Anual Del Almacenista Gob

COLEGIO DE BACHILLERES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL
Junio 2005
CONTENIDO
Página
Introducción
4
Objetivo
5
Metas Generales
6
Políticas Generales 7
I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes 9

Adquiridos por el Colegio
Normas de Operación 10
Descripción del Procedimiento 11
17
Diagrama
II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 18
Diagrama 24
III. Procedimiento de Salida del Material de Consumo del Departamento de

Almacén General 25
Diagrama
38
IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo
39
Diagrama
45
V. Procedimiento Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacén
General 46
Diagrama
53
CONTENIDO
Página
Oficios Modelo 54
1. Oficio modelo de entrega de bienes
2. Oficio modelo para la solicitud de dictamen técnico
3. Oficio modelo del dictamen técnico
4. Oficio modelo de informe de dictamen técnico
5. Oficio modelo para proveedor
65
Formatos
1. Entrada.
2. Tarjeta Anaquel
3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacén

General
4. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales
5. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Planteles
6. Salida
7. Informe Mensual de Entradas
8. Entrada de Activo Fijo
9. Salida de Activo Fijo
10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo
Anexos
1.- CABMS – ejemplo-
2.- Glosario
INTRODUCCIÓN
El presente manual contiene los objetivos, las metas y las políticas generales para la
administración centralizada del almacén, así como las normas de operación, la
descripción y diagramas de flujo de los siguientes procedimientos: de Recepción,
Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio; de Registro de
Entrada de Material de Consumo; de Salida del Material de Consumo del Departamento
de Almacén General; de Registro de Entrada de Bienes de Activo Fijo, y de Salida de
Bienes de Activo Fijo del Departamento de Almacén General. Se integran además, en el
apartado de Formatos los utilizados en los procedimientos antes señalados con sus
respectivos instructivos. Finalmente se incluyen los anexos para la consulta de aspectos
vinculados con la operación del almacén y del propio manual.
Con este documento se da cumplimiento a los “Lineamientos Generales para la

Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal”, emitidos por la Secretaría de la Función Pública y publicados el 11 de
noviembre de 2004 en el Diario Oficial de la Federación.
El Manual de Procedimientos para la Administración de los Almacenes en el Colegio de

Bachilleres, fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Almacén
General y las Subdirecciones de Contabilidad, Subdirección de Organización y
Métodos, dependientes de las Direcciones Administrativa y de Programación
respectivamente.
Este documento sustituye a los siguientes procedimientos: Procedimiento de Salida de

Material de Consumo del Almacén General. Julio 1997; Manual de Procedimientos de
Recepción y Registro de Material de Consumo en Almacén General. Julio 1998;
Recepción y Registro de Bienes de Activo Fijo en el Almacén General. Octubre 1999 y
Distribución, Registro y Control de Bienes de Activo Fijo en el Almacén General.
Octubre 1999.
4
OBJETIVOS
• Establecer las Políticas Generales que sirvan de marco de referencia

a la administración centralizada del almacén del Colegio de
Bachilleres.
• Establecer procedimientos que optimicen y estandaricen el

funcionamiento del almacén.
5
METAS GENERALES
2005 2006
PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES
Determinar los indicadores
establecidos en el numeral tercero,
fracción I de los “Lineamientos
Generales para la Administración de
Almacenes de las Dependencias y
Entidades de la Administración
Pública Federal”:
a) La rotación de inventarios a efecto
de detectar aquellos bienes
Implantar el uso de la forma muebles de lento o nulo
“Informe Mensual de Entradas y movimiento y determinar las
Salidas” que permitirá la obtención acciones correctivas necesarias.
de datos reales de las entradas y b) Confiabilidad de los inventarios,
salidas de los bienes de los entre otros, asertividad de registros,
almacenes de la Institución. global, etc.
c) La determinación óptima de
existencias por productos.
d) Tiempos de reposición de
inventario.
e) Confiabilidad en el registro de
movimientos del inventario.
f) Compras directas a través de
fondos revolventes.
PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

Apoyarse en el correo electrónico
para que el Almacén General
cuente con la información mensual
de los movimientos de entradas y
Implantar y operar el sistema de
salidas de los almacenes de
cómputo que permita la captura en
planteles.
tiempo real de las entradas y salidas
de cada uno de los almacenes
Solicitar el estudio técnico
existentes en la Institución.
presupuestal para el
establecimiento de la red
Contar con la información que
informática entre los almacenes de
permita la consulta en tiempo real de
planteles y el Almacén General.
las existencias en los almacenes
para la toma de decisiones por parte
Revisar y en su caso actualizar el
del área central.
programa de cómputo para obtener
la información de los almacenes de
planteles con el Almacén General.
6
POLÍTICAS GENERALES
1. La operación del almacén del Colegio de Bachilleres se regirá de conformidad con

lo establecido en este manual.
2. La coordinación de la operación del almacén existente en cada uno de los 20

planteles estará a cargo del Departamento de Almacén General.
3. El establecimiento de los criterios y medidas para el eficiente y racional

aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes
corresponderá a la Dirección Administrativa.
4. La clasificación del material será de acuerdo con el Clasificador por Objeto del
Gasto para la Administración Pública Federal y el de activo fijo de acuerdo con el
Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que establezca la
Secretaría de la Función Pública.
5. El Departamento de Almacén General determinará, de acuerdo con el presupuesto

autorizado, la adquisición de los bienes de consumo del cuadro básico y los
máximos y mínimos por cada tipo de plantel y oficinas generales.
6. El Departamento de Almacén General será el responsable de recibir, revisar (con

el apoyo del área técnica correspondiente), almacenar y distribuir los bienes
adquiridos por el Colegio.
7. Los materiales, como libros, reactivos, gacetas, etc., que entregue el proveedor en
áreas diferentes al almacén, se registrarán en el Departamento de Almacén
General.
8. Todas las entradas y salidas de bienes de los almacenes se registrarán en el

programa de cómputo establecido.
9. La distribución del material de consumo la realizará el Almacén General de

acuerdo con la solicitud anual y periódica de los planteles y el activo fijo conforme
a lo programado por la Dirección de Programación.
10. El Departamento de Almacén General deberá registrar la entrada del software

como servicios generales; lo deberá asignar, controlar y distribuir
administrativamente en forma similar al activo fijo, debiendo emitir el resguardo
correspondiente.
11. Los almacenes del Colegio entregarán a las áreas los bienes solicitados
únicamente mediante el formato oficial.
12. Las entradas y salidas diarias de bienes en el Almacén General serán reportadas
a la Subdirección de Contabilidad, a más tardar dos días hábiles posteriores al
movimiento que corresponda.
7
POLÍTICAS GENERALES
13. Los Jefes de las Unidades Administrativas de los planteles, deberán entregar al
Departamento de Almacén General el “Informe Mensual de Entradas y Salidas.”
14. Cada uno de los almacenes de la Institución entregará al Departamento de

Almacén General la información de entradas y salidas conforme al calendario
establecido por la Subdirección de Contabilidad.
15. En el Colegio se realizarán inventarios físicos totales dos veces por año, en junio y
noviembre y muestreos físicos cada tres meses.
El Departamento de Almacén realizará conciliaciones trimestrales de inventarios

de materiales de consumo y, semestralmente en lo referente al activo fijo con la
Subdirección de Contabilidad.
16. El Departamento de Almacén General establecerá las medidas necesarias para:
Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos.

Para tal fin procederán a su desincorporación inmediata con apego a las
disposiciones legales correspondientes.
Reducir las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes, que se detecten.
Reducir a cuando más a mes y medio el nivel promedio de inventarios.
8
I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento
de los Bienes Adquiridos por el Colegio
9
NORMAS DE OPERACIÓN
I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los

Bienes Adquiridos por el Colegio
1. El Director Administrativo propondrá al Comité de Adquisiciones del Colegio:
Se de preferencia, a sugerencia del Jefe del Departamento de Almacén

General, a la utilización de contratos programados en la adquisición de
aquellos bienes muebles que sus características lo permitan.
Reducir, en al menos quince por ciento, respecto del ejercicio anterior las
adquisiciones a través de los fondos revolventes.
2. El Departamento de Compras tratándose de la adquisición de bienes por licitación

deberá enviar copia de los contratos firmados al Jefe del Departamento de Almacén
General y al Subdirector de Contabilidad.
3. Todo bien que se entregue al Almacén General deberá contar con la documentación
siguiente:
Factura y/o Nota de Remisión (original) y/o

Contrato – Pedido (fotocopia)
4. La recepción de los bienes deberá realizarse comparando físicamente éstos con las
especificaciones de la documentación de entrega.
5. En el caso de que los bienes deban recibirse de acuerdo con una muestra, sólo se
aceptarán si coinciden con las mismas características de dicha muestra.
6. Si al momento de cotejar los bienes recibidos se detectan faltantes o bienes

averiados, el almacén anotará en el documento de entrega, la cantidad de bienes
recibidos, descontando los que estuvieran deteriorados o faltantes.
7. Los casos en que los bienes (laboratorios, eléctrico, equipo de cómputo, etc.)
requiera la revisión técnica de alguna área diferente al almacén la solicitará el jefe
del Departamento de Almacén General.
8. El Almacén General deberá contar con el visto bueno del área solicitante o dictamen
técnico para sellar de recibido en las facturas presentadas por los proveedores.
9. Los bienes que se adquieran durante el ejercicio fiscal, deberán ser entregados a
más tardar el último día hábil del mes de diciembre y el Departamento de Almacén
General deberá prever las acciones para los días y horas no laborables.
10
DESCRIPCIÓN
I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio
Responsable y actividad Método
Responsable de Recepción y Distribución
1. Recibir documentos de entrega de los 1.1. Previo a la fecha de entrega el jefe del Departamento
bienes. de Compras turna copia del contrato firmado en
proceso de licitación y copia de pedido y en su caso
contrato abierto.
1.2. Recibe el original y cuatro copias de la factura y/o

nota de remisión de los materiales que entrega el
proveedor.
2. Verificar los bienes que se reciben 2.1. Verifica que físicamente los bienes que entrega el
con los documentos. proveedor correspondan con los documentos
presentados.
¿Corresponden los bienes con los documentos?
No: Continua en la actividad número 3.

Si: Continúa en la actividad número 4.
No corresponden los bienes con los documentos

3. Rechazar los bienes, devolver 3.1. Regresa los bienes y los documentos sin ningún
documentos de entrega e informar. sello.
3.2. Comunica verbalmente al Jefe del Departamento del

Almacén General el rechazo del material por no
corresponder los bienes con documento de entrega.
No procede trámite
Si corresponden los bienes con los documentos

4. Identificar forma de adquisición. 4.1. Identifica, con base en la documentación
proporcionada por el Jefe del Departamento y la
presentada por el proveedor la forma de
adquisición.
¿Es licitación?
No: Continua en la actividad número 5.
Si: Continúa en la actividad número 7.
11
DESCRIPCIÓN
Responsable de Recepción y Distribución

No es licitación
5. Contar e identificar las condiciones de 5.1. Asigna a personal para el conteo de los bienes y en
entrega. caso necesario solicita también el apoyo del área
solicitante.
5.2. Revisa físicamente los bienes, cuenta e identifica

las condiciones en las que se entregan como:
diferencia de número de bienes, material
deteriorado, etc.
Nota: Si derivado de esta revisión se determina que no se aceptan

los bienes continúa en la actividad 15.1
6. Anotar, recabar firmas. sellar y

6.1. Anota en su caso, en la factura o remisión el número
entregar.
real recibido de bienes, descontando los detectados
como deteriorados y faltantes.
6.2. Recaba firma de visto bueno del área solicitante.
Nota: En el caso de que el área solicitante sea el propio almacén

recaba la firma del jefe de Departamento de Almacén General o
firma el propio responsable por instrucciones de su jefe.
6.3. Revisa que coincidan los importes entre el contrato

pedido y la factura.
6.4. Sella de acuerdo con el resultado del cotejo:

¾ Si no coinciden los importes, devuelve el
original de la factura al proveedor sin sello de
recibido, indicando la corrección en la factura
para continuar el tramite de pago.
¾ Resguarda los bienes hasta la presentación de
la factura correcta.
¾ Si coinciden los importes sella según
corresponda:
• RECIBÍ MATERIAL si no presenta el
original de la factura.
• RECIBÍ FACTURA si presenta factura
original.
6.5. Obtiene fotocopias. Entrega factura sellada al

Proveedor
12
DESCRIPCIÓN
Responsable de Recepción y Distribución 6.6. Turna al Jefe del Departamento de Almacén

General mediante memorando, copia de factura o
remisión.
6.7. Archiva copia del memorando con el sello de

recibido y copia de la factura.
Continúa en la actividad 8.1

Si es licitación
7. Revisar contrato y solicitar dictamen 7.1. Revisa el contrato por licitación e informa al jefe
técnico del departamento el número de contrato y tipo de
bienes que se reciben.
Jefe del Departamento de Almacén Continua en la actividad 8.2

General
8. Recibir y revisar los documentos de 8.1. Recibe memorando y copia de la factura y/o
recepción de bienes e identificar. remisión con las anotaciones.
8.2. Recibe solicitud del Responsable de Recepción y

Distribución para que se tramite dictamen técnico
sobre los bienes recibidos por contrato e identifica.
¿Requiere dictamen técnico?

