firma

miembro de

GESTIÓN AVANZADA DE
COMPRAS, RENTABLE Y
EFECTIVA
COMO GENERAR RESULTADOS ECONÓMICO, FINANCIEROS
Y PROTEGER EL PATRIMONIO DE LA EMPRESA.
CP ARIEL REINOSO
ROSARIO, ABRIL 2015

ASOCIACION DE GRADUADOS
[1. Abastecer en tiempo y forma] Universidad Tecnológica Nacional
Facultad Regional Rosario
OBJETIVOS DE LA CAPACITACION

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Poder abastecer en tiempo y forma a los sectores que utilizan los
servicios del Sector Compras.

RENTABLE Y EFECTIVA
Mejorar la productividad y profesionalidad del desempeño de la
Función de Compras.
Entender el impacto de las Compras en el resultado económico
de la empresa y gestionar las compras para incrementarlo.
Entender el impacto de las Compras en los flujos de fondos
económico de la empresa y gestionar las compras para mejorar las
finanzas de la empresa.
Estructurar un esquema de protección de derechos y bienes de la
empresa, para proteger su patrimonio.
CONTENIDOS DE LA CAPACITACION

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Abastecer en tiempo y forma

RENTABLE Y EFECTIVA
Hacer: en menos tiempo | mejor
Mejorar la Rentabilidad de las Compras y de la Empresa
Mejorar el Flujo de Fondos de las Compras y de la Empresa
Controlar y Proteger el Patrimonio de la empresa
Abastecer en tiempo y forma
Escribiendo especificaciones efectivas
Importancia

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Generará entre otros beneficios:

RENTABLE Y EFECTIVA
Una forma de medir si el proveedor abasteció de manera
adecuada.
Una forma de medir si compras cumplió con los requerimientos del
sector solicitante.
Ahorrará tiempo de comunicación entre el sector solicitante y
compras, así como entre compras y el proveedor.
Abastecer en tiempo y forma
Escribiendo especificaciones efectivas
Tipos de especificaciones

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Standard

RENTABLE Y EFECTIVA
No Standard
Marca
Marca o “Similar”
Hecho a medida o Diseño Detallado
Funcional o Performance
Lista de Productos Calificados o Marcas Aprobadas
Muestras y Datos Técnicos
Items opcionales o alternativos
Abastecer en tiempo y forma
Escribiendo especificaciones efectivas
Tipos de especificaciones

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Lista de Chequeo para generar Especificación:
Alcance

RENTABLE Y EFECTIVA
Clasificación o Descripción
Lista de Requerimientos
Medidas
Números
Tablas
Términos de Grupos
Puede-Debería-Deberá
Muestras
Inspecciones
Packging
Condiciones de Entrega.
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Como calcular el costo de la no calidad o pobre calidad

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Las formas mas importantes de calcular el costo de la no calidad o
pobre calidad son:

RENTABLE Y EFECTIVA
Partidas contables
Precio por persona
Mano de obra asignada
Precio por defecto
Desviación de lo ideal
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Como usar el calculo del costo de no calidad en decisiones de compras

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Determinado el costo de no calidad, para una compra determinada
puede usarse para:

RENTABLE Y EFECTIVA
Establecer una clausula de penalidad monetaria
Calificar en una Evaluación de Proveedores
Iniciar una plan de mejora que reduzca costos
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Programas de Calidad de los Proveedores

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Para evaluar cuales son los Programas de Calidad de nuestros
proveedores podemos realizar entrevistas u observaciones:

RENTABLE Y EFECTIVA
Determinar el sistema de gestión de calidad utilizado (ISO, OSHAS,
HACCP, CMMI)
Entrevistar a empleados, jefes y gerentes sobre cuestiones y conceptos
de calidad
Revisar manuales y registros del sistema de gestión de calidad
Inspeccionar en la empresa proveedora:
Equipos de producción
Materias Primas
Productos Terminados
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Diseñar y ejecutar programas de inspección

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Las inspecciones deben realizarse de manera sistematizada y no
como respuesta a un hecho aislado. Para ello es necesario definir:

