MÓDULO - INTRODUCCIÓN CG-UNO

CONTABILIDAD

CORPORACIÓN TÉCNICA EDUCATIVA DE

OCCIDENTE

CG-UNO GENERAL
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCIÓN AL SISTEMA

El sistema UNO 8.5 es ahora un conjunto de soluciones informáticas integradas linealmente que así
con la condición fundamental de integración, que con su versatilidad en su configuración y
parametrización y con su gama de funcionalidades, lo cataloga sin lugar a duda como un sistema a la
altura de las más reconocidas del mundo.

1.2 INICIANDO CON EL SISTEMA

El objetivo general de este capítulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema.

Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar
lo siguiente:

Cómo iniciar una sesión con el sistema?

El menú principal del sistema contable administrativo UNO 8.5

CONVENCIONES

- Respecto a la estructuración de las pantallas

- Respecto a las teclas de manejo
- Respecto a los nombres de programas y listados
- Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días

CÓMO INICIAR UNA SESIÓN:

Doble clic en el icono CGUNO 8.5C. que se encuentra en el escritorio

El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde se le exige el código

usuario y el de seguridad.

Código del usuario:

Código de seguridad:

Después que el usuario se ha

identificado ante el

sistema aparecen en pantalla

FUNCIONES: En los subsistemas, que conforman el sistema CGUNO 8.5C, se tiene estandarizado el
uso de las siguientes teclas de manejo:

Ent = Adelanta Esc = Retrocede

er
F1 = Ayuda F2 = Consulta
F3 = Capturas F4 = Blanquea .
espacios
F5 = Retiros F6 = Genera Catálogos
F1 = Salir del sistema Re.Pag- = Pag. Ante.
0

= Cursor para ubicarse

ARCHIVO: Bajo este menú se integran las opciones de ejecución y creación de menús
personalizados por usuario, configuración y/o parametrización general del sistema, y algunos
utilitarios de uso rápido para que el usuario puede visualizar o imprimir reportes, copias de seguridad,
visualizar o cambiar usuario y modificar la clave:

En A se hace la copia al disquete de trabajo, más conocido como Backup de Archivos y el Restore de
Archivos, siguiendo los siguientes pasos
2. ESTRUCTURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA

En este módulo se configuran la totalidad de catálogos básicos requeridos en cada uno de los
diferentes sistemas. La estructuración básica es general para todos los sistemas y módulos

Los módulos vienen identificados con caracteres resaltados en color amarillo y sirven de base para la
ubicación, en el manejo del paquete contable SISTEMA UNO

Ejemplo: E= estructura general del sistema

E= estructura básica

E= estructura básica

2.1 ESTRUCTURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA (E E E)

El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes
estructuras y catálogos de aplicación para operar el sistema.

Al finalizar este módulo, los usuarios estarán en capacidad de actualizar (ingreso, modificación y
retiro) de las siguientes opciones:

1. Empresas (E E E E)
2. Centro de Operaciones y de Costo (E E E N)
3. Proyectos y unidades de Negocios (E E E P)
4. Tipos de Documentos y Monedas (E E E I)
5. Cuentas y conceptos de flujo de caja (E E E C)
6. Cajas, Bancos y Medios de Recaudo (E E E J)
7. Retención e Impuestos (E E E R)
8. Terceros y Firmas Autorizadas (E E E T)
9. Clases, Zonas Y Criterios (E E E Z)
10. Condiciones de pago y vendedores (E E E G)
11. entes y Sucursales (E E E L)
12. Clases Y Condiciones de Pago (E E E Y)
13. Proveedores y Sucursales (E E E S)
14. Lapsos, Calendario e IPC (E E E A)

EMPRESA (E E E E A): Una empresa es el ente económico que se va a llevar al control de la

información contable y financiera.

El sistema no tiene restricción respecto al número de empresas que se pueden manejar en el mismo
directorio. Cuando se presenta esta situación, lo que ocurre es que la totalidad de los catálogos son
compartidos por las empresas allí definidas.
Un ejemplo es el siguiente:

Empresa:
DT
Nombre:
Distritelas Ltda.
NIT: Dígito verificación: 9
89031717
6
Dirección: Calle 1
25 No 2 2
Ciudad: Código:
Cali 77076001
Correo Elec. (E-mail):
distritelas@hotmail.com
Teléfonos: Fax: 8841490
8841489
Código Postal: 45364 Estado (X= Inactivo)
Gran Resolución No
Contribuyente: 1 00052142325
Retefuente en
Ventas: 2
Retefuente en Compras: 2
Reteiva en
Ventas: 2

Reteiva en
Compras: 0
Reteica en
Ventas: 2
Reteica en
Compra: 2
Es correcto [S/N]? S

Creada la empresa puede consultarla con la tecla F2, o en la opción E E E E C; así mismo sacar un
listado por E E E E L.

CENTRO DE OPERACIONES Y DE COSTO (E E E N P) : Toda empresa debe tener creado por lo

menos un centro de operaciones.
Ejemplo:

Centro de operación: 001

Nombre o Descripción: Sede principal
Dirección: Calle 25 # 2-12
Ciudad: Cali Código: 77076001
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros.

Código Postal: 1436

Empresa Asociada: DT
Estado (X= Inactivo)
Es Correcto [S/N]? S

Para consultar con F2 o con la opción (E E E N C) y el listado por (E E E N L).

ACTUALIZACIÓN GRUPOS DE C. COSTOS (E E E N R): En el proceso de información que

cotidianamente se genera en una empresa, es común que se presenten una serie de consultas que
implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con
sus diferentes niveles de totalización, discriminando o no el beneficiario (persona jurídica o natural).
Tal es el caso de situaciones como:

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos:

Grupos de c. Descripción Ctas.

costos
CA Centro administrativo (51)
CV Centro ventas (52)
CP Centro productivo (7)
IM Importaciones

Explicación de los campos del catálogo de grupos de c. costos:

Grupo c. costo: Código nemotécnico de 2 caracteres, que identifica el entorno que se quiere controlar.

Descripción:

ACTUALIZACIÓN CENTROS DE COSTOS (E E E N E): Una vez, se han definido los diferentes
entornos a controlar, mediante el catálogo de GRUPOS DE C.COSTOS, lo que se hace es definir
mediante el catálogo de CENTROS DE COSTOS, cada una de las componentes.

Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de CENTROS DE COSTOS,
necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de GRUPOS DE C.COSTOS. Se tiene la
posibilidad de estructurar o no cada uno de los centros de costos, en forma secuencial de cada
componente, ó en caso de ser necesario, se tiene la posibilidad de trabajar con un código
estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno.

