PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

La recolección de datos

RECOLECCIÓN DE DATOS

Por: Luis Alberto Bautista Delgado

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que
pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales
pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el
diccionario de datos.

Todos estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar

información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con
detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya
antes nombradas.

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación
existente, como entrevistas, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno
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tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo
de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.

LA ENTREVISTA

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que
propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son
usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos
que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede
entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a
las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son
la mejor fuente de datos de aplicación, la entrevista puede ser:

Estructurada: cuando el entrevistador elabora una lista de preguntas las cuales plantea siempre
en igual orden (existe un formulario preparado).

Semiestructurada: en la que el entrevistador tiene libertad de hacer preguntas adicionales

No estructuradas o abierta: en la que el entrevistador tiene una guía general con temas específicos
y toda la flexibilidad para manejarlas, se manejan varios tipos de preguntas, generales, para
ejemplificar, de estructura o estructurales y de contraste.

Para obtener datos válidos en la entrevista deben cuidarse los siguientes aspectos:

• El contacto inicial entre el encuestador y el encuestado: debe existir una relación cordial y
agradable al solicitar la información.
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• La manera de formular las preguntas: deben evitarse los tecnicismos.

• Evitar cambiar la pregunta y sugerir respuestas

LA OBSERVACIÓN

La observación directa del fenómeno en estudio es una técnica bastante objetiva de recolección;
con ella puede obtenerse información aún cuando no existía el deseo de proporcionarla y es
independiente de la capacidad y veracidad de las personas a estudiar; por otra parte, como los
hechos se estudian sin intermediarios, se evitan distorsiones de los mismos, sin embargo, debe
cuidarse el entrenamiento del observador, para que la observación tenga validez científica.

La observación puede adoptar diferentes modalidades:

Según los medios utilizados ó clasificación

a. Observación Estructurada: Se observan los hechos estableciendo de antemano qué aspectos

se han de estudiar.

b. Observación no estructurada: Consiste en recoger y anotar todos los hechos que sucedan
en determinado momento sin poseer guía alguna de lo que se va a observar.

Según el papel o modo de la participación del observador

a. Observación participante: Consiste en la participación directa del observador con la

comunidad, el grupo o la situación determinada.

b. Observación no participante: El observador permanece ajeno a la situación que observa.

Según el número de observadores

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a. Individual: es la que realiza una sola persona, es obvio que el investigador se centra en lo que
observa.

b. Colectiva: es una observación en equipo, puede realizarse de las siguientes maneras: todos
observan lo mismo o cada uno observa un aspecto diferente.

Según el lugar donde se realizar

a. Campo: los hechos se captan tal y como se van presentando en el mismo sitio donde
usualmente se encuentran o viven los sujetos estudiados. Allí se observa cómo actúa el sujeto.

b. Laboratorio: tiene cierto carácter experimental y comprende la observación minuciosa y

detallada de un fenómeno en un sitio especialmente previsto para hacer la observación.

Observación cualitativa

También se llama observación de campo, observación directa u observación no participe sus

propósitos son

Explorar ambientes, describir comunidades , comprender ambientes, identificar problemas y

general hipótesis en la observación cualitativa es necesaria la toma de notas puede ser de
diferentes tipos como:

Anotaciones de la observación directa

Anotaciones interpretativas

Anotaciones temáticas

Anotaciones personales

DIAGRAMA DE FLUJO

Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona
realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio,
información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso
se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales.
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Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de
materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel
de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeño
puede agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.

¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con
frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos
innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

LA ENCUESTA

Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa

de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.
En la actualidad, existen al menos cuatro tipos de encuesta que permiten obtener información
primaria, por lo que es imprescindible que investigadores de mercados y mercadólogos conozcan
cuáles son y en qué consiste cada uno de ellos.

