7 - Gestion de Transacciones

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GESTION DE TRANSACCIONES
 Introducción
Objetivo del Módulo
El objetivo general de este módulo es brindar a los usuarios una herramienta para
registrar y controlar todas las transacciones directas y conexas a la gestión
representadas en documentos previamente elaborados como por ejemplo facturas,
notas, comprobantes de egresos, recibos de caja. Etc. Este módulo está orientado
tanto a las áreas operativas, es decir al registro de documentos y transacciones
contables, como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa brindando
información consolidada o detallada de la gestión y reportes de diversa índole, que
facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios
estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones:
Actualización, cierre y recálculo de años contables.

Actualización de lapsos contables
Actualización de comprobantes / lotes
Captura y revisión de transacciones contables.
Auditoria de documentos
Libros auxiliares por cuenta, beneficiario, destino, cte.
Interfases automáticas
Ajustes por Inflación
Ajustes por Diferencia en Cambio.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

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 Menú Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes
programas que conforman el módulo de Gestión de Transacciones.
La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

elementos que los conforman, son la razón de ser de los capítulos que se presentan a
continuación:
El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento del
cursor (Flechas), o seleccionando directamente el número o letra de la opción.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. – SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO

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Introducción a las diversas formas de manejo de información en el

cg-uno
Después de que en el módulo de gestión de catálogos se estableció la estructura
básica de equivalencias de códigos, que definen la base sobre la cual trabaja el
módulo Contable Administrativo, se inicia a partir de aquí la parte propiamente
operativa del sistema y con la que todo usuario final estará interactuando
continuamente. Cuando se empieza a hablar de Gestión de Transacciones, se deben
tener en cuenta las cuatro formas, mediante las cuales el Sistema CG-UNO, como
parte del sistema integrado de información UNO, afecta el movimiento contable. En
el gráfico mostrado a continuación se ilustran estas cuatro formas.
┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────┐
│ Forma 1 │ │ Forma 3 │
│ Grabación de Documentos │ │ Inclusión dentro del movimiento del│
│ después de que ya fueron │ │ período de información que es fija,│
│ diligenciados │ │ o que corresponde a la amortización│
└──────────┬───────────────┘ │ mensual de diferidos. │
│ └──────────────────┬─────────────────┘
└──────────────────────┐ ┌──────────────────┘
┌───────────Ú────Ú─────────────┐
│ MOVIMIENTO │
│ CONTABLE │
└───────────Ù────Ù─────────────┘
┌───────────────┘ └────────────────┐
┌─────────────────┴───────────────────┐ ┌───────────────┴────────────────┐
│ Forma 2 │ │ Forma 4 │
│ Envío y recepción de transacciones, │ │ Generación de documentos por el│
│ automáticamente fruto de interfases │ │ sistema, con la opción de │
│ con otros subsistemas caso de Nómina│ │ contabilización directa, sin │
│ e inventarios. │ │ pasar por la forma 1. │
└─────────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────┘
A medida que se van actualizando en línea todos los archivos maestros, cuando se
están haciendo los procesos de captura, toda la información que maneja el CG-UNO,
queda almacenada en LOTES DE GRABACION.
A cada LOTE DE GRABACION, desde su inicio se le declara una carátula, que también
se va actualizando en el momento de la captura . Allí se tienen datos de control sobre
la información contenida, como es el caso de: número de registros, total de débitos,
total de créditos, observaciones, la identificación de quien grabó la información y el
indicador de si está descuadrado ó no.
╔═══════════════╗ ┌─────────────┐
║ Carátula ║ ┌───────────────┤ DOCUMENTO 1 │
║ ║ │ ┌──┴───────────┐ │
║- Totales de ║ ├────────────┤ DOCUMENTO 2 ├─┘
║ control ║×───── LOTE ───Ø│ ┌───┴───────────┐ │
║- Quién Grabó ║ ├────────┤ DOCUMENTO 3 ├──┘
║- Fecha ║ │ ┌────┴───────────┐ │
║- Observación ║ └───│ DOCUMENTO 4 ├───┘
╚═══════════════╝ └────────────────┘

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Estos lotes de grabación a la hora de su definición, se asocian a:
- Un COMPROBANTE DE DIARIO (ingresos, egresos, compras, etc.), que previamente

se ha declarado en el catálogo de comprobantes.
- Un LAPSO, es decir, el año y mes, donde quedará ubicada la información en el

tiempo.
- A una EMPRESA, con el fin de llevar el control por cada una de las empresa
definidas en el catálogo que para este propósito tiene el sistema.
Por lo tanto el esquema mental, que en todo momento el USUARIO DEL CG-UNO,
debe tener en cuenta es el siguiente:
×──┐
┌──────────┐ │
Documento 1 │ │ │
┌────┴───────┐ │ │
Documento 2 │ ├──┘ │
┌───┴────────┐ │ │Ø LOTE 1 ×──┐
│ ├───┘ │ │
Documento 3 │ │ │ │
└────────────┘ │ │
×──┘ │
│Ø Comprobante Ø─┐
│ 1 │
×──┐ │ │
┌──────────┐ │ │ │
Documento 4 │ │ │ │ │
┌────┴───────┐ │ │ │ │
Documento 5 │ ├──┘ │ │ │
┌───┴────────┐ │ │Ø LOTE 2 ×──┘ │
Documento 6│ ├───┘ │ │
┌──┴──────────┐ │ │ │
│ ├─┘ │ │
Documento 7│ │ │ │
└─────────────┘ │ └ØLAPSO
×──┘ ┌Ø
│
×──┐ │
┌──────────┐ │ │
Documento 8 │ │ │ │
┌────┴───────┐ │ │Ø LOTE 3 ────Ø Comprobante Ø─┘
Documento 9 │ ├──┘ │ 2
│ │ │
└────────────┘ ×──┘
Con el esquema propuesto, el usuario en cualquier momento puede consultar aspectos

como:
- Dentro de un LAPSO, saber en cualquier momento cuales están descuadrados, cuales

están cerrados.
- Ante una verificación de información, llamar el lote, y si es del caso corregirlo,

actualizando simultáneamente todos los archivos maestros relacionados, así como las

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cifras de control de la carátula definida.

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Los siguientes aspectos funcionales, complementarios al proceso en sí de la captura,

han de tenerse en cuenta:
a. Para identificación de cada lote en el sistema, se utiliza un código de 4 dígitos, que

tiene la siguiente estructura:
xx-xx -----> Identificación de un lote
Ù Ù
│ └────────────────────────── Número de lote
│
└───────────────────────────── Tipo de comprobante al que pertenece.
b. El contenido de cada lote, es definido de acuerdo a los criterios del responsable del
sistema contable, y puede corresponder a envíos diarios, semanales, decadales o
mensuales
c. Así como un LOTE se "abre", también se puede "cerrar", operación ésta que
requiere que el total de débitos y créditos sean iguales. Esta labor de control permite
integrar a la auditoría en el proceso de información, evitando de esta manera futuras
transacciones sobre LOTES ya cerrados.
d. Esta operación de cierre se puede realizar también sobre lapsos, en cuyo caso
implica el cierre previo de todos los comprobantes y lotes a el asociados. De la
misma manera se puede establecer el cierre a nivel de comprobante, operación que
implicaría el cierre de todos los LOTES asociados.
e. El sistema permite manejar por cada año, 15 lapsos, de los cuales 12 corresponden
a los meses del año y los tres restantes, se podrían emplear para tener como lapso
independiente los procesos de cierre de fin de año, dándose así mayor orden y
flexibilidad en la operación del sistema en el sentido de que al querer retirar un cierre
simplemente lo que se retira es todo lo almacenado en el lapso que para ese propósito
se definió.
f. Los saldos iniciales simplemente son un lapso con un comprobante llamado saldos
iniciales. Este lapso es anterior al inicio del movimiento y es por ello que no se
encontrará una opción especial de captura. Este manejo permite que en caso de
dificultad en la definición de los saldos iniciales se puede empezar a grabar adelante
la información de los lapsos normales de operación de la contabilidad.
Posteriormente, cuando se graben los saldos iniciales, el sistema automáticamente
efectuará el proceso de actualización correspondiente.
g. Cuando el saldo inicial queda en un año diferente al año del movimiento, es

necesario tener en cuenta no olvidar ejecutar el proceso de recalculo de saldos
iniciales para reflejarlos como del siguiente año; el impacto de las modificaciones
hechas en el año anterior afecta igualmente el comportamiento de los saldos
obligando a hacer los procesos de recálculo de saldos iniciales del año.

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h. Anualmente y con el objeto de calcular los saldos al inicio de un nuevo año, se

hace necesario ejecutar un proceso de "recalculo de saldos iniciales", en donde el
sistema calcula los saldos finales de las cuentas de activo y pasivo, y se trasladan
como saldos iniciales del nuevo año. Este proceso es independiente de si se han
reportado transacciones o no, en ese nuevo año, y por lo tanto, se puede ejecutar
cuantas veces sea necesario, cada que se modifiquen los saldos finales del año
inmediatamente anterior.
i. No hay obstáculo alguno para que el sistema mantenga en línea el número de años
que se deseen; el parámetro que incide directamente en esta decisión es el espacio
disponible en disco.
j. Existe el proceso de "DESCONECCION DE ARCHIVOS" a nivel de lapsos, que permite

dejar solamente disponibles para consulta los saldos eliminando el movimiento del
disco duro. Esto permite obtener estados financieros comparativos con lapsos ya
desconectados.
k. Complementario al punto anterior, existe también el proceso de "DESCONECCION

DE ARCHIVOS" a nivel de años, que implica la desaparición de los acumulados a nivel
de lapsos que en el sistema se puedan tener.
Para entender mejor la rutina que debe seguir las personas encargadas de operar el
sistema, se ha definido el siguiente esquema de operación que resume los 3 pasos a
seguir:

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┌─────────────┐
┌────────────Ø│ PASO 1 │
│ ┌───────┴─────────────┴─────────┐
│ │ Creación de la carátula, osea │
│ │ declaración de los lotes de │
│ │ grabación, asociándolos a un │
│ │ comprobante, lapso y empresa. │
│ └──────────────┬────────────────┘
│ ┌──────┴──────┐
│ │ PASO 2 │
│ ┌───────┴─────────────┴─────────┐
│ │ Captura del movimiento sobre │
│ │ los lotes declarados. │
│ └──────────────┬────────────────┘
│ ┌──────┴──────┐
│ │ PASO 3 │
│ ┌───────┴─────────────┴─────────┐
│ │Generación de diferentes │
│ │consultas, informes y estados │
└─────┤financieros sin necesidad de │
│hacer ningún proceso intermedio│
│de acumulación porque se │
│trabajan en línea. │
└───────────────────────────────┘
El menú GESTION DE TRANSACCIONES presentado permite llevar a cabo todas las

operaciones planteadas en el anterior esquema.
La forma como a través de este menú se ejecutan los pasos planteados en el numeral
3.3, es la siguiente:
PASO 1:
Opciones 1 a 3, que definen los años contables, los lapsos y la carátula del lote a
grabar.
PASO 2:
Opción 4, que permite capturar el movimiento actualizando en línea los archivos
maestros del sistema.
PASO 3:
Opciones 5 a 9, que permite hacer diferentes tipos de consultas sobre la información
grabada, y que se pueden clasificar en dos categorías:
CATEGORIA 1: (opción 5)
Verificación del estado de grabación de los diferentes documentos; en aspectos
como: Cuales lotes están descuadrados?, Cuáles faltan por contabilizar? Cuáles faltan
de acuerdo al consecutivo?, generalmente consultas de registros o documentos
específicos.
CATEGORIA 2: (opciones 6 a 9).