** CATÁLOGO DE CENTROS DE COSTOS **

CÓDIG NOMBRE CLASE

O
01 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO T
01.01 ADMINISTRACIÓN T
01.01.0 GERENCIA D
1
01.01.0 SECRETARIA D
2
01.01.0 SISTEMAS D
3
01.01.0 CONTABILIDAD D
4
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE TIPOS DE DOCUMENTOS (E E E I G ): Este proceso crea de
manera automática todos los tipos de documentos default o estándar para cada módulo y programa
de captura (clase de captura). Si el usuario lo requiere, puede agregar a los documentos aquí
definidos, otros de uso particular o específico

ACTUALIZA CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS (E E E I Z): El objetivo de este programa es

definir la forma como se llevará el control de consecutivos por cada tipo de documento asociado a una
empresa y centro de operación.

ACTUALIZA NÚMERO DE RESOLUCIÓN (E E E I R): Esta opción permite actualizar el número de

resolución de facturación, se autoriza el número de control inicial y final, se relaciona el número de
resolución, la fecha de expedición y el prefijo del documento si aplica.

ACTUALIZA MONEDAS (E E E I M): Este catálogo permite crear los diferentes tipos de monedas
extranjeras con las cuales la empresa tenga actividades de comercio internacional, estas se ven
reflejadas en los procesos de compra y ventas dentro del sistema, realizando la conversión a la
moneda nacional, de acuerdo a la tasa de cambio y a la moneda base para la conversión definida en
los parámetros generales.

Actualiza Monedas: US
Descripción: Dólar
Tasa de cambio: 1.715
Es Correcto [S/N]? S

Nota: Siempre que cambia la tasa, esta se debe modificar.

Para consultar monedas extranjeras con la tecla F2, o por E E E I U y por E E E I O se tiene un listado de estas.

ACTUALIZACIÓN GENÉRICA DE CUENTAS ( E E E C G): El objetivo de este programa es brindarle la alternativa al usuario
de poder definir libremente cuáles son los niveles y cuentas de totalización y de detalle, es decir, crear libremente un plan de
cuentas, de acuerdo a las necesidades de estructura y totalización del usuario. Esta opción la aplicarán aquellos usuarios que
estando en países diferentes a Colombia, no están obligados a ceñirse por alguna estructura de plan contable, o sencillamente,
tienen una estructura diferente al PUC.

La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Cuentas, Actualiza Genéricos.1
Veamos brevemente la forma en que se actualizan los códigos,

Códigos Nombres Cta. padre Nivel Tipo

Con un solo dígito Clases No tienen 1 T

Con dos dígitos Grupos La clase 2 T

Con cuatro dígitos Cuentas El grupo 3 T

Con seis dígitos Subcuentas La cuenta 4 D

Con ocho dígitos Auxiliares La subcuenta 5 D

Nota: Para que acepte la cuenta padre a las auxiliares, a la subcuenta se le da el tipo T.

T: Título = Son cuentas padres, esto quiere decir que tienen hijos.

D: Detalle = No son cuentas padres, no tienen hijos.

CCED
**CATÁLOGO DE
CUENTAS**
Código Descripción Tipo Niv Nat
el
1 ACTIVOS T 1 D
11 Disponible T 2 D
1105 Caja T 3 D
110505 Caja general D 4 D
110510 Caja menor D 4 D
1110 Bancos T 3 D
111005 Moneda Nacional T 4 D
111005 BanColombia D 5 D
07
111005 Bco. Occidente D 5 D
23
12 Inversiones T 2 D
1225 Certificados T 3 D
122505 Certificado de depósito al D 4 D
término
13 Deudores T 2 D
1305 Clientes T 3 D
130505 Nacionales D 4 D
1345 Ingresos por cobrar T 3 D
134510 Intereses D 4 D
1355 Anticipo de impuestos T 3 D
135515 Retención en la fuente T 4 D
135515 Ventas 3.5% D 5 D
01
4
135518 Impto industria y Comercio re T 4 D

135518 Reteica 7.7 x1000 D 5 D

01
1399 Provisiones T 3 C
139905 Clientes D 4 C
14 Inventarios T 2 D
1435 Mercancías no Fab x la T 3 D
empresa
143505 Mercancía gravada D 4 D
143599 Ajustes x inflación D 4 D
15 Propiedad planta y equipo T 2 D
1504 Terrenos T 3 D
150405 Urbanos D 4 D
150499 Ajustes x inflación D 4 D
Código Descripción Tipo Niv Nat
el
1516 Construcciones y edificaciones T 3 D
151605 Edificios D 4 D
151699 Ajustes x inflación D 4 D
1524 Equipo de oficina T 3 D
152405 Muebles y enseres D 4 D
152499 Ajustes x inflación D 4 D
1528 Equipo de computación y comu T 3 D
152805 Equipo procesam de datos D 4 D
152899 Ajustes x inflación D 4 D

