Acta Reunión Semanal de Quejas

ASISTENTES
No. Nombre Cargo Firma
1 Andres Felipe Ramirez C. Tec /SGI (E)
2 Pompilio Giraldo G Coord PDS
3 Alexander Ramirez E Coord ME
Ver Asistencia
4 Jhon Mario Montoya Coord MT
5
6
TEMAS DE LA REUNION

Se da inicio a la reunión compartiendo con los lídres la información del consolidado de quejas del mes anterior
1 respuesta con un resultado de 35 oportunas sobre 35 (100% efectividad), de igual manera las solicitudes (100% d

2 A la fecha aún nos encontramos con 2 quejas del mes anterior pendiente por gestionar.

3 Se revisa cada una de las quejas estableciendo acciones a seguir para revolverlas, con prioridad las del mes ant

Se analizan casos puntuales según los trámites realizados sobre las quejas, lo anterior para dar prioridad en el pr
usuarios de cada ventana la toma de decisiones sobre las mismas. Se abordan las quejas 506681 del cliente
4
507351 de Samir Arevalo, 507059 de Daniel Giraldo por temas de digitalización del cumplido, 506882 por demor
de Victor ofrecida en otra dirección y 506681 por faltante.

Se comparte el total de 7 quejas a la fecha asignadas para el mes a la regional y las acciones a seguir para
5
anterior.

7
8
Seguimientos corte semana anterior
Compromiso pendiente

1 Despachar TZ para el caso 504503

2 504670 Retroalimentacion a PDS y operadores de cargue

3 504935 gestionar complemento del envio y precerrar

505695 validar valor a indemnizar y generar TZ cargada a conexiones

4
(Reexpedidor)
5

Elaboró
 Fecha: 12/5/2019

Hora inicio: 17:00pm

Hora cierre: 18:00pm
ISTENTES
Nombre Cargo Firma

DE LA REUNION

ción del consolidado de quejas del mes anterior (Noviembre) y la oportunidad en

tividad), de igual manera las solicitudes (100% de efectividad).

ndiente por gestionar.

r para revolverlas, con prioridad las del mes anterior.

las quejas, lo anterior para dar prioridad en el pre-cierre y lograr con ayuda de los
mas. Se abordan las quejas 506681 del cliente distribuciones Hoyostools, queja
e digitalización del cumplido, 506882 por demoras en entrega contratista, 506692

mes a la regional y las acciones a seguir para asegurar el cierre de las del mes

corte semana anterior

Conclusion

Ejecutado

Ejecutado.
Ejecutado.

Ejecutado.
Acta Reunión Semanal de Quejas HOJA 2

Desviacion por ventana

% Ventana Cauza Raiz Plan de accion

0%

A la fecha no se presentan ventanas

n/a
desviadas.

Conclusiones y compromiso de la Regional Responsable

Dar prioridad en el pre-cierre a las quejas mas antiguas y respuesta oportuna a dueños de
1
las activas del mes. ventanas

6
OBSERVACIONES
Coordinador SGI - Regional
Elaboró
Seguimiento

Fecha

12/12/2019
Acta Reunión Semanal de Quejas

ASISTENTES
No. Nombre Cargo Firma
1 Luis Mario Chica Gerente
2 Pompilio Giraldo G Coord PDS
3 Alexander Ramírez E Coord ME
Ver Asistencia
4 Andrés Felipe Ramirez L Coord Tec/SGI (E)
5 Jhon Mario Montoya Coord MT
6
TEMAS DE LA REUNION

Se da inicio a la segunda reunión de quejas del mes, se informa sobre los resultados a la fecha en cuanto a n
1
para el mes.

A la fecha 12 de Diciembre de 2019 tenemos un total 18 quejas asignadas a la regional, de las cuales 7 se encu
2 1 precerradas y 10 activas en el panel coordinador pendientes por gestión y sin vencer. Se tienen aún
503335/504446/505695.

3 Efectividad del 100% en tiempo de respuesta.

4 Se revisa cada una de la quejas y se establecen las actividades a seguir para garantizar su precierre oportuno co

5 Se revisan los casos 506681/507351/507545/507950/507998/508428/508451/508678/508729/508835/508922/50

6 Se revisan los demás casos para gestionar sus precierres oportunamente, se evidencian 2 quejas vencidas 5073
7
8
Seguimientos corte semana anterior
Compromiso pendiente

Dar prioridad en el pre-cierre a las quejas mas antiguas y respuesta

1
oportuna a las activas del mes.

4
5

Elaboró
 Fecha: 12/12/2019

Hora inicio: 16:00pm

Hora cierre: 17:00pm
STENTES
Nombre Cargo Firma

DE LA REUNION

a sobre los resultados a la fecha en cuanto a número de quejas ingresadas (18)

asignadas a la regional, de las cuales 7 se encuentran resueltas oportunamente,

es por gestión y sin vencer. Se tienen aún 3 queja del mes anterior, casos

seguir para garantizar su precierre oportuno con los líderes.

8428/508451/508678/508729/508835/508922/509012/509108/50927 y 509293

namente, se evidencian 2 quejas vencidas 507351/506681.

corte semana anterior

Conclusion

Ejecutado.
Acta Reunión Semanal de Quejas HOJA 2

Desviacion por ventana

% Ventana Cauza Raiz Plan de accion

0%

No se ha recibido el consolidado de quejas

Conclusiones y compromiso de la Regional Responsable

continuar generando las alertas sobre las quejas con tiempo considerable sin
dueños de
1 gestión a los usuarios de las ventanas, se requiere realizar escalamientos a los
ventanas
requerimientos no atendidos a tiempo por otras regionales.