No: Continua en la actividad número 9
Si: Continúa en la actividad número 10
No requiere dictamen técnico

9. Elaborar carta al Departamento de 9.1. Elabora carta de los bienes recibidos y revisados al
Compras, distribuir y archivar. Departamento de Compras (original y cuatro
copias) y anexa copia de la factura, y/o nota de
remisión.
9.2. Distribuye:
O.- Jefe del Departamento de Compras,
C1.- Subdirector de Contabilidad,
C2.- Proveedor,
C3.- Personal de Control Operativo
(Área Operativa de Almacén),
C4.- Archivo.
13
DESCRIPCIÓN
9.3. Archiva:
» original del memorando turnado por el
Responsable de Recepción y Distribución.
» copias de la factura o nota de remisión con las
anotaciones realizadas a la revisión de
cantidades.
» copia de la carta turnada al Departamento de
Compras con sello de recibido.
Jefe del Departamento de Almacén
General
Si requiere dictamen técnico
10. Elaborar solicitud de dictamen al área 10.1. Elabora oficio en original y tres copias solicitando
técnica y archivar. la revisión técnica, con base en los documentos
de recepción, firma y distribuye:
O.- Área técnica,
C1.- Jefe del Departamento de Compras,
C2.- Personal de Control Operativo
C3.- Archivo.
10.2. Archiva:
» copia del oficio solicitando revisión técnica con
sello de recibido.
Área técnica
11. Recibir solicitud y realizar dictamen 11.1. Recibe del Jefe del Departamento de Almacén
técnico. General el original la solicitud de revisión técnica y
sella de recibido en la copia de acuse de recibo.
11.2. Realiza la revisión técnica del material, para

verificar que cumpla con las especificaciones
establecidas.
12. Elaborar oficio, distribuir y archivar. 12.1. Elabora oficio en original y tres copias, indicando
el dictamen de aceptación o rechazo y el motivo
de la resolución.
12.2. Firma oficio y distribuye:

O.- Departamento de Almacén General,
C1.- Departamento de Compras,
C2.- Responsable de Recepción y Distribución
C3.- Acuse de recibido.
14
DESCRIPCIÓN
Responsable y Actividad Método
16.1 Archiva:
» el original de la solicitud de revisión técnica, y
» la copia tres del oficio de aceptación o rechazo.

General
13. Recibir oficio de dictamen técnico, 13.1. Recibe el original del oficio de revisión técnica.
revisar, elaborar oficio al proveedor
y distribuir. 13.2. Revisa el dictamen recibido para conocer si los
bienes serán aceptados o rechazados.
13.3. Elabora, en original y tres tantos, oficio de

dictamen técnico:
O.- Proveedor,
C1.- Departamento de Compras,
C2.- Responsable de Recepción y Distribución
C3.-Archivo.
13.4. Archiva:
¾ original de oficio de revisión técnica
¾ copia del oficio de recibido del proveedor al
cual entrega cuando el oficio es de aceptación.
Nota: Cuando se rechaza el material, entrega al Responsable

de Recepción y Distribución el original y copia de acuse para
que lo entregue al proveedor.
Responsable de Recepción y
Distribución
14. Recibir copia de oficio de solicitud y 14.1. Recibe:

resultado de dictamen técnico e ¾ original y copia dos del oficio solicitud de
identificar. dictamen técnico,
¾ copia dos del oficio de revisión técnica,
¾ copia dos del oficio para el proveedor (en caso
de aceptación de material) o
¾ el original y copia en caso de rechazo e
identifica.
15
DESCRIPCIÓN
¿ Se da entrada a los bienes?
No: Continúa en actividad número 15

Si: Continúa en actividad número 16
Distribución
No se da entrada a los bienes

15. Preparar bienes para devolver al 15.1. Prepara los bienes para la devolución al
proveedor. proveedor.
15.2. Entrega al proveedor el oficio de rechazo y

recaba firma de recibido.
Si se da entrada a los bienes

16. Dar entrada a los bienes y archivar 16.1 Recibe instrucciones cuando el oficio es de
aceptación de los bienes.
16.2 Espera al proveedor y sella y/o firma la copia de

la factura o nota de remisión; si se recibe original
de factura sella de RECIBÍ FACTURA
a. Archiva:
» copia tres del oficio de entrega
» copia dos del oficio de solicitud de
dictamen técnico
» copia dos del oficio de dictamen técnico.
TERMINA PROCEDIMIENTO
CONTINÚA EN
II. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO.
IV. PROCEDIMIENTO DEREGISTRO DE

ENTRADA DE ACTIVO FIJO.
16
DIAGRAMA
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL ÁREA TÉCNICA
RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
INICIA
1 2
VERIFICAR LOS
RECIBIR
BIENES
DOCUMENTOS
QUE SE RECIBEN
DE ENTREGA DE
C CON LOS 1T
LOS BIENES
CONTRATO DOCUMENTOS CONTRATO
O/4 O/4
PEDIDO PEDIDO
FACTURA O FACTURA O
REMISIÓN REMISIÓN
4 7 8
¿CORRESPO-
SI REVISAR RECIBIR Y
NDEN BIENES SI IDENTIFICAR CONTRATO Y REVISAR LOS
CON ¿ES O/1C
FORMA DE SOLICITAR DOCUMENTOS
DOCUEMEN- LICITACIÓN? CARTA DE C
TOS? ADQUISICIÓN DICTAMEN DE RECEPCIÓN
BIENES
C
TÉCNICO E IDENTIFICAR
RECIBIDOS
FACTURA O F
NO CONTRATO C O/C
REMISIÓN
PEDIDO
FACTURA O O
NO REMISION FACTURA O
3 5 NO REMISIÓN
MEMORANDUM
MEMORANDUM
RECHAZAR LOS CONTAR E
BIENES, IDENTIFICAR 9
DEVOLVER
DOCUMENTOS DE
LAS ELABORAR CARTA
ENTREGA E CONDICIONES AL DEPTO. DE NO
INFORMAR DE ENTREGA COMPRAS ¿REQUIERE
DISTRIBUUIR O/1C
Y DICTAMEN
CARTA DE C
ARCHIVAR
BIENES
TÉCNICO?
F
6 RECIBIDOS
FACTURA O O
REMISIÓN
FACTURA O SI
ANOTAR
RECABAR REMISIÓN
MEMORANDUM
FIRMAS, SELLAR
O/4
Y ENTRAGAR 10 11
NO PROCEDE FACTURA O ELABORAR RECIBIR
TRÁMITE REMISIÓN CONTINÚA EN SOLICITUD DE SOLICITUD, Y
15 EL PROCESO DE DICTAMEN AL C REALIZAR
14 DEPARTAMENTO ÁREA TÉCNICA YOFICIO DICTAMEN
PREPARAR C 0/C
DE ARCHIVAR SOLICITUD TÉCNICOREVISIÓN
BIENES PARA NO RECIBIR COPIA DE COMPRAS DE REVISIÓN
CONTRATO C O
¿SE DA OFICIO DE TÉCNICA TÉCNICA
DEVOLVER AL PEDIDO
FACTURA O
ENTRADA A SOLICITUD Y
PROVEEDOR C LOS BIENES? RESULTADO DE
REMISION
REVISIÓN DICT. TÉC. E /C MEMORANDUM

TÉCNICA IDENTIFICAR REVISIÓN
TÉCNICA
SI 13 12
16 RECIBIR OFICIO DE
DICTAMEN ELABORAR
CONTINUA TÉCNICO. REVISAR OFICIO,
DAR ENTRADA EN PROCEDIMIENTO ELABORAR OFICIO 0 DISTRIBUIR Y
0/2
A LOS BIENES DE. AL PROVEEDOR Y OFICIO C/3 ARCHIVAR
DE C
Y ARCHIVAR DISTRIBUIR
C3
NO SE DA ENTRADA A REVISIÓN TÉCNICA
OFICIO OFICIO
LOS BIENES
OFICIO
C II ENTRADA DE SOLICITUD
DE MATERIAL DE
REVISIÓN TÉCNICA REVISIÓNOFICIO
T
CONSUMO
FACTURA
O
IV ENTRADA DE
ACTIVO FIJO
TERMINA
17
II. Procedimiento de Registro de
Entrada de Material de Consumo
18
II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo
1. Se dará entrada al almacén al material de consumo una vez que éste fue revisado
físicamente; cuente con el visto bueno o dictamen de aceptación y las facturas
presentadas por los proveedores cuenten con el sello de recibido en el almacén.
2. El material de consumo se clasificará para su registro y almacenamiento de la

siguiente manera:
Materiales y útiles de oficina

Material de limpieza
Material didáctico y de apoyo informático
Material y útiles de impresión
Material y útiles para el procesamiento en equipo y bienes informáticos
Refacciones, accesorios y herramientas menores
Refacciones y accesorios de equipo de cómputo
Materiales de construcción
Estructura y manufacturas
Material complementario
Material eléctrico
Materiales, accesorios y suministro de laboratorio
Vestuario, uniformes y blancos
Medicinas y suministros farmacéuticos
Prendas de protección
Substancias químicas
Suministros médicos
Artículos deportivos
3. Los almacenes registrarán la entrada de todos y cada uno de los materiales de

consumo, en tarjeta de anaquel, incluyendo materiales fuera del cuadro básico.
En el caso del material de consumo cuya entrega y revisión sea realizada en el

área solicitante ésta deberá turnar la documentación al almacén para sustentar el
registro de entrada.
4. El almacén general elaborará el Informe Diario de Entradas al Almacén General,

en el que se concentre el total de materiales al que se le dio entrada durante el
día, dejando en blanco las columnas de “precio unitario” e “importe total”.
El almacén general entregará a la Subdirección de Contabilidad el Informe Diario

de Entradas al Almacén General, a más tardar dos días hábiles después de la
fecha de entrada del material. Asimismo deberá entregar el Informe mensual de
entrada.
5. El almacén general integrará y mantendrá debidamente actualizados los

expedientes con la documentación soporte de las entradas del material.
19
DESCRIPCIÓN
Viene del
I. Procedimiento de
Recepción, Revisión y Almacenamiento de los
Distribución
1.1. Elabora memorando en original y una copia
1. Elaborar memorando, turnar informando al Responsable de Control la entrada
documentos del material recibido de bienes de consumo, anexa la factura sellada
para registrar su entrada. de recibido el material.
1.2. Turna y recaba firma de recibido en la copia del

memorando.
Responsable de Control Operativo
2. Recibir y registrar entradas del día y 2.1. Recibe del Responsable de Recepción y
turnar Distribución el memorando y la factura.
2.2. Revisa factura en cuanto a importes, descripción

de los materiales y datos generales del proveedor
con el contrato-pedido o contrato de licitación.
2.3. Registra de acuerdo con la forma de adquisición:

¾ en la fotocopia de la factura fecha y la cantidad
de los materiales recibidos en el almacén general,
numero de cuenta contable y clave de almacén;
número de pedido y número de requisición.
¾ tratándose de contrato de licitación el porcentaje
recibido con relación al total indicado en el
contrato; si el contrato no lo especifica anota
además cuenta contable y clave de almacén.
2.4. Registra en el programa las entradas del material

de consumo.
2.5. Asigna número de entrada, y emite la forma de

Entrada (ver formato 1) en tres tantos y entrega al
Jefe del Departamento de Almacén General.
20
DESCRIPCIÓN

General
3. Recibir y revisar el registro de 3.1. Recibe las formas de Entradas.

entradas.
3.2. Revisa con base en su expediente de recepción
de bienes e identifica:
¿Captura de entradas correcta?

NO: Continúa en la actividad número 4
SI: : Continúa en la actividad número 5
No está correcta la captura de entradas

4. Regresar los formatos de Entrada 4.1. Regresa los formatos de Entrada para su
para su corrección. corrección.
4.2. Regresa a la actividad número 2
Si está correcta la captura de entradas

5. Aprobar la Entrada, distribuir y 5.1. Aprueba la Entrada y turna al Responsable de
archivar. Recepción y Distribución para su firma en todos
los tantos.
5.2. Distribuye:
¾ Responsable de Recepción y Distribución
¾ Responsable de Control Operativo
¾ Archivo del Departamento con las firmas de
acuse de recibido.
5.3. Archiva el formato de entrada.
Distribución
6. Recibir entrada e identificar. 6.1. Recibe la forma de Entrada.
6.2. Revisa, con base en su expediente regresa al

Jefe del Departamento del Almacén firmada de
recibido.
6.3. Revisa con base en el contrato, requisición y tipo

de material si el material será almacenado.
21
DESCRIPCIÓN

¿El material será almacenado?
No: Continúa en el
III. Procedimiento de "Salida de Material
de Consumo del Almacén General"
SI: Continua en la actividad número 7
Distribución
Si será almacenado el material
7. Rotular la tarjeta anaquel en su caso 7.1. Rotula, en su caso, la Tarjeta Anaquel (ver
y dar indicaciones para registrar formato 2).
entrada de material.
7.2. Da indicaciones al estibador para que se
almacenen los materiales de consumo y registre
en Tarjeta Anaquel.
Continúa en el
III. Procedimiento de "Salida de Material de
Consumo del Almacén General
8. Elaborar el informe de entradas del 8.1. Elabora el Informe Diario de Entradas de Material
día y turnar. de Consumo al Almacén General (ver formato 3)
en tres tantos con base en las Entradas
autorizadas por el jefe del Departamento de
Almacén General.
8.2. Turna a revisión de su jefe inmediato.

General
9. Aprobar el informe, distribuir y 9.1. Recibe y revisa con base en las Entradas y
archivar. facturas; de estar correctamente elaborado,
solicita tres tantos del Informe. En caso de tener
errores solicita se elabore de nuevo.
9.2. Distribuye el Informe Diario de Entradas de la

manera siguiente:
1.- Subdirección de Contabilidad, anexa facturas
2.- Departamento de Compras
3.- Departamento de Almacén General
9.3. Archiva la copia del Informe Diario de Entradas

que sirvió como acuse de recibido en el
expediente correspondiente.
22
DESCRIPCIÓN
Subdirección de Contabilidad
10. Recibir Informe y realizar registros 10.1. Recibe el Informe Diario y las facturas.
contables
10.2. Registra en kardex las entradas del material de
consumo.
Continúa en el Proceso de Registros Contable
CONTINÚA EN
III. PROCEDIMIENTO DE
SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO.
23
DIAGRAMA
II. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO

RESPONSABLE DE CONTROL JEFE DEL DEPARTAMENTO
RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN OPERATIVO SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
DE ALM ACÉN GENERAL
VIENE D EL PR OC ED IMIENTO I. REC EPCIÓN , REVISIÓN Y ALMAC ENAMIEN TO D E

BIENES ADQU IR IDOS POR EL COLEGIO
INICIA
2
1 3
RECIBIR Y
REGISTRAR RECIBIR Y
ELABORAR
MEMORAANDUM ENTRADAS REVISAR IT
DOCUMENTOS DEL DEL DÍA Y REGISTROFACTURAS
DE O
MAT ERIAL RECIBIDO NOTAS DE REMSIÓNIT
PARA REGISTRAR TURNAR F ENTRADAS. REGISTRO DE
ENTRADA DE
SU ENTRADA.. FACTURAS Y/O MATERIAL DE C
OFICIO DE O REMISIONES CARTA AL
ACEPTACIÓN DE PROVEEDOR
F
ENTRADA DE
MATERIAL
CONTRATO-
F PEDIDO OFICIOS DE
FACTURAS Y/O OFICIO DEO DICTAMEN
REMISIONES ACEPTACIÓN
M EM ORANDUM 4
O
REGRESAR LOS NO ¿ CAPTURA
ENTRADA FORMATOS DE
DE ENTRADA ENTRADAS
CORRECT AS?
PARA SU
CORRECCIÓN
6 SI
5
¿EL
NO MAT ERIAL RECIBIR
APROBAR, 10
SERÁ ENTRADA
ALMACENADO? E IDENTIFICAR ENTRADA,
. 1C DISTRIBUIR Y RECIBIRINFORME
ARCHIVAR . Y REALIZAR
9 REGISTRO
SI ENTRADA C CONTABLE. CONTINÚA EN EL
7 ENTRADA
PROCESO DE
CONTINÚA EN EL 8 OFICIO A O :"REGISTRO
PROCEDIMIENTO DE ROT ULAR LA INFORME DIARIO
PROVEEDOR CONTABLE"
"SALIDA DE MATERIAL T ARJETA ANAQUEL ELABORAR DE ENTRADAS
EN SU CASO Y DAR INFORME DE APROBAR DE MATERIAL DE
DE CONSUMO DEL CONSUMO
ALMACÉN GENERAL" INDICACIONES PARA
ENTRADAS 3t INFOME DICTAMEN TÉCNICO F
REGISTRAR INFORME
DISTRIBUIR Y
ENT RADA DEL DÍA Y DE
FACTURA
FACTURAS Y/O
MAT ERIAL. TURNAR
E NTRA DA S
ARCHIVAR C REMISIONES
.
OFICIO D E AC EPTAC IÓN ENTRADAOFICIO A
PROVEEDOR
EN TR AD AS DICTAMEN TÉCNICO
TERMINA
FACTURA
CONTINUA EN III PROCEDIMIENTO DE

SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO
24
III. Procedimiento de Salida de Material de Consumo
25
1. El jefe el Departamento del Almacén General elaborará el catálogo de bienes de

consumo de uso común (cuadro básico) y el calendario anual de surtimiento y los
difundirá.
La actualización de del catálogo de materiales de cuadro básico, en lo

correspondiente a los suministros de bienes informáticos, se realizará con la
información que le haga llegar el Comité de Informática.
2. Los materiales de consumo de cuadro básico que salgan del Almacén General y
de almacén de plantel, deberán contar con vale de salida y .
3. El vale de salida deberá contar con la firma de alguno de los siguientes

funcionarios:
En oficinas Generales
Director General
Secretario Académicos
Coordinador Sectorial
Coordinador de Administración Escolar y del Sistema Abierto
Director de Área
Subdirector de Área
Jefe de Departamento
En plantel
Director de Plantel
Subdirector de Plantel
Jefe de Unidad Administrativa
Responsable del SEA.
4. La entrega del material de uso específico se realizará simultáneamente con el

procedimiento de recepción, recabando en la factura como visto bueno el nombre,
puesto y firma de la persona que recoge los materiales y posteriormente el
almacén hará llegar al área el formato de Salida para su firma.
5. La salida del material didáctico del Almacén General deberá ser solicitado por los
alguna de las áreas responsables de su asignación.
El Departamento de Almacén General distribuirá a los planteles, conforme al oficio

que le turnen áreas anteriormente indicadas.
6. El Departamento de Almacén General enviará los materiales de consumo que

requieran los planteles periódicamente, conforme las existencias resultantes del
Informe Mensual de Entradas y Salidas, al calendario de distribución y mediante el
vale de salida.
26
7. El Departamento de Almacén General registrará en el programa y en tarjeta

anaquel las salidas de material. El almacén de plantel que no cuenten con
programa de cómputo registrará la salida en tarjeta kardex y tarjeta anaquel.
8. El Departamento de Almacén General, entregará los materiales de consumo al

personal de almacenes o al Jefe de Unidad Administrativa; de ser no estar
presentes, se devolverá el material al almacén general y será responsabilidad del
plantel la recepción y traslado del mismo.
9. Los materiales que no sean surtidos por los almacenes, tendrán que ser
solicitados nuevamente.
10. Los materiales de consumo que se surten a cambio por deterioro, consumo, como
cartucho de toner, papelera, perforadoras, tijeras entre otros, los almacenes los
surtirán con base en la existencia de los mismos, y en el caso de no contar con
estos se dejarán en almacén y se entregarán, en cuanto haya existencias y de
acuerdo con el vale de salida presentado.
11. El material que no sea recogido por el personal de las áreas de oficinas generales
transcurridos cinco días hábiles, después de haber sido informado que podría
recogerlo, se reintegrará como entrada en el Almacén General, y el área deberá
requerirlo en la siguiente fecha del calendario de surtimiento.
12. En los planteles en donde existan Centro de Estudios del Sistema Abierto, el
almacén del plantel surtirá al centro el material de consumo.
13. En caso de necesidad apremiante o requerimientos extraordinarios de material de

consumo de cuadro básico, el Departamento de Almacén recibirá fuera de
calendario, de manera excepcional un vale, previa justificación.
27
DESCRIPCIÓN
Viene del II Procedimiento Entrada de

Responsable de Control Operativo Material de Consumo
1. Recibir documentación, revisar y 1.1. Recibe :

registrar. ¾ de las áreas
• Vales de Almacén Salida (ver formato 4)
¾ de los planteles
• el Vale de Abastecimiento (ver formato 5)
en original y 3 tantos
¾ de las áreas y planteles que recibieron
directamente los materiales
• fotocopia de la factura como visto bueno el
nombre, puesto y firma de la persona que
recogió
¾ En el caso de materiales didácticos planteles o
centros
• Oficio de solicitud de distribución firmado
por áreas responsables, adjunto al listado
de distribución.
1.2. Revisa que esté registrados los siguientes datos:

¾ la cuenta contable de los artículos
¾ las firmas de autorización correspondiente;
¾ De ser el caso, que se entreguen los artículos
que se surten a cambio.
¿Está correcta la información?

No: Continúa en la actividad número
Si: Continúa en la actividad número
2. Regresar la documentación al área No está correcta la información
2.1. Regresa a las áreas o planteles el vale o el oficio de
distribución.
Nota: El Responsable decidirá de acuerdo con el

tipo y número de errores si acepta o no la
documentación.
NO PROCEDE TRÁMITE
28
DESCRIPCIÓN
Responsable de Control Operativo Si está correcta la información
3. Registrar, asignar número, sellar y 3.1. Registra :

entregar copia al área solicitante. ¾ en el vale el número cero en la columna de
cantidad a surtir de aquellos artículos que se
surten a cambio y no fueron entregados.
¾ En la libreta de control el número consecutivo
que corresponde en el vale de abastecimiento,
vale o el oficio de solicitud.
3.2. Sella de recibido en última copia del Vale de

Abastecimiento, el Vale Salida o en la copia del
oficio de solicitud de materiales didácticos y entrega
copia al área solicitante.
4. Revisar existencias, analizar y 4.1. Revisa con apoyo del Auxiliar de Analistas las
acordar las cantidades a surtir. existencias de los materiales de consumo y analiza
las cantidades solicitadas; en el caso de plantel que
las cantidades solicitadas no sobrepasen el máximo
establecido y sus existencias reportadas en el
Informe Mensual de Existencias.
4.2. Acuerda con el jefe del departamento las cantidades

a surtir de cada artículo y registra en la copia cuatro
del Vale.
5. Registrar los datos en el programa, 5.1. Captura en el programa las cantidades a surtir de
emitir el formato de Salida y turnar acuerdo con las cantidades registrada en la copia
del Vale.
5.2. Asigna número consecutivo de folio a la Salida (ver

formato 6), los datos del área y los correspondientes
a cuenta y nombre y número de unidades de los
materiales a distribuir.
5.3. Emite tantos del formato de Salida
5.4. Turna al Jefe del Departamento para su revisión.

General
6. Recibir y revisar formato de salida. 6.1. Recibe formato de Salida y revisa:

¾ el material de consumo de cuadro básico
corresponda al rango asignado al área solicitante
29
DESCRIPCIÓN
Jefe del Departamento de Almacén ¾ el material de uso específico corresponda con la

General cantidad asentada como recibida
¾ la cantidad del material didáctico corresponda con
el requerido por el área responsable
¿Es correcta la cantidad?

Si: Continúa en la actividad número 8
7. Regresar formato de salida para su No es correcta la cantidad

corrección. 7.1. Regresa al auxiliar de analista el formato de Salida
para su corrección.
8. Autorizar formato de Salida y Si es correcta la cantidad

devolver 8.1. Firma la Salida en todos sus tantos.
8.2. Devuelve el juego de la salida para su distribución.
9. Recibir, revisar, distribuir Salida y 9.1. Recibe salida y revisa que todo el juego esté
archivar acuse. firmado.
9.2. Elabora oficio dirigido al Responsable de

Recepción indicando el rango de folios de las
Salidas que turna y anexa cuatro tantos de la
Salida.
9.3. Archiva el acuse de recibo del oficio.
Distribución
10. Recibir oficio, revisar y distribuir los 10.1. Recibe oficio y cuatro tantos de los formatos de
formatos de salida. Salida.
10.2. Revisa que los folios de las salidas indicados en el

oficio correspondan con los anexados. En caso
necesario aclara con el Jefe del Departamento.
30
DESCRIPCIÓN
Responsable de Recepción y 10.3. Registra en el control de folios el número

Distribución consecutivo del vale, el folio asignado a la salida, el
área o plantel a la que se surte el material, la fecha
en la que se recibió en vale, y el nombre del
estibador al que se le asigna el surtimiento del
mismo.
10.4. Turna de acuerdo con el rol establecido por

estibador los formatos de salidas que corresponda.
11. Surtir material y registrar salida en 11.1. Asigna al auxiliar de almacén para que revise el
tarjetas anaquel. material entregado por el estibador con el formato
de Salida.
Nota: De ser el caso, se devuelve o complementan
los artículos entregados por el estibador conforme a
lo estipulado en la salida.
11.2. Recibe informe del surtimiento en los formatos de

salida.
11.3. Registra en las tarjetas de anaquel correspondientes

a los artículos surtidos la salida del material.
12. Acomodar y empaquetar el 12.1. Da instrucciones a los auxiliares y estibadores para

material. el acomodo.
12.2. Empaquetan el material de acuerdo con el

calendario de entrega
¿Es para planteles?

SI: Continúa en la actividad número 14
13. Solicitar a las áreas recoger el No es para planteles

material, revisar, recabar firma y
distribuir. 13.1. Informa telefónicamente al área, con apoyo de los
auxiliares, que ya puede pasar a recoger el material
solicitado.
13.2. Entregan y revisan el material entregado con lo

registrado en el formato de salida.
13.3. Recaba el nombre, puesto y firma de la persona del

área que acudió a recoger el material en los tres
tantos de la Salida.
31
DESCRIPCIÓN
Responsable de Recepción y 13.4. Recibe los tres tantos de la Salida firmados de

Distribución recibido, entrega un tanto al área.
Continúa en la actividad número 18 -
14. Avisar de envío a planteles al Si es para planteles

Departamento y archivar. 14.1. Informa al jefe del Departamento del Almacén
General del material disponible para enviar a
planteles.
14.2. Archiva temporalmente las tres copias de las

Salidas.
General
15. Solicitar transporte y avisar de 15.1. Solicita el transporte para la entrega de material en
fechas de envío. planteles.
15.2. Informa al Jefe de la Unidad Administrativa de los

planteles el día en que será entregado el material
para que el personal del plantel esté atento a la
recepción.
15.3. Avisa al responsable de Recepción y Distribución los

días en que se enviarán los materiales a los
planteles para que prevea la carga de los materiales
al transporte asignado.
Nota: Los planteles podrán optar por recoger
directamente en el Almacén General, para la cual
deberán realizarlo de acuerdo con las actividades
13.2 a 13.4
Distribución
16. Cargar el material en transporte y 16.1. Asigna auxiliares para que verifique la carga al
entregar salidas transporte de acuerdo con la ruta a seguir.
16.2. Entrega los juegos de salida en sus tres tantos para

que sean firmados de recibidos por el personal del
plantel.
16.3. Carga los materiales que le indiquen al transporte, y

en caso necesario asigna a estibador para que
acuda a auxiliar en la descarga en planteles.
32
DESCRIPCIÓN
Responsable de Almacén de Plantel
17. Recibir Salida , revisar, sellar y 17.1. Recibe del chofer los formatos de Salida y revisa
registrar que la entrega corresponda al plantel.
17.2. Revisa físicamente cuando las cantidades permitan

su inmediata verificación; sella de recibido, y de ser
el caso, registra la leyenda “A reserva de verificar”
(contando con tres días para hacer llegar por escrito
al almacén alguna reclamación).
17.3. Entrega al chofer dos tantos de la Salida.
17.4. Revisa y anota en la Salida, la cantidad recibida de

cada artículo. Acomoda los materiales en los
anaqueles.
17.5. Registra en tarjetas Kardex y anaquel las cantidades

reales recibidas como entradas.
Distribución
18. Recibe Salidas con el sello y 18.1. Acude al Departamento de Servicios Generales a
firma de recibido, registrar y recoger las Salidas de los materiales entregados en
turnar. planteles por los chóferes.
18.2. Verifica que los dos tantos de la Salida estén

firmadas y selladas por el plantel.
18.3. Registra en libreta de control, las Salidas que ya

fueron entregadas tanto en planteles como en las
áreas centrales.
18.4. Envía de al Responsable de Control Operativo.

