PROYECTO:

SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN
DEL SERVICENTRO CUMBAZA.

1
 Introducción

A medida que el tiempo a evolucionado y los avances tecnológicos cada día

mejoran más sus estructuras, y con ello también los Sistemas de Información,
los cuáles están compuestos de estructuras Informáticas, las cuales nos
permite analizar los datos, hechos y elementos de información necesarios para
manejar negocios, gobiernos, bancos, universidades y todo tipo de empresa
humana, además de satisfacer las necesidades de múltiples usuarios, para la
solución a los problemas originados por la gran cantidad de datos que se
almacena en ellas cada vez con mayor frecuencia.

El presente trabajo refleja el manejo de dichas estructuras de Información

utilizada en la elaboración del Sistema de Comercialización, cómo ya sabemos
es la optimización y el ahorro, para el manejo de información la que nos lleva a
la elaboración del análisis de la estructura de dicho programa. Se desearía que
todos los problemas que adolece dicha empresa sean resueltos para que ésta
como tal cumpla plenamente con su papel, es por ello que éste trabajo
persigue mejorar en gran medida la baja eficiencia que hasta la fecha presenta.
Asimismo el desarrollo de un proyecto de Comercialización, nos permita
realizar manejo eficiente de la información de nuestro movimiento comercial,
durante y después de la misma, que es el objetivo que persigue este trabajo.

2
PROPÓSITO

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Servicentro Cumbaza SA, empresa constituida por un grifo y un mini

mercado fue creada en junio del 2000, en sus inicios de servicio su
denominación fue de Grifo Santa Lucia.
La organización cuenta con una estructura organizacional definida por
Gerencia, Contabilidad, Ventas y Administración, el cual esta integrada en
un solo ambiente de trabajo, los productos que oferta el grifo son:

1. Combustibles.
• Petróleo
• Gasolina de 84 octanos
• Gasolina de 90 octanos.
2. Servicios.
• Lavado y engrase de vehículos.
• Venta y cambio de aceite.

El personal que labora en la organización tanto directiva como empleados

se define en la siguiente tabla.

Nº
AREA TURNO RESPONSABLE CARGO
EMPLEADOS
1 • Dí • Sra. Carmen Directivo
Gerencia a Arévalo de Piñarreta

1 • Dí • Sr. Pool Piñarreta Directivo

a Arévalo.
1 • Secretaria Empleado
Administración
• Dí
a

1 • Dí • Sra. Nelly Empleado

Contabilidad a

4 • Dí • Sra. Nelly Empleado

2 a
Ventas
• No
che
TOTAL 10

La empresa proveedoras del combustible al grifo es la empresa Petróleos

del Perú (PETROPERU), con sedes en la ciudad de Tarapoto y Bagua
(Dpto. de Amazonas), actualmente no cuenta con sucursales siendo el lugar
de operaciones en Prolongación Perú Nº 287 Carretera Fernando Belaúnde
Terry Km. 04, la entidad financiera con quien trabaja la organización es el
banco Continental del Perú.

3
Los competidores próximos al grifo son empresas que están dentro de un
radio de 2 Km. y son aproximadamente 6 grifos.

MISION
La empresa tiene como misión brindar un servicio eficiente y de calidad
mejorando y automatizando su sistema de ventas, compras, etc. Teniendo
como meta alcanzar la aceptación de la población y del mercado en San
Martín.

VISION
La visión es, que con el correr de los años el Servicentro se convierta en
una de las empresas líderes de la Selva, tal es así que tenga sucursales en
cada provincia y esto a su vez pueda contar con muchos establecimientos.

DESCRPICION DEL SISTEMA

Las áreas que entran al proceso de automatización son Compras, Almacén

y Ventas. Las operaciones que se dan dentro de la organización están
clasificadas por áreas:

COMPRAS

El proceso de compra del combustible se inicia con la siguiente

documentación: orden de pedido que va dirigido al proveedor
(PETROPERU), que a la vez emite una factura y un impuesto denominado
retención (que es equivalente al 1% del valor de la compra), el cual genera
un cheque a nombre del proveedor por la cantidad de la compra el cual es
depositado en le banco Continental.

ALMACEN

El combustible es almacenado en 5 tanques, 2 tanques de petróleo de 6000

galones cada uno, 2 tanques de gasolina de 84 octanos de 3000 galones
cada uno, 1 tanque de gasolina de 90 octanos de 6000 galones cada uno.
El combustible entra a los tanques y es controlada a través de la guía de
remisión enviada por el proveedor.

VENTAS

El proceso de ventas se da en 2 turnos (día y noche), por turno hay 2

personas encargadas de las ventas, durante el día cada vendedor se hace
cargo de una isla (conformado por 2 surtidores uno de gasolina y otro de
petróleo), durante la noche la responsabilidad cambia, a cada vendedor le
es asignado 2 surtidores de un solo tipo de producto (gasolina o petróleo),
al finalizar los turnos los vendedores dan cuenta de sus ventas a través de
las boletas o facturas que se emitió durante sus respectivos turnos, además
es comparado con el contador de ventas que posee cada surtidor.

