 formas: En la primera se generan

solo los comprobantes de egreso SIN la información del cheque y/o la cuenta bancaria,
lo que implica que se registran solo las partidas "débitos" que pertenecen a la
cancelación de las cuentas por pagar, y la partida "crédito" que corresponde al
movimiento de la cuenta bancaria más la información del cheque, se debe registrar por
el programa "Captura de cheques", para terminar el cuadre del documento bajo el
principio contable de partida doble.
La opción "2" genera los comprobantes de egresos con la información del cheque y/o
cuenta bancaria y de esta manera se registran los movimientos "débitos" (cancelación de
las cuentas por pagar) y "créditos" (cuenta bancaria) en un solo proceso.
La opción “3” genera los comprobantes y a la vez emite un archivo plano con las
características del banco seleccionado, para dar cumplimiento en forma electrónica a los
pagos de proveedores intermedio del banco, conforme a los programas y servicios de
estas instituciones.
Al seleccionar la opción del proceso 1= Comprobantes de Egreso, el usuario deberá


26
Al seleccionar la opción 2= Comprobantes de Egreso y Cheques, el usuario deberá

Al seleccionar la opción 3= Para consignación, el usuario deberá diligenciar los

siguientes campos:

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Explicación de los campos
Prioridad:
El sistema permite la captura de un solo código de prioridad y verifica que las cuentas
asociadas a este tengan el indicador de "documento de cruce" con valor "2" (C x P).
Beneficiario:
todos.
Empresa:
C.U.:
El Centro de Utilidad se captura si la empresa lo exige. El sistema permite la captura de
un C.U. o de todos. Este C.U. se utiliza para la selección de los documentos
programados.
C.U. a Generar:
El sistema permite captura de un C.U. y este es el centro de utilidad por el cual se
generan los pagos.
Tipo de Documento a Generar:

El sistema presenta por defecto el tipo de documento "CE", pero este puede ser
Número de Documento a Generar:

Consecutivo que identifica el número del comprobante de Egreso es generado
automáticamente el sistema.
Fecha del Documento:

Formato Ano, Mes, Día, esta es la fecha del comprobante de egreso y/o cheque; por
defecto el sistema presenta la fecha del sistema.
Detalle y/o Concepto:

Es un concepto genérico para los comprobantes de egreso que se generan; el sistema
presenta por defecto el detalle "CANCELACION DE FACTURAS" pero este puede ser
Preparado por:
Iniciales del nombre y apellido de la persona que prepara y/o genera los comprobantes
de egreso.
Aprobado por:
Iniciales del nombre y apellido de la persona que revisa y/o aprueba los comprobantes
de egreso.

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Cuenta Bancaria:
Código de cuenta del banco donde se giran los cheques, el sistema verifica que el
indicador de "Conciliación Automática" este con valor "1" (Si maneja Conciliación).
Destino:
Identificar el código del Flujo de Caja.
Cuenta Dscto. Financiero:

Si al capturar la causación de las facturas de los proveedores se ingreso el porcentaje del
descuento por pronto pago, este puede ser tomado al momento de elaborar el cheque. Si
esto sucede el sistema solicita la cuenta donde debe llevar este descuento y el destino si
lo hubiere.
Cheques a Generar:
El sistema controla el número de los cheques y trae automáticamente el número de
cheque inicial. En caso de no estar usando esta opción puede hacerse en forma manual.
Cheque Inicial:
Número de cheque inicial a imprimir.
Cheque Final:
Número de cheque final a imprimir. Este se utiliza para las empresas que no tienen
cheques preimpresos y en forma continua, entonces se le debe capturar y/o informar al
sistema el último número del cheque que se encuentra en la chequera con el objeto de
que el sistema permita capturar nuevamente el cheque inicial perteneciente a una nueva
chequera. Si los cheques son en formas continuas este campo no es necesario capturarlo.
Para las opciones de generación el sistema pregunta si se desea imprimir los

comprobantes de egreso, si la opción es "S" (Si) el sistema captura el número de
formato de impresión del comprobante de egreso y/o cheque, si la opción es "N' (No)
los comprobantes de egreso se pueden imprimir por el programa de impresión de
documentos. Cuando la opción es de consignación se debe capturar el número del
formato del banco para la emisión del archivo respectivo.

