PROCEDIMIENTO PARA VERSION: 1

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE CODIGO: PGPC-001

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
EDS ZONA FRANCA FECHA:02/08/201 PAGINA: 1
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PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE CONTRATISTAS Y

PROVEEDORES

1. Objetivos

Describir los criterios mínimos SST que deben cumplir las personas naturales o jurídicas que
sean o aspiren a ser Sub-contratistas y proveedores, asegurando así el cumplimiento de las
políticas, objetivos y metas de SST que la compañía ha establecido.

2. Responsabilidades

CARGO RESPONSABILIDADES
Gerente General - Es responsable por la aprobación y verificación de cumplimiento
de las disposiciones consignadas en este procedimiento.
- Es responsable de la aprobación final de contratistas y
proveedores
- Recibir por parte del Encargado SST la evaluación anual del
desempeño de contratistas para tomar las medidas correctivas
que se requieran.
Encargado SST - Es responsable por la elaboración y actualización de las
disposiciones consignadas en este procedimiento.
- Es responsable de comunicar el presente procedimiento a los
contratistas y proveedores de la compañía.
- Verificar el cumplimiento de las disposiciones consignadas en este
procedimiento e informar a la Gerencia el incumplimiento del
mismo.
- Es la persona encargada de desarrollar, implementar y mejorar
los Sistemas y exigencias de Higiene y Seguridad Ocupacional de
los contratistas.
- Realizar una evaluación del desempeño final del contratista en lo
referente a SST y entregarla a Gerencia General.
Contratistas y - Conocer y cumplir las normas SST contenidas en el presente
Proveedores procedimiento durante la ejecución de sus trabajos.
- Cuando la duración de la obra, o el riesgo del proyecto lo
ameriten, presentar al Encargado de SST , los documentos y
programas exigidos en el presente documento.

Representante SST - Es la persona designada por parte de la empresa contratista de

del Contratista conocer y garantizar que se cumplan todos los lineamientos
exigidos en el presente procedimiento.
 - Velar por el cumplimiento de las normas SST durante la ejecución
de sus trabajos, elaborar los permisos de trabajo de alto riesgo y
los exigidos por el Representante
- Presentar ejecutar y cumplir el cronograma de inspecciones
planeadas, asistir a las reuniones programadas por la Empresa,
lidera el sistema de reporte de incidentes y accidentes de trabajo.
- Mantener contacto permanente con el Representante informando
en detalle de toda la gestión SST adelantada en el proyecto,
además solicitar autorización para la ejecución de tareas críticas.

3.Términos y Definiciones

 Empresa Contratista: Toda persona jurídica, legalmente constituida con quien la Empresa
contrate la prestación de una labor o servicio.

 Proveedor: Persona natural o jurídica, privada o pública, que se obliga a entregar o

abastecer a de algunos artículos necesarios para el normal desarrollo de sus actividades
a cambio de una contraprestación económica.

 Selección: Proceso de elección de una empresa o persona para prestar sus servicios o
ofrecer sus productos a una organización.

 Contratista o Sub-contratista: persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o

extranjera, consorcio que se obliga prestar un servicio, suministrar un bien o construir una
obra a cambio de una contraprestación económica.

 Contrato: acuerdo de voluntades entre y un contratista para la prestación de un servicio,

el suministro de un bien o la construcción de una obra.

 Desempeño: resultados medibles del sistema de gestión en SST relativos al control de los
riesgos de seguridad y salud de la organización, basados en la política y los objetivos del
sistema de gestión SST.

 Director de proyecto: funcionario designado para coordinación y control de los diversos

factores que intervienen en el desarrollo de un proyecto a partir de la etapa
precontractual, para que se cumpla con las condiciones técnicas, económicas y de plazo
previstas.

 Fuerza mayor: se genera cuando se produce cualquier evento imprevisto e imprevisible

que impida a alguna de las partes el cumplimiento de alguna obligación establecida y que
esté más allá del control razonable por la parte quien la alega y que no podría, haciendo
uso de debida diligencia, evitarse por dicha parte.

 Interventor: funcionario que tiene la responsabilidad de vigilar, supervisar y controlar las

obligaciones emanadas de un contrato, de manera que éste cumpla su objeto dentro del
plazo previsto, las especificaciones convenidas y el presupuesto asignado.

