Diagnostico 4 de Febrero 08 de Feb

INTRODUCCION
Señores colaboradores de Ambuq EPS-S:
La Gerencia Financiera y Administrativa, en consecución del cumplimiento de la Ley 594

Ley 1712 de 2014, Norma NTC 30301 y buenas prácticas estandarizadas, entre otras NTC
para la implementación de un modelo o proceso de gestión documental en EPS-S AMBU
La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendient

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su orig
objeto de facilitar su utilización y conservación; teniendo en cuenta las partes interesad
se catalogan en la Ley como empresas privadas que cumplen funciones públicas.
Con el propósito de identificar las practicas internas relacionadas con la gestión docum
diseñaron tres herramientas diagnosticas ( Análisis de brechas, Sondeo de opinión y Me
comparten para su diligenciamiento. Ante cualquier duda o inquietud, puede apoyarse c
Gerencia Financiera y Administrativa y su respuesta debe ser enviada al siguiente corre
De antemano agradecemos su participación, ya que es clave para el adecuado desarroll

los objetivos planteados.
ución del cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015,
icas estandarizadas, entre otras NTC 30301; está liderando el proyecto
gestión documental en EPS-S AMBUQ ESS.
s administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

bida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
iendo en cuenta las partes interesadas. Tenga en cuenta que las EPS,
e cumplen funciones públicas.
s relacionadas con la gestión documental en la organización, se

de brechas, Sondeo de opinión y Medición de archivos); las cuales se
duda o inquietud, puede apoyarse con el equipo de trabajo de la
a debe ser enviada al siguiente correo: procesosycalidad3@ambuq.co
e es clave para el adecuado desarrollo del proyecto y la consecución de

Con el propósito de identificar las brechas existentes entre las practicas internas implemen
continuación se relacionan y marque con una equis "x" para dar respuesta:
SUB
ITEM ID COMPONENTE COMPONENTE ID SUB COMPONENTE
COMPONENTE
1 1 ESTRATEGICO A PLANEACION
EVALUACION Y
14 1 ESTRATEGICO A
MEJORA
EVALUACION Y
15 1 ESTRATEGICO B
MEJORA
EVALUACION Y
16 1 ESTRATEGICO B
MEJORA
17 2 ADMINISTRATIVO C LOGISTICA
20 2 ADMINISTRATIVO D TALENTO HUMANO

23 2 ADMINISTRATIVO E SSST
ALFABETIZACION
24 3 CULTURAL F
ARCHIVISTICA
GESTION DEL
25 3 CULTURAL G
CAMBIO
GESTION DEL
26 3 CULTURAL H
CONOCIMIENTO
27 4 TECNOLOGICO I INTEROPERABILIDAD
28 4 TECNOLOGICO J SEGURIDAD
29 4 TECNOLOGICO K SGEDA
GESTION
30 5 L PRODUCCION
DOCUMENTAL
GESTION
31 5 L PRODUCCION
DOCUMENTAL
GESTION
32 5 M GESTION Y TRAMITE
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
37 5 N ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION
44 5 O VALORACION
DOCUMENTAL
GESTION
45 5 P CONSERVACION
DOCUMENTAL
GESTION
46 5 Q DISPOSICION FINAL
DOCUMENTAL
GESTION
47 5 R TRANSFERENCIAS
DOCUMENTAL
ANALISIS DE BRECHAS
s internas implementadas en la organización para la gestión documental y su estado ideal, según su
esta:
VARIABLES
NO TIENE CONOCIMIENTO
NO SE CUENTA CON EL MISMO
NO APLICA A SU PROCESO
SE TIENE PERO NO SE APLICA
SE APLICA
SE APLICA Y SE EVALUA
DIAGNOSTICO GENERAL
REQUISITOS QUE DEBEMOS

IDEAL, HECHO ESPERADO
CUMPLIR
Por norma debemos tener una

¿Cuenta la organización con una declaratoria articulada con nuestro tren
política de gestión documental? estratégico que exprese hacia donde va
la gestión documental en la organización
Se posee un Programa de Gestión

Documental, que prevé los proyectos en
el corto, mediano y largo plazo deberá
¿Cuenta la organización con un
ejecutar la organización para cumplir con
programa de gestión documental?
los lineamientos generales de la gestión
documental y que estos tributen al core
del negocio
¿Cuenta la organización con un La organización debe contar con un

índice de información clasificada índice de la información que la Ley
como reservada o sensible de considera reservada, como por ejemplo
afectar derechos personales? historias laborales o historias clínicas
La organización tiene una política, está

¿La organización elaboró, socializó y
publicada se conoce, aplica, evalúa y
publicó la política de acceso a la
mejora, relacionada con el acceso de los
información pública?
usuarios a la documentación
La organización tiene una política, está

publicada se conoce, aplica, evalúa,
¿La organización cuenta con una
relacionada con el acceso a los
política de acceso a la información
documentos por parte de los usuarios,
para poblaciones diferenciadas?
pero esta vez en condiciones de
discapacidades
¿La entidad elaboró y publicó el plan La organización debe elaborar un plan
anticorrupción? anticorrupción, socializarlo y publicarlo
Tenemos un protocolo documentado y

¿La organización tiene elaborado y
normalizado para la identificación y el
socializado un esquema para el
tratamiento de los archivos referidos a
tratamiento de los archivos
graves y manifiestas violaciones a los
relacionados con violaciones a los
derechos humanos dentro de nuestra
derechos humanos?
población usuaria
Se tiene un presupuesto para los

procesos asociados a la gestión
presupuesto específico destinado a
documental y archivos, incluyendo
la implementación y mantenimiento
materiales, personal, mobiliarios,
de la Gestión Documental?
espacios físicos, software, etc.
¿En caso de responder

positivamente la pregunta anterior,
considera que dicho presupuesto es El presupuesto que la EPS destina es
adecuado y se ajusta a las suficiente y está correctamente enrutado
necesidades de la gestión
documental de su Dependencia?
Se cuenta con un Sistema Integrado de

¿Tiene la organización un sistema Conservación Documental, que
integrado de conservación de garantizará que frente a situaciones
documentos ? externas siempre podremos recuperar la
información documental.
¿Existe un área responsable del Se cuenta con una unidad administrativa

archivo institucional o su equivalente responsable de los procesos de archivo
dentro de la estructura orgánica? y gestión documental
¿La organización cuenta con un Una vez un funcionario deja de serlo,

procedimiento para garantizar la entrega a través de protocolos como
entrega inventariada de los inventarios los documentos y trámites
documentos cuando un funcionario asociados a estos documentos, con
se desvincula? atención a las funciones de su cargo
Se levantan inventarios documentales,
los documentos se eliminan con base en
las tablas de retención documental, las
proceso documentado, basado en la
eliminaciones son aprobadas por el
norma, para la eliminación de
comité de archivo, dicha eliminación es
documentos institucionales.
publicada en la página web esperando
posibles intereses de partes interesadas
Hemos recibidos planes de