Aprovechamiento contable, financiero y administrativo de la información, que
permiten ver los mismos libros auxiliares desde diferentes puntos de vista. Es

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importante tener en cuenta, que si el caso particular de la empresa donde se esté

aplicando el CG-UNO, lo amerita, es necesario considerar como parte del paso 3, las
operaciones que tienen que ver con las opciones 10 a 12, de gestión de transacciones,
que hace referencia a: interfaces con otros sistemas, ajustes por inflación y ajustes por
diferencia en cambio, cuando se realizan por el sistema, transacciones en moneda
extranjera.

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 Actualización de años contables

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes años o
periodos contables en los cuales se hará el registro y generación de informes y
transacciones contables.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar la siguiente información:
Explicación de campos de años contables

Año:
Código correspondiente a los dos últimos dígitos que se está trabajando.
Descripción:
Campo alfanumérico de 15 posiciones, que aparecerá en las diferentes consultas del
sistema, además de los diferentes informes contables y financieros, en los que sea

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necesario escribir el año contable.
Fecha inicial:
Campo numérico de 6 posiciones, en formato año, mes, día (AAMMDD), que indica
la fecha a partir de la cual, se inicia el año contable que se está creando.
Fecha final:
Campo numérico de 6 posiciones, en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
la cual, llega el año contable que se está creando.

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 Cancelación de cuentas de resultado

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer en un comprobante
automático y previa elaboración de la nota contable de cierre, la cancelación de las
diferentes partidas y registros contables de las cuentas de resultado.
Al ingresar por la opción 4 se despliega un formato de pantalla con la explicación del

proceso. A continuación de este se debe capturar el lote y documento contables en los
cuales se contabilizaran los registros de cancelación de cuentas.
Procedimiento para el cierre contable anual

Si la empresa maneja inventario periódico o promedio, se debe hacer el juego de
inventarios requerido en el balance antes del proceso de cierre crear cuenta 61 costo
de ventas y auxiliares para contabilizar el inventario inicial y final.

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Si el manejo del inventario es permanente, tener en cuenta la aplicación de la cuenta

7,
costo de producción la cual debe quedar en cero. Ejemplos:

CUENTA 14 CUENTA 61
==================== ======================
| xxx xxx |
Cancelación del inventario inicial (Diciembre del año anterior).

CUENTA 14 CUENTA 6
===================== ======================
xxx| | xxx
Contabilización del inventario final (Diciembre del año corriente)
Contabilizar la Utilidad o pérdida del ejercicio - resultado del dato que arroja el
estado de Ganancias y Pérdidas en su aviso: DIFERENCIA DE CUENTAS DE
RESULTADO- de la siguiente manera:
SI HAY UTILIDAD UTILIDAD DEL EJERCICIO

CUENTA 590505 CUENTA 3605
==================== ======================
xxxxxx| | xxxxxx
SI HAY PERDIDA UTILIDAD DEL EJERCICIO

==================== =======================
|xxxxxx xxxxxx |
Contabilizar Imporenta así:

CUENTA IMPORENTA UTILIDAD DEL EJERCICIO
(PASIVO) CUENTA 240405 CUENTA 3605
==================== =======================
|xxxxxx xxxxxx |
Contabilizar la Reserva legal así:
RESERVA LEGAL UTILIDAD DEL EJERCICIO

==================== =======================
| xxxxxx xxxxxx|
Traslado de la retefuente por cobrar así:

RETEFUENTE POR COBRAR IMPORENTA

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==================== =======================
| xxxxxx xxxxxx|
NOTA: Cuando pida beneficiario contabilizar al movimiento a la Dirección de

Impuestos y aduanas Nacionales.
Crear un lapso 13, con descripción cierre, fecha inicial AAMM31 y fecha final
AAMM31. (programa CG02021). Por ejemplo: Fecha inicial 991231, fecha final
991231
Se debe crear un comprobante de diario denominado Cierre, en caso de que no exista

crearlo (programa CG01071).
Crear un lote de cierre en el lapso 13, usando la información anterior

(programa CG02031).
Hacer backup de los archivos de datos.
Ejecutar el proceso CG02014, para cancelar las cuentas de resultado.
Nota: Lea cuidadosamente la siguiente leyenda: Este proceso genera

automáticamente un comprobante, la contrapartida de todos estos movimientos se
registrará en la cuenta de ganancias y perdidas o patrimonio donde se desea notificar
la utilidad ó pérdida del ejercicio. Si es del caso, se pueden generar varios
comprobantes de cierre. Un comprobante también puede ser retirado en su totalidad
utilizando una de las opciones del menú de mantenimiento del sistema.

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 Recálculo de Saldos Iniciales

El objetivo de este programa es trasladar los saldos finales de las cuentas de balance
de un año, como saldos iniciales del siguiente periodo contable. Este proceso se debe
ejecutar cada vez que se cierra un ciclo contable de un año, o que estando en el
siguiente ciclo anual se hacen modificaciones o registros de transacciones en el
periodo anterior.
Al ingresar por la opción 5 el sistema presenta los siguientes formatos de pantalla con
la explicación del proceso:

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 Actualización de lapsos contables

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes periodos o
meses del año, acorde con las políticas y manejo contable de la empresa, para la
acumulación de las transacciones y la generar de los diferentes reportes, estados
financieros y demás informes contables.
Al ingresar por la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos:
Explicación de campos de lapsos contables

Año Contable:
Dos últimos dígitos del año contable, que se está trabajando.

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Período (mes):
Número entre 1 y 12, que indica el mes al cual pertenece el lapso a declarar.
Descripción:
Campo alfanumérico de 15 posiciones que aparecerá en las diferentes consultas del
sistema, además de los diferentes informes contables y financieros, en donde sea
necesario especificar el lapso.
Fecha Inicial:
Campo numérico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha a
partir del cual se inicia el lapso (AÑO-MES) que se está creando.
Fecha Final:
Campo numérico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
que llega el lapso (AÑO-MES) que se está creando.

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 Cierre de lapsos contables

El objetivo de este programa es cerrar un lapso o periodo contable, por ejemplo un
mes, de tal forma que no se permite hacer el registro, modificación o retiro de
transacciones, salvaguardando de esta la integridad de la información contable.

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 Actualización de comprobantes y/o lotes

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear las carátulas de los tipos de
comprobantes en donde se resumen y acumulan las transacciones por registro y cada
tipo de documento capturado.
Explicación de campos en actualización de comprobantes / lotes

Lapso:
Campo numérico de 4 posiciones, que contiene el año y el mes, en formato AAMM,
al que pertenece el lote de grabación que se está creando.

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Empresa:
Campo alfanumérico de dos posiciones, previamente creado en el catálogo de
empresas y al cual pertenecen todas las transacciones del lote.
Centro de Utilidad:
Campo alfanumérico de dos posiciones, previamente creado, y que indica el C.U. al
que pertenece el lote de grabación que se está creando.
Tipo de comprobante:
Código alfanumérico de dos posiciones, previamente definido en el catálogo de
comprobantes, y al cual pertenecen el lote que se está creando.
Número:
Número consecutivo del lote de grabación, dentro de la numeración que se lleva para
cada tipo de comprobante.
Fecha:
Campo numérico de 6 posiciones, en formato (AAMMDD), que indica el año, el mes
y el día en el que se realizó la grabación.
Grabado por:
Tres iniciales del nombre de la persona, que es la responsable de la grabación de lote.
Por Ej.: F.R.T, para definir que Francisco Ruiz Trujillo; fue el que grabó dicho lote.
Observaciones:
Campo alfanumérico de 30 posiciones en el que se hace una rápida descripción sobre
los documentos que se van a grabar.

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 Consulta de comprobantes / lotes

Simultáneamente con la tarea de ingreso de información contable, es de común
ocurrencia el tener que visualizar los totales de grabación de los restantes lotes que
otros usuarios puedan estar afectando en ese momento. Para lograr esto, es necesario
consultar el catálogo de LOTES, mediante el siguiente procedimiento.
Al ingresar a la opción 2 el sistema despliega el siguiente formato de pantalla con el

contenido de la información deseada. Se debe digitar previamente los campos
relativos a los parámetros de selección de la información:
En la pantalla del ejemplo, se puede ver que el lote No. 02, del comprobante 02, es
señalado en la columna EST, con un (*), indicando de esta manera que se encuentra
descuadrado. Así mismo, el lote No. 01, del comprobante 02, tiene el indicador de
estado X, que indica al usuario, que previamente se le hizo la operación de CIERRE,
por lo que no es posible volver a reingresar transacciones, a menos que se vuelva a
reabrir.

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 Cierre de comprobantes / lotes

El objetivo de este programa es cerrar un lote o comprobante contable, de tal forma
que no se permite hacer el registro, modificación o retiro de transacciones,
salvaguardando de esta la integridad de la información.

