Generación, administración y

manejo de documentos
técnicos
 USO DE LA
RED INTERNA
 I

Formatos
Biblioteca Generales
•Artículos/Papers Capacitación • Civil
• Catálogos • Cursos Planilla • Dibujo-CAD
• Libros • Electricidad
•Manuales de Cálculo • Equipos Mecánicos
• Mapas
• Normas
• Presentaciones • A revisar • Espec. Técnicas
• General
•Notas técnicas •En elaboración • Instrumentos
• Operaciones
internas TEPSI • Piping
•Tablas Generales • Procesos
 N

Calidad
Generales
•Doc. emitidos en vigencia Auditorias
•Doc. superados Ingeniería Doc. A
•Externas
•Doc. Para aprobación interna
•Internas
Lista de obras en vigencia revisionar
• Doc. en elaboración Pedido ingeniería y
•Formatos en vigencia •No conformidades
Iniciales personal poner
•Formatos superados •Acciones Correctivas
Registro de capacitaciones en formato
• Formatos para aprobación interna
•Formatos en elaboración
 K

A revisar Proyectos
 L

Proyectos
Efluentes Laboratorio Proyectos
en Estudio
 M

Proyectos
BUE-XXXXXX
en Estudio
 J

Históricos Antecedentes

O&G GEN-AGUAS O&G GEN-AGUAS

Formatos a utilizar
 Formatos
Se deberán usar los siguientes:
Carátula Word-B
Carátula Word2-B
Carátula Excel-B
Carátula Excel2-B
Carátula Word-B
Pág.: 1
BUE-100000-X-XX-XXX Rev.: A De: X

CLIENTE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PROYECTO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

A 10-dic-07 EMISIÓN PARA APROBACIÓN XXX XXX XXX

REV. FECHA DESCRIPCIÓN POR REVISÓ APROBÓ
Carátula Word2-B

Pág.: 1
BUE-100000-X-XX-XXX Rev.: A De: X

LOGO CLIENTE 1 LOGO CLIENTE 2

(en caso de no existir cliente 2 se colocará Tepsi)

CLIENTE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PROYECTO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

A XX-dic-XX EMISIÓN PARA APROBACIÓN XXX XXX XXX

REV. FECHA DESCRIPCIÓN POR REVISÓ APROBÓ
Carátula Excel-B
BUE-100000-X-XX-XXX Rev.: A

CLIENTE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PROYECTO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TIPO DE DOCUMENTO

TAG DEL EQUIPO (si aplica)

NOMBRE DEL DOCUMENTO (nombre del equipo si aplica)

A XX-dic-XX EMISIÓN PARA APROBACIÓN XXX XXX XXX

REV. FECHA DESCRIPCIÓN POR REVISÓ APROBÓ
Carátula Excel2-B
BUE-100000-X-XX-XXX Rev.: A

LOGO CLIENTE 2
LOGO CLIENTE 1
(en caso de no existir cliente 2 se colocará Tepsi)

CLIENTE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PROYECTO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TIPO DE DOCUMENTO

TAG DEL EQUIPO (si aplica)

NONBRE DEL DOCUMENTO (nombre del equipo, si aplica)

A XX-dic-XX EMISIÓN PARA APROBACIÓN XXX XXX XXX

REV. FECHA DESCRIPCIÓN POR REVISÓ APROBÓ
 Características de archivos: Encabezado

1: Logo de TEPSI SA.

2-3: Codificación interna del documento y luego de un espaciado

seguirá la palabra “Rev. “ correspondiente a la revisión del documento.

4: Página actual y total del documento.

5: Nombre del cliente y nombre del proyecto.

6: Tipo de documento.
 Características de archivos: Pie de Página

1: Revisión del documento.

2: Fecha de la revisión del documento.
3: Corresponde al tipo de emisión.
4: Corresponde a la iniciales de quien realizó el documento.
5: Corresponde a la iniciales de quien revisó el documento.
6: Corresponde a la iniciales de quien aprobó el documento.
Codificación De Documentos
De Ingeniería

Será el sistema de identificación para los

documentos que se generen dentro del
Departamento de Ingeniería y los
documentos externos que sean modificados
por el Departamento de Ingeniería.
 CODIFICACIÓN

AAA-BBBCCC-D-EE-FFF-G
AAA: UNIDAD DE GESTIÓN
Ejemplo : BUE-BBBCCC-D-EE-FFF-G

BHI UG Bahía Blanca

BUE UG Buenos Aires
CRD UG Comodoro Rivadavia
NQN UG Neuquén
RGL UG Río Gallegos
 BBB: NÚMERO CLIENTE
Lo asignará el Departamento Proyecto