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 Captura e impresión de Ordenes de pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario capturar en forma directa una a una
las ordenes de pago para el pago de proveedores u obligaciones. La orden de pago es un
documento intermedio que se utiliza en algunas compañías, donde se requiere cumplir
un procedimiento de aprobación por parte de unas personas o departamentos previa a la
emisión del comprobante de egresos, por ejemplo de una tesorería o de presupuestos. En
las ordenes de pago quedan consignadas las cuentas, documentos y valores por pagar,
quedando pendientes la asignación a cuentas de bancos y números de cheques. Este
proceso final se realiza al momento de generarse un comprobante de egresos con base
en ordenes de pago, donde el documento final tomará las cuentas por pagar asignadas a
la orden, más las cuentas bancarias y hará los registros contables respectivos.
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a la

creación y definición de los parámetros de selección de la información y del documento
orden de pago a generar:

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Empresa y C.u.:
Código de la empresa y centro de utilidad de los cuales se desea generar la orden de
pago.
Tipo de documento:
Código del documento de orden de pago.
Beneficiario:
Identificación del Tercero a nombre de quien se desea hacer la orden de pago.
Fecha de la Orden de Pago:

Año mes y día de la orden de pago.
Fecha de vencimiento:
Fecha limite de la orden de pago.
Valor del Documento:

Informar el valor del documento y por el que debe expedirse el cheque.
Detalle:
Reportar en concepto de la operación a realizar.
Código cuenta:
Informar el código de las cuentas contables que se afectaran posteriormente con la
aprobación de la orden y emisión del comprobante, que son aquellas donde está
consignada la información contable respectiva a cruzar.
Destino:
Indicar el centro de costo de la transacción.

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 Modificación / retiro de ordenes de pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar una orden de pago o
retirarla, según sea necesario. Este proceso actualiza en línea todos los archivos por lo
que cualquier cambio afecta directamente los saldos y estados de cuenta de los
beneficiarios implicados.
Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá identificar inicialmente si se desea hacer

una modificación o un retiro de ordenes de pago. Cuando la selección es de
Modificación deberá diligenciar los siguientes campos:
En este formato de pantalla modifica los datos básicos del encabezado del documento.
Seguidamente deberá seleccionar el número de registro del documento que se desea
cambiar:

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Una vez seleccionado el registro se procede a modificar el contenido del mismo:

33
 Impresión de ordenes de pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir los
documentos de ordenes de pago creados previamente en las opciones anteriores.
parámetros de selección de los documentos a imprimir:

34
 Proceso de Aprobación de ordenes de pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario ejercer un control sobre las ordenes
de pago mediante un proceso de aprobación por parte del funcionario o departamento
encargado de esta función. Este proceso se requiere para poder hacer efectiva la orden y
poder generar el comprobante de egreso y cheque respectivos.
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos para
reportar al sistema la aprobación de una orden:
Empresa y centro de Utilidad:

Código de empresa y centro de utilidad de la orden de pago.
Tipo de documento:
Identificar el documento que se aprueba.

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Número Inicial y Final:

Reportar número de la orden de pago inicial y el número final que se desea aprobar. El
sistema esta en capacidad de aprobar por bloques de documentos o individualmente.
Aprobado por:
Iniciales de funcionario encargado de aprobar las ordenes de pago.
Confirmación:
Con la letra (S) confirmamos la aprobación, con la letra (N) no aprobamos. En el caso
de querer retirar la confirmación de una orden de pago citamos el número de esta y
presionamos la tecla Enter.

36
 Consulta de ordenes de pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las diferentes
ordenes de pago emitidas y su estado actual. El usuario podrá seleccionar una en
particular y visualizar su información.
parámetros de consulta:
Seguidamente se presenta un formato de pantalla con los documentos incluidos en la

selección:

37
El usuario podrá digitar el tipo y número de documento que desea consultar

específicamente; a partir de este registro se presenta el contenido total del documento
seleccionado:

38
 Listado de ordenes de pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de las ordenes de
pago existentes en el sistema, permitiendo conocer su estado actual, características de
valores y detalle de registros o transacciones, según el grado de detalle que se desee
obtener.
parámetros de selección del reporte:

39
 Generación de comprobantes de egresos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar, con base en las ordenes de
pago ya aprobadas, los comprobantes de egreso. Simultáneamente al proceso de
generación de comprobantes, se efectúa la contabilización de los documentos generados
con la actualización en línea de todas las cuentas y archivos del sistema.
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar inicialmente los campos

relativos al lapso y comprobante de ontabilzación:
En este punto el sistema brinda al usuario dos alternativas para la generación de los
comprobantes de egreso: generar todos los comprobantes de egreso y posteriormente el
usuario decide de que cuentas bancarias desea girar los cheques, o generar los
comprobantes de egreso indicando de una vez cual es la cuenta bancaria que se desea
afectar:

40
Cuando el usuario selecciona la opción 1 de Comprobantes de Egreso, deberá

Cuando el usuario selecciona la opción 2 de Comprobantes de Egreso y Cheques,

deberá diligenciar los siguientes campos:

41
 Captura de documentos – Comprobantes de egreso

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar y contabilizar un
comprobante de egresos en forma directa, de tal forma que se elabora el documento, se
imprime y se contabiliza en una sola operación.
Al ingresar por la opción 1 el usuario inicialmente deberá diligenciar los campos

relativos al lapso, empresa y comprobante donde se contabilizaran los documentos:
Seguidamente se captura la información del encabezado del documento: empresa,

centro de utilidad, fecha de realización, nit del beneficiario y detalle explicativo de la
transacción, que tiene una capacidad máxima de 10 renglones de 80 caracteres cada uno.

42
Beneficiario:
Código del beneficiario, que generalmente corresponde al NIT. En caso de que no
exista, es posible crearlo en este momento. Presionando F2 consulto los terceros que
existen en orden alfabético o por numero de nit
Fecha Documento:
En formato año, mes, día. Esta es la fecha del comprobante del comprobante de egreso,
por defecto el sistema presenta la fecha del sistema. También el usuario la puede
modificar para presentar la fecha que desea que salga en el documento.
Aprobado por:
Iniciales de la persona que aprueba el documento.
Fecha Vencimiento:
En formato año, mes, día. El sistema sugiere como fecha de vencimiento, la fecha del
documento más 30 días. este se puede modificar de acuerdo al caso particular, ahora, en
caso de ser de contado, se deben entrar fecha de vencimiento igual a la fecha del
documento.
Valor:
Que sirve posteriormente como control en la captura de la codificación, debido a que
cuando se cumple: "débitos menos créditos igual al valor aquí informado", se pasa a
preguntar automáticamente el movimiento crédito de la cuenta bancaria.
Docto. Alterno:
Tipo de documento y número, que son opcionales y que se pueden utilizar libremente
de acuerdo al procedimiento que se siga en la empresa.
Detalle:
Descripción para la que se tiene como máximo una capacidad de 10 líneas de 80
caracteres cada una. Presionado la tecla F3 trae el detalle del ultimo comprobante

43
elaborado sin salir del sistema. Esta opción sirve para cuando se elaboran varios
comprobantes con el mismo detalle.
Para efectos de presentación de información en el comprobante de egreso, a nivel

informativo, se pregunta la información de retefuente. Lo anterior no excluye la
obligación de informar la retefuente en el momento de informar los diferentes registros
contables.
En este momento el usuario inicia la captura de codificación contable del comprobante

de egreso teniendo presente la metodología que para efectos de cuadre final del
documento sigue el CG-UNO. En esta metodología la cuenta del movimiento crédito de
la cuenta bancaria, se captura como ultimo registro, una vez se cumpla ecuación: "Valor
del documento informado en el encabezado, es igual a la diferencia entre débitos y
créditos". Con F2 consulta el código de cuentas y con F3 consulta los registros.
El sistema automáticamente, una vez detecta que se cumple la ecuación "Valor del
documento igual a la diferencia entre débitos y créditos", solicita la información crédito
de la cuenta bancaria, desde la que se hará el desembolso.

44
Para proceder a realizar la impresión del comprobante de egreso, es necesario informar

si se incluye o no la información del cheque.
Opción de impresión:
1= Comprobante de Egreso: Genera únicamente el comprobante de Egreso sin cuenta

bancaria
2= Comprobante de Egreso y cheque: Genera el comprobante de egreso con cuenta

Bancaria. Si la opción es 2 es sistema solicita los siguientes datos:
Cuenta Bancaria :
Código de la cuenta auxiliar del banco donde se giran los cheques.
Destino asociado:
Si la cuenta auxiliar de bancos maneja el flujo de caja por destinos .
Cheque Inicial:
Numero de cheque que se va imprimir (consecutivo de chequeras)
Por último, se informan aspectos relacionados con impresión del documento. En caso de
respuesta negativa, el documento se puede imprimir posteriormente por el programa de
impresión de documentos.

45
 Captura de documentos - Recibos de caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario elaborar los recibos de caja en forma
directa afectando las cuentas contables, detallando los valores recibidos en efectivo,
cheques y otros documentos de valor y realizando la impresión inmediata del
documento. Esta puede hacer sobre formas continuas en blanco o sobre formas
continuas de formatos predefinidos.


transacción, que tiene una capacidad máxima de 10 renglones de 80 caracteres cada uno

46
Explicación de campos
Empresa:
Código obligatorio de identificación de la empresa, previamente creado en el catálogo
de empresas.
C.U.:
Centro de Utilidad, se captura si la empresa lo exige.
Tipo de:
Código de identificación del documento, definido anteriormente en el catálogo de tipos
de documentos. Vale la pena mencionar que como el CG-UNO, lleva control de
consecutivos de documentos por cada centro de utilidad, en el momento que se coloca el
tipo de documento automáticamente se sugiere el consecutivo que sigue, de acuerdo al
último valor acumulado.
Formato:
Una vez definido el documento, el sistema pregunta por el número de formato. Esto
quiere decir, que si para el caso particular de la empresa se le ha definido un diseño
de recibo de caja diferente al estándar, se informa el número de formato
correspondiente.
Beneficiario:
exista, es posible crearlo en este momento. Presionando la tecla F2 consulta los
beneficiarios y presionando F3 consulta la cuenta por cobrar del tercero.
Fecha Documento:
En formato año, mes, día. Esta es la fecha del recibo de caja, por defecto el sistema
presenta la fecha del sistema.

47
Aprobado por:
Iniciales del nombre y apellido de la persona que aprueba el documento.

Valor neto del documento.
Docto. Alterno:
Tipo de documento y número, opcionales y que se pueden utilizar libremente de
acuerdo al procedimiento que se siga en la empresa.
Detalle:
Descripción de la razón, que motiva el recibo de caja se tiene como máximo una
capacidad de 10 líneas de 80 caracteres.
Seguidamente se discriminan la forma de pago: Efectivo, otros valores o el valor

recibido es en cheques.
Si el recaudo se produce con varios cheques, los relacionamos informando el código del
banco, el número del cheque, la plaza o cuidad y el valor de cada cheque.
En este momento se proceden a capturar los registros contables, que serán la base para
la contabilización, es de anotar que el sistema los pedirá hasta que los débitos sean

48
iguales a los créditos:
Es necesario tener en cuenta que dependiendo de los indicadores que tengan las cuentas
en el plan contable, se pide información adicional del caso. Si usted no conoce los
documentos a cancelar, el sistema realiza una cancelación en forma automática
aplicando la cifra a los documentos en orden de fecha de vencimiento. Para lograr esta
función la cuenta debe tener el parámetro de documento cruce para cuentas por cobrar.
Si al crear los documentos tuvo en cuenta el orden de aplicación, el sistema cancelara
con esa prioridad.
El usuario puede hacer una aplicación automática del valor pagado registrado en la
cuenta por cobrar, a los documentos cruce pendientes de pago que conforman el saldo
de cartera, o hacer la captura de forma independiente uno a uno de los documentos
seleccionados:
Cuando se responde afirmativamente a la pregunta “Aplicación Automática de CxC” se

despliega un formato de pantalla de opciones adicionales para hacer una selección de los
documentos, es decir, poder cancelar las facturas de una sucursal del cliente en
particular o de todas, de un vendedor en particular o de todos y de un tipo de documento
en particular o todos:

49
Seguidamente se despliega un formato de pantalla con los documentos cruzados en la

aplicación automática, permitiendo al usuario modificar el valor aplicado por registro,
retirar algunos registros si se requiere (en cuyo caso se debe terminar la aplicación del
valor en forma manual, por el método tradicional), retornar, desplazarse por la pantalla
o simplemente aceptar la liquidacion realizada y terminar la operación con <Enter>:
Por último, se informan aspectos relacionados con la impresión del documento.

50
 Otros documentos.
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar y contabilizar en el sistema
los restantes documentos que cotidianamente se generan en el departamento de
contabilidad; es el caso de las notas débito, notas crédito y notas de Internas de
contabilidad, notas de ajuste, entre otros.
Vale la pena mencionar antes de la explicación del procedimiento, que dependiendo del
formato utilizado, igualmente se detallara la presentación de la información en el
documento finalmente obtenido. En caso de desear una presentación diferente se debe
contactar a Sistemas de Información Empresarial S. A. para la inclusión de un formato
en el que se tengan en cuenta las particularidades del diseño solicitado en un formato
preimpreso.


51

transacción, que tiene una capacidad máxima de 10 renglones de 80 caracteres cada
uno:
Empresa:
Código obligatorio de identificación de la empresa, previamente creado en el catálogo
de empresas.
C.U.:
Tipo de:
Código de identificación del documento, definido anteriormente en el documento
catálogo de tipos de documentos. Vale la pena mencionar que como el CG-UNO, lleva
control de consecutivos de documentos por cada centro de utilidad, en el momento que
se coloca el tipo de documento, automáticamente se sugiere el consecutivo que sigue.
Formato:
Una vez definido el documento el sistema pregunta por el número del formato. Esto
quiere decir, que si para el caso particular de la empresa se ha definido un diseño de
Otros documentos diferente al estándar, se informa el número del formato
correspondiente.
A continuación se solicita la información necesaria para la nota interna, nota de

contabilidad, nota débito o crédito:
Beneficiario:
exista, es posible crearlo en este momento. Presionando F2 consulta los beneficiarios.

52
Fecha Documento:
En formato año, mes, día. Esta es la fecha del documento, por defecto el sistema
presenta la fecha del sistema.
Aprobado por:

Valor del documento. Es la suma de todos los débitos o de todos los créditos del
documento que se va elaborar.
Docto. Alterno:
Detalle:
Descripción de la razón, que motiva la nota interna se tiene como máximo una
capacidad de 10 líneas de 80 caracteres. Presionando la tecla F3 trae el detalle de la
ultima nota elaborada, opción que se utiliza cuando debemos hacer varias notas con el
mismo detalle.
Ahora se procede a informar los registros de codificación contable que incidirán sobre
los saldos contables, a la hora de contabilizar el documento. Esta labor se hará hasta que
el sistema detecte que los débitos son iguales a los créditos. Para un mejor uso
registremos inicialmente los débitos y por ultimo registremos los créditos.
Por último, se informan aspectos relacionados con la impresión del documento. Si desea
enviarlo directamente a impresión o si lo genera y lo envía al disco.

