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FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MATEO

Programa:

Modulo Introductorio 2020 -1

Unidad Tres

Modulo introductorio

Elaborado por:

Kaila Andrea Carvajal Aguilar

CC. 1143976287

Bogotá D, C 29 de junio de 2020

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Tabla de contenido
IDENTIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA DE PROYECTO...........3
FASE 1 ANALISIS DE LA PROBLEMÁTICA...................................................................3
FASE 2 PLANEACIÓN..........................................................................................................4
1. Alcance De La Propuesta.....................................................................................4
2. Objetivo General.....................................................................................................4
3. Objetivo específico................................................................................................4
4. Plan De Trabajo.......................................................................................................5
5. Cronograma de actividades.................................................................................5
FASE 3 EJECUCIÓN.............................................................................................................7
1. Alistamiento.............................................................................................................7
2. Implementación:.....................................................................................................7
FASE 4 EVOLUCIÓN DEL PROYECTO............................................................................8
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IDENTIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA DE PROYECTO

Identifique una situación problémica de su región acorde con su programa de formación y

plantee una propuesta de un proyecto que impacte positivamente y en donde trabaje

utilizando todos y cada uno de los elementos que se presentan en el Modelo pedagógico de

la Institución.

FASE 1 ANALISIS DE LA PROBLEMÁTICA

En el Ejercito Nacional de Colombia con el propósito de dar cumplimiento al plan de

capacitaciones anual el cual se encuentra estipulado en el Decreto 1072 de 2015 en el

articulo 2.2.6.4.11, diseño y programo un cronograma con las capacitaciones que se

deberían dictar tanto al personal Militar como al personal Civil que labora en la institución,

en el cronograma se establecieron unos temas, tiempos, fechas, responsables y personal

que se impactaría de acuerdo al tema de seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con

esta información se tiene estimado de 100 capacitaciones dictadas en el año en todas las

Unidades del Ejército Nacional de Colombia.

Teniendo en cuenta que el Ejercito de Colombia es una institución que se encuentra en

todos los rincones del territorio nacional, se ha evidenciado que algunas unidades se

dificulta el registro de asistencia del personal que presencio determinada capacitación ya

que por el lugar de ubicación se carece de elementos como impresora, papelería, lugares

de archivo, etc. dificultando el envió y entrega de la evidencia en el tiempo establecido

causando traumatismo en los procesos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo, además de que se evidencia un alto gasto de papelería que en ocasiones por el

lugar de almacenamiento con el tiempo sufre deterioro.

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Con la finalidad de optimizar recursos (papelería), mejorar el proceso de registro de las

capacitaciones y evitar contratiempos en el proceso de envío, entrega y almacenamiento de

la información se requiere implementar un sistema de control de asistencia para todo el

personal tanto Militar como Civil el cual permita registrar a través de una aplicación en el

teléfono celular en el que se registre con solo la huella dactilar la asistencia de la persona a

la capacitación.

FASE 2 PLANEACIÓN

1. Alcance De La Propuesta: el sistema de control de registro será implementado en

primera medida en las Unidades del Ejército Nacional dedicadas al Desminado

Humanitario, las cuales se encuentran situadas en los siguientes departamentos:

Valle del Cauca, Tolima, Meta, Caquetá, Antioquia y Huila. En estas unidades se ha

evidenciado la problemática durante el registro de asistencia del personal que asiste

a las capacitaciones.

2. Objetivo General: aumentar la cobertura y eficacia de las capacitaciones mediante

el soporte del registro de asistencia de forma virtual, disminuyendo el costo del

proceso con la adquisición de equipos electrónicos y materia prima, y aumentado la

calidad del proceso de capacitación.

3. Objetivo específico: aumentar la cobertura del registro de asistencia en todo el

personal que labora en las Unidades de Desminado Humanitario, permitiendo que

sin importar el lugar donde se encuentre puedan soportar la asistencia a la

capacitación.

Facilitar el proceso al personal encargado de juntar la evidencia de las

capacitaciones que se realizan en todas las Unidades de Desminado Humanitario.

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4. Plan De Trabajo: para llevar a cabo la ejecución de esta nueva estrategia para la

documentación de las capacitaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo programadas tendremos en cuenta los siguientes puntos:

 Diseño y presentación del proyecto: en este punto se realizara un

documento el cual será presentado al Comandante de las Unidades de

Desminado Humanitario, donde se le presentara la propuesta de mejora del

proceso de registro de las capacitaciones, mostrándole la estructuración y

diseño del sistema control de registro, la viabilidad de la implementación, los

costos y beneficios que le traerá a las Unidades y como es el

funcionamiento, esto con el fin de que sea evaluado, analizado y aprobado

para su ejecución.

 Ejecución del proyecto: una vez halla sido aprobado la propuesta del

proyecto, de acuerdo a lo descripto en el mismo se empezará por reunir al

personal definido en el proyecto para la ejecución del mismo, de esta forma

se podrá explicar el objetivo del mismo y las funciones que debe cumplir

cada uno para poder obtener como resultado final el sistema de control de

registro.