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 Captura de Transacciones
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer el registro o grabación de
las diferentes transacciones contables resultantes de los documentos de compras,
ventas, etc. Es recomendable que el usuario clasifique los documentos a registrar por
empresa, centro de utilidad y comprobante para tener concordancia y agilidad en la
operación.
Habiendo escogido la opción 1, captura, el usuario es interrogado sobre los datos, que
definen la carátula del lote, sobre el que se va a grabar, y que se supone ya se ha
definido de acuerdo a lo explicado en el en la creación de Comprobantes y lotes.
Si el lapso, que corresponde al año-mes, que se entra en el formato AAMM, no se ha

definido en el catálogo de lapsos, aparece el mensaje: "Lapso contable no catalogado"
Si el lapso, se ha cerrado, implicando esta operación el cierre de todos sus lotes, sale
el siguiente mensaje: "Lapso contable cerrado"

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Si el código de la empresa citado no está definido en el catálogo de empresas, sale el

mensaje: "Empresa no catalogada"
En idéntica forma, si el centro de utilidad, no está definido en el catálogo de centros

de utilidad, sale el mensaje: "C.U no catalogado"
Si el comprobante no está definido en el catálogo de comprobantes, sale el mensaje :

"Cbte. no catalogado"
Por último, si la combinación Lapso + Empresa + Centro de utilidad +

Comprobante + Lote, que define la carátula del movimiento a grabar, no se ha
definido en el catálogo de COMPROBANTE Y/O LOTES, sale el mensaje:
"Comprobante o lote no catalogado"
Si el lote, se ha cerrado por efectos de seguridad en el sistema, el siguiente mensaje

es mostrado: "Comprobante cerrado"
Se debe tener especial cuidado de que al empezar, deben estar en ceros, los
indicadores de número de registros, total débitos, total créditos
El campo de "grabado por", generalmente se asocia a las 3 iniciales del nombre de la

persona que ha grabado el LOTE.
EL campo de observaciones, generalmente hace referencia, al tipo de documento y

consecutivos allí almacenados.
Después de que se ha confirmado con S (si), de que ese si es el lote con el que se
desea trabajar, se pregunta al usuario, por el tipo de documento, número de
documento y fecha, tal como se ve a continuación.
El tipo de documento que se cite, debe estar previamente definido en el catálogo de

documentos, en caso de que esto ocurra, sale el mensaje : "Dcto. no catalogado".
El usuario no tiene acceso a los campos: LAPSO, EMPRESA, CBTE, CENTRO DE

UTILIDAD, que identifica el LOTE sobre el que se está trabajando. Los campos de
DEBITOS Y CREDITOS, van indicando en todo momento el total del LOTE y no el del
documento.

26
Es posible en este momento, con (F2) , consultar los documentos catalogados.

Presionando la tecla F3, consulta las transacciones.
La fecha debe entrarse en formato AAMMDD. Si esta es ilógica, es decir, se presentan

situaciones como: mes mayor a 12, día mayor a 31, sale el mensaje: "Fecha inválida"
Si la fecha no está comprendida en el rango cobijado por el lapso que está trabajando,
sale el mensaje : "Fecha no está en el rango del lapso", como prevención, pero deja
continuar con la grabación del movimiento.
El usuario, es interrogado por la cuenta contable que va afectar en la transacción.
En caso de no saber el código de la cuenta, el plan contable, se pueden consultar con

(F2).
El sistema solamente permite afectar cuentas que estén definidas en el plan contable
como de detalle.
En caso de que el código de cuenta citado, no esté en el plan contable, el siguiente

mensaje es mostrado al usuario: "Cuenta no catalogada"
El sistema va mostrando en la parte inferior de la pantalla, las descripciones de la

cuenta, cuenta padre y beneficiario.
Si la cuenta citada, tiene definido el indicador de BENF (beneficiario), el usuario en

el caso de que no tenga la identificación del beneficiario, puede consultar el catálogo
de beneficiarios alfabéticamente, por código ó por nit, tal como se muestra a
continuación presionando la tecla F2.
Si el beneficiario no existe en el catálogo que para este propósito se tiene en el

sistema, sale el mensaje: ¿Beneficiario no existe (Se cataloga <S/N>? """"

27
En caso de respuesta afirmativa, se inicia la captura de la información necesaria para

definir el nuevo beneficiario en el sistema, volviendo finalmente al proceso de
captura de información que se llevaba.
Se pregunta por el Centro de utilidad, esto implica que el lote puede estar asociado a
un centro de utilidad, pero que los documentos contenidos en él, se pueden
contabilizar por otro centro de utilidad.
Cuando la cuenta que se está afectando, no está asociada a un código de moneda

extranjera en el plan contable, el sistema asume que la transacción que se está
realizando es la moneda corriente del país donde se este utilizando el sistema. Por
otro lado, cuando se tiene encendido el indicador de moneda extranjera, el sistema en
el momento de informar el valor de la transacción, lo pregunta simultáneamente, en
la moneda extranjera y convierte a moneda corriente. Esta es la situación que se
muestra en la siguiente pantalla.
Dependiendo de los indicadores que la cuenta citada, tenga prendidos en el plan

contable, se pide la información adicional necesaria, para afectar todos los
subsistemas que maneja el CG-UNO.
Información adicional solicitada cuando la cuenta tiene declarado un destino

asociado: Cuando en el campo del plan contable correspondiente a DEST, se ha
citado un código de destino asociado, se indica la intención de que cada que se haga
un movimiento contable por esta cuenta, se cargue simultáneamente el monto de la
transacción a una de las componentes que a nivel del detalle se declarado
previamente en el catálogo de DESTINOS. La información adicional es la siguiente:
Presionando la tecla F2 consulta los destinos catalogados. En caso de que no exista

tiene la opción de poder crearlo, digite el código del destino y confirme su creación.
En el Modulo de Transacciones y en el módulo de información contable, se

encontrarán varios informes que permite aprovechar la información adicional
capturada en este punto, al tener disponibles diferentes tipos de consultas y reportes
por CUENTA/DESTINO y DESTINO/CUENTA.

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Información adicional solicitada, cuando la cuenta tiene declarado el indicador BENF:

Cuando en el campo del plan contable correspondiente a BENF, se ha digitado un
número 1 ó 2, indica que toda transacción que se haga con esta cuenta necesariamente
se debe cargar a una persona jurídica o natural, previamente creada en el catálogo de
BENEFICIARIOS.
El siguiente es el efecto del valor del campo de beneficiario, cuando es mayor a cero.
Beneficiario 1: Indica que cuando se hagan los procesos de cierre de fin de año, el
saldo no es afectado y sigue en el próximo período contable con el mismo
beneficiario. Caso típico de las cuentas por cobrar y por pagar.
Beneficiario 2: Indica que cuando se hagan los procesos de cierre de fin de año, los
saldos son cambiados de beneficiario y quedan reasignados a un beneficiario único,
que consolida los diferentes saldos que venían hasta el momento de realizar el
proceso de cierre. Caso típico de este caso son las cuentas de gastos.
Información adicional solicitada, cuando la cuenta tiene declarado el indicador DOC:

Cuando se tienen prendidos simultáneamente los indicadores del plan contable BENF y
DOC, indican el manejo del saldo del BENEFICIARIO discriminado por documento. Es
por ello que cada que se cargue una nueva cuenta por cobrar o por pagar, se debe
citar el tipo de documento y numero, sobre el que se llevará el saldo. Así mismo,
cuando se realice un pago o abono, necesariamente se debe informar los documentos
sobre los que se efectúan los pagos.
Se dan dos alternativas para el manejo de la información adicional, cuando se

presenta esta situación.
Alternativa 1: Para transacciones comerciales, en las que el pago de la obligación se

pacta a un número determinado de cuotas iguales, situación que en el CG-UNO, se
denomina EXPLOSION DE CUOTAS. La pantalla de solicitud de la información
adicional es la siguiente:
Alternativa 2: Para transacciones comerciales, en las que el pago de la obligación se

hace de una vez o por medio de abonos, situación ésta que es la de mayor ocurrencia
a nivel comercial. La pantalla de solicitud de la información adicional es la siguiente:

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En modulo de cuentas por cobrar y por pagar se estudiará la forma en que el

CG-UNO, con base en la información capturada en este punto, permite realizar una
serie de consultas y reportes, relacionados con este aspecto, de vital importancia en el
control de la empresa.
Información adicional solicitada, cuando la cuenta tiene el indicador CHE: Cuando en

el campo del plan contable correspondiente a CHE, se ha digitado un número 1, indica
que en el momento de grabar una transacción contable con esta cuenta
necesariamente, se toma la información inicial básica para realizar posteriormente, la
conciliación bancaria, cuando llegue el extracto del banco. La información adicional
que se solicita para este caso es la siguiente:
Cuando hay incongruencia entre el documento y el tipo de movimiento,

especialmente cuando la cuenta pertenece a un banco o corporación, se muestra al
usuario el siguiente mensaje:
Es de vital importancia el tener conceptos contables claros, para saber diferenciar si

el tipo documento, es nota débito o crédito. Desde el punto de vista que para la
contabilización sigue el banco, y que tiene naturaleza contable contraria a la que se
maneja en la contabilización de la empresa. Vale la pena aclarar que la filosofía de
manejo es conciliación mensual. En el momento no está considerado el caso de
conciliación trimestral.
En el modulo de conciliación bancaria se estudia la forma como se realizan los

posteriores procesos, para realizar la conciliación bancaria, con base en la
información capturada en este punto.
Información adicional solicitada cuando la cuenta tiene el indicador de tasa

Iva/Retención: Cuando en el campo del plan contable correspondiente a TASA DE IVA
O RETENCION: se ha colocado un porcentaje que indica al CG-UNO, que la
información citada en esta transacción se debe tener en cuenta, a la hora de generar
las diferentes relaciones de IVA, RETENCION, así como los demás procesos restantes
de tipo tributario que se realizan al final de año. La información adicional que se
solicita para este caso es la siguiente:
Como se puede ver el sistema con base en el porcentaje declarado en el plan contable,

30
efectúa el correspondiente cálculo del valor base. Este es modificable por el usuario
en el momento de la captura con el fin de entregar cifras redondeadas sin centavos en
los informes. Es importante tener en cuenta, que en caso de aparición de una nueva
tasa de IVA ó RETEFUENTE, es necesario crear una cuenta en el plan contable con
la nueva tasa. El campo marcado DOCTO es para registrar documento (factura) y el
número, para generar informes por cada beneficiario donde se relacionan las facturas
y la fecha, el valor y la retención o Iva.
En el modulo Fiscal se estudia la forma como en el CG-UNO, con base en la

información capturada en este punto, obtiene los diferentes informes relacionados.
Información adicional solicitada, cuando la cuenta tiene el indicador AMORTIZACION:

Cuando en el campo del plan contable correspondiente a AMO, se ha digitado un
número 1, indica que toda transacción que se haga con esta cuenta, está relacionada
con el control de PAGOS ANTICIPADOS, a los cuales es necesario tener en cuenta
cada mes, con el fin de afectar los estados financieros con la parte correspondiente de
amortización. La información adicional que el sistema solicita en este caso es la
siguiente:
La cuenta, el beneficiario y centro de utilidad citados, son los que posteriormente a la

hora de correr los procesos de diferidos, se tendrán en cuenta para afectar el
movimiento contable.
En el modulo de registros automáticos, se estudiará la forma de operación del

CG-UNO, para que con base en la información capturada en este punto, se lleven los
diferentes procesos de amortización entre la fecha inicial y la fecha final.
Por último, al usuario se le pide la confirmación para realizar la actualización de

todos los archivos maestros y transaccionales, comprometidos en el asiento contable
que se está grabando en el sistema, por medio de la pregunta:
¿Es correcto (S/N)?
En caso de respuesta afirmativa, después de que se actualizan el sistema, el total de

débitos ó créditos del lote es actualizado en pantalla . En caso negativo, la
información citada en la grabación del actual registro es olvidada, no se actualiza
ningún archivo.