53
 Captura de documentos - Facturas por servicios

El objetivo de este programa es brindar al usuario una alternativa de facturación que no
hacen alusión a ningún código o ítem predeterminado, dejando al usuario a libre criterio
la utilización de un formato en modalidad de texto donde como máximo se pueden
incluir 98 líneas de libre descripción, cada una con cantidad, valor unitario y valor total.
Su actualización con cartera es inmediata.

A continuación se solicita la información necesaria para el encabezado de la factura por

servicios:

54
Empresa:
Código obligatorio de identificación de la empresa, previamente creado el catálogo de
empresas.
C.U.:
Tipo de:
Código de identificación del documento, definido anteriormente en el catálogo de tipos
de documentos. Vale la pena mencionar que como el CG-UNO, lleva control de
consecutivos de documentos por cada centro de utilidad, en el momento que se coloca
el tipo de documento, automáticamente se sugiere el consecutivo que sigue.
Formato:
Una vez definido el documento el sistema pregunta por el número del formato. Eso
quiere decir, que si para el caso particular de la empresa se ha definido un diseño de
Factura por servicios diferente al estándar, se informa el número del formato
correspondiente.
Beneficiario:
exista, es posible crearlo en este momento.
Fecha Documento:
En formato año, mes, día. Esta es la fecha del comprobante del comprobante de egreso,
por defecto el sistema presenta la fecha del sistema.
Aprobado por:

55
Fecha Vencimiento:
En formato año, mes, día. El sistema sugiere como fecha de vencimiento, la fecha del
documento más 30 días. este se puede modificar de acuerdo al caso particular, ahora, en
caso de ser de contado, se deben entrar fecha de vencimiento igual a la fecha del
documento.
Docto. Alterno:
Detalle:
Descripción de la razón que motiva la factura por servicios, se tiene como máximo una
capacidad de 10 líneas de 80 caracteres.
Después de haber confirmado la información del encabezado, se debe formar los

diferentes ítems que se van a facturar, para lo que se tiene una capacidad máxima de 98
líneas, cada una con: Descripción, cantidad, valor unitario y valor total. A medida que
se informa cada línea, se va actualizando el valor acumulado bruto.
Cuando no se tiene más líneas para informar, se presiona < *> y finaliza la relación de
los ítems. Seguidamente, es necesario informar los porcentajes, que con base en el valor
bruto acumulado que se trae hasta el momento, sirven para calcular el valor de:
descuento, iva, retención en la fuente y retención de industria y comercio:

56
Seguidamente se capturar los registros contables débitos y créditos que soportaran

contablemente al documento:
Es necesario tener en cuenta que dependiendo de los indicadores que tengan declarados
en el plan contable, la cuenta que se está informando, se pide información adicional del
caso.
Por último, se informan aspectos relacionados con la impresión del documento.

57
 Modificación y retiro.
Este programa tiene por objetivo permitir al usuario modificar los documentos
capturados en las opciones anteriores tanto en sus datos básicos como en cualquiera de
sus campos de registros. Para ingresar a modificar un documento este debe haber sido
previamente habilitado, es decir, haberse borrado su marta o estado de impreso Si la
modificación que se desea realizar es de una cuenta de bancos esta no se permite hacer
por las implicaciones de seguridades que esto comprende.
Si la opción es de retiro, el sistema desaparece el documento y no deja huella de este por

lo tanto no es recomendable utilizar este programa para documentos con consecutivos
preimpresos o de carácter comercial, preferiblemente usar la opción de anulación de
documentos.
Cuando se desea modificar un documento se debe digitar la empresa, centro de utilidad,

el tipo de documento a modificar y el número del documento. Presionando la tecla
<Enter> se desplaza por los campos a modificar. Si la modificación es en los registros
contables ingrese el número del registro:

58
 Anulación de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular documentos generados en este
modulo. El sistema conservara el encabezado del documento con un estado interno de
anulado el cual garantiza que el número del documento anulado no se vuelva a capturar.
Al ingresar por la opción 6 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:

59
 Impresión de comprobantes de egreso

documentos generados en las opciones de captura o generación de comprobantes de
egresos del sistema.

60
 Impresión de Recibos de caja

documentos generados en la opción de captura de recibos de caja del sistema.

61
 Impresión de Otros Documentos

documentos generados en la opción de captura de Otros Documentos del sistema.

62
 Impresión de Facturas por Servicios

documentos generados en la opción de captura de Facturas por Servicios del sistema.