 No conformidad: cualquier desviación respecto a las normas, prácticas, procedimientos,

reglamentos, desempeño del sistema de gestión, que puedan ser causa directa o
indirecta de lesión, enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una
combinación de éstos.
 Organización: compañía, firma empresa, institución o asociación pública o privada que
tiene sus propias funciones y administración.

 Otro-sí: documento anexo al contrato cuya finalidad es aclarar alguna cláusula

contractual, que no modifica las condiciones originales del contrato.

 Peligro: fuente o situación con potencial de producir lesión a las personas, enfermedad
laboral, daños a la propiedad, al medio ambiente o una combinación de estos.

 Seguridad y salud en el Trabajo: condiciones y factores que inciden en el bienestar de los

empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra
persona en el sitio de trabajo.

 SST: Abreviado de Sistema Gestión de Seguridad industrial y Salud en el Trabajo.

3. Requerimientos para Contratistas y Proveedores con significancia Media y Baja

y nivel de Probabilidad de peligros Medio y Bajo.

1.1 Normas Generales

 Todo personal del Sub-contratista antes de iniciar labores debe recibir la

respectiva inducción SST y la constancia mediante la firma del formato, de
haberla recibido.
 Todo personal del Contratista o Sub-contratista debe portar los carnés de ARL,
EPS y de la empresa, durante el tiempo que permanezca realizando la labor
contratada.
 Se exigirá a todo el personal el uso de uniforme (limpio) y adecuado mientras
permanezca en la Empresa y uso de calzado adecuado para cada labor a
desempeñar.
 No se permitirá el ingreso de personal del Contratista o Sub-contratista que
presente signos de ebriedad o de encontrarse bajo efectos de sustancias
estimulantes o alucinógenas esta eventualidad será reportada directamente al
Responsable de SST para que adopte las sanciones a que haya lugar.
 No se permitirán agresiones o comportamientos inseguros en los sitios de
trabajo por parte de ningún trabajador del contratista.
 Los proveedores que realicen alguna actividad específica en los programas de
medicina preventiva deben garantizar su competencia mediante el envío de los
soporte específicos.

1.2 Trabajo de Menores de Edad

 Está prohibido el ingreso de acompañantes o menores de edad a los proyectos.

 El trabajador menor de edad debe contar con un permiso escrito del Ministerio
de Trabajo.

1.3 Sistema General de Seguridad Social

 La empresa o persona Contratista o Sub-contratista está obligada a presentar al

representante SST., cuando este lo solicite las planillas de pago de afiliación al
 sistema general de seguridad social vigentes en los predios de la Empresa
durante el tiempo que dure la labor o servicio para la cual fue contratada.

1.4 Supervisión y Control

 Dependiendo del riesgo, la magnitud y duración del proyecto el contratista,

deberá asignar un encargado de SST para que haga seguimiento al personal y
tome las medidas necesarias para atender cualquier eventualidad en la materia.
 Dependiendo de la magnitud y del riesgo del trabajo a ejecutar por el contratista
en la Empresa podrá exigirle a la empresa contratista la presencia permanente
durante la ejecución de los trabajos de mínimo una persona capacitada y
certificada en primeros auxilios y rescate.

1.5 Señalización y demarcación de Áreas de Trabajo

 La empresa contratista deberá acordonar el área de influencia de la obra a

realizar, buscando evitar molestias y accidentes a terceros y realizar un
cerramiento provisional cuando se trate de obras de construcción o reformas.
 La empresa contratista deberá colocar señalización que prohíba el ingreso a la
obra de personal ajeno a la misma.

1.6 De la Contratación de Personal

 Cuando se trate de trabajos operativos en campo y antes del inicio de estos el

contratista deberá entregar al representante el listado detallado del personal
que se desempeñará en el Contrato, incluyendo nombre (en orden alfabético),
identificación, cargo y salario básico para el control administrativo pertinente.
 En ningún caso los salarios podrán ser inferiores al salario mínimo mensual
legal vigente (SMLV), ni tampoco al salario básicos ofrecido por el Contratista
en su oferta.
 El Personal que se contrate debe cumplir con el perfil ofrecido por el
Contratista en su Propuesta.
 Todo el personal que se desempeñe en la ejecución del Contrato deberá estar
cubierto en su totalidad por el Sistema de Seguridad Social Integral (EPS)
Salud – (AFP) Pensión, (ARL) Riesgos Laborales, al margen del tipo de
vinculación que tenga. Deberá exigirse la presentación de los comprobantes
de afiliación.

