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CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ACTA 33

Fecha: 2 de junio de 2018

Hora:   10:30 AM
Lugar: Salón Social

Se dio inicio, con la lectura del siguiente orden del día

1. Verificación de Quórum
2. Análisis y aprobación de estados financieros mes de abril de 2018.
3. Informe de revisoría fiscal, mes de abril de 2018.
4. Aprobación del Acta Nro. 32 del 27 de abril de 2018.
5. Informe de Administración mes de mayo de 2018.
6. Proposiciones y varios.

Desarrollo de la reunión:

1. Verificación del quórum

Estuvieron presentes en la reunión, los siguientes miembros de consejo: Ana Bernal, David
García, Astrid de Barrera, y Beatriz Hernández. Se disculpó por no poder asistir la Sra. Claudia
Mosquera.

2. Análisis y aprobación de estados financieros mes de abril de 2018.

Hizo su intervención El Sr. Giulian Morales, contador actual, dio lectura de los valores que
conforman el activo, el pasivo y las fiducias con Bancolombia, tanto la del fondo de reserva, como
la de cuota extra.

En la ejecución presupuestal, se hizo el análisis de los rubros que presentan sobre ejecución,
tales como:

- Teléfono
- Mantenimiento edificio
- Implementos de aseo
- Papelería
Se concluyó que los mismos, fueron presupuestados con un valor muy bajo, sin embargo se
espera que se vayan nivelando al terminar el año.

El Sr. David García, sugirió incluir el cuadro de la cuota extra del año 2017, en la ejecución
presupuestal, así como se tiene la del 2018, como existen aún algunos saldos, para llevarles el
control.

Cartera: se dio lectura del cuadro del informe de Administración, el cual es más actualizado que el
de contabilidad, para conocer el estado de la cartera a la fecha más reciente.

La Sra. Ana Bernal, hizo la solicitud a contabilidad de hacer cada semestre el corte de los gastos
de los locales, con el fin de tener en porcentaje, lo que éstos demandan en el gasto.
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Fueron puestos en consideración los estados financieros y fueron aprobados.

3. Informe de revisoría fiscal, mes de abril de 2018.

La Ceja, Junio 1 de 2018

Señores
Consejo de Administración
CONDOMINIO HELICONIAS
 
Respetados integrantes del Consejo de Administración:
 Me permito entregarles las observaciones y recomendaciones sobre los temas que me
competen:

La contabilidad se encuentra debidamente respaldada, soportada y preparada de acuerdo a la

normal contable vigente; así mismo las cuentas bancarias y de inversiones cuentan con su
respectiva conciliación

En el grupo de consignaciones pendientes por identificar figuran unos pagos de los años 2016 y
2017, además de las consignaciones de este año:

           
16/05/2016 204.667
           
18/05/2016 150.000
           
14/06/2016 246.306
           
22/11/2016 184.300
           
TOTAL AÑO 2016 785.273
   
              
01/02/2017 40.049
           
28/05/2017 144.000
           
15/12/2017 142.900
           
TOTAL AÑO 2017 326.949
   
Año 2018            
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438.750

En mi concepto, los valores consignados y no identificados de los periodos 2016 y 2017 deben
clasificarse a una cuenta de ingresos (recuperaciones). Si en algún momento del ejercicio
contable si llegaran a identificar, se haría una reversión de la misma cuenta contra la cartera del
propietario.  Son saldos con antigüedades de hasta  720 días.

A nivel de la ejecución presupuestal la mayoría de los rubros estuvieron por debajo o a la par de
las cifras aprobadas.  Las que se comportaron contrario a lo anterior fueron con cifras inferiores a
$5.200

De acuerdo a lo sugerido en el acta anterior, y sin reparo de lo que la Administración pueda

presentar en este u otros encuentros, me permito compartir lo siguiente:  (extraído de la página

Actualicese.com:  “Los módulos de contribución en las copropiedades son los índices utilizados
para establecer la participación porcentual de los propietarios de bienes privados en las expensas
generadas por el uso y goce de los bienes o servicios comunes de una parte o sector de la
edificación.  Paro lo anterior y por expresa disposición de la ley, se deberá establecer en el
reglamento de la propiedad horizontal de los edificios mencionados anteriormente, la
sectorización de los bienes y servicios comunales que no estén destinados al uso y goce general
de los propietarios de las unidades privadas”.  Subrayado por fuera del texto

Gerencie.com "La Ley consagra que los reglamentos de los conjuntos de uso comercial o
mixto deben contemplar de manera expresa y por separado tanto los coeficientes de
propiedad como los índices de participación, pues cada uno de ellos tiene una finalidad
distinta".

Actualidad contable:  "CONTENIDO DE LA ESCRITURA O REGLAMENTO DE PROPIEDAD

HORIZONTAL.  La escritura pública que contiene el reglamento de propiedad horizontal, deberá
incluir como mínimo: 

1.      El nombre e identificación del propietario.

2.      El nombre distintivo del edificio o conjunto.

3.      La determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta el edificio o conjunto,
por su nomenclatura, área y linderos, indicando el título o títulos de adquisición y los
correspondientes folios de matrícula inmobiliaria.

4.      La identificación de cada uno de los bienes de dominio particular de acuerdo con los
planos aprobados por la Oficina de Planeación municipal o Distrital o por la entidad o persona
que haga sus veces.