63
 Captura de cheques
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer la captura de la cuenta
bancaria y el número del cheque para terminar la elaboración de un comprobante de
egresos o para corregirlo cuando por equivocación y para efectos de conciliación
bancaria este se dígito en forma errada. También facilita la corrección del concepto de
flujo de caja.
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los campos relativos al

comprobante de egresos que se desea terminar y/o corregir:

64
 Actualiza Control de chequeras

El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar los números iniciales de las
chequeras correspondientes por cuenta bancaria con el fin de que el sistema controle el
número del cheque siguiente cada que se elabore un comprobante de egreso y se emita
un cheque de la cuenta bancaria respectiva.
Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos

correspondientes a la cuenta y números de cheque de la chequera a controlar:
Cuenta:
Código de la cuenta contable correspondiente a la cuenta bancaria a la cual pertenece la
chequera que se desea reportar y controlar en el sistema.
Cheque inicial:
Número inicial de la chequera.

65
Cheque Final:
Número final de la chequera.
Ultimo chequera:
Número del último cheque elaborado. Este es el contador que lleva el sistema
automáticamente.

66
 Consulta / Listado de Control de Chequeras

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta o generar un
reporte de los controles por cuenta y chequera del sistema:
La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:
El siguiente formato de pantalla correspondiente a la consulta, da una idea gráfica del

tipo de información que se presenta en estas opciones:

67
 Proceso de generación de archivo para Consignación

en Bancos
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar el archivo plano para los
bancos y corporaciones que tengan el servicio de pago a proveedores por consignación.
Para realizar este proceso es necesario hacer la programación de pagos únicamente para
beneficiarios cuyo indicador de pago es consignación. Se debe recordar que para que la
información se genere al momento de haber creado el código del beneficiario se debe
haber diligenciado los campos relativos al método de pago, informando además el
nombre del banco, la sucursal, el código del banco y el numero de la cuenta corriente.
parámetros de selección del archivo a generar:

68
Explicación de campos
Empresa:
Código que identifica la empresa de la cual se ha elaborado la programación y se desea
generar el archivo para el pago de proveedores por consignación.
Centro de Utilidad:
Código del centro de utilidad de donde se genera el archivo.
Tipo de documento:
Clase del documento a generar, ejemplo CE comprobante de egreso.
Numero Inicial:
Numero inicial del documento.
Numero Final:
Numero final del documento.
Numero del formato:

Seleccione el formato del banco o corporación con que va a generar el archivo.
Presione la tecla F2 y consulte los formatos que existen.
Una vez generado el archivo, este deberá ser copiado o transmitido de acuerdo a los
parámetros exigidos por la entidad respectiva.

69
 Consulta por numero de documento:

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de los
documentos generados en el sistema, ordenados por tipo y número de documento por
cada empresa y centro de utilidad por los cuales se han generado.
parámetros de selección de la información que desea consultar:
Una vez diligenciados los pasos anteriores, el sistema despliega un formato de pantalla
con el contenido de los documentos que corresponden a los parámetros de selección
ordenados. El usuario podrá consultar un tipo y número de documento en particular:

70
Al seleccionarse un documento en particular se despliega el siguiente formato:
Si el usuario lo desea podrá seleccionar un número de registro del documento y

consultar el detalle de sus transacciones:

71
El usuario podrá hacer esta consulta las veces que sea necesario, en tanto no se haya
hecho desconexión de los archivos de documentos del sistema.

72
 Listado por número de documento:

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de los documentos
capturados en el sistema, ordenados por empresa, centro de utilidad, tipo y número de
documento. Estos listados son de utilidad para hacer auditorias o control de emisión de
documentos.

73
 Listado de documentos por banco

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de los documentos
capturados en el sistema, ordenados por empresa, centro de utilidad, tipo y número de
documento de una cuenta bancaria especifica. Estos listados son de utilidad para hacer
auditorias o control de emisión de documentos.

74
 Consulta por beneficiario:

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de los
documentos generados en el sistema de un beneficiario especifico, ordenados por tipo y
número de documento por cada empresa y centro de utilidad por los cuales se han
generado.
parámetros de selección de la información que desea consultar:
Una vez diligenciados los pasos anteriores, el sistema despliega un formato de pantalla
con el contenido de los documentos que corresponden a los parámetros de selección
ordenados. El usuario podrá consultar un tipo y número de documento en particular:

75
Al seleccionarse un documento en particular se despliega el siguiente formato:
Si el usuario lo desea podrá seleccionar un número de registro del documento y

consultar el detalle de sus transacciones:

76
El usuario podrá hacer esta consulta las veces que sea necesario, en tanto no se haya
hecho desconexión de los archivos de documentos del sistema.

