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EVALUACION DE LA CONFORMIDAD EN
SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS HSEQ
(Auditoría interna)
CASO DE ESTUDIO
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INDUSTRIAS JR S.A.S
Industrias JR S.A.S, fue fundada en el año 1998, en la ciudad de Bogotá, D.C. por el Ing.
Jorge Arciniegas Cachas y la Dra. Ruth Galindo Galindo, con el propósito de fabricar
detergente líquidos para la población en general. Gracias a la calidad de los productos y
su relación costo/beneficio para sus clientes ha tenido un crecimiento sostenido en sus
ventas y se han visto en la necesidad de desarrollar nuevos productos y crecer en sus
instalaciones físicas.
Hoy día cuenta con 7 productos en el mercado donde se destacan como productos
estrella el lava losa “Gliss” y el producto para limpieza general “Lito” de amplia
aceptación, incluso en el sector industrial.
En los últimos cinco años conscientes de las características generales de este tipo de
industrias, ha buscado un equilibrio que le permita continuar creciendo en el mercado y
ha establecidos su nuevo Direccionamiento Estratégico que ha denominado
“Fortalecimiento Empresarial” cuya base fundamental es el equilibrio con las partes
interesadas, que rige a partir de enero de 2015, hasta finales del 2020.
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MISION
Industrias JR S.A.S. dedica sus esfuerzos a la fabricación y
comercialización de detergentes líquidos para el aseo del hogar, en
la región centro-occidente de Colombia.
M.E.G.A.
Triplicar las ventas y el ROI para el 2020
PRINCIPIOS Y VALORES
Honestidad
Lealtad
Creatividad
Nos gusta crear y generar nuevas ideas o conceptos a favor de nuestras partes de interés.
Construimos nuevas asociaciones entre ideas y conceptos conocidos, que habitualmente
producen soluciones originales. Nos reconocemos hábiles generando nuevas ideas,
usando nuestra imaginación teniendo en cuenta nuestros valores, siendo flexibles,
críticos, curiosos, entusiastas y constantes.
Constancia
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Poseemos la voluntad inquebrantable, continuada y determinante de emprender las
actividades propias de nuestro quehacer. Somos firmes y perseverantes en las
resoluciones, en los propósitos o en las acciones.
Mejora
Objetividad
Somos independientes a la hora de juzgar nuestros propios actos frente al deber ser y
compromisos adquiridos. Somos imparciales a la hora de valorar la información frente a
nuestros deseos. Nos basamos en hechos y realidades tangibles y demostrables para
nuestras decisiones. Nos asiste la lógica para el bien común.
POLITICA INTEGRADA
En Industrias JR S.A.S. sabemos que para ser sostenibles en el tiempo debemos actuar en
equilibrio con nuestros clientes, con el medio amiente que nos rodea, con el talento
humano que forma parte de la empresa, con los socios y con la legislación colombiana,
por tanto nos comprometemos a:
PROCESOS DE JR S.A.S.
Los procesos identificados en la organización son representados en el siguiente mapa de
procesos. En el se muestran los componentes del contexto donde actúa la organización
mas relevantes y las interacciones básicas que son necesarias para lograr cumplir con las
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entregas a nuestros clientes en forma oportuna, con calidad pactada y en las cantidades
establecidas.
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CARACTERIZACION DE PROCESO
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Fecha 2014-12-10
CARACTERÍSTICAS DEL Código CP-D-001
PROCESO Revisión 01
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paso anterior
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2015-01-10
Código CM-D-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
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Elementos del Direccionamiento Estratégico
En las reuniones celebradas con el grupo directivo a finales del año pasado y a inicio del
presente, se desarrolló la autoevaluación con el base en el modelo propuesto en la norma
NTC ISO 9004, donde se identificaron las mayores debilidades y fortalezas, desde el
punto de vista interno y que fueron tenidas en cuenta para la propuesta de las metas
estratégicas.
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De igual forma, siguiendo la metodología propuesta, se identificaron las oportunidades y
amenazas mas significativas, que se presentan en el contexto de actuación de la empresa.
