SECRETARÍA MUNICIPAL:

Introducción:

La Secretaría Municipal de la Municipalidad de San Marcos, es la dependencia encargada del

trámite y control de los expedientes administrativos que contienen la solicitud de los vecinos y de
otras dependencias de la Municipalidad de San Marcos, asimismo la elaboración de resoluciones,
actas y acuerdos de Alcaldía, certificaciones, auténticas de documentos extendidos por
funcionarios de esta Municipalidad, análisis de diligencias de titulación supletoria, actas de
supervivencia, atención e información al público.

El secretario municipal:

Según el capítulo IV Funcionarios Municipales, artículo 83 del Código Municipal, se establece el

puesto de secretario municipal. “El Concejo Municipal contará con un secretario, quien, a la vez, lo
será del alcalde. Para ser nombrado secretario se requiere ser guatemalteco de origen, ciudadano
en ejercicio de sus derechos políticos y tener aptitud para optar al cargo, de conformidad con el
reglamento municipal respectivo”.

Según el artículo 84, las atribuciones que le competen al Secretario Municipal son:

a) Elaborar, en los libros correspondientes, las actas de las sesiones del Concejo Municipal y
autorizarlas, con su firma, al ser aprobadas de conformidad con lo dispuesto en el Código
Municipal.

b) Certificar las actas y resoluciones del alcalde o del Concejo Municipal.

c) Dirigir y ordenar los trabajos de la Secretaría, bajo la dependencia inmediata del alcalde,
cuidando que los empleados cumplan sus obligaciones legales y reglamentarias.

d) Redactar la memoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal, durante la primera

quincena del mes de enero de cada año, remitiendo ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al
Congreso de la República y al Concejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su
alcance.

e) Asistir a todas las sesiones del Concejo Municipal, con voz informativa, pero sin voto, dándole
cuenta de los expedientes, diligencias y demás asuntos, en el orden y forma que indique el alcalde.

f) Archivar las certificaciones de las actas de cada sesión del Concejo Municipal.

g) Recolectar, archivar y conservar todos los números del diario oficial.

h) Organizar, ordenar y mantener el archivo de la municipalidad.

i) Desempeñar cualquier otra función que le sea asignada por el Concejo Municipal o por el
alcalde.
En caso de ausencia del Secretario Municipal:

Se procederá de acuerdo al artículo 85 del Código Municipal que dice: “En los casos de ausencia
temporal, licencia o excusa del secretario, éste será sustituido por el oficial de Secretaría que, en el
orden numérico, corresponda. Si no hubiere, el Concejo Municipal, a propuesta del alcalde, hará el
nombramiento de quien deba sustituirlo interinamente”.

La secretaria municipal y su organización específica para el municipio de San Marcos:

Considerando que la carga laboral asignada al Secretario Municipal es grande, se ha optado por
una organización interna que, de acuerdo al Manual de Funciones de la Secretaría Municipal es la
siguiente:

1. Oficial I:

Propósito del puesto: Ser apoyo directo del Secretario Municipal realizando trámites
administrativos de las dependencias relacionadas con el Concejo y acuerdos.

Funciones específicas:

 Realizar convocatorias para sesiones del Concejo, certificación y notificación de acuerdos y

decisiones tomadas por los mismos.
 Elabora la nómina de dietas por cada sesión del Concejo Municipal.
 Tramita la documentación correspondiente para la realización de matrimonios:
a) Actas de matrimonio
b) Certificación de matrimonio
c) Avisos de matrimonio a RENAP
 Registra y lleva en control de las audiencias de las sesiones municipales.
 Redacta acuerdos que competen a la Secretaría Municipal y al Concejo Municipal.
 Realiza cualquier otra tarea inherente al puesto asignado por su jefe inmediato.
 Archiva la documentación relacionada con la Corporación Municipal.
 Registra y lleva control de las audiencias de las sesiones municipales.

2. Oficial II:

Propósito del puesto:

Dar soporte a Secretaría Municipal con atención al usuario, correspondencia y gestiones

administrativas en general.

Funciones específicas:

 Registro civil: anotaciones, inscripciones, cancelaciones, modificaciones de todo lo

susceptible de inscripción registral.
 Concejo Comunitario de Desarrollo (COCODE): anotaciones, inscripciones, cancelaciones y
modificaciones de todo lo susceptible de inscripción registral.
 Redacta y gestiona correspondencia tal como oficios, certificaciones, constancias, cartas
de recomendación, minutas, entre otras.
  Concejo Municipal de Desarrollo (COMUDE): convocatorias, inscripciones, actualizaciones,
actas, notificaciones y resoluciones.
 Registra y lleva control de las audiencias de las sesiones municipales.
 Elabora y remite notificaciones y citaciones.
 Archiva la documentación relacionada con la Secretaría Municipal.
 Realiza cualquier otra tarea inherente al puesto asignado por su jefe inmediato.

3. Asistentes de Secretaría Municipal:

Propósito del puesto:

Brinda soporte al Secretario Municipal en distintas actividades administrativas y manejo de

correspondencia, atención directa al usuario en la resolución de problemas que se presentan.