¿Hemos capitalizado posibles
mejoramiento o advertencias de nuestra
hallazgos o planes de mejoramiento
oficina de control interno, de otra
que nos hayan impuesto la oficina de
dependencia o de cualquier ente
control interno o entes de control,
externo que nos conminen al
para apalancar la temática de
cumplimiento de la temática de gestión
gestión documental?
documental
¿Contamos con indicadores de Tenemos unos indicadores de gestión

gestión para medir el proceso de documental, los cuales medimos y
gestión documental? compartimos
Ha identificado entre otras
oportunidades de mejora: acceso lento a
la información, no hay claridad en la
¿La organización evalúa los riesgos
misma, no se sabe quien la tiene o
en los que se podría incurrir por falta
suministra, no contamos con una
de control en la gestión documental?
herramienta de software, el personal no
tiene conocimiento de gestión
documental, entre otras
¿Considera que el espacio destinado

para el Archivo Central es adecuado, El espacio para el archivo central es
cuenta con condiciones como amplio, luminoso, ventilado, es suficiente
iluminación, condiciones contrastado con la cantidad de
medioambientales, limpieza, entre documentos entre otros
otros?
Contamos con el espacio suficiente, no

¿Considera que el espacio asignado
hay documentos en el suelo o debajo de
al archivo de los documentos en su
escritorios o encima de las baldas
área es adecuado?
superiores de mobiliarios
¿Cuenta con la capacidad de Tenemos los gigas necesarios para
almacenamiento necesaria para sus nuestros archivos electrónicos y el
archivos electrónicos? crecimiento futuro de los mismos
¿La empresa cuenta en su planta

Existe un líder, jefe, coordinador, o la
con un profesional con conocimiento
denominación que aplique de Archivo
técnico en archivística y gestión
Institucional o Gestión Documental
documental que lidere los procesos?
¿El talento humano de la La organización tiene un programa de

organización se encuentra formado capacitación o formación que considere
en temáticas relacionadas con la la formación en archivística y gestión
gestión documental? documental
¿En su área cuenta con personas

Cuenta con personal dedicado a las
dedicadas a la labor de archivo y
labores de archivo y gestión documental
gestión documental?
¿La organización cuenta con un
Existe un programa de salud y seguridad
sistema de seguridad y salud en el
en el trabajo y considera los riesgos
trabajo que cubra los riesgos
asociados a la gestión documental
asociados a trabajar en archivos?
¿La organización sensibiliza y Los usuarios de la eps, están educados

capacita a sus partes interesadas en dónde, cómo, cuando acceder a la
sobre como acceder y usar la información de la misma y a utilizarla
información documental para sus para hacer cumplir sus derechos y ser
intereses generales o particulares? sujetos de sus deberes
Una estrategia mancomunada entre la

¿Ha liderado usted o ha propendido
parte misional, administrativa,
porque su equipo gestione el cambio
comunicación y talento humano que
hacia una cultura de manejo
permite a los funcionarios asimilar
adecuado de la información
rápidamente los cambios y
documental?
aprehenderlos para sus labores propias
Tenemos un área de estadística o quien

haga sus veces, que hace minería de
¿La organización tiene una política
datos y usa esa información para otros
para adquirir, aumentar, organizar,
procesos del negocio o de apoyo,
distribuir y compartir el conocimiento
aprendemos de ella y la usamos en
en sus registros y archivos.?
nuestros procesos como lecciones
aprendidas.
¿Cuenta la organización con Podemos tomar información de otros

sistemas de interoperabilidad, que le sistemas de manera automática o
permitan compartir información con semiautomática para nuestros sistemas
otras entidades de manera y viceversa, sin ningún conflicto de
simultánea? versionamiento o acceso o privilegio
No solamente back up, todos los

¿Se tiene una política de seguridad
componentes asociados a permisos y
de la información, que garantiza su
privilegios de los sistemas, autenticación
confiabilidad?
y firmas electrónicas entre otros.
¿Considera que contamos con una

Existe un marco teórico que debería
herramienta de software que permita
cumplir cualquier software de gestión
la gestión electrónica de documentos
electrónica de documentos que se
y que facilite su recibo, despacho y
quiera implementar en la eps
tramite interno?
Para cada documento que se produce
Todos los documentos que se tenemos un estándar normalizado, por
generan en la eps, cuentan con un ejemplo formato de actas, formato de
formato normalizado? resoluciones, formato de
comunicaciones, entre otros.
Sabemos quien está autorizado a firmar

¿Posee la entidad, una guía para
qué tipos de documentos, en relación
firmas autorizadas?
con su competencia
Contamos con un procedimiento que

indica de forma clara el como se hará el
tramite interno de la documentación,
¿Contamos con un procedimiento
cómo procedemos cuando requerimos
normalizado para el recibo, reparto
enviar información al medio externo y
interno y despacho de documentos?
como funciona la recepción cuando
terceros entregan en nuestras
instalaciones
¿Cuenta la empresa con un punto

UNICO de recibo, reparto interno y Contamos con la llamada ventanilla
despacho de comunicaciones única de correspondencia
oficiales?
¿Cuenta o requiere contar con

servicios de archivo tales como
Contamos con unos mensajeros internos
mensajería, fotocopiado, envío y
y externos que reparten todas las
despacho de documentos y
comunicaciones cuando es necesario y
paquetes, consulta de documentos,
con unas rutas y horarios previamente
digitalización de los mismos,
diseñados
consultoría sobre como organizar
sus documentos entre otros?
¿Contamos con un protocolo
adicional, para documentos que Se cuenta con el mismo, se utiliza,
requieran tratamiento diferenciado, contamos con herramientas de
tales como tutelas, demandas, sistematización del proceso, tales como
embargos, requerimientos de entes aplicativos
de control, sanciones, entre otros.?
Existen los cuadros de clasificación
¿Contamos con cuadros de documental, que es una guía me indica
clasificación documental para la como se denominan los documentos
denominación de los documentos (series y subseries) en las oficinas, lo
recibidos, enviados y los que contrario es que los funcionarios
archivamos? nombran los documentos con criterios
propios.
Cuando abro y leo una carpeta está

¿En la organización de nuestros
organizada como un libro, desde el
archivos cumplimos con el principio
primer documento o más antiguo, hasta
de orden natural?
el último o más reciente.
Su dependencia conserva única y

¿En la organización de nuestros
exclusivamente los documentos que le
archivos cumplimos con el principio
corresponden por función, no hay
de procedencia?
duplicidad o multiplicidad documental
Es decir, que no puede hacerse ninguna

