Manual procedimiento de compras y Código: MC – 002

suministros Versión: oo2

 Aprobado: 10 de Junio de 2019  Pág. 1 / 13

OBJETIVO DEL MANUAL:

El presente manual tiene como propósito programar la provisión y sumistros de
insumos elementos y dotación hospitalaria en general para el funcionamiento de la
institución material médico quirúrgico, medicamentos, equipos, muebles de oficina,
elementos de aseo, papelería y otros. Con el objetivo que se logre la prestación de
un servicio oportuno y con calidad en cada una de las unidades funcionales y la
satisfacción de los usuarios. Para esto será tenido en cuenta el presupuesto
asignado que se ha basado en una selección objetiva de proveedores en la que
prevalecen los principios de economía y calidad en la prestación.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL MANUAL:
 Definir normalizar y unificar las políticas de contratación de insumos y
servicios.
 Lograr cumplimiento oportuno de la actividad contractual
 Asegurar la transparencia, necesidad y eficiencia de la contratación

POLITICAS Y NORMAS:
Principios de la contratación: Las contrataciones realizadas por la entidad deben
regirse bajo los principios de buena fe, transparencia, economía, calidad en los
servicios contratados, oportunidad, responsabilidad, pertinencia, selección objetiva
y honesta de los proveedores y disminución del riesgo jurídico, para optimizar los
recursos con los que cuenta y para mantener la fortaleza organizacional.

ALCANCE DEL MANUAL:

Aplica para la ejecución del plan de adquisiciones de los insumos y servicios de la
entidad.
NECESIDAD DE CONTRATACION:
Todo proceso de contratación deberá ser sustentado por el área que solicite la
celebración del respectivo Contrato. Para tal fin, el área encargada realizará la
planeación de la contratación mediante la evaluación de las necesidades
advertidas y su satisfacción mediante la contratación, y presentará el análisis
realizado ante el ente que aprueba la contratación. Cuando se trate de Contratos
asistenciales, el Comité Nacional de Red decidirá sobre la aprobación de la
celebración del Contrato. La evaluación de la necesidad deberá contener una
justificación sobre el objeto a contratar, el costo del mismo.
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DERECHOS Y DEBERES:
a. Recibir oportunamente el pago pactado. Este se realizará de acuerdo con las
condiciones establecidas en el Contrato y a la programación de pagos efectuada
por la Vicepresidencia Administrativa y Financiera.
b. Acatar las recomendaciones que imparta a través del Supervisor del respectivo
Contrato.
c. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las
dilaciones injustificadas en la ejecución del Contrato.
d. Garantizar la calidad e idoneidad de los bienes y servicios contratados.
e. Informar sobre cualquier inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses en
los que pueden estar incursos en el momento de perfeccionar el Contrato, o los
que sobrevengan durante la ejecución contractual.
f. Guardar la confidencialidad de la información suministrada para la ejecución del
Contrato, la cual no podrá ser divulgada a terceros, ni a personas que no sean
previamente autorizadas. Esta obligación incluye el cuidado en el manejo de
bases de datos que le sean suministradas.
g. Constituir las garantías que se pacten contractualmente y mantenerlas vigentes
durante todo el término de duración del Contrato, sin necesidad de requerimientos
sobre el particular.
h. Dar cumplimiento a la totalidad de las disposiciones establecidas en este
Manual que les sean aplicables.

INHABILIDADES PARA CONTRATAR:

Son inhábiles para participar en cualquier proceso de contratación:
a. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar conforme a la
Legislación Colombiana o por decisión de autoridad competente.
b. A quienes haya dado por terminado el Contrato, como consecuencia del
incumplimiento de las obligaciones del Prestador o Proveedor.
c. A quienes haya decidido no renovar o prorrogar el Contrato por causas
imputables al Proveedor o Prestador.
d. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir un Contrato adjudicado a
través de Invitación Pública o Invitación Privada.
e. Los funcionarios y/o sus administradores, directamente o interpuesta persona, o
a través de personas jurídicas, consorcios o uniones temporales en las cuales
tengan participación o ejerzan como administradores.
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Inhabilidades sobrevinientes para contratar

a. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el Prestador o
Proveedor, éste cederá el Contrato previa autorización escrita. Si ello no fuere
posible, renunciará a su ejecución, se dará por terminado el Contrato y se
procederá a su liquidación.
b. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro
de una Invitación Pública o una Invitación Privada, se entenderá que renuncia a la
participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.
c. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un
consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero, previa
autorización escrita. En ningún caso podrá haber cesión del Contrato entre
quienes integran el consorcio o unión temporal

