La 

importancia de los archivos 

La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la administración

y el tratamiento técnico de los archivos.
Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar y servir. Aunque,
la más importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para preservar la
memoria histórica.

Origen
Origen de los Archivos desde la antigüedad. Los sistemas archivísticos de cualquier país
tienen su razón de ser en la existencia de los archivos. El archivo como tal nace como una
necesidad de la vida pública y privada de las sociedades porque serán la memoria y la
garantía de derechos, obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social
de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los
primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control
de la población y de la riqueza.

Importancia
Los archivos son importantes para las entidades porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los tramites que pueda requerir la empresa.
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un
patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los
documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su
significado.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de
suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. ... Un archivo tiene
que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida
por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Cualidades de los archivos

Tienen que ver con las ventajas que este sistema presta a la organización.
Son cualidades que componen un archivo:
Económicos: ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en la búsqueda de
documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permite la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico del archivo.

Clases de Archivo
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas, es
decir, archivo de gestión, central o histórico.
Según la Organización

 Archivo centralizado
 Archivo descentralizado
 Archivo descentralizado con control descentralizado.
 Archivo descentralizado con control centralizado
Según Uso

 Archivo activo
 Archivo semiactivo
 Archivo inactivo
Según su naturaleza
 Archivo publico
 Archivo privado de interés publico
 Archivo privado
Según su ciclo vital
 Archivo de gestión
 Archivo central
 Archivo histórico

Categorización de los Archivos

El proceso de categorización de archivos permite clasificar los archivos resultado de una

búsqueda. Las categorías en FileCAT se definen mediante dos características: Nombre y
Ruta de destino. El Nombre puede ser cualquier cadena de caracteres válidos que definan
la categoría con algún significado para el usuario.
ARCHIVO TRADICIONAL
Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y procedimientos
adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten una ordenada
y adecuada organización de los archivos y de los documentos. Entre ellos podemos
mencionar La administración de archivos, La organización, descripción, selección y
conservación de documentos. Los servicios archivísticos. El control sobre las tres edades
de los documentos. El uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos
descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita la protección del patrimonio
documental.

ARCHIVO MODERNO
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios
para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de
valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del
productor del documento y al usuario externo.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio
el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información
contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los
ciudadanos.