TITULILLO: MEJORAMIENTO DEL PROCESO AMBIENTAL EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA UTAP

Juan Camilo Mendoza Robledo

Ximena Cardona Miranda

Ángelo Parra Cortez

Fundación Tecnológica Autónoma del Pacífico

Gestión Administrativa y Financiera

Sexto semestre

Santiago de Cali – Mayo 2017

Nota del Autor

Este trabajo de política ambiental se realizó bajo la asesoría del docente José Fernando Verutti

Gómez y va dirigido al área administrativa de la UTAP.

La correspondencia referida a este documento debe dirigirse a Juan Camilo Mendoza, dirección

electrónica: juancamilo04291@gmail.com, Ximena Cardona Miranda,

jimenac0001@gmail.com, Ángelo Parra Cortez, angel.115@hotmail.com.

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Contenido

Pág.

1. Introducción 3

2. Objetivos 4

1.1. Objetivo General

1.2. Objetivos Específicos

2. Política Ambiental 5

3. Análisis Ambiental .. 6

4. Programas de Gestión Ambiental 8

4.1. Reducción de Consumo de Papel 8

4.1.1. Reutilización del Papel 9

4.1.2. Reciclaje del Papel 10

4.2. Optimización de Recursos 10

4.2.1. Recursos y Utensilios --.11

4.2.2. Materiales - 12

4.3. Medidas para Ahorrar Energía . 12

5. Conclusiones 14
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0. Introducción

La política ambiental es un modelo de administración adoptado por una entidad o

empresa para relacionarse con el medio ambiente y su entorno con el fin de garantizar la

preservación de los recursos y el uso adecuado de los mismos.

La institución escogida es la Tecnológica Autónoma del pacífico, a la cual se le aplica el

estudio y análisis de los aspectos ambientales que actúan en el área administrativa, además, se

dispone de matrices prácticas que evidencian las causas y consecuencias del mal manejo de los

insumos de oficina, las cuales son tomadas como base para la implementación de políticas y

programas ambientales con el objetivo de involucrar las partes interesadas en busca de generar

un compromiso ambiental.
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1. Objetivos

1.1. Objetivo General

Plantear un programa de gestión ambiental que identifique los impactos ambientales que

genera el uso inadecuado de los instrumentos de oficina, con el fin de concientizar e incentivar a

la población UTAP que pertenezca al área administrativa, mediante la implementación de planes

de acción prácticos y reestructuración de sistemas tecnológicos que promuevan un entorno

ambientalmente sano.

1.2. Objetivos Específicos:

a) Elaborar una política ambiental que evidencie los aspectos ambientales que repercuten

directa e indirectamente en el área administrativa.

b) Desarrollar un programa de gestión ambiental que identifique las pautas ambientales que se

debe cumplir en todas las actividades del área administrativa.

c) Aplicar el programa ambiental para contribuir con el desarrollo legislativo, social y

ambiental de la UTAP.
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2. Política Ambiental

La Fundación Tecnológica Autónoma del Pacífico se busca implementar una política

ambiental en el área administrativa para el desarrollo de su misión educadora y formadora, que

busque proteger su entorno natural, proponer alternativas sostenibles para solucionar

problemáticas ambientales que se presenten en sus espacios, bajo los fundamentos de

mejoramiento continuo, prevención de la contaminación y cumplimiento de los requisitos legales

ambientales vigentes.

La UTAP se compromete a través de su Política Ambiental a desarrollar los siguientes

principios y estrategias:

a) Aplicar principios éticos y ambientales, como soporte indispensable en los procesos

de formación, investigación, extensión y administración ambiental de la institución

b) Velar por el cumplimiento de las políticas y el marco normativo ambiental vigente.

c) Fomentar un modelo educativo orientado a la consolidación de una cultura ambiental

en el área administrativa.

d) Promover la participación, el trabajo en equipo para que se comprometan de forma

individual y colectiva a asumir responsabilidades y derechos ambientales.

e) Regirse por el principio de sostenibilidad ambiental para garantizar el compromiso

con las generaciones futuras, de manera coherente con las dinámicas cotidianas de la

institución.
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f) Fortalecer el Sistema de Gestión Ambiental buscando prevenir, mitigar, controlar y/o

reducir los impactos ambientales negativos derivados de las actividades misionales de

la UTAP, que puedan afectar el ambiente natural.

g) Informar, sensibilizar y capacitar a la comunidad UTAP en el aprovechamiento

responsable de los recursos naturales, fomentando actitudes de ahorro, reducción,

recuperación, reutilización y reciclaje.

h) Asignar y mantener una base de recursos humanos, logísticos y financieros que

permitan la sostenibilidad de la aplicación de la política ambiental, de acuerdo con las

necesidades y la disponibilidad presupuestal existente.

3. Análisis Ambiental

Nivel
Actividad
Condición ASPECTO IMPACTO SEVERIDAD PORBAB. de
de Obra
Riesgo
Generación de Contaminación de suelos 3 1 3
residuos Contaminación de
N
peligrosos: Tóner, cuerpos de agua 3 1 3
cartuchos Contaminación visual 2 1 2
Generación de Contaminación de suelos 3 2 6
ADMNISTACTIVIDA

residuos comunes, Contaminación de

N residuos de cuerpos de agua 2 1 2
DES

comida,
empaques, etc. Contaminación visual 3 2 6
Contaminación de suelos 3 1 3
RATIVAS
OFICINA

Generación de
N Contaminación de
aguas servidas
cuerpos de agua 3 1 3
Disminución de recurso
N Uso de papel natural, flora 3 2 6
Uso inadecuado Disminución de recurso
N del agua natural, agua 3 1 3
Uso de energía
N eléctrica Calentamiento global 3 2 6
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a) Generación de residuos peligrosos; tóner, cartuchos: El desecho inadecuado de las tintas

produce un gran impacto en los suelos y cuerpos de agua por la gran cantidad de plástico

y metales tóxicos, sin embargo, en la actualidad la probabilidad de que esto suceda es

baja debido a que hay empresas especializadas en recoger los tóner que ya cumplieron su

ciclo.

b) Generación de residuos comunes, residuos de comida, empaques, etc.: Los residuos que

no se clasifican adecuadamente generan un gran impacto en los suelos, el agua, sin

embargo, las probabilidades de contaminar el ambiente en la UTAP están por mejorar

debido a que no tienen una estructura ambiental firme en la medida de reciclar y separar

los residuos, e incentivar a la comunidad para actuar pensando en el medio ambiente.

c) Generación de aguas servidas: La contaminación de los suelos y de las aguas provoca un

impacto ambiental severo, sin embargo, la UTAP cuenta con el sistema de alcantarillado,

al pasar las aguas servidas por el canal, existen procesos sanitarios que reducen

considerablemente el daño provocado y purifican en su mayor proporción las aguas.

d) Uso de papel: El consumo de papel es un problema de primera clase, disminuyen los

recursos naturales. La explotación genera cada vez más la deforestación, además no se

han planteado programas de siembra de árboles como debería de hacerse para

contrarrestar tal daño, que crece deliberadamente.

e) Uso inadecuado del agua: El consumo del bien vital cada vez disminuye los recursos

hídricos, genera un impacto severo al medio ambiente porque es un recurso limitado, el

área administrativa de la UTAP debe considerar tal daño ocasionado y postular

programas de conservación para ellos en su área, y a la comunidad.

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f) Uso de energía eléctrica: El uso deliberado de la energía eléctrica provoca contaminación

lumínica, calentamiento global y hasta eleva costos en la institución, tiene un impacto a

largo plazo severo, sin embargo se pueden crear programas de reducción de consumo

para mitigar dicho impacto.

4. Programas de Gestión Ambiental

4.1. Reducción del Consumo de Papel

Es importante reducir el uso del papel para producir menos basura, aplicando acciones

como estas:

a) Tomar fotocopias o imprimir por ambos lados del papel blanco y únicamente la cantidad que

se necesite.

b) Realizar la revisión y corrección a los diferentes documentos en el computador, evitando la

impresión de varios borradores, se debe imprimir solamente la versión final (si es necesaria).

c) Realizar correcciones Utilizar el corrector ortográfico y/o gramatical, antes de imprimir.

d) Usar el correo electrónico para el envío de comunicados, informes y documentos que no sean

de estricto envío físico.

f) Digitalizar los documentos y archivar de manera electrónica, lo cual reducirá el consumo de

papel y ahorrará espacio físico.

g) Evitar desperdiciar resmas de papel de oficina, tomando solamente aquellas que se necesiten.

h) No arrugar ni romper las hojas con la posibilidad de ser empleadas por el revés.
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i) Eliminar las suscripciones innecesarias a periódicos, folletos y revistas que se pueden consultar

por internet.

j) Utilizar papel blanco en lugar de papel de color, ya que el de color es menos reciclable.

k) Elaborar e imprimir memorandos en tamaño media carta.

l) Imprimir documentos usando las dos caras del papel.

4.1.1. Reutilización del Papel

Luego de usar el papel por una cara, es importante realizar esfuerzos como los siguientes

para que este sea reutilizado:

a) Definir un recipiente o caja duradera y estable, señalizada con color verde y rotulo específico

“Reutilizable” que se mantendrá al lado de las fotocopiadoras e impresoras, con el fin de

depositar en ellas las hojas a reutilizar, teniendo en cuenta que han sido usadas por una sola cara

y que se encuentran limpias y sin arrugas.

b) Antes de ubicar las hojas de papel a reutilizar en la caja o recipiente designado para este fin,

trazar una línea diagonal suave en la cara que fue utilizada para indicar que la información que

allí se encuentra fue anulada y que esa cara de la hoja no está disponible.

c) Es importante reutilizar el papel que contiene información que puede ser vista por cualquier

servidor, aquella que es confidencial debe destruirse por seguridad de la información en la fuente

donde se produce, el responsable de la seguridad de la información es quien la produce.

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d) Utilizar la cara libre del papel a reusar para borradores, documentos no oficiales internos o

cortadas para tomar notas y mensajes.

