Funciones de la administración.

Planificación. Conceptos, tipos: estratégica o de corto alcance y operativa o de largo alcance.

Pasos de la planificación: fijar objetivos, diagnostico administrativo y elaboración de planes y
programas. Importancia de la planificación en el cuidado de enfermería: Etapas de la planificación
recolección de información, análisis, diagnostico, formulación del plan, implementación, ejecución
y evaluación del plan. .

1. PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN

En esta etapa seestablecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan

alternativas y cursos de acción, en función de objetivos y metas generales
económicas, sociales y políticas de la empresa u organización, tomando en
consideración la disponibilidad de recursos reales y potenciales que permitan
establecer un marco de referencia. Su cobertura temporal comprende el corto,
mediano y largo plazo. La planeación es un camino a seguir en base a un
diagnostico situacional. Consiste en fijar el orde y las secuencia de las actividades
y programar los tiempos necesarios y la distribución de trabajo correspondiente, a
fin de alcanzar los objetivos determinados previamente.

El Plan: Es el instrumento de planificación, consistente en el diseño acerca de lo

que se desea hacer y en el que se incluyen detalles acerca de los aspectos que
será necesario tener claros para lograr los resultados (objetivos) previstos. Es el
resultado de un proceso de planificación. Un plan es un esquema, de lo que
piensa hacerse, asignando funciones y responsabilidades a los involucrados,
definiendo plazos, recursos y estrategias para lograr los objetivos. El plan se
define como la intención de hacer algo, estableciendo determinados objetivos. El
Plan es un documento en que se constan las cosas que se pretenden hacer y
forma en que se piensa llevarlas a cabo, además se señala la organización y
coordinación de las actividades, es un conjunto coordinado de metas, directivas,
criterios y disposiciones, el plan no es solamente un documento con un conjunto
de perspectivas y previsiones, es el instrumento más eficaz para racionalizar la
intervención, por ello tiene la estrecha vinculación del plan con la planificación. El
plan sería el nivel estratégico, con unas metas genéricas que dan sentido al resto
de los niveles, de forma que no se hagan actuaciones aisladas sino que todas
tengan una coherencia, una finalidad.

¿Para qué sirve el PLAN? Su finalidad es:

 Ayuda a prever situaciones futuras
 Contrarrestar la incertidumbre
 Fijar la atención en los objetivos
 Sirve como base del control.
  De esa manera se facilita la gestión de la organización al hacerla más
transparente, asignar políticas concretas a los diversos sectores implicados
y permitir la evaluación en función del cumplimiento de las actuaciones
especificadas.
 Esto genera coherencia entre las acciones que se realizan y las
expectativas de la dirección, poniendo a la institución en relación con las
necesidades del entorno.

Un grupo de personas que trabaja sin planes no tienen ninguna motivación para
avanzar.
¿Avanzar a qué o a dónde?El PLAN ayuda a:
 Establecer los objetivos que se pretenden alcanzar.
 Definir las actividades que deben realizarse.
 Darle secuencia a dichas actividades.

EL PLAN:
 Pretende el logro de metas u objetivos.
 Implica la toma de decisiones respecto a alternativas, estrategias y rumbos
de acción.
 Significa previsión, suposiciones respecto al futuro, basándose en la
información actual.
En otras palabras, planear es prever (pre-ver). Es un proceso intelectual que se
realiza en la incertidumbre de un futuro que se quiere, de alguna manera, controlar
a conveniencia nuestra, buscando objetivos y metas claramente definidas. Es el
proceso de seleccionar las metas y determinar cómo serán alcanzadas; es el
proceso de definir el camino a seguir para el logro de objetivos.

Objetivo del plan

Trazar un mapa de la organización, que nos señale los pasos para alcanzar
nuestra visión.
Convertir los proyectos en acciones (tendencias, metas, objetivos, reglas,
verificación y resultados)

PASOS DE LA PLANEACIÓN
A. Fijar objetivos

Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las funciones y
actividades de las organizaciones.

Importancia de los objetivos

  Permiten fijar un camino para la acción.
 Son directrices precisas.
 Constituyen parámetros de medición en los alcances.
 Permiten programar el máximo aprovechamiento de los recursos.

