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Correo electrónico
(Thunderbird)
Unidad 5 - Organizando nuestro correo. Etiquetas,
filtros y búsquedas
Etiquetas
Búsqueda global
Búsqueda mediante la Barra de
filtrado rápido
Filtros
Búsquedas guardadas
En esta unidad, veremos más en detalle algunos de estos métodos que nos permitirá un uso
del correo más eficiente.
Objetivos
Habilidades previas
Para el correcto seguimiento de esta unidad didáctica solo es preciso estar familiarizado
con la gestión de ventanas y la jerarquía de archivos del sistema operativo donde se
ejecute.
Versión imprimible del contenido
Los vídeos y capturas de pantalla de los contenidos de este curso han sido tomados con
la versión 78 de Thunderbird sobre un sistema operativo Windows 10 Pro. Si tienes
instalada otra versión o ejecutas el programa en otra plataforma, puedes observar
algunas diferencias. Además las elevadas posibilidades de personalización de la interfaz
de usuario, pueden hacer que cambien el tamaño o apariencia de los iconos.
Etiquetas
Puedes etiquetar tus mensajes del trabajo con un color y los mensajes personales con otro, y
así, distinguirlos fácilmente. Además, pueden resultar muy útiles para filtrar nuestros
mensajes, ya que podemos utilizar la barra de filtro rápido para seleccionar los mensajes con
una etiqueta específica de la lista.
Etiquetar/desetiquetar un mensaje
1. Selecciona el mensaje.
2. Haz clic en el botón Etiqueta ▾ de la barra de herramientas.
3. Haz clic en la etiqueta que quieras añadir.
Menú Etiquetas
Si quieres añadir tus propias etiquetas, renombrar las existentes o simplemente cambiar los
colores, puedes utilizar la ventana Opciones del gestor de etiquetas:
Añadir una nueva etiqueta: Haz clic en el botón Nuevo... . Escribe en el cuadro de
diálogo un nombre para tu nueva etiqueta y selecciona el color con el que quieres
resaltar los mensajes.
Cambiar el nombre o el color de una etiqueta: Selecciona la etiqueta, luego haz clic en
el botón Editar... . Escribe en el cuadro de diálogo un nuevo nombre para tu etiqueta o
elige el color que quieras.
Eliminar una etiqueta de la lista: Selecciona la etiqueta, luego haz clic en el botón
Eliminar .
Utilizando la barra de filtro rápido, puedes limitar la visualización a los mensajes etiquetados
1. Si la barra de filtro rápido está oculta, haz clic en el botón Filtro rápido en la
barra de herramientas para mostrarla.
2. En la barra de filtro rápido, haz clic en el botón Etiquetas . La lista de
mensajes se reducirá a todos los mensajes que contengan al menos una etiqueta.
3. Para limitar la lista a los mensajes que tienen una etiqueta específica, haz clic en
ese nombre de etiqueta en la barra de herramientas.
Búsqueda global
Gloda realiza búsquedas de todos tus mensajes, sin importar a qué cuenta están asignados o
en qué carpeta están almacenados. Posteriormente, puedes utilizar la Barra de filtro rápido
para buscar en la lista de mensajes devuelta por Gloda.
La búsqueda global se encuentra activada por defecto (puedes deshabilitarlo a través del
panel Avanzado en las opciones de Thunderbird). El cuadro de texto de búsqueda se
encuentra situado en la parte derecha de la barra de herramientas.
Por defecto, la búsqueda se realiza en todos los campos en el mensaje: Asunto, cuerpo del
mensaje, campo De, campo Para, etc. La búsqueda no distingue entre mayúsculas y
minúsculas - si buscas "thunderbird" se mostrarán los mensajes que contienen las palabras
"thunderbird" y "Thunderbird".
Puedes utilizar el carácter "*" al final del término de búsqueda. Por ejemplo, "thunder*"
buscará tanto los mensajes que incluyan la palabra "Thunderbird" como los que tengan la
palabra "thunderbolts".
