Definición de la función de compras.

Compras es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio, tiempo y

lugar pactado.
Se le relaciona comúnmente con los términos siguientes: adquisiciones, aprovisionamiento o
materiales, control de inventarios y almacenes.

Objetivos del área de compras.

Como encargado del área de compra es tu responsabilidad gestionar materiales o productos al
precio más bajo que se pueda y que permita lograr las exigencias de calidad y servicio
Los objetivos fundamentales de toda compra se pueden resumir de la siguiente manera:
1. Mantener la continuidad del abastecimiento.
2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales o productos.
4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos, basándose en lo adecuado de
los mismos para el uso a que se destinan.
5. Adquirir materiales o productos al precio más bajo posible compatible con la calidad y el
servicio requerido.
6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo
que a costos de material se refiere.

En palabras resumidas el objetivo en conjunto de todos estos puntos es mantener el control

adecuado del material que uno adquiere para hacer su producto o servicio, todo para lograr
obtener la reducción de costos en beneficio de la empresa, pero manteniendo la calidad
deseada del producto para así seguir cumpliendo con la promesa del producto.

En este capítulo también encontramos la definición de proveedor que son todos aquellos que le
proporcionan a la organización los recursos materiales, humanos y financieros necesarios para
su operación diaria, según ISO 9000, un proveedor es aquella organización o persona que
proporciona un producto

Como los proveedores son parte esencial de la empresa, se tiene que logara establecer un plan
de calidad y control sobre ellos, para así asegurarnos de escoger el mejor proveedor según
nuestras necesidades, para lograr esto se emplean diversos procedimientos de selección,
evaluación y calificación de proveedores. El registro de proveedores es un archivo de toda la
información que pueda obtenerse sobre las mercancías que se comprar o que se puedan
sustituir a las mismas, este archivo debe ser accesible y actualizarlo frecuentemente, para así
tener los proveedores que cumplan con nuestras características deseadas.

El objetivo de las relaciones con el proveedor es lograr la confianza para el uso de las
mercancías, esto implica que ambas partes desarrollen una serie de actividades definidas como
el desarrollo de políticas de calidad en las relaciones con el proveedor, contar con diversos
proveedores para las compras importantes, establecer un procedimiento a base de normas para
calificar el producto y al proveedor, realizar una planificación entre ambas partes para definir la
calidad y responsabilidades, fijar canales de comunicación entre ambos, implementar un
sistema para detectar y corregir las desviaciones, establecer un sistema de supervisión del
proveedor, llevar a cabo programas de mejora y de asistencia recíproca y crear y aplicar
sistemas de clasificación de la calidad de los proveedores

La selección de proveedores es un proceso de varios pasos y comienza desde la necesidad que

es la primera fase, en esta fase se identifican los primeros pasos del proceso, se empieza
estableciendo un canal de información y localizando los nuevos proveedores en catálogos o
directorios, se identifica la necesidad de la empresa, se elabora una requisición de compra y se
elabora una cotización.

En la segunda fase que es la pre selección de proveedores y para llevarla a cabo se requiere
elaborar un pre-plan de selección de proveedores, en esta fase se evalúan los criterios generales
de selección de proveedores por una gran cantidad de puntos diferentes desde calidad hasta
conocimiento y área del producto, para logara lograr manejar más fácil los criterios de selección,
pueden clasificar en 7 áreas de acción que son las siguientes: área de calidad, área
administrativa, área financiera, área tecnológica, área de tiempos de respuesta, área precios,
área de inventarios.

En la tercera fase que es la evaluación de los proveedores se inicia con la elaboración de una
lista de chequeo donde se asigna una precalificación a los proveedores, la información de cada
proveedor es registrada en una tabla donde se puede identificar de una manera muy sencilla las
puntuaciones de cada uno de los proveedores.

En la cuarta fase selección de proveedores se reduce el número de proveedores seleccionados

que por lo general ascienden de tres a cinco, los aspectos evaluados del proveedor forman parte
de su perfil, ya que se ha preseleccionado a los proveedores se establecen nuevas exigencias a
través de las cuales se establecen especificaciones técnicas y comerciales requeridas.

En la quinta fase negociación con los proveedores es la fase final del proceso de selección de
proveedores ya que hace referencia a las negociaciones donde se establecen relaciones entre la
empresa y sus proveedores

La homologación de proveedores consiste en evaluar y calificar de manera independiente e

imparcial a los proveedores, con la finalidad de tener un registro de proveedores con todas las
características adecuadas para la empresa, se realiza a través de diversos métodos como la
auditoria, el test de producto, homologación por histórico y el cuestionario de homologación.

En los últimos años se han desarrollado procedimientos o métodos de selección y evaluación de

proveedores son los siguientes

Método categórico es el método menos exacto ya que es un análisis cualitativo en base al

registro histórico del proveedor

Método de puntos ponderados consiste en cuantificar los criterios de evaluación con respecto al
funcionamiento de cada proveedor con la finalidad de compararlos.

Método por costo total los proveedores deben elegir y evaluar en sus operaciones no solamente
el precio, si no también el costo total que supone para el cliente.
Método análisis envolvente de datos se basa en el concepto de eficiencia de una alternativa de
decisión, se evalúan términos como coste-beneficio, se clasifican en proveedores eficientes o
proveedores ineficientes.

Método razonamiento basado en casos, se define como un software que toma información de
una base de datos sobre procesos de decisión y evaluación de de situaciones o casos sucedidos
previamente, así, el se pueden basar en información útil y con experiencia en situaciones
parecidas.

Reevaluación de proveedores

Este proceso consiste en analizar de nuevo a los proveedores que te han brindado el suministro
de producto o servicio, como efectos de reevaluación se pueden agregar los siguientes criterios
como: niveles de defectos del producto o servicio, cumplimiento del plazo de entrega, capacidad
y rapidez en la solución de problemas