En la actualidad, existen cuatro tipos de encuesta que se dividen según el medio que se utiliza
para realizar la encuesta:

1. Encuestas basadas en entrevistas cara a cara o de profundidad: Consisten en entrevistas

directas o personales con cada encuestado. Tienen la ventaja de ser controladas y guiadas por el
encuestador, además, se suele obtener más información que con otros medios (el teléfono y el
correo). Sus principales desventajas son el tiempo que se tarda para la recolección de datos, su
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costo que es mas elevado que las encuestas telefónicas, por correo o Internet (porque incluye
viáticos, transporte, bonos y otros que se pagan a los encuestadores) y la posible limitación del
sesgo del entrevistador (por ejemplo, su apariencia, estilo de hacer preguntas y el lenguaje
corporal que utiliza, todo lo cual, puede influir en las respuestas del encuestado).

2. Encuestas telefónicas: Este tipo de encuesta consiste en una entrevista vía telefónica
con cada encuestado. Sus principales ventajas son:

 se puede abarcar un gran número de personas en menos tiempo que la entrevista personal

 sus costos suelen ser bajos

 es de fácil administración (hoy en día, existen software especializado para la gestión de

encuestas telefónicas).

Sin embargo, su principal desventaja es que el encuestador tiene un mínimo control sobre la
entrevista, la cual, debe ser corta (para no molestar al encuestado).

3. Encuestas postales: Consiste en el envío de un "cuestionario" a los potenciales encuestados,

pedirles que lo llenen y hacer que lo remitan a la empresa o a una casilla de correo. Para el envío
del cuestionario existen dos medios:

 El correo tradicional

 el correo electrónico (que ha cobrado mayor vigencia en los últimos años).

Las principales ventajas de este tipo de encuesta están relacionadas con la sinceridad con que
suelen responder los encuestados (al no tener la presión directa que supone la presencia del
encuestador), el bajo costo (en relación a la encuesta cara a cara y por teléfono) y la amplia
cobertura a la que se puede llegar (siempre y cuando se disponga de una buena base de datos).
Sus desventajas son: La baja tasa de respuesta y la falta de listas con información actualizada.

4. Encuestas por Internet: Este tipo de encuesta consiste en "colocar" un cuestionario en una
página Web o en enviarlo a los correos electrónicos de un panel predefinido. Sus principales
ventajas son:

 la amplia cobertura a la que se puede llegar (incluso a miles de encuestados en varios

países y al mismo tiempo),

 el ahorro de tiempo (se puede obtener miles de encuestas respondidas en cuestión de

horas), los bajos costos (que son menores a las encuestas cara a cara, por teléfono y
postales) y la utilización de medios audiovisuales durante la encuesta.
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Sus desventajas son: No siempre se puede verificar la identidad del encuestado y la interrogante
que deja la muestra en cuanto a su representatividad del universo.

• Encuesta en el punto de venta: Es aquella que es realizada en los pasillos de un

establecimiento comercial y que consiste en interceptar a los compradores de ese momento para
solicitarles que rellenen el cuestionario.

• Encuesta ómnibus: Consiste en un cuestionario cerrado multitemático, compuesto por varios

módulos que recogen información de una misma muestra sobre diferentes temas, para distintos
clientes, que se abonan al servicio y se benefician de un ahorro de costes, dado que éstos son
compartidos por todos los suscriptores. El hecho de que se lleven a cabo con periodicidad
semanal, mensual o trimestral las hace muy indicadas para estudios de seguimiento.

• Encuesta por suscripción: Es una encuesta de carácter único que es vendida a varios clientes
interesados en ella y con necesidades parecidas. No debe ser confundida con la encuesta
ómnibus.

SESIÓN DE GRUPO

Un método desarrollado recientemente para recolectar ideas e información valiosa son las
sesiones de grupo. En una sesión de grupo un pequeño número de individuos es reunido para
conversar acerca de algún tema de interés para alguna compañía, institución o persona. La
reunión, que dura aproximadamente una hora, es dirigida por un moderador el cual asegura que
en la sesión se discutan los temas deseados y que se formen discusiones acerca de las ideas
planteadas por los participantes.

Objetivos y aplicación

La utilización de las sesiones de grupo ha probado tener una gran ventaja. Esta es que las ideas
fluyen espontáneamente durante las sesiones. La opinión de uno de los participantes genera toda
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una discusión entre el grupo. Rápidamente los participantes se ambientan y así le brindan
información objetiva y útil al interesado. Esto sucede porque las personas se sienten más
cómodas en este ambiente de grupo pequeño y homogéneo que si fueran entrevistadas
individualmente.

