SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

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 NECESIDADES DE LA INFORMACIÓN

APRENDICES:
HEIDY JAZMÍN MACÍAS GARCÍA
JHONATHAN ESTEVENS MONCADA PÉREZ
LAURA CAROLINA CAMACHO TÉLLEZ
LUZ ESMERALDA CASTILLO PEÑA
YENCI ALEJANDRA SUÁREZ BELTRÁN

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

FICHA 2143121

DEFINIR LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN FASE I

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN FIN DE SEMANA
BOGOTÁ, D.C
2020

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 NECESIDADES DE INFORMACIÓN

APRENDICES:
HEIDY JAZMÍN MACÍAS GARCÍA
JHONATHAN ESTEVENS MONCADA PÉREZ
LAURA CAROLINA CAMACHO TÉLLEZ
LUZ ESMERALDA CASTILLO PEÑA
YENCI ALEJANDRA SUÁREZ BELTRÁN

INSTRUCTOR:
ANA MARIA BALCAZAR DAZA

DEFINIR NECESIDADES DE INFORMACIÓN- FASE I

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN FIN DE SEMANA
BOGOTÁ, D.C
2020
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 Tabla de Contenidos

Capítulo 1 Introducción e información general...................................................................5

Capitulo 2 Negocios inteligentes y cuadros de control ......................................................6
Capitulo 3 Productos de gestion de la informacion que tiene la PYME...........................18
Capitulo 4 Resultados y Concusiones ...............................................................................19
Lista de referencias............................................................................................................20

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 Capítulo 1

Introducción e información general

La información se usa para responder a las necesidades de una organización, ya sea

para tomar decisiones, para los procesos o para los grupos de interés.

Para apoyar las decisiones, basadas en la información que se extrae de las fuentes

habilitadas, es necesario fomentar el desarrollo de la capacidad de análisis de nuestra pyme

y determinar cuáles son los productos relevantes. Además, para dicho proceso se debe

contar con herramientas orientadas al seguimiento, análisis y a la presentación y

publicación de información.

Se tuvo en cuenta toda la recopilación de la información donde se realizaron

cuadros de control, por otra parte se proyecta la investigación clara de negocios

inteligentes.

Como resultado de la gestión de información se obtienen, información de calidad,

generación de valor a partir de la información, apoyo a la toma de decisiones e

instrumentos de análisis de la información disponible para los usuarios especializados.

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 Capítulo 2

Negocios inteligentes y cuadros de control

La inteligencia de negocios o business intelligence (BI) es el conjunto de procesos,

aplicaciones y tecnologías que facilitan la obtención rápida y sencilla de datos provenientes

de los sistemas de gestión empresarial para su análisis e interpretación, de manera que

puedan ser aprovechados para la toma de decisiones y se conviertan en conocimiento para

los responsables del negocio.

Importancia de la tecnología en las empresas en crecimiento

Esta tecnología actúa como un factor clave y estratégico para la organización ya que

provee a los tomadores de decisiones de información oportuna y confiable para responder a

las situaciones que puedan presentarse en la empresa como son la entrada a nuevos

mercados, el análisis de costos, la rentabilidad de una línea de productos, etc.

La información brindada por el BI puede tener distintos alcances como son:

• Nivel operativo: En este rubro es utilizado para la toma de decisiones diarias acerca

de las transacciones que se realizan al llevar a cabo las operaciones de la empresa.

• Nivel táctico: Aporta información para los mandos medios en análisis y decisiones

mensuales que son de utilidad para revisiones de seguimiento y toma de acciones.

• Nivel estratégico: A este nivel las decisiones son de mayor impacto en la compañía

siendo utilizada la información por la alta dirección.

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 Las herramientas de business intelligence por lo general muestran la información en

forma de cuadros de mando o “dashboards” y reportes específicos que se pueden crear a

partir de los datos que se obtienen del ERP que la empresa utiliza para su gestión, de tal

forma que la información es presentada al usuario de manera ágil y accesible para que

pueda realizarse el análisis e interpretación correspondiente.

Cabe mencionar que estas herramientas son de gran utilidad para las distintas áreas

de la organización como por ejemplo:

• Mercadotecnia: En esta área el BI puede ser aprovechado para segmentación de

mercados, análisis de tendencias y de clientes.

• Ventas: Análisis de clientes y su rentabilidad, análisis por producto, por segmento,

proyecciones y pronósticos de ventas.

• Finanzas: Reportes detallados de gastos, costos e ingresos así como para razones

financieras y análisis financiero de la empresa.