¾ De las salidas para áreas centrales dos tantos
firmados de recibido.
¾ De los planteles , un tanto de la Salida .
18.5. Archiva un tanto del formato de Salida firmado por el

personal de área o plantel que recibieron el material.
33
DESCRIPCIÓN
Responsable de Control Operativo.
19. Recibir el acuse de recibido de 19.1. Recibe las Salida con sellos y/ o firmas de recibido
Salida, registrar y distribuir.
19.2. Registra en su libreta de control que ya fue surtido
19.3. Fotocopia las Salidas recibidas de los planteles.
19.4. Elabora oficio, en original y copia, a la Subdirección

de Contabilidad y anexa el tanto con las firmas de
las Salidas firmadas y selladas.
19.5. Turna a firma del Jefe del Departamento de Almacén

General el oficio con la documentación anexa.
19.6. Archiva Salidas entregadas en áreas centrales y los

planteles.
20. Recibir Vale, revisar Kardex 20.1. Recibe de las áreas del plantel el Vale de Almacén,
asignar material. y revisa que contenga las firmas de autorización,
firma de recibido en la última copia y entrega al área.
20.2. Revisa existencias en Kardex y con base en la

experiencia y tipo de área, asigna la cantidad de
artículos.
21. Preparar material, entregar, 21.1. Prepara el material con el apoyo de su personal.
registrar salida y archivar.
21.2. Informa al área que puede pasar a recoger el
material.
21.3. Solicitan anote en el Vale el nombre y firma de la

persona que lo recoge.
21.4. Entrega material y una copia del Vale.
21.5. Registra en tarjetas Kardex y anaquel la salida de

los bienes, con base en copia firmada del Vale.
21.6. Archiva las tarjetas Kardex y anaquel, así como el

Vale.
.
34
DESCRIPCIÓN
22. Elaborar Informe Mensual de 22.1. Elabora el Informe Mensual de Entradas y Salidas
Entradas y Salidas y anexar Vales. (ver formato 7) para reportar existencias del material
de consumo, con base en las Salidas (vales de
traspaso) recibidas, las cuales deberá notar como
entradas y a los Vales por medio de los cuales surtió
el material a las distintas áreas de los planteles, los
cuales deben ser registrados como salidas.
22.2. Turna a su jefe inmediato Informe Mensual y los

Vales para su aprobación, e indica el número de
Vales que se anexan,
23. Turnar Informe Mensual para
autorización y envío. 23.1. El Jefe de la Unidad Administrativa turna a firma del
Director del Plantel para su envío al Departamento
de Almacén General.
23.2. Paralelamente envía mediante correo electrónico el

Informe Mensual de Entradas y Salidas.

General
24. Recibir Informe Mensual de 24.1. Recibe informe por correo electrónico y envía un
Entradas y Salidas y enviar. tanto al Responsable de Control Operativo para
iniciar la revisión en cuanto a que el registro de
entrada del plantel coincida con la Salida.
Nota: En el caso de que el plantel no pueda turnar
el informe por correo electrónico, espera a que le
llegue por valija
24.2. Recibe el Informe Mensual y los Vales y turna al

Responsable para concluir el cotejo.
25. Recibir Informe Mensual y los 25.1. Recibe un tanto del Informe Mensual enviado por
Vales de planteles correo electrónico, y empieza a realizar la revisión.
25.2. Recibe del Jefe del Departamento del Almacén

General el Informe Mensual y los Vales que envía el
plantel de manera documental.
35
DESCRIPCIÓN
26. Revisar el Informe Mensual y los 26.1. Revisa que las cantidades reportadas en el
Vales elaborar oficio y entregar. Informe coincidan con las Salidas (vales de
traspaso) y con los Vales de Salida del Almacén
del Plantel.
26.2. Elabora oficio para distribuir la documentación y

entrega.
Nota: En caso de encontrar errores y diferencias
comenta con el Jefe del Departamento de
Almacén General para que aclare o turne oficio
devolviendo el Informe Mensual y los Vales

General
27.1. Revisa con el Responsable de Control Operativo,
27. Revisar el informe y enviar. los casos donde hay errores o diferencias y da
instrucciones para aclarar, de ser el caso, turna
oficio regresando la documentación y solicitando
su reelaboración.
27.2. Firma el oficio dirigido a la Subdirección de

Contabilidad enviando Informe Mensual y los
Vales.
Subdirección de Contabilidad.
28. Recibir Salidas, Informes y Vales, 28.1. Recibe y revisa que se encuentren firmadas de
realizar registro contables recibido:
¾ Salidas correspondientes a la entrega del

material entregado a las áreas de oficina
generales, las que registrará como gasto.
¾ Salidas (vales de traspaso) correspondientes a
las entregas realizadas por el Almacén General a
los planteles.
¾ Los Vales de Salida del Plantel correspondientes
a la entrega del material entregado a las áreas
de plantel, las que registrará como gasto.
¾ Informe Mensual de Entradas y Salidas
36
DESCRIPCIÓN
Subdirección de Contabilidad. 28.2. Realiza las actividades para la determinación del

costo promedio, el informe a registro contable, los
movimientos en tarjeta Kardex de movimientos,
registro del gasto en póliza, etc.
Continúa en el Proceso de Registro Contable.
37
DIAGRAMA
III. DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN RESPONSABLE DE
RESPONSABLE DE CONTROL OPERATIVO SUBDIRECCIÓN DE
ALMACEN DE PLANTEL
CONTABILIDAD
VIENE DEL PROCEDIMIENTO
II. ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO
5
10 11 3
INICIA RECIBIR
RECIBIR Y SURTIR VALE,
OFICIO REVISAR 6T
REVISAR 1 REGISTAR EN 28
Y DISTRIBUIR
TARJETA
FORMATO DE 6T FORMATOS DE
SALIDA ANAQUEL
1 SALIDAS T
SALIDAS RECIBIR,SALIDAS
SALIDAS ARJETA INFORME Y VALES
OFICIO ANAQUEL REALIZAR
RECIBIR REGISTRO
1 4T
DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN CONTABLE.
REVISAR
VALE DE SALIDA O
SALIDA INFORME
VALE DE DIARIO
ABASTECIMIENTO SALIDAS DE
MATERIAL
FACTURA
12
SALIDA
OFICIO NO ¿ES
CORRECTA ACOMODAR Y
LA EMPAQUETAR EL
CANTIDAD MATERIAL
17
2 SI 13 17
8 14 CONTINÚA EN EL PROCESO
RECIBIR SALIDA, DE :"REGISTRO CONTABLE"
¿ES2 SOLICITAR
AVISAR DE REVISAR, SELLAR,
CORRECTA REGRESAR A LAS ÁREAS
ENVÍO A ENTREGAR.
LA DOCUMENTACIÓN AUTORIZAR SI ¿ES NO RECOGER MATERIAL,
6T PLANTELES AL REGISTAR LA
INFORMACIÓN AL VALE
ÁREADE SALIDA FORMATO DE PARA REVISAR, RECABAR
SALIDA Y DEPARTAMENTO Y ENTRADA DEL
? PLANTELES ? FIRMA Y DISTRIBUIR
VALE DE ARCHIVAR MATERIAL
DEVOLVER SALIDA TERMINA
ABASTECIMIENTO SALIDA
7 SALIDAS SALIDA
FACTURA
OFICIO VALES
3 ANAQUEL
REGRESAR
DOCUMENTACIÓN OFICIO
FORMATO DE
REGISTAR
SALIDA PARA SU 6T
ASIGNAR NÚMERO, KARDEX
CORRECCIÓN
SELLAR Y
NO PROCEDE TRÁMITE
ENTREGAR COPIA SALIDAS
SALIDA
VALE DE SALIDA
AL ÁREA 20
SOLICITANTE VALE DE DOCUMENTACIÓN
15 16
ABASTECIMIENTO
RECIBIR VALE,
SOLICITAR REVISAR
FACTURA
TRANSPORTE Y KARDEX,
OFICIO AVISAR DE FECHAS CARGAR EL MATERIAL
ASIGNAR
5 DE ENVÍO
VALES DE EN TRANSPORTE Y
MATERIAL
ENTREGAR SALIDAS
4 SALIDA 18 VALE DE
REGISTRAR DATOS SOLICITUD DE SALIDA
REVISAR EN EL PROGRAMA, SERVICIO DE SALIDA
RECIBIR SALIDAS KARDEX
EXISTENCIAS, EMITIR EL TRANSPORTE
FORMATO DE CON SELLO Y FIRMA
ANALIZAR Y
DE RECIBIDO,
ACORDAR SALIDA
REGISTRAR, TURNAR
CANTIDADESINFORME 21
SALIDA Y ARCHIVAR
ASURTIR DE VALE
SALIDAS
EXISTENCIAS
OFICIO OFICIO
PREPARAR
SALIDAS
VALE MATERIAL,
ENTREGAR,
REGISTAR SALIDA
2
Y ARCHIVAR
9 SALIDA
SALIDA
1 RECIBIR, REVISAR
Y ENVIAR SALIDA ANAQUEL
Y ARCHIVAR KARDEX
22
19
ELABORAR
SALIDA
INFORME
RECIBIR ACUSE OFICIO MENSUAL DE
DE RECIBIDO DE ENTRADAS Y
SALIDA, SALIDASY
2
REGISTAR, 24 ANEXARVALES
DISTRIBUIR Y VALES
ARCHIVAR F SALIDA
INFROME
SALIDA 3
MENSUAL DE
RECIBIR INFORME ENTRADAS Y
SALIDA MENSUAL DE SALIDAS
ENTRADAS Y
SALIDA SALIDAS Y ENVIAR
25
23
RECIBIR INFORME INFORME
DE ENTRADASY
SALIDA Y LOS TURNARINFORME
VALES DE MENSUALPARA
PLANTELES AUTORIZAACIÓN Y
INFROME DE ENVÍO
ENTRADAS Y
SALIDAS VALES
26 27 SALIDA
INFROME
VALES
MENSUAL DE
REVISAR EL ENTRADAS Y
INFORME Y REVISAR EL SALIDAS
VALES, ELABORAR INFORME Y VALES
OFICIOINFORME
Y DE Y ENVIAR
INFORME DE
ENTREGAR
ENTRADAS Y ENTRADAS Y
SALIDAS SALIDAS
VALES VALES
OFICIO OFICIO
38
IV. Procedimiento de Registro de
Entrada de Activo Fijo
39
IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo
1. Se dará entrada al almacén el activo fijo una vez que éste fue revisado
físicamente; cuenta con el visto bueno o dictamen de aceptación y las facturas
presentadas por los proveedores cuentan con el sello de recibido en el almacén.
2. Los bienes de activo fijo que se resguarden estarán clasificados de acuerdo con la
partida presupuestal y a la subcuenta contable asignada a la por la Institución.
2. En el caso del activo fijo cuya entrega y revisión fue realizada en el área solicitante,
el almacén solicitará la documentación que permita sustentar el registro de entrada.
3. Cuando alguna área de oficinas generales, los planteles o centros de estudios

reciban de manera directa bienes de activo fijo por donación deberán informar al
Departamento de Almacén General de su ubicación y turnarán copia del acta
administrativa y el original de la factura, cuando se cuente con ella.
Los almacenes deberán regirse de acuerdo con el anexo 1 “Instructivo para la

Donación e bienes”.
4. Los almacenes deberán informar a la Subdirección de Servicios de la entrada de los

bienes de activo fijo para su inclusión en la póliza de seguros.
5. El almacén general deberá establecer las medidas de control y seguridad para el

resguardo del software.
6. El almacén general elaborará el Informe Diario de Entradas al Almacén General, en

el que se concentre el total de activo fijo al que se le dio entrada durante el día,
dejando en blanco las columnas de “precio unitario” e “importe total”.
7. El almacén general entregará a la Subdirección de Contabilidad el Informe Diario de

Entradas al Almacén General, a más tardar dos días hábiles después de la fecha de
entrada del material.
8. El almacén general integrará y mantendrá debidamente actualizados los

expedientes con la documentación soporte de las entradas del activo fijo.
40
DESCRIPCIÓN
IV. Procedimiento de Registro de Entrada Activo Fijo
Viene del
I. Procedimiento de
Recepción, Revisión y Almacenamiento de los
Distribución
1. Elaborar memorando, turnar

1.1. Elabora memorando en original y una copia
documentos de activo fijo recibido
informando al Personal de Control de Inventarios
para registrar su entrada.
la entrada de bienes de activo fijo, anexa copia de
la factura sellada de recibido.
1.2. Turna y recaba firma de recibido en la copia del

memorando.
Personal de Control de Inventarios
2. Recibir documentos y realizar

registro.
2.1. Recibe del Responsable de Recepción y
Distribución el memorando y la fotocopia de
factura y revisa la cantidad de activo fijo recibido
en los almacenes.
2.2. Registra en la fotocopia del Contrato-Pedido o

contrato por licitación, la fecha y la cantidad de los
bienes recibidos.
2.3. Recibe copia del oficio, fotocopia de la factura y la

copia del acta administrativa, de las áreas,
planteles y/o centros que hayan recibido activo fijo
por donación.
3. Elaborar Entradas de AF (Activo

Fijo) de nueva adquisición.
3.1. Registra en el programa de cómputo las entradas
de bienes de activo fijo por compra o donación.
Nota: Se deberá incluir, por separado, lo
correspondiente al software.
3.2. Asigna número de entrada, y emite la forma de

Entrada (ver formato 8) en tres tantos y entrega al
41
DESCRIPCIÓN

General
4. Recibir y revisar el registro de 4.1. Recibe las formas de Entradas de nueva

entradas. adquisición.
4.2. Revisa con base en su expediente de recepción de

bienes e identifica:
¿Captura de entradas correcta?