Funciones específicas:

 Atiende de manera inmediata cualquier inquietud o solicitud tanto interna como externa.
 Llevar agenda de los compromisos, reuniones y actividades del Secretario Municipal,
controlando los espacios de tiempo para reuniones de trabajo, atención a particulares y
funcionarios de índole institucional y audiencias solicitadas.
 Atender solicitudes de cada una de las Dependencias Municipales en relación a las
distintas actividades que realizan en el Salón de Sesiones de Concejo.
 Revisión, respuesta inmediata y traslado a Dependencia Municipales cuando se requiera
de correos electrónicos de particulares e instituciones enviados a la Municipalidad.
 Asistir al Secretario Municipal en diversas reuniones con el propósito de darle seguimiento
a los trámites que se presente.
 Resolver solicitudes que ingresan a Secretaría Municipal dándole el trámite respectivo.
 Redactar documentos en lo que se requiera darle el trámite correspondiente.
 Atender personal y vía telefónica a particulares e instituciones que solicitan audiencia para
exponer casos o trámites en la Municipalidad que requieren, la intervención del Secretario
Municipal.
 Elabora y remite notificaciones y citaciones.
 Archiva la documentación relacionada con la Secretaría Municipal.
 Llevar control de los distintos documentos a tratar en Sesiones Ordinarias y
Extraordinarias del Concejo Municipal.
 Revisión de Actas de Sesiones de Concejo Municipal e impresión de las mismas en hojas de
Contraloría.
 Realización de Actas Varias en reuniones con Dependencias Municipales e Institucionales.
 Revisión de Documentos Legales ingresados a Secretaría Municipal.
 Realiza cualquier otra tarea inherente al puesto asignada por su jefe inmediato.
4. Epesista:

Cabe señalar que las condiciones atípicas vividas a nivel mundial por los efectos de la pandemia
COVID-19, limitaron el rango de acción del estudiante Epesista, más sin embargo en los meses de
agosto del año 2020 a febrero de 2021, se pudo apoyar en las siguientes acciones:

 Revisión de la parte jurídica de actas de sesiones de concejo Municipal ordinarias y

extraordinarias.
 Citación de leyes para realización de actas de sesiones de concejo ordinarias y
extraordinarias.
 Certificación e Impresión de Puntos de Acta de sesiones de Concejo.
 Archivado de actas de sesiones de Concejo Municipal.
 Realización de llamadas Telefónicas a presidentes de COCODE para convocatoria de
celebración de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de COMUDE).
 Notificación de los puntos de Acta de sesiones de Concejo Municipal a las dependencias
de la Municipalidad
 Recepción de Solicitudes de personas que desean unirse bajo Matrimonio Civil
 Archivado de Actas de Matrimonio Civil que ha realizado el señor Alcalde Municipal
 Se realizaron lecturas de actas del concejo las cuales se iban realizando semana con
semana para llevar un control y así mismo se le enviaba a la oficial para que las certificara.
 Redactar y apoyar en su redacción o revisar los puntos, acuerdos y resoluciones de actas
de las reuniones tanto ordinarias como extraordinarias, así también extender las
certificaciones a donde correspondan de los puntos, resoluciones o actas suscritas en las
reuniones del Honorable Concejo Municipal.
 Redactar las actas de matrimonios de las personas que desean contraer matrimonio civil
ante el señor Alcalde Municipal, ello implica llenado de órdenes de pago, de ser necesario
llenado de formulario que contiene las generales de los contrayentes, para el caso de que
los novios no sepan escribir. Importante es mencionar que la Municipalidad de San Marcos
celebra matrimonios dos veces por cada mes y por lo regular se casan entre 5 parejas por
cada fecha.
 Hacer los avisos, dentro del plazo legal al Registro Nacional de las Personas de los
matrimonios celebrados por el señor Alcalde Municipal.
 Se realizaron diferentes providencias para trasladar documentos de mayor importancia a
las diferentes dependencias de la municipalidad de San Marcos.
 También se realizaron varias certificaciones de los diferentes puntos de las actas ya
realizadas por el Secretario Municipal.
 Leer detenidamente los anteproyectos de actas de sesión de Concejo, así también las
Actas de Sesión de Concejo tanto ordinarias como extraordinarias, procurando encontrar,
marcar y posteriormente corregir errores de ortografía.
 Notificar a las personas individuales o jurídicas que se mencionan o afectan en las
resoluciones o acuerdos del Honorable Concejo Municipal, procurando que todos los
involucrados estén legalmente notificados y con copia de recibido para el correspondiente
archivo.
 En secretaria se apoyó a la secretaria a certificar puntos del Concejo Municipal y así mismo
pasarlo para firmas al despacho Municipal.
 En cada COMUDE se le brindo apoyo a la secretaria en levantar la respectiva asistencia de
todos los participantes que conforman dicho COMUDE como lo son los representantes de
 cada Aldea y Cantón estos lo conforman el titular y suplente y representantes de cada
dependencia que conforma la municipalidad de San Marcos.
 Se le brindo colaboración a la secretaria del Despacho Municipal cuando se requería, se
realizó diferentes actividades como tales: Contestar las llamadas entrantes así mismo se
trasladaban a las dependencias correspondientes; Recibir la correspondencia; Recibir los
documentos para firmas que iban para el señor alcalde. Brindar asesoría a las personas
que llegaban a solicitarla. Se realizaron solicitudes.
 Se realizaron una gran cantidad de notificaciones a las distintas dependencias u oficinas
dentro y fuera de la Municipalidad de San Marcos.
 Redacción de Avisos al RENAP sobre los matrimonios que ha legalizado el señor Alcalde
 Se realizó las llamadas a los titulares y suplentes que son los representantes del Consejo
Comunitario de Desarrollo de las comunidades de primer y segundo nivel respectivamente
del municipio de San Marcos.
 Se realizó apoyo en la supervisión de las agendas de las actas ya notificadas para ir
revisando cuales eran los puntos que aún no se habían notificados aun,
seguidamente los que faltaban se certificaran para llevar al día las notificaciones de
todos los puntos de las actas del Concejo. Esta actividad se realizaba cada quince
días.