Seguimiento y Control de

las Comunicaciones

© Instituto Europeo de Posgrado

1
 Seguimiento y Control de las Comunicaciones
2

Índice

1 Importancia de las Comunicaciones en la Gestión del Proyecto............................................ 3

1.1 Modelos Emisor - Receptor ............................................................................................................. 4
1.2 Técnicas Eficaces de Gestión de las Comunicaciones .................................................... 5
2 Gestión de las Comunicaciones ................................................................................................................. 6
3 Informes de Estado ............................................................................................................................................ 7
4 Reuniones de Seguimiento ........................................................................................................................... 8

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Seguimiento y Control de las Comunicaciones
3

Objetivos
“Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo electrónico, teléfono, Whatsapp…
desde siempre una de las principales preocupaciones del ser humano ha sido
comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar conocimientos, en
definitiva, recibir y transmitir información. Sin embargo, y a pesar de esa importancia, es
curioso que algo que hacemos continuamente, tanto en nuestra vida personal como
profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan
relevante como un proyecto. Carlos González Jardón1”

1 Importancia de las Comunicaciones en la Gestión del

Proyecto

La principal habilidad de un buen director de proyecto es

“…una comunicación eficaz, evita problemas saber comunicar. No importa qué titulación se posea, ni la
o conflictos, resultado de falta de profesión en la que uno se haya especializado, todo director
información, malos entendidos o
de proyecto debe aprender a comunicar de manera efectiva,
problemas que no existen.”
en caso contrario no conseguirá proyectos exitosos.

La comunicación dentro del proyecto no sólo es importante

para mantener informados a todos los interesados en tiempo
y forma, sino que también es un factor determinante para que
el proyecto tenga éxito por al menos, los siguientes motivos:

Fuente: Carlos González Jardón

 Gestión de expectativas: más adelante nos centraremos en cómo gestionar las

expectativas de los interesados, pero ya se puede predecir o suponer, que la
calidad y efectividad de las comunicaciones tendrá un enorme impacto sobre las
percepciones de los interesados en relación al proyecto y la gestión del mismo.
 Gestión de los recursos humanos: la capacidad de comunicación del director de
proyecto, es el factor más importante que afecta a la calidad de la gestión y
liderazgo frente al equipo de proyecto. Se estima que aproximadamente el 80%
del tiempo de dedicación al proyecto, el director del mismo, lo pasa
comunicando.
 Disminución y resolución de conflictos: una comunicación eficaz, evita problemas
o conflictos, resultado de falta de información, malos entendidos o problemas

1
Fuente: http://blog.zyncro.com/2013/06/06/la-importancia-de-la-comunicacion-en-la-gestion-de-proyectos/

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Seguimiento y Control de las Comunicaciones
4

que no existen, a los ya generados de por sí a lo largo de la vida del proyecto

debidos a restricciones de tiempo, recursos o coste entre otras.

Ahora podríamos preguntarnos ¿por qué son tan difíciles las comunicaciones? Y más hoy en
día que existen infinidad de medios y canales para ello. Por un lado, de forma instintiva,
todos sabemos que existen múltiples factores que pueden afectar a la comunicación, ya
que constantemente lo vivimos en nuestra vida cotidiana y por otro lado, solemos
incorporar esta realidad a nuestra forma de establecer las comunicaciones.

Centrándonos en la gestión de proyectos, las causas más comunes de problemas en la

comunicación suelen ser información errónea, poco clara, incompleta, excesiva, o no
filtrada, comunicación a destiempo, destinatarios equivocados, medios de distribución
poco adecuados, etc.

1.1 Modelos Emisor - Receptor

A la hora de gestionar las comunicaciones, y con ello llevar a cabo un seguimiento y

control de las mismas, debe tenerse claro que en cualquier comunicación, siempre
existen, al menos, dos figuras y por tanto, dos puntos de vista, cada uno de los cuales
debe adquirir su propia responsabilidad para que la comunicación sea efectiva.

Fig. 5.5. Comunicación emisor - receptor

Según la figura, podemos identificar que en toda comunicación existirá un emisor y un

receptor del mensaje.

El emisor codifica el mensaje que es enviado al receptor a través un medio

determinado (teléfono, correo electrónico, cara a cara, etc.). Según el medio empleado
pueden existir diferentes tipos de ruidos, que hacen que la decodificación o
entendimiento del mensaje por parte del receptor no sea el adecuado. Estos ruidos
pueden ser por ejemplo, una mala codificación, lenguaje inadecuado, diferencias
culturales o de idioma, distancia, etc.

Estos ruidos en la comunicación entre emisor y receptor pueden crear grandes

“…los ruidos en la comunicación entre
inconvenientes durante la gestión del proyecto, por lo que es muy importante una
emisor y receptor pueden crear grandes
inconvenientes durante la gestión del
proyecto, por lo que es muy importante
una comunicación efectiva donde cada uno
de ellos, emisor y receptor, asuma una
serie de responsabilidades.”

