Diseño del proceso de gestión de compras de recursos físicos a una empresa de servicios

públicos domiciliarios en el Municipio de Yumbo para el año 2020.

Julián Alberto González Pabón

Eddie Eric Posada Herrera

Propuesta de Investigación presentada

en cumplimiento parcial de los requerimientos

para optar al título de Especialista en Gerencia de Auditoría Interna

Universidad Santiago de Cali

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

Especialización en Gerencia de Auditoría Interna

Santiago de Cali

Mayo de 2019
 Tabla de Contenido

1. Antecedentes......................................................................................................................................4
2. El Problema De Investigación..............................................................................................................6
2.1. Planteamiento del problema.......................................................................................................6
2.2. Formulación del problema...........................................................................................................7
3. Objetivos.............................................................................................................................................8
3.1. Objetivo general..........................................................................................................................8
3.2. Objetivos específicos...................................................................................................................8
3.2.1. Describir las etapas del proceso de compras de gestión de recursos físicos............................8
3.2.2. Determinar los actores que intervienen en el proceso de compras de gestión de recursos
físicos. 8
3.2.3. Identificar los riesgos que intervienen en el proceso de compras de gestión de recursos
físicos. 8
3.2.4. Definir los controles orientados a los riesgos en el proceso de compras de gestión de
recursos físicos........................................................................................................................................8
4. Justificación.........................................................................................................................................8
5. Marco de referencia............................................................................................................................9
5.1. Marco teórico..............................................................................................................................9
5.2. Marco jurídico............................................................................................................................13
6. Metodología......................................................................................................................................14
7. Cronograma de actividades...............................................................................................................17
Referencias................................................................................................................................................18

Tabla de ilustraciones
Ilustración 1Funciones y objetivos del departamento de compras................................................13
 1. Antecedentes

En la actualidad, es necesario integrar la gestión de las compras y los inventarios en una

visión logística global que permita incrementar las posibilidades de alcanzar altos niveles de

eficiencia rentabilidad en la dirección de la empresa[CITATION Bra95 \l 9226 ]

En el escenario de mercadeo industrial o Business-to-Business (B2B), el proceso de compra

es un tema esencial, no únicamente porque es un punto interesante para apalancar el desempeño

en la compañía a través de los ahorros, sino que se desarrolla en un sistema complejo con las

diferentes partes interesadas[CITATION Man14 \l 9226 ].

El área de compras y contratación gubernamental muchas veces es olvidada en los procesos

de reforma del Estado, pero debería ser uno de los componentes más importantes en el contexto

actual de transformación de la organización del trabajo para la ejecución de servicios por el

sector público[ CITATION Car02 \l 9226 ].

Para comprender el futuro de las compras gubernamentales en América Latina es esencial

analizar la evolución actual del Estado. En la actualidad existen cambios sustanciales en el

ámbito de ejecución de las políticas públicas esto debido al avance tecnológico, y a la

globalización del mercado, esto genera un impacto positivo en los procesos de descentralización.

De esta forma el Estado tiene una nueva dinámica y se contextualiza a ser más Contratador,

Regulador y Evaluador [ CITATION Car02 \l 9226 ].

El Estado Colombiano rige su proceso de compras a través de la normatividad vigente Ley 80

de 1993 y toda aquella que la modifique y/o complemente. El Gobierno Colombiano reconoce

que la compra y contratación pública es un asunto estratégico por lo cual decidió crear Colombia

Compra Eficiente por medio del Decreto Ley 4170 de noviembre 3 de 2011. El Decreto Ley

4
4170, reconociendo la necesidad de: (a) crear políticas unificadas que permitan ser la guía a los

administradores en el proceso de compras para monitorear y evaluar el desempeño del sistema y

generar mayor transparencia en el proceso de adquisición de los bienes y servicios; y (b) Tener

una Entidad rectora que provea un soporte adecuado para ejecutar el Plan Nacional de

Desarrollo. [CITATION htt6 \l 9226 ].

