GESTIÓN COMERCIAL

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSION RESPONSABLE

01/06/2016 CREACION 01 GERENCIA GENERAL
MODIFICACION EN COTIZACIONES Y
01/10/2016 02 GERENCIA GENERAL
PROPIEDAD DEL CLIENTE
CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO

Describir las actividades que se realizan para la captación y comercialización de los servicios
en MAIKO MEASUREMENT, teniendo en cuenta el presupuesto asignado al proyecto.

2. ALCANCE

Aplica desde que se hace contacto con el cliente hasta la aceptación de la oferta por el cliente
por medio de contrato u orden de compra/servicio o mail.

3. DEFINICIONES

3.1 Cotización: Descripción del servicio teniendo en cuenta los requisitos del cliente.

3.2 Contrato: Documento que tiene como objeto la gestión de un servicio, enviado por el
cliente y especificando las condiciones generales y técnicas para la ejecución de la obra.

4. CONTENIDO

4.1 Solicitud del cliente

Los clientes a MAIKO MEASUREMENT pueden llegar por los por siguientes medios: referidos,
telefónicamente, correo electrónico, pagina web.

4.2 Determinación de Requisitos del cliente

El responsable del proceso debe determinar los requisitos del cliente para la prestación del
servicio tales como:

Ubicación
Tipo de servicio de servicio que es requerido: Medicion y/o Aforos
Equipos de medición másica
Certificaciones
Registros Electrónicos

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4.3 Generación de presupuesto de obra

El presupuesto de obra es generado para determinar el costo para realizar la cotización y

conocer a su finalización la rentabilidad de la misma.

El presupuesto de obra podrá ser omitido para servicios repetitivos o que no requieran
gastos a nivel de viajes (el cliente los asume, por ejemplo).

Una vez son conocidas las especificaciones del servicio solicitado se hace cálculo de los costos
y gastos en el MKM - 14 COSTO Y PRESUPUESTO DE OBRA, que conlleva a ejecutar la obra
para realizar la Cotización en cuanto a:

Mano de obra.
Certificaciones.
Costo por tiempos muertos.
Costo indirecto de operación.
Transporte.
Hotel.
Alimentación.
Combustibles.
Peajes.
Transporte de herramienta.
Alquiler o desgaste de herramienta.
Vehículo.

4.4 Elaboración de la cotización

Una vez calculado el costo de la obra (cuando se requiera) en el MKM - 14 COSTO Y

PRESUPUESTO DE OBRA y con las especificaciones determinadas según el numeral 4.2 de
este procedimiento. Se procede a realizar la cotización especificando: costo, tiempos de
entrega y condiciones generales de la venta del servicio, así como los requisitos legales y
reglamentarios aplicables al mismo.

Antes de enviar la cotización se verifica la capacidad para cumplir con los requisitos del
cliente, esto de acuerdo a las obras que se tengan proyectadas en el momento y se estudia la
factibilidad del proyecto en algunos casos a través de la visita de diagnóstico de campo que
se realiza al lugar donde se ejecutará la obra para poder determinar así la viabilidad y
características del proyecto dejando evidencia mediante correo electrónico, finalmente se
elabora la cotización y se registra en el formato MKM - 15 CONTROL DE COTIZACIONES.

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Si el cliente aprueba la cotización, se firma un contrato, o genera una Orden de servicio/,

Orden de compra, Mail o aceptación verbal en señal de aceptación de la cotización, para
MAIKO MEASUREMENT cuando aplique, el pago del valor del anticipo o factura se convierte
en la aceptación para la realización de lo cotizado.

Cuando existan cambios o ajustes en los términos y condiciones iniciales establecidos en la

cotización está llevará un consecutivo que iniciará a partir del número (1) para identificar los
cambios realizados a la misma.

4.3 Seguimiento a la cotización

En el momento que se recibe aceptación del cliente de la cotización a cualquier funcionario

dela empresa, la Gerencia de Operaciones procede a la generación de la Orden de Trabajo
MKM - 47 se da por entendido que la cotización fue aprobada y hace el respectivo
seguimiento MKM - 15 CONTROL DE COTIZACIONES, teniendo en cuenta que este
seguimiento es realizado desde la generación de la cotización hasta la facturación del
servicio.

4.4 Propiedad del cliente

En MAIKO MEASUREMENT se considera propiedad del cliente los siguientes:

 Instalaciones
 Materiales. Equipos, maquinaria.
 Documentos
 Información del cliente como datos generales
 Resultados de pruebas
 Fotografías

Esta información será utilizada exclusivamente para la prestación del servicio y no será
divulgada a terceras personas. En las cotizaciones se establecerá el siguiente párrafo:

“La información suministrada por el cliente a MAIKO MEASUREMENT será únicamente

utilizada al interior de nuestra compañía para poder realizar las gestiones respectivas y
poder realizar la presente oferta. No será reproducida o entregada a personal diferente al
establecido por la empresa.”

El cuidado brindado se encuentra en DOG-MKM-04 PROPIEDAD DEL CLIENTE.

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El manejo de la informacion del cliente se hace cumpliendo con la ley de habeas data Ley
1266 de 2008 de la superintendencia de industria y comercio.

4.5 Satisfacción del Cliente

Para MAIKO MEASUREMENT, es fundamental conocer la satisfacción del cliente por el

servicio ofrecido mediante el diligenciamiento en el MKM – 25 ACTA DE ENTREGA, la cual
contiene la encuesta de satisfacción aplicada a los clientes.

Cuando sean repuestos que se vendan a los cliente no se requiere Acta de Entrega y
Encuesta, pero se debe enviar un correo al cliente validando la recepción de lo enviado y
para que este manifieste sus PQR

4.6 Trabajos Atípicos

Cuando se presenten situaciones que requieran la presencia del personal de ingeniería en la

instalaciones del cliente o este envié equipos para su validación no aplica el procedimiento
anterior, ya que la cotización se realiza generalmente luego de prestar el servicio.

Por otro lado cuando sean equipos enviados para su verificación o certificación, servicios vía
telefónica o mails no aplica la generación de acta de entrega y en su lugar se da por aceptado
dicho servicio con la orden de servicio (cuando aplique) o la aceptación de la factura.

5. ANEXOS

 COTIZACIÓN
 CONTRATO
 PORTAFOLIO
 ORDEN DE SERVICIO/ORDEN DE COMPRA
 MKM - 11 PLAN DE ACCIÓN
 MKM - 14 COSTO Y PRESUPUESTO DE OBRA
 MKM - 15 CONTROL DE COTIZACIONES
 MKM - 23 ORDEN DE TRABAJO VARIOS

6. REFERENCIA

 NTC-ISO-9000:2005, “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario”.

 NTC-ISO-9001:2008, “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”.

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7. APROBACIÓN
Revisó Aprobó
Nombre Valeria Cano Cesar Villalobos
Cargo Gerente Operativa Gerente General

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