77
 Listado por beneficiario:

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los
documentos generados en el sistema de un beneficiario especifico, ordenados por tipo y
número de documento por cada empresa y centro de utilidad por los cuales se han
generado.
parámetros de selección de la información que desea listar:

78
 Etiquetas con base en documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar etiquetas o labels con base
en documentos generados en el sistema, para por ejemplo ordenar y agilizar el proceso
de despacho de la correspondencia. Por ejemplo al emitirse un número de pagos o
facturas se pueden seleccionar de tal forma que el sistema imprima las etiquetas para la
correspondencia de los datos de cada beneficiario correspondiente a la selección dada.
a los parámetros de selección de las etiquetas que se desea emitir:

79
 Informe para la D.I.A.N.:

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un listado con la
información de los documentos de facturas capturados y generados en el sistema entre
un rango de tiempo especifico, indicando su prefijo, número inicial y final y el total de
valores reportados de acuerdo a las cifras registradas.
a los parámetros de selección del listado a generar:

80
 Mantenimiento de archivos – confrontación

CGDOCU2 Vs CGDOCU1
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una confrontación entre los
archivos de detalle y encabezado de los documentos generados en el sistema, entre un
rango y parámetros escogidos. Este programa se utiliza cuando por alguna razón ajena
a la voluntad del usuario, se interrumpe el proceso normal de operación, por ejemplo
una caída de energía, en el momento de estar realizando un documento. Es factible que
los archivos sufran algún daño y esta confrontación lo que pretende es restablecer la
información afectada.
parámetros de selección del proceso:
Si después de ejecutar este proceso persisten problemas de archivos, debe llamar a

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. departamento de SOPORTE.

81

CGDOCU1 Vs CGDOCU2
archivos de encabezado y detalle de los documentos generados en el sistema, entre un
rango y parámetros escogidos. Este programa se utiliza cuando por alguna razón ajena
a la voluntad del usuario, se interrumpe el proceso normal de operación, por ejemplo
una caída de energía, en el momento de estar realizando un documento. Es factible que
los archivos sufran algún daño y esta confrontación lo que pretende es restablecer la
información afectada.


82

CGDOCU2 Vs CGSALDOC
archivos de detalle de los documentos generados en el sistema y el archivo de saldos por
documento de la contabilidad, entre un rango y parámetros escogidos. Este programa se
utiliza cuando por alguna razón ajena a la voluntad del usuario, se interrumpe el proceso
normal de operación, por ejemplo una caída de energía, en el momento de estar
realizando un documento. Es factible que los archivos sufran algún daño y esta
confrontación lo que pretende es restablecer la información afectada.


83

CGDOCU2 Vs CGMOV
archivos de detalle de los documentos generados en el sistema y el archivo de
movimiento de la contabilidad, entre un rango y parámetros escogidos. Este programa
se utiliza cuando por alguna razón ajena a la voluntad del usuario, se interrumpe el
proceso normal de operación, por ejemplo una caída de energía, en el momento de estar
realizando un documento. Es factible que los archivos sufran algún daño y esta
confrontación lo que pretende es restablecer la información afectada.

84


85
 Mantenimiento de archivos – Desconexión de registros

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una desconexión de los
registros de los documentos generados en el sistema, ya impresos y contabilizados, con
el fin de liberar espacio en la unidad de disco y descargar de información no necesaria al
sistema para agilizar procesos de consulta y reportes de este modulo.
Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá digitar la fecha hasta la cual se desea hacer
la desconexión:

86
 Habilita documentos para impresión

El objetivo de este programa es permitir al usuario habilitar un documento ya impreso,
para que sea reimpreso o modificado. Esto debido a que por controles naturales del
software, al emitirse e imprimirse un documento este no se permite modificar ni
reimprimir sin que antes medie un proceso de control o de auditoria.
Al ingresar por la opción 6 el usuario deberá diligenciar los campos relativos al tipo y
número de documento que se desea habilitar:

87
Interfaces de Facturas
El objetivo del programa es permitir la importación de archivos de otros sistemas de los

cuales traemos la información básica de las facturas para integrarlas al programa de
facturación por servicio del modulo de documentos.

Generación de documentos
Tabla de contenido
 INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................1
 MENÚ MONITOR....................................................................................................................................2
 CONSULTA DE ESTADOS DE CUENTAS POR PAGAR..................................................................3
 LISTADO DE ESTADOS DE CUENTAS POR PAGAR.......................................................................4
 PASIVOS A PAGAR POR SEMANA.....................................................................................................5
 ESTADOS DE CUENTA - LISTADOS POR PRIORIDAD..................................................................6
 PASIVOS A PAGAR POR SEMANA.....................................................................................................7
 ESTADOS DE CUENTA - VENCIMIENTO POR EDADES A FECHA CORTE..............................8
 PROGRAMACIÓN DE PAGOS – AUTOMÁTICA POR CUENTA.................................................10
 PROGRAMACIÓN DE PAGOS – AUTOMÁTICA POR PRIORIDAD...........................................11
 PROGRAMACIÓN DE PAGOS MANUAL.........................................................................................12
 LISTADO DE ASIGNACIONES POR CUENTA................................................................................14
 LISTADO DE ASIGNACIONES POR PRIORIDAD..........................................................................16
 GENERACIÓN DE ORDENES DE PAGO POR CUENTA...............................................................17
 GENERACIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESO POR CUENTA...........................................18
 GENERACIÓN DE ORDENES DE PAGO POR PRIORIDAD.........................................................23
 GENERACIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESO POR PRIORIDAD.....................................24
 CAPTURA E IMPRESIÓN DE ORDENES DE PAGO.......................................................................29
 MODIFICACIÓN / RETIRO DE ORDENES DE PAGO....................................................................31
 IMPRESIÓN DE ORDENES DE PAGO..............................................................................................33
 PROCESO DE APROBACIÓN DE ORDENES DE PAGO................................................................34
 CONSULTA DE ORDENES DE PAGO...............................................................................................36