1592 Depreciaciones acumuladas T 3 C

159205 Construcciones y edificaciones D 4 C
159215 Equipo de oficina D 4 C
159220 Equipo de computación D 4 C
159299 Ajustes x inflación D 4 C
17 Diferidos T 2 D
1705 Gastos pagados por anticipado T 3 D
170505 Intereses D 4 D
170510 Honorarios D 4 D
1710 Cargos diferidos T 3 D
171020 Utiles y papelería D 4 D
2 PASIVOS T 1 C
21 Obligaciones Financiera T 2 C
2105 Bancos nacionales T 3 C
210510 Pagarés D 4 C
22 Proveedores T 2 C
2205 Nacionales T 3 C
220505 De mercancías D 4 C
220530 De muebles D 4 C
23 Cuentas por pagar T 2 C
2335 Costos y gastos por pagar T 3 C
233550 Servicios públicos D 4 C
2365 Retención en la fuente T 3 C
5
236515 Honorarios D 4 C
236525 Servicios D 4 C
236540 Compras T 4 C
236540 Compras 3.5% D 5 C
01
236575 Autorretenciones T 4 C
236575 Ventas D 5 C
01 3.5%
2367 Impuesto sobre ventas T 3 C
retenido
236701 Reteiva D 4 C
2368 Impto de industria y comercio ret T 3 C
236801 Reteica D 4 C
2370 Retenciones y aportes a nómina T 3 C
237005 Aportes D 4 C
EPS
237006 Aportes D 4 C
ARP
237010 Aportes al ICBF, SENA, D 4 C
CAJAS
2380 Acreedores T 3 C
varios
238030 Aportes fondo de cesantías y/o P T 4 C
238030 Fondo de pensiones D 5 C
10
24 Impuestos gravámenes y T 2 C
tasas
2404 De renta y complementarios T 3 C
240405 Vigencia fiscal corriente D 4 C
2408 Impuesto sobre ventas por pagar T 3 C
240805 IVA generado T 4 C
240805 En Ventas 16% D 5 C
01
240805 En D 5 C
02 servicios
240805 Devolució en compr d D 5 C
03 n as e
mercancía
s
240810 IVA descontable T 4 D
240801 En Compras de mercancías D 5 D
01
240810 En compras de servicios D 5 D
02
240810 En ventas d D 5 D
03 devoluciones e
mercancía
s
240801 Reteiva D 5 D
04
25 Obligaciones laborales T 2 C
2505 Salarios x pagar T 3 C
250501 Neto a D 4 C
pagar
26 Pasivos estimados y provisiones T 2 C
2610 Para obligaciones laborales T 3 C
261005 Cesantías D 4 C
261010 Intereses sobre cesantías D 4 C
261015 Vacacione D 4 C
s
261020 Prima de D 4 C
 servicios
3 Patrimonio T 1 C
31 Capital social T 2 C
3115 Aportes sociales T 3 C
311505 Cuentas o par de D 4 C
tes intereses
soci
33 Reservas T 2 C
6
3305 Reservas obligatorias T 3 C
33050 Reserva legal D 4 C
5
3310 Reservas estatutarias T 3 C
33100 Para futuras capitalizaciones D 4 C
5
34 Revalorización de patrimonio T 2 C
3405 Ajustes x inflación T 3 C
34050 Capital social D 4 C
5
34051 De superavit del capital D 4 C
0
36 Resultados del ejercicio T 2 C
3605 Utilidad del ejercicio T 3 C
36050 Utilidad del ejercicio D 4 C
5
4 Ingresos T 1 C
41 Operacionales T 2 C
4135 Comercio al x mayor y x menor T 3 C
41352 Ventas de productos textiles D 4 C
4
41353 Venta de electrodomésticos y D 4 C
6 muebles

4175 Devoluciones en ventas T 3 D

41752 Productos textiles D 4 D
4
42 No operacionales T 2 C
4210 Financieros T 3 C
42100 Intereses D 4 C
5
42104 Descuento comercial D 4 C
0
4295 Diversos T 3 C
42959 Ajuste al peso D 4 C
5
47 Ajustes x inflación T 2 C
4705 Corrección monetaria T 3 C
47051 Ajustes x inflación de D 4 C
0 inventarios
47051 Propiedad planta y equipo D 4 C
5
47054 Patrimonio D 4 D
0
47054 Depreciación acumulada D 4 D
5
5 Gastos T 1 D
51 Operacionales en ventas T 2 D
5105 Gastos de personal T 3 D
51050 Sueldos D 4 D
6
51051 Horas extras y recargos D 4 D
5
51052 Aux. de transporte D 4 D
7
51053 Cesantías D 4 D
0
51053 Intereses/cesantía D 4 D
3
51053 Prima de servicios D 4 D
6
51053 Vacaciones D 4 D
9
51056 Aportes ARP T 4 D
8
51056 Aportes EPS T 4 D
9
51057 Aportes AFP T 4 D
0
51057 Aportes caja de compensación D 4 D
2
51057 Aportes ICBF D 4 D
5
7
51057 Aportes SENA D 4 D
8
5110 Honorarios T 3 D
51102 Asesoría Jurídica D 4 D
5
5135 Servicios T 3 D
51353 Teléfono D 4 D
5
51354 Fax y Telex D 4 D
5
5140 Gastos legales T 3 D
51400 Notariales D 4 D
5
5160 Depreciaciones T 3 D
51600 Construcciones y D 4 D
5 edificaciones
51601 Equipo de oficina D 4 D
5
51602 Equipo de computo D 4 D
0
5165 Amortizaciones T 3 D
51651 Cargos diferidos D 4 D
5
5195 Diversos T 3 D
51952 Elementos de aseo y cafetería D 4 D
5
51956 Casinos y restaurantes D 4 D
0
5199 Provisiones T 3 D
51991 Deudores D 4 D
0
53 No operacionales T 2 D
5305 Financieros T 3 D
53050 Gastos bancarios D 4 D
5
53051 Comisiones D 4 D
5
53052 Intereses D 4 D
0
53053 Descuento comercial D 4 D
5
5315 Gastos extraordinarios T 3 D
53152 Impuestos asumidos D 4 D
0
5395 Diversos T 3 D
53959 Ajuste el peso D 4 D
5
59 Ganancias y pérdidas T 2 D
5905 Ganancias y pérdidas T 3 D
59050 Ganancias y pérdidas D 4 D
5
6 Costo de ventas T 1 D
61 Costo de ventas y prestac d T 2 D
e
servic
6135 Comercio al x mayor y x T 3 D
menor
61352 Productos textiles D 4 D
4
ACTUALIZACIÓN DE TASAS POR CUENTA ( E E E C T):

Las cuentas de retenciones en la fuente, Ica e Iva así como las cuentas de impuestos Iva, tienen un trato especial, se debe
crear una cuenta auxiliar por cada concepto generador de renta o impuesto, así por ejemplo existe una cuenta de retención por
honorarios, arrendamientos, servicios, etc. Cada una de estas cuentas maneja internamente las diferentes tasas o tarifas
aplicables a los conceptos que resumen sin necesidad de crearse cuentas auxiliares específicas para cada tasa o tarifa. Esta
aplica de igual manera para las cuentas de impuesto donde adicionalmente se deben separar lo generado y lo descontable.

La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Cuentas, Actualiza Tasas por cuenta
Ejemplo:
Cuenta: 236515 Honorarios
Tasas - Ingresos
%retención. %impto. Estado
10.000
11.000

Cuenta: 24080501 En Ventas

Tasas - Ingresos

%retención. %impto. Estado

10.000
16.000

Cuenta: 236801 Reteica

Tasas - Ingresos
%retención. %impto. Estado
3.300
6.600
7.700
11.000

ACTUALIZA CAJAS (E E E J J): El objetivo de este catálogo es tener un código por medio del cual se registran las
transacciones que afectan la caja, permite conocer qué ingresos se han generado a la caja por ejemplo: Cheques, dólares,
euros, cheques posfechados, pesos y otros (bonos) finalmente es posible lograr el cuadre de caja, lo que significa que se tiene
control por cada responsable del manejo de la cuenta caja.