Los resultados de las búsquedas se mostrarán en una nueva pestaña. Posteriormente, podrás
filtrar los resultados de la búsqueda por varios criterios.
Resultados de la búsqueda
Thunderbird mostrará los resultados de la búsqueda en una nueva pestaña. El panel situado
en la parte izquierda de la pantalla te permite clasificar los resultados, mostrando, por
ejemplo, el número de mensajes que contienen el término o términos en las conversaciones
que has tenido con una persona concreta o en los mensajes almacenados en una carpeta de
correo en concreto, etc.
Resultados de la búsqueda "thin"
Usa los campos que se encuentran en la sección Filtros, situados en la parte superior del
panel de la izquierda, para filtrar los mensajes que Thundebird ha devuelto mediante la
búsqueda. Puedes reducir el número de mensajes en los resultados de búsqueda haciendo
clic en una de las categorías (en la sección Filtros del panel de la izquierda).
Por ejemplo, digamos que estabas buscando "Thunderbird" AND "páginas". Puedes refinar los
resultados de búsqueda mediante la selección de mensajes en los que eras un destinatario
(haciendo clic en la casilla de verificación A mí). Podrías refinar aún más los resultados
mediante la selección de personas concretas y de las carpetas de correo electrónico asociadas
con el mensaje (haciendo clic sobre el texto en el panel de la izquierda). (Para eliminar las
personas seleccionadas o carpetas de correo de los criterios de filtro, haz clic en el texto de
nuevo).
Haciendo clic en Alternar línea de tiempo puedes ver una línea de tiempo por encima de los
mensajes que se incluyen en los resultados de la búsqueda. La línea de tiempo muestra el
número de mensajes que coinciden con los criterios de búsqueda, organizados en orden
cronológico.
Haz clic en una de las barras o en las etiquetas mes, día o año para cambiar el periodo de
tiempo que se muestra.
Lista de mensajes
Haz clic en uno de los mensajes que se muestran en los resultados de las búsquedas para
ver su contenido. Thunderbird lo abrirá en una nueva pestaña, junto con otros mensajes que
tienen el mismo tema. Tu búsqueda permanece en la pestaña de búsqueda, así en cualquier
momento puedes regresar y continuar la búsqueda.
Resultados de Pestaña de búsqueda
Cuando Thunderbird muestre la lista de mensajes, puedes utilizar los campos de filtro rápido
para buscar dentro de esa lista.
Barra de filtro rápido
Por ejemplo, se puede utilizar para que muestre solo los mensajes de un único remitente, los
mensajes que contengan una palabra específica o aquellos que incluyan archivos adjuntos.
Mantiene los parámetros del filtro cuando se cambia a otra carpeta de correo.
Muestra los mensajes de correo electrónico que han sido marcados favoritos.
Cuando creas una búsqueda guardada, puedes seleccionar los criterios de búsqueda, como
las direcciones de correo electrónico, las palabras clave y las fechas. A continuación,
Thunderbird creará una carpeta en la que se almacenarán los mensajes que cumplan los
criterios indicados. Una vez creadas las búsquedas, los nuevos mensajes se agregan
automáticamente a la carpeta a medida que se reciben.
Por ejemplo, puedes guardar los mensajes de tus compañeros de trabajo en una carpeta
llamada "Compañeros". A continuación, puedes añadir los nombres de tus compañeros para
crear una búsqueda guardada que agregue automáticamente los mensajes nuevos que
cumplan los requisitos de la carpeta "Compañeros" a medida que se van recibiendo.
2. Haz clic en la lista desplegable Crear como subcarpeta de si quieres cambiar la carpeta
principal. La carpeta que has seleccionado al abrir el cuadro de diálogo de nueva
búsqueda guardada en el paso 1 se utilizará para mostrar el nombre y la ubicación
predeterminados de la nueva carpeta de búsqueda guardada.