SI: : Continúa en la actividad número 6
5. Regresar los formatos de Entrada No está correcta la captura de entradas

para su corrección. 5.1. Regresa los formatos de Entrada para su
corrección.
6. Aprobar la Entrada, distribuir y Si está correcta la captura de entradas

archivar. 6.1. Aprueba la Entrada y turna al Responsable de
Recepción y Distribución para su firma en todos
los tantos.
6.2. Distribuye:
¾ Responsable de Recepción y Distribución
¾ Responsable de Control Operativo
¾ Archivo del Departamento con las firmas de
acuse de recibido.
6.3. Archiva el formato de Entrada.

Distribución
7. Recibir, revisar y firmar. 7.1. Recibe la forma de Entrada.
7.2. Revisa, con base en su expediente regresa al

Jefe del Departamento del Almacén firmada de
recibido.
42
DESCRIPCIÓN
8. .Asignar número de entrada Elaborar 8.1. Asigna número de entrada a y registra en la libreta
el informe de entradas del día y de control.
turnar.
8.2. Elabora el Reporte Diario de entradas de activo fijo
(ver formato 9) de acuerdo lo siguiente:
¾ Compra,
¾ Por baja definitiva
¾ Por traspaso
¾ Por robo o extravío
¾ Donación
8.3. Turna a revisión de su jefe inmediato.

General
9. Aprobar el informe, distribuir y 9.1. Recibe y revisa con base en las Entradas el
archivar. Reporte Diario de Entradas En caso de tener
errores solicita se elabore de nuevo.
9.2. Distribuye el Informe Diario de Entradas de la

manera siguiente:
1.- Subdirección de Contabilidad, anexa facturas
2.- Departamento de Compras (por adquisición)
3.-Personal de Control de Inventarios.
3.- Departamento de Almacén General
4.-Archivo.
9.3. Archiva la copia del Informe Diario de Entradas

que sirvió como acuse de recibido en el expediente
correspondiente.
Personal de Inventarios
10. Registrar, elaborar concentrado de 10.1. Registra en kardex la entrada de los bienes de
entradas de activo fijo y turnar. acuerdo con la clave CABMS
10.2. Elabora en dos tantos el concentrado mensual de

entradas de activo fijo
10.3. Turna al Jefe del Departamento para su revisión y

visto bueno
43
DESCRIPCIÓN

General
11. Recibir documentación revisar y 11.1. Recibe el concentrado mensual de activo fijo y
turnar. revisar, de encontrar errores, solicita su
reelaboración.
11.2. Firmar el concentrado mensual de bienes de activo

fijo y turnar a la Subdirección de Contabilidad.
Subdirección de Contabilidad
12.1. Recibir: Entradas, Reportes las facturas y
12. Recibir documentación de entradas concentrado mensual de bienes de activo fijo.
de activo fijo
12.2. Realizar los registros correspondientes.
Continúa en el Proceso de Registros Contable
CONTINÚA EN
PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO
44
DIAGRAMA
IV. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN PERSONAL DE CONTROL
RESPONSABLE DE CONTROL JEFE DEL DEPARTAMENTO
Y DISTRIBUCIÓN DE INVENTARIOS
OPERATIVO DE ALMACÉN GENERAL SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
VIENE DEL PROCEDIMIENTO I. RECEPCIÓN, REVISIÓN Y

ALMACENAMIENTO DEBIENE S ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO
INICIA
1 2 3 4
ELABORAR
MEMORANDO, ELABORAR
TURNAR RECIBIR ENTRADAS DE AF RECIBIR Y REVISAR
DOCUMENTOS DEL DOCUMENTOS Y (ACTIVO FIJO) DE EL REGISTRO DE
MATERIAL RECIBIDO REALIZAR ENTRADA NUEVA ENTRADAS.
PARA REGISTRAR ADQUISICIÓN
SU ENTRADA.. I
FACTURA
E NT RA DA
O FACTURA OY 3C ENTRADAS
CONTRA TO-
P E DIDO
5
A CTA A DMV A .
NO ¿ CAPTURA
REGRESAR LOS DE
FORMATOS ENTRADAS
DE ENTRADA PARA CORRECTA?
SU CORRECCIÓN
7 SI 6
12
RECIBIR, REVISAR
APROBAR, CONT INÚA E N E L
Y
ENTRADA, RECIBIR P ROCE S O DE
DISTRIBUIR Y DOCUMENT ACIÓN :"RE GIS T ROS
FIRMAR..
ARCHIVAR . DE ENT RADAS DE CONT A B LE "
ACT IVO FIJ O
ENTRADA O
ENTRADA INFORME DIARIO
DE ENTRADAS
DE MATERIAL DE
EXPEDIENTE 8 9 CONSUMO
F
ASIGNAR NÚMERO APROBAR EL FA CT URA S Y /O
DE ENTRADA, INFORME,
RE MIS IONE S
ELABORAR EL DISTRIBUIR Y
INFORME DE ARCHIVAR
ENTRADAS DEL DÍA
Y TURNAR
E NT RA DA S E NT RA DA S TERMINA
REPORTE DIARIO REPORTE DIARIO

DE ENTRADAS
10 INF. DIA RIO DE

E NT RA DA S
REGISTRAR,
ELABORAR CONTINUA EN V PROCEDIMIENTO DE
CONCENTRADO DE
ENTRADAS DE
SALIDA DE ACTIVO FIJO
ACTIVO FIJO Y
TURNAR
INF. DIA RIO DE
E NT RA DA S
KARDEX
11
CONC. ME NS UA L
DE E NTRA DA S Y
S A IDA S .
RECIBIR
DOCUMENTACIÓN
Y REVISAR
CONC. ME NS UA L
DE B IE NE S DE
A CT . FIJ .
45
V. Procedimiento de Salida de Activo Fijo
del Departamento de Almacén General
46
V. Procedimiento de Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacén General
1. El Jefe del Departamento de Almacén General actualizará el Catálogo de Bienes

de Activo Fijo de acuerdo a la subcuenta contable y a la clasificación por objeto del
gasto, previo acuerdo con el Director Administrativo y entregará un ejemplar a los
almacenes.
2. El Departamento de Almacén General, a través del personal de control de

inventarios, realizará los registros de control de los bienes de activo fijo con la
asignación de la CATÁLOGO DE ADQUISICIONES, BIENES MUEBLES Y
SERVICIOS
3. El Jefe del Departamento de Almacén General, con base en el presupuesto de

inversión autorizado, en cuanto a la distribución de los bienes de activo fijo a las
áreas de Oficinas Generales, los Planteles y Centros de Estudio (Sistema de
Enseñanza Abierta).
4. El personal de control de inventarios elaborará la Salida de Bienes de Activo Fijo

de cada uno de los bienes entregados, así como los recibidos en donación a las
áreas de Oficinas Generales, los Planteles o Centros de Estudio del Sistema de
Enseñanza Abierta y turnará, a través del Jefe del Departamento de Almacén
General, una copia al Departamento de Contabilidad al cierre de cada mes.
5. El personal de control de inventarios en Oficinas Generales, elaborará el

Resguardo de Activo Fijo correspondiente, de los bienes adquiridos o recibidos en
donación al tener conocimiento del personal a quien se asignaron los mismos.
6. El personal de control de inventarios registrará en el kardex, la salida de los bienes

de activo fijo que se surten a las áreas de Oficinas Generales, a los Planteles y
Centros de Estudio del Sistema de Enseñanza Abierta.
7. El Jefe de Control de Inventarios registrará las salidas en el Concentrado Mensual

de Salidas de Bienes de Activo Fijo.
8. El Jefe del Departamento de Almacén General enviará una impresión del

Concentrado Mensual de salidas de Bienes del Activo Fijo a la Subdirección de
Contabilidad, dos días después del cierre del mes.
47
Descripción

General
1 Recibir presupuesto de inversión. 1.1 Recibe copia del presupuesto de inversión autorizado
en el que se relacionan los bienes de activo fijo
adquiridos y el área responsable, plantel o centro de
estudio (SEA) al que fueron asignados.
2 Revisar y de ser el caso actualizar 2.1 Revisa y de ser el caso actualizar, el Catálogo de
el catálogo y marcar bienes Bienes de activo Fijo y envía a los almacenes.
NOTA: En caso de los bienes de activo fijo recibidos en

donación, identifica en el catálogo, la clasificación de los
mismos, y de no estar considerados en éste se asignará
un determinante nuevo con base a las características del
bien, anotando el consecutivo siguiente.
Para el software asignará la clave conforme al catálogo
específico para estos bienes
3 Actualizar los determinantes en el 3.1 Elabora el listado de los nuevos determinantes y turna
catálogo y marcar bienes. al personal de control de inventarios, para su
inclusión en el programa del inventario de bienes de
activo fijo.
3.2 Actualiza el Catálogo de Bienes de Activo Fijo, en el

que se enlistan los bienes de la Institución, por la
subcuenta contable, la partida presupuestal y el
determinante respectivo.
3.3 Realiza la identificación física de cada bien y marca

los mismos, con el determinante respectivo.
3.4 Recibe del Jefe del Departamento de Almacén

General notificación para la entrega y envío de la
actualización al Catálogo de Bienes de Activo Fijo a
las áreas de oficinas generales y con oficio envía a
los Responsables del Almacén General.
3.5 Recaba firma de recibido en el oficio correspondiente
48
Descripción
4 Elaborar Salida de Activo Fijo, 4.1 Elabora Salida de de Activo Fijo (ver formato ) en
para su registro e identificar. original y dos copias, de acuerdo al tipo de los bienes
de activo fijo, por cada área, plantel o centro. Archiva
temporalmente la copia dos de vale de salida.
4.2 Identifica el área, plantel o centro al que fueron

asignados los bienes.
¿Son bienes de activo fijo asignados a plantel?
Sí: Continúa en la actividad número 5
No: Continúa en la actividad número 6
5 Solicitar transporte para el envío. Sí son bienes de activo fijo asignados a plantel
5.1 Solicita al Jefe del Departamento, tramite el

transporte para el envío de los bienes de activo fijo a
los planteles y los centros de estudio (SEA), recaba la
firma de recibido en el vale de salida.
NOTA: El Responsable del Almacén en Plantel recibirá

el original y la copia uno del Salida A F, firmará de
recibido en la copia uno y devolverá el original al
almacén general.
No son bienes de activo fijo asignados a plantel
6 Entregar los bienes de activo fijo y 6.1 Entrega los bienes de activo fijo en las áreas de
recabar firma. oficinas generales, de acuerdo con la asignación
establecida.
6.2 Recaba en el original de Salida A el nombre y la

firma de recibido de los responsables de las áreas de
Oficinas Generales al momento de la entrega de los
bienes.
6.3 Entrega la copia uno salida al titular del área a quien

se asignó el bien de activo fijo y solicita el nombre del
resguardatario en la salida.
49
Descripción
7 Elaborar el Resguardo de Activo 7.1 Elabora en el programa de cómputo, el Resguardo de

Fijo, acudir al área. Activo Fijo (ver formato ) con base en el original de la
para el resguardatario de las áreas de Oficinas
Generales con los datos siguientes:
De los bienes de activo fijo:

¾ Número de resguardo,
¾ Área responsable y clave,
¾ fecha de elaboración,
¾ nombre del bien de activo fijo según la clasificación
señalada en el catálogo de bienes de activo fijo del
almacén general,
¾ determinante,
¾ número de unidades,
¾ estado físico (en servicio, deteriorado),
¾ número de serie, en su caso.
Del responsable del resguardo

¾ Registro Federal de Contribuyentes,
¾ nombre completo del resguardatario,
¾ puesto,
¾ fecha de recibido,
¾ firma de conformidad.
7.2 Obtiene una impresión con copia del Resguardo de

Activo Fijo, acude al área de Oficinas Generales para
su entrega.
7.3 Realiza la verificación física de los bienes y los datos

del Resguardo de Activo Fijo, con el resguardatario.
¿Es correcta?
No: Continúa en la actividad número 8

Sí Continúa en la actividad número 9
No es correcta
8 Realizar correcciones e imprimir. 8.1 Realiza la corrección en el Resguardo de Activo Fijo,
obtiene nuevamente la impresión y una copia.
50
Descripción
Personal de Control de Inventarios Sí es correcta la información contenida en el

resguardo
9 Obtener firma de conformidad y 9.1 Obtiene la firma de contenida en el Resguardo de

entregar resguardo. Bienes de Activo Fijo y entrega la copia del
resguardatario.
9.2 Archiva la copia del resguardo con la firma de

conformidad del resguardatario. (Continúa en la
actividad número 11).
10 Recibir bienes donados, registrar y 10.1 Son bienes donados, espera documentos.
elaborar Salida.
10.2 Recibe copia del oficio, del acta administrativa y la
fotocopia de la factura, como notificación de los
bienes de activo fijo recibidos en donación, captura el
determinante en el programa de cómputo.
10.3 Registra en el kardex el alta de los bienes de activo

fijo adquiridos o recibidos en donación y elabora, al
tener conocimiento de la asignación de los mismos, el
Vale de Salida de Bienes de Activo Fijo en original y
dos copias, para cada uno de los bienes de activo fijo,
por cada área, plantel o centro, distribuye:
Original: Departamento de Almacén General

