TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, HISTORIA E IMPORTANCIA

PRESENTADO POR:

STIVEN GEOVANY ENRIQUEZ ACOSTA

PRESENTADO A : KELLY GARCÍA

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS

POLITÉCNICO DE SUDAMÉRICA
ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las tablas de retención documental desde su aparición han sido algo indispensable
que se ha creado para la gestión de archivos y su adecuada organización en definición
es como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es
decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los
documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de
conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia
o utilidad. Actualmente nos sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la
política archivística de nuestro país. Adicionalmente a ello, promueve la
organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para
garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental. No solo es importante para las organizaciones
gubernamentales, sino también para la administración de control y gestión, para los
ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en general.
Aplicando el concepto del cual define las TRD como una serie conformada por
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos; quiere decir que nos facilitan en primera
instancia el manejo de la información, Teniendo lo anterior claro, uno de los
instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental de la
empresa, son las Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan
por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la
información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los
documentos, así como su disposición final.

Es decir, por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura

organizacional, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes documentos a fin
de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los procesos a seguir cuando
su ciclo de vida haya terminado. También hay que tener en cuenta que Durante la
gestión cotidiana de las organizaciones se generan grandes masas de documentos que
requieren un manejo adecuado que permita a los usuarios acceder a ellos cuando estos
lo requieran. Lo anterior lleva a crear unas reglas o condiciones de ubicación,
localización, e identificación de cada unidad documental. Las tablas de retención
documental ayudan al proceso de clasificación y manejo de la documentación que se
genera en las organizaciones. En esta infografía se explican qué son, cómo es su
funcionamiento, sus beneficios, conceptos básicos y su importancia. Es así como

Las Tablas de Retención Documental o TRD, hacen parte de los varios instrumentos

archivísticos que permiten el correcto manejo y control de la información. Estos
instrumentos le ayudan a la empresa a determinar el tiempo de conservación de los
documentos y su disposición final.

El uso de las TRD en las empresas no solo representa un manejo adecuado de los
documentos, también ayuda a categorizar los tiempos de vida útil de la información, sin
importar si se encuentra en formato físico o electrónico, pues su finalidad es optimizar
los procesos de administración de los documentos y su custodia. Las Tablas de
Retención Documental le permiten a la empresa definir el tiempo de conservación de
los documentos y lo que debe realizarse al momento de que la conservación ya no sea
necesaria. 
Dentro de las funciones de las TRD están:

 Controlar y especificar el ciclo de vida de los documentos.

 Listar las series y tipos de documentos.
 Asignar el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de la información.
 Establecer y clasificar los documentos y su necesidad e importancia en la
empresa.
Hay que tener en cuenta que, en el marco legal, el uso de este tipo de instrumentos
garantiza el correcto manejo de la información, por lo que, en las organizaciones
públicas, como aquellas privadas que cumplen funciones públicas, es obligatorio su
uso.