Las principales aplicaciones de las sesiones de grupo son

 Generación de hipótesis que más adelante se evaluarán de manera cuantitativa.

 Desarrollo de nuevas ideas para un producto o su introducción en el mercado.

 Generación de información para preparar estudios cuantitativos.

 Profundización en los motivos, razones y actitudes que determinan las acciones de los
consumidores.

 Evaluación de conceptos y evaluación publicitaria.

La técnica de las sesiones de grupo ha probado ser una herramienta sumamente útil para las
compañías que necesitan descubrir qué es lo que realmente piensan los consumidores sobre sus
bienes o servicios. La eficiencia para generar buena información y la eficacia de esta en la toma
de decisiones y estrategia ha resultado ser sumamente valiosa.

INSTRUMENTOS

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Cuestionarios

Conjunto sistematizado de preguntas sometido a la consideración de una persona para conocer,

a través de las sucesivas respuestas que se den, los datos o circunstancias del asunto a que tales
preguntas estén referidas.

Puede ser la única forma posible de relacionarse con un gran numero de personas para conocer
varios aspectos del sistema, se pueden obtener respuestas mas honestas debido al anonimatote
los participantes, las preguntas estandarizadas pueden arrojar datos mas confiables.

Tipos de cuestionarios

Los investigadores de mercado suelen clasificar los cuestionarios en base al grado de libertad o
discrecionalidad del entrevistador a la hora de plantear las preguntas. Así, tenemos tres clases:

• Estructurados: las preguntas y posibles respuestas están formalizadas y estandarizadas,

ofrecen una opción al entrevistado entre varias alternativas. Se utilizan cuando se tienen que
realizar muchas entrevistas y cuando es importante el orden de las preguntas y respuestas.

• No estructurados: suelen ser preguntas generales, que están centradas en el tema de la

investigación y que permiten al entrevistador mayor libertad en la formulación de preguntas
especificas. Las preguntas se hacen en cualquier orden y utilizando un vocabulario adecuado al
nivel de cada entrevistado.

• Semiestructurados: en ellos se presenta un guión con las principales preguntas y un orden que
no es riguroso, ni tampoco la expresión con la que se formulen las preguntas.

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CAMARA

Es un mecanismo antiguo para proyectar imágenes en el que una habitación entera hacía las
mismas funciones que una cámara fotográfica actual por dentro, con la diferencia que en aquella
época no había posibilidad de guardar la imagen a menos que ésta se trazara manualmente. Las
cámaras actuales pueden ser sensibles al espectro invisible o a otras porciones del y espectro
electromagnetico su uso principal es capturar el campo visual.

GRABADORA DE SONIDOS

Alesis anunció hoy en Cumberland, Estados Unidos el lanzamiento de una grabadora de sonido
portátil para iPod de nivel profesional, la ProTrack. Este accesorio compatible graba audio
directamente en un iPod classic, iPod de quinta generación, o iPod nano de primera o segunda
generación.

La ProTrack permite grabar directamente en el iPod sonidos ambiente en estéreo. Esta

grabadora posee un diseño que integra el iPod o iPod nano a la grabadora y para ello incluye una
base que se acomoda a las características de los diversos modelos de este dispositivo.

VIDEO GRABADORA

Una videograbadora, videocasetera, vídeo, o VCR (acromico del inglés video cassette
recorder) o VCR es un tipo de magnetoscopio de uso doméstico, que utiliza una videocinta
extraíble que contiene una cinta magnetica para grabar audio y video de una señal de television
de modo que pueda ser reproducido posteriormente. Muchos VCR poseen su propio sintonizador
(para la recepción directa de la TV) y un temporizador programable (que permiten grabar cierto
canal a una hora en particular).
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LOS INFORMES

Por: Luis Alberto Bautista Delgado | |

El informe es el documento caracterizado por contener información u otra materia reflejando el

resultado de una investigación adaptado al contexto de una situación y de una audiencia dadas.

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo,
los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u
otras conclusiones motivaciónales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe
pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas
planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.
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