República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho”

Maturín, Monagas.

Escritos Comerciales
Documentos Mercantiles
Organización administrativa

Tutor(a):

Maritza García Bachilleres:

García, Delia C.I 27.614.500

Guerra, Oriana C.I 25.012.792

Hernandez, Carlos C.I 28.298.922

Macaure, Lurdymar C.I 27.710.173

Moncada, Maria C.I 27.341.535

Octubre del 2018

INTRODUCCIÓN
 Del latín redactio, redacción es el proceso y el resultado de redactar (plasmar
algo por escrito). El término también se utiliza para nombrar al espacio físico en el que
se redacta y al equipo de periodistas o asistentes que se dedica a escribir para una
determinada publicación.

Comercial, por su parte, es un adjetivo que se refiere a lo que está vinculado a un

comercio (el establecimiento que ofrece ciertos productos a la venta o la actividad
económica de compra y venta de bienes).

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que

sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas. La cantidad de
operaciones que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es
enorme, y son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales,
conociéndose sólo a través de ella.

Aunque parezca difícil de creer, un mínimo error en la manera de presentar un producto

al público puede resultar en su fracaso comercial o, en el mejor de los casos, en una
percepción imprecisa del mismo que lleve a mucha gente a creer que se trata de otra
cosa o que carece de ciertas prestaciones que en verdad tiene. No importan los esfuerzos
de una compañía por corregir la percepción inicial, un porcentaje de personas nunca
volverán a mostrarse abiertas si el primer mensaje no las convenció.

Es por ello que es necesario tener en cuenta las características y aspectos principales que
conlleva la elaboración de un escrito comercial y todas las ventajas que presenta a
continuación.

ESCRITOS COMERCIALES

La carta o textos comerciales son escritos cuyo contenido está relacionado con

procedimientos comerciales, negocios, compra, venta, propaganda y movimientos
internos de una empresa. Sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular o viceversa.
De otra manera explicada, se considera un texto comercial al documento emitido en
razón a la existencia de una relación de negocios; en este sentido, se pretende una
aproximación a aquellos escritos que, tradicionalmente, son considerados como tales:
memorandos, circulares, informes, cartas, e-mails, entre otros.

 PARTES ACCESORIAS DE UN ESCRITO COMERCIAL

El escrito comercial o carta comercial propiamente dicha sirve como medio de

comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o
viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas
comerciales: los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de
solicitud de información y de publicidad. Estos escritos comerciales poseen un esquema
más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estos escritos o cartas comerciales están compuestos por:

o Membrete.
o Fecha
o Datos del destinatario.
o Asunto o referencia.
o Saludo.
o Texto de la carta.
o Despedida.
o Firma (nombre y firma del firmante).

Sus partes adicionales pueden ser:

o Iniciales de identificación
o Anexos o adjuntos
o Copia
o Número consecutivo de la carta.
 o Segunda página.

 ¿CÓMO SE REDACTAN LOS ESCRITOS COMERCIALES?

La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir
de ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito:

1. Membrete: Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el

documento y debe incluir: Nombre de la "empresa”.

• Dirección postal o física.

• Teléfonos comerciales y fax.

• Dirección de correo electrónico.

2. Fecha: Todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.

• En español se escribe día (cifra), mes (en minúscula) y año. Ejemplo:

Barranquilla, 19 de noviembre de 2013.

• No se le coloca punto final.

3. Destinatario y dirección: Consta de tres o cuatro líneas, las cuales se escriben a

espacio sencillo. Por estética las líneas deben mantener el mismo largo
horizontal. Es importante comenzar con el título de cortesía abreviado o puesto
que ocupa, luego la dirección. Se escriben a cuatro espacios de la fecha.

4. Saludo: Representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse. Las reglas
para el saludo son:
• No se abrevia el título de cortesía o posición del destinatario.

• El titulo o posición debe coincidir con el colocado en el área de envío.

• En los casos en que la comunicación no está dirigida a una persona y sí a una

compañía el saludo debe ser en plural. El estilo antiguo era escribir "A quien pueda
interesar", pero esa expresión en la actualidad NO se utiliza. Puede utilizar: Estimados
señores, Estimados señores y señoras.

• Si la comunicación está dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser:

Estimado señor Rivera y señora Rosa o Estimados señor y señora Rivera.

• Se escribe solo en mayúscula: La primera palabra del saludo, Nombre y

apellidos, nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre.