 Capacitación y difusión a los usuarios: después de que se tenga el

programa que será utilizado para el registro de asistencia, se deberá

capacitar a todo el personal para que conozcan su finalidad y como se

utiliza, esto permitirá identificar posibles fallas, adaptabilidad del personal a

esta modalidad y los ajustes que se deben hacer para su buen

funcionamiento.

5. Cronograma de actividades

Actividad Fecha de ejecución y cierre

Evolución del plan 10- julio-2020 al 20 –
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- Desarrollo del plan.

marzo-2020
- Evaluación del plan piloto.

- Estudio del plan.

Diseño y preparación

- Desarrollo del marco legal. 25-marzo-2020 al 15

- Ingeniería de detalle. -septiembre-2020

- Adquisición de la tecnología.
Desarrollo
20-septiembre-2020 al 20-
- Desarrollo del programa.
noviembre-2020
- Pruebas de producción.
Implementación del sistema

- Capacitación al personal.

- Implementación del sistema en una de las

Unidades.

- Evaluación por 6 meses en unas de las

23-noviembre-2020 al 23-
Unidades.
abril-2021 y 24-octubre-
- Identificación de las posibles fallas del
2021
sistema y oportunidades de mejora.

- Implementación del sistema en el resto de

las unidades.

- Evaluación por un año del funcionamiento

y adaptabilidad en el personal.

FASE 3 EJECUCIÓN

1. Alistamiento: la propuesta propone la implementación en el sistema de control de

asistencia de las Unidades de Desminado Humanitario por medio de un sistema de

control de huella digital a través de un Software que será instalado en los celulares
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del personal encargado de dictar la capacitación. Esta innovación considera una

plataforma que sea adaptable tanto a los celulares como a los computadores de las

Unidades y estar conectado a una red de internet para hacer el registro de las

capacitaciones en tiempo, modo y lugar.

2. Implementación: el desarrollo de la plataforma se llevara acabo de acuerdo con lo

descripto en el cronograma, el cual comprende de cuatro actividades macro y de

ellas se derivan una tareas para llevar acabo el funcionamiento del sistema, las

actividades están discriminadas de la siguiente forma:

 Evaluación del plan: realizar un plan piloto en el cual se vea reflejado la

implementación del sistema de control de asistencia el cual permita guardar la

participación del personal.

 Diseño y preparación: Desarrollar el marco reglamentario para esta

innovación, elaborar el diseño y especificaciones de desarrollo de la plataforma

tecnológica (hardware y software).

 Desarrollo: Programación del sistema y aplicación, en base a especificaciones

técnicas de la plataforma tecnológica elaboradas en la etapa anterior,

generando los sistemas operativos y manuales de usuarios respectivos.

 Implementación del sistema: se considera la implementación del sistema en

sus dos etapas, la primera se llevara acabo en una de las Unidades de

Desminado Humanitario escogía estratégicamente teniendo en cuenta la

ubicación territorial y recursos con los que se cuenten, de esta forma se

evaluara el desarrollo y funcionamiento, los ajustes que se le debe realizar y la

adaptabilidad del personal con el manejo de la plataforma.

En la segunda etapa se realizará la implementación del sistema en todas las

unidades de acuerdo con los ajustes realizados en la primera etapa, al final se

realizará una evolución del funcionamiento de la plataforma.

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FASE 4 EVOLUCIÓN DEL PROYECTO

La propuesta esta dirigida a la reducción de fallas en el proceso de capacitación

y a facilitar el proceso debido a todos los traumatismos causados en el

momento de registrar las actas de capacitación, durante la ejecución de la

primera etapa la cual tiene una duración de 6 meses se realizara dos

evaluaciones, las cuales permitan monitorear y hacer seguimiento al

funcionamiento de la plataforma. Durante este periodo de prueba el personal

que realiza las capacitaciones y que por ende tiene la responsabilidad de

registrarlas deberá llenar un formato en el cual deberá calificar de forma

cuantitativa la efectividad, anomalías y utilidad que ha presentado la plataforma

durante el periodo de prueba, una ves se lleven a cabo las dos evaluaciones se

podrá identificar las posibles fallas, efectividad del funcionamiento y sugerencias

que se tengan para la mejora de la plataforma en caso de que se presenten.

Después de ajustar la plataforma de acuerdo a las observaciones, se

implementara el uso de la plataforma en el resto de las unidades de Desminado

Humanitario por un periodo de 6 meses en el cual se le realizara seguimiento

por medio de los ejecutantes, los cuales deberán bimestralmente realizar una

retroalimentación del funcionamiento de la plataforma y las posibles sugerencias

que puedan tener para la mejora de la misma, tenemos la oportunidad de

mejorar antes de que se termine el tiempo de prueba.