Como resultado de estas actuaciones, le ha sido posible realizar el proceso de ajuste al manual

de procesos y procedimientos, aplicado en todas las dependencias, lo mismo la administración de

los riesgos por los procesos regulatorios, acordes a la estructura actual de la empresa y a las

actividades que desarrolla, como lo determinan la Ley 142 de 1994[ CITATION Con94 \l 9226 ],

las normas y procedimientos indicados por la Superintendencia de Servicios

Públicos[ CITATION Sup06 \l 9226 ] y la Comisión reguladora de acueducto y alcantarillado

CRA[ CITATION Com18 \l 9226 ].

Para estos efectos, la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Yumbo,

adelanta la revisión y ajuste permanente de los manuales de procesos y procedimientos de las

Áreas Técnica Operativa, y Administrativa Financiera, durante el periodo fiscal

2019[ CITATION Esc19 \l 9226 ], verificando su conformidad regulatoria y su marco legal

correspondiente, al igual que la revisión que se hará por el equipo MECI-CALIDAD, en la

reestructuración del MECI 2014, e Implementación del Sistema de Calidad.

Para el caso de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Yumbo, el

estudio de aplicación del modelo estándar de control interno se fundamenta para este caso, en la

adquisición de compras de recursos físicos, se notó que esta función la viene realizando la

Subgerencia Administrativa de la entidad.

5
 2. El Problema De Investigación

2.1. Planteamiento del problema

El desarrollo de la investigación se evidencia que la Empresa Municipal de Servicios Públicos

Domiciliarios de Yumbo, no cuenta con un proceso de compras formal definido, en materia de

gestión de compras. En este sentido, se constata que los procesos de compras no se encuentran

centralizados. Esto ha generado gastos innecesarios que, a mediano plazo, pueden resultar en

menor eficiencia y buenos resultados de gestión financiera. Cada subgerencia de la empresa,

dispone de autorización para realizar las compras sin previa verificación, autorización y análisis

de las solicitudes, por parte del responsable de recursos físicos de la organización. Tampoco se

tiene un grupo de proveedores definidos que ofrezcan servicios bajo estándares de calidad

óptimos y requeridos por los procesos de la organización.

La empresa cuenta con el proceso de gestión de recursos físicos, en donde existe un inventario

que requiere estar actualizado y codificado. Sin embargo, no se hace posible cuantificar en su

totalidad las compras que se realizan. Se requiere la planeación de pedidos para las distintas

actividades que se realizan en los procesos. Por otro lado, hay ausencia en la caracterización y

formalización de comité de bajas y su respectivo procedimiento.

Cabe resaltar que la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Yumbo, tiene

implementado el software ACTSIS, que consiste en una ERP, con los siguientes Módulos:

administración financiera (SAF): Contabilidad, Presupuesto, Cuentas por Pagar, Tesorería;

administración de nómina y personal (SAN): Selección, Nomina, Interfaces, Parámetros,

Reportes; administración de recursos físicos (SAR): Compras, Inventario, Activos fijos y

devolutivos; administración comercial (SAC): Facturación, Gestión de clientes (Work-Flow),

6
Recaudos, Cartera, Laboratorio, Revisiones e instalaciones, Perdidas, Interfaces[ CITATION

Esc191 \l 9226 ].

Sin embargo, no existe un departamento de compras que controle y gestione la adquisición de

materiales e insumos y la distribución y control de estos, con el objetivo de disminuir costos y

mejorar la eficiencia en el proceso, así como también el fortalecimiento de la política

anticorrupción de la empresa.

Faltan procedimientos documentados para el desarrollo y aprobación de varias de sus

actividades. No existe documentación clara de los riesgos del departamento de compras y se

evidencia la ausencia de políticas.