31
 Modificación / Retiro de Transacciones

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar y/o retirar registros de
transacciones capturados en la opción 1. El sistema permite modificar los registros en
su contenido de valores, detalle y algunos indicadores adicionales. Si se desea
modificar el código de empresa, centro de utilidad, comprobante, lote, cuenta o
beneficiario, se debe retirar el registro y volverlo a capturar.
Para poder llegar a un lote específico, es necesario informar los parámetros que
formalmente lo definen en el sistema. Es por esto que el usuario es interrogado por el
lapso, empresa, tipo de comprobante y número de lote.
Cuando se informan estos campos, el sistema en primer lugar, muestra en pantalla el

estado de la carátula del lote que se acaba de definir. Si el lote, ha sido previamente
cerrado, sale el siguiente mensaje: "LAPSO CONTABLE CERRADO" y el cursor vuelve al
campo del lapso.

32
Una vez, se confirma que si es el lote, el usuario es interrogado por cual opción va a
trabajar; modificación o retiro.
En este punto vale la pena aclarar, cual es el criterio que se debe tener en cuenta, para
saber cual de las dos opciones se sigue:
Los campos que se pueden modificar directamente son: tipo y número de documento,
fecha, detalle y valor. En caso de necesitar modificar un campo diferente a los
anteriormente citados, es necesario retirar el registro y volver a ingresar con la
información correcta. La razón técnica por la que se debe hacer esto es porque los
campos: empresa, centro de utilidad, cuenta y beneficiario, pertenecen a las llaves de
indexación que el CG-UNO, tiene definidas internamente.
Independientemente de la opción escogida en el punto anterior, el usuario es

interrogado por el número de registro dentro del lote, que se desea modificar ó
retirar.
En caso de no tener idea de cual es el registro a modificar, con la tecla <F3> se

pueden visualizar los diferentes números de registro, en la columna No. REG, de la
pantalla que a continuación se muestra.

33
Cuando ya se informó el número de registro, una pantalla como la que se visualiza en

este momento, le permite al usuario iniciar la operación deseada.
Si se está efectuando la operación de retiro, de una vez se pregunta al usuario: ¿Si

retira<S/N>?
Si se responde afirmativamente, se actualizan inmediatamente todos los archivos del

sistema comprometidos, incluyendo la carátula del lote al que pertenece el registro.
Ahora, en caso de estar modificando, el cursor se ubica en el campo de tipo y número

de documento, y a partir de este campo hacia se puede modificar cualesquiera de los
campos mostrados. Esto ratifica el criterio expresado en el punto 3, sobre cuando
modificar y cuando retirar.
Después de que el usuario ha terminado de recorrer todos los campos disponibles

para modificación se le pregunta.
¿Es correcto <S/N>?
En caso de respuesta afirmativa, el sistema actualiza todos los archivos del sistema
que están comprometidos con el registro, incluyendo la carátula del lote de grabación
al que pertenece el registro.

34
 Consulta / listado por número de registro

Así como el CG-UNO, permite consultar la información con la filosofía de visualizar
la forma como están los diferentes documentos, también es posible, olvidarse de la
incidencia que tienen los documentos, ver la forma real como está el lote, mirando la
conformación de los diferentes registros. Para llegar a esto, se sigue un
procedimiento semejante a la consulta por documento que consiste en los siguientes
pasos:
Después de que se sabe con exactitud que lote se va a consultar, al saber: el lapso, la
empresa, el centro de utilidad y el número de lote. Es posible visualizar en dos
formas diferentes los documentos allí contenidos:
Forma 1: Vista general de los registros grabados.
Forma 2: Para un registro específico, poder consultar la forma como está grabado.
Partiendo del modulo de Transacciones, se escoge la opción 4, captura y revisión y la

opción 3 por numero de registro:
Del menú Captura y Revisión, se escoge la opción 3, consulta por número de registro,
que inmediatamente pregunta al usuario, sobre los datos necesarios, para definir el
lote de grabación a consultar. Una vez se ha definido el lapso, la empresa, el centro
de utilidad, el tipo de comprobante y el lote, es mostrada en pantalla el estado actual de
la carátula.

35
Después de que el usuario a confirmado, de que este si es el lote a consultar, se

muestra en pantalla los totales de los diferentes documentos registros digitados por el
usuario en el momento de la grabación.
En este momento, si el usuario no desea consultar ningún registro, con la tecla

<ESC> se puede devolver al menú inicial. Ahora, si se desea ver algún registro
específico, basta con informar su número.

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37
 Consulta / listado de Transacciones por

documento
Después de que se sabe con exactitud que lote se va a consultar, al saber: el lapso, la
empresa, el centro de utilidad y el número de lote. Es posible visualizar en dos
formas diferentes los documentos allí contenidos:
Forma 1: Vista general de los documentos grabados.
Forma 2: Para un documento específico, poder consultar las contrapartidas que lo

conforman. Para lograr lo anterior, se debe seguir el siguiente procedimiento:
Partiendo del modulo de Transacciones, se escoge la opción 4, trates por

comprobante, que tal como se muestra en el gráfico:
Del menú Captura y Revisión, se escoge la opción 4, consulta por número de

documento, que inmediatamente pregunta al usuario, sobre los datos necesarios, para
definir él ó los lotes de grabación a consultar. Una vez se ha definido el lapso, la
empresa, el centro de utilidad, el tipo de comprobante y el lote, es mostrada en
pantalla el estado actual de la carátula.

38
Después de que el usuario ha confirmado, de que este si es el lote a consultar, se

muestran en pantalla los totales de los diferentes documentos.
En este momento, si el usuario no desea consultar ningún documento, con la tecla

<ESC> se puede devolver al menú inicial. Ahora, si se desea ver algún documento
específico, basta con informar: el número de comprobante y lote, el tipo de
documento y su correspondiente número. Para llegar a la siguiente pantalla, que por
ejemplo, en el caso particular consultemos el RC-00045:

39
Por último, el usuario tiene la opción de finalizar la consulta presionando la tecla

Enter.

40
 Listado de comprobantes contables

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir a partir de los
comprobantes/ lotes y documentos registrados, el comprobante contable en el cual se
resumen y consolidan las transacciones de un grupo de documentos en particular.
Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los campos relativos a los
parámetros de selección y ordenamiento de la información:

41

42
 Auditoria de documentos
Complementariamente a lo estudiado en la gestión de comprobantes donde se analizó
el estado de los lotes de grabación, en esta oportunidad se aprovechan aún más los
recursos del sistema para llegar a realizar las labores de auditoría sobre los
documentos.
 Consulta documentos descuadrados

El objetivo de este programa es permitir al usuario conocer cual son los documentos
que no cumplan con el principio de partida doble de la contabilidad, de tal forma que
se permita identificarlos y analizar el estado particular de las diferencias.
parámetros de selección de la auditoria:

43
El sistema hace una búsqueda sobre los registros seleccionados y presenta en un

formato de pantalla los que tengan diferencias en las sumatorias débitos y créditos:
El usuario puede seleccionar un registro en particular para conocer el contenido del

documento y poder determinar con precisión los asientos faltantes o errados:
Una vez determinada la diferencia, se debe hacer uso de los programas de captura
para ajustar las diferencias y corregir los registros de los documentos.

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 Consulta documentos faltantes

El objetivo de este programa es permitir al usuario detectar y conocer cuales son los
documentos que faltan en el orden consecutivo de numeración, para un tipo de
documento en particular o todos, dentro de los parámetros de selección de un lapso,
empresa, cu, comprobante y lote específicos.
De acuerdo a lo anterior es posible hacer consultas consolidadas en el ámbito de

empresas y tipo de comprobante, dando <ENTER>, o en caso contrario, especifica
para una empresa y tipo de comprobante dado.

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En esta pantalla se presentan las numeraciones inicial y final por cada tipo de
documento faltantes.

46
 Libros auxiliares por cuenta / beneficiario

Como parte del trabajo cotidiano en contabilidad, está el consultar desde diferentes
puntos de vista, las trates registradas entre dos lapsos seleccionados. Las alternativas
de consulta que presenta el CG-UNO, para visualizar los libros auxiliares son:
┌─────────────────┐
│POR BENEFICIARIO │ ┌─────────────────────┐
┌────┴───────────┐ ├─────────────┤ │
│ POR DESTINO │ │ │I N F O R M A C I O N│
┌─────┴────────────┐ ├─────┘ │ │
│ POR CUENTA │ ├───────────────────┤ │
│ ├───┘ │ CONTABLE │
│ ├───────────────────────┤ │
└──────────────────┘ └─────────────────────┘
 Consulta por empresa

Este programa permite consultar todas transacciones imputadas a un beneficiario
independientemente de las cuentas contables en donde han sido contabilizadas. Esta
opción es de gran utilidad a nivel de auditoría para conciliación de cuentas con
personas jurídicas o naturales, que por razón de sus actividades son acreedores y
proveedores simultáneamente, implicando este proceso observar el comportamiento
de un tercero en toda la contabilidad.
La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:
Partiendo del modulo "Gestión de Transacciones", y escogiendo la opción 6,

"consultas por cuenta beneficiario", se llega al menú que presenta ocho alternativas
para consultas de auxiliares, tomando como punto de partida la cuenta y dentro de
cada una de estas los diferentes beneficiarios.
Se escoge la opción 1, "consulta por empresa". En este momento el usuario es

interrogado por los parámetros necesarios para definir la cuenta, como es el

47
beneficiario, la empresa, el centro de utilidad y los lapsos (año, mes) entre los que
desea trabajar.
Es posible restringir la consulta, a una cuenta en particular, citando el código de

cuenta correspondiente. En caso de necesitar hacerla de manera masiva para todas las
cuentas, se pulsa <ENTER>.
Como en el caso anterior, también es posible definir la consulta para un beneficiario

específico, citando su código de identificación. En caso contrario, se indica con
<ENTER> que la consulta es para todos los beneficiarios. Si no se tiene el código de
identificación de un beneficiario, con la tecla <F2> se hace consulta alfabética sobre
el catálogo de beneficiarios, para investigar el código de identificación.
Si se tienen varias empresas definidas en el catálogo de empresas, se tiene la opción

de limitar la búsqueda, a una empresa específica, citando su código de identificación.
En idéntica forma a las empresas, es posible, limitar o no la búsqueda, a un centro de

utilidad en particular.
Respecto a los lapsos de selección inicial y final, si no se han declarado previamente

en el catálogo de lapsos, el siguiente mensaje es mostrado en pantalla:
LAPSO Inicial Inválido ( < ENTER > ) = Continúa
Si en el campo de lapso final se da <ENTER>, el sistema asume que la consulta es

solamente para el lapso inicial.
Cuando se inicia la consulta, por cada beneficiario detectado, el sistema muestra en

pantalla, un resumen del movimiento, en moneda corriente como por moneda
extranjera manejada en la cuenta, informando: el saldo anterior, total débitos, total
créditos y el nuevo saldo (Para el ejemplo mostrado obsérvese con especial atención
la segunda línea en dólares).