REQUISICIÓN:
El área solicitante diligencia la requisición de compra teniendo en cuenta los
elementos requeridos para prevenir inconvenientes futuros con los insumos
materiales y servicios contratados, además debe de contener la firma del jefe de
área de compras de lo contrario será rechazado.

COTIZACIÓN U OFERTA:
 Toda cotización u oferta debe tener el concepto, la cantidad, el precio, la
forma de pago, la fecha límite de entrega, garantías y condiciones
especiales por escrito.
 Las cotizaciones de insumos o servicios deben de tener una fecha máxima
de expedición de 90 días hasta el momento de hacer la contratación.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

A continuación, se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro
de la gestión de compras, los actores involucrados en los mismos y los pasos a
seguir para asegurar la efectividad del mismo.
APROBACIONES DE GASTO:
Toda compra de insumos, material o servicio será verificada por el departamento
de compras, quien emitirá su concepto y entregará a los autorizadores de gasto
para las respectivas aprobaciones acorde a los costos y calidad, los cuales han
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sido establecidos en los Estatutos: Resolución No 2003 del 2014, decreto 780 del
2016, ley 1438 del 2011 reforma del SGSSS, 1122 del 2007 Modificación de la ley
100, 1480 ley del consumidor.
GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS:
Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los
procesos de adquisición de acuerdo al tipo de insumos, material o servicio, para
ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS:
Este procedimiento aplica para las compras de insumos, material y/o servicios de
todas las áreas solicitantes.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
En caso de requerir citación a proveedores, con el fin de definir especificaciones
técnicas de los insumos material o servicio para la presentación de licitaciones, el
proceso inicia con la solicitud de citación a proveedores y muestra y verificación de
los insumos a excepción de los servicios que requieren de un periodo de prueba
de un mes.
AUDITORIA DEL CONTRATO
En todo Contrato celebrado por se designará un supervisor, quien se encargará de
efectuar la auditoría, control, vigilancia y verificación de las condiciones de
ejecución del mismo, con el fin de determinar la satisfacción de los objetivos
perseguidos con la contratación y velar por la protección de los intereses de la
Empresa. Para tal fin, el Supervisor debe realizar un seguimiento eficaz, oportuno
e imparcial sobre el cumplimiento del Contrato, ciñéndose para tal efecto a las
condiciones contractualmente pactadas y a las normas vigentes que regulan la
materia. Esta función estará a cargo del solicitante del Contrato o de quien para tal
efecto defina la Gerencia General, las Vicepresidencias Técnica de Salud o
Administrativa y Financiera, o la Dirección Nacional correspondiente. La
designación del Supervisor se hará constar en el respectivo Contrato. El
Supervisor debe cumplir con sus funciones desde el momento mismo en que se
dé inicio a la etapa de contratación y hasta la liquidación del Contrato. Las
obligaciones a cargo del Supervisor de los Contratos se encuentran desarrolladas
de manera específica en el Manual de supervisión de Contratos.
COMITÉ DE CONTRATACION Y COMPRAS
El comité de contratación y compras es un equipo interdisciplinario conformado
por funcionarios de la entidad que tienen la responsabilidad de orientar los
procesos de contratación que lleven a la selección de las propuestas más
favorables. El comité de contratación se encuentra conformado por los siguientes
funcionarios:
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 Director administrativo y de operaciones.

 Jefe del área de compras.
 Director médico.
 Secretario general.
 Auditor interno.
LIQUIDACIONES
La liquidación del Contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas
mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o la
declaratoria de paz y salvo, según el caso, de acuerdo con los tiempos
establecidos en la normatividad vigente. La liquidación del Contrato implica la
extinción definitiva del vínculo contractual dada por el acuerdo. En esta etapa las
partes deben hacer una revisión total de las obligaciones pactadas y ejecutadas,
de los bienes entregados o los servicios prestados a la Empresa, y de los pagos
efectuados. Aquí se hacen los reconocimientos, revisiones o ajustes económicos a
que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo.