1.7 En caso de Accidente de Trabajo

 Que se actúe con calma, prontitud y diligencia.

 Que el trabajador sea trasladado de inmediato a un centro de asistencia médica.
 Que el accidente se reporte a la Administradora de Riesgos Laborales dentro de
las veinticuatro (24) horas siguientes a su ocurrencia
 Que se dé inicio a la investigación pertinente, se entregue a la ARL dentro de los
15 días calendario previstos por la legislación.
1.8 Manejo de las Comunicaciones durante el desarrollo del Contrato

Todas las órdenes, instrucciones y observaciones se impartirán por escrito, y si por

circunstancias especiales se han dado verbalmente, deberán confirmarse por
escrito con la mayor brevedad.

4. Requerimientos Contratistas y Proveedores con significancia Alta y nivel de

Probabilidad de Peligro Alto y Muy Alto

1.9 Política SST del Contratista

El contratista debe contar con una política SST debidamente firmada por su
representante legal, demostrando así el respaldo y compromiso por parte de la alta
gerencia.

Todo contratista debe garantizar que la política SST sea divulgada al interior de la
organización y entendida por todos los trabajadores, según lo establecido en la
Circular Unificada de 2004 componente B numeral 3 y demás normas que lo
modifiquen, complementen o adicionen.

1.10 SG-SST:

Los contratistas están en la obligación de organizar y ejecutar un SG-SST tendente

a preservar y mejorar la salud de sus trabajadores en los sitios de trabajo, de
acuerdo a lo establecido en la legislación: resolución 1016 de 1989; Decreto 614 de
1984 articulo 28 al 30; Resolución 2413 de 1979 articulo 10; ley 9 de 1979 articulo
111 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.

El SG-SST del contratista debe incluir como mínimo:

 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo: Conjunto de actividades

médicas y paramédicas, destinadas a promover y mejorar la salud del
trabajador, evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en un lugar de trabajo acorde
con sus condiciones psicológicas.

 Subprograma de Seguridad Industrial: Protección al Personal. Comprende el

conjunto de actividades destinadas a la identificación y control de las causas de
accidentes de trabajo. Ver con más detalle en el punto siguiente.

 Subprograma de Higiene Industrial: Comprende el conjunto de actividades

destinadas a la identificación, evaluación y control de los agentes y factores del
ambiente de trabajo que pueden afectar la salud de los trabajadores, generando
enfermedades laborales.

 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial: Todo contratista que tenga a su

servicio 10 o más trabajadores debe elaborar el reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial de acuerdo a: código sustantivo del trabajo articulo 349
modificado por la ley 962 de 2005 artículo 55 que indica la no obligatoriedad de
la revisión y aprobación del mismo ante el Ministerio de la Protección Social;
Código sustantivo del Trabajo articulo 350 y 351; Resolución 2413 de 1979
articulo 10 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.
1.11 Asignación de Recursos:

La empresa Contratista asignará un presupuesto al inicio del proyecto en cual

deberá incluir la asignación de personal idóneo en SST y los recursos humanos
físicos, financieros y tecnológicos suficientes para una adecuada gestión SST.

1.12 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Con el fin de acompañar las actividades contenidas en el SG-SST cada contratista

debe tener conformado su COPASST en caso de tener más de 10 trabajadores; de
lo contrario se debe nombrar un Vigía SST, quien hará las veces del mismo. Sus
funciones y actividades se basan en la Resolución 2013 de 1986; Resolución 2400
de 1979 artículos 80 al 93; Resolución 1016 de 1989 artículos 12 y 13; decreto 614
de 1989 articulo 25; decreto Ley 1295 articulo 63 y demás normas que los
modifiquen, complementen o adicionen.