4
 TAREAS DEL SISTEMA

1. Registrar Compra
2. Registrar Venta
3. Actualizar Empleados
4. Registrar Turno
5. Actualizar Tipo de Cliente
6. Asignar Empleado Turno
7. Actualizar cliente
8. Actualizar Línea
9. Actualizar Productos
10. Actualizar Isla
11. Actualizar Tanque
12. Actualizar Surtidor
13. Actualizar Mangueras
14. Actualizar Proveedor
15. Actualizar Comprobantes
16. Generar Orden de Compra
17. Emitir Reporte de Ventas Diarias
18. Emitir Reporte de Productos más Vendidos
19. Emitir Reporte de Compras por Proveedor
20. Emitir Reporte de Movimiento Kardex

REGLAS DE NEGOCIO

1. Se emiten boletas o facturas si y solo si la venta es mayor de S/. 5.00 soles.

2. Las ventas se dan al contado a clientes relativamente nuevos y al crédito a
clientes que tienen historial de pagos cumplidos.
3. Los clientes que compran combustible mayor a 30 galones son sujetos de
descuentos.
4. Verificar periódicamente la salida del combustible por medio de las mangueras
de la cantidad permitida por OSINERG a través de los serafines (equipos de
control)

5
 5. La verificación de descarga del combustible a los tanques es controlada
únicamente por el administrador.
6. Los pagos por concepto de ventas a crédito se hacen directamente en
administración.

ESPECIFICACIONES DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO

 Planeamiento piloto gerencial

 Procesamiento de compras
 Procesamiento de almacenamiento y abastecimiento
 Procesamiento ventas

GLOSARIO

Tanque. Lugar de almacenamiento del combustible.

Isla. Anexo de ventas en un determinado establecimiento. Contiene a los
surtidores
Surtidor. Equipo de control de las ventas efectuadas. Contiene a las mangueras
Manguera. Dispositivo por el cual se despacha el combustible.
Línea. Categorías de los Productos
Unidad. Parte con el cual se vende un producto
Fracción. Parte de la unidad
Documento. Categorías de documentos.

MODELOS DEL NEGOCIO

PLANIFICACION PILOTO GERENCIAL

PROCESAMIENTO COMPRA
PROVEEDOR

GERENTE

ALMACENAMIENTO Y ABASTECIMIENTO
JEFE DE ALMACEN

PROCESAMIENTO VENTA
CLIENTE UNIDADES USUARIO

6
 Modelos de Caso de Uso del Negocio

2. ESPECIFICACIÓN DE LOS CASOS DE USO DE REQUERIMIENTOS

2.1 PLANEAMIENTO PILOTO GENERAL

2.2 PROCESAMIENTO VENTAS

Caso de Uso Registrar Comprobante

Actores Unidad Vendedor
Propósito Mantener actualizado el Registro de Comprobantes
Resumen Permite llevar un control del registro de comprobantes del
procesamiento de ventas que se realizan.
Precondición
Flujo Básico 1. Crear un registro de Buscar Documento(A1)
comprobantes asignando un Buscar Comprobante(A2)
código de acceso. Buscar Moneda(A3)
2. Modificar registro de Buscar Cliente (A4)
comprobantes buscar si es
necesario
3. Anular Registro de
comprobantes
4. Grabar Registro de
comprobantes

Flujo EXTENSIÓN
Alternativo
INCLUSIÒN
A1:Busca el Documento por medio de un código y si no lo encuentra
muestra (E1)
A2:Busca comprobante por medio de un código asignado y sino lo
encuentra devolver (E2)
A3:Busca la moneda que se registro en el registro de comprobante sino
lo encuentra muestra (E3)
A4:Busca el tipo de cliente registrado sino lo encuentra muestra (E4)

Excepciones PASO ACCION

E1 Mensaje “Documento no registrado”
E2 Mensaje “Comprobante no registrada”
E3 Mensaje “Moneda no registrado”
E4 Mensaje “Cliente no registrado”

7
2.3 ALMACEN Y ABASTECIEMIENTO

2.4 PROCESAMIENTO COMPRAS

Caso de Uso Registrar Proveedor

Actores Gerente, Proveedor
Propósito Mantener actualizado el registro de proveedores
Resumen Permite llevar un control de las compras realizadas a los diferentes
proveedores
Precondición
Flujo Básico 1. Crear un registro de proveedores, Buscar Proveedor (A1)
asignando un código de acceso.
2. Modificar registro de
proveedores, buscar si es
necesario
3. Anular Registro de Proveedores
4. Grabar Registro de Proveedores

Flujo EXTENSIÓN
Alternativo B1: Listar Proveedores
Consulta e imprimir lista de proveedores.
INCLUSIÒN
A1:Busca al proveedor con un numero que lo identifica y si no lo
encuentra muestra (E1)
Excepciones PASO ACCION
E1 Mensaje “Proveedor no registrado”

RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES