PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FLUJOS DE

INFORMACIÓN EN LOS DEPARTAMENTOS

La administración, junto con el proceso productivo y el marketing, colaboran
en la obtención de ventajas competitivas y en la adaptación a los procesos de
aseguramiento de la calidad. Los sistemas de información proveen la
información que los procedimientos administrativos necesitan para operar.

COMPRAS Y RECEPCIÓN

La secuencia natural del procedimiento de compras y recepción pasa por cinco

departamentos, que a su vez transcurre por seis fases:

 Fase 1. Solicitud de compra.

 Fase 2. Exploración de proveedores.
 Fase 3. Adjudicación de la compra
 Fase 4. Recepción de la mercadería
 Fase 5. Almacenamiento de la mercadería
 Fase 6. Registro contable.
CUENTAS A PAGAR

En la secuencia natural del procedimiento en cuentas a pagar, intervienen tres

departamentos, mientras que pasa por cinco fases:
 Fase 1. Revisión de la factura de proveedor.
 Fase 2. Autorización del pago.
 Fase 3. Pago.
 Fase 4. Registro contable.
 Fase 5. Verificación del recibo del proveedor.

COMERCIALIZACIÓN
Es un procedimiento que deberá definir sus objetivos basándose en el resto de
los procedimientos relacionados: producción, finanzas, recursos humanos, etc.
VENTAS A CRÉDITO
En la secuencia natural del procedimiento de una venta a crédito, intervienen
siete áreas, pasando por siete fases:

 Fase 1. Formulación del pedido.

 Fase 2. Análisis formal del pedido.
 Fase 3. Análisis de situación crediticia.
 Fase 4. Despacho del producto (entrega).
 Fase 5. Distribución
 Fase 6. Facturación.
 Fase 7. Control y registro contable.

PEDIDOS DE CLIENTES
El procedimiento de pedidos de clientes comprende acciones que desarrolla el
grupo de administración junto al grupo operativo de la empresa.

FACTURACIÓN A CLIENTES
Con la información del pedido del cliente, más la información del pedido el
sistema se tiene ya la información necesaria para iniciar el proceso de
facturación.

CUENTAS A COBRAR
El proceso de facturación genera el derecho legal a cobrar. La gestión del cobro
conlleva un seguimiento que requiere un acceso a la información ágil desde el
departamento de cobros (cobranzas).
COBROS
En la secuencia natural del procedimiento de un cobro, intervienen tres áreas,
durante las cinco fases:
 Fase 1. Identificación de oportunidades de cobro.
 Fase 2. Preparación de la gestión de cobro.
 Fase 3. Gestión de cobro.
 Fase 4. Rendición de cobro.
 Fase 5. Control y registro del cobro.

COBROS EN PUNTO DE VENTA

El modelo de negocio propio del punto de venta es el supermercado: la
recepción del pedido, su procesamiento, la entrega del producto, la gestión
administrativa y el cobro se dan prácticamente en el mismo momento.
REMUNERACIONES/NÓMINAS
En la secuencia natural del procedimiento una nómina, intervienen cuatro
áreas, durante las cinco fases:
 Fase 1. Registro de novedades (altas/bajas/horas trabajadas…).
 Fase 2. Liquidación de remuneraciones.
 Fase 3. Control y autorización de pago.
 Fase 4. Pago.
 Fase 5. Registro contable.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO
La secuencia natural del procedimiento de la gestión del inventario, se da en
cuatro fases:
 Fase 1. Incorporación de productos terminados.
 Fase 2. Almacenamiento.
 Fase 3. Despacho/entrega
 Fase 4. Elaboración de informes.

El gráfico anterior muestra el procedimiento que abarca el ciclo de compra de

productos terminados, su recepción, su almacenamiento y las estimaciones
necesarias para mantener su adecuado nivel de existencias.
QUÉ DEBEN APORTAR LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN A LAS ÁREAS DE UNA COMPAÑÍA
Para facilitar el trabajo de cada una de las áreas de una compañía, los
sistemas de información deberán encontrar las mejores herramientas
tecnológicas. Un ejemplo de listado de requisitos a cubrir por área, podría ser:

1. Área comercial
a. Control y seguimiento de las ventas.
b. Análisis de desviaciones presupuestarias.
c. Gestión de productos.
d. Control de precios.
e. Control de la distribución y de la fuerza de ventas.
f. Medir los efectos de la publicidad y promoción.

2. Área de fabricación
a. Control de la producción y de la productividad.
b. Planificación de la producción.
c. Control del mantenimiento y reparaciones.

3. Área compras y almacenes

a. Control de consumos y de stocks.
b. Análisis de la gestión de compras.
c. Análisis de la gestión de stocks.

4. Área de personal
a. Control del personal.

5. Área de administración y finanzas

a. Gestión contable.
b. Gestión de tesorería.

En resumen, el hecho que los flujos de información y los trabajos estén

integrados conlleva:
1.
2. Una disminución de carga de trabajo en los diferentes departamentos, ya que
la información se introduce una sola vez.
3. Una mejora del servicio al cliente y de las relaciones con los proveedores.
4. Una optimización de la gestión y control de gastos de los diferentes
departamentos: almacén, fábrica, administración y comercial.
5. Una capacidad de facilitar información que posibilita dejar en evidencia las
deficiencias de gestión que tiene la empresa y tomar medidas para
mejorarlas.