 LISTADO DE ORDENES DE PAGO...................................................................................................38
 GENERACIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESOS....................................................................39
 CAPTURA DE DOCUMENTOS – COMPROBANTES DE EGRESO..............................................41
 CAPTURA DE DOCUMENTOS - RECIBOS DE CAJA....................................................................45
 OTROS DOCUMENTOS.......................................................................................................................49
 CAPTURA DE DOCUMENTOS - FACTURAS POR SERVICIOS...................................................52
 MODIFICACIÓN Y RETIRO...............................................................................................................56
 ANULACIÓN DE DOCUMENTOS......................................................................................................57
 IMPRESIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESO...........................................................................58
 IMPRESIÓN DE RECIBOS DE CAJA.................................................................................................59
 IMPRESIÓN DE OTROS DOCUMENTOS.........................................................................................60
 IMPRESIÓN DE FACTURAS POR SERVICIOS...............................................................................61
 CAPTURA DE CHEQUES.....................................................................................................................62
 ACTUALIZA CONTROL DE CHEQUERAS......................................................................................63
 CONSULTA / LISTADO DE CONTROL DE CHEQUERAS............................................................65
 PROCESO DE GENERACIÓN DE ARCHIVO PARA CONSIGNACIÓN EN BANCOS..............66
 CONSULTA POR NUMERO DE DOCUMENTO:.............................................................................68
 LISTADO POR NÚMERO DE DOCUMENTO:.................................................................................71
 LISTADO DE DOCUMENTOS POR BANCO....................................................................................72
 CONSULTA POR BENEFICIARIO:....................................................................................................73
 LISTADO POR BENEFICIARIO:........................................................................................................76
 ETIQUETAS CON BASE EN DOCUMENTOS..................................................................................77
 INFORME PARA LA D.I.A.N.:.............................................................................................................78
 MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS – CONFRONTACIÓN CGDOCU2 VS CGDOCU1............79
 MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS – CONFRONTACIÓN CGDOCU1 VS CGDOCU2............80
 MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS – CONFRONTACIÓN CGDOCU2 VS CGSALDOC.........81
 MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS – CONFRONTACIÓN CGDOCU2 VS CGMOV................82

 MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS – DESCONEXIÓN DE REGISTROS...................................84
 HABILITA DOCUMENTOS PARA IMPRESIÓN..............................................................................85

6 - Generacion de Documentos

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1

- Consulta y listado de estados de cuentas por pagar

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO.

 Consulta de estados de cuentas por pagar

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

A continuación y previa selección de la empresa, centro de utilidad y código de la

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

 Listado de estados de cuentas por pagar

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO.

 Pasivos a pagar por semana

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

 Estados de cuenta - Listados por prioridad.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO.

 Pasivos a pagar por semana

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

 Estados de cuenta - Vencimiento por edades a fecha

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opción 6 el usuario deberá seleccionar inicialmente los parámetros de

A continuación se deberán diligenciar los campos relativos a los parámetros de

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO.

El usuario podrá seleccionar un código de prioridad, una empresa y un centro de

La opción de Proyección de los cobros es condicionante fundamental de la información

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

 Programación de pagos – Automática por cuenta

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

El usuario podrá adicionalmente hacer una programación únicamente para los

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO.

 Programación de pagos – Automática por prioridad

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

El usuario podrá adicionalmente hacer una programación únicamente para los

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 Programación de pagos manual

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Explicación de los campos:

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Tipo y Número de Documento de cruce:

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 Listado de asignaciones por cuenta

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

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 Listado de asignaciones por prioridad

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 Generación de ordenes de pago por cuenta

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 Generación de comprobantes de egreso por cuenta

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Los comprobantes de egreso se pueden generar de 3 formas: En la primera se generan

Al seleccionar la opción del proceso 1= Comprobantes de Egreso, el usuario deberá

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Al seleccionar la opción 2= Comprobantes de Egreso y Cheques, el usuario deberá

Al seleccionar la opción 3= Para consignación, el usuario deberá diligenciar los

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