Requisitos en la elaboración de objetivos

 Expresarlos por escrito.
 Redacción clara y comprensible.
 Que sean medibles.
 Amplia difusión.
 Orientados al trabajo no a las personas.

Clasificación de los objetivos. Los objetivos organizacionales pueden

clasificarse por el tiempo requerido para su ejecución, por su área de influencia y
por el nivel directivo del cual emanan.

Por el tiempo requerido para su ejecución, se clasifican en:

 A largo plazo: de uno a cinco años.

 A mediano plazo: de uno a tres años.
 A corto plazo: de tres a seis meses.

Por el área de influencia:

 Generales: de toda la organización.
 Particulares: de un área determinada.
 Departamentales.
 De servicios especiales.

Por el nivel directivo del cual emanan, en:

 Estratégicos y tácticos.

Operacionalización de los objetivos. Los objetivos se operacionalizan a través

del establecimiento de metas, las cuales definen un tiempo determinado para
lograr, en forma gradual, los objetivoS.

B. Diagnostico administrativo

El diagnostico situacional situacional se convierte en diagnostico administrativo.

Para ello es imprescindible aplicar el método científico, ya que el análisis sólo es
posible con datos fidedignos.
Aspectos por considerar al elaborar el diagnóstico administrativo:

 Análisis de objetivos organizacionales.

 Análisis de recursos y necesidades.
 Análisis de factores ambientales que influyen en la estructura de
organización.
 Determinar alternativas de solución viables.

Pasos a seguir para elaborar el diagnóstico administrativo:

a) Descripción del estado actual de la organización. Para describir la

organización, se inicia por los objetivos, su elaboración, su claridad, su
viabilidad, su congruencia interna y externa y su proyección al futuro.

Los recursos se describen considerando: presupuesto, maquinaria, equipo,

materia prima, personal, tecnología y procedimientos. De igual forma se
describe la estructura de la organización y, en términos de resultados, la
productividad, la producción, la innovación, el crecimiento y el desarrollo actual.
La descripción se realiza comprando los aspectos mencionados con los
mismos aspectos en años anteriores.

b) Planteamiento de hipótesis. Una vez elaborado el marco de referencia, los

problemas planteados nos conducen al establecimiento de hipótesis sobre
el estado actual de la organización.
Las hipótesis orientan al administrador respecto a la búsqueda de factores
que pueden influir en los defectos de la organización. Para elaborarlas se
requiere tener conocimientos sobre investigación. Las variables deben
operacionalizarse para favorecer una estructura adecuadaen los
instrumentos de recolección de datos.

c) Investigación. La investigación se realiza en forma minuciosa, siguiendo los

lineamientos del método científico. Es necesario revisar los archivos; los
conocimientos teóricos se concentran en un apartado especial denominado
Marco Teórico. Sirven para comparar las funciones adminoistrativas y su
forma de aplicación en la empresa.

d) Análisis de resultados. El análisis se orienta a describir aspectos débiles y

fiertes de la administración; señalar las desviaciones del plan, las limitantes,
la producción, el estado financiero que guarda la empresa y las
necesidades. Es recomendable emprender un proceso de análisis de
 sistemas. Se valoran los insumos, el procesamiento y los productos. El
análisis debe ser tanto cualitativo como cuantitativo.

e) Determinación de soluciones. El diagnostico administrativo se presenta en

un informe detallado. Las soluciones, en programas de acción.

C. Elaboración de planes y programas

El diagnostico administrativo señala opciones y alternativas que deben ser

presentadas en planes de trabajo. Al elaborar estos, es importante considerar los
principios de la planeación.