EJEMPLO: BUE-160CCC-D-EE-FFF-G
CCC: NÚMERO PROYECTO
Lo asignará el Departamento Proyecto

EJEMPLO: BUE-160728-D-EE-FFF-G
 D: ESPECIALIDAD

EJEMPLO: BUE-160728-R-EE-FFF-G
G General
R Procesos
C Civil
P Mecánica
E Electricidad
I Instrumentos
M Equipos Mecánicos
O Operaciones
S Sistema de control
T Telecomunicaciones
EE: TIPO DE DOCUMENTO

Ejemplo: BUE-160728-R-HD-FFF-G
BD Bases de diseño
BM Balance de masa
CC Clase de Cañerías
CL Lista de chequeos (Check list)
CN Canalizaciones
CO Cronograma de obra
DL Diagrama lógico
DP Diagrama de proyecto
EM Estructuras mecánicas
EU Esquema unifilar
HA Aire acondicionado
HD Hoja de datos
IS Isométricos
IT Informe técnico
LC Lista de cargas
LD Lista de documentos
LE Lista de equipos
LI Lista de instrumentos
LK Lista de Skids
LL Lista de líneas
LM Lista de materiales
LO Lay out
LR Lista de canalizaciones
LS Lista de soportes
LV Lista de válvulas
MC Memoria de cálculo
MM Minuta de reunión
MO Manual de operación
MS Matriz de Shutdown
OR Organigrama
PC Plano de cañerías
PE Partes especiales
PF Diagrama de flujo de procesos
PI Diagrama de cañerías e instrumentos
PO Planilla de conexionado
TI Típicos
FFF: NÚMERO CORRELATIVO
Número que no debe repetirse dentro de la
especialidad

Ejemplo: BUE-160728-R-HD-001-A
 G: REVISIÓN DEL
DOCUMENTO

Ejemplo: BUE-160728-R-HD-001-A
 Revisión
La letra G corresponde a la revisión del documento, a tener en
cuenta:
• Revisión alfabética cuando sean preliminares, para comentarios o
aprobación. Comenzar con la letra A y así sucesivamente, evitando
letras L y Ñ.
• Revisión numérica cuando sean emisiones finales. Comenzar con el
número cero y así sucesivamente.
• Al trabajar en documento con una revisión determinada y realizar
cambios, se pasará una revisión. Cambios entre revisiones se deben
indicar de manera clara.
• En carátula de cada documento deben quedar registradas las
revisiones, no borrar.
 ADMINISTRACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
• Almacenamiento de forma electrónica
• Almacenamiento de forma manuscrita
• Administración de las carpetas del
proyecto
 Almacenamiento de forma
electrónica

Los documentos se almacenarán en una

carpeta con la codificación.

AAA-BBBCCC
 Almacenamiento de forma
electrónica
1-Doc entregada por el cliente
2-Doc emitida en vigencia (Por especialidad)
3-Doc superados (Por especialidad)
4-Doc Para aprobación interna (Por especialidad)
5-Doc en elaboración (Por especialidad)
6-Comunicaciones (Internas, externas)
7-Fotos
8-Antecedentes
 Camino de las carpetas
• Documentos en proceso de elaboración se almacenarán en “5-Doc.
en elaboración”.
• Cuando los documentos estén listos para emisión se copiarán en “4-
Doc para aprobación interna”. El RP y/ JEP será responsable de la
aprobación y una vez aprobados de la movilidad a la carpeta de “2-
Doc emitida en Vigencia”. También deberá almacenar el documento
original en la carpeta del proyecto.
• CP será responsable de enviar el documento al cliente y de la
actualización de la “Lista de documentos” en la carpeta general de
“Emitido en Vigencia”.
• Si el documento para emitir en vigencia es una revisión de un
documento actualmente en vigencia, el CP deberá mover el
documento superado de la carpeta “2-Doc emitida en vigencia” hacia
“3-Doc Superada”.
 Almacenamiento de forma
manuscrita
• Todo documento generado deberá ser aprobado
previo a emitirse en vigencia y/o enviar al cliente.
• Todos los documentos elaborados deberán ser
almacenados dentro de carpetas correctamente
identificadas. Dentro de cada carpeta deberán
clasificarse según especialidad.
• Usos de los marcadores (rojo, verde)
 Almacenamiento de forma
manuscrita
• Carpetas (Doc. en elaboración, en vigencia, superados)

• Documentos originales en vigencia deben almacenarse

en carpeta del proyecto correspondiente con sello de
COPIA RECORD en carátula.
• Cuando los documentos sean superados por una
revisión se colocará el sello de COPIA SUPERADA y se
dispondrá del almacenamiento final.