5. Texto de la carta: debe constar de tres párrafos como mínimo, donde indique el
mensaje lo más corto, preciso y claro posible. Los párrafos se deben distribuir de
esta manera:

Primer párrafo: es de introducción donde indica la idea central del mensaje. Se expone
el problema o situación por la cual se envía la comunicación. La frase "Por este medio"
NO se utiliza debido a que el medio es la carta. Siempre recuerde mantener un tono
respetuoso, cordial, formal y profesional. En este párrafo se atrae la atención del lector,
así que no convierta el párrafo en una sola oración ya que las oraciones muy largas
dificultan la comprensión de la lectura y debemos recordar que una oración no compone
un párrafo. Se recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones, que se entrelacen
por su pensamiento.

Segundo párrafo o párrafos intermedios: se utilizan para que desarrolle, detalle y

abunde sobre la situación o problema expuesto.

Tercer párrafo o último: es conocido como el párrafo de cierre o conclusión. Aquí se

brindan las posibles soluciones de lo que se espera, de acuerdo al planteamiento que se
haya realizado en la comunicación.
 6. Despedida: Representa una cortesía de parte del remitente hacia el destinatario.
Se escribe a dos renglones verticales después del último párrafo. Se escribe en
mayúscula la letra inicial, solamente. La despedida no se abrevia en ningún
momento. Ejemplo de despedidas: Atentamente, Cordialmente.

7. Firma mecanografiada: es el nombre completo y título o posición que ocupa la

persona responsable de la comunicación Se escribe a cuatro renglones verticales
de la despedida. Las recomendaciones son:

• Se escribe en mayúscula la letra inicial de cada nombre y título o posición que

ocupa.

• El título o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es
muy largo. De lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.

• En la firma no se escribe la abreviatura de título de cortesía y académico antes

del nombre. Sin embargo, puede escribir el título académico abreviado después del
nombre y apellido, antecedido por una coma. Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA.

• Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe

mecanografiar una carta que debería estar firmada por el, se recomienda que el
Asistente Administrativo firme con el nombre del ejecutivo y: al lado o debajo escriba
sus iniciales; debajo coloque su firma, con la posición que ocupa.

8. Iniciales: Se escriben para identificar la persona responsable de la

comunicación. Cada oficina establece su método de identificación de
documentos. Pueden ser iniciales, números o ambas. La forma utilizada en la
mayoría de las oficinas es utilizar las iniciales del Asistente Administrativo que
transcribe o prepara el documento. Las recomendaciones son:
• Se escriben las iniciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones
verticales, siempre en minúsculas después de la firma mecanografiada.

• Si la persona que prepara la carta es la misma que la firma no es necesario

escribir iniciales de responsabilidad.

• Las iniciales de la persona que mecanografía la carta son importantes, de esta

forma sabemos quién mantiene la comunicación y donde se genera.

9. Anexo: Se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta. En

singular (Anejo) si se incluye un solo documento o en plural (Anejos) cuando
son varios. Siempre se escribe la primera letra en mayúscula, a dos espacios
verticales después de las iniciales y al margen izquierdo.

10. Copias: Se escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios

verticales. La letra c significa que se incluye copia de la comunicación a otra
persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de
la comunicación.

 DOCUMENTOS NEGOCIABLES Y NO NEGOCIABLES

Primeramente debe saber el concepto de Documento Mercantil:

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación
mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.

Tipos de documentos negociables:

 Letra de cambio:

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero
una determinada cantidad de dinero.
Sus características son:

o Es una orden de pago.

o En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario).
o Debe llevar la firma del suscriptor.
o Cantidad en número.

 Pagaré:

Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y está

obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.

Sus características son:

o Es una promesa de pago.

o Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario).
o Debe de llevar la firma del suscriptor.

 Cheque:

Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una
cierta cantidad de dinero.

Sus características son:

o Es un orden de pago.
o Posee un número que lo identifica.
o Cantidad en número.

Tipos de documentos NO negociables

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de
contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una
operación mercantil.

 Recibo:

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo
se expresa por concepto de dinero u otra cosa.
Sus características son:

o Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.

o Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
o Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
o Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
o Cantidad en números.
o Firma de quien emite el recibo.

 Factura:

Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías

compradas.

Sus características son:

o Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.

o Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
o Condiciones de pago.
o Mencionar los descuentos si los hay.
o Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las
mercancías.
o Firma del comprador.
 Vales

Este es un documento que regularmente es utilizado para soportar egresos de caja chica
y la persona que lo firma se compromete a reembolsar la cantidad solicitada en un plazo
no mayor de 24 a 48 horas.