Principios Fundamentales de un Plan:

 Principio de precisión: Los planes deben ser objetivos, lo más exactos
posible, basados en información real y precisa y no en simples
especulaciones.
 Principio de flexibilidad: Es decir, que permitan cambios, que puedan
adecuarse y hacerse las reorientaciones necesarias en el transcurso del
tiempo porque el ambiente y las circunstancias cambian, todo esto con el fin
de lograr los objetivos establecidos.
 Principio de cambio de rumbo: Cuando sea necesario habrá que cambiar
las estrategias, las acciones, para no fracasar ante situaciones
inesperadas, habrá que estar preparados para ello. A eso se le llama:
Planes de contingencia.
 Principio de unidad: Significa que todo plan elaborado, debe estar
coordinado e integrado al plan general de la organización. Por ejemplo, en
un centro de salud, la sección de enfermería, de saneamiento ambiental, de
laboratorio, tienen planes específicos pero todos deben estar
adecuadamente coordinados e integrados al plan general del centro de
salud.
 Principio de compromiso: Los planes significan compromisos a corto,
mediano y largo plazo. No se hacen para engavetarlos sino para echarlos a
andar.
 Principio de factibilidad: Al elaborar los planes se debe tomar en cuenta
todos los factores que pueden incidir. Se debe ser ambicioso pero realista.
Soñador pero claro acerca de lo que se desea y que esfuerzo se requiere
para lograrlo.
 Principio de factor limitado: Es decir que hay que estar conscientes de
las limitaciones al planear, para poder seleccionar las alternativas más
favorables.
El Plan es el parámetro técnico-político dentro del cual se enmarcan los
programas o proyectos. Un plan hace referencia a las decisiones de carácter
general que expresan:

o Lineamientos
o Prioridades
o Estrategias de acción
o Asignación de recursos
o Conjunto de medios o instrumentos (técnicas) que se han de utilizar para
alcanzar metas y objetivos propuestos.

Dentro del PLAN se proponen acciones concretas que buscan conducir el futuro
hacia propósitos predeterminados. Es un documento donde se indican las
alternativas de solución a determinados problemas y la forma de llevarlo a cabo
determinando las actividades prioritarias y asignando recursos, tiempos y
responsables a cada una de ellas. El plan aspira a una gestión materializada y por
lo tanto debe consolidarse a través de programas y proyectos. De donde debe
presentar acciones concretas que busquen conducir la actualidad hacia el futuro
con propósitos predeterminados. El plan permite adelantarse a los hechos, a las
circunstancias, y a trabajar con la idea, no tan fácil de aceptar, que el futuro no
nace, sino que se hace, se crea.

La empresa

Las organizaciones sociales también pueden denominarse empresas.

Las empresas pueden clasificarse en:

Publicas. De beneficio social, dependientes del Estado

Privadas: de beneficio privado y con fines de lucro.
Mixtas: de beneficio social y privado, con dependencia.

Planeación estratégica y táctica.

 Plan Estratégico ¿Por qué se hace?

 Para afirmar la organización:Fomentar la vinculación entre los “órganos

de decisión” y los distintos grupos de trabajo. Buscar el compromiso de
todos.
 Para descubrir lo mejor de la organización:El objetivo es hacer participar
a las personas en la valoración de las cosas que hacen mejor, ayudando a
identificar los problemas y oportunidades.
  Aclarar ideas futuras: Muchas veces, las cuestiones cotidianas, el día a
día de la organización, absorben tanto que no dejan ver más allá de
mañana. Ese proceso “obliga” a hacer una “pausa necesaria” para que nos
examinemos como organización y si verdaderamente se tiene un futuro que
construir.

Hacer planes es pensar en lo que se va a hacer, por qué y para que se hará,
cuando y con qué se hará, con quién, donde se hará, cómo se hará. 7 preguntas a
las que todo plan debe responder:
1. ¿Qué?
2. ¿Por qué y para qué?
3. ¿Quién?
4. ¿Cómo?
5. ¿Dónde?
6. ¿Cuándo?
7. ¿Con que?

Como condición del plan, para iniciar el proceso de planificación debe:

 Contener un nivel técnico depurado,

 Ser lo suficiente flexible para responder a sus condiciones histórica y
coyunturales,
 Considerar instrumentos de dirección y control para orientar políticamente
su implementación,
 Enmarcar estrategias viables para el cambio social y
 Contener un grado relativamente alto de descentralización de decisiones,
entre otras características.

Planeación estratégica
Se refiere a la forma en la cual una empresa puede logra los objetivos generales.
Las estrategias son decisiones de lata gerencia. Pueden considerarse los planes
estratégicos como aquellos que determinan las políticas generales de acción.
Prevén el futuro de la empresa con datos del presente: por ello, su base radica en
el diagnóstico administrativo. Los planes estratégicos son a largo plazo.