• Logística: Seguimiento de embarques y monitoreo de pedidos para saber la causa de

su pérdida.

• Producción: Reporte de productividad de líneas de producción, rotación de

inventarios, etc.

Beneficios de la inteligencia de negocios

Algunas de las ventajas que puedes tener en tu empresa al utilizar la inteligencia de

negocios son las siguientes:

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1. Incremento de la eficiencia: Al contar con los datos de manera accesible y ágil

puedes generar información de valor centralizada la cual podrás visualizar en una única

plataforma para aprovecharla de manera óptima para realizar análisis y tomar decisiones

informadas y en tiempo.

2. Respuestas rápidas a situaciones de negocio: Para poder tomar decisiones en el

momento indicado es importante contar con la información a la mano de manera sencilla y

no perder tiempo en buscar y consolidar datos. Gracias al BI puedes tener las respuestas en

minutos de manera clara y concisa por medio de reportes de indicadores y tableros de datos.

3. Control de las áreas funcionales de la empresa: En todas las áreas de tu empresa se

genera información de valor día a día, puedes aprovecharla de la mejor manera para

conocer tendencias, proyectar datos, analizar escenarios, etc

4. Mejora tu servicio al cliente: Al contar con la información más importante y en

tiempo real puedes ofrecer a tus clientes un servicio de mayor calidad desde el pedido hasta

el servicio post-venta al conocer más acerca de ellos y sus necesidades. Analiza hábitos de

compra, reconoce los productos más vendidos, etc.

5. Presenta información por medio de tableros de indicadores: para una comunicación

más simple y directa de la situación de la empresa. Al tener la posibilidad de crear distintos

tableros para control puedes enfocarte en los datos más relevantes que mostrar sin

necesidad de revisar grandes cantidades de información.

El uso adecuado de las herramientas que la inteligencia de negocios puede marcar

una gran diferencia entre una empresa que logra el crecimiento y una que no lo hace, entre

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un servicio al cliente de excelencia o uno deficiente, entre un manejo de inventarios

eficiente y la pérdida de dinero y recursos, entre el éxito o fracaso de una organización.

¿Qué recursos son necesarios para la inteligencia empresarial?

Personal preparado en gestión de información y en análisis de información, con

conocimiento de los temas de interés a la empresa; acceso a muy variadas fuentes de

información, ya sean bases de datos u otras; tecnología de información para el

procesamiento más rápido y eficiente; contacto con personas en el entorno informativo de

la empresa, ya sea local, nacional o internacional y una clara noción de la gestión de

información en función de los intereses de la organización.

¿Cómo proteger la inteligencia empresarial?

Mediante políticas de protección de la información y los conocimientos generados

en la propia empresa: estrategias adecuadas e propiedad industrial, seguridad informática,

control de archivos y de activos de conocimiento y otros.

¿Cuáles son los productos típicos de la inteligencia de empresa?

Algunos son los siguientes: capacidades de producción de los competidores, planes

de desarrollo de nuevos productos, fuentes de nuevas tecnologías, carpeta de patentes,

inteligencia para planeación estratégica, identificación de vacíos propios en I+D y

tecnología, evaluación de requerimientos tecnológicos para nuevos productos o procesos,

identificación de nuevos negocios, identificación de oportunidades comerciales o

tecnológicas, perfiles descriptivos de compañía, producto, personalidad. Evaluación de

tendencias, Identificación de potencial oculto en los competidores, evaluación de

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negociaciones y otros, según necesite la empresa y sea capaz de lograrlos mediante el

análisis de información obtenida éticamente.

¿Cuáles son las disciplinas de la inteligencia de empresas?

Dominio Personal: la gente con alto dominio personal alcanza las metas que se propone.

Modelos Mentales: supuestos hondamente arraigados, generalizaciones, imágenes que

influyen en nuestro modo de percibir el mundo. La disciplina de trabajar sobre modelos

mentales implica volver el espejo hacia dentro y exhumar las oscuras imágenes internas, y

dejar nuestro interior tan claro que pueda percibirse en la profundidad de nuestras miradas.

Trabajar con modelos mentales implica llegar al nivel en el cual la persona que está

incorporando nuevos modelos a su vida pueda mantener conversaciones de apertura,

equilibrando la indagación.

Donde la gente manifiesta sus pensamientos, para exponerlos a la influencia de

otros, porque ha llegado al momento en el cual mediante n comportamiento maduro,

podemos tomar los comentarios de los demás para ampliar nuestro modelo, representación

del mundo.