Cumplimos con el Principio de Orden
intervención en los documentos una vez
Original?
han sido transferidos al archivo central
¿Cuándo transferimos documentos cuando se envían documentos al archivo

al archivo central son foliados? central o proveedor van foliados
Se cuentan con formatos estandarizados

¿Contamos con una directriz para
Sticker o label o rótulo para marcar cajas
marcar y rotular las cajas y carpetas?
y carpetas
La organización de los documentos

¿Contamos con criterios definidos
electrónicos responden a las tablas de
para la organización y administración
retención documental y a una estructura
de archivos electrónicos?
definida en un protocolo
Contamos con procedimientos

documentados que nos permiten el
¿Tenemos protocolos normalizados
sistemático acceso a la información una
para la consulta de documentos?
vez está en el archivo central propio o
tercerizado
¿Tenemos un grupo interdisciplinario

y representativo de la organización Contamos con un comité de archivo de
que valora la importancia de cada acuerdo con la ley establecido por acto
tipología documental, asesora la alta administrativo, el mismo se encuentra
dirección en temas archivísticos, operativo
entre otras funciones?
¿la organización, cuenta con un
Se cuenta con una directriz para que los
protocolo cuya aplicación garantice
documentos tanto físicos como
la conservación de los soportes en
electrónicos no se deterioren o
los que están los documentos como
corrompan en el tiempo
papel o electrónicos
En casos de pérdidas por robo,

desastres naturales, factores biológicos
¿La EPS cuenta con un protocolo o medioambientales o por destrucción
para la reconstrucción de sus premeditada o accidental de la
documentos? información se cuenta con una
metodología para la reconstrucción de la
misma
Procedimiento que indica bajo que

condiciones se hacen las transferencias
¿Cuenta la EPS con un documentales del archivo de gestión o
procedimiento normalizado para la de la oficina al archivo central o del
transferencia de sus documentos proveedor, los documentos están
físicos o electrónicos? identificados, rotulados, descritos,
inventariados, clasificados y foliados de
acuerdo a estándares
HAS
ión documental y su estado ideal, según su criterio; califique de 0 a 5 considerando las variables qu
BLES PESO
NOCIMIENTO 0
CON EL MISMO 1
SU PROCESO 2
NO SE APLICA 3
LICA 4
SE EVALUA 5
AL
POR FAVOR DESCRIBA LA

EVIDENCIA CON LA QUE SE 0 1 2 3 4 5 NORMA
CUENTA, SI APLICA
Art. 6 Decreto 2609 de 2012

Presidencia de la República y
X X X X X X
numeral 5.2 de la NTC
ISO30301:2019
Art. 4, Ley 1712 Congreso de

la República, NTC
ISO30301:2019
numeral 4.4
Ley 1712 de 2014 Congreso

de la República, art. 18 y 20,
numeral 7.5.3 de la NTC
ISO30301:2019
Art. 7 Ley 1712 de 2014

Congreso de la República,
numeral 7.5.3 de la NTC ISO
30301:2019
Ley 1712 Art. 8 Congreso de la

República, y numeral 7.5.3 de
la NTC ISO30301:2019
Ley 1474 2011 Congreso de la
República, art. 73
Circular 001 de 2017

(Archivo General de la Nación-
AGN)
Ley 594 de 2000 Congreso de

la República, ART. 16, numeral
7.1 de la NTC ISO30301:2019
Numeral 7.1 ISO 9001:2015
LEY 594 TITULO 11 Congreso

de la República, Numeral 7.5.3
de la NTC ISO30301:2019
Ley 594 art. 10 Y 11 Congreso

de la República / art. 4 Decreto
2609 de 2012 Presidencia de
la República, numeral 5.3 de la
NTC ISO30301:2019
Ley 594 art. 15 Congreso de la

República
Art. 1 Acuerdo 46 de 2000
Archivo General de la Nación-
AGN, numeral 7.5.3 NTC
ISO30301:2019
Art. 32, Título 8 de la Ley 594

de 2000 Congreso de la
República, numeral 9.1 de la
NTC ISO30301:2019
Numeral 9.1 de la NTC

ISO30301:2019
Numeral 6.1 de la NTC

ISO30301:2019
Acuerdo 049 de 2000 Archivo

General de la Nación - AGN,
art. 1 al 3, numeral 7.1 de la
NTC ISO30301:2019

art. 1 al 3, numeral 7.1 de la
NTC ISO30301:2019
Decreto 2609 de 2012,
Presidencia de la República,
art. 18
Art. 16 Ley 594 de 2000

numeral 5.1 NTC
ISO30301:2019
Art. 18 Ley 594 de 2000

numeral 7.2 NTC
ISO30301:2019
Art. 17 ley 594 de 2000

numeral 5.3 NTC
ISO30301:2019
Resolución 312 de 2019
Ministerio del Trabajo, numeral
4.4. de NTC ISO30301:2019
Ley 1712 de 2014 Congreso

de la República, art 3, numeral
7.4 NTC ISO30301:2019
ISO 9001:2015 Numeral 6.3
ISO 9001:2015 Numeral 7.1.6
Art. 5, Decreto 2609 de 2012

Presidencia de la República
Art.17 Decreto 2609 de 2012

Presidencia de la República
Capítulo IV decreto 2609 de

2012 Presidencia de la
República, numeral 4.3 y 4.4.
NTC ISO30301:2019
Art 9 Decreto 2609 de 2012
numeral 7.5.2 NTC
ISO30301:2019

art. 4, numeral 7.5.3 de la NTC
ISO30301:2019
Acuerdo 060 2001 Archivo

art. 5, NTC ISO30301:2019
numeral 7.5.3

art. 3, NTC ISO30301:2019
numeral 7.5.3
ISO9001:2015 numeral 7.1.2

General de la Nación - AGN
General de la Nación - AGN

art. 12, 7.5.3 NTC
ISO30301:2019

art. 8, y en el numeral 7.5.3
NTC ISO30301:2019

Art. 13 y 75 de la NTC
ISO30301:2019
Instructivo de foliación Archivo

numeral 7.5 NTC
ISO30301:2019
Art. 4, Acuerdo 42 de 2002

Archivo General de la Nación -
AGN

Art. 17, NTC ISO30301:2019
7.5.2
Literal 6, art. 5 Decreto 2609

de 2012 Presidencia de la
República, 7.5.3 NTC
ISO30301:2019

art. 19, ISO9001:2015 7.1.2
Decreto 2609 de 2012
art. 9 Literal G, en la NTC
ISO30301:2019 7.5.3
Ley 594 Congreso de la

República, Acuerdo 7 de 2014
AGN, NTC ISO30301:2019
numeral 8.1
Art. 4, Acuerdo 42 de 2002

AGN. NTC ISO30301:2019
numeral 7.5.3
Total 1 1 1 1 1 1
% ### ### ### ### ### ###

onsiderando las variables que a
REFERENCIA NORMATIVA
Las entidades públicas deben formular una política de

gestión de documentos.
En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por

Programa de Gestión Documental el plan elaborado por
cada sujeto obligado para facilitar la identificación,
gestión, clasificación, organización, conservación y
disposición de la información pública, desde su creación
hasta su disposición final, con fines de conservación
permanente o eliminación.
Los sujetos obligados deberán mantener un índice

actualizado de los actos, documentos e informaciones
calificados como clasificados o reservados, de
conformidad a esta ley. El índice incluirá sus
denominaciones, la motivación y la individualización del
En
actovirtud deconste
en que los principios señalados, deberá estar a
tal calificación.
disposición del público la información a la que hace
referencia la presente ley, a través de medios físicos,
remotos o locales de comunicación electrónica. Los
sujetos obligados deberán tener a disposición de las
personas interesadas dicha información en la Web, a fin
de que estas puedan obtener la información, de manera
directa
Con el o objeto
mediantede impresiones.
facilitar que Asimismo, estos
las poblaciones
deberán proporcionar
específicas accedan apoyo a a
la losinformación
usuarios queque lo
requieran y proveer
particularmente las todo tipo los
afecte, de asistencia respecto de
sujetos obligados, a
los trámites
solicitud dey servicios que presten
las autoridades de las comunidades,
divulgarán la información pública en diversos idiomas y
lenguas y elaborarán formatos alternativos
comprensibles para dichos grupos. Deberá asegurarse
el acceso a esa información a los distintos grupos
étnicos y culturales del país y en especial se adecuarán
los medios de comunicación para que faciliten el acceso
a las personas que se encuentran en situación de
discapacidad.
Cada entidad del orden nacional, departamental y
municipal deberá elaborar anualmente una estrategia
de lucha contra la corrupción y de atención al
ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras
cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la
respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar
esos riesgos, las estrategias anti trámites y los
mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Las entidades del Estado deberán compartir la

información necesaria para la prevención de las
violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al
Derecho Internacional Humanitario, la protección y las
garantías de no repetición, de manera armónica y
coordinada, así como la armonización de un sistema
articulado de registro y que permitan la comunicación
entre las distintas bases de datos. Lo anterior sin
perjuicio de la reserva legal aplicable a ciertos
documentos y archivos.
Los secretarios generales o los funcionarios

administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de
velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de
archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.
La organización debe determinar y proporcionar los

recursos necesarios para asegurarse de la validez y
fiabilidad de los resultados cuando se realice el
seguimiento o la medición para verificar la conformidad
de los productos y servicios con los requisitos.
Los archivos de la Administración Pública deberán

implementar un sistema integrado de conservación en
cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Teniendo en cuenta que la gestión documental es un

proceso transversal a toda la organización, los
diferentes aspectos y componentes de la gestión de
documentos deben ser coordinados por los respectivos
Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a
través de las oficinas de Archivo de cada entidad
Los servidores públicos, al desvincularse de las

funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique exoneración de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidades
La eliminación de documentos debe ser el resultado de
la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y
el funcionamiento de la entidad. Esta última se entiende
como la recopilación de la historia institucional
(disposiciones legales, actos administrativos relativos a
la creación o cambios estructurales, manuales de
funciones y procedimientos).
La decisión sobre la eliminación de documentos, es

responsabilidad del comité de archivo de cada entidad y
del jefe de archivo de la misma.
El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a

solicitud de parte, adelantar en cualquier momento
visitas de inspección a los archivos de las entidades del
Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo
dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentarias. Advertida alguna situación irregular,
requerirá a la respectiva entidad para que adelante los
correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el
caso, a los órganos competentes con el fin de
establecer las responsabilidades administrativas y
ordenar las medidas pertinentes
La organización debe determinar los métodos para la

medición, análisis y evaluación aplicables para asegurar
resultados validos
La organización debe abordar los riesgos y

oportunidades para su tratamiento
Los edificios y locales destinados como sedes de

archivos deberán cumplir con las condiciones de
edificación, almacenamiento, medio ambiental, de
seguridad y de mantenimiento que garanticen la
adecuada conservación de los acervos documentales.
Los edificios y locales destinados como sedes de

archivos deberán cumplir con las condiciones de
edificación, almacenamiento, medio ambiental, de
seguridad y de mantenimiento que garanticen la
adecuada conservación de los acervos documentales.
Artículo 18. Preservación de documentos en ambientes
electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico
implementados en
las entidades públicas, se debe garantizar la
autenticidad, integridad,
confidencialidad y la conservación a largo plazo de los
documentos
electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas
de Retención
Documental o las Tablas de Valoración Documental lo
ameriten, así
como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e
interpretación,
independientemente de las tecnologías utilizadas en la
creación y
almacenamiento de los documentos.
Las medidas mínimas de conservación preventiva y a
largo plazo podrán
estar basadas en procesos como la migración, la
emulación o
el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida
capacidad técnica
que se genere en el futuro.
Los secretarios generales o los funcionarios

administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de
velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de
archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.
Las entidades tienen la obligación de capacitar y

actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y
áreas relacionadas con su labor.
Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más

rigurosos principios de la ética profesional, a lo
dispuesto en la Constitución Política de Colombia,
especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las
leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán
siempre guiados por los valores de una sociedad
democrática que les confíe la misión de organizar,
conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentación de la administración del Estado y
aquélla que forme parte del patrimonio documental de
la Nación.
La presente resolución se aplica a los empleadores
públicos y privados, a los contratantes de personal bajo
modalidad de contrato civil, comercial o administrativo,
a los trabajadores dependientes e independientes, a las
organizaciones de economía solidaria y del sector
cooperativo, a las agremiaciones o asociaciones que
afilian trabajadores independientes al Sistema de
Seguridad Social Integral, a las empresas de servicios
temporales, a los estudiantes afiliados al Sistema
General de Riesgos Laborales y los trabajadores en
misión; a las administradoras de riesgos laborales; a la
Policía Nacional en lo que corresponde a su personal
no uniformado y al personal civil de las Fuerzas
Militares; quienes deben implementar los Estándares
Mínimos del Sistema de Gestión de SST en el marco
del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema
General de Riesgos Laborales.
En virtud de este principio los sujetos obligados

deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la
información pública, excluyendo exigencias o requisitos
que puedan obstruirlo o impedirlo.
Cuando la organización determine la necesidad de

cambios en el sistema de gestión de la
calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de
manera planificada
La organización debe determinar los conocimientos

necesarios para la operación de sus procesos y para
lograr la conformidad de los productos y servicios.
Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a
disposición en la medida en que sea necesario. NOTA
1. Los conocimientos de la organización son
conocimientos específicos que la organización adquiere
generalmente con la experiencia. Es información que se
utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la
organización. (por ejemplo, propiedad intelectual;
conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones
aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito;
capturar y compartir conocimientos y experiencia no
documentados; los resultados de las mejoras en los
procesos, productos y servicios, normas; academia;
conferencias; recopilación de conocimientos
provenientes de clientes o proveedores externos).
Garantizar la habilidad de transferir y utilizar
información de manera uniforme y eficiente entre varias
organizaciones y sistemas de información, así como la
habilidad de los sistemas (computadoras, medios de
comunicación, redes, software y otros componentes de
tecnología de la información).
Los sistemas de gestión documental deben mantener la

información administrativa en un entorno seguro
Aspectos que se deben considerar para la adecuada

gestión de los documentos electrónicos. Es
responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con
los elementos esenciales tales como: autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y
conservación, que garanticen que los documentos
electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo
del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos
(híbridos), digitales y electrónicos.
Producción. Actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o ingreso,
formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y los resultados
esperados.
Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en

los manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación
con destino interno y externo que genere la institución.
Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando
solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
Los procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia
de la actuación administrativa, razón por la cual, no se
podrán reservar números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos; cuando el
usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se
iniciará la radicación consecutiva a partir de uno,
utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su

estructura, la unidad de correspondencia que gestione
de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa
de gestión documental y los programas de
conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión , centrales e
históricos.
La organización debe determinar y proporcionar las

personas necesarias.
ARTÍCULO PRIMERO:
Establecer los lineamientos y procedimientos que

permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan
funciones públicas, cumplir con los programas de
gestión documental, para la producción, recepción,
distribución, seguimiento, conservación y consulta de
los documentos.
Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de
clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro
de clasificación de documentos, representado en los
siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo,
sección, subsección, serie, subsane, unidad
documental compuesta, unidad documental simple.
Los documentos que conforman un expediente se

deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación
o trámite, de acuerdo con el procedimiento
Las entidades públicas deben organizar expedientes o

unidades documentales simples, los cuales a su vez se
agruparán en series o subseries documentales dentro
de una misma dependencia, de acuerdo con el principio
de procedencia.
La
En foliación es una
la ordenación actividad
interna de losindispensable
documentosenque el
proceso
conforman de un
organización
expedientearchivística en
se debe respetar el principio
cualquier momento
de orden original, delen
tanto ciclo vital de
la etapa (Gestión, Central
tramitación como o
Histórico),
en las demásla cual tiene
fases del dos (2) finalidades
archivo
principales:
• Controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación (carpeta, legajo, tomo
etc.)
• Controlar la calidad, entendida ésta como el respeto al
principio de orden original y la
conservación de la integridad de la unidad documental o
unidad archivística.
En este sentido, siempre y cuando se cumplan las
finalidades mencionadas, la foliación será un
respaldo técnico y legal de la gestión administrativa,
permitiendo,
Las carpetasademás,
y demás completar
unidades la de conservación se
información requerida
deben identificar, en los
marcar y diferentes
rotular deinstrumentos
tal forma quede
control
permitaysuconsulta paray ubicar
ubicación o
recuperación. Dicha información
localizar de
general manera
será: puntual
Fondo, un documento.
sección, subsección, serie,
subserie, número de expediente, número de folios y
fechas extremas, número de carpeta y número de caja
si fuere el caso.
los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a

partir de las series documentales establecidas en los
cuadros de clasificación documental adoptados por
cada entidad, desde el primer momento en que se inicia
un trámite o procedimiento hasta la finalización del
mismo.
Los documentos deben estar disponibles cuando se

requieran.
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo,

legalizado mediante el acto administrativo
correspondiente, como un grupo asesor de la alta
dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
El presente Acuerdo establece el procedimiento técnico

archivístico que debe seguirse para la reconstrucción
de los expedientes, a partir de la función archivística.
Las transferencias primarias deberán efectuarse de

conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención
Documental. Para ello se elaborará un plan de
transferencias y se seguirá la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe
del archivo central, diligenciando el formato único de
inventario, regulado por el Archivo General de la
Nación.
ENCUEST
Según su criterio, califique o conteste las siguientes premisas o preguntas; usando las escalas en cada lista desple
ITEM COMPONENTE PREGUNTA
1 ¿Utiliza los servicios de correspondencia?

2 ¿Por qué medio le llega la información de correspondencia?
3 ¿Por qué medio preferiría recibir la correspondencia?
4 ¿Que tan satisfecho se encuentra con los servicios de la unidad de correspondenci
5 ¿Qué tan pertinente es que unidad de correspondencia sea un punto único y que to
6 ¿Qué tan pertinente es que la unidad de correspondencia (ventanilla unica de corre
CORRESPONDENCIA
7 ¿Qué tan pertinente es que la ventanilla única cuente con una herramienta de softw
8 ¿Qué tan pertinente es que la ventanilla única cuente con servicios de stickers de r
9 ¿Qué tan pertinente es que la ventanilla única cuente con servicios de reproducción
10 ¿Qué tan pertinente es que la ventanilla única cuente con un correo institucional pa
11 ¿Qué tan pertinente es que la ventanilla única cuente con un mecanismo de conting
12 ¿Qué tan pertinente es contar con un inventario de firmas autorizadas para cada tip
13 ¿Qué tan pertinentes es contar con acceso a una carpeta compartida la cual permit
14 ¿Las unidades de almacenamiento asignadas por la EPS, para sus archivos electró
15 ¿Cuenta con los elementos de protección y seguridad de la información adecuados
16 ¿Es posible recuperar la información electrónica de su área en todo momento? (es
17 ARCHIVO CENTRAL E ¿Ha experimentado pérdida de información electrónica por diversos aspectos?
HISTÓRICO,
18 Si la pregunte #17 fue negativa debe pasar a la siguiente pregunta; de lo contrario f
SOPORTES
19 ELECTRÓNICOS ¿Utiliza firmas escaneadas para los documentos oficiales?
20 ¿Utiliza sistemas de firmado electrónico a través de validaciones de software?
21 ¿Realiza backups periódicos de su información institucional?
22 Si la pregunta #21 fue negativa debe pasar a la siguiente pregunta; de lo contrario f
23 ¿Cuál es la principal razon para no realizar backups ?
24 ¿Cuenta en su oficina con el área suficiente para el almacenamieto de sus archivos
25 ¿Qué tan satisfecho está con las condiciones del área como limpieza, luminosidad,
26 ¿Que tan satisfecho está con la cantidad de materiales asignados como carpetas, g
¿Que tan satisfecho se encuentra con el servicio de custodia documental que nos p
27
documentación, amabilidad, precisión y calidad del servicio)
28 ¿Que tan satisfecho se encuentra con el servicio de escaneo de documentos que d
29 ARCHIVO DE ¿Que tan satisfecho se encuentra con el servicio de consulta y acceso a la informac
30 GESTION, CENTRAL E ¿Qué tan pertinente es evaluar otros proveedores para los servicios que actualmen
HISTÓRICO,
31 SOPORTES FISICOS ¿Es susceptible de ser eliminada parte de la información que su área tenga almace
32 ¿Sabe usted que información puede ser eliminada o no?
33 ¿Hace usted eliminaciones documentales en su área?
34 Si la pregunta #33 fue positiva¿Si su respuesta es positiva, con base en qué criterio
35 ¿Sus archivos se encuentran organizados?
36 ¿Los criterios de organización de sus archivos físicos responden a?
37 ¿Qué tan pertinente es contar con bancos terminológicos para la denominación de
38 ¿Usa el sistema de gestion documental existente en la organizacion?
39 Si la pregunta #38 fue positiva, debe pasar a la siguiente pregunta; de lo contrario f
40 ¿Con que frecuencia usa el sistema de gestion documental ?
SOFTWARE DE
41 GESTION ¿Para que actividades utiliza el software "gestión documental ?
42 DOCUMENTAL ¿Con que frecuencia el sistema resuelve las necesidades cotidianas de su area ?
EXISTENTE
43 ¿Los tramites realizados por medio de la herramienta son agiles y oportunos ?
44 ¿Que tan satisfecho se encuentra con la herramienta ?
45 ¿Considera usted que se debe reeemplazar la herramienta por una distinta, que ofr
46 ¿Considera necesario que la EPS adquiera una herramienta de software de gestió
47 ¿Qué tan pertinente es que el sistema genere alertas?

48 ¿Qué tan pertinente es tener acceso remoto o movil?
49 ¿Qué tan pertinente es tener un protocolo de codigo de barras?
50 ¿Qué tan pertinente es contar con controles de seguridad como niveles de autoriza
51 ¿Qué tan pertinente es poder realizar consultas agiles?
52 ¿Qué tan pertinente es regitrar hsitorico de tramites en el sistema (quién entró, cuá
53 ¿Qué tan pertinente es realizar autoindexación o guardado automático de documen
54 ¿Qué tan pertinente es gestionar planes de acción sobre procesos documentales?
55 ¿Qué tan pertinente es gestionar las tablas de retención y los cuadros de clasificac
56 ¿Qué tan pertinente es gestionar la consulta de documentos y las acciones sobre e
57 ¿Que la herramienta permita a quien tenga el privilegio añadir información a expedi
58 ¿Que no se permita editar, modificar o cambiar información sin el permiso del admi
¿Que se integre con el correo electrónico institucional, a través de un boton "smart
59
herramienta?
60 ¿Que la herramienta permita gestionar indicadores?
61 ¿Que tenga una mesa de ayuda o servicio?
62 NUEVO SOFTWARE ¿Que permita responder los comunicados recibidos sobre la misma herramienta, si
63 DE GESTION ¿Que se creen grupos de trabajo asociados a funciones, procesos o grupos de doc
DOCUMENTAL
64 ¿Que queden en carpetas identificables e independientes las bases de datos y las
65 ¿Que trabaje con las principales bases de datos existentes en el mercado sql, mysq
66 ¿Que sea tecnológicamente neutral, es decir, que no exija el uso de otros aplicativo
67 ¿Que permita la migración en cualquier momento a otros aplicativos por decisión de
68 ¿Que tenga la característica de conformidad, es decir, respalda los procesos admin
69 ¿Que tenga la característica de interoperabilidad, es decir, permitir la conexión con
70 ¿Que tenga la característica de metadescripción, es decir, que tenga listas despleg
¿Que tenga la característica de diseño y funcionamiento, es decir, que su interface

71
dificultad?
72 Que tenga la caracteristica de gestión distribuida, es decir, permita subir y descarga
Que tenga la característica de autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad
73
así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento?
74 Que sea escalable y parametrizable?
75 Que maneje firmas electrónicas?
76 Que gestione un repositorio o contenedor electrónico de documentos históricos?
77 Que gestione y se integre con el proceso de pqrsf?
78 Que se integre y gestione los correos electrónicos institucionales, de tal forma que
79 Que tenga embebidos los formatos más usados en la EPS?
ENCUESTA
uientes premisas o preguntas; usando las escalas en cada lista desplegable de acuerdo con su juicio
PREGUNTA O PREMISA
ervicios de correspondencia?
dio le llega la información de correspondencia?
dio preferiría recibir la correspondencia?
isfecho se encuentra con los servicios de la unidad de correspondencia?
rtinente es que unidad de correspondencia sea un punto único y que todo lo que entra y sale se centralice allí?
rtinente es que la unidad de correspondencia (ventanilla unica de correspondencia) cuente con personal exclusivo y formado
rtinente es que la ventanilla única cuente con una herramienta de software que permita semiautomatizar todos los procesos as
rtinente es que la ventanilla única cuente con servicios de stickers de radicados y códigos de barras?
rtinente es que la ventanilla única cuente con servicios de reproducción de documentos (impresión, fotocopiado, escaneo)?
rtinente es que la ventanilla única cuente con un correo institucional para recibir y despachar comunicaciones electrónicos?
rtinente es que la ventanilla única cuente con un mecanismo de contingencia para radicación fuera del posible software?
rtinente es contar con un inventario de firmas autorizadas para cada tipología o trámite documental?
rtinentes es contar con acceso a una carpeta compartida la cual permita el almacenamiento y consulta de los archivos de gesti
es de almacenamiento asignadas por la EPS, para sus archivos electrónicos son suficientes?
los elementos de protección y seguridad de la información adecuados para salvaguardar la misma?
ecuperar la información electrónica de su área en todo momento? (es legible, no se corrompe, es fidedigna)?
entado pérdida de información electrónica por diversos aspectos?
e #17 fue negativa debe pasar a la siguiente pregunta; de lo contrario favor responder: ¿Cuál ha sido el principal motivo de per
s escaneadas para los documentos oficiales?
mas de firmado electrónico a través de validaciones de software?
kups periódicos de su información institucional?
a #21 fue negativa debe pasar a la siguiente pregunta; de lo contrario favor responder y pasar a la pregunta 24:¿Con que frecu
principal razon para no realizar backups ?
su oficina con el área suficiente para el almacenamieto de sus archivos físicos
isfecho está con las condiciones del área como limpieza, luminosidad, temperatura, entre otros, para el almacenamiento de lo
isfecho está con la cantidad de materiales asignados como carpetas, ganchos, cajas y otros materiales para archivo físico?
isfecho se encuentra con el servicio de custodia documental que nos prestan de manera tercerizada? (tiempos de respuesta, t
ón, amabilidad, precisión y calidad del servicio)
isfecho se encuentra con el servicio de escaneo de documentos que de manera tercerizada nos ofrece el proveedor?
isfecho se encuentra con el servicio de consulta y acceso a la información documental que nos presta el proveedor tercerizada
rtinente es evaluar otros proveedores para los servicios que actualmente recibimos tercerizadamente?
ble de ser eliminada parte de la información que su área tenga almacenada en las instalaciones del proveedor?
que información puede ser eliminada o no?
eliminaciones documentales en su área?
a #33 fue positiva¿Si su respuesta es positiva, con base en qué criterios efectúa esta eliminación?, de lo contrario deje en blan
s se encuentran organizados?
s de organización de sus archivos físicos responden a?
rtinente es contar con bancos terminológicos para la denominación de sus expedientes?
ma de gestion documental existente en la organizacion?
a #38 fue positiva, debe pasar a la siguiente pregunta; de lo contrario favor responder: ¿Cuál es la razon principal por la cual n
cuencia usa el sistema de gestion documental ?
ctividades utiliza el software "gestión documental ?
cuencia el sistema resuelve las necesidades cotidianas de su area ?
s realizados por medio de la herramienta son agiles y oportunos ?
isfecho se encuentra con la herramienta ?
usted que se debe reeemplazar la herramienta por una distinta, que ofrezca total funcionalidad?
necesario que la EPS adquiera una herramienta de software de gestión electrónica de documentos, comercial, con experiencia
rtinente es que el sistema genere alertas?

rtinente es tener acceso remoto o movil?
rtinente es tener un protocolo de codigo de barras?
rtinente es contar con controles de seguridad como niveles de autorizacion y acesso de los documentos?
rtinente es poder realizar consultas agiles?
rtinente es regitrar hsitorico de tramites en el sistema (quién entró, cuándo y qué hizo) ?
rtinente es realizar autoindexación o guardado automático de documentos?
rtinente es gestionar planes de acción sobre procesos documentales?
rtinente es gestionar las tablas de retención y los cuadros de clasificación para la denominación de expedientes o documentos
rtinente es gestionar la consulta de documentos y las acciones sobre ellos sean concurrentes o al mismo tiempo para varios us
amienta permita a quien tenga el privilegio añadir información a expedientes cerrados por situaciones especificas?
permita editar, modificar o cambiar información sin el permiso del administrador o perfil autorizado?
gre con el correo electrónico institucional, a través de un boton "smart connect" y que los correos queden clasificados y guarda
?
amienta permita gestionar indicadores?
una mesa de ayuda o servicio?
a responder los comunicados recibidos sobre la misma herramienta, sin tener que imprimir, escanear y subir?
en grupos de trabajo asociados a funciones, procesos o grupos de documentos?
n en carpetas identificables e independientes las bases de datos y las imágenes para efectos de back up y recuperación o mig
con las principales bases de datos existentes en el mercado sql, mysql, oracle, sap, db2, entre otros?
cnológicamente neutral, es decir, que no exija el uso de otros aplicativos o sistemas específicios para su normal funcionamient
a la migración en cualquier momento a otros aplicativos por decisión de la organización?
a característica de conformidad, es decir, respalda los procesos administrativos de la entidad?
a característica de interoperabilidad, es decir, permitir la conexión con otros sistemas de información internos o externos?
a característica de metadescripción, es decir, que tenga listas desplegables de nombres de asuntos, expedientes, series o sub
a característica de diseño y funcionamiento, es decir, que su interface sean tan sencilla y simple como para que los usuarios p
caracteristica de gestión distribuida, es decir, permita subir y descargar documentación masiva desde cualquier dispositivo?
característica de autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electr
capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento?
alable y parametrizable?
firmas electrónicas?
e un repositorio o contenedor electrónico de documentos históricos?
e y se integre con el proceso de pqrsf?
re y gestione los correos electrónicos institucionales, de tal forma que queden archivados en la serie documental correspondie
mbebidos los formatos más usados en la EPS?
RESPUESTA O
CALIFICACION
1. Por
instrucciones de
la alta dirección
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
ACTAS MUEBLE RODANTE

INFORMES ESTANTES METALICOS
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS MUEBLES DE MADERA
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS GAVETEROS DE MADERA
CORRESPONDENCIA INTERNA GAVETEROS DE METAL
RESOLUCIONES EN EL SUELO
PROCESOS JURIDICOS OTRO CUAL
EXPEDIENTES DE ATENCION A USUARIOS
DERECHOS DE PETICION
TUTELAS CAJAS X300
HISTORIAS CLINICAS CAJAS X200
ACUERDOS A-Z
DECLARACIONES TRIBUTARIAS CARPETAS COLGANTES
ESTADOS FINANCIEROS LEGAJOS
FACTURAS EMPASTADOS
CONTRATOS PAQUETES
HISTORIAS LABORALES CARPETAS YUTE
COMPROBANTES DE EGRESOS OTRO CUAL
OTROS
CELULAR
CINTAS DE BACKUP
DISCO EXTERNO SI Porque no lo conoce
MEMORIA USB NO Porque no tiene acceso
DISCO DURO COMPUTADOR Porque su area no lo maneja
SERVIDOR CORPORATIVO Porque no esta capacitado para su uso
SERVIDOR PARTICULAR Porque no funciona en el equipo
ONE DRIVE CORPORATIVA Porque los tramites son lentos
DRIVE PERSONAL Porque no resuelve las necesidades del area
CORREO ELECTRONICO Porque no es amigable con el usuario
OTRO CUAL
Recepcion de documentos
Office doc Entrega de documentos
Office xlsx Enrutar documentos
Office pptx NO Consultar estado de tramites
PDF Si en el 1 pisoConsultar documentos
ZIP Si en el 2 pisoImprimir documentos
HTML Ambos pisos Descargar documentos
TEXTO TXT Subir archivos
IMAGEN .jpg, .tiff .png
Bases de datos 1. No es nada pertinente
OTRO CUAL 2. Poco pertinente
XML 3. Medianamente pertinente
Video 4. Pertinente
5. Absolutamente pertinente
1. Físico por canal institucional
1. Nunca 2. Por correo electrónico
2. Rara vez 3. a través del aplicativo "gestión documental"
3. Algunas veces 4. A través de un aplicativo funcional
4. Casi siempre
5. Siempre
1. Físico a la mano (canal no institucional)
2. Físico por canal institucional
1. Nunca 3. Por correo electrónico
2. Rara vez 4. a través del aplicativo "gestión documental"
3. Algunas veces 5. A través de un aplicativo funcional
4. Casi siempre
5. Siempre
1. Muy insatisfecho 1. Por usar dispositivos personales poco seguros

2. Insatisfecho 2. Obsolescencia de los formatos o software
3. Moderadamente satisfecho 3. No contar con acceso a un servidor institucional
4. Satisfecho 4. Daños o fallas en los equipos
5. Muy satisfecho 5. Falta de una directriz institucional clara para su almacenamiento
6. Falta de información o capacitación para el manejo de dichos proceso
1. Por instrucciones de la alta dirección

