ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Objetivos

El objetivo central de la gestión documental, es el garantizar el completo control,

organización y clasificación de los documentos, todo por medio de un seguimiento
y análisis constante tanto de la estructura organizacional y las prioridades desde la
utilidad informativa de cada archivo creado o recibido. Sin embargo, existen otras
funciones y objetivos que nos ayudarán a entender su importancia, por ello sus
objetivos más destacables son:

 Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de

los documentos.
 Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.
 Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la
conservación de la información.
 Garantizar la inmediatez de consulta y acceso a la información.
 Conservar y salvaguardar la información, por medio de su
digitalización.

Estos objetivos y funciones le permiten a la empresa mantener unos estándares

de calidad altos frente al manejo de la información tanto física como electrónica. A
parte de esto, su aplicación nos dejas bastantes ventajas, como:

 Optimización de procesos.
 Reducción de gastos.
 Mejor manejo del uso del tiempo.
 Reducción de tiempo de consulta.
 Aumento de seguridad.
 Acceso total a la información.
 Custodia inteligente de archivos.

La gestión documental contribuye al crecimiento exponencial de una empresa,

dándole un buen manejo a la información, así como a las bases de su estructura
organizacional.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan
todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de
gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:

o Fecha
o Nombre del Remitente
o Dirección, teléfono y correo electrónico
o Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
o Asunto
o Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica colombiana, el espacio para colocar el

sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la
zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

Distribución o reparto:
 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto
hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas
en carpetas, por dependencias.
 Relaciona estas comunicaciones en el formato comunicaciones externas recibidas.
hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda
a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan
con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido,
relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el
recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar
el formato para verificación y control del recibido.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se coloca sello a la
correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia
con el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del
envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección, empresa, teléfono contenido,
Ciudad a la que va, tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago, Observación,
Centro de costo y departamento que envió.  Llamar al Operador para programar
recogida de Correspondencia.

2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo

en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.

3.   Memorandos

 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma

física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.
  El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos o felicitaciones.

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para

tal efecto y deben contener la siguiente información.

o Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

o Nombres completos del solicitante o su representante.
o Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
o Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
o La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
o La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento: 

o La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única

o de otra dependencia.

o Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y

felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos
anteriormente.

o Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente para
que proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

o El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y
entrega al jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmarla.
 o Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la
información.   

o El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y

envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.

o Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie

correspondiente.

5.   Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación,
fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la
entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.