VIGENCIA:
Este manual de contratación rige a partir de su fecha de aprobación hasta una
nueva reforma.
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USUARIO SOLICITANTE
Paso ACTIVIDAD DESCRIPCION

1 Solicitud de citación
de proveedores: 1. Envía correo electrónico a compras@ugc.edu.co,
solicitando citación a proveedores especificando
lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la
visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de
anticipación.
Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la
información suficiente y clara del material que
requiere, iniciará su proceso de adquisición con la
actividad No. 5: Generación de Suministro (Pedido).
2 Requisitos y 1. Durante la reunión o recorrido informa los
especificaciones: requisitos y especificaciones al proveedor sobre el
bien y/o servicio que requiere.
3 Generación de 1. Genera el suministro (pedido) a través del
suministro (pedido): sistema de información Iceberg/módulo de
suministros indicando las especificaciones técnicas
o características propias del bien y/o servicio, luego
procede a radicarlo físicamente en el Departamento
de Compras en estado confirmado, con sello
presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano según corresponda*

PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Paso ACTIVIDAD DESCRIPCION

1 1. Envía correo a los proveedores realizando la

Citación a correspondiente citación
proveedores:
2 Revisión del 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre
suministro (pedido): en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga
sello presupuestal y la firma del director, jefe o
decano registrada en el listado de firmas y
Envía correo electrónico a
solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el
número de suministro (pedido).
3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las
condiciones anteriormente mencionadas es
rechazada y devuelta al usuario solicitante.
3 Generación de 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga
requisición todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo,
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destino, responsable y centro de costos sean los

correctos. Además, que en el campo de
observaciones contenga la justificación de la
solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno
de los siguientes trámites:
3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la
entrega de producto y genera la salida* de almacén,
la cual debe ser firmada a satisfacción de quien
recibe. Para ello el usuario deberá presentar el
carné que lo acredita como funcionario de la
Universidad.
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a
generar un número de requisición de compra, el cual
es informado por correo electrónico al usuario
solicitante y al personal encargado de realizar la
adquisición
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud
en físico e informa por correo electrónico al usuario
solicitante y al personal de compras las
inconsistencias evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el
documento de salida como soporte de recibido, será
válida la firma en la solicitud de suministro (pedido).
4 Solicitud de 1. Consulta el correo electrónico para verificar el
cotización: número de requisición generado para el suministro
radicado por el área solicitante.
2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar
mediante correo electrónico y en los casos que considere
adjunta el formato de cotización de productos o servicios
5 Revisión y análisis 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por
de cotizaciones: el por correo electrónico.
2. Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo a las
cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los
proveedores con el fin de elegir el proveedor para la
compra*.
Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante
en los casos que se requieran, como por ejemplo
temas de tecnología.
Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación
en los siguientes casos:
 Sea proveedor único para la compra.

6 Envío de orden de 1. Envía al proveedor mediante archivo adjunto a

compra al proveedor: través de correo electrónico la orden de compra o
servicio escaneada.
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2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa

al almacén para realizar seguimiento y asegurar
cumplimiento en las entregas.
7 Revisión y recepción 1. Reciben los elementos verificando que
de material: corresponda a lo solicitado en la orden de compra,
si esta correcto procede a firmar* la remisión, acta
de entrega o documento soporte de recibido a
satisfacción**.De lo contrario devuelven el producto
según sea el caso.
2. El Personal de compras y suministros recibe la
factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor
confrontando que la información coincida con la
orden de compra y que se encuentre adjunta la
remisión, acta de entrega o documento soporte
firmado a satisfacción por el usuario o por el
almacén.
No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se
presenta alguno de los siguientes casos.
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los
requisitos legales o con lo especificado en la orden
de compra. 2.2. No se encuentre adjunta la
remisión, acta de entrega o documento soporte
firmado a satisfacción por parte del usuario o
personal del almacén.
3. Realiza la entrada de almacén a través del
sistema de información Iceberg de acuerdo a la
orden de compra relacionando número de factura,
cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o
documento soporte.
4. Informa por correo electrónico al usuario que los
productos ya están en disponibilidad para ser
retirados del almacén en los casos que aplica,
ejemplo: toners, elementos de ferretería y eléctricos,
entre otros.
**Para los casos de proyectos integrados, el usuario
solicitante puede recibir los productos en sitio para
asegurar la entrega a satisfacción.