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El usuario tiene la opción de poder ver en ese momento, los registros que conforman
el movimiento, dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parámetros iniciales definidos. A continuación se muestra la forma en
la que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento, que en el momento de la
captura, influyeron en el saldo final obtenido.
En caso de ser necesario, es posible discriminar el contenido de cada registro de

movimiento, citando el lapso (año, mes) y el número de registro indicado en la
pantalla anterior.
A continuación se muestra el contenido del registro 01 del lapso 200101.

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El sistema continua la consulta en el siguiente beneficiario. En caso de desear

suspender la consulta, con la tecla <ESC> se vuelve al menú inicial.

50
 Listado por empresa

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del detalle de
las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares. El
sistema permite seleccionar una cuenta o un beneficiario en particular, dentro del
contexto de una empresa o todas, y un centro de utilidad en particular o todos. Así
mismo se permite seleccionar indistintamente un rango inicial y final a listar.
Al ingresar por la opción 2 se debe diligenciar los campos relativos a los parámetros
de selección y ordenamiento de la información que se desea listar:

51
 Listado por fechas

las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares entre un
rango de fechas específico. El sistema permite seleccionar una cuenta o un
beneficiario en particular, dentro del contexto de una empresa o todas, y un centro de
utilidad en particular o todos.

52
 Listado por centro de utilidad

sistema permite seleccionar una cuenta o un beneficiario en particular, dentro del
contexto de una empresa o todas, y un centro de utilidad en particular o todos. Así
mismo se permite seleccionar indistintamente un rango inicial y final a listar. La
presentación del reporte es detallada e independiente por las transacciones registradas
en cada centro de utilidad.

53
 Listado libro auxiliar por cuenta

sistema permite seleccionar una empresa y una cuenta o todas las catalogadas, y un
centro de utilidad en particular o todos. Así mismo se permite seleccionar
indistintamente un rango inicial y final a listar. Este programa adicionalmente
presenta unas opciones adicionales que permite variar el ordenamiento de la
información.

54
 Listado por sector / cuenta / beneficiario

las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares,
ordenado de manera excluyente por código de sector. Siendo este un catálogo que se
asocia directamente al beneficiario, se entiende que solo se presentara la información
de las cuentas que tengan activado el indicador de beneficiario y que adicionalmente
este haya sido previamente asociado al catálogo de sectores. El sistema permite
seleccionar un sector o todos, una cuenta especifica, un beneficiario o todos, una
empresa especifica y un centro de utilidad en particular o todos. Así mismo se
permite seleccionar indistintamente un rango de fechas inicial y final a listar. Este
programa adicionalmente presenta unas opciones adicionales que permite variar el
tipo de información a presentar.

55
 Saldos en moneda extranjera

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un listado de libros
auxiliares de una empresa y centro de utilidad específicos, para una cuenta o todas y
un sector o todos, de aquellas cuentas que tienen el indicador de moneda extranjera
activado.
Al ingresar por la opción 7 se deben diligenciar los campos relativos a los parámetros
de selección de la información:

56
 Listado de movimiento diario

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de libros
auxiliares ordenado por fecha, para una empresa en particular, uno o todos los centros
de utilidad, una o todas las cuentas y dentro de un rango de selección de rangos
especifico.
Al ingresar por la opción 8 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:

57
 Consulta de libros auxiliares por Beneficiario /

Cuenta
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las
transacciones registradas en un beneficiario en particular o todos, para una cuenta en
particular o todas.
Al ingresar por la opción 1 se deben diligenciar los campos relativos a los parámetros
de selección de la información:
Es posible restringir la consulta, a un beneficiario en particular, citando su código de

identificación correspondiente. En caso de necesitar realizar la consulta de manera
masiva, se indica con <ENTER>. Si no se tiene el código de identificación, con la
tecla <F2> , se puede realizar la búsqueda sobre el catálogo de beneficiarios.
En idéntica forma, al numeral anterior se puede restringir la consulta a una cuenta, a

58
una empresa, y a un centro de utilidad particular, citando el código específico de

identificación ó dando <ENTER>, para hacerla globalmente.
Cuando no se indica lapso final, se supone que la consulta se va realizar únicamente
para el lapso inicial informado.
Cuando se inicia la consulta, muestra en primer lugar, por cada cuenta detectada: el
saldo anterior, los débitos, los créditos y el saldo final, tanto en moneda corriente
como en moneda extranjera, si es que para el caso particular de esa cuenta se ha
declarado.
El usuario tiene la opción de poder ver en este momento, los registros que conforman
el movimiento dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
En caso de ser necesario, es posible discriminar el contenido de cada registro, citando

el lapso (año, mes) y el número de registro indicado en la pantalla. A continuación se
muestra el contenido del registro número 02, en el lapso 200101.

59
El sistema continua la consulta del saldo en la siguiente cuenta detectada. En caso de

desear suspender la consulta, con la tecla <ESC> se vuelve al menú inicial.

60
 Listado por empresa de libros auxiliares por

beneficiario / cuenta
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de libros
auxiliares ordenados por beneficiario en una o todas las cuentas en que tenga
movimiento. El sistema permite seleccionar un beneficiario o todos, una cuenta o
todas, una empresa o todas, un centro de utilidad o todos, y un rango especifico de
selección de la información.
Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos relacionados
con los parámetros de selección del reporte:

61
 Consulta de libros auxiliares por cuenta / destino

transacciones registradas en las cuentas y destinos previamente definidos en el
sistema.
Se escoge la opción 1, "consulta". En este momento el usuario es interrogado por los

parámetros necesarios para definir la cuenta, el destino, la empresa, el centro de
utilidad y el lapso inicial y final, entre los que se hará la consulta.
Es posible restringir la consulta, a una cuenta en particular, citando el código de

cuenta correspondiente. En caso de necesitar de hacerla de manera masiva se pulsa
<ENTER>.
En idéntica forma al numeral anterior, se puede restringir la consulta, a un destino,

empresa y centro de utilidad, citando el código específico de identificación o dando
<ENTER> para hacerla globalmente.
Cuando no se indica el lapso final, se supone que la consulta se va realizar

únicamente para el lapso informado en el lapso inicial.

62
Cuando se inicia la consulta, por cada cuenta, el sistema muestra en pantalla, un

resumen del movimiento, por el destino consultado, se informa: el saldo anterior, el
total débitos, total créditos y el nuevo saldo.
El usuario tiene la opción de poder ver en este momento, los registros que conforman
el movimiento, dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
la que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento que influyeron en el saldo
final obtenido.

63
 Listado de libros auxiliares por cuenta / destino

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los libros
auxiliares para aquellas cuentas que tienen el indicador de destino activado. El
sistema permite seleccionar una cuenta o todas, un destino en particular o todos, una
empresa y un centro de utilidad o todos y un rango de tiempo especifico.
Al ingresar por la opción 2 el usuario debe diligenciar los campos relativos a los
parámetros de selección de la información:

64
 Listado de libros auxiliares por cuenta / destino,

por empresa / rangos
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de libros
auxiliares ordenados por cuenta / destino, dentro de un rango y estado de destinos
específicos.
Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos


65
 Listado de libros auxiliares por empresa / cuenta /

beneficiario / destino
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar libros auxiliares para
aquellas cuentas que tienen los indicadores de beneficiario y destino activos. El
sistema permite seleccionar una cuenta en particular, un beneficiario o todos, un
destino o todos, para una empresa y centro de utilidad especifico o todos, y dentro de
un rango específicos.
parámetros de selección de la información:

66
 Consulta de libros auxiliares por destino / cuenta

transacciones registradas en uno o todos los destinos y en una o todas la s cuentas
asociadas.
Se escoge la opción 1, "consulta". En este momento el usuario es interrogado por los

parámetros necesarios para definir el destino asociado, el destino, la cuenta, la
empresa, el centro de utilidad y el lapso en el que se hará la consulta.
Es posible restringir la consulta, a un destino asociado específico, citando su código

de identificación correspondiente. En caso de hacer la consulta de manera masiva se
indica con <ENTER>.
En idéntica forma, al numeral anterior se puede restringir la consulta, a un destino, o

una cuenta, a una empresa ó a un centro de utilidad determinado, basta con indicar
su código de identificación; en caso contrario, con <ENTER> se indica la intención
de realizar la consulta globalmente.
Cuando no se indica el lapso final, se supone que la consulta se va realizar

67
únicamente para el lapso inicial informado.
Cuando se inicia la consulta, por cada DESTINO, el sistema muestra en pantalla, un

resumen del movimiento, por cada cuenta definida, se informa: el saldo anterior, el
total débitos, total créditos y el nuevo saldo, tal como se muestra a continuación para
el destino CA-1001, que corresponde a gerencia, en la cuenta 510506 Sueldos.
El usuario tiene la opción de poder ver en este momento, los registros que conforma
el movimiento dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
En caso de ser necesario, es posible discriminar el contenido de cada registro de

movimiento, citando el lapso (año, mes) y el número de registro indicado en la
pantalla anterior. El siguiente es el contenido del registro 01 del lapso 200101.

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69
 Listado de libros auxiliares por destino / cuenta

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los listados de libros
auxiliares para aquellas cuentas que tengan el indicador de destino activado,
organizados por código de destino. El usuario podrá seleccionar el destino asociado,
un destino inicial y uno final, una cuenta especifica o todas, una empresa y centro de
utilidad específico en un rango de tiempo definidos.