3. Para seleccionar otra carpeta de búsqueda, haz clic en el botón Elegir... . Thunderbird
mostrará un cuadro de diálogo que contiene una vista jerárquica de todas las carpetas
de correo disponibles en todas tus cuentas. Selecciona la casilla de verificación situada al
lado de cada carpeta que desees incluir en la búsqueda.
Ventana Carpetas
Sugerencia: Si deseas incluir una serie de carpetas que se encuentran unas al lado de
las otras en la lista, puedes hacer una selección múltiple. Haz clic en la fila de la primera
carpeta (no sobre la casilla de verificación), posteriormente presiona la tecla Mayús y
haz clic sobre la última carpeta que deseas incluir en la búsqueda guardada. A
continuación, presiona la Barra espaciadora para seleccionar la casilla de verificación de
todas las carpetas resaltadas (si presionas la Barra espaciadora de nuevo, desmarcarás
las casillas).
Importante: Puedes incluir tantas carpetas como desees en tus búsquedas guardadas,
pero cada carpeta que agregues hará que la búsqueda se ralentice. Selecciona
únicamente las carpetas que necesitas para la búsqueda.
4. Si los mensajes no están almacenados en tu sistema local para el acceso en modo sin
conexión (por ejemplo, están almacenados en un servidor IMAP central), marca la
casilla Buscar en línea. Esto solo es necesario si se filtran las búsquedas basándose en el
cuerpo del mensaje, ya que tanto las direcciones como el asunto se almacenan
localmente incluso si dejas el cuerpo del mensaje almacenado en el servidor.
Sugerencia: En la mayoría de los casos, la búsqueda en línea no es necesaria y
ralentizará tu búsqueda. Una búsqueda sin conexión se lleva a cabo localmente en tu
ordenador, mientras que una búsqueda en línea utiliza tu servidor de correo para hacer
la búsqueda. Las búsquedas sin conexión son mucho más rápidas y el mecanismo de
sincronización automática de Thunderbird mantiene automáticamente las carpetas
actualizadas.
Importante
Ejemplos de búsquedas
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
Te gusta filtrar los mensajes menos prioritarios para reducir el desorden en tu Bandeja
de entrada. Por ejemplo, puede que te guste recibir notificaciones de las empresas que
te gustan o te patrocinan, pero te gusta leer y disponer de forma rápida estos mensajes.
Podrías crear la siguiente búsqueda:
Los filtros para los mensajes te permiten configurar Thunderbird para organizar
automáticamente tus mensajes. Este método es similar a las Búsquedas guardadas, con la
diferencia de que además, estos permiten realizar acciones sobre los mensajes encontrados
como resultado de la búsqueda. Los filtros pueden mover mensajes a carpetas, eliminar
mensajes, reenviarlos a otras direcciones de correo y mucho más.
Cuando decides ejecutar un filtro de forma manual, puedes aplicar ese filtro a una
carpeta en concreto. Sin embargo, esto no es posible para la ejecución automática de
filtros.
Los filtros automáticos solo son válidos para la bandeja de entrada, a excepción de
los filtros de archivo y los que se aplican tras enviar mensajes, que se aplican solo a los
mensajes que estén involucrados en la acción de archivar o de enviar. No afecta a
otros tipos de carpeta.
* En la mayoría de los casos no es necesario cambiar las opciones predeterminadas “Al
recuperar el correo nuevo” y “Se ejecute manualmente”.
** Para agregar otra regla al filtro, haz clic en el botón + . Para eliminar una regla, haz clic
en el botón – .
Es posible que desees agregar automáticamente una estrella a todos los mensajes que
vienen desde el dominio de tu lugar de trabajo, lo que los hace destacar entre el resto
de los mensajes de la Bandeja de entrada. Podrías crear el siguiente filtro:
En primer lugar, crea una carpeta llamada "Promociones" (o algo similar) y luego podrías
crear el siguiente filtro:
Debido a que seleccionamos la opción "Coincidir cualquiera de estas reglas", todos los
mensajes que cumplan alguno de los siguientes criterios se pueden mover de forma
automática desde la bandeja de entrada a la carpeta Promociones: