1. DIAGRAMAS DE GANTT PARA GESTION DE PROYECTOS..

La técnica del diagrama de Gantt surge en el año 1890. El reputado ingeniero Karol

Adamiecki, crea esta herramienta para llevar a cabo técnicas de gestión y planificación.
Este diagrama propuesto por el ingeniero polonés lo llama “Harmonogram
Adamieckiego”. Sin embargo, actualmente, no es este diagrama el que se utiliza. Más
tarde, en el año 1917, Henry Gantt, propone el modelo conocido actualmente como
“diagrama de Gantt”, utilizado actualmente como técnica para la gestión de proyectos.
No obstante, cabe cuestionarse ¿cómo funciona esta herramienta?, ¿por qué es tan
utilizada en la gestión de proyectos? y, sobre todo, ¿qué representa?
El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes
esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.
En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el
eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.
En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su
grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o
estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto.

Gestión de proyectos y Diagrama de Gantt en la práctica

Los pasos para llevar a cabo la planificación de un proyecto apoyándose en el Diagrama
de Gantt son:

1. Definir las tareas, actividades y etapas en que el proyecto se desglosa.

2. Analizar su duración.
3. Establecer las dependencias existentes entre actividades.
4. Concretar prioridades.
5. Asignar recursos.
6. Distribuir cargas de trabajo.

De forma complementaria, es siempre recomendable prever un plan de gestión del

riesgo, incorporándolo desde la fase de planificación y extendiendo sus efectos durante
todo el proceso de ejecución de proyecto a través del establecimiento de medidas de
seguimiento. Gráficamente, el Diagrama de Gantt queda representado en dos ejes,
vertical y horizontal. En ellos se reflejan:

  Tareas.
  Actividades.
  Fases del proyecto.

Cada una de estas variables se debe asociar a un plazo de tiempo, el estimado para su
consecución, previsto en calendario global del proyecto. Concretamente, en el eje
horizontal se concreta el tiempo total dividido en unidades, y en el vertical se
concentran las tareas, actividades y fases mencionadas. Para completar el Diagrama de
Gantt y aportar mayor utilidad al análisis pueden recogerse también eventos, cuya
función es advertir de un acontecimiento de relevancia para el proyecto. Pueden
informar del final de una etapa, de la convocatoria para una reunión o de una fecha
límite de entrega para alguna de las partidas o actividades. Es muy práctico recoger este
tipo de información en el Diagrama puesto que, de esta forma, resulta más sencillo
contextualizar cada evento.
Uno de los requisitos que impone la elaboración del Diagrama de Gantt y que mayores
dificultades implican para la Dirección de Proyecto es el establecimiento de prioridades.
La formación y la experiencia son fundamentales para llevar a cabo esta labor de
manera precisa. La criticidad de esta tarea reside en que, en ocasiones, los errores
cometidos en la planificación, pueden ser difíciles de reconducir posteriormente, sobre
todo si no se han detectado a tiempo y la desviación se ha ido incrementando.
El establecimiento de prioridades en el Diagrama de Gantt ha de hacerse en función de
tres variables:

  Recursos: disponibilidad, efectividad y desempeño, son los tres factores que han
de conocerse para poder gestionar los recursos adecuadamente.
  Actividades: alcance, dependencias, implicaciones y objetivos, las variables a
analizar en este caso.
  Tiempo: plazos de entrega de tareas y actividades, plazo máximo de ejecución
del proyecto, pero también plazos de respuesta de proveedores y suministros.

Se puede elaborar un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy
sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea.
Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y Libre/OpenOffice
Calc.
Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la planificación
y seguimiento de tareas que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se
introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representación de
dichas tareas en el tiempo en el formato del gráfico de Gantt. También existen
herramientas de licencia libre y software gratis, capaces de llevar a cabo dicho tipo de
operación. Se deben valorar, por último, el uso de herramientas que usan una página
web y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.
IMAGEN 1: Ejemplo de un diagrama de Gantt.