Planeación táctica
Se refiere a la forma de aplicar los planes estratégicos y considera la estructura de
organización, los productos o servicios, recursos y distribución del trabajo. La
planeación táctica es a corto plazo.
Aspectos por considerar al elaborar planes
Al elaborar planes tanto estratégicos como tácticos, su diseño debe incluir al
menos los siguientes aspectos:
 Políticas gerenciales.
 Diagnostico administrativo.
 Objetivos y metas.
 Estructura de organización para su ejecución.
 Distribución de actividades y funciones.
 Evaluación de alcances.
 Cronogramas o diagramas de utilización de tiempo.
 Camino crítico.
 Técnicas de la evaluación.

Características de un plan de acción

Todo plandebe contener descritos y especificados los siguientes aspectos:

 Análisis: incluye un análisis de la situación y de las necesidades sobre las

que se va a intervenir.
 Objetivos: define cuáles son las metas específicas que pretende alcanzar.
 Actividades: describe las acciones, tareas y estrategias que deben ser
ejecutadas.
 Responsabilidades: asigna y distribuye tareas y responsabilidades.
 Recursos: determina los recursos que serán necesarios para su
implementación, así como su distribución.
 Plazos: tiene una duración definida, es decir, un comienzo y un término.
 Indicadores: determina los indicadores de gestión que se usarán para el
seguimiento y evaluación del proceso, así como para la toma de decisiones.
 Ajustes: debido a que es un trabajo que está en constante desarrollo y
evolución, sobre la marcha del proceso se introducirán los cambios o
correcciones que fuesen necesarios.

NOTA:

No es conveniente iniciar el plan sin una idea clara de los beneficiarios,

participantes y beneficios que éstos percibirán con la realización del plan.

. Y para esta misma el plan se compone de cinco niveles principales:

 Antecedentes
 Normativo
  Estratégico
 Programático y de Corresponsabilidad sectorial.
 Instrumental.

Existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan,
para que su diseño se efectivo.
1.- Autorización: Solo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y
ejecutados. La autorización debe existir para:
 iniciar el estudio del plan
 prepararlo
 ejecutarlo
 controlarlo

2.- Objetividad: Debe fundamentarse en datos y elementos científicos.

3.- Actualización: La aplicación de los planes requiere de su adaptación

constante a los cambios de la empresa.

4.- De naturalezaconfidencial. Existen ciertas situaciones en el contenido del

plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la organización.

5.- Sencillez: Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible.

6.- Adecuación: Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrán en

práctica.

7.- Completo: Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los
objetivos.

8.- Ventajoso: Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes
en su realización

El Plan es más general con objetivos igualmente generales, debe incluir uno o
más programas. Los programas son más específicos tienen objetivos medibles y
por ende metas que cuantifican su cumplimiento.

Clasificación de los Planes:

POR SU DURACIÓN:
 De corto plazo. Un año
  De mediano plazo: hasta 3 años

 De largo plazo. 4 años o más

POR SU AMPLITUD:
 Estratégicos. Generales, de mediano y largo plazo

 Táctico. Específicos y de corto plazo

POR SU USO.
 Permanentes
-Procedimientos
-Reglas (Normas)
 Temporales o de un solo uso:
-Proyectos
-Presupuestos
-Programas

ENTONCES:
1. El plan integra y contempla en su estructura el funcionamiento del programa
o programas

2. Plan es trazar un camino para llegar a un objetivo.

3. Por tanto primero el plan, luego el programa.

¿Por qué es necesario planificar en SALUD?

 Para usar adecuadamente los fondos públicos

 Para poder obtener financiamiento
 Para evaluar la efectividad de las políticas y programas de salud.

2.2 Organización. Concepto, tipos: Organización formal e informal. Principios de la organización.

Manuales de normas y procedimientos técnicos. Sistema Kardex. Concepto. Importancia.
Componentes del sistema kardex. Organigrama: concepto, clasificación, funciones. Filosofía:
objetivo. Normas: conceptos, características de la formulación de una norma, ventajas de su
utilización en el trabajo

2. ORGANIZACIÓN
Define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan.
La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los
objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de
coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la
cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la
autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes
funciones.