Esta información también fue tenida en cuenta para la formulación de las estrategias que
conforman el Direccionamiento Estratégicos denominado “Fortalecimiento Empresarial”
que regirá a partir de la fecha hasta el 2020.
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ESTRATEGIAS
Los responsables de los procesos, a demás de lograr cumplir con los objetivos que le
fueron establecidos en el proceso asignado, deben desarrollar las actividades pertinentes
para el cumplimiento de los objetivos aquí asignados.
De igual forma la verificación del cumplimiento de estos objetivos se hace a través de los
indicadores de gestión establecidos en el Cuadro de Mando Integral de la organización y
presentado en el Comité de Dirección mensual.
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Fecha 2014-12-10
Código CP-M-001
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO Revisión 01
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2015-01-10
Código CM-M-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
Nombre del proceso Mercadeo & Ventas Responsable Líder de Mercadeo & Ventas
T para
Línea Peor Fuente
Fuente Objetivo Variable Indicador Fórmula Unid Meta Frecuencia lograr la Resp.
base escenario datos
meta
$ Venta acum mes / Proceso de
Cantidad Índice de Líder del
$ ventas presup % 70 65 95 Mes 12 Mercadeo
vendida ventas proceso
acum mes * 100% & Ventas
Asegurar el cumplimiento $ Devol mes/$ Proceso de Líder del
Devoluciones Índ. de dev. % 5 5 2 Mes 12
del programa de ventas de la Ventas mes * 100% M&V proceso
Misión organización dando Satisfacción Índice de No. Clientes cal > 80 Proceso de
Líder del
cumplimiento a las políticas Cliente satisfacción / No. Clientes % 86 80 95 Mes 12 Mercadeo
proceso
institucionales del cliente encuestados * 100% & Ventas
Oportunidad Índice de No pedidos Proceso de
Líder del
entregas oportunos / No. % 70 70 100 Mes 12 Mercadeo
proceso
oportunas Pedidos * 100% & Ventas
Reducir los costos en todos
(Costos mes AA – Proceso de
los procesos en un 10% Reducción Líder del
Costos Costos mes) /Costos % 0 0 10 Mes 12 Mercadeo
durante la vigencia del plan de costos proceso
PAA & Ventas
estratégico
Incrementar las ventas en un Ventas Incremento ($V Actual cum - $V
20% a través de la inclusión en las Año anta cum) / $V Proceso de
Líder del
de nuevos productos en el ventas Año anta cum * 100 % 0 0 20 Mes 12 Mercadeo
proceso
sector industrial durante los & Ventas
próximos 5 años
Incrementar la participación Participación Crecimient No. Clientes nuevos
Visión en marcado de hogares en el mercado o cliente / No. Clientes año
Proceso de
centro-occidente col. un ant * 100% Líder del
% 0 0 10 Mes 12 Mercadeo
10% a través de la obtención proceso
& Ventas
de nuevos clientes en los
próximos 3 años
Incrementar la participación
en el marcado de hogares en
un 10% a través de la
obtención de nuevos clientes
en la región caribe en los
próximos tres años
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Fecha 2014-12-10
Código CP-P-001
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO Revisión 01
Documento
Proveedor Entrada Actividad Resp. Salida Cliente
asociado
Mercadeo Características de Elaborar el Plan Líder de POI Proceso Formato POI
& Ventas los productos Operativo proceso Producción Procedimient
Equipos Integrado (POI) Supervisor o Gestión
Producción Fichas tec. de MP Proceso Riesgo
Compras Operadores
Mercadeo Pedidos de los Elaborar el Líder de Programa de Operadores Formato de
& Ventas clientes programa de proceso producción Mercadeo & programa
producción Supervisor Ventas de
proceso CEDI producción
Producción Programa de Elaborar el Supervisor Programa de Operadores Formato de
producción programa de Proceso turnos turnos
turnos
CEDI MP Fabricar Supervisor Detergentes CEDI Orden de
(Centro Insumos detergentes Proceso fabricados producción.
distribución Máquinas líquidos de Operadores Ficha de
) TH acuerdo al POI y Control Calidad producción.