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Seguimiento y Control de las Comunicaciones
5

comunicación efectiva donde cada uno de ellos, emisor y receptor, asuma una serie de
responsabilidades:

El emisor debe:

 Codificar el mensaje en forma cuidadosa

 Seleccionar el método apropiado de envío

 Enviar información clara y completa

 Confirmar que el mensaje fue comprendido

El receptor por su parte debe:

 Descodifica el mensaje en forma cuidadosa

 Confirmar que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva:

observar gestos físicos y faciales, pensar que decir antes de responder, hacer
preguntas y enviar comentarios

Fig. 5.6. Responsabilidad emisor – receptor

1.2 Técnicas Eficaces de Gestión de las Comunicaciones

Ya hablamos de la importancia de planificar las comunicaciones, y de los principios a

“El director de proyecto será el eje central seguir para llevar a cabo una comunicación eficaz:
de las comunicaciones, no obstante, según
la envergadura del proyecto, deberá  Planificar las comunicaciones
delegarse esa responsabilidad para
garantizar la calidad y constancia de las  Utilizar reglas básicas de comunicación
comunicaciones y asegurarse de cumplir
 Clarificar las comunicaciones
con la planificación.”

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Seguimiento y Control de las Comunicaciones
6

 Construir relaciones

Para comprender mejor estos principios de comunicación y mejorar las habilidades de

comunicación, se definirán algunas prácticas recomendadas en gestión de proyectos,
relacionadas con la gestión y control de las comunicaciones:

2 Gestión de las Comunicaciones

Técnicas recomendadas:

 Designación de un responsable o responsables de las comunicaciones . El

director de proyecto será el eje central de las comunicaciones, no obstante,
según la envergadura del proyecto, deberá delegarse esa responsabilidad para
garantizar la calidad y constancia de las comunicaciones y asegurarse de
cumplir con la planificación.

 Utilización de habilidades de comunicación propias.

 Identificación de todos los interesados : durante la fase de planificación.
 Comunicación push -pull: La comunicación tipo push (empujar o impulsar) envía
la información directamente al receptor. La comunicación tipo pull (tirar o
extraer) pone la información a disposición de varios receptores. Deben
evaluarse las necesidades concretas de información antes utilizar uno u otro
tipo de comunicación.

Fig. 5.7. Comunicación push - pull

 Mantener el flujo de información: Debe buscarse el punto de obstáculo que

impide que la información fluya adecuadamente y actuar como conductor para
mejorar las comunicaciones.

 Confirmar la tecnología y experiencia en su uso del usuario.

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Seguimiento y Control de las Comunicaciones
7

3 Informes de Estado

Podemos enumerar etapas a llevar a cabo para la recopilación y análisis de los datos
del proyecto, proyectar los resultados, intercambiar información y generar informes:

1. Análisis de variación: Examinar las causas de las diferencias entre la línea base y el
desempeño real. El análisis de variación que de manera general consiste en:

 Verificar la calidad de la información recopilada, asegurándose de que esté

completa y de que sea coherente con los datos anteriores.

 Determinar variaciones , comparando la información real con la línea base del

proyecto. Aquí se tiene que observar todas las diferencias, favorables y
desfavorables. Se puede utilizar la técnica del valor ganado.

 Determinar el impacto de las variaciones especialmente en el coste y en el

cronograma.

2. Predecir el desempeño futuro del proyecto basándose en el desempeño real a la fecha:

hay una variedad de métodos de proyección, que utilizan desde datos históricos, hasta
hipótesis y juicios intuitivos para predecir el desempeño futuro de un proyecto.
3. Generar el informe de desempeño con la información sobre el estado actual del
proyecto: el director del proyecto organiza y registra los resultados de los análisis
realizados y genera un informe con toda la información sobre el avance y el estado del
proyecto, con el nivel de detalles que requieran los diferentes interesados, tal como fue
decidido y documentado en el plan de gestión de las comunicaciones.
4. Distribuir a los interesados información relativa a los costes, al avance del cronograma y
al desempeño del proyecto.
5. Asegurarse de que el informe de desempeño ha llegado a su destino y que el
interesado ha leído y comprendido su contenido: no basta enviar la información a los
interesados con respecto al avance y estado actual del proyecto. Hay que utilizar un
método de comunicación más interactiva, tal como reuniones, una llamada telefónica o
una videoconferencia, para asegurarse que todos los participantes tengan una
comprensión común acerca del informe de desempeño.

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
 Seguimiento y Control de las Comunicaciones
8

Fig. 5.6. Etapas de los informes de estado

4 Reuniones de Seguimiento

Para intercambiar y analizar información acerca del avance y el desempeño del

“Para intercambiar y analizar información
proyecto se deben llevar a cabo reuniones de revisión del estado del proyecto con el
acerca del avance y el desempeño del
proyecto se deben llevar a cabo reuniones
equipo de la dirección del proyecto.
de revisión del estado del proyecto con el
Entre las técnicas para llevar a cabo reuniones efectivas se pueden enumerar:
equipo de la dirección del proyecto.”

 Objetivos: determinar el fin y los objetivos de la reunión, convocando a las personas

adecuadas, estructurando la reunión con sentido común y determinando el grado de
preparación necesario por parte de los participantes para que ésta sea productiva.

 Orden del día: remitir el orden del día, previamente a la reunión, a las personas
interesadas, revisándolo y verificando la necesidad de llevar a cabo alguna
modificación al comienzo de la reunión.

 Facilitar: dirigir y guiar la reunión, revisar y establecer el contexto de la misma, revisar

las reglas básicas de la misma al comienzo, involucrar a todos los participantes y
buscar el consenso.

 Tomar notas: puede delegarse en alguien esta tarea, que permite documentar las
decisiones tomadas y las líneas de acción.

 Acuerdo final: al finalizar la reunión revisar todos los acuerdos y líneas de acción
anteriores, junto con sus responsables y los tiempos acordados, programar
cualquier reunión necesaria y agradecer a los participantes su asistencia.

 Envío de actas: distribución del acta de la reunión en el menor tiempo posible tras
la celebración de la misma a todos los participantes.

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.