ACTUALIZA CAJA/CUENTAS (E E E J Z): En esta opción el usuario asocia el código de la caja con la cuenta contable de
caja, es por esto que en este caso no es indispensable que el usuario final es un especialista en el manejo de cuentas
contables. Es importante tener en cuenta que un código de caja puede recibir diferentes tipos de moneda, es decir, a un código
de caja se le asocian los diferentes tipos de moneda que se pueden registrar y a su vez la cuenta contable.
ACTUALIZA CUENTAS BANCARIAS (E E E J B): Con esta opción el usuario crea un código de tres caracteres con los cuales
identifica las diferentes cuentas bancarias que tiene la empresa (corriente o fiduciarias), al cual le asocia la información propia
de la cuenta bancaria y el código de la cuenta contable.
ACTUALIZA MEDIOS DE RECAUDO.( E E E J M): El usuario identifica mediante un código de dos caracteres cada uno de los
medios de recaudo que serán permitidos en las transacciones, los cuales respaldan el saldo en caja y son:

Efectivo: Denominada en cualquier moneda Pesos, Dolar, Euros.

Cheques: Permite capturar la información del cheque
Otros: Bonos, vales, cupones, etc.
Consignaciones: Estas no se registran en la caja, van directamente al banco.

ACTUALIZA RETENCIONES- RET E IMPUESTOS. (E E E R R): Esta opción permite crear diversas
modalidades de liquidación y contabilización de las retenciones, permite definir las tasas directamente
sobre el catálogo de cuentas y tasas. Es decir, que cada vez que se crea una cuenta y se asocian las
tasas de retenciones respectivas, estas quedan definidas para todo el sistema. Lo que se va a hacer
en esta tabla de retenciones, es crear tantos códigos como tipos y tasas de retención se tengan. Cada
código deberá contener las cuentas o equivalencias contables y por cada cuenta se deberá definir la
tasa a aplicar, para lo cual el usuario deberá utilizar la tecla "F2" que le permitirá consultar las tasas
asociadas a la cuenta y seleccionar de allí una tasa en particular.

Se valida adicionalmente que las cuentas que se presenten para asociar la equivalencia, pertenezcan
al modo de retención y se filtra en la consulta el tipo. Eso quiere decir que para las tablas de retención
tipo 1= de Renta, se presentarán solamente las cuentas asociadas al tipo de retención 1. El mismo
concepto aplica para las diferentes tablas y cuentas de retenciones.
Formación
Técnica
Laboral

Tipo de Retefuente: Campo numérico de 1 posición predeterminada. Define a qué tipo de retención
será aplicado el catálogo que se está creando. Los valores posibles son:

Renta, se refiere a la retención en la fuente por Renta

IVA, se refiere a la retención en la fuente por IVA

ICA, se refiere a la retención en la fuente por ICA

Gremios, Se refiere a los aportes o retenciones para gremios

Código de Retefuente: Campo alfanumérico de dos posiciones. Define el código del catálogo a crear
con el cual será identificado posteriormente.

Tasa Retefuente: Campo numérico de dos enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor en
porcentaje del catálogo de retención que se está creando

Base Mínima para Retención: Campo numérico de nueve enteros y dos decimales. Se utiliza para
definir el valor de la base mínima de retención para el catálogo.
Cuentas: Campo numérico de 8 posiciones. Se debe digitar aquí el código de cuenta donde se desea
contabilizar dependiendo del concepto y tipo de transacción.

ACTUALIZA IMPUESTOS IVA(E E E R O)_ Esta opción permite crear diversas modalidades de
liquidación y contabilización de los impuestos mismos.

Igualmente permite definir las tasas de IVA directamente sobre el catálogo de cuentas y tasas. Es
decir, que cada vez que se crea una cuenta de impuestos y se asocian las tasas de IVA respectivas,
estas quedan definidas para todo el sistema. Lo que se va a hacer en esta tabla de impuestos, es
crear tantos códigos como tipos y tasas de IVA se tengan. Cada código deberá contener las cuentas o
equivalencias contables y por cada cuenta se deberá definir la tasa a aplicar, para lo cual el usuario
deberá utilizar la tecla "F2" que le permitirá consultar las tasas asociadas a la cuenta y seleccionar de
allí una tasa en particular

Bajo esta opción es necesario crear tantas tablas como modalidades de contabilización y aplicación
de impuestos se tenga. Así por ejemplo si se tiene la tarifa genérica del 16% pero para unos
productos es descontable en su totalidad (16%), para otros en parte (7%) y para otros no es
descontable (0%), se deberá crear entonces al menos 3 diferentes códigos de impuestos definiendo
en cada uno de ellos el monto del impuesto y de la tasa descontable.

Esta definición se determina al momento de seleccionar la cuenta y tasa de impuesto, y la cuenta y tasa
de descontable.

ACTUALIZA TERCEROS (E E E T T): Este catálogo tiene como objetivo definir en el sistema la
información básica de las personas jurídicas o naturales que tienen alguna relación con la empresa.
Los terceros así creados pueden ser objeto de transacciones en el módulo de contabilidad general.
Para realizar transacciones en los módulos de comercial (compras, ventas) y cartera (por cobrar y por
pagar), los terceros además deberán catalogarse como clientes o proveedores, respectivamente. Para
ello se prevén opciones específicas que implican además la asociación a los siguientes catálogos:
Clases de terceros (clientes y proveedores), zonas/subzonas, País/Dpto/Ciudad, criterios de
clasificación de clientes, condiciones de pago, tipos de

11
identificación, medios de pago, descuentos de pronto pago, vendedores, listas de precios y descuentos.

Tercero: Número de identificación, que puede ser alfanumérico o estrictamente numérico. Es un NIT si corresponde a una
persona jurídica o es un número de cédula si se refiere a una persona natural.

Tipo de tercero: Código que identifica al tercero que se está creando de acuerdo a su tipo. Este puede ser: Persona natural,
Persona jurídica o no aplica.

Tipo de identificación: Corresponde al código que identifica al tercero de acuerdo al tipo de identificación la cual puede ser:

Nit, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, pasaporte externo o interno.

Número de documento: En esta opción se debe indicar el número que corresponde al documento que previamente se ha
seleccionado

División: Esta opción se activa cuando se ha seleccionado en tipos de identificación el correspondiente al NIT y se debe
indicar el número de la división.

Razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Este corresponde al nombre que figura con el número de identificación o
como se encuentra registrada en la cámara de comercio. Para el caso de personas naturales se recomienda crearlos por
Apellido-nombre, con el fin de facilitar la búsqueda alfabética y así evitar duplicación de nombre.