2.2. Formulación del problema

De acuerdo a lo expuesto anteriormente la pregunta de investigación del proyecto es:

¿Cuál es el diseño de un proceso de gestión de compras de recursos físicos para una empresa

de servicios públicos domiciliarios en el Municipio de Yumbo para el año 2020?

2.2.1 sub preguntas.

 ¿Cuáles son las etapas del proceso de compras de gestión de recursos físicos?

 ¿Quiénes son los actores que deben intervenir en las compras de gestión de recursos

físicos?

 ¿Cuáles serían los riesgos del proceso de compras de gestión de recursos físicos¡?

 ¿Cuáles serían los controles orientados a riesgos en el proceso de compras de recursos

físicos?

7
 3. Objetivos

3.1. Objetivo general

Diseñar el proceso de gestión de compras de recursos físicos a la Empresa Municipal de

Servicios Públicos Domiciliarios de Yumbo.

3.2. Objetivos específicos

3.2.1. Describir las etapas del proceso de compras de gestión de recursos físicos.

3.2.2. Determinar los actores que intervienen en el proceso de compras de gestión de

recursos físicos.

3.2.3. Identificar los riesgos que intervienen en el proceso de compras de gestión de

recursos físicos.

3.2.4. Definir los controles orientados a los riesgos en el proceso de compras de gestión de

recursos físicos.

4. Justificación

La investigación busca mediante la aplicación de un proceso de desarrollo organizacional,

integrar las áreas, personas y procesos involucrados, que afectan con sus actividades el desarrollo

del departamento de compras de la compañía; con el fin único de mejorar las condiciones

relacionadas con la comunicación y trazabilidad del proceso, ayudar a la creación de equipos de

trabajo con un alto compromiso con la política de anticorrupción, que a su vez permite la gestión

de cambios y la transparencia en la ejecución de actividades.

Teniendo en cuenta la necesidad de mejorar los parámetros generales del ejercicio del control

interno en cada empresa o entidad oficial prestadora de servicios públicos domiciliarios y la

8
naturaleza de este control, este trabajo investigativo se considera viable, al proponer mecanismos

administrativos que faciliten la apropiada aplicación del control interno. Debido a que se

evaluaran los riesgos inherentes del proceso de gestión de compras, esto posibilitaría establecer

un sistema de evaluación y control, acorde con la naturaleza jurídica de la entidad.

El cumplimiento de los objetivos se hará mediante la aplicación de una planeación estratégica

que incluye la determinación del propósito básico del departamento de compras, la investigación

llevará el cumplimiento dichos objetivos en cuanto a diseñar e implementar de manera eficaz el

proceso. los conocimientos adquiridos durante la carrera serán orientados de manera que se

traduzcan en un beneficio personal y la organización.

5. Marco de referencia

5.1. Marco teórico

5.1.1. Gestión Administrativa

Fayol (1916) define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y

controlar. Estos elementos constituyen el proceso administrativo que pueden ser encontrados en

cualquier área de la empresa, se entiende entonces según la definición de Fayol que cada proceso

desarrolla actividades de planeación, organización, dirección y control de actividades esenciales.

La administración óptima de una empresa es fundamental para sus resultados. Se define como el

proceso mediante el cual los administradores crean un buen ambiente de trabajo, coordinan la

actuación del equipo humano que forma la entidad y del resto de recursos de la empresa, y

realizan las actividades necesarias para alcanzar de una manera eficiente los objetivos

empresariales previstos [ CITATION Fer15 \l 9226 ].

9
 Planificación: es la primera de las actividades que componen la administración de la

empresa y consiste, básicamente, en fijar unos objetivos determinados, que han de ser

realistas y acordes con el funcionamiento de la empresa, marcar estrategias para

conseguirlos, definir las políticas por las que se regirán los miembros de la empresa y

establecer los criterios de decisión adecuados sin perder de vista los fines últimos de la

institución[ CITATION Fer15 \l 9226 ].

 Organización: es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que

queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forme parte de la

empresa, así como su responsabilidad y su autoridad. Además, la organización tiene

como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas

tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa [ CITATION Fer15 \l

9226 ].