2 Solicitar reasignación del caso 508729 Adm, regional

5
6
OBSERVACIONES
Coordinador SGI - Regional
Elaboró
Seguimiento

Fecha

12/19/2019

12/19/2019
Acta Reunión Semanal de Quejas

ASISTENTES
No. Nombre Cargo Firma
1 Luis Mario Chica Gerente
2 Pompilio Giraldo G Coord PDS
3 Alexander Ramirez E Coord ME
Ver Asistencia
4 Andrés Felipe Ramírez Coord TEC
5 Jhon Mario Montoya Coord MT
6
TEMAS DE LA REUNION

1 Se inicia reunión de quejas informando sobre las asignadas a la fecha para el mes en curso para un total de 44 q

De las 44 asignadas para el mes en curso, 28 se encuentran resueltas, 10 precerradas y 6 activas en el panel c
2
y gestión

3 Se evidencian los casos 507998 y 509012 con respuesta por fuera del tiempo permitido.

Se toman acciones con el equipo de líderes para los trámites correspondientes a las quejas activas, revisa
4
precierre de las quejas vencidas.

Se revisan los casos:

507998 por faltante, entrega mal efectuada.
509012 por unidad hurtada en ruta.
509108 por faltante en ciudad destino, guía mal capturada.
5 509115 por faltante.
509524 avería de homecenter.
510545 por faltante.
510744 por faltante.
511163 y 511259 del cliente sucrédito por faltantes en sus despachos.

6 Se evidencian los casos 507998 y 509012 con vencimiento en tiempo de respuesta

7
8
Seguimientos corte semana anterior
Compromiso pendiente

continuar generando las alertas sobre las quejas con tiempo considerable
sin gestión a los usuarios de las ventanas, se requiere realizar
1
escalamientos a los requerimientos no atendidos a tiempo por otras
regionales.
2 Solicitar reasignación del caso 508729

5
Elaboró
 Fecha: 12/19/2019

Hora inicio: 17:00pm

Hora cierre: 18:00pm
STENTES
Nombre Cargo Firma

DE LA REUNION

echa para el mes en curso para un total de 44 quejas.

ueltas, 10 precerradas y 6 activas en el panel coordinador pendientes por trámite

a del tiempo permitido.

correspondientes a las quejas activas, revisando cada caso para la gestión y

chos.

empo de respuesta

corte semana anterior

Conclusion

Ejectuado.
Ejecutado, resuelve regional Cartagena.
Acta Reunión Semanal de Quejas HOJA 2

Desviacion por ventana

% Ventana Cauza Raiz Plan de accion

0%

NA

No se ha recibido el consolidado de quejas,

Conclusiones y compromiso de la Regional Responsable

Se evidencian los casos 507998 y 509012 con vencimiento en tiempo de

1 MT
respuesta, brindar precierre prioritario.

Validar los casos por faltante, rastrear unidades y revisar Mallas nacionales, dueños de
2
radicar TZ en caso de que no se encuentren. Ventanas

4
5
6
OBSERVACIONES
Coordinador SGI - Regional
Elaboró
Seguimiento

Fecha

12/30/2019

12/30/2019
Acta Reunión Semanal de Quejas

ASISTENTES
No. Nombre Cargo Firma
1 Jhon Mario Montoya Coord MT Ver Asistencia
2 Andres Felipe Ramírez Coord. Tec
3 Nelson Apolinar Coord SAC
4
5
6
TEMAS DE LA REUNION

1 Se revisan las quejas que se tienen hasta la fecha para un total de 55 quejas

Se informa sobre el consolidado de quejas, a la fecha de la reunión han ingresado en total 55 quejas a la regional.
2
de precierre. Se evidencian 2 casos vencidos en el panel

3 Se evidencia aún en el panel los casos 507998 y 509012 aun pendientes de cierre y gestión a la reclamación.

4 Se revisan los casos y se establecen las acciones para sus pre-cierres

6
7
8
Seguimientos corte semana anterior
Compromiso pendiente

Se evidencian los casos 507998 y 509012 con vencimiento en tiempo de

1
respuesta, brindar precierre prioritario.

Validar los casos por faltante, rastrear unidades y revisar Mallas nacionales,
2
radicar TZ en caso de que no se encuentren.

3
4
5
Elaboró
 Fecha: 12/30/2019

Hora inicio: 16:00pm

Hora cierre: 17:00pm
STENTES
Nombre Cargo Firma

DE LA REUNION

e 55 quejas

ión han ingresado en total 55 quejas a la regional. 15 activas del mes pendientes

ndientes de cierre y gestión a la reclamación.

erres

corte semana anterior

Conclusion

Pendiente, aun en trámite

Ejecutado.
Acta Reunión Semanal de Quejas HOJA 2

Desviación por ventana

% Ventana Cauza Raiz Plan de accion

No se ha recibido el consolidado
de quejas.

Conclusiones y compromiso de la Regional Responsable

Se evidencian los casos 507998 y 509012 con vencimiento en tiempo

1 Responsables Ventana.
de respuesta, brindar precierre prioritario.

3
 4

OBSERVACIONES

Coordinador SGI - Regional

Elaboró
Seguimiento

Fecha

1/9/2019