(personal de control de inventarios),
Copia 1: Área, plante o centro,
Copia 2: Departamento de Contabilidad.
10.4 Regresa a la actividad número 7.
11 Registrar y elaborar el
Concentrado Mensual de Salida 11.1 Registra en el kardex por el determinante, la salida
de Activo Fijo. de bienes adquiridos o recibidos en donación, con
base en el original de la Salida A F, para las Oficinas
Generales, los Planteles o Centros de Estudio (SEA).
11.2 Elabora el Concentrado Mensual de Salidas de

Bienes de Activo Fijo con base en el original del
Salida AF, de acuerdo al folio, al consecutivo, la
subcuenta contable correspondiente a cada bien, el
importante de los bienes surtidos y archiva el vale.
51
Descripción
11.3 Anota en el concentrado por subcuenta contable el

costo total de los bienes de activo fijo, extrae la
copia dos del ale de salida del archivo y anexa.
11.4 Obtiene dos impresiones del concentrado y turna al


General
12 Recibir, revisar, el concentrado, 12.1 Recibe las dos impresiones del Concentrado
firmar y turnar a la Subdirección Mensual de Salida de Bienes de Activo Fijo y como
de Contabilidad. anexo la copia dos del Vale de Salida de Bienes de
Activo Fijo.
12.2 Revisa y firma en el concentrado mensual, y turna al

Jefe del Departamento de Contabilidad, con la copia
dos de los Vales de Salida de Bienes de Activo Fijo.
NOTA: Se turnarán, dos días después del cierre de

mes, las copias de los vales de salida de los últimos
movimientos a la Subdirección de Contabilidad.
12.3 Recaba la firma de recibido en una impresión del

concentrado mensual de salidas.
12.4 Archiva la impresión con las firmas de recibido del

concentrado mensual de salidas de activo fijo para
Subdirección de Contabilidad su control y consulta.
13. Recibir informe y realizar , registros 13.1 Recibir Salidas AF, concentrados realizar registro
contables contables
52
DIAGRAMA
V. DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
ALMACEN GENERAL PERSONAL DE CONTROL DE INVENTARIO SUBDIRECCIÒN DE CONTABILIDAD
VIENE DEL IV PROCEDIMIENT O DE REGIST RO DE 3

4
ENT RADA DE ACT IVO FIJP
ELABORAR SALIDA 1
DISTRIBUIR DE ACTIVO FIJO
CATÁLOGO Y PARA SU
INICIO MARCAR BIENES REGISTRO E
IDENTIFICAR
CATÁLOGO DE 13
1 BIENES SALIDA
OFICIO
RECIBIR EL RECIBIR INFORME

PRESUOUESTO Y REALIZAR
DE INVERSIÓ REGISTRO
CONTABLE.
O
PRESUPUESTO
6 INFORME DIARIO
DE ENTRADAS
5
DE MATERIAL DE
SI NO ENTREGAR LOS CONSUMO
F
¿SON BIENES BIENES DE ACTIVO
2 SOLICITAR ASIGNADOS AL
FIJO Y RECABAR FACTURAS Y /O
PLANTEL?
TRANSPORTE FIRMA REMISIONES
REVISAR Y DE SER PARA ENVÍO
EL CASO SALIDA
ACTUALIZAR
CATÁLOGO SALIDA
TERMINA
CONTINÚA EN ENTRAGA EN
PLA NTELES
7
NO
8 SI ELABORAR
¿ESTÁ
RESGUARDO DE
CORRECTAO? ACTIVO FIJO,
REALIZAR ACUDIR AL AREA
CORRECCIONES E CONTINÚA EN EL PROCESO
IMPRIMIR
RESGUARDO DE REGISTRO CONTABLES
9
SALIDA
OBTENER FIRMA DE
CONFORMIDAD Y
ENTREGAR
RESGUARDO
12
RESGUARDO
RECIBIR, REVISAR
CONCENTRADO 11 10
FIRMAR Y TURNAR
A LA ELABORAR
SUBDIRECCIÓN DE CONCENTRADO
CONTABILIDAD RECIBIR BIENES
MENSUAL DE
CONCENTRADO DONADOS
SALIDA DE ACTIVO
REGISTAR Y
FIJO
SALIDAS ELABORAR SALIDA
KARDEX
CONCENTRADO
MENSUAL OFICIO
DE SALIDA ACTA
ADMINISTRATIVA
FACTURA
SALIDAS
SALIDA
1 KARDEX
53
OFICIOS MODELO
1. Oficio modelo de entrega de bienes
2. Oficio modelo para la solicitud de dictamen técnico
3. Oficio modelo de dictamen técnico
4. Oficio modelo de informe de dictamen técnico
5. Oficio modelo para proveedor
54
1. OFICIO MODELO DE
ENTREGA DE BIENES
1 No. Referencia
2 Fecha.
3
Jefe del Departamento de Compras
P r e s e n t e.
De acuerdo a la Licitación Pública 4__________________________ de fecha 5___________________,

el proveedor 6_______________________________________, entregó las siguientes partidas, del
contrato 7____________________________________:
PARTIDA DESCRIPCIÓN FECHA DE CANTIDAD

ENTREGA
8 9 10 11
ATENTAMENTE
12
Jefe del Depto. de Almacén General.
c.c.p. PROVEEDOR.
c.c.p. JEFE DEL ÁREA OPERATIVA DEL ALMACÉN GENERAL.
c.c.p. ARCHIVO.
55
INSTRUCTIVO
1. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE ENTREGA DE BIENES
No. CONCEPTO ANOTAR
1 No. de Referencia En la parte superior derecha las siglas correspondientes a

la Dirección Administrativa (DA), al Departamento de
Almacén General (DA) y a Licitación Pública (LP); guión y
anotar la letra mayúscula que corresponda (E=entrega,
P=prueba, A=aceptación, R=rechazo), guión y el número
consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión.
2 Fecha En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y

alineado al punto 1: el día, mes y año en que se emite el
oficio.
3 Nombre Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del

Departamento de Compras.
4 Número de la El número de la Licitación Pública que corresponda.

Licitación Pública
5 Fecha Con número el día, con letra el mes y con cuatro números
el año en que se dio el fallo.
6 Proveedor El nombre completo, con mayúsculas y en negritas, de la

empresa o del proveedor cuando es persona física.
7 Contrato Con mayúsculas y en negritas el número completo del

contrato tal y como aparece en el documento, incluyendo
la fecha correspondiente a la firma.
8 Partida Número de concepto asignado a los bienes licitados.
9 Descripción Especificar el bien o servicio entregado.
10 Fecha de entrega Con dos números cada uno, separados por diagonales, el
día, mes y año de entrega del servicio o material.
11 Cantidad El número de artículos y con letra la unidad, medida,

especie, volumen, peso, etc. del bien o servicio entregado.

Departamento de Almacén General.
56
2. OFICIO MODELO PARA LA
SOLICITUD DE DICTAMEN TÉCNICO
1 No. Referencia
2 Fecha.
3
ÁREA ENCARGADA DE ELABORAR EL DICTAMEN TÉCNICO
Presente.
Solicito a usted, gire instrucciones a fin de que se realicen las pruebas de cumplimiento
de las especificaciones técnicas de los bienes entregados por el proveedor:
4_____________________ de las siguientes partidas del contrato:
5_____________________________, por lo anterior le solicito su dictamen a mas
tardar el día 6_________________________, de lo contrario se dará por aceptado
dicho material.
LICITACIÓN PUBLICA: 7_____________________

ENTREGA
8 9 10 11
ATENTAMENTE
12
c.c.p. JEFE DEL DEPTO. DE COMPRAS.

c.c.p. ARCHIVO.
57
INSTRUCTIVO
2. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO PARA LA

SOLICITUD DE DICTAMEN TÉCNICO
No. CONCEPTO ANOTAR

1 No. de Referencia En la parte superior derecha las siglas correspondientes a
la Dirección Administrativa (DA), al Departamento de
Almacén General (DA) y a Licitación Pública (LP); guión y
anotar la letra mayúscula que corresponda (E=entrega,
P=prueba, A=aceptación, R=rechazo), guión y el número
consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión.

alineado al punto 1: el día, mes y año en que se emite el
oficio.
3 Nombre Siglas de la profesión, nombre, apellidos y el puesto que

ocupa el responsable del área técnica encargada de emitir
el dictamen técnico correspondiente al material o servicio
recibido.

5 Contrato Con mayúsculas y en negritas el número completo del

contrato tal y como aparece en el documento, incluyendo
la fecha correspondiente a la firma.
6 Fecha límite Con número el día, con letra el mes y con cuatro números
el año, de la fecha límite en que deberá ser emitido el
dictamen técnico.
7 Licitación Pública El número de la Licitación Pública correspondiente.
8 Partida Número correspondiente del concepto sujeto a dictamen

técnico.
9 Descripción Especificar el bien o servicio sujeto a dictamen técnico.
10 Fecha de entrega Con números, separados por diagonales, el día, mes y año
de entrega del servicio o material sujeto a dictamen
técnico.
11 Cantidad El número de artículos y con letra la unidad, medida,

especie, volumen, peso, etc. del bien o servicio sujeto a
dictamen técnico.

58
3. OFICIO MODELO DE
DICTAMEN TÉCNICO
1 No. Referencia
2 Fecha.
3
Jefe del Departamento de almacén General
P r e s e n t e.
En respuesta al oficio de fecha 4 _________________________, con número de

referencia 5 ___________________________, se realizaron las pruebas a las partidas:
6 ____________________del proveedor 7 _________________________________,
del contrato 8____________________ correspondiente a la Licitación Pública
9__________________ siendo dicho material 10 ___________.
ATENTAMENTE
11
Jefe del área que emite el dictamen técnico.
c.c.p. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

c.c.p. ARCHIVO
59
INSTRUCTIVO
3. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE DICTAMEN TÉCNICO
No. CONCEPTO ANOTAR
1 Num. de referencia En la parte superior derecha las siglas

correspondientes al área que emite el dictamen
técnico, el número consecutivo de oficio, una diagonal
y el año de su emisión.

alineado al punto 1: el día, mes y año en que se emite
el oficio.

4 Fecha de oficio de Día, mes y año del oficio de la solicitud del dictamen
referencia técnico.
5 Referencia Las siglas y números de control del oficio mediante el

cual el Jefe del Departamento de Almacén General
solicitó el dictamen.
6 Partidas dictaminadas Especificar cada uno de los números de las partidas

dictaminadas
7 Proveedor Con mayúsculas el nombre o razón social completo

del proveedor de las partidas que se dictaminan.
8 Contrato Con mayúsculas el número completo del contrato tal y

como aparece en el documento, incluyendo la fecha
correspondiente a la firma.
9 Licitación Pública Número de Licitación Pública correspondiente.
10 Dictamen ACEPTADO o RECHAZADO según corresponda el

dictamen, cuando todos los bienes son dictaminados
de igual manera. En el caso de que algunos bienes
sean aceptados y otros rechazados, enliste de
acuerdo con el oficio de solicitud la PARTIDA,
DESCRIPCIÓN, CANTIDAD y DICTAMEN.
11 Nombre y Puesto Siglas de la profesión, nombre y apellidos de la

persona titular del área que emite el dictamen técnico,
puesto y nombre del área correspondiente.
60
4. OFICIO MODELO DE
INFORME DE DICTAMEN TÉCNICO
1 No. Referencia
2 Fecha.
3
Jefe del Departamento de Compras
P r e s e n t e.
De acuerdo a la Licitación Pública: 4________________________, de fecha

5________________, se acepta del proveedor: 6___________________________________,
las siguientes partidas, del contrato: 7_____________________________ de acuerdo al oficio
de referencia: 8 ______________________, del 9____________________________________.

ENTREGA
10 11 12 13
ATENTAMENTE
14
c.c.p. PROVEEDOR.
c.c.p. ARCHIVO.
61
INSTRUCTIVO
4. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE

INFORME DE DICTAMEN TÉCNICO
No. CONCEPTO ANOTAR

1 No. de Referencia En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la
Dirección Administrativa (DA), al Departamento de Almacén
General (DA) y a Licitación Pública (LP); guión y anotar la letra
mayúscula que corresponda (E=entrega, P=prueba,
A=aceptación, R=rechazo), guión y el número consecutivo de
oficio, una diagonal y el año de su emisión.
2 Fecha En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al

punto 1: el día, mes y año en que se emite el oficio.

Departamento de Compras.
5 Fecha de la Licitación Pública El día (con número), mes (con letra) y año (con cuatro números)
de la licitación.

7 Contrato Con mayúsculas y en negritas el número completo del contrato

incluyendo la fecha correspondiente a la firma.
8 Referencia Las siglas y números de control del oficio mediante el cual el

área técnica emitió el dictamen.
9 Nombre Siglas de la profesión, nombre y apellidos de la persona que

emitió el dictamen técnico de las partidas de referencia, puesto y
nombre del área correspondiente.
10 Partida Número correspondiente al concepto sujeto a dictamen técnico.
11 Descripción Especificar el bien o servicio dictaminado.
12 Fecha de entrega Con números, separados por diagonales, el día, mes y año de
entrega del servicio o material dictaminado.
13 Cantidad El número de artículos y con letra la unidad, medida, especie,

volumen, peso, etc. del bien o servicio que se dictaminó.

62
5. OFICIO MODELO PARA
PROVEEDOR
1 No. Referencia
2 Fecha.
Nombre del Proveedor 3

Dirección del Proveedor 4
Nombre 5
Apoderado Legal del Proveedor
De acuerdo a la Licitación Pública 6____________________ de fecha 7_________________, Contrato

8____________________; se rechaza la partida 9_____________ no cumple
10___________________________, de acuerdo al Oficio de referencia
11________________________ de fecha 12_________________ del presente, firmado por él
13___________________________, _______ _________________________.

ENTREGA
14 15 16 17
ATENTAMENTE
18
Jefe del Departamento de Almacén General
c.c.p. Jefe del Departamento de Compras.

