IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El Archivo es fundamental en la evolución de la cultura, social, política y científica de la

humanidad, además representa la conservación de los documentos y consulta de la información,
actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que los medios
tecnológicos facilitan esta función.

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura, osea desde inicios de la
humanidad misma, la palabra archivo se utiliza generalmente para aquel lugar que tiene como
finalidad la recopilación y conservación de documentos(Libros, fotos, documentos, recortes de
diario), que son de importancia vital para las empresas, instituciones e organizaciones
colombianas, en muchas oportunidades se hablaba de que las personas encargadas de llevar el
archivo eran personas a las cuales les imponían un castigo, por bajo rendimiento o mala conducta
o simplemente era obligado a desempeñarse esta función sin tener en cuenta el grado de
responsabilidad que se debe tenar para manejar un proceso tan complejo, los métodos que se
empleaban para administrar el archivo se aplicaban de acuerdo al criterio de cada empleado, lo
que podía aumentar el riesgo del fracaso a cada actividad desarrollada, lo que indicada un mal
servicio al cliente ya que era posible que al buscar no se encontraran los archivos, y esto afectaba
negativamente a las empresa, institución o organización.

los primeros archivos aparecen con los primeros imperios, tales como los egipcios que plasmaban
su información en templos, también en China e India, las civilizaciones de Grecia y Roma dejaban
escritos en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles,
madera, mármol y tablas de arcillas entre otros.

A partir de estas culturas se da inicio a la evolución del archivo ya que eran una herramienta de
control y con el paso del tiempo nos podemos dar cuenta que los archivos fueron dando gran
importancia para la administración, porque los documentos que los conforman son de gran
importancia e imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.

Actualmente en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los
archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que ya no solo poseen
documentos textuales, sino otra clase de soportes documentales.

ARCHIVO: El concepto de archivo proviene del latín ARCHIVUM, aunque su origen más remoto se
encuentra en la lengua griega y pude traducirse como Residencia de los Magistrados. Conjunto de
documentos, sea cual fuese su fecha y soporte material, acumulados en un proceso material por
una persona natural, o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, o Acción de
guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo cierta categorías y tipologías, manteniendo un
orden cronológico, conceptual , organizacional y alfabeto-numérico, los documentos de utilidad de
una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta.
 CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir,
archivo de gestión, central o histórico:

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN:

* Archivo centralizado: Maneja y controla toda la documentación de la empresa.

* Archivo descentralizado: Lo lleva cada dependencia de la organización. Es decir, es

independiente de todo proceso archivístico. 

* Archivo descentralizado con control descentralizado: Este se maneja en cada dependencia y su

responsabilidad recae sobre el jefe de dicha dependencia.

 * Archivo descentralizado con control centralizado: Es un archivo creado según las necesidades de

cada dependencia y el control lo ejerce el archivo central.

SEGÚN SU USO:

* Archivos activos: Es un archivo de conservación y consulta permanente y está conformado por:

Documentos de periodo actual y anteriores, Historias Laborales, Resoluciones y Contratos.

* Archivos semiactivos: Aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del
archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es
suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos
centrales y/o intermedios.

* Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que
tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los
mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los
archivos centrales y/o intermedios.

SEGÚN SU NATURALEZA:

* Archivo Público: Todo documento perteneciente a entidades estatales.

* Archivo Privado: Archivos que pertenecen a empresas privadas o jurídicas.

* Archivo privado de interés público: Archivos que por su valor histórico, investigativo, científico o
cultural son de in teres público.

SEGÚN SU CICLO VITAL:

* Archivo de Gestión: Archivo vigente en trámite de las oficinas de continua utilización y consulta
administrativa.
* Archivo Central: Archivo intermedio transferido de los archivos de gestión una vez finalizado su
trámite, sigue siendo vigente o con una frecuencia de consulta reducida.

* Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados permanentemente dado su valor

histórico.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización:

* Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal en las búsquedas de

documentación.

* Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

* Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

* Exactos: La clasificación debe ser precisa en el omento de archivar para evitar equivocaciones.

* Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

ORDEN: Todo archivista debe ser ordenado en su ambiente laboral con el fin de tener bien
organizados los documentos y herramientas que utiliza para obtener un buen desempeño e
igualmente pueda localizar rápidamente los documentos en caso de ser requeridos.

RESPONSABILIDAD: Es muy importante que se mantenga el archivo al día, ya que el archivista es el

responsable de la buena organización de los archivos y su conservación.

PRONTITUD: Al tener organizados muy bien los archivos, en el momento que se requiera algún
documento, se deben localizar de forma inmediata.

CORDIALIDAD: El manejo del archivo requiere tener relaciones con compañeros, por lo tanto el
encargado del archivo debe estar siempre dispuesto a dar información amablemente cuando le
soliciten documentos.

SIGILO PROFESIONAL: Es muy importante que el archivista debe ser reservado con los contenidos
de los documentos, es un deber el cual se debe cumplir a cabalidad por la importancia de los
mismos, no divulgando lo que conoce de estos archivos.

CONCENTRACIÓN: Una buena concentración en sus labores que realiza, puede lograr un trabajo
con excelentes resultados para evitar errores.
 CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

* Archivo general del departamento

* Archivo general del municipio

* Archivo general del distrito

TERRITORIALIDAD

Archivos de entidades:

* Orden nacional.

* Orden distrital.

* Orden metropolitano.

* Orden municipal.

* Orden local.

* De nuevas entidades territoriales que se creen por ley.

* De los territorios indígenas que se crearan cuando la ley los desarrolle.

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

* Archivos de la rama ejecutiva.

* Archivos de la rama legislativa.
* Archivos de la rama judicial.
* Archivos de los organismos de orden de control.
* Archivos de los organismos autónomos

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se

habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas,
organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar
la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un 
“castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho,
lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se
regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el
mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al
cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar
conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano ha
demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente
tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas
leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, el
individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a
transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia del archivo
se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno
mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el
archivo es importante porque nos brinda el servicio guardar y conservar documentos de suma
importancia, los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias,
crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una
organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo, actualmente el
archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos
archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los
organiza, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los

cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original.

Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos me refiero a los principios permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la
documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones
públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.

 Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las
organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos
este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos

LAS REDES

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la

comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y
con sus usuarios.

      El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de

manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los
archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de
transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el
archivero y los proveedores.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las
utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios
del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de
que disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también
como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar
información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros
usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay oportunidades reales
para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean
estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus
clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar
seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un
futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia
probada que comprenda los desafíos de su compañía.