70
 Listado de libros auxiliares por destino / cuenta,

por niveles
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los listados de libros
auxiliares para aquellas cuentas que tengan el indicador de destino activado,
organizados por código de destino. El usuario podrá seleccionar el destino asociado
en particular y un nivel de totalizacion y detalle deseado entre 1 y 4. Así mismo se
podrá seleccionar una cuenta especifica o todas, un centro de utilidad específicos y un
rango de tiempo definidos.


71
 Interfase Automática
El objetivo de esta opción es permitir al usuario del CG-UNO, la realización de las
siguientes labores de comunicación de archivos:
Incluir en los archivos transaccionales del sistema contable transacciones que se han
generado por otros módulos del sistema UNO, tales como inventarios, compras,
ventas, nóminas, cte. Vale la pena aclarar que los subsistemas CM-UNO y NM-UNO
envían directamente las transacciones sin pasar por archivos intermedios de interfase.
Igualmente este modulo se utiliza para incluir en los archivos transaccionales del
sistema contable, transacciones contables que se han generado desde software
producido por personas o entidades diferentes a Sistemas de Información Empresarial
S. A. y que se han escogido a las especificaciones de diseño de archivos dados en el
CG-UNO.
Así mismo se puede exportar desde el CG-UNO lotes de transacciones que se

utilizaran posteriormente para alimentar otros sistemas. Este es el caso de empresas
que teniendo varias sucursales en las que se lleva la contabilidad con el CG-UNO,
necesitan consolidar en la casa matriz.
Para lograr los objetivos anteriores en el CG-UNO, se utilizan dos archivos

secuenciales, llamados CGBATCH1 y CGBATCH2, que deberán ser integrados por
cualquier aplicación que quiera interactuar con el sistema contable.
Cada registro del archivo CGBATCH1 contiene la información con los totales del lote o
conjunto de transacciones que a su vez deben estar discriminadas una a una en los
registros del archivo CGBATCH2. Por cada lote que se envíe debe venir un registro en
el CGBATCH1 y tantos registros en el CGBATCH2 como transacciones (débitos y
créditos de las diferentes cuentas) tenga dicho lote.
El Modulo de transacciones, opción A interfase automática sirve de apoyo para

realizar todas las actividades de interacción con los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2,
a este menú se llega tecleando la opción A del menú de "Gestión de Transacciones".

72
 Consulta
Después de haber copiado en el directorio de datos, los archivos CGBATCH1 y
CGBATCH2, y antes de que sean incluidos dentro del movimiento contable, la primer
inquietud es consultar o listar, el contenido de estos archivos.
Al ingresar por la opción 1 se debe informar la extensión del CGBATCH debido a que el CG-
UNO además de la extensión DAT, permite para los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2
tener archivos con extensión diferente como sería el caso de CGBATCH1.ROL y
CGBATCH2.ROL u otras terminaciones que defina el usuario.
El valor sugerido es DAT, pero puede ser modificado de acuerdo a la terminación

utilizada.
De acuerdo al valor de los parámetros acabados de informar, el sistema accesa los

archivos CGBATCH1 y CGBATCH2. Si a pesar de tener información, los parámetros

73
dados en el punto 1 y 2 no coinciden con los indicados en el CGBATCH1, la pantalla

de consulta se mostrará vacía, tal como se indica a continuación:
Si se presenta coincidencia entre los parámetros dados con los contenidos en el
CGBATCH1, inicialmente se muestran las carátulas de los lotes incluidos
En caso de querer consultar la secuencia de registros de grabación contenidas en las

carátulas de los lotes, acabadas de mostrar, se indican los valores de la primer
columna de la anterior pantalla. En el caso que se está estudiando, la situación sería:
Tipo de comprobante = 01 y Nro. de Lote = 01
El lote de grabación que se está consultando, se ira mostrando en tandas 8 registros.
Nota: Hasta este momento la información contenida en los archivos CGBATCH1 y

CGBATCH2, no está incluida dentro de los archivos transaccionales del CG-UNO. Para
lograr esto, se debe ejecutar el proceso de actualización que se explica a
continuación.

74
 Proceso de Actualización
El objetivo de este programa es permitir al usuario, una vez se han
copiado los archivos de
interfase CGBATCH1 y CGBATCH2, incluir el de estos en los archivos transaccionales
del sistema contable CG-UNO, quedando esta información finalmente como un lote
de registros que pertenece a un comprobante y un lapso (año-mes).
Partiendo del menú "Interfase Automática", se escoge la opción 3 "Proceso de

Actualización", en este momento es mostrada la siguiente pantalla explicativa del
proceso.
Es de vital importancia entender, que la opción de actualización solo se debe ejecutar

bien sea para obtener listados con las inconsistencias detectadas (cuenta no existe,
transacción no es débito ni crédito, etc.) o en su defecto, para llevar a cabo la
actualización de los saldos contables.

75
Otros aspectos importantes a tener en cuenta por parte del usuario, es que no existe
una opción para corregir directamente sobre los archivos de interfase CGBATCH1 y
CGBATCH2 un registro específico; simplemente se considera que esa inconsistencia, si
la hay, debe ser corregida directamente en el sistema que generó esos archivos. Si el
proceso se ejecuta con opción de actualización, el sistema procederá a actualizar
todos los registros libres de inconsistencias; si se detecta alguno con inconsistencia no
se actualizará. Ahora, si el número del lote que se le asignó a los registros del archivo
(s) de interfase ya existe creado en el sistema contable, ningún registro asociado o
perteneciente a ese lote, se actualizará, y todos se consideran como inconsistentes.
El usuario es interrogado, por la opción de proceso y si actualiza o no beneficiarios:
Lo normal es que se ejecute el proceso, en primer lugar con la opción 0, todas las
veces que sea necesario hasta depurar totalmente las inconsistencias explicadas.
Ante la posibilidad de tener simultáneamente varios archivos CGBATCH, se pregunta

por la extensión del archivo. El valor sugerido es DAT, pero este se podrá cambiar de
acuerdo a la terminación utilizada.
Con el fin de definir el archivo donde se ubicarán las inconsistencias que se puedan
encontrar al ejecutar el proceso, el usuario se le sugiere el nombre del listado
CG02031.P01, que puede ser modificado en su terminación para conservar archivos
de inconsistencias anteriores.
Por último, se pide confirmación final para arrancar propiamente el proceso.

Si el proceso se ha indicado con actualización, y no hay problemas, los archivos
CGBATCH1 y CGBATCH2 son borrados. En caso problemas sale el siguiente mensaje:
** SE ENCONTRARON INCONSISTENCIAS **
Ante esta situación, el usuario realizará las siguientes operaciones:
- Por el modulo A, se consultarán las inconsistencias del archivo CG02031.P01, o

cualquier otro nombre informado utilizando el programa de visualización de
archivos.
- Para la depuración de las inconsistencias, a lo mejor sea necesario salir

76
temporalmente del programa contable y volver a revisar aspectos funcionales del

programa que generó los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2.
Cuando la cuenta contable que se actualiza requiere código de beneficiario nuevo. El

sistema procede a actualizar el catálogo de beneficiarios de acuerdo al contenido de
los archivos CGBATCH
El sistema no permite bajo esta opción, actualizar registros que muevan cuentas que
tienen el indicador de "Amortización Automática" encendido.
Es recomendable, así no se hayan presentado inconsistencias, verificar la

contabilización correcta desde el programa CG02043, sobre todo en procesos de
interfase que se están implementando o han sufrido un cambio reciente.

77
 Generación para Transmisión

Este proceso denominado "Generación de Transmisión" tiene su principal aplicación
cuando se tiene una copia del sistema en una sucursal y se desea trasladar todas las
transacciones capturadas en esa sucursal para que sean incorporadas a base de datos
central ubicada en una oficina principal, se debe recurrir a esta opción para su
consolidación. De esta manera se está evitando doble captura de la información
contable y se está garantizando la integridad de los datos tanto en la oficina principal
como en la sucursal.
Del menú Interfase automática, se escoge la opción 4 "Generación para transmisión",

que a su vez muestra la siguiente pantalla de aviso:
El sistema da dos alternativas para seleccionar la información a exportar. En primer

lugar se tiene la oportunidad de dar un lote especifico de un comprobante, como el
caso que se muestra a continuación:

78
Una vez se ha identificado plenamente el lote a enviar, al definir el lapso, la empresa,

el centro de utilidad, el tipo de comprobante y el número del lote, el proceso genera
los archivos para transmisión. Es de anotar que si el lote a exportar, se encuentra
descuadrado, el proceso saca mensaje de error y es suspendido.
La segunda alternativa, consiste en la generación simultánea dentro de los mismos

archivos CGBATCH, de los lotes grabados entre dos fechas.
Después de haber informado los parámetros mediante lo que se definen los lotes a
exportar el sistema pide confirmación de la validez en la información que se acaba de
dar. En caso de respuesta negativa el proceso es suspendido.
Antes de empezar a generar propiamente los archivos de interfase CGBATCH1 y

CGBATCH2, se pregunta por la extensión de los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2
Esto quiere decir que cuando la situación normal en la que se trabaja con las
extensiones DAT, para tener CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT; se queda corta ante la
gran cantidad de exportaciones que es necesario realizar. El CG-UNO da la
oportunidad de trabajar con extensiones diferentes a DAT, para tener por ejemplo:
CGBATCH1.001 y CGBATCH2.001
CGBATCH1.ROL y CGBATCH2.ROL
Por último se pide la confirmación final para arrancar propiamente el proceso.

79
 Ajustes por Inflación

Las empresas en Colombia están obligadas desde el año 1.992 a aplicar los ajustes
integrales en sus estados financieros. El sistema de ajustes integrales pretende que los
estados financieros tiendan a reflejar la situación económica real de las empresas y
que el impuesto sobre la renta se establezca sobre bases más reales y equitativas.
Se entiende por PAAG Anual el porcentaje de ajuste del año gravable el cual será
equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para
ingresos medios elaborado por el DANE, registrado entre el 1o. de diciembre del año
inmediatamente anterior y el 30 de noviembre del respectivo año.
Se entiende por PAAG Mensual el porcentaje de ajuste del mes el cual será
equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para
ingresos medios elaborado por el DANE registrado en el mes inmediatamente
anterior al mes objeto del ajuste.
El procedimiento para calcular los ajustes por inflación sobre los estados financieros
y las opciones incorporadas en el sistema, permiten realizar estos ajustes en forma
mensual ó en forma anual.
No todas las cuentas son sujetas de ajuste. Se ajustan los denominados activos no
monetarios (inventarios, activos fijos, etc.), pasivos no monetarios, el patrimonio, las
cuentas de resultado y las cuentas de orden no monetarias. De hecho no tiene sentido
ajustar los denominados activos monetarios como la caja o los saldos bancos.
Normalmente la contrapartida de esos valores débitos y/o créditos a ajustar se llevan

a la cuenta denominada "Corrección Monetaria".
Para poder que el sistema realice esos cálculos en forma automática, exige identificar
claramente las cuentas a debitar y acreditar en cada caso detallando la cuenta ó
cuentas que se utilizarán como base para calcular el saldo o acumulado sobre el cual
se aplicará el factor PAAG, con el cual finalmente se calculará el valor del asiento
contable. Para la identificación completa de cada uno de esos asientos se utiliza un
catálogo denominado "Cuentas a Ajustar" que debe estar actualizado antes de ejecutar
los procesos mensuales y/o anual.
Con el fin de dar al usuario una idea clara de las diferentes operaciones que se deben
realizar en el sistema para realizar los ajustes por inflación, se ha dividido en cuatro
fases todo el procedimiento.
Definición inicial en el plan contable, de las nuevas cuentas sobre las que se
reflejarán los ajustes por inflación.