. Jefe del Área Operativa del Almacén General.
. Archivo.
63
INSTRUCTIVO
5. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO PARA PROVEEDOR
No. CONCEPTO ANOTAR

1 No. de Referencia En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la Dirección
Administrativa (DA), al Departamento de Almacén General (DA) y a
Licitación Pública (LP); guión y anotar la letra mayúscula que
corresponda (E=entrega, P=prueba, A=aceptación, R=rechazo), guión y
el número consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión.
2 Fecha En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al punto

1: el día con número, mes con letra y año con número en que se emite
el oficio.
3 Nombre del proveedor Nombre o razón social completo del proveedor.
4 Dirección del proveedor Calle, número, colonia, delegación, entidad federativa o estado, código
postal y teléfono del proveedor.
5 Nombre del apoderado legal del Tres renglones abajo del punto 4 y en la parte central de la hoja a
proveedor continuación de la leyenda ATENCIÓN: anotar las siglas de la
profesión, nombre y apellidos de la persona apoderada legal del
proveedor.
7 Fecha de la Licitación Pública El día (con número), mes (con letra) y año (con cuatro números) de la
licitación.
8 Contrato Con mayúsculas y en negritas el número completo del contrato

incluyendo la fecha correspondiente a la firma.
9 Partida Número correspondiente a lo(s) concepto(s) dictaminados.
10 Motivo Anotar las especificaciones que no se cumplen y son motivo de

rechazo.
11 Referencia Las siglas y números de control del oficio mediante el cual el Jefe del
Departamento de Almacén General solicitó el dictamen de las partidas
rechazadas.
12 Fecha Día, mes y año del oficio de la solicitud del dictamen técnico.
13 Nombre y cargo Nombre, apellidos, cargo y área de la persona que firmó el oficio de
dictamen de las partidas rechazadas.
14 Partida Número correspondiente a lo(s) conceptos (s) dictaminados.
15 Descripción Especificar el bien o servicio dictaminado.
16 Fecha de entrega Con números, separados por diagonales, el día, mes y año de entrega
del servicio o material dictaminado.
17 Cantidad Especificar con número la cantidad y con letra la unidad, medida,

especie, volumen, peso, etc. del artículo o servicio dictaminado.
18 Nombre Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de

Almacén General.
64
FORMATOS
1. Entrada
2. Tarjeta Anaquel
3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacén General
4. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales
5. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Planteles
6. Salida
7. Informe Mensual de Entradas
8. Entrada de Activo Fijo
9. Salida de Activo Fijo
10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo
65
FORMATO 1
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL
ENTRADA
Proveedor : 1 ( ) 6
Dirección : 2 Fecha : 7
Población : 3 Factura : 8
R.F.C. :4 Pedido : 9
Entregar : 5 Sol. de Bienes : 10
Cantidad Clave Un. C:Contable Descripción

11 12 13 14 15
ALMACENISTA AUTORIZÓ
________________________ __________________
16 17
66
INSTRUCTIVO
1. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO
No. CONCEPTO ANOTAR
1 Proveedor Razón social de la empresa o nombre del proveedor

cuando es persona física, que surte las partidas.
2 Dirección Calle, número, colonia del proveedor.
3 Población Delegación política, entidad federativa o estado del

proveedor.
4 R. F. C. Siglas y números correspondientes al registro federal de

contribuyente del proveedor.
5 Entregar Almacén.
6 Num. Proveedor Número, correspondiente al proveedor, del catálogo de

proveedores.
7 Fecha Con números, separados por diagonales, el día, mes y año

correspondiente al tiempo en que se ingresa el artículo.
8 Factura Número correspondiente a la factura con la cual surte el

proveedor.
9 Pedido Número de pedido del Colegio.
10 Sol. De Bienes Número de la solicitud de compra o número de requisición.
11 Cantidad El número de artículos.
12 Clave Número de la clave de almacén.
13 Un. Unidad, número, cifra, pieza o cantidad que se tome como

medida del artículo.
14 C. Contable Número de cuenta contable respectiva.
15 Descripción Especificar, definir o enunciar con claridad la mercancía.
16 Almacenista Nombre y apellidos del almacenista.
17 Autorizó Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del

67
FORMATO 2
TARJETA DE ANAQUEL
Almacén General
C. CONTABLE ___________1 TARJETA Núm. _________3

C. ALMACÉN ____________2
UNIDAD ________4
MÍNIMO ________5
ARTÍCULO 6_____________________________________________
_________________________________________________________
7 8 9 10 11 12
FECHA ENTRADA SALIDA EXIST. ÁREA REG. POR
SOYM 89 – 08 A 01
68
INSTRUCTIVO
2. PARA EL LLENADO DE LA TARJETA DE ANAQUEL
No. CONCEPTO ANOTAR
1 Cuenta Contable Número de cuenta contable respectiva.
2 Clave de Almacén Número de la clave de almacén.
3 Tarjeta Número Número consecutivo correspondiente a la tarjeta.
4 Unidad El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como

5 Mínimo Cantidad a partir de la cual se debe solicitar nueva

dotación del artículo.
6 Artículo Definir o enunciar con claridad la mercancía o

producto.
7 Fecha Con números, separados por diagonales, el día, mes

y año (correspondiente al tiempo) en que se ingresa
al almacén el artículo.
8 Entrada Cantidad de unidades ingresada, anotada en

números.
9 Salida Cantidad de unidades, en números, descargada o

surtida.
10 Existencia Cantidad total de unidades que deben existir

almacenadas después de sumar una entrada o restar
una salida.
11 Área El número correspondiente al área a la que se

entrega la salida.
12 Reg. por La firma o antefirma que permitan reconocer a la

persona que efectuó el registro del material.
69
FORMATO 3
Hoja ___ de ___

1
INFORME DIARIO DE ENTRADAS DE MATERIAL DE CONSUMO FOLIO
AL ALMACÉN GENERAL 2
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIA MES AÑO

Departamento de Almacén General 3 4 5
CONSE- CLAVE DE MATERIAL DESCRIPCIÓN CANTI- UNI- NOMBRE DEL REQ. PEDIDO PRECIO IMPORTE
FACTURA
CUTIVO ALMACÉN CONTABLE DEL MATERIAL DAD DAD PROVEEDOR NUM. NUM. UNITARIO TOTAL
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
ELABORÓ: 18 APROBÓ: JEFE DPTO. ALMACÉN G. 21 RECIBÍ FACTURAS: DPTO. COMPRAS 24 OBSERVACIONES: 27
NOMBRE: 19 NOMBRE: 22 NOMBRE: 25 FOLIOS ENTRADA DE _ A _ 28
FIRMA: 20 FIRMA: 23 FIRMA: 26
70
INSTRUCTIVO
3. PARA EL LLENADO DEL INFORME DIARIO DE ENTRADAS

DE MATERIAL DE CONSUMO AL ALMACÉN GENERAL
No. CONCEPTO ANOTAR
1 HOJA __ DE ___ Número consecutivo de la hoja y número total de

hojas que constituyen el informe.
2 FOLIO Número consecutivo durante el año.
3 DÍA Con número el día correspondiente.
4 MES Con número el correspondiente al mes.
5 AÑO Con número de cuatro dígitos el año correspondiente.
6 CONSECUTIVO Número progresivo de partida.
7 CLAVE DE MATERIAL Número de la clave que el almacén le otorga al

DE ALMACÉN artículo según catálogo.
8 CLAVE CONTABLE Número de cuenta contable según catálogo.
9 DESCRIPCIÓN DEL Breve descripción de los artículos.

MATERIAL
10 CANTIDAD Número o medida de los artículos que se surten.
11 UNIDAD Especificar con letra la unidad de medida, especie,

volumen, peso, etc. del artículo solicitado, según el
catálogo del almacén.
12 NUM. DE REMISIÓN El número de la remisión o factura que ampara al

O FACTURA artículo surtido.
13 NOMBRE DEL Razón social de la empresa o nombre del proveedor

PROVEEDOR cuando es persona física, que surte las partidas.
14 REQ. NÚM. Número de requisición correspondiente al artículo.
15 PEDIDO NÚM. Número de pedido del Colegio.
16 PRECIO UNITARIO No aplica.
17 IMPORTE TOTAL No aplica.

INSTRUCTIVO
3. PARA EL LLENADO DEL INFORME DIARIO DE ENTRADAS

DE MATERIAL DE CONSUMO AL ALMACÉN GENERAL
18 ELABORÓ Auxiliar de Control de Inventarios.
19 NOMBRE Nombre y apellidos del Auxiliar de Control de

Inventarios.
20 FIRMA Firma del Auxiliar de Control de Inventarios.
21 APROBÓ Jefe del Departamento de Almacén General.
22 NOMBRE Siglas, nombre y apellidos del Jefe del Departamento

23 FIRMA Firma del Jefe del Departamento de Almacén

General.
24 RECIBÍ FACTURAS Departamento de Compras.
25 NOMBRE Siglas, nombre y apellidos del Jefe del Departamento

de Compras.
26 FIRMA Firma del Jefe del Departamento de Compras.
27 OBSERVACIONES Breve comentario que alguna de la áreas considere

pertinente.
28 FOLIOS ENTRADA Anotar los números de folio de entrada

correspondientes.
FORMATO 4
VALE DE ALMACÉN
FOLIO
(REPORTE DIARIO DE SALIDAS) 1
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA OFICINAS GENERALES DÍA MES AÑO

Departamento de Almacén General 2 3 4
DEPENDENCIA A.R. SUBDEPENDENCIA A.R.
5 6 7 8
ENTREGADO A: PARA USO DE:
9 10
USO EXCLUSIVO ALMACÉN

CLAVE CANTI COSTO
CANT. UNIDAD C.C. ARTÍCULO DESCRIPCIÓN UNIDAD IMPORTE
ALM. DAD UNITARIO
11 12 13 14 15 16 17 18 19
IMPORTE TOTAL 20
OBSERVACIONES ENTREGADO POR:
21 22
AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: Vo. Bo. ENCARGADO DE ALMACÉN

SOYM 93 – 01B92
23 24
25
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

INSTRUCTIVO
4. PARA EL LLENADO DE VALE DE ALMACÉN

(REPORTE DIARIO DE SALIDAS)
OFICINAS GENERALES
No. CONCEPTO ANOTAR
1 FOLIO NÚM. Número consecutivo durante el año.
5 DEPENDENCIA Nombre del área responsable.
6 A.R. Número del área responsable.
7 SUBDEPENDENCIA Área específica que solicita los artículos.
8 A.R. Número del área.
9 ENTREGADO A Nombre de la persona o área que recibirá.
10 PARA USO DE Nombre del área o usuario final.
11 CANT. Número de artículos solicitados.
12 UNIDAD Unidad de medida del artículo solicitado, según el

catálogo de almacén general.
13 CLAVE ALM. Clave de almacén según catálogo.
14 C.C. Número de cuenta contable según catálogo.
15 ARTÍCULO Breve descripción de los artículos.

DESCRIPCIÓN
16 UNIDAD Unidad de medida del artículo solicitado, según el

catálogo del almacén.
17 CANT Cantidad de artículos que se surtirán.

INSTRUCTIVO

OFICINAS GENERALES
18 COSTO No aplica.
UNITARIO
19 IMPORTE No aplica
20 IMPORTE TOTAL No aplica.
21 OBSERVACIONES Breve comentario que alguna de la áreas considere

pertinente.
22 ENTREGADO POR Nombre, puesto y firma de la persona que entregó los

bienes.
23 AUTORIZADO Nombre, puesto y firma del funcionario que autorizó la

POR solicitud.
24 RECIBIDO POR Nombre, puesto y firma de la persona que recibió los

artículos.
25 Vo.Bo. Nombre y firma del responsable de almacén o del

ENCARGADO DEL Jefe del Departamento de Almacén General, según
ALMACÉN sea el caso.
FORMATO 5

VALE DE ALMACÉN DEL PLANTEL
Departamento de Almacén General
DEPENDENCIA ÁREA: FOLIO No.

PLANTEL No.
1 2 3
ENTREGADO A: PARA USO DE: FECHA
4 5 6
USO EXCLUSIVO DEL ALMACÉN
CLAVE COSTO
CANT. UNIDAD C.C. ARTÍCULO DESCRIPCIÓN CANTIDAD IMPORTE
ALM. UNITARIO
7 8 9 10 11 12 13 14
IMPORTE TOTAL: 15
OBSERVACIONES ENTREGADO POR:
16 17
AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: Vo. Bo. ENCARGADO DE ALMACÉN
18 19
20
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

INSTRUCTIVO

VALE DE ALMACÉN DEL PLANTEL
No. CONCEPTO ANOTAR

1 DEPENDENCIA Nombre y número del Plantel.
2 ÁREA Nombre del área responsable.
3 FOLIO NÚM. Número consecutivo durante el año.
4 ENTREGADO A Área específica que solicita los artículos.
5 PARA USO DE Nombre del área o usuario final.
6 FECHA Con sello la fecha correspondiente.
7 CANT. Número de artículos solicitados.
8 UNIDAD Unidad de medida del artículo solicitado, según el catálogo de

almacén general.
9 C. ALMACÉN Clave de almacén según catálogo.
10 C. CONT. Número de cuenta contable según catálogo.
11 ARTÍCULO Breve descripción de los artículos.

DESCRIPCIÓN
12 CANTIDAD Cantidad de artículos.
13 COSTO No aplica.
UNITARIO
14 IMPORTE No aplica.
15 IMPORTE No aplica.
TOTAL
16 OBSERVACIONES Breve comentario que alguna de la áreas considere pertinente.
17 ENTREGADO POR Nombre, puesto y firma de la persona que entregó los bienes.
18 AUTORIZADO Nombre, puesto y firma del funcionario que autorizó la solicitud.