5.      La determinación  de los bienes comunes, con  indicación de los que tengan el carácter de
esenciales, y de aquellos cuyo uso se asigne a determinados sectores del edificio o conjunto,
cuando fuere el caso.
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6.            Los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso.

7.      La destinación de los bienes de dominio particular que conforman el edificio o conjunto, la
cual deberá ajustarse a las normas urbanísticas vigentes.

8.      Las especificaciones de construcción y condiciones de seguridad y salubridad del edificio o

conjunto."

Espero que estos comentarios sean útiles para el manejo y desarrollo de los proyectos que se
tienen a futuro en la copropiedad.

  

Afectuoso saludo

Sandrart Carmona L.

T.P. 69371-T

4. Aprobación del Acta Nro. 32 del 27 de abril de 2018.

Se hizo lectura del Acta Nro. 32, fue puesta en consideración y fue aprobada.

5. Informe de Administración mes de mayo de 2018.

Fue socializado el siguiente informe:

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INFORME DE ADMINISTRACIÓN MES DE MAYO DE 2018

En el mes de mayo, se dio cumplimiento con las tareas de aseo y mantenimiento, buscando
siempre la buena presentación y conservación de la Unidad, así:

- Poda de zonas verdes

- Nuevamente se hizo la poda de los eugenios de todo el cerramiento, con el fin de que
mejoren el follaje.
- Supervisión semanal de las tareas de aseo.

Se hizo escrito de bienvenida a la propietaria de la casa 51, así mismo, se le hizo entrega del
manual de convivencia, donde se resaltó el buen manejo de la mascota.

Se hizo escrito a Devimed, solicitando la realización de una glorieta en la zona, para mejorar la
movilidad en la zona.

Con motivo del mes de las madres y con la aprobación del Consejo, se hizo entrega de detalle
con dulces para las mamas de las Unidad.
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Dando inicio a la ejecución de la cuota extra aprobada por Asamblea este año, se hizo la
compra de los dos juegos de resaltos, por valor de $960.000 transporte incluido.

Para el mes de junio, será ejecutado el mejoramiento del CCTV, con la empresa Punto
Control.

Se hizo corregir la humedad que estaba presentando el techo del salón social, para la semana
entrante se realizará la pintura de la marca que dejó la misma.

Al Sr. Oscar Patiño, le fue entregado por parte de LyM la capa para trabajar en invierno, cuya
solicitud surgió en el consejo anterior.

Pendiente definir por el Consejo, la realización de la prueba de hermeticidad de la red de gas.

Acerca de los locales, se solicitó al contratista, el arreglo del muro del lindero, el cual presenta
grietas, para poder sembrar las enredaderas en la pared.

Se recibió información por parte del constructor de los locales y afirmó que la red de gas de
éstos, ya se encuentra lista y recibida por EPM, así mismo, ya están organizando la
independización de los contadores de energía de cada local.

Cartera:

Propietarios en mora que cancelaron o abonaron a 31 de mayo:

IN PAGO O
PROPIETARIO M SALDO ABONO
345.91
FELICIANO RIOS 3 8 145.000
776.94
LUIS BEDOYA 7 2 400.000
377.32
JOSE OSORIO 10 0  
376.43
KELLY MENDEZ 15 0 376.430
376.44
ALFREDO SEPULVEDA 23 5 376.445
376.45
JOSE YEPES 25 0  
376.45
ALEJANDRO RIOS 26 2 376.452
816.32
ALEXIS GIL 33 9  
699.25
JULIO ORTIZ 39 6  
776.12
LEONOR PALACIO 40 0  
378.50
GUILLERMO CHALARCA 50 0 378.500
575.31
ALEJANDRO CANTOR 55 0 287.655
2.340.48
TOTAL   6.251.472 2
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BLOQUE 16 1.834.696 917.348
BLOQUE 19 1.332.814 666.407
157.31
LOCAL 3 5 157.315
223.71
LOCAL 4 6 100.004
682.73
LOCAL 6 6 274.480
125.72
LOCAL 9 7 125.727
766.66
LOCAL 11 6  

TOTAL   5.123.670 2.241.281

Cordialmente,

Adriana Duque Castaño

Administradora

9. Proposiciones y varios

Se trataron los siguientes temas y quedaron las siguientes tareas:

- Pedirle a los vigilantes que cuando vean niños jugando con los resaltos, les llamen la
atención. Así mismo, deben indicar a los visitantes donde deben dejar los carros.
- Se debe comprar otro resalto pequeño que acabe de cubrir bien la calle.
- Incluir dentro de las tareas del empleado, el lavado de la piedra del ingreso del salón
social.
- Escribir a los propietarios que presentan en mal estado las fachadas, para que inicien el
arreglo.
- Escribir a los propietarios de las casas 6 y 7, para que organicen el espacio que dejaron
entre las dos casas al construirlas.
- Hacer un censo de mascotas y solicitar copia del carnet de vacunas
- Salón social: cambiar la reja del orinal de hombres, instalar felpa debajo de la puerta de
vidrio.

- Se dio lectura del correo enviado por la Sra. Adriana Sanín, se concluyó darle respuesta
explicativa con el objetivo del ejercicio realizado con contabilidad.

- Fue aprobado la realización de la prueba de hermeticidad a la red de gas del condominio,

con el equipo de la Sra. Sandra Toro.

No siendo más los puntos a tratar, se dio por terminada la reunión.

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ANA MARIA BERNAL ADRIANA DUQUE CASTAÑO

Presidente Administradora