80
Definición de los parámetros de cálculo sobre los que se basará la obtención de los
ajustes por inflación.
Aplicación de los procesos de ajuste, bien sea mensual o anualmente, para que como
fruto de este se obtenga un nuevo lote de transacciones que reflejan los ajustes por
inflación. Gráficamente la situación sería:
╔═══════════════════════════╗
║ ║
┌──────────────────────┐ ┌────────Ú─────────┐ ┌───────────╨──────────┐
│ Parámetros de Cálculo│ │ Movimiento │ │ Generación de un lote│
│ en Ajustes por ╞═══>│ Contable ╞════>│ de transacciones que │
│ inflación │ │ Normal │ │ muestran el efecto de│
└──────────────────────┘ └──────────────────┘ │ los ajustes por │
│ inflación │
└──────────────────────┘
El menú de apoyo, para realizar las operaciones que se acaban de plantear es el

siguiente:
Inicialmente se deben crear en el plan contable, las cuentas donde se van a reflejar los
ajustes por inflación; se recomienda crear dentro de cada grupo de cuentas sujetas a
ajuste una específica para ese fin. De hecho se requiere de una cuenta de una cuenta
de resultado, denominada "Corrección Monetaria" código del PUC 47 y que a su vez
puede estructurarse con otras cuentas padres o de acumulación con sus respectivas
cuentas de detalle en donde se reflejaran las contrapartidas de esos ajustes.
A continuación se muestran varios ejemplos de como pueden ser estas cuentas; pero
será el contador de la empresa, el que de acuerdo a su criterio, defina concretamente
cuales serán las cuentas sobre las que finalmente se reflejaran los ajustes por
inflación.
He aquí un ejemplo de estructuración de las cuentas en ajustes por inflación.

81
Cuenta de Inventarios:
Cuenta de Corrección Monetaria:
Para el manejo de los ajustes por inflación como mínimo se debe crear
obligatoriamente cuatro (4) cuentas así:
En el Activo:
Cargo por corrección monetaria diferida código 1730 del PUC.
En el Pasivo:
Crédito por corrección monetaria diferida código 2720 del PUC.

82
En el Patrimonio:
Revalorización del patrimonio código 3405 del PUC.
En las Cuentas de Resultado:

Corrección monetaria código 4705 del PUC.
Es aconsejable que estas cuentas sean mayores (Título), para poder tener la
posibilidad de abrir las auxiliares que se necesitan.
Ejemplo:
Cuenta Mayor: Crédito por corrección monetaria diferida. T Código 1730

Auxiliar: Ajuste por construcciones en curso. Código 173005
Auxiliar: Ajuste por cultivos en proceso. D Código 173010
Cuenta Mayor: Corrección monetaria T Código 4705
Auxiliar: Gastos operacionales de administración D Código 470575
Auxiliar: Gastos operacionales de ventas D Código 470580
El programa presenta las siguientes opciones:
Si la cuenta que se va ajustar maneja el parámetro de beneficiario, el ajuste lo puede

hacer afectando la misma cuenta y por cada beneficiario, evitando de esta manera la
apertura de cuentas adicionales.
Esta opción la realiza el sistema cuando el parámetro de beneficiario en el código de

cuentas está marcada con el número uno (1). Cuando esta marcada con el número
dos (2) el sistema le crea automáticamente un beneficiario que se llama "PAAG".
Si el manejo de los ajustes por inflación los quiere realizar en forma independiente,
entonces, debemos abrir cuentas adicionales. Ejemplo:
Cuenta Mayor: Acciones Código 1205 T

Auxiliar: Industria Manufacturera Código 120520 D
Subcuenta: Ajustes por inflación Código 120599 T
Auxiliar: Ajustes Industria Manufacturera Código 12059901 D

83
 Actualización de cuentas a ajustar

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir una tabla de equivalencias
en la cual se especifica para cada grupo de cuentas, los códigos de cuentas a debitar, a
acreditar y los registros o grupos de cuenta que se deben considerar para hallar la
base del ajuste.
Como el objetivo es definir los parámetros de cálculo en los ajustes por inflación, se
escoge la opción 1, que en primer lugar pide al usuario el código de la empresa y el
número del asiento, que no es otra cosa en una equivalencia en la cual el usuario
define los códigos de cuentas a debitar y a acreditar, así como los códigos de las
cuentas o grupo de cuentas que se desea tomar como base para generar el asiento de
ajuste:
Seguidamente se pide al usuario, definir el estado (A= Activo, S= Suspendido), esto

se hace con el fin de que en un futuro, con solo cambiar el estado de A a S no se
genere el asiento indicado sobre el archivo de transacciones .

84
A continuación se pregunta por la naturaleza del movimiento de corrección monetaria

y las cuentas débito y crédito, que reflejaran el ajuste por inflación.
Después de haber definido el asiento que el CG-UNO aplicará a la hora de hacer los
ajustes por inflación, lo que sobra es informar que registros ó cuentas del movimiento
contable normal influirán para poder calcular el ajuste.
Es de anotar, que la razón de tener las opciones I=Incluye y E= Excluye, tiene

fundamentos en el caso de grandes grupos de cuentas, donde lo más cómodo es
incluir en el registro todo el grupo y seguidamente declarar registros, que excluyan
las cuentas de ese grupo que por diferentes razones no entran en el cálculo del ajuste
por inflación. Para el caso más sencillo de una cuenta, la respuesta a dar es I.
La siguiente figura refleja una consulta en donde se presentan las cuentas que se
tienen en cuenta para calcular un asiento dentro del comprobante de ajustes por
inflación.

85
 Proceso de ajustes Mensual

El objetivo de esta fase es generar automáticamente un lote de transacciones que
refleje el efecto de los ajustes por inflación fruto de aplicar los parámetros definidos
en la fase anterior, al movimiento de transacciones de la contabilidad.
La opción 4 del menú Ajustes por inflación, ejecuta el proceso de ajustar los estados
financieros bajo el procedimiento mensual; el sistema da la posibilidad de obtener
simplemente un reporte en donde se refleja el contenido del comprobante a generar
automáticamente el movimiento contable tal como si se hubiese capturado por el
programa CG02041. Las siguientes figuras muestran los formatos de pantalla que se
despliegan para el proceso mensual.
Se debe informar el Paag del mes y seleccionar si es con la opción de actualización o

desea un listado para hacer la revisión de los registros y sus bases con antelación.

86
Informe el lapso, la empresa y centro de utilidad, el tipo de comprobante y lote en

donde se registran las transacciones generadas por el proceso. Igualmente seleccione
el documento y la fecha de los registros.

87
 Proceso de ajustes anual

El objetivo de este programa es permitir al usuario ejecuta el proceso de ajustar los
estados financieros bajo el procedimiento anual; el sistema da la posibilidad de
obtener simplemente un reporte en donde se refleja el contenido del comprobante a
generar automáticamente el movimiento contable tal como se hubiese capturado por
el programa CG02041.
Al ingresar por la opción 5 se despliegan varios formatos de pantalla con la

información detallada del proceso y los campos que el usuario deberá diligenciar:
El usuario deberá digitar los diferentes valores en porcentaje correspondientes a cada

periodo para el proceso anual:

88
Obtención de los informes financieros, incluyendo o excluyendo

los ajustes por inflación
Para obtener Balance con ajustes y Balance sin ajustes debemos seguir el siguiente
procedimiento:
Crear una tabla de niveles máximo y mínimo de autorización con los siguientes
programas:
╔═══════════╦═════════════════════╦═════════════════════════════════╗
║CODIGO DEL ║ ║ NIVEL DE AUTORIZACION ║
║ PROGRAMA ║ N O M B R E ╠════════════════╦════════════════╣
║ ║ ║BCE. CON AJUSTES║BCE. SIN AJUSTES║
╠═══════════╬═════════════════════╬════════════════╬════════════════╣
║ CG1011 ║Catálogo de Empresas ║ 99 ║ 80 ║
║ CG1031 ║Catálogo de Cuentas ║ 99 ║ 80 ║
║ CG1101 ║Catálogo de Usuarios ║ 99 ║ 80 ║
╚═══════════╩═════════════════════╩════════════════╩════════════════╝
Las transacciones contables que correspondan a los ajustes por inflación las registra
un usuario con nivel de autorización máximo, ejemplo usuario con nivel 99.
Los cierres de cuentas de resultado al final de año los ejecuta el usuario con nivel
máximo de autorización (para Balance con ajustes) y el recalculo de saldos igual.
Al contabilizar la utilidad ó pérdida del ejercicio separar por medio de cuentas

contables la parte comercial o histórica de la utilidad ó pérdida sufrida por efectos de
los ajustes, ejemplo:
La empresa Demostramos S.A., en el ejercicio del año registro utilidades por valor de
$120.000, de los cuales $20.000 son productos de los ajustes por Inflación.

89
Código de Cuentas:
59 Ganancias y Perdidas
5905 Ganancias y Pérdidas
590505 Ganancias y Pérdidas
59050501 Ganancias Comerciales $100.000
59050502 Ganancias por Paag $ 20.000
Cómo se bloquea un lapso, un comprobante o un lote para que el

usuario no modifique la información registrada?
En las instalaciones donde el manejo de información contable se hace desde varias
pantallas por diferentes personas, es de común ocurrencia tener como mecanismo de
control, el bloqueo de información, para evitar situaciones como:
• Después de haber presentado los informes financieros de un lapso (año-mes)

determinado, se necesita garantizar para tranquilidad del responsable contable la no
entrada de más información, ni mucho menos su modificación.
• Evitar el acceso al determinado comprobante contable.
• En idéntica forma al punto anterior, bloquear el acceso a determinado lote de

grabación de un comprobante contable.
Para lograr lo anterior, simplemente lo que se hace es aplicar la opción de cierre, que
aparece en el menú 2 Catalogo de Lapsos, para el caso de los lapsos y la opción 3
Catalogo de Comprobantes y/o lotes, el CG0203, para el caso de los comprobantes.
Complementario al proceso de cierre, existe el proceso de reapertura, que se hace por
el modulo de mantenimiento programa A Apertura de Lapsos y lotes.