al programa de
Mtto producción
Producción
Producción Fichas técnicas de Controlar la Supervisor Cumplimiento CEDI Cert. calidad
los productos fabricación de Proceso de requisitos M&V Formatos de
Condiciones de los detergentes Supervisor de de HSEQ Medio control
operación de acuerdo al control de Ambiente operacional
POI calidad Operadores HSE
Control Resultados de Controlar el Sup. Proceso Producto no CEDI Base de
calidad análisis producto no Sup. de control conforme Producción datos de
conforme que de calidad controlado producto no
se genere conforme
Proceso Registros de las Verificación del Líder del Conocimiento Líder del CMI
Producción actividades cumplimiento proceso del proceso Resultados
de los objetivos cumplimiento de
del proceso dobjetivos de indicadores
producción de gestión
Proceso Resultados de Análisis de los Líder proceso Identificación Proceso Acta de
Producción indicadores de resultados del Supervisor del causas que Producción reunión
gestión proceso proceso generan
resultados
Proceso Identificación Desarrollar las Líder proceso Mejora del Proceso Plan de
Producción causas que actividades Sup. Producción proceso Producción acción
generan establecidas en Gerencia
resultados las AC / AP
definidas en el
paso anterior
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2015-01-10
Código CM-P-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
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ambientales significativos en un 25% ambienta cumplimien realizadas mes / Producci Producci
mediante el fortalecimiento del les to control Actividades ón ón
control operacional en los próximos operacional programadas *
tres años 100%
Recupera
% Kg. Recuperado Proceso Líder
ción de
Recuperaci / Kg generados % 100 Mes 12 Producci Producci
desperdic
ón * 100% ón ón
ios
Reducció % Kg. Des
Proceso Líder
n de Reducción generados / Kg
% 0,5 Mes 12 Producci Producci
desperdic desperdicio fabricados *
ón ón
ios s 100%
Actividades
%
realizadas mes / Proceso Líder
Riesgos y cumplimien
Actividades % 70 70 95 Mes 12 Producci Producci
peligros to control
programadas * ón ón
Reducir el costo por fallas en la S&SO operacional
100%
en un 15% en el proceso de
Reducció No. Incidentes
producción mediante el Índice de Proceso Líder
n de mes / No.
fortalecimiento del control reducción 1,2 1,2 0,6 Mes 12 Producci Producci
incidente Incidente me
operacional en los próximos tres años incidentes ón ón
s AA
$ Programa
Proceso Líder
Costos de % Costos S&SO / Kg.
% 0,20 0,22 0,015 Mes 12 Producci Producci
S&SO S&SO Fabricados *
ón ón
100%
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Fecha 2014-12-10
Código CP-D-001
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO Revisión 01
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2014-012-04
Código CM-C-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
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Fecha 2014-12-10
Código CP-D-001
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO 01
Revisión
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2015-01-10
Código CM-D-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
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Fecha 2014-11-24
Código CP-T-001
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO 01
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2015-01-10
Código CM-D-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
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Fecha 2015-02-15
Código CP-C-001
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO 01
Revisión
Documento
Proveedor Entrada Actividad Resp. Salida Cliente
asociado
Proveedores Fichas Tec. Establecer las Líder de Manual de Analistas Manual de
Clientes de insumos, mét. analíticos proceso métodos métodos
MP y PT. necesarios para CC analíticos analíticos
Equipos y la evaluación de
tecnología insumos, MP y
disponible PT
Proceso CC Manual de Establecer prog. Líder de Programa de Analistas BD de
métodos de validación proceso validación validación
analíticos métodos CC
analíticos
Producción Necesidades Establecer los Líder de Protocolos de Producción Protocolos de
Compras de los protocolos de proceso análisis Compras análisis
CEDI procesos análisis con los CC CEDI Procedimiento
procesos Analistas Gestión Riesgo
Proceso CC Necesidades Asegurar el Analistas Reactivos Analistas Inventario de
de consumos almacenamiento disponibles reactivos
de reactivos y existencias de
lo reactivos
Analistas Reactivos Desarrollar los Analistas Resultados Producción BD de