1.13 Requisitos SST

4.1.1 Inspecciones de Seguridad:

Los contratistas deben presentar su plan de inspecciones que garanticen la

realización de inspecciones periódicas a las diferentes áreas o frentes de trabajo
con el fin de detectar condiciones inseguras y actos inseguros e implementar
medidas de control para los riesgos a los que están expuestos sus trabajadores.
Lo anterior se ampara en lo reglamentado en la Resolución 1016 de 1989 articulo
11 numeral 5 y 11, articulo 14 numeral 8; resolución 2013 de 1986 articulo 11
literal f y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen. En todos
los centros de trabajo se deben realizar como minino las siguientes inspecciones
de seguridad: Inspección a los elementos de protección personal, herramientas y
equipos, sistemas utilizados para trabajo en alturas, instalaciones electicas,
equipos de emergencia.

4.1.2 Identificación de Peligros, valoración, prevención y comunicación de riesgos

Los contratistas deben realizar identificación de peligros, valoración de riesgos

para cada una de las actividades a desarrollar y determinar las medidas de control
necesarias como pilar para la ejecución de trabajos seguros, así mismo, el
contratista debe asegurar que los trabajadores que ejecutaran las actividades
conocen los riesgos a que están expuestos y conocen las medidas de prevención.
Lo anterior reglamentado en la resolución 1016 de 1989 articulo 10 numeral 2
literal c, articulo 11 numeral 1,2 y 3, articulo 14 numeral 1,2 y 3; Decreto 614 de
1989 articulo 30 literal c numeral 1; Decreto Ley 1295 de 1994 articulo 62; Ley
378 de 1997 articulo 13; Resolución 2413 de 1979 articulo 10 numeral 4, Código
Sustantivo del Trabajo artículos 56, 57,62 y 348 y demás normas que los
modifiquen, complementen o adicionen.

4.1.3 Elementos de Protección Personal

El contratista está en la obligación de presentar la matriz de elementos de

protección personal para cada una de las actividades a ejecutar y suministrar los
EPP que técnicamente sean acordes con los peligros generados en los frentes de
 trabajo y que cumplan con las especificaciones normativas para cada uno de
ellos. Igualmente el contratista deberá capacitar a sus trabajadores en el uso
adecuado, además de establecer un régimen de sanciones disciplinarias para
quien trabaje sin acatar las instrucciones impartidas por su empleador. La
legislación que reglamenta lo referente a esta obligación es: circular Unificada de
2004 componente A numeral 6; Resolución 2413 de 1979 articulo 94 al 104;
Resolución 2400 de 1979 articulo 179 al 201; Ley 9 articulo 122 al 124 y demás
normas que los modifiquen, complementen o adicionen.

4.1.4 Procedimientos de trabajo Seguro

El contratista deberá contar con el conjunto de procedimientos básicos para las

operaciones que va adelantar en el desarrollo normal de su contrato y el
mecanismo de verificación de cumplimiento de los mismos.

4.1.5 Demarcación y Señalización

La utilización adecuada y oportuna de una demarcación y señalización ayuda a

prevenir los peligros y riesgos en los frentes de trabajo, por lo tanto los
contratistas deberán incluirlas dentro de la ejecución de sus actividades. Lo
anterior se encuentra reglamentado en la Resolución 1016 de 1989 artículo 11
numeral 17; resolución 2400 de 1979 artículo 202 al 204, ley 9 de 1979 artículo
93,94 y 206 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.

4.1.6 Como mínimo el programa de señalización debe contar con:

- Señalización de vías interrumpidas por obra

- Señales preventivas
- Señales reglamentarias
- Señales de prohibición
- Señales de advertencia
- Señales de adecuación

4.1.7 Programa de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

El contratista deberá ejecutar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de

las instalaciones, de los equipos y de las herramientas consignando información
detallada de las condiciones actuales, peligros posibles y sistemas de prevención
y protección requeridos.

4.1.8 Capacitación y Entrenamiento

Los contratistas están en la obligación de dar inducción, capacitación y

entrenamiento a los trabajadores a su cargo con el fin de que conozcan los
aspectos relacionados con seguridad industrial y salud ocupacional relevantes en
la ejecución de sus actividades. Lo anterior está reglamentado en la resolución
1016 de 1989 articulo 11 numeral 20; decreto Ley 1295 de 1994 articulo 21 literal
g y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.