Nombre del establecimiento: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Este corresponde al nombre comercial de la entidad.
Dirección para correspondencia 1, 2 y 3: Campos opcionales de 40 posiciones cada uno. Estos se utilizan en la impresión de
documentos, especialmente en facturación.

Ciudad: Nombre de la ciudad, el cual es buscado automáticamente en la tabla de ciudades con el fin de ubicar su código de
identificación.

Código: Es el número que identifica a la ciudad.

Barrio/vereda: Se debe indicar el nombre del barrio o vereda en donde se encuentra ubicada la empresa.
Fax: En esta opción se debe indicar el número de fax de dicha empresa.
Teléfono 1 y 2: Es necesario indicar el o los números de teléfono que tiene la empresa.
Apartado aéreo: Si la empresa tiene apartado aéreo
Correo electrónico: Información del correo electrónico
Fecha de ingreso: Fecha de ingreso o registro en el sistema.
Estado: Estado del tercero, activo o inactivo.

ACCIONISTAS
ACCIONISTAS OTROS

C.C. Nombres NIT Nombre o razón social

86001816 Seguro Social

UD. UD.
890303208 Comfandi
Familiar
890300346 La 14
Familiar
890399003 EMCALI
Familiar

ACREEDORES INTERNO
NIT
890300279 Banco de Occidente 899999999 DIAN
890317176 Distritelas
EMPLEADOS

C.C. NOMBRE

31.840.834 Escobar Cristina

 14.441.863 López Julio

28.527.125 Muñoz
Cecilia

16.232.587 Trujillo Jairo

90.456.258 Suárez Francisco

ACTUALIZA CLASES DE CLIENTES ( E E E Z A): En algunas compañías es usual encontrar que las cuentas de cartera a
cargo de los clientes están divididos por ejemplo: por líneas de negocio. La clase de clientes es una tabla que permite
estructurar y clasificar los clientes de acuerdo a su actividad ( comercio, industria, servicio, supermercados ,etc) de manera que
al momento de crear al cliente se le asocia una clase en especial

Las clases se pueden crear por ejemplo: por unidad de negocio, lo que implica que al momento de crear al cliente este se
asociará en el catálogo una unidad en particular. a su vez cada clase de cliente está asociado a una cuenta de cartera por
cobrar, a una cuenta de anticipos e inclusive se le puede asociar un concepto de flujo de efectivo default

En el momento de realizar transacciones, por ejemplo factura de venta, el sistema presenta en pantalla de manera automática la clase
de cliente a la cual está asociado, el número NIT o empresa a quien se le está facturando. El usuario puede elegir en ese momento
modificar la clase de cliente y registrar la venta a nombre de otra clase a la vez. A su vez en el módulo de cartera por cobrar se pueden
obtener informes o análisis de vencimientos por clase de cliente, lo que significa que no es necesario
tener más de un código de cuenta por cobrar para las empresas que necesiten manejar su cartera, por ejemplo por unidades de
negocio.

Nota: el concepto de flujo de efectivo default se hereda automáticamente a los documentos de ingreso o recibos de caja en el
momento de registrar un recaudo.

CL DESCRIPCIÓN TIPO CUENTA CTA_AN |

AS T
E
+--------------------------------------------------- +
---------------------------
10 NACIONALES T 10 NACIONALE
S
100 SUPERMERCADOS D 130505 2805050
1 5
100 HIPERMERCADO D 130505 280505
2 05
100 MISCELÁNEAS D 130505 28050505
3
100 T & T TIENDA A TIENDA D 130505 2805050
4 5
100 OTROS D 130505 2805050
9 5

ACTUALIZA VENDEDORES (E E E G V): En esta opción el usuario define en el sistema los diferentes códigos para identificar a los
terceros vendedores de la empresa y asociándolo a su vez a un número de identificación, normalmente la cédula, del tercero. Los
vendedores pueden ser de diversos tipos y por ello se asocia a una tabla de "clases de Vendedores", de igual manera en algunas
compañías existen estructuras, por así llamarlas, de ventas, donde hay un supervisor o vendedor jefe. Al definir un código de un nuevo
vendedor, en todos los casos se le debe definir además de la clase, el código del vendedor jefe, creando así la estructura de ventas, útil
por ejemplo para procesos especiales como las liquidaciones de comisiones, donde se requiera acumular las ventas de un grupo para
liquidar por ejemplo al supervisor o jefe.

ACTUALIZA
CLASES DE

VENDEDORES (E E E G R): El objetivo de esta opción consiste en que el usuario pueda generar los códigos de las diferentes
clases de vendedores que la empresa desea manejar. Consta de un número de código que identificará la clase de vendedor, de
la descripción o nombre y un portafolio que puede ser opcional

ACTUALIZA CLIENTES ( E E E L A): Este catálogo tiene como objetivo definir en el sistema las personas jurídicas o naturales
que son clientes de la empresa. El sistema solicita unos datos básicos, seguidos de datos para envío de correspondencia, al
igual que los datos básicos para la venta y datos relativos a la información de cartera del cliente.
13
Gran contribuyente: este indicador sirve a nivel del cliente para identificar si es gran contribuyente o no. Esto con el objetivo
único de poder conocer qué clientes se tienen en la base de datos con esta condición. No aplica para los parámetros de
liquidación de impuestos o retenciones.

Liquida impuestos: Este indicador sirve para determinar si al cliente se le deben liquidar impuestos (IVA) en las transacciones
de ventas. La liquidación del impuesto depende de la tarifa de impuesto asociada a los ítems que se venden y al indicador de la
empresa y del cliente donde se indica si se liquidan impuestos o no.

Retefuente: este indicador sirve para determinar si al cliente se le deben liquidar retenciones en la fuente en las transacciones
de ventas. La liquidación de la retención en la fuente depende de la tarifa de retefuente asociada a los ítems y al indicador de la
empresa y del cliente que determinan si aplica retefuente en ventas el cual debe ser 1, 2 o 3.

Código de rete IVA a liquidar: Este campo sirve para asignar la tarifa de Rete IVA a aplicar al cliente en reemplazo del
anterior que preguntaba si aplicaba Rete IVA o no. Ahora cuando el cliente tiene asociada una tarifa en particular se aplica la
retención de IVA, siempre y cuando la empresa tenga activo el indicador de aplicar Reteiva en 1.

Código de Rete ICA a liquidar: este campo sirve para asignar la tarifa de Rete ICA a aplicar al cliente en reemplazo del anterior que
preguntaba si aplicaba esta retención o no. Ahora cuando el cliente tiene asociada una tarifa en particular se aplica la retención de ICA,
siempre y cuando la empresa tenga activo el indicador de aplicar Rete ICA en ventas en valores 1, 2 ó 3.

Código de Rete Otros a liquidar: Este campo sirve para asignar la tarifa de retención por otros conceptos, tales como gremios
y asociaciones, bolsas, etc. Cuando el cliente tenga activo este campo se hará una retención de acuerdo a la tarifa asociada
afectando directamente el valor del recaudo del documento de ventas.

CLIENTES
NIT Nombre o razón social

890724123 Almacenes SI
860120532 Líndatela
890426541 Jorge Arabia
31.241.316 Diana D´acach

ACTUALIZA CLASES DE PROVEEDORES ( E E E Y A): Se utilizan para clasificar los diferentes tipos de anticipo a
proveedores, estos a su vez se asocian a una cuenta por pagar y a una cuenta de anticipos en particular, de manera similar, al
momento de causar una factura de un proveedor la clase puede variarse, logrando así el efecto contable de registrar el pasivo
en una cuenta auxiliar diferente de la asociada originalmente al proveedor, el efecto es que entonces se pueden tener pasivos
por pagar de la misma persona o empresa en diferentes cuentas

En la clase se debe indicar además la cuenta del pasivo estimado, la cual necesariamente deberá estar asociada al módulo de
compras. Esta es utilizada por el sistema para contabilizar con base en las entradas de almacén por compras los pasivos por
legalizar.

El concepto de flujo de efectivo default se utiliza para ser heredado en los comprobantes de pago o egresos, dependiendo del
concepto.

Actualiza Proveedores (E E E S P): Este catálogo tiene como objetivo definir en el sistema las personas jurídicas o naturales
que tienen la relación de Proveedores con la empresa. El sistema solicita los datos básicos del tercero, datos para el envío de
correspondencia, datos básicos para la compra y datos relativos al crédito.
14
PROVEEDORES Nombre o razón social
NIT Distri Coltejer (Reg. Común)
760636204
770835240 Distri Tejicondor (Reg. Común)

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LAPSOS (E E E A G): Este proceso genera automáticamente el catálogo de lapsos para
cada uno de los años seleccionados, fecha por fecha.. Los lapsos son usualmente los meses calendario, pero algunas
compañías requieren manejar un número de lapsos superior de acuerdo a sus políticas. En estos casos los lapsos deben ser
redefinidos y actualizados uno a uno de manera manual, definiendo en cada caso las fechas inicial y final del mismo.
Tradicionalmente se crean 12 lapsos correspondientes a los doce meses del año, y uno adicional para realizar procesos de
cierre contable y cancelación de cuentas de resultado.
CIERRE - APERTURA DE LAPSOS (E E E A C): En esta opción el usuario puede cerrar o abrir un lapso de tiempo específico.
Operativamente genera bloqueos sobre los periodos cerrados de manera que no se permite la adición o modificación de
registros o documentos en periodos ya cerrados.

15
 3. CAPTURA DE LA INFORMACIÓN

Procedimiento a seguir:

3.1 APERTURA DE FECHAS (F G C C A)

Este programa permite abrir en un lapso seleccionado, una o varias fechas que hayan sido previamente cerradas. La apertura

habilita la fecha en el módulo donde se realiza únicamente.

Presione enter sobre la fecha para abrirla

3.2 HABILITACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS POR CLASE ( F G C A H)

Esta opción, como su nombre lo indica, crea y habilita automáticamente los documentos sugeridos por el sistema, que serán
utilizados por cada clase o tipo de captura en las diferentes transacciones.
Saldos a Diciembre 31 de 2..

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Código CUENTAS PARCIALES TOTALES
Débitos Créditos Débitos Créditos
1105 CAJA 400,000
110505 Caja general 100,000
110510 Caja menor 300,000
1110 BANCOS 8.985.436
11100507 Ban Colombia 4,747,090
11100523 Banco de Occidente 4.238.230
1225 CERTIFICADOS 8,210,170
122505 C.D.T 8,210,170
1305 CLIENTES 785,700
130505 Nacionales 785,700
1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS 1,850,000
13551501 Retefuente 3.5% 1,500,000
13551801 ReteICA 0.77% 350,000
1435 Mercancías No fabricadas por la empresa 8,270,000
143505 De mercancías 8,270,000
1504 TERRENO 15,000,000
150405 Urbanos 15,000,000
1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 40,000,000
151605 Edificios 40,000,000
1524 EQUIPO DE OFICINA 8,911,000
152405 Muebles y enseres 8,911,000
1528 EQUIPO DE COMPUTO 2,500,000
152805 Equipo de procesamiento de datos 2,500,000
2205 PROVEEDORES NACIONALES 2,450,200
220505 De mercancías 2,450,200
2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE 245,000
236515 Honorarios 100,000
236525 Servicios 10,000
23654001 Compras 135,000
23657501 Autorretención 61,000 61,000
2367 IMPUESTO SOBRE VENTAS RETENIDO 160,000
23670101 Compras 12% 160,000
2370 RET. Y APORTES DE NÓMINA 569.840
237005 Aportes EPS 291.780
237006 Aportes ARP 2.436% 59.231
237010 Aportes para fiscales 218.835
2380 ACREEDORES 376.883
23803010 Aportes AFP 364.725
2408 IVA POR PAGAR 369,000
24080105 Generado 630,000
240810 Descontable 261,000
3115 APORTES SOCIALES 90,000,000
311505 Cuotas o pautas de Int. Social 90,000,000
3305 RESERVAS OBLIGATORIAS 53,263
330505 Reserva legal 53,263
3310 RESERVAS ESTATUTARIAS 106,526
331005 Para futuras capitalizaciones 106,526
3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 532,630
360505 Utilidad del ejercicio 532,630
SUMAS IGUALES 95,173,190 95,173,190 95,173,190 95,173,190
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ANEXOS AL BALANCE
Anexo 1. CDT Colpatria NIT 890405328

Anexo 2. CLIENTES

Dcto Fecha Vcto Valor

Jorge Arabia FV 1223 20 Enero/10 320.700
Almacenes SI FV 1224 20 Enero/10 465.000
Anexo 3. MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