Producción Muestras análisis analíticos Compras resultados
Compras CEDI
CEDI
Analistas Resultados Reportar los Analistas Procesos Producción BD de
analíticos análisis en los notificados de los Compras resultados
tiempos resultados CEDI Certificados de
previstos análisis
Proceso CC BD de Hacer reportes Analistas Reportes Producción Cartilla de
resultados estadísticos estadísticos Compras gráficos de
CEDI control
Proceso TH Registros de Verificación del Líder del Conocimiento del Líder del CMI
las cumplimiento de proceso cumplimiento de proceso Resultados de
actividades los objetivos del objetivos de TH IG
proceso
Proceso TH Resultados Análisis de los Líder Identificación Proceso TH Acta de reunión
de IG resultados del proceso causas que
proceso Supervisor generan
del TH resultados
Proceso TH Identificación Desarrollar las Líder Mejora del Proceso TH Plan de acción
causas que actividades proceso proceso Producción
generan establecidas en Gerencia
resultados las AC / AP
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2015-01-10
Código CM-D-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
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Fecha 2014-12-10
Código CP-D-001
PROCESO DE DIRECCIÓN 01
Revisión
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Fecha 2015-01-10
Código CM-D-001
CUADRO DE MANDO INTEGRAL 01
Revisión
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RESULTADOS
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Proceso de Mercadeo & Ventas
A continuación se presenta el resumen de los indicadores de gestión del proceso para el
período comprendido entre el mes de enero a julio de 2015
Como se aprecia en la gráfica los esfuerzos para incrementar las ventas de la organización
han dado ligeros resultados positivos. Se debe continuar trabajando en las estrategias
propuestas
A partir de marzo del 2015 se han venido logrando la reducción de las devoluciones y todo
parece indicar que vamos en la ruta adecuada. Es importante dar continuidad con las
actividades propuestas.
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Los resultados obtenidos durante el primer semestre son alentadores excepto en el mes
de mayo y julio, donde se detectaron algunos clientes que no calificaron de la mejor
manera, sin embargo, esos resultados son mejores que el punto de partida. Se continua
con el monitoreo mensual.
A pesar que se han desarrollado algunas reuniones con el equipo de trabajo del CEDI y
que se han tomado algunas decisiones relacionadas con las entregas oportunas, estas
acciones no han tenido un efecto significativo. Se debe continuar con estos acuerdos y
asegurar su cumplimiento.
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Las estrategias propuestas para la reducción de los costos, empezaran a dar resultados en
el segundo semestre del 2015, por lo que se puede observar que a la fecha no se han
logrado aún una reducción de costos.
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El incremento esperado del 10% de nuevos clientes, es para los próximos 5 años, dando
un incremento del 2% anual, meta que ya se ha superado, siendo congruente con el
anterior indicador. Es importante continuar conservando estos clientes logrados, por lo
que se cambiara la estrategia, para lograr estos propósitos basados en la calidad del
producto
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PROCESO DE PRODUCCIÓN
21VE02-V -Este material fue desarrollado exclusivamente con fines de capacitación y pertenece a Icontec Internacional. Página 45
Este indicador presenta estabilidad, aunque la idea es disminuir la presencia de producto
no conforme, situación que no se ha logrado porque el tanque de secado donde se
procesa dicho producto no conforme, no logra el vacío esperado y la presión en la
chaqueta de enfriamiento sigue alta. Es necesario realizar otro mantenimiento correctivo.
Este indicador viene presentando muy buenos resultados en lo que va corrido del año y se
espera continuar de igual manera. El equipo de trabajo esta presto a resolver las
devoluciones que se puedan presentar y a dar respuesta oportuna.
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PROCESO CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CEDI)
Como se observa en la gráfica a partir del mes de febrero de 2015, se logro reducir las
perdidas por almacenamiento hasta en un 0.2%, situación benéfica para la organización,
apoyando la reducción de costos. Lamentablemente en los últimos se estabilizó en un
0.06%, situación que esperamos reducir para los próximos meses.