PROVEEDOR

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCION

1
Reunión o 1. Confirma vía telefónica o por correo
recorrido con electrónico la asistencia a la citación, indicando el
proveedores: personal que asistirá y su respectivo documento
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de identificación.
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el
usuario solicitante y un representante del
Departamento de Compras.
3. Firma formato planilla de asistencia proveedores

2 Presentación de 1. Revisa la información contenida en el formato de

cotización: cotización de productos o servicios enviado por
correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos
establecidos, y la envía por correo electrónico en
formato de cotización de productos o servicios o formato
institucional mediante archivo adjunto.
3 Agenda y entrega de 1. Se comunica con el personal de compras y
material: suministros una vez sea notificado sobre la orden
de compra, a fin de agendar cita para realizar la
entrega.
2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o
documento soporte en el lugar, fecha y hora pactados

JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCION

1 Aprobación cuadro 1. Revisa el cuadro comparativo o documento

de adjudicación o soporte verificando que la información este
documento soporte: completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes
para su correspondiente aprobación por parte del
autorizador del gasto
2 Aprobación de la 1. Aprueba a través del sistema de información
orden de compra: Iceberg la orden de compra, teniendo como soporte
la aprobación escrita de los autorizadores de gasto

3 Revisión de pagos: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el

formato
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PERSONAL DE ALMACEN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCION

1 Salida de almacén: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema

de información Iceberg, anexando como soporte la
remisión, acta de entrega o documento soporte
firmado a satisfacción por parte del usuario
solicitante.
Para el caso de la dotación el empleado firmará el
documento soporte correspondiente.
2 Trámite de factura o 1. Genera a través del Sistema de Información
cuenta de cobro: Iceberg, número de radicación de pago.
2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”.
3. Envía los documentos para el trámite de pago a
compras para su respectiva revisión. (Factura o
cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de
compra, cuadro de adjudicación o documento
soporte con la respectiva aprobación).

PERSONAL DE COMPRAS

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCION

1 Recepción de 1. Revisa que la relación de documentos

pagos: concuerde con los documentos físicos recibidos
del almacén, de lo contrario se realizan las
correcciones pertinentes

2 Radicación de 1. Hace entrega al área contable de los

pagos en el área documentos para su respectivo trámite de pago.
contable:

DEFINICIONES:
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 AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y académicas

en las que se centran las solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza
del producto o servicio.
 COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor
cuantía ($90.000) que no requieren aprobación del ordenador de gasto por
ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes procedimientos de
adquisición.
 COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta
la respectiva propuesta económica y condiciones comerciales.
 ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de
Compras para solicitar bienes al proveedor indicando cantidad, detalle,
precio y lugar de entrega.
 ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de
la Universidad para aprobar una compra de un bien o servicio.
 PROVEEDOR: persona natural o jurídica que cumpliendo los requisitos
mínimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia suministra
bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias usuarias.
 SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de
Compras para contratar servicios o bienes intangibles.
 SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de
información Iceberg para solicitar un bien o servicio.
 USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o
Decano, para elaborar suministros (pedidos) en el sistema de información
Iceberg.

Usuario autorizado Compras y suministros Proveedores

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Inicio

Solicitud de citación a
proveedores Citacion a proveedores

Reunión o recorrido con

proveedores
Requisitos y especificaciones

Generación de
Revisión
suministro (pedido)
del
suministro
(pedido)

Solicitud de
Presentación de cotización
cotización

Se le informa al usuario Revisión y análisis de

cotizaciones

Generación orden de
compra

Aprobación del cuadro

adjudicación y/o doc. soporte

Aprobación orden de
compra

Envió orden de Agenda y entrega del

compra material

Revisión y recepción de material

(almacén y/o usuario)
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Radicación de factura y
cuenta de cobro

Recepción de documentos

Entrada del Salida de

almacén almacén

Tramite de factura o cuenta

de cobro

Revisión Recepción
de pagos de pagos

Radicación de pagos en el área

contable

fin