RENTABLE Y EFECTIVA
Determinar los objetivos y el alcance de la inspección
Establecer frecuencia y modalidad
Diseñar plan de inspección
Seleccionar elementos a inspeccionar
Gestionar desvíos y oportunidades detectadas
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Normas ISO y sus implicancias para la compra

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Las siguientes son algunas de las principales normas ISO:

RENTABLE Y EFECTIVA
ISO 9000 Gestión de Calidad. Prioridad a Proveedores certificados. La
no conformidad como elemento de negociación.
ISO 14000 Gestión Medioambiental. Prioridad a Proveedores
certificados. Necesidad de acuerdo a la legislación (Ley Nacional
25612).
ISO 50001 Gestión de la Energía. Prioridad a Proveedores certificados.
Reducción de Costos.
ISO 31000 Gestión de Riesgos. Prioridad a Proveedores certificados.
Reducción de Costos.
ISO 22000 Gestión de Seguridad de Alimentos. Prioridad a Proveedores
certificados. Necesidad de acuerdo a la legislación (Ley Nacional
25612).
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Herramientas de mejora de calidad aplicable a las compras
El Mapa del flujo de valor es una herramienta utilizada en Lean manufacturing
para analizar los flujos de materiales e información que se requieren para poner a

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

disposición del cliente un producto o servicio.
Identificar el producto o servicio

RENTABLE Y EFECTIVA
Dibujar el mapa de flujo de valor tal como está el proceso, mostrando cada
una de las etapas, las esperas y la información que se requieren para entregar
el producto o servicio.
Identificar sobre el mapa los desperdicios aquello que no aporta valor para el
cliente): sobreproducción, tiempo de espera, transportes innecesarios, exceso
de procesado, inventario, movimientos innecesarios y defectos.
Dibujar el mapa de estado futuro, una vez eliminados los desperdicios.
Implementar un plan de acciones de mejora (eventos kaizen) para llegar al
mapa de estado futuro.
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Herramientas de mejora de calidad aplicable a las compras
El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una
técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples..
Denominación Concepto Objetivo particular

RENTABLE Y EFECTIVA
En Español En Japonés
Clasificación 整理, Seiri Separar innecesarios Eliminar del espacio
de trabajo lo que sea
inútil
Orden 整頓, Seiton Situar necesarios Organizar el espacio
de trabajo de forma
eficaz
Limpieza 清掃, Seiso Suprimir suciedad Mejorar el nivel de
limpieza de los lugares

Estandarización 清潔,Seiketsu Señalizar anomalías Prevenir la aparición

de la suciedad y el
desorden
Mantener la disciplina 躾, Shitsuke Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos
en este sentido
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Herramientas de mejora de calidad aplicable a las compras
Un Mapa de Procesos ayuda a
identificar las mejores oportunidades
de mejora de rendimiento y
optimización de las actividades de
una empresa. Para diseñar y/o
documentar un proceso hay que
tener en cuenta los siguientes
aspectos de cada proceso:
Proveedor del proceso
Inputs
Proceso (i.e. actividades dentro
del proceso)
GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,
Outputs
Cliente/Consumidor del proceso
RENTABLE Y EFECTIVA
Dueño del proceso (i.e.
responsable del proceso)
(Opcionalmente) Conocimiento
generado (solo si es un Mapa de
Conocimiento)
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Herramientas de mejora de calidad aplicable a las compras
El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

pescado, es la representación gráfica de las relaciones múltiples de
causa - efecto entre las diversas variables que intervienen en un
proceso

RENTABLE Y EFECTIVA
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Herramientas de mejora de calidad aplicable a las compras
Un poka-yoke (en japonés ポカヨケ, literalmente a prueba de errores)

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

es una técnica de calidad que se aplica con el fin de evitar errores en
la operación de un sistema. Actualmente los poka-yokes suelen
consistir en:

RENTABLE Y EFECTIVA
un sistema de detección, cuyo tipo dependerá de la característica
a controlar y en función del cual se suelen clasificar, y
un sistema de alarma (visual y sonora comúnmente) que avisa al
trabajador de producirse el error para que lo subsane.
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de la Calidad en Compras
Herramientas de mejora de calidad aplicable a las compras
La trazabilidad consiste en la capacidad para reconstruir la historia,

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

recorrido o aplicación de un determinado producto, identificando:
Origen de sus componentes.