 Dirección: tras planificar y tener una estructura organizativa clara sobre los recursos

disponibles, se deben intentar cumplir los objetivos previstos. Para ello, la empresa ha de

estar bien gestionada, lo cual no es nada fácil. Esta gestión deberá ir encaminada a tratar

de conseguir que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para

conseguir los objetivos marcados. Como decimos, esta tarea no es nada fácil. Ser un buen

líder es bastante complejo [ CITATION Fer15 \l 9226 ].

 Control: controlar consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la

planificación. Esta tarea afecta a todos los niveles de la empresa, tanto a los altos

directivos, que son los que toman las decisiones que marcan el rumbo de la organización,

como a los niveles de gestión, en los que se adoptan las pautas de funcionamiento del día

a día de la empresa. La finalidad es, por tanto, detectar las desviaciones respecto a las

10
 previsiones (si algo falla hay que averiguar el por qué), con la intención de corregirlas

antes de que se produzcan consecuencias negativas [ CITATION Fer15 \l 9226 ].

5.1.2. Control interno

Este tipo de control lo ejercen las instancias reguladoras de las dependencias como es la

auditoria interna central y de cada departamento. Así también otros mecanismos externos los

cuales velan por la transparencia en los procesos ejecutados y sirven como herramientas de

retroalimentación y corrección. A nivel gubernamental el ente encargado de velar por el

cumplimiento de las normas en los procesos de compras y contrataciones del estado es la

contraloría general de cuentas de la nación, quien ejecuta controles periódicos y emite sanciones

administrativas y económicas cuando encuentra anomalías en los mismos[ CITATION Rob05 \l

9226 ].

En general, “el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) que se establece para las

entidades del Estado, proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la

evaluación en las entidades del Estado-2, su razón de ser, está orientada hacia el cumplimiento

de objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del

Estado”[ CITATION Fer19 \l 9226 ]. Entre los principios del Modelo Estándar de Control

Interno que rige para entidades del Estado y que se consideran recomendables de aplicar, cabe

destacar que se fundamentan en procesos que se enmarcan, articulan, complementan y

desarrollan de acuerdo a preceptos constitucionales[CITATION COL19 \l 9226 ]

5.1.3. Gestión de Compras o Suministro

El concepto de gestión de la cadena de compras o suministro está muy asociado a la logística

necesaria para que la cadena de proveedores funciones de manera adecuada. Desde este concepto

11
se entiende por logística “el amplio rango de actividades que se ocupan con eficacia y eficiencia

del movimiento de productos desde una empresa a otra y desde el fabricante a la cadena de

distribuidores –vendedores –consumidor final”. Sin embargo la gestión de la cadena de

suministro involucra la transferencia de conocimiento, la promoción de la innovación, el

mejoramiento de estándares de calidad y la implantación de mecanismos de comunicación

eficientes a lo largo de dicha cadena.

El concepto de administración de cadena de compras o suministros, consiste en la gestión e

integración de los productos, servicios e información de los procesos claves del negocio, de los

proveedores, productores y distribuidores que permitan adicionar el valor y satisfacer las

necesidades de los clientes[ CITATION Osc13 \l 9226 ]

De acuerdo a la Real Academia Española, la deficion de compras se dice que proviene del latin

comparare, cotejear y que se traduce en adquirir algo por dinero [CITATION htt7 \l 9226 ].

Bayle(1982), Refiere que el proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar

cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comprando los proveedores y

abastecimientos que se tiene disponibles, negociar con sus proveedores quienes constituyen las

fuentes de abastecimientos, o de algún modo llegar a convenios en los cuales se estipulan los

términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos para finalmente los bienes y servicios,

continuando con el pago de estos.