4.1.9 Inducción SST

 Todo el personal del contratista seleccionado para la ejecución de un trabajo,
deberá recibir una inducción básica SST, entre otros aspectos deberá tratar:

- Políticas SST
- Normas y procedimientos para el uso de equipos, herramientas, insumos,
trabajo en alturas, montaje de andamios, uso de EPP, prevención de
accidentes, prevención de alcoholismo, drogas, tabaco.
- Plan de Emergencias y MEDEVAC.

4.1.10 Plan de Emergencias

Los contratistas deben garantizar mecanismos de atención oportuna de

emergencias que puedan presentarse en los frentes de trabajo, todo esto
reglamentado en el Decreto Ley 1295 de 1994 articulo 35 literal b; Circular
Unificada de 2004 componente B numeral 14; Código Sustantivo del Trabajo
articulo 205; resolución 2400 articulo 205 y 223; Ley 9 de 1979 articulo 127;
Resolución 1016 articulo 10 numeral 7, articulo 11 numeral 18; Ley 378 de 1997
articulo 5 literal j y demás normas que los modifiquen complementen o adicionen.

4.1.11 Indicadores, Estadísticas y Registros

Los contratistas están obligados a contar con indicadores, estadísticas y registros

para poder evaluar el desarrollo y grado de cumplimiento del SG-SST. La
legislación referente al tema se encuentra mencionada en el Decreto Ley 1295 de
1994 artículo 61; Resolución 1016 de 1989 articulo 11 numeral 16, articulo 14
numeral 1 al 11, articulo 15 numeral 1 al 4 y demás normas que los modifiquen,
complementen o adicionen.

4.1.12 Investigación y Reportes de Accidentes e Incidentes de Trabajo

Los contratistas deberán asumir esta obligación reglamentada en la Resolución

1401 de 2007 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.

4.1.13 Exámenes Ocupacionales

El contratista deberá realizar exámenes ocupacionales de ingreso, periódicos, de

retiro, por cambio de ocupación y por reingreso, con el fin de ubicar a los
trabajadores en un sitio de trabajo acorde a sus condiciones de salud y verificar
sus condiciones de salud durante la relación contractual. La legislación nacional
reglamenta esta práctica de acuerdo a la Resolución número 2346 de 2007;
Circular Unificada de 2004 componente A numeral 3; Resolución 2413 de 1979
articulo 4 al 9; Decreto 614 de 1984 articulo 30 literal b numeral 1; Resolución
1016 articulo 10 numeral 1; código sustantivo del trabajo articulo 348; Resolución
6398 de 1991 articulo 1 y 2; resolución 4050 de 1994 articulo 2 y demás normas
que los modifiquen, complementen o adicionen.

4.1.14 Programa de Manejo ambiental y Saneamiento Básico

El contratista diseñará una política de especial consideración a la conservación

del medio ambiente y al cuidado de los bienes de HECTOR FABIO ARIAS
GIRALDO. y de terceros dándola a conocer expresamente a su personal. En el
 campo práctico, esto contempla la atención al medio ambiente, a la salud de los
trabajadores y de las demás personas del lugar donde se ejecuten los trabajos,
preservando el aire, las aguas, el suelo y la vida animal y vegetal de cualquier
efecto adverso que pueda surgir de las labores correspondientes.
El contratista deberá ejecutar el manejo de residuos sólidos, residuos orgánicos,
residuos peligrosos de acuerdo a las normas legales y técnicas vigentes. Deberá
incluir entre sus actividades el desarrollo de actividades dirigidas al ahorro de
agua y energía además de la minimización o eliminación de los impactos
ambientales que generen sus actividades.

5. Evaluación y Seguimiento

Se reserva el derecho de evaluar antes, durante y/o después de cada trabajo la gestión en
SST del Contratista. Sin perjuicio de las obligaciones a cargo del contratista como son
preparar, ejecutar y terminar el trabajo contratado en óptimas condiciones de seguridad
además de su obligación de suspender los trabajos que se ejecuten sin tomar las medidas
de seguridad que se requieran. Se podrá suspender definitiva o temporalmente las
actividades o trabajos que a su juicio puedan estar desarrollándose de manera insegura o
incumpliendo las condiciones establecidas en el presente documento.