Biblioteca virtual de PMI

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Control de costos del proyecto

Por SamAnderson, PMP, CSSBB

el artículo es parte de un proyecto. Los elementos electrónicos y el software

Y proyecto relativamente grande, complicado y de largo plazo.

EresEstá razonablemente
el director del proyecto satisfecho conalel
que se acerca resultado,
final de un al
lo mejor de su conocimiento, el proyecto está logrando lo que se pretendía hacer, dentro
asociado serán aún más confusos. Por ejemplo, el recibo del software descargado
no tiene una etiqueta física para colgar la documentación y un controlador se
parece mucho a cualquier otro controlador.
del cronograma planificado y los objetivos de costos. Ha realizado un seguimiento

diligente de sus solicitudes y la hoja de cálculo de costos del proyecto está actualizada y Ahora tiene muchas semanas de investigación detallada, al final de las cuales

actualizada. Sin embargo, en este punto, recibe una llamada del grupo de Contabilidad puede haber algunas acciones difíciles. Incluso si se han encontrado cargas

que le dice que está radicalmente por encima del presupuesto. El Contador está en un extrañas, esas cargas tienen que ir a alguna parte. En el caso de que de hecho esté

estado de pánico, pensando que parte de la culpa recaerá sobre él. Las facturas se por encima del presupuesto, se debe obtener la aprobación de la gerencia

están acumulando y el costo previsto ya es un recuerdo lejano. El único enfoque correspondiente. Su credibilidad no será particularmente alta. Este no es un buen

disponible para usted ahora es explorar todos los resultado para un director de proyecto.

Este resultado podría haberse

de las facturas y determinar qué evitado. Las acciones necesarias

"
sucedió. Esto demuestra ser una para evitar tal escenario deben
empresa difícil, es posible que las tener lugar mucho antes en el
facturas no siempre estén vinculadas a a los mecanismos de costo proyecto,
una orden de compra, o puede haber
Se debe pensar

"
varias facturas en una sola orden de control y comunicación, poco después de que se le asigne
compra. Verá cargos que no reconoce, como Project Manager. La primera
y lo que significa control. preferiblemente en el fletamento, o
que debe perseguir. Puede que incluso acción necesaria es reunirse con su
Contabilidad,
Comprar y recibir
ver cargos provenientes de dentro de la organización, incluyendo personal. Estas personas pueden pensar que está cazando furtivamente en sus áreas de

algunos que involucran cargos laborales asociados con el inicio. Ahora autoridad y pueden resistirse al cambio. Puedes tratar

tienes semanas de trabajo por delante y el proyecto está en con esto dejando en claro que no está buscando autoridad operativa sobre
arranque. El tiempo es algo que no tienes. su función, pero debe tener cierto control sobre
Con toda probabilidad, estás trabajando en un proyecto “no proyectizado”. Hay que pensar en los mecanismos de
medio ambiente. En este tipo de entorno, los sistemas y las personas se miden, y las control de costos y comunicación, y qué significa control. orden de compra; sin
la cultura a menudo no respalda adecuadamente el control de costos del proyecto. Primero: oficialmente, el compromiso de gastos es el
recompensas se basan en el día a día, el personal tiene que lidiar con su proyecto por embargo, el control de costos debe ocurrir en la hoja de cálculo. Esta hoja de
desempeño semanal, mensual y anual de la empresa. El en el momento en que se emite la requisición. Aquí es donde sus requisitos de trabajo diario, y probablemente lo harán a

encima de lo que pueda. Es posible que los números de cuenta específicos para cálculo contiene las solicitudes necesarias, el total acumulado, la cantidad restante,
medida que el número, el proveedor, la cantidad, los contactos del proveedor que crea que el proyecto no se establecieron rápidamente porque, históricamente, todos los

usted estén registrados en una cuenta universal. Las órdenes de compra pueden no el índice de costos, la fecha y la fecha de entrega. Esto llevará algún tiempo para
proyectos y se actualizarán con el número de orden de compra, la emisión se realizará automáticamente. vinculado a requisiciones. Si los bienes físicos se mantienen