2. Siguiendo la política institucional 1. Diario 1. Se le olvida o no tiene la costu
3. Por necesidad de la operación 2. Semanal 2. TIC debería hacerlo
4. Porque así se ha venido manejando 3. Quincenal 3. No tiene el conocimiento o cap
5 Criterio propio 4. Mensual 4. No lo considera necesario
5. Bimestral 5. No exixte una directriz instituc
6. Trimestral
7. Semestral
8. Anual
a para su almacenamiento
ra el manejo de dichos procesos
. Se le olvida o no tiene la costumbre

. TIC debería hacerlo
. No tiene el conocimiento o capacitación o formación
. No lo considera necesario
. No exixte una directriz institucional clara al respecto
Con el propósito de calcular las dimensiones y la volumetría que ocupan los archivos acumulados de la organización (tanto fís
DOCUMENTOS FISICOS
1. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: categoría denominada para agrupar documentos
2. TIPO DE MOBILIARIO: estructura mobiliaria donde se encuentran ubicados los documentos
3. UNIDAD DE CONSERVACION: papelería o suministro de oficina que conserva los documentos
4. # UNIDADES UTILIZADAS: numero de unidades de conservación empleadas para guardar los documentos
5. TOTAL EN METROS: calculo total de los metros que ocupa la documentación ( este campo no debe diligenciarlo)
PROCESO:
DILIGENCIADO POR:
NOTAS: 1. Puede agregar tantas filas como sea necesario para dejar registro de las diferentes tipologías documentales (tant
NOTAS: 2. Los campos "ORTOS (SI APLICA), diligéncielos si en las listas desplegables no identifica opción de respuesta algun
NOTAS: 3. Para identificar los tipos de "UNIDADES DE CONSERVACION", guíese de las siguientes ilustraciones:
CARPETAS
CAJAS X 300 CAJAS X 200 COLGANTES
DOCUMENTOS FISICOS
TIPOLOGIA OTROS (SI TIPO DE OTROS (SI UNIDAD DE
ITEM
DOCUMENTAL APLÍCA) MOBILIARIO APLÍCA) CONSERVACION
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
MEDICION DE ARCHIVOS
dos de la organización (tanto físicos como electrónicos), diligencie el formulario teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
1. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: categoría denominada para
s 2. FORMATO DE LOS DOCUMENTOS: estructura usada p
ntos 3. DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO: elementos que
los documentos 4. # DISPOSITIVOS UTILIZADOS: numero de dispositivos
o no debe diligenciarlo) 5. TOTAL GIGAS: cantidad aproximada de espacio ocupad
AREA:
CARGO:
es tipologías documentales (tanto físicas como electrónicas) que maneje en su área.

tifica opción de respuesta alguna.
ntes ilustraciones:
CARTULINAS CARPETAS DE YUTE

AZ LEGAJADORAS
OS
OTROS (SI # UNIDADES TOTAL EN
ITEM
APLÍCA) UTILIZADAS METROS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
MEDICION DE ARCHIVOS
ulario teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
1. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: categoría denominada para agrupar documentos
2. FORMATO DE LOS DOCUMENTOS: estructura usada para grabar datos en un archivo
3. DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO: elementos que proveen espacio físico para albergar archivos.
4. # DISPOSITIVOS UTILIZADOS: numero de dispositivos empleados para guardar los documentos
5. TOTAL GIGAS: cantidad aproximada de espacio ocupado por los dispositivos ( este campo no debe diligenciarlo)
AREA:
CARGO:
en su área.
CARPETAS DE YUTE EMPASTADOS PAQUETES
FORMATO DE OTROS (SI
TIPOLOGIA DOCUMENTAL OTROS (SI APLÍCA)
DOCUMENTOS APLÍCA)
os.
diligenciarlo)
ENTOS ELECTRONICOS
OTROS (SI # DISPOSITIVOS TOTAL
DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO
APLÍCA) UTILIZADOS GIGAS

Diagnostico 4 de Febrero 08 de Feb

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Diagnostico 4 de Febrero 08 de Feb

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Formatos disponibles

INTRODUCCION

Señores colaboradores de Ambuq EPS-S:

La Gerencia Financiera y Administrativa, en consecución del cumplimiento de la Ley 594

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendient

De antemano agradecemos su participación, ya que es clave para el adecuado desarroll

s administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

s relacionadas con la gestión documental en la organización, se

e es clave para el adecuado desarrollo del proyecto y la consecución de

20 2 ADMINISTRATIVO D TALENTO HUMANO

21 2 ADMINISTRATIVO D TALENTO HUMANO

22 2 ADMINISTRATIVO D TALENTO HUMANO

REQUISITOS QUE DEBEMOS

Por norma debemos tener una

Se posee un Programa de Gestión

¿Cuenta la organización con un La organización debe contar con un

La organización tiene una política, está

La organización tiene una política, está

Tenemos un protocolo documentado y

Se tiene un presupuesto para los

¿En caso de responder

Se cuenta con un Sistema Integrado de

¿Existe un área responsable del Se cuenta con una unidad administrativa

¿La organización cuenta con un Una vez un funcionario deja de serlo,

Hemos recibidos planes de

¿Contamos con indicadores de Tenemos unos indicadores de gestión

¿Considera que el espacio destinado

Contamos con el espacio suficiente, no

¿La empresa cuenta en su planta

¿El talento humano de la La organización tiene un programa de

¿En su área cuenta con personas

¿La organización sensibiliza y Los usuarios de la eps, están educados

Una estrategia mancomunada entre la

Tenemos un área de estadística o quien

¿Cuenta la organización con Podemos tomar información de otros

No solamente back up, todos los

¿Considera que contamos con una

Sabemos quien está autorizado a firmar

Contamos con un procedimiento que

¿Cuenta la empresa con un punto

¿Cuenta o requiere contar con

Cuando abro y leo una carpeta está

Su dependencia conserva única y

Es decir, que no puede hacerse ninguna

¿Cuándo transferimos documentos cuando se envían documentos al archivo

Se cuentan con formatos estandarizados

La organización de los documentos

Contamos con procedimientos

¿Tenemos un grupo interdisciplinario

En casos de pérdidas por robo,

Procedimiento que indica bajo que

POR FAVOR DESCRIBA LA

Art. 6 Decreto 2609 de 2012

Art. 4, Ley 1712 Congreso de

Ley 1712 de 2014 Congreso

Art. 7 Ley 1712 de 2014

Ley 1712 Art. 8 Congreso de la

Circular 001 de 2017

Ley 594 de 2000 Congreso de

Numeral 7.1 ISO 9001:2015

LEY 594 TITULO 11 Congreso

Ley 594 art. 10 Y 11 Congreso

Ley 594 art. 15 Congreso de la

Art. 32, Título 8 de la Ley 594