 Notas de remisión

Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación
de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace
entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo
valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han
sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para
realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener
validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que
extiende la parte que entrega.

 Notas de abono

Se trata de un documento donde se detallan una serie de correcciones en la factura

ordinaria o con la devolución de la mercancía.

La nota de abono es una factura de venta negativa, y se emite cuando la factura original
no cumple con los requisitos de la ley vigente, pero también cuando se produce algún
tipo de error con la mercancía (precio, devoluciones, descuentos…).

También puede ser de signo positivo si se ha emitido por error o faltan datos respecto a
la factura original.

En la práctica contable se registrará con su nombre técnico: factura rectificativa

(nombrada así desde el nuevo Reglamento de Facturación de 2013).

 Notas de créditos

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de

compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una
anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de

un valor determinado por el concepto que se indica en la misma nota.

 FORMATOS MÁS USUALES EN LA ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA PARA LA PLANFICACIÓN

1. MEMORANDO

El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la
Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la
memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos,
razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto
importante o grave.

En la práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma como en lo que

concierne a su contenido y extensión, dos clases de memorandos:

- Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información

entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una
comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número
de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse
en impresos que cada empresa u organismo poseen con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que
indican:

A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que

pertenece

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que
pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

- Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de
“Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios
diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de
comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos
generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a
sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas
prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo
cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

2. CIRCULAR

Conforme a la Real Academia, la palabra “circular” tiene dos acepciones 1) orden que
una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las
cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en
conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio
de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para
ello un medio mecánico de reproducción del texto único.

No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin

embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter
permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general
que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas
centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales,
informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.

Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos

• Cambio de dirección y teléfono

• Cambios de personal
• Apertura de nuevas sedes o programas
• Ampliación de negocios o extensión de servicios
• Anuncios de visitas.

El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su
redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad,
sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia
escrita.

Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de
humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de
ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a
una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo
recibe.

3. EL INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por
qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro.
Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la
indefinición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y
pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso
de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se
componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así
como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar

a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca
de información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente,
requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los
resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al
siguiente esquema de preguntas: 1) ¿Qué es lo que se investiga exactamente? 2) ¿Por
qué? 3) ¿Según qué método? 4) ¿Cuáles son los resultados? 5) ¿Cuáles son las
conclusiones?

Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodología
definida que sirva para todos ellos. El empleo de un método u otro a la hora de redactar
un informe depende exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre será
conveniente conocer la finalidad del informe con el fin de saber cuál es el estilo
requerido.
 4. ACTAS

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y,

en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se
exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los
estatutos de la empresa o asociación.

Un acta está constituida por:

• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
• Lista de asistentes
• Resumen ordenado de los debates realizados
• Visto bueno y firma del presidente
• Firma del secretario

5. Cartas(explicado anteriormente)

Como características esenciales de una carta, podemos anotar las siguientes:

• Es un medio rápido, económico y directo.

• Es un mensaje eminentemente personal.
• Es una respuesta concreta a una situación.
• Es un sustituto del diálogo.

6. E-mails
Tiene como finalidad el intercambio de ideas, opiniones, comentarios, etc., con gente de
diversos puntos, a través de un medio electrónico como puede ser un ordenador y un
modem. La finalidad de esta tarea es que conozcamos más gente con la que
intercambiar experiencias y opiniones sobre los temas más diversos. Gracias a este
método, se puede mantener correspondencia con gente de La Coruña, Barcelona, Cádiz,
etc. por solo poner un ejemplo (incluso hasta es posible mantener correspondencia con
gente de otros países.).

CONCLUSIONES

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los

simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la
constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los
negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún
documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión
puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las
continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de
documentos de diversas índoles.

De acuerdo a lo investigado, Los temas que se tratan en una carta comercial tienen una
naturaleza variada, aunque todos ellos suelen tratar algún tipo de producto o servicio
que es desarrollado para los clientes de una marca. De entre los tipos de carta comercial,
prácticamente el objetivo de cualquiera de ellas es reunir la atención de dicho cliente
para que conozca algo novedoso para que sea conocedor de las ventajas que podría tener
al negociar con la empresa. Por tanto, una carta comercial sirve para: aliarse con otra
empresa, particular o institución; desarrollar promociones de la marca, producto o
servicio; formalizar pedidos, créditos o entregas.

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales

de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de
los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.