4.1.2. Reciclaje del Papel

Si el papel ya fue utilizado y reutilizado, de tal forma que se encuentra usado por las dos

caras se debe proceder a reciclarlo de la siguiente manera:

a) Definir un recipiente o caja duradera y estable, señalizada con color gris y con el rotulo

específico “Reciclaje” para depositar allí el papel a reciclar.

b) Ubicar este recipiente o caja en un lugar visible y conocido por el personal administrativo de

cada oficina.

c) Depositar en este recipiente o caja el papel reutilizado, es decir usado por las dos caras, así

como los sobres reutilizados.

d) El papel se debe reciclar siempre limpio y sin arrugas, por esto no se debe depositar en las

sestas de basura en las que se puede mezclar con comida u otros residuos.

e) No depositar papeles ni elementos no aceptados como reciclables (Papel carbón, mantequilla,

celofán, papel de fax, etiquetas adhesivas, papel con ganchos, grapas, espiral, caratulas plásticas,

cintas o papel contaminado de residuos de comida u otro tipo de elementos), para lo cual se

recomienda mantener una lista de estos papeles reciclables y no reciclables en un lugar visible, al

lado del recipiente destinado para reciclar y del recipiente para la destinado para la disposición

de los residuos no reciclables.

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4.2. Optimización de Recursos

En la planificación de la actividad: elegir materiales, productos y suministradores con una

gestión ambiental correcta.

a) Solicitar productos en las cantidades adecuadas, evitando siempre aquellos que tengan un

exceso de embalajes y/o envases.

b) Priorizar el uso de productos con certificaciones que garanticen menor incidencia sobre el

medio ambiente.

c) Elegir materiales que provengan de recursos renovables, fabricados por medio de procesos que

supongan un mínimo empleo de agua y energía o que sean productos que provengan de

materiales reciclados.

d) Evitar materiales con sustancias nocivas.

e) Evitar la generación de residuos y gestionar aquellos que se han producido de la manera más

adecuada.

4.2.1 Equipos y Utensilios

a) Adquisición de equipos que tengan las menores consecuencias para la salud de los

trabajadores (sobre la vista, por ejemplo) y sobre el medio ambiente (con sistemas de ahorro de

energía, silenciosos, etc.).

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b) Valorar la adquisición de equipos con elementos reciclados y con bajo contenido en aluminio

(su producción supone un uso elevado consumo energético)

4.2.2 Materiales

a) Promover el conocimiento sobre los sellos y etiquetas “ecológicas”.

b) Elegir productos que estén certificados adecuadamente como “ecológicos” o respetuosos con

el medio ambiente.

c) Evitar utilizar productos desechables.

d) No comprar elementos con materiales tóxicos (con plomo, amianto, etc.)

e) Sustituir rotuladores por lápices de colores sin esmaltar.

f) Elegir gomas de borrar sin PVC, plastificantes, adhesivos o con disolventes orgánicos.

g) Compra de materiales de oficina que se puedan reutilizar (archivadores, carpetas, etc.).

h) Adquisición de materiales con envases de materiales reciclados o biodegradables o al menos

reutilizables o retornables.

4.3 Medidas para Ahorrar Energía

a) Realizar campañas de información y formación entre los empleados para promover el ahorro

energético.
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b) Realizar un estudio de consumo eléctrico para conocer cuáles son las medidas de ahorro más

adecuadas.

c) Utilizar equipos con sistemas de ahorro energético.

d) Apagar equipos que no vayan a ser usados durante más de una hora y desconectar aquellos

que no tengan uso (fotocopiadoras, impresoras, etc.).

e) Configurar el salvapantallas del ordenador en modo “Pantalla en negro” evitando así que

funcione mientras no es utilizado. Configure el salvapantallas de su ordenador para que se active

a los 10minutos de no utilizar el PC. El color idóneo es el negro, ya que es el que menor energía

consume.

f) Aprovechar al máximo la luz natural adecuando a la misma los puestos de trabajo (no

encender luces para evitar reflejos de la luz natural sobre los equipos: es mejor cambiar la

posición del lugar de trabajo).

g) Sustituir bombillas por fluorescentes (se reduce el consumo hasta una quinta parte).

h) Limpiar la suciedad de las luminarias, mejorando la eficiencia y evitando el encendido de

luces no necesarias.

i) Usar los sistemas de climatización únicamente cuando sea necesario y siempre ajustando el

termostato en unos 21ºC -23ºC en invierno y 24ºC-25ºC en verano.

j) Limpiar los filtros del aire acondicionado para mejorar la salida de aire.
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5. Conclusiones

Los principios de gestión ambiental enunciados es imprescindible tenerlos en

consideración para la orientación de la gestión a realizar en la mitigación y eliminación de los

impactos ambientales negativos.

Como resultado del análisis planteado, se determina que se debe acoger lo más pronto

acciones preventivas y correctivas en cuanto al cuidado del medio ambiente, aplicando los

programas que se evidencian en el trabajo con el fin de generar un cambio sostenible en los

procesos ambientales de reutilización, reciclaje y desecho de recursos e insumos que hacen parte

de las oficinas.