estar involucradas, su personal de recepción puede no reconocer que el crear y las solicitudes tienen su propio proceso de aprobación, y la gestión
actualizados, será un ahorro de tiempo a largo plazo.
agradecerá su capacidad para mostrar el estado del costo del proyecto en el
momento de la aprobación. Por cierto, esta hoja de cálculo se puede ampliar para
incluir números de serie de artículos, información de garantía y contactos de servicio.
Esto ahorrará tiempo a su personal operativo. Una copia de la hoja de cálculo del
proyecto debe estar disponible abiertamente para todas las partes interesadas del
proyecto. Esto es fácil de hacer si tiene una LAN o está habilitado para Internet, con la
ubicación de la hoja de cálculo comunicada como parte de los informes del proyecto.
El uso de software de gestión de proyectos más avanzado es ciertamente apropiado;
sin embargo, estos paquetes de software a menudo no están disponibles
universalmente para todos los interesados. Además, es posible que todas las partes
interesadas no sean completamente capaces de utilizar dicho software. La mayor
parte del software más avanzado tiene la capacidad de exportar datos específicos a
una hoja de cálculo. Sin embargo,
En segundo lugar, debe definir los niveles de control y cómo va a
operar. Los cuatro niveles de control son:
1. Conocimiento de algunas de las requisiciones. Verá las vacantes
que genere o las de áreas que hayan acordado permitirle ver
las vacantes.
2. Conocimiento de todas las requisiciones que impactan el proyecto. Se le comunican
las requisiciones que impactan el proyecto. Estas requisiciones pueden llegar a su
conocimiento después del hecho; Es posible que las órdenes de compra ya se
hayan publicado. Control de todas las requisiciones. Todas las solicitudes deben ser
3. aprobadas por usted. Es posible que tenga la autoridad para vetar, pero no para
aprobar.
4. Autoridad sobre todas las requisiciones. Tú decides qué se
compromete y por cuánto. Tiene autoridad de aprobación.
Para tener una confianza razonable de que tiene la capacidad de controlar los
gastos de manera proactiva, debe estar en el tercer nivel: el control de todas las
solicitudes. Es obvio que la primera opción no proporcionará control y podría terminar
fácilmente en el escenario que se acaba de describir. La segunda opción, el
conocimiento de todas las solicitudes, tampoco proporciona un verdadero control. Sin
embargo, proporcionará el estado del costo del proyecto que se puede comunicar de
manera apropiada, y se puede pedir a otras partes interesadas que actúen según sea
necesario. La última opción, la autoridad sobre todas las solicitudes, también
proporcionará control. Sin embargo, este nivel de autoridad puede ser peligroso. Si bien
la mayoría de nosotros somos muy honestos, no todos los gerentes de proyectos lo
son. Si tiene este nivel de autoridad, debe tener mucho cuidado con la toma de
decisiones y la documentación. La única razón real para tener esta autoridad es poder
actuar muy rápidamente en situaciones que requieren una acción inmediata. En lugar
de tener plena autoridad, puede estructurar los gastos planificados con un monto
preaprobado para situaciones de emergencia.
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Tercero: si su proyecto es lo suficientemente grande, pida a Contabilidad que
establecer un número de cuenta específico para el proyecto. Este número de cuenta es
obligatorio en la solicitud y debe transferirse a la orden de compra. No se transferirá
constantemente a las facturas de los proveedores, pero se puede vincular a través de
la orden de compra. En algunos casos, los números de subcuenta serán útiles para
dividir los cargos por tipo, por ejemplo, hardware, controles, software, etc. Por lo
general, no se necesitan más de media docena de números de subcuenta. Cuantos
más números de subcuenta haya, mayor será la toma de decisiones administrativas y
el seguimiento.
Cuarto: la compra debe actuar como un control de las solicitudes. Cualquier
requisición que llegue que no haya pasado por su punto de control debe ser marcada.
El hecho de que se emita o no una orden de compra en este caso realmente depende
de la situación. Por ejemplo, es posible que usted o las personas que designe como
punto de control no estén disponibles. Un entendimiento previo con el agente de
compras es invaluable y evitará confusiones en el futuro.
Quinto: el personal de recepción manejará todo tipo de cuentas por
cobrar que normalmente no maneja. Algunos de estos elementos terminarán
inevitablemente donde no deberían estar. Una de las señales de esta
situación es tener que buscar en el negocio para encontrar algo que se ha
entregado. Para un Project Manager, esto es una pérdida de tiempo. Como
mínimo, una reunión temprana con Receiving les dará un “aviso” sobre el
proyecto. Tendrán una idea de lo que llegará y tendrán una idea razonable de
cuándo. Si es posible, se puede designar una ubicación de recepción física.
Con estos mecanismos de control en su lugar, tiene buenas posibilidades de estar
informado del desempeño de costos del proyecto debido a los compromisos. En una
situación en la que se va a exceder el presupuesto, tiene datos suficientes para
determinar cuál es el problema y por qué. Es mejor afrontar esto tan pronto como se sepa.
Un proyecto puede exceder el presupuesto debido a que la estimación original fue
defectuosa o porque pueden ser necesarios gastos adicionales para lograr la intención del
proyecto. Presente esta información a la dirección y a las partes interesadas del proyecto,
y se podrán tomar las decisiones adecuadas en el nivel adecuado. Después de todo,
como Gerente de Proyecto, si tiene que tomar algunos bultos, no quiere que sea porque
no pudo hacer un seguimiento de los costos y administrar el presupuesto del proyecto.
Sobre el Autor
Sam Anderson tiene 35 años de experiencia en manufactura, operaciones
industriales, administración de instalaciones y construcción, enseñanza y
consultoría. Tiene una licenciatura en ingeniería general de la Universidad de
Illinois y una maestría en operaciones industriales de la Universidad de Bradley.
Además de la certificación como Project Management Professional (PMP ®),
tiene la certificación de la Sociedad Estadounidense de Calidad como Six Sigma Black
Belt.