Saldos para el kardex a 31 de Diciembre de 2009

Lino 480 mts a $ 4.000 /mt = $ 1.920.000

Dacrón 600 mts a $ 3.500 /mt = $ 2.100.000

Chalis 500 mts a $ 5.500 /mt = $ 2.750.000
Seda 600 mts a $ 2.500 /mt = $ 1.500.000
Anexo 4. PROVEEDORES NACIONALES

Dcto Fecha Vcto Valor

Distri Tejicondor Fac 3120 17 Enero / 10 587.200

(Régimen común)
Distri Coltejer Fac 9241 17 Enero / 10 1.863000
Anexo 5. IVA POR
PAGAR
Ingresos gravados Impuesto
generado
Generado por ventas $ 3.937.500 $ 630.000
Gravados Imtp descontable

Descontable compras $ 1.218.750 $ 195.000

Descontable servicios $ 412.500 $ 66.000
Anexo 6. Socios

Aporte
Socio No. 1 Ud. $ 22.500.000
Socio No. 2 Familiar $ 22.500.000
Socio No. 3 Familiar $ 22.500.000
Socio No. 4 Familiar $ 22.500.000
TALLER

Operaciones del mes : Enero de 2010

Empresa : Distritelas Limitada

: Régimen Común

Día 2: Venta de mercancía a Linda Tela, según factura No. 1225 a 30 días de plazo, detallada de la siguiente manera:
Lino 100 mts a $ 6.400 mt
Dacrón 120 mts a $ 5.600 mt
Chalis 90 mts a $ 8.800 mt
Seda 100 mts a $ 4.800 mt

Día 3: Almacén Linda Tela cancela la factura No. 1225 y se le concede descuento del 3%, según recibo de caja 0801.

Día 4: Se consigna en Bancolombia el cheque de Linda Tela.

Día 5: Se realizaron los siguientes pagos: Con cheque 2437 del Banco de Occidente, la autoliquidación del mes anterior al ISS
por $ 715.736.

Con cheque 2438 se cancela la retención en la fuente del mes anterior por $ 466.000.
Con cheque 5236 girado a Comfandi se paga los aportes parafiscales por $ 218.835 y
Con cheque 5237 de BanColombia el recibo del teléfono por $ 65.000, más IVA.

Día 9: Venta de mercancías con tarjeta de crédito a persona natural, según factura 1226 y Recibo de caja 0802 detallada de la
siguiente manera:
Lino 20 mts a $ 6.400 mt
Dacrón 30 mts a $ 5.600 mt
Chalis 20 mts a $ 8.800 mt
Seda 20 mts a $ 4.000 mt

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Día 10: Se consigna en BanColombia el comprobante de venta con tarjeta crédito con una comisión financiera del 6.2, IVA
sobre la comisión y retención en la fuente del 1.5%.

Día 11. Se compra mercancía a Tejicondor, según factura 3165 a 30 días de plazo, detallada de la siguiente manera:

Lino 100 mts a $ 4.000 mt

Dacrón 100 mts a $ 3.500 mt
Chalis 100 mts a $ 5.500 mt
Seda 50 mts a $ 2.500 mt

Día 12: Se devuelven los 50 mts de seda a Tejicondor según nota de contabilidad.

Día 13. Con cheque 2439 del Banco de Occidente, se Realizan los siguientes pagos:

Por fax y teles pagados a $ 15.500 más

Telecom. ................................................................. IVA
Elementos de aseo a la $ 112.580 más
14 ............................................................................... IVA
Impresión de facturación a Tipografía $ 127.8
Vergara................................................ 00
Almuerzos a Restaurante el $ 10.80
Corzo .................................................................. 0

Día 15: Con cheque 5238 de BanColombia se cancela la declaración del impuesto sobre las ventas IVA del bimestre anterior
por $ 369.000.

Día 16: El Banco de Occidente le presta a la compañía $ 2.000.000 a 180 días de plazo con una tasa del 2% mensual de
intereses pagados por anticipado. El Banco envía nota crédito por el valor del préstamo depositado en cuenta corriente.

Día 17: Con cheque 5239 de Bancolombia, se cancela a Coltejer la factura 9241 por $ 1.863.000 y con el cheque 2440 del
Banco de occidente a Tejicondor se cancela la factura 3120 por $ 587.200.

Día 18: Jorge Arabia cancela la factura 1223 por $ 320.700, según recibo de caja 0803 y Almacenes Si la factura 1224 por $
465.000, según recibo de caja 0804.

Día 19: Se consigna en el Banco de Occidente los cheques de Jorge Arabia y Almacenes Si.

Día 20: Venta de mercancía a Jorge Arabia, según factura 1227 a 30 días de plazo, detalladas así:

Lino 120 mst a $ 6.400 mt

Dacrón
Chalis 150 mts a $ 5.600 mt
Seda
120 mts a $ 8.800 mt

100 mts a $ 4.000 mt

Día 22: Con cheque 5240 de BanColombia paga servicios de notaría por $ 68.400 más IVA.

Día 23: Venta de mercancía a Almacenes Si, según factura 1228 a 30 días de plazo, detallada así:

Lino 200 mts a $ 6.400 mt

Dacrón
Chalis 200 mts a $ 5.600 mt
Seda
250 mts a $ 8.800 mt

200 mts a $ 4.000 mt

Día 24: Almacenes Si devuelve 30 mts de Chalis, según nota de contabilidad.

Día 25: Con cheque 5241 se cancela a Tejicondor la factura 3165, el cual concede un descuento del 35 (tener en cuenta la
nota de contabilidad).

Día 26: Compra mercancías a Coltejer, según factura 9304 a 30 días de plazo, detalladas así:

Lino 150 mts a $ 4.000 mt

Dacrón
Chalis 250 mts a $ 3.500 mt
Seda
150 mts a $ 5.500 mt

100 mts a $ 2.500 mt

Día 27: Venta de mercancía persona natural de contado según factura 1229 y recibo de caja 0805 con descuento del 3%,
detallada así:

Lino 150 mts a $ 6.400 mt

Dacrón
Chalis 250 mts a $ 5.600 mt
Seda
180 mts a $ 8.800 mt

200 mts a $ 4.000 mt

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Día 29: Se consigna en el Banco de Occidente el cheque del recibo de caja 0005.

Día 30: Con cheque 2441 del Banco de Occidente se compra de contado a Mueblería Cruz muebles para la oficina por $
1.350.000 más IVA.

Día 31: Paga nómina del mes detallada así.