Características de un sistema e inteligencia de negocios

• Concentra la información de la empresa en un solo lugar (seguridad y economía)

• Mantiene historial de la información (días, meses y años anteriores)

• Los diferentes grupos de trabajo analizan la misma información

• La información de la empresa puede ser fácilmente relacionada

• Funciona los 365 días del año si la empresa lo requiere

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• Autónomo en extracción de información

Ventajas para la empresa

• Toma de decisiones rápida

• Soporte a juntas gerenciales

• Personal dedicado a sus tareas visualizando tendencias y patrones (en vez de perder

tiempo en construir la información que se necesita)

• Creación de tus propios análisis sin necesidad de terceros

• Información al día globalizada o al detalle (análisis tipo Drill Down)

• Evaluación de la información contra objetivos

• TOP 10 de información

• Información confidencial protegida

Módulos que puede Comprender

• Ventas

• Cuentas por cobrar

• Compras

• Cuentas por pagar

• Inventarios

• Finanzas

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Características Técnicas

• Cubos de información

• Bodegas de Datos

• Desarrollo basado con componentes

• Extracción de información en Windows, Linux y Unix

• Migración transparente a otras herramientas

• Permisos exclusivos por usuario

Cuadro de control, Balance Scorcard o Cuadro de Mando Integral

Esta metodología fue desarrollada en el año 1992, por los profesores David

Norton y Robert Kaplan, luego de realizar un estudio en varias organizaciones de

Norteamérica titulado “La medición de los resultados en la empresa del futuro”, en el cual

se exponía que los cuadros de mando utilizados para su gestión contenían especialmente

indicadores financieros y que esto limitaba la capacidad de toma de decisiones ya que se

estaban volviendo obsoletos.

El cuadro de mando integral es considerado como una herramienta de

gestión que agrupa gráficamente los indicadores KPI (Key Performance Indicator en

español Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño) más importantes de una

organización para que puedan ser revisados de forma rápida por las personas encargadas de

la toma de decisiones.

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Indicadores

Los indicadores son datos que muestran el estado de una actividad, algunos de estos

son: tiempo de realizar una actividad, eficiencia de un proceso, consumo de material para

realizar una unidad de producto.

Para concretar los indicadores se debe tener en cuenta su definición, ratio (Relación

cuantificada entre dos magnitudes que refleja su proporción), periodicidad, unidad, proceso

y el responsable.

Tipos de indicadores

- Económicos: Ingresos, gastos, beneficios, rentabilidad, costos previstos y reales, entre

otros

- Financieros: Activos y pasivos, rentabilidad, activos, liquidez, VAN (Valor Actual Neto),

TIR (Tasa interna de retorno, punto en el cual el VAN es cero), payback o plazo de

recuperación (inversiones), entre otros

- De producción: Cantidad producida, tiempo de producción, material usado, eficiencia,

entre otros

- De calidad: Porcentaje de defectos, nivel de calidad, número de fallas técnicas, entre otros

- De logística: Cantidad de stock, rotación, número de pedidos, tiempo de entrega, entre

otros

- De servicio: Tiempo en responder llamadas, pedidos, devoluciones, entre otros

- De cliente: Satisfacción, reclamaciones, clientes nuevos, entre otros

- Otros: Consumos, salarios, accidentes, entre otros

Lo que se busca cuando se implanta un Cuadro de Mando Integral es:

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1. Definir y desarrollar la estrategia de empresa mediante objetivos expresos e indicadores

que midan su grado de cumplimiento

2. Alinear al personal de la empresa con la estrategia

3. Hacer un seguimiento de los datos y conseguir una retroalimentación sobre el estado de

la empresa.

4. Facilitar la comunicación de los indicadores y objetivos

5. Tener información para ayudar a la toma de decisiones

Tabla 1.
Tipos de cuadros de mando
Se usa para controlar el desarrollo de un proceso o
actividad.
CUADROS DE MANDOS OPERATIVO En este se debe incluir los indicadores más
(CMO) representativos del proceso a controlar, y deberá
ser actualizado con la frecuencia suficiente para
asegurar el control del proceso con facilidad.
Este cuadro de mando se lleva a nivel de toda la
compañía y sirve para tomar decisiones
estratégicas a largo plazo.
CUADRO DE MANDOS INTEGRAL
Los indicadores que se muestran son sobre
(CMI O BSC)
resultados globales, categorizados en datos sobre
cuatros áreas principales: financiera, comercial, de
procesos y de recursos y aprendizaje.
Para el Cuadro de Mandos Integral se deben tener en cuenta las siguientes

perspectivas de la empresa:

- Financiera: Basada en indicadores financieros, contabilidad de la empresa,

rendimiento económico, desarrollo y rentabilidad.