POR
19 RECIBIDO POR Nombre, puesto y firma de la persona que recibió los artículos.
Vo.Bo.
20 ENCARGADO DEL Nombre y firma del responsable de almacén o del Jefe del
ALMACÉN Departamento de Almacén General, según sea el caso.
FORMATO 6
SALIDA
ÁREA: : 1 FECHA : 3
DIRECCIÓN: 2 FACTURA : 4
PEDIDO : 5
SOL. DE BIENES : 6
ENTRADA: 7
Cantidad Um. Clave C. Contable Descripción

8 9 10 11 12
ALMACENISTA AUTORIZÓ RECIBÍ DE CONFORMIDAD
________________________ __________________ __________________

13 14 15
INSTRUCTIVO
6. PARA EL LLENADO DE SALIDA
No. CONCEPTO ANOTAR
1 ÁREA Nombre y número del área a la que se entregará el

bien.
2 DIRECCIÓN Nombre de la Dirección correspondiente.
3 FECHA Con números, separados por diagonales, el día, mes

y año.
4 FACTURA Número de factura respectivo.
5 PEDIDO Número de pedido del Colegio.
6 SOL. DE BIENES Número de folio de la solicitud de adquisición.
7 ENTRADA Número de folio de la entrada del material.
9 UNIDAD DE Unidad de medida del artículo. Especificar con letra la

MEDIDA unidad, medida, especie, volumen, peso, etc.
10 CLAVE DE MATERIAL Número de la clave que el almacén le otorga al

DE ALMACÉN artículo según catálogo.
11 C. CONTABLE Número de cuenta contable según catálogo.

MATERIAL
13 ALMACENISTA Nombre y apellidos del almacenista.
14 AUTORIZÓ Siglas, nombre y apellidos del Jefe del Departamento

15 RECIBÍ DE Nombre y apellidos de la persona, del área a la que

CONFORMIDAD se asignó el material de consumo, que firma de
conformidad la recepción del material.
FORMATO 7
Dirección Administrativa
Departamento de Almacén General
Informe de Entradas y Salidas
Mes de _____1____
Folio de Folio de entrada Folio de Existencias al

Clave de U. Folio de Salida Existencias Fecha
Descripción entrada del al corte de este Salida al corte corte del mes
Almacén Medida del mes anterior de este mes del último
mes anterior mes de este mes anterior
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Elaboró: 12 Vo.Bo.: 13
Almacén Director del Plantel
INSTRUCTIVO
7. PARA EL LLENADO DEL INFORME MENSUAL DE ENTRADAS Y SALIDAS
No. CONCEPTO ANOTAR
1 Mes de Con letra el nombre del mes correspondiente al

informe.
2 Clave de Almacén Número de la clave del catálogo del almacén

asignado al material de consumo.
3 Descripción Lo mas claramente posible especificar la idea del

artículo.
4 U. Medida El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como

dimensión, tamaño, volumen, calibre, capacidad,
extensión, longitud o magnitud del artículo.
5 Folio de entrada del mes Último número de folio de entrada correspondiente al

anterior mes anterior.
6 Folio de entrada Último número de folio de entrada del mes actual.

al corte de este mes
7 Folio de salida Último número de folio de salida correspondiente al

del mes anterior mes anterior.
8 Folio de salida Último número de folio de salida del mes actual.

al corte de este mes
9 Existencias al corte Unidades existentes en anaquel al corte del mes

del mes anterior anterior.
10 Existencias Unidades existentes en anaquel en el mes actual.

de este mes
11 Fecha del último Con números, separados por diagonales, el día, mes
y año correspondiente al último movimiento de salida.
12 Elaboró Nombre y apellidos de la persona que efectuó el

registro.
13 VoBo Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Director

del Plantel.
FORMATO 8
ENTRADA A.F.
Proveedor : 1 ( ) 6
Dirección : 2 Fecha : 7
Población : 3 Factura : 8
R.F.C. :4 Pedido : 9
Entregar : 5 Sol. de Bienes : 10
Cantidad Clave Un. C:Contable Descripción C. Unitario Importe

11 12 13 14 15 16 17
Sub-Total: 18
Impuesto 19
TOTAL 20
21 CANTIDAD TOTAL CON LETRA
ALMACENISTA AUTORIZO
________________________ __________________
22 23
INSTRUCTIVO
8. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO
No. CONCEPTO ANOTAR
1 Proveedor Razón social de la empresa o nombre del proveedor

cuando es persona física, que surte las partidas.
2 Dirección Calle, número, colonia y delegación del proveedor.
3 Población Entidad federativa o estado
4 R. F. C. Siglas y números correspondientes al registro federal

de contribuyente del proveedor.
5 Entregar Almacén.
6 (Número de Proveedor)) Entre paréntesis número asignado al proveedor

según catálogo.
7 Fecha Con números, separados por diagonales, el día, mes

y año correspondiente al tiempo en que se ingresa el
artículo.
8 Factura Número correspondiente a la factura con la cual surte

el proveedor.
9 Pedido Número de pedido del Colegio.
10 Sol. De Bienes Número de folio de la solicitud de adquisición.
11 Cantidad El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como

12 Clave Número de la clave del catálogo del almacén

asignado al bien.
13 Un. El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como

14 C. Contable Número de cuenta contable respectiva.
15 Descripción Especificar, definir o enunciar con claridad la

mercancía, producto, el bien o servicio.
ANOTAR, en el renglón siguiente a la descripción del
bien, LA CLAVE DEL CATÁLOGO DE BIENES
MUEBLES Y SERVICIOS (CABMS).
INSTRUCTIVO
8. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO
16 C. Unitario Cantidad que se paga individualmente por el artículo

o servicio.
17 Importe Cantidad total que resulta de multiplicar el costo

unitario por el número de unidades surtidas.
18 Sub-Total Cantidad total que resulta de sumar el importe de

cada una de las partidas surtidas en la factura.
19 Impuesto Cantidad resultante de multiplicar el subtotal por el

porcentaje de impuesto respectivo.
20 Total Con números la suma del Sub-Total mas el impuesto.
21 Total con letra Con letras mayúsculas la cantidad total en pesos, los
centavos se anotan con número diagonal 100,
agregar las letras M.N.
22 Almacenista Nombre y apellidos del almacenista
23 Autorizó Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del

FORMATO 9
SALIDA A.F.
ÁREA: 1 FECHA : 3
DIRECCIÓN: 2 FACTURA : 4
PEDIDO : 5
SOL. DE BIENES : 6
ENTRADA: 7
Cantidad Clave Un. C:Contable Descripción C. Unitario Importe

8 9 10 11 12 13 14
Sub-Total: 15
Impuesto 16
TOTAL 17
18 CANTIDAD TOTAL CON LETRA
ALMACENISTA AUTORIZÓ RECIBÍ DE CONFORMIDAD
________________________ __________________ __________________

19 20 21
INSTRUCTIVO
9.-PARA EL LLENADO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO
No. CONCEPTO ANOTAR

1 ÁREA Nombre y número del área.
2 DIRECCIÓN Nombre de la Dirección correspondiente.
3 FECHA Con números, separados por diagonales, el día, mes y año.
4 FACTURA Número de factura respectivo.
5 PEDIDO Número de pedido del colegio.
6 SOL. DE BIENES Número de folio de la solicitud de adquisición.
7 ENTRADA Número de folio de la entrada del material.
9 CLAVE DE MATERIAL Número de la clave que el almacén le otorga al artículo según

DE ALMACÉN catálogo.
10 UNIDAD DE Unidad de medida del artículo. Especificar con letra la unidad,

MEDIDA medida, especie, volumen, peso, etc..
11 C. CONTABLE Número de cuenta contable según catálogo.

MATERIAL
13 COSTO UNITARIO Costo unitario.
14 IMPORTE Cantidad total que resulta de multiplicar el costo unitario por el

número de unidades surtidas.
15 SUBTOTAL Cantidad total que resulta de sumar el importe de cada una de

las partidas surtidas en la factura.
16 IMPUESTO Cantidad resultante de multiplicar el subtotal por el porcentaje de

impuesto respectivo.
17 TOTAL Con números la suma del Sub-Total mas el impuesto.
18 TOTAL Con letras mayúsculas la cantidad total en pesos, los centavos

se anotan con número diagonal 100, agregar las letras M.N.
19 ALMACENISTA Nombre y apellidos del almacenista.
20 AUTORIZÓ Siglas, nombre y apellido del Jefe del Departamento de Almacén

General.
21 RECIBÍ DE Nombre y apellidos de la persona que firma de conformidad con

CONFORMIDAD la recepción del material.
FORMATO 10
REPORTE DIARIO DE ENTRADAS
AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL FOLIO

1
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Hoja ___ de ___

Departamento de Almacén General 2
DIA MES AÑO

MATERIAL DE CONSUMO ACTIVO FIJO 4
3 5 6 7
REMISIÓN O DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL Y

REQ. NUM. PEDIDO PROVEEDOR Y CLAVE TOTAL
FACTURA SOLICITANTE
8 9 10 11 12 13
OBSERVACIONES:
APROBADO T.
14 APROBADO P. 15
RECHAZADO T.
RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y RESPONSABLE DE CONTROL

JEFE DEL ALMACÉN GENERAL
DISTRIBUCIÓN. OPERATIVO
16 17 18
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA VISTO BUENO

INSTRUCTIVO
10. PARA EL LLENADO DE REPORTE DIARIO DE ENTRADAS

(ACTIVO FIJO)
No. CONCEPTO ANOTAR

1 FOLIO NUM. Número consecutivo de folio.
2 HOJA __ DE __ Número consecutivo de la hoja y número total de hojas

que constituyen el informe.
3 MATERIAL DE CONSUMO No aplica.
4 ACTIVO FIJO Una cruz dentro del círculo.
8 REQ. NUM. Número de la requisición correspondiente.
9 PEDIDO Número del pedido respectivo.
10 REMISIÓN O Número de la factura o remisión que ampara los artículos.

FACTURA
11 PROVEEDOR Y Razón social de la empresa o nombre completo del

CLAVE proveedor, si es persona física, y su clave.
12 DESCRIPCIÓN DEL Breve descripción del material.

MATERIAL
13 TOTAL Resultado.
14 OBSERVACIONES Breve comentario pertinente.
15 APROBADO T.
APROBADO P. Palomear la opción que corresponda.
RECHAZADO T.
16 RESPONSABLE DE
RECEPCIÓN Y Nombre y apellidos.
DISTRIBUCIÓN.
17
RESPONSABLE DE Nombre y apellidos.
CONTROL OPERATIVO
18 JEFE DEL ALMACÉN Siglas, nombre y apellidos.

GENERAL

Anual Del Almacenista Gob

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COLEGIO DE BACHILLERES

PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL

I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes 9

II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 18

III. Procedimiento de Salida del Material de Consumo del Departamento de

3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacén

4. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales

5. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Planteles

7. Informe Mensual de Entradas

8. Entrada de Activo Fijo

9. Salida de Activo Fijo

10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo

Con este documento se da cumplimiento a los “Lineamientos Generales para la

El Manual de Procedimientos para la Administración de los Almacenes en el Colegio de

Este documento sustituye a los siguientes procedimientos: Procedimiento de Salida de

• Establecer las Políticas Generales que sirvan de marco de referencia

• Establecer procedimientos que optimicen y estandaricen el

PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

1. La operación del almacén del Colegio de Bachilleres se regirá de conformidad con

2. La coordinación de la operación del almacén existente en cada uno de los 20

3. El establecimiento de los criterios y medidas para el eficiente y racional

5. El Departamento de Almacén General determinará, de acuerdo con el presupuesto

6. El Departamento de Almacén General será el responsable de recibir, revisar (con

8. Todas las entradas y salidas de bienes de los almacenes se registrarán en el

9. La distribución del material de consumo la realizará el Almacén General de

10. El Departamento de Almacén General deberá registrar la entrada del software

14. Cada uno de los almacenes de la Institución entregará al Departamento de

El Departamento de Almacén realizará conciliaciones trimestrales de inventarios

16. El Departamento de Almacén General establecerá las medidas necesarias para:

 Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos.

I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los

1. El Director Administrativo propondrá al Comité de Adquisiciones del Colegio:

 Se de preferencia, a sugerencia del Jefe del Departamento de Almacén

2. El Departamento de Compras tratándose de la adquisición de bienes por licitación

 Factura y/o Nota de Remisión (original) y/o

6. Si al momento de cotejar los bienes recibidos se detectan faltantes o bienes

Responsable de Recepción y Distribución

1.2. Recibe el original y cuatro copias de la factura y/o

¿Corresponden los bienes con los documentos?

No: Continua en la actividad número 3.

No corresponden los bienes con los documentos

3.2. Comunica verbalmente al Jefe del Departamento del

Si corresponden los bienes con los documentos

Responsable de Recepción y Distribución

5.2. Revisa físicamente los bienes, cuenta e identifica

Nota: Si derivado de esta revisión se determina que no se aceptan

6. Anotar, recabar firmas. sellar y

6.2. Recaba firma de visto bueno del área solicitante.

Nota: En el caso de que el área solicitante sea el propio almacén

6.3. Revisa que coincidan los importes entre el contrato

6.4. Sella de acuerdo con el resultado del cotejo:

6.5. Obtiene fotocopias. Entrega factura sellada al

Responsable de Recepción y Distribución 6.6. Turna al Jefe del Departamento de Almacén

6.7. Archiva copia del memorando con el sello de

Continúa en la actividad 8.1

Jefe del Departamento de Almacén Continua en la actividad 8.2

8.2. Recibe solicitud del Responsable de Recepción y

¿Requiere dictamen técnico?

No requiere dictamen técnico

11.2. Realiza la revisión técnica del material, para

12.2. Firma oficio y distribuye:

Jefe del Departamento de Almacén

13.3. Elabora, en original y tres tantos, oficio de

Nota: Cuando se rechaza el material, entrega al Responsable

Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos.

Se de preferencia, a sugerencia del Jefe del Departamento de Almacén

Factura y/o Nota de Remisión (original) y/o