Empleados Enero 2010

Sueldo año 2010
Escobar Cristina $ 750.000 8 HED
López Julio $ 608.000 8 HED y 2
HEN
Muñoz Cecilia $ 650.000
Trujillo Jairo $ 580.000 10 HRN y 3
HED
Suárez Francisco $ 880.000 10 HED

3.3 REGISTRAR FACTURAS DE VENTA

ACTUALIZA SERVICIOS A FACTURAR (F C V S A): Aquí se deben definir cada uno de los ítems de servicios de ventas que la
compañía ofrece a sus clientes. Se debe crear un código de servicio por cada tipo de servicio, de igual manera se debe indicar el código
del impuesto que corresponda, de acuerdo a tipo de servicio; el código de retefuente a aplicar y el valor sugerido de venta.

FACTURA DIRECTA A CLIENTES POR VENTAS DE SERVICIOS (F C V F F): El objetivo de este programa es permitir hacer
una factura de venta de servicios a clientes, de manera directa sin pedido previo. Básicamente se debe diligenciar la
información relativa al cliente y sus condiciones de negociación, los ítems o servicios prestados, las validaciones de impuestos
y retenciones y finalmente la información sobre la cartera o forma de pago del documento:

3.4 REGISTRAR FACTURAS DE COMPRA

ACTUALIZACIÓN SERVICIOS (F P S S A): Aquí se deben definir cada uno de los ítems de servicios que la compañía solicita a
sus proveedores. Se debe crear un código de servicio por cada tipo de servicio, de igual manera se debe asociar al grupo de
impuestos que corresponda, de acuerdo a tipo de servicio; se puede indicar un valor sugerido o precio de compra del servicio y
finalmente se deben definir la cuenta para contabilizar el gasto por compra del servicio.
CAUSACIÓN DIRECTA DE FACTURA DE PROVEEDOR (F P S C F): El objetivo de este programa es permitir causar una
factura de compra de servicios a proveedores, de manera directa sin orden de servicio. Básicamente se debe diligenciar la
información relativa al proveedor y sus condiciones de negociación, los ítems o servicios recibidos, las validaciones de
impuestos y retenciones y finalmente la información sobre la cartera o forma de pago del documento:

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3.5 REGISTROS DE PAGOS

TESORERÍA (F T): Moderno y completo aplicativo que aunque ofrece elevadas funcionalidades, su operación es
extremadamente sencilla; concentra todo el manejo de ingresos y egresos de dinero a través del control permanente de los
estados de las cajas y de los bancos; como una característica muy especial, mantiene en línea la identificación de los cheques
y otros medios de recaudo diferente al efectivo que soportan los saldos de las cajas y que a su vez se cruzan cuando se
diligencia una consignación para llevar el dinero de caja a bancos o cuando estos salen de la caja; esta característica facilita
hacer los arqueos de caja en cualquier momento.

RECAUDOS - CLIENTES/ANTICIPO (F T R R R): Esta opción permite al usuario registrar los ingresos de dineros recibidos de
clientes usualmente realizados con documentos de “Recibos de Caja” por concepto de pagos de cartera o anticipos cuyos
medios de pago son Efectivo, cheques a la vista o consignaciones. Cuando se trata de pagos con cheques posfechados, se
recomienda utilizar la opción de “Recaudo Provisional – Cheques Posfechados”. Para lograr la afectación de las cuentas por
cobrar con los recibos de caja a realizar en este programa, éstas deben estar previamente asociadas al módulo de CxC.

CONSIGNACIONES/DEPÓSITOS – CAJA (F T R C D): Consiste en retirar los recaudos en efectivo, cheques y otros medios
de pago que han ingresado a las diferentes cajas para ser consignados en una cuenta bancaria. El sistema solicita nombre de
la empresa, C.O, tipo y número de documentos a realizar, fecha del documento (automática), tercero y la fecha de consignación
la cual puede ser modificada. Al momento de seleccionar la caja de donde se desea consignar o retirar los valores y la moneda,
el sistema muestra los saldos pendientes en efectivo, cheques y otros. El usuario debe seleccionar por cada tipo de medio los
valores a consignar. Cuando el medio es cheques se debe indicar además los números de cheques a consignar.

MÓDULO DE PAGOS (F T P): El módulo de pagos brinda un completo y flexible método para programar y generar los pagos a
proveedores y acreedores en forma colectiva partiendo de los estados de sus cuentas por pagar; el sistema se toma los
descuentos financieros y da la posibilidad de generar los cheques o las consignaciones electrónicas a nombre de terceras
personas diferentes al proveedor o acreedor a quien se le causó originalmente el pasivo. Una vez depurado el programa de
pagos, se pueden generar los comprobantes de pago y los cheques (si se paga con este medio) en forma directa o en su
defecto se pueden generar órdenes de pago. Se permite también generar una orden de pago partiendo de los estados de
cuentas de un proveedor o a un tercero sin necesidad de causar previamente un pasivo, opción de mucho uso cuando se
desea descentralizar el ordenamiento de los mismos; Las órdenes de pago, previa aprobación, pueden luego utilizarse como
base para la elaboración del documento soporte del pago. Los pagos pueden hacerse en efectivo, en cheque o para ser
consignados electrónicamente y pueden generarse también en forma directa sin necesidad de programar ni de generar orden
de pago previa. Genera los listados de saldos en bancos y se conoce en todo momento los cheques girados y no cobrados.
Incluye opción para reportar fácilmente las notas bancarias y las transferencias entre cuentas. Contiene un poderoso diseñador
de planos para informar los pagos electrónicos según los requerimientos de las entidades financieras.

Pagos – directos: En este programa se realizan los pagos por múltiples conceptos diferentes a aquellos asociados a las
cuentas por pagar, por ejemplo, cuando se hace causación de pagos cuya contrapartida es la cuenta de gastos o otras cuentas
corrientes comerciales. Se utiliza igualmente para la emisión de documentos de pagos entre bancos, como por ejemplo el
traslado de fondos, reembolsos de caja menor, pagos de impuestos, inversiones, compras de activos y gastos directos en
general. Cuando el método de pago es efectivo, se valida que la caja de la cual se desea hacer el pago tenga el disponible
necesario. Cuando el método de pago es en cheque, se valida la disponibilidad de cheques en el registro y control de
chequeras asociado a cada entidad financiera. No se admite el pago otros en formato electrónico.

21
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CG-UNO
GENERALIDADES 1

Introducción al sistema 1

Iniciando el sistema 2

ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA 2

Estructuración general del sistema (E.E.E) 2

CAPTURA DE INFORMACIÓN 16

Apertura de fechas (F G C C A) 16

Habilitación automática de documento por clases (F G C A H) 16

Registrar facturas de venta 20

Registrar factura de compra 20

Registro de pagos 21
22