- Comercial: Medición de las relaciones con los clientes y sobre las expectativas que

tengan sobre la empresa. Así mismo las ventas y fidelidad de los clientes.

- De procesos: Procesos internos de la empresa dirigidos a la satisfacción del cliente

y la consecución de logros financieros.

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 - De formación y crecimiento: Trata de la satisfacción de los empleados y

disponibilidad de sistemas de información.

Para diseñar e implementar un cuadro de mando se debe tener en cuenta:

- Datos: Se define que indicadores claves o KPI incluirá el cuadro. Estos deberán ser

relevantes, útiles y fáciles de entender.

- Propósito y responsables: Se debe fijar quien lo va a usar y para qué le debe servir.

- Periodicidad: Según su propósito, se podrá actualizar diariamente. Mensualmente,

semestralmente, etc.

- Formato: Debe crearse preferiblemente en un formato digital que permita su

actualización y fácil acceso (Hoja de cálculo de Excel, dispuesto o compartido en

formato PDF, entre otros).

Es importante que el contenido de los cuadros de mando sea visual (imágenes), sin

ocupar más de una página y con datos importantes.

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 Capítulo 3

Productos de gestión de la información que tiene la PYME

TIPO REVISIÓN ENFOQUE PROPÓSITO

Precisar prioritario a los A corto plazo Mayor estabilidad

ÁREA DE colaboradores para (Máximo 12 meses) laboral, sentido de
BIENESTAR optimizar su desempeño pertenencia y
en la empresa enaltecer la calidad y
la productividad
Consolidar la base de A corto plazo Consolidar
GESTIÓN datos de los clientes (Máximo 6 Meses) información de
DOCUMENTAL tanto internos como empleados, clientes y
externos. proveedores, para
mayor eficiencia en
los procesos
Desempeño del área de A corto plazo Capacidad de entrega
recursos humanos y de (Máximo 6 meses) y de revisión por
FORMATOS seguridad industrial parte de las entidades
solicitantes, ARL y
sistema de Gestión
de Calidad
Enfoque gerencial, dado A Mediano plazo Mayor visibilidad en
POSICIONAMIENT al avance de las TICS (Máximo 18 meses) el entorno laboral, y
O EN REDES asesoría
SOCIALES personalizada a los
clientes.
Revisión y planeación A largo plazo Ofrecer tanto a
estratégica (Máximo 24 meses) clientes como a
PAGINA WEB proveedores la
capacidad de
comunicación directa
con la empresa.

Áreas de Talento A mediano plazo Capacidad de poder

ÁREA DE humano, y gerencia (Máximo 12 meses) vincular a los
VINCULACIÓN empleados con
mayor rapidez.

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 Capítulo 4 Resultados y Conclusiones

Al terminar este trabajo se pudo analizar la inteligencia de Negocios que en pocas

palabras, la inteligencia de negocios ayuda a las personas a tomar mejores decisiones

comerciales al mostrarles datos actuales e históricos dentro de su contexto empresarial.

Ofrece valores de referencia de rendimiento para que el negocio funcione de manera más

fluida y eficiente. Ayuda a las personas a detectar tendencias de mercado para aumentar las

ventas o los ingresos. Cuando se usa eficazmente, puede incluso ayudar con el

cumplimiento y con los esfuerzos de contratación. Casi cualquier aspecto empresarial se

puede mejorar a través de la inteligencia de negocios.

La transformación digital ha impactado en las Pyme de manera contundente por otra

parte identificamos los cuadros de mando que son importantes en la organización para la

toma de decisiones.

Por otra parte se identificó las áreas de gestión de nuestra Pyme.

El acceso a un sistema de inteligencia de negocios permite reunir todos los datos lo cual

pueden identificar clientes que podrían tener un cambio en sus necesidades.

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 Lista de referencias

Kaplan,R & Porton,D. (2002). El Cuadro de Mando Integral - The Balanced Scorecard.
España: GESTIÓN 2000.
PDCA Home. (2019). Balance Score Card – Cuadro de Mando Integral. 2020, Recuperado
el 26 de agosto de 2020, de https://www.pdcahome.com/cuadro-de-mando/
Bernal Jorge. (2019). Gestión de procesos: Cómo definir indicadores (KPI) y cuadros de
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https://www.pdcahome.com/4501/gestion-de-procesos-como-definir-indicadores-y-
cuadros-de-mando/
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