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entregas tardías por parte de producción, lo que no permite que logremos cumplir mejor
con los programas pactados con Mercadeo & Ventas. El montacargas, debe hacérsele
mantenimiento.
No se ha logrado cumplir el 100% del proyecto de adecuación del CEDI, debido a que el
contratista no es continuo en el desarrollo de sus trabajos. Varios días han dejado de venir
y no se tiene claro quien debe asegurar que desarrollen los trabajos oportunamente. Se
espera que entre compras y mantenimiento, se pongan de acuerdo quien debe ejercer el
control sobre el contratista,
MANTENIMIENTO
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Aunque no se han cumplido la meta de cobertura esperada para el mes, continua en
ascenso y se espera que al finalizar el año, se logre el100% esperado, sin embargo,
preocupa que no se cuenta con el personal necesario para lograr esta cobertura y de
continuar así, se puede incrementar las horas extras en el segundo semestre.
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repuestos no cuenta con repuestos originales y aunque da la garantía, el cambio de
repuesto conduce a re-trabajos.
Los tiempos de respuesta no se han mejorado por lo ya expuesto, nos faltan tres personas
en el equipo de mantenimiento.
TALENTO HUMANO
Este indicador se viene cumpliendo como se esperaba, se esta logrando cada vez mejor
competencia en las personas que laboran en la organización, aunque se espera que estas
competencias se puedan llevar al máximo posible, este se debe desarrollar según la
programación prevista.
21VE02-V -Este material fue desarrollado exclusivamente con fines de capacitación y pertenece a Icontec Internacional. Página 50
Se ha mejorado significativamente en los tiempos de respuesta en las solicitudes
realizadas por los procesos, aunque en algunos casos ha sido costoso, pero se compensa
en el impacto generado en los procesos de la organización.
21VE02-V -Este material fue desarrollado exclusivamente con fines de capacitación y pertenece a Icontec Internacional. Página 51
El programa de capacitación se viene desarrollando como estaba previsto lo que ha
generado un incremento en la competencia de los trabajadores de la organización.
CONTROL CALIDAD
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Desde inicio del semestre se identificaron como causas que generaban baja respuesta a
los procesos: Ausencia de protocolos con los procesos clientes, perdida de control de
inventarios de reactivos, inadecuada identificación de los roles de los analistas. Se ha
venido trabajando en estas causas y poco a poco se han logrado resultados convenientes.
Se debe hacer mas énfasis en el control de inventario de reactivos. Ver reporte de análisis
CC.032.150715.
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Se ha venido desarrollando el plan según los establecido, con el acompañamiento del
equipo de trabajo de Mantenimiento de SGI. Importante hacer seguimiento al proveedor
de servicios que retira los residuos químicos en sus instalaciones.
21VE02-V -Este material fue desarrollado exclusivamente con fines de capacitación y pertenece a Icontec Internacional. Página 54
No se ha logrado reducir los costos, por la mismas razones expresadas en el indicador de
costo de análisis. Lo logrado en los meses de abril, mayo y junio, ha sido gracias a un
acuerdo exitoso con proveedores. Se debe buscar este mismo tipo de acuerdo con los
demás proveedores. Se espera apoyo del equipo de financiero.
Las actividades programadas y las solicitudes realizadas por los procesos en materia de
actualización documental, se han venido desarrollando de manera adecuada. Sin
embargo, es conveniente que se actualice este indicador, pues si bien la documentación
es importante, el proceso de Mantenimiento de SGI, presta servicios de acompañamiento
a los diferentes procesos, siendo esta una labor mas importante y no se esta realizando
una medición de estas actividades. Sobre todo lo relacionado a los acompañamientos en
el control operacional.
21VE02-V -Este material fue desarrollado exclusivamente con fines de capacitación y pertenece a Icontec Internacional. Página 55
El programa de auditorías previsto para el primer semestre del 2015, se cumplió
adecuadamente. Sin embargo, se estima que este indicador no es relevante y podría ser
sustituido por uno relacionado con los tiempos de respuesta de las acciones correctivas y
preventivas.
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Ver reporte de análisisSGI.012.150803.
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