PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSION RESPONSABLE

01/06/2016 CREACION 01 GERENTE GENERAL

1. OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para las compras, teniendo en cuenta la selección y
evaluación de proveedores.

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades involucradas en las compras incluyendo la verificación de
estas, selección y evaluación proveedores.

3. DEFINICIONES

Proveedor

Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio, necesario para la

prestación del servicio.

Proveedor crítico

Son aquellos proveedores que tienen impacto para la prestación del servicio y que su
incumplimiento puede generar retrasos.

Las compras a proveedores de elementos de menor cuantía, repentinas que se requieran en

la ejecución de la obra, etc serán realizadas por el funcionario que desarrolle el servicio y con
autorización verbal de la Gerencia General.

4. CONTENIDO

4.1 Selección de proveedores

Cuando se requiere comprar un producto o servicio y no se dispone de un proveedor para

este, el área de compras en cabeza del Gerente General envía solicitud de cotización vía mail
a varios proveedores y se realiza la respectiva comparación de calidad y precio, de acuerdo a
los resultados del análisis se elige el proveedor que ofrezca el producto o servicio que más se
ajuste a la necesidad de compra.

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En caso de que la compra sea específica y no existan más de un proveedor el Gerente

General tiene la potestad de autorizar la compra sin el análisis respectivo

Cuando se ha realizado la elección del proveedor, la asistente administrativa le solicita vía

mail RUT y Cámara de Comercio en caso que sea persona jurídica de lo contrario se solicita
copia de cédula del representante legal. A continuación se registra el nuevo proveedor en el
formato MKM - 68 LISTADO DE PROVEEDORES.

Los documentos exigidos a cada proveedor deben ser archivados en su respectiva carpeta
digital.

Cuando se traten de empresas extranjeras estos documentos no son requeridos

4.2 Compras

Se identifica la necesidad de compra por medio de correo electrónico y de acuerdo al MKM-

68 LISTADO DE PROVEDORES se verifica con que proveedor se realiza la compra.

La ORDEN DE COMPRA MKM-56, es utilizada para compras a crédito, y compras que estén
ligadas a la ejecución de obra o servicio con proveedores previamente seleccionados y
registrados en el MKM-68 LISTADO DE PROVEDORES. La ORDEN DE COMPRA MKM – 56
puede ser avalada por un correo del Gerente General.

Debido a que MAIKO MEASUREMEN realiza compras menores en cantidad y costo o a

proveedores críticos ya establecidos, se realizan las siguientes observaciones:

 El proveedor crítico cumplirá con las directrices a traves de evaluación inicial y

reevaluación anual de sus servicios.

 No se requiere un indicador que evalué los proveedores, a menos que cambien las
directrices a nivel de compras de la compañía.

 El control del proveedor se realizara mediante la evaluación a disco proveedor.

Lo anterior debido a la experiencia ya adquirida por la empresa.

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 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

4.2.1 Verificación de la compra

Los proveedores que sean elegidos son los que se utilizan para la compra de productos o
servicios, el responsable de las compras verifica en el MKM - 68 LISTADO DE PROVEEDORES
que las compras se realicen con este tipo de proveedores.

Cuando se recibe un producto o servicios prestados, la verificación se realiza comparando los

productos recibidos contra la FACTURA y la factura emitida por el proveedor buscando que
siempre el producto o servicio cumpla con los requisitos especificados.

En caso que el producto/servicio recibido no cumple con lo solicitado en la orden de compra,

se procede a informar al proveedor a través de un correo electrónico para realizar los ajustes
correspondientes.

La verificación de la compra es realizada en FACTURA del estado de la recepción. Cuando el

producto o servicio se debe trasladar a otras ciudades, Gerencia General designa la
responsabilidad de verificar la entrega a quien el considere. Para ello la Gerencia Operativa o
General deberá enviar al responsable de la verificación vía mail el detalle del producto para
que esta persona pueda realizar la verificación comparando con la remisión de entrega que
genere el proveedor, la cual deberá ser remitida a la oficina principal para ser archivada.

4.3 Evaluación Inicial de proveedores

Gerencia General o Operativa realiza la evaluación de proveedores.

- Criterios evaluación bienes

 Calidad
 Precio
 Tiempo de Entrega
 Posventa

- Criterios evaluación servicios

 Idoneidad del servicio

 Calidad del servicio
 Plazos

El registro de la evaluación se deja en el formato MKM-69 EVALUACION DE PROVEDORES.

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NOTA: Son registradas las novedades presentadas con los proveedores en la columna
observaciones del MKM-69 EVALUACIÓN DE PROVEDORES.

4.3.1 Grado de control a efectuar es el siguiente:

PUNTAJE RESULTADO
Entre 4-5 El proveedor cumple los estándares
TIPO A especificados por la Empresa.
El proveedor apenas satisface los
3,9 - 3
requerimientos de la Empresa. Deben
TIPO B
hacer plan de Mejoramiento
<3 El proveedor no satisface los
TIPO C requerimientos de la Empresa.

4.4 REEVALUACION DE PROVEEDORES:

De acuerdo al resultado obtenido en la evaluación de estos, se determina si el proveedor es

reevaluado anual o semestralmente en las siguientes compras o es eliminado del MKM-69
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

El Proveedor que tenga una puntación < 3 será eliminado del listado de Proveedores y se
procederá a buscar un nuevo proveedor

4.5. Retroalimentación de proveedores

Después de ser evaluados los proveedores se retroalimentan de su evaluación por medio de

un correo electrónico, donde se evidencia las fortalezas u oportunidades de mejora para
continuar suministrando los productos o servicios a la organización, para garantizar la
continuidad en la prestación del servicio, dando cumplimiento a los estándares establecidos
por la norma NTC ISO 9001:2008.

5. ANEXOS

 MKM-68 LISTADO DE PROVEEDORES

 MKM-69 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
 MKM-56 ORDEN DE COMPRA

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6. REFERENCIA

 NTC-ISO-9000:2005, “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario”.

 NTC-ISO-9001:2008, “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”.
 Manual de Calidad.

7. APROBACIÓN

Revisó Aprobó
Nombre Valeria Cano Jaramillo Cesar Villalobos
Cargo Gerente Operativa Gerente General