IMPORTANCIA

 Es de carácter continuo.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Se consideran dos tipos de organización en las empresas: la organización formal y
la informal.

Organización informal
La organización informal tiene su origen en la necesidad de las personas de
relacionarse con un grupo específico, en el cual cada persona tiene un papel que
le satisface; además, el grupo elegido tiene intereses comunes. En la personas,
los grupos informales son propiciados por la interacción constante, los
movimientos del personal, los periodos de descanso, el ambiente físico y la
necesidad humana de establecer vínculos afectivos.
La organización informal a menudo enfrenta conflictos con la organización formal.

La enfermera jefe, como administradora, requiere de conocimientos en el manejo

de conflictos intraorganizacionales.

Organización formal
Reyes Ponce (1981) define la organización como “la estructuración técnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos en un organismo social”.
Chiavenato (1991) define la organización formal como “la determinación de
estándares de interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos lógicamente a
través de normas, directrices y reglamentos de la organización para el logro de
sus objetivos”

Elementos de la organización formal.

 División del trabajo.
 Definición de funciones y actividades.
 Establecimiento de jerarquías.
 Determinación de sistemas de organización.
 Establecimiento de la comunicación.
 Determinación de normas y reglamentos.

Cuando los elementos de la organización formal no son definidos con claridad, o

cuando no se establecen algunos de ellos, pueden ocasionarse deficiencias en la
estructura formal.

Manifestaciones de una organización formal deficiente

 funciones mal distribuidas.
 Objetivos sin lograr.
 Aumento de conflictos.
 Autoridad y responsabilidad indefinidas.
 Ineficiencia.
 Baja productividad.
 Desperdicio y subutilización de recursos.
 Aumento de costos.
 Baja proyección social.

Tipos de organización formal

Los tipos de organización formal definidos en la teoría clásica y redefinidos por la

teoría neoclásica son:

 Organización lineal
 Organización funcional.
 Organización lineo-funcional.
 Organización por comités.

Organización lineal
Consecuencia del principio unidad de mando, la organización lineal se estructura
por líneas directas de mando. La organización lineal es simple, ideal para
organizaciones pequeñas, con centralización del mando y controles rígidos. Su
gráfico es piramidal, es decir, la autoridad fluye de arriba hacia abajo. La
organización lineal se considera aplicable cuando:
 Se inicia una organización.
 Son pocos los miembros de la organización y sin grandes necesidades de
especialización.
 Cuando sus funciones y actividades son rutinarias.
 Cuando el objetivo es cantidad y no calidad.

Organización funcional
Busca simplificar el trabajo, establecer lines directas de comunicación, eliminar la
centralización en la toma de decisiones y apoyar la especialización.
Se caracteriza por una dispersión de la autoridad, subordinación múltiple, aumento
de la especialización y requisitos de mayor conrol.

Organización lineo-funcional
este tipo de organización es la resultante de combinar los dos modelos anteriores
y reducir sus desventajas. Se producen jerarquías lineales (autoridad) y
funcionales (asesoría), la autoridad de línea establece relaciones de comunicación
y coordinación con la autoridad funcional. La organización lineo-funcional, dio
margen al staff. La posición del staff es funcional, es deci, no posee autoridad y su
papel es aportar a la autoridad asesoría, información y orientación para la toma de
decisiones.
Organización por comités

Para algunos autpores los comies son formas administrativas; para otros,
representa una organización funcional sin autoridad lineal. Como características
de esta forma de organización están que: son organismos temporales-en tanto
cumplen su misión-, pueden o no tomar decisiones, tienen un objetivo definido y
metas por lograr. Los comités no pueden ser por si solos una organización formal.

Principios de la organización
 La base de la organización formal es la división de trabajo.
 La estructura formal de organización define jerarquías, funciones
actividades, niveles de autoridad y responsabilidad.
 A mayor complejidad en la organización formal, mayor determinación de
controles apropiados.
 La organización formal requiere de vías de comunicación y coordinación
extensa.