RENTABLE Y EFECTIVA
Historia de los procesos aplicados al producto.
Distribución y localización después de su entrega

Algunos Organismos que exigen trazabilidad: ANMAT – SENASA – SEDRONAR

Abastecer en tiempo y forma
Gestión de Performance de Performance de Proveedores
Activación de Compras
La activación de compras tiene como objetivo lograr que lo comprado
sea entregado en el tiempo pactado.

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

Políticas
1. La fecha y hora de entrega debe estar clara en contratos y documentos.

RENTABLE Y EFECTIVA
2. Deben definirse los términos de entrega (flete, lugar de entrega,
embalajes, seguros, etc.)
3. Deben definirse penalidades por demoras en entrega.
4. Deben definirse alternativas posibles para solucionar la demora.
Procedimientos
1. Establecer el método y medio de seguimiento (email, llamado, visita)
2. Establecer la frecuencia de ejecución del procedimiento
3. Establecer los registros y comunicaciones que deben realizarse.
Funciones
1. La tarea debe asignarse a una persona en particular
2. Preferentemente tiene que ser una persona distinta del comprador
3. Lograr que lo comprado sea entregado en el tiempo pactado
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de Performance de Performance de Proveedores
Penalización a proveedores

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

La penalización tiene como propósito principal disuadir la demora de
la entrega y el incumplimiento de las condiciones pactadas.

RENTABLE Y EFECTIVA
Diseño: debe reflejarse en la política de compras, estableciendo si
es monetaria o no monetaria y las condiciones para su aplicación y
graduación.
Comunicación: debe comunicarse en el contacto inicial con el
proveedor, durante el proceso de compras y en la activación de
compras. Debe reflejarse en toda documentación y contrato.
Seguimiento: en el proceso de activación se determina si
corresponde aplicarla.
Aplicación: previo a su aplicación, debe darse al proveedor el
derecho a descargo.
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de Performance de Performance de Proveedores
Uso de KPI y Tableros de Control: Indicadores Claves a
monitorear en COMPRAS

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

La gestión de compras por KPI y Tableros de Control tiene como
propósito gestionar por excepción cuando hay un desvio.

RENTABLE Y EFECTIVA
Variación de Precios de materiales, por material / proveedor /
periodo. Determinación de la Inflación de Materiales que utiliza la
empresa.
Variación de Cantidad / Precios / Condiciones entre los pactado y
lo ejecutado.
Rankings ABC de Materiales / Proveedores, en unidades y/o monto
OC, IR, FAC, Pagos adelantados con atrasos superiores al
promedio.
Calificación de proveedores, desagregada.
Valores Presupuestados vs valores reales
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de Performance de Performance de Proveedores
Uso de KPI y Tableros de Control: Indicadores Claves a
monitorear en COMPRAS - EJEMPLO

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

RENTABLE Y EFECTIVA
Abastecer en tiempo y forma
Gestión de Performance de Performance de Proveedores
Auditoria de Proveedores y Procesos Tercerizados

GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,

La auditoria tiene por objetivo determinar que el proveedor cumple
con lo pactado y detectar situaciones que impliquen riesgos para la

RENTABLE Y EFECTIVA
empresa
Operativa: el proveedor tiene las condiciones técnicas y
procedimentales necesarias para abastecer.
Económica-financiera: el proveedor es rentable y tiene fondos
suficientes para continuar abasteciendo a la empresa.
Tributaria: el proveedor no presenta situaciones que se conviertan
en un problema para la empresa, por subsidiariedad.
Laboral-previsional: el proveedor no presenta situaciones que se
conviertan en un problema para la empresa, por subsidiariedad.
Legal: el proveedor no presenta situaciones que se conviertan en
un problema para la empresa, por subsidiariedad.
GESTIÓN AVANZADA DE COMPRAS,
RENTABLE Y EFECTIVA