90
 Ajuste por diferencia en cambio

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar
automáticamente los ajustes por diferencia en cambio, cuando se tienen registros en
la contabilidad en moneda extranjera. Particularmente es utilizado por usuarios que
tienen cuentas por pagar o por cobrar y al final de cada periodo o lapso contable
requieren ajustar estos valores al factor de cambio vigente al cierre del mes.
Igualmente puede ser utilizado para ajustar las cuentas bancarias en moneda
extranjera, dentro del concepto conocido como respresión, utilizado en el sector
financiero.
 Actualización de equivalencias
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar la cuenta en moneda
extranjera y la cuenta contrapartida en las cuales se desea hacer la contabilización del
ajuste por diferencia en cambio.
Al ingresar por la opción 1 de actualización el usuario deberá diligenciar los

siguientes campos:

91
Explicación de campos de ajuste por diferencia en cambio
Cuenta moneda extranjera

Corresponde al código de cuenta en moneda extranjera en la cual se lleva el control
de los valores a cobrar o pagar al exterior.
Cuenta contrapartida:
Corresponde al código de cuenta en la cual se desea contabilizar la contrapartida del
ajuste por diferencia en cambio generado.
Destino contrapartida:
Corresponde al código de destino asociado y destino, cuando la cuenta contrapartida
maneja este parámetro. Cuando este indicador esta activo, el sistema mueve un
destino default AJ en el cual se registra el valor del ajuste determinado en el proceso.

92
 Consulta / listado de cuentas a ajustar

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta o generar un
reporte de las equivalencias definidas en el numeral anterior, para ser consideradas en
el proceso automático de ajustes por diferencia en cambio.
La ruta de acceso a este programa se puede visualiza en el siguiente menú:
Al ingresar por las opciones anotadas el usuario podrá conocer cuales son las cuentas
asociadas previamente definidas para el proceso.

93
 Proceso de ajuste por diferencia en cambio

El objetivo de este programa es hacer automáticamente el proceso de ajuste por
diferencia en cambio, en las cuentas catalogadas con el indicador de moneda
extranjera con saldos a la fecha del proceso. Estas deben estar previamente
catalogadas y asociadas en las equivalencias explicadas en los numerales anteriores.
Al ingresar por la opción 4 de proceso, el sistema despliega inicialmente un formato

de pantalla con la explicación detallada del proceso de ajuste por diferencia en
cambio y las variables que el usuario debe tener presentes para que este sea exitoso.
Particularmente y adicional a la creación de las equivalencias, se debe ajustar el
factor de cambio de la moneda extranjera directamente en el catálogo de monedas
extranjeras definido para ello en el sistema.
El usuario tiene la oportunidad de hacer el proceso generando un listado, o adicional

a ello generando el documento de contabilización soporte del proceso, como se puede
visualizar en el siguiente formato de pantalla:

94
Cuando se escoge el proceso con actualización de los registros de movimiento, se

debe seleccionar el lote y documento en los cuales se contabilizaran los registros que
se genere. Si el lote no esta previamente catalogado, desde esta opción se puede
catalogar:
Finalmente se captura el tipo de documento y número en los cuales se desea hacer el

registro contable. Este documento puede ser visualizado al igual que los documentos
capturados en la opción de Captura de Registros explicada en este módulo.

95

Gestión de Transacciones
Tabla de contenido
 INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................1
OBJETIVO DEL MÓDULO........................................................................................................................... 1
 MENÚ MONITOR...................................................................................................................................2
INTRODUCCIÓN A LAS DIVERSAS FORMAS DE MANEJO DE INFORMACIÓN EN EL CG-UNO..............................3
 ACTUALIZACIÓN DE AÑOS CONTABLES.....................................................................................9
EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE AÑOS CONTABLES........................................................................................9
 CANCELACIÓN DE CUENTAS DE RESULTADO.........................................................................11
PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE CONTABLE ANUAL...............................................................................11
 RECÁLCULO DE SALDOS INICIALES...........................................................................................14
 ACTUALIZACIÓN DE LAPSOS CONTABLES...............................................................................16

EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE LAPSOS CONTABLES...................................................................................16
 CIERRE DE LAPSOS CONTABLES..................................................................................................18
 ACTUALIZACIÓN DE COMPROBANTES Y/O LOTES...............................................................19

EXPLICACIÓN DE CAMPOS EN ACTUALIZACIÓN DE COMPROBANTES / LOTES..............................................19
 CONSULTA DE COMPROBANTES / LOTES.................................................................................21
 CIERRE DE COMPROBANTES / LOTES........................................................................................22
 CAPTURA DE TRANSACCIONES.....................................................................................................23
 MODIFICACIÓN / RETIRO DE TRANSACCIONES.....................................................................30
 CONSULTA / LISTADO POR NÚMERO DE REGISTRO.............................................................33
 CONSULTA / LISTADO DE TRANSACCIONES POR DOCUMENTO.......................................35
 LISTADO DE COMPROBANTES CONTABLES............................................................................38
 AUDITORIA DE DOCUMENTOS......................................................................................................40
 CONSULTA DOCUMENTOS DESCUADRADOS...........................................................................40
 CONSULTA DOCUMENTOS FALTANTES.....................................................................................42

 LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / BENEFICIARIO.............................................................44
 CONSULTA POR EMPRESA..............................................................................................................44
 LISTADO POR EMPRESA..................................................................................................................48
 LISTADO POR FECHAS.....................................................................................................................49
 LISTADO POR CENTRO DE UTILIDAD.........................................................................................50
 LISTADO LIBRO AUXILIAR POR CUENTA..................................................................................51
 LISTADO POR SECTOR / CUENTA / BENEFICIARIO................................................................52
 SALDOS EN MONEDA EXTRANJERA............................................................................................54
 LISTADO DE MOVIMIENTO DIARIO.............................................................................................55
 CONSULTA DE LIBROS AUXILIARES POR BENEFICIARIO / CUENTA...............................56
 LISTADO POR EMPRESA DE LIBROS AUXILIARES POR BENEFICIARIO / CUENTA....59
 CONSULTA DE LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / DESTINO..........................................60
 LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / DESTINO...............................................62
 LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / DESTINO, POR EMPRESA /

RANGOS...........................................................................................................................................................63
 LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR EMPRESA / CUENTA / BENEFICIARIO /

DESTINO..........................................................................................................................................................64
 CONSULTA DE LIBROS AUXILIARES POR DESTINO / CUENTA..........................................65
 LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR DESTINO / CUENTA...............................................68
 LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR DESTINO / CUENTA, POR NIVELES.................69
 INTERFASE AUTOMÁTICA..............................................................................................................70
 CONSULTA............................................................................................................................................71
 PROCESO DE ACTUALIZACIÓN.....................................................................................................73
 GENERACIÓN PARA TRANSMISIÓN.............................................................................................76
 AJUSTES POR INFLACIÓN...............................................................................................................78
 ACTUALIZACIÓN DE CUENTAS A AJUSTAR..............................................................................82
 PROCESO DE AJUSTES MENSUAL.................................................................................................84

 PROCESO DE AJUSTES ANUAL......................................................................................................86

OBTENCIÓN DE LOS INFORMES FINANCIEROS, INCLUYENDO O EXCLUYENDO LOS AJUSTES POR INFLACIÓN 87
CÓMO SE BLOQUEA UN LAPSO, UN COMPROBANTE O UN LOTE PARA QUE EL USUARIO NO MODIFIQUE LA
INFORMACIÓN REGISTRADA?................................................................................................................... 88
 AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO......................................................................................89
 ACTUALIZACIÓN DE EQUIVALENCIAS.......................................................................................89
EXPLICACIÓN DE CAMPOS DE AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO...........................................................90
 CONSULTA / LISTADO DE CUENTAS A AJUSTAR.....................................................................91
 PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO...........................................................92

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Actualización, cierre y recálculo de años contables.

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- Un COMPROBANTE DE DIARIO (ingresos, egresos, compras, etc.), que previamente

- Un LAPSO, es decir, el año y mes, donde quedará ubicada la información en el

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- Dentro de un LAPSO, saber en cualquier momento cuales están descuadrados, cuales

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cifras de control de la carátula definida.

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Los siguientes aspectos funcionales, complementarios al proceso en sí de la captura,

a. Para identificación de cada lote en el sistema, se utiliza un código de 4 dígitos, que

g. Cuando el saldo inicial queda en un año diferente al año del movimiento, es

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h. Anualmente y con el objeto de calcular los saldos al inicio de un nuevo año, se

j. Existe el proceso de "DESCONECCION DE ARCHIVOS" a nivel de lapsos, que permite

k. Complementario al punto anterior, existe también el proceso de "DESCONECCION

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importante tener en cuenta, que si el caso particular de la empresa donde se esté

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Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar la siguiente información:

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necesario escribir el año contable.

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 Cancelación de cuentas de resultado

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opción 4 se despliega un formato de pantalla con la explicación del

Procedimiento para el cierre contable anual

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Si el manejo del inventario es permanente, tener en cuenta la aplicación de la cuenta

costo de producción la cual debe quedar en cero. Ejemplos:

Cancelación del inventario inicial (Diciembre del año anterior).

Contabilización del inventario final (Diciembre del año corriente)

SI HAY UTILIDAD UTILIDAD DEL EJERCICIO

SI HAY PERDIDA UTILIDAD DEL EJERCICIO

Contabilizar Imporenta así:

Contabilizar la Reserva legal así:

RESERVA LEGAL UTILIDAD DEL EJERCICIO

Traslado de la retefuente por cobrar así:

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NOTA: Cuando pida beneficiario contabilizar al movimiento a la Dirección de

Se debe crear un comprobante de diario denominado Cierre, en caso de que no exista

Crear un lote de cierre en el lapso 13, usando la información anterior

Hacer backup de los archivos de datos.

Ejecutar el proceso CG02014, para cancelar las cuentas de resultado.

Nota: Lea cuidadosamente la siguiente leyenda: Este proceso genera

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 Recálculo de Saldos Iniciales

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