5.1.4 Responsabilidades del Departamento de Compras

Las compras son consideradas como una función vital para el éxito de cualquier empresa sea del

ámbito público o privado de carácter industrial, comercial o de servicios. Para alcázar ese nivel

12
las compras modernas deben contar con una estructura organizacional y sobre un departamento

sobre el cual recaigan esas funciones y responsabilidades.

Desde el punto de vista económico, el departamento de compras tiene la responsabilidad de

utilizar los recursos monetarios de la empresa para obtener los mejores resultados en cuanto a la

mejor calidad, el mejor precio y las mejores condiciones de entrega y pago en la adquisición de

materiales, productos bienes y servicios [ CITATION Fer15 \l 9226 ].

Ilustración 1Funciones y objetivos del departamento de compras

Gráfico Nº 01, Funciones y objetivos del departamento de compras.

Fuente: Trabajo de Grado de Rivero(2016), en:
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/15542/RiveroRiveraStella2016.pdf?sequence=1

5.2. Marco jurídico

El Modelo Estándar de Control Interno – MECI para entidades del Estado, fue creado

mediante el decreto 1599 de 2005, en concordancia con la ley 87 de 1993 encargada del tema de

control interno; y en la Constitución en los artículos 209 y 269. Este modelo proporciona una

estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación en las entidades del

Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la

contribución de estos a los fines esenciales del Estado

13
 6. Metodología

El presente proyecto, se realizará con un enfoque cualitativo, donde se utilizara el método de

entrevista, para conocer cómo se realiza el proceso de compras en la organización de servicios

públicos domiciliarios y cuáles son los criterios de evaluación que utilizan los involucrados en

dicho proceso, se identificaran características que definen los procesos que se involucran en el

desarrollo del departamento de compras y los parámetros que definirán los responsables que se

relacionen directamente con el proceso de compras.

Hernández explica que la investigación cualitativa se enfoca en comprender los fenómenos,

explorándolos desde la perspectiva de los participantes en un ambiente natural y en relación con

su contexto, por ende, la investigación es de metodología cualitativa de un tipo descriptiva, para

saber la percepción del proceso de compras de los empleados de una empresa de servicios

públicos domiciliarios en el Municipio de Yumbo.

6.1. Tipo de investigación

El tipo de investigación que se utilizara será de tipo descriptivo, debido al modelo de

implementación que se manejara para diseñar y caracterizar el proceso de compras que se

propondrá mediante este proyecto para la organización en el 2020.

Hernández nos dice que, con frecuencia, la meta del investigador consiste en describir

fenómenos, situaciones, contextos y sucesos; esto es, detallar cómo son y se manifiestan. Con los

estudios descriptivos se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de

personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un

análisis. Es decir, únicamente pretenden medir o recoger información de manera independiente o

14
conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se refieren, esto es, su objetivo no es

indicar cómo se relacionan éstas.

6.2. Fuente de investigación

6.2.1. Fuentes primarias

Las fuentes primarias son los responsables involucrados en las actividades de la ejecución de

compras de la compañía, durante la recopilación de información para la estructura del proceso

de compras, se utilizará como fuente primaria la estrategia de entrevista semiestructurada.

6.2.2. Fuentes secundarias

Se revisará la información recopilada de acuerdo a fuentes de investigación de temas

relacionados con el proceso de compras como lo son: a) artículos académicos, ponencias, libros y

capítulos de libros; b) informes de prensa nacional; artículos de periódicos escritas o

investigaciones de temas relacionados con el proceso de compras, los riegos que este presenta y

sus respectivos controles.

6.3. Técnicas de recolección de la información

6.3.1. Entrevista

Se realizara un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a los responsables que están

involucrados con el proceso de compras, con el fin de conocer estados de opinión o hechos

específicos, dicho formato fue diseñado con un numero de ítems que están de acuerdo a las

actividades analizadas e investigadas en la ejecución de la compra y en casos anteriores donde

existe un proceso de compras estandarizados, dicho esto se evaluara a los responsables de la

empresa en las áreas de recursos físicos y/o subgerencias administrativas y financiera,

15
subgerencia técnica operativa y subgerencia comercial, que son los responsables de la

trazabilidad de la compra. Con el propósito de adquirir información más concreta.

La entrevista cualitativa es más íntima, flexible y abierta que la cuantitativa (Savin-Baden y

Major, 2013; y King y Horrocks, 2010). Se define como una reunión para conversar e

intercambiar información entre una persona (el entrevistador) y otra (el entrevistado) u otras

(entrevistados). En el último caso podría ser tal vez una pareja o un grupo pequeño como una

familia o un equipo de manufactura. En la entrevista, a través de las preguntas y respuestas se

logra una comunicación y la construcción conjunta de significados respecto a un tema (Janesick,

1998).

6.4. Participantes y documentos.

Quienes: Subgerente Administrativo, Subgerente Operativo o Técnico, Subgerente, Jefe de

control interno, Jefe de recursos Físicos y Almacenista.

Documentos: Manuales, procesos, procedimientos, formatos, registros, mapa de procesos y

toda la demás información que corresponda al proceso de compras.

6.5. Análisis documental

Se analizará la información de la organización que tienen elaborada y estructurada bajo un

sistema de gestión (físicos y digitales), según los parámetros de la NTCGP 1000-2009 y con el

nuevo criterio de MIPG modelo integrado de planeación y gestión, adicional se utilizara la

información que tiene relación directa con teorías administrativas estas serán consultadas en la

biblioteca de la universidad Santiago de Cali.

16
 7. Cronograma de actividades

Cronograma de actividades 2019

Actividades Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre
Entrevista con el personal
que se encuentra
realizando las compras de
la empresa.
Identificar las
características del proceso
de compras.

Diseño del fl ujo de

proceso de compras.
Determinar los actores
que intervienen en el
proceso de compras.

Asignacion de
responsables del proceso
de compras.
Realizar la matrix de los
riesgos del proceso de
compras.

Diseñar los controles del

proceso de compras.

Documentar el proceso de
compras

Entrega de documento
final.

8. Presupuesto

Descripicon Unidades Precio por Unidad Presupuesto

Papeleria(Resma de
papel - Tamano Carta 1 $ 12,500 $ 12,500

Toner Kyocera 1 $ 80,000 $ 80,000

Depreciacion de
Computador 10% $ 1,500,000 $ 150,000

Depreciacion de la
Impresora 10% $ 800,000 $ 80,000

Transporte 1 $ 250,000 $ 250,000

TOTAL PRESUPUESTO PARA REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES $ 572,500

17
 Referencias

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18
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Vargas, O. A. (2013 ). Gestión de compras eficientes y sostenibles:. Punto de Vista , 12.

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 Anexo # 1

Entrevista

1. ¿Quién es el encargado de realizar las compras en su área?

2. ¿Quién determina si es necesaria la compra?

3. ¿Cuáles son los criterios para la selección del proveedor?

4. ¿Qué requisitos legales deben de cumplir los proveedores?

5. ¿Cuántas cotizaciones realizan para comprar un insumo?

6. ¿Quién realiza la solicitud de la compra?

7. ¿Existe un formato de solicitud de compra?

8. ¿La empresa tiene establecida una política para la realización de las compras?

9. ¿Quién ejerce el control de las compras?

10. ¿Quiénes intervienen el proceso de compras?

11. ¿Quién autoriza las compras?

12. ¿Cómo determinan la mejor opción entre precio y calidad del insumo a solicitar?

13. ¿Cómo se determina La mejor opción entre los proveedores postulantes?

14. ¿Quién define los tiempos de entrega de los pedidos?

15. ¿Quién recibe todas las compras?

16. ¿Existe un plan anual de adquisiciones?

17. ¿Las compras que se realizan están contempladas en el plan anual de

adquisiciones?

18. ¿Cuál es el procedimiento que se lleva a cabo para la realización de las compras?

21