COMPRAS

Llevar una relación en excel de los productos que se compran y a quien se compra con su historial
de costo de los últimos 2 o 3 meses, y así saber si subió y poder determinar a quien es más
favorable comprar.

La factura debe de venir con su orden de compra con el visto bueno de quien autorizo.

Si hay productos de implementos de aseo o papelería para las sedes, se debería de enviar la orden
de compra al administrador de la sede informando lo que va a llegar a la tienda y cuando esta
m/Cia llegue verificar que lo recibido es conforme a la orden de compra, firmar dando el visto
bueno y si falta algún producto hacer la observación y enviar el visto bueno a contabilidad y
compras…. Para que cuando llegue la factura con la guía del envió se pueda anexar y así se pueda
verificar si lo facturado es conforme al pedido.

En las facturas de Materia prima de Nutramerican es muy importante tener en cuenta cómo es
que el proveedor factura la mercancía, porque al hacer el pedido y el anticipo está quedando saldo
a favor, porque si el proveedor factura ya sea (por bultos, Kilos, Gramos) no coincide con el pedido
y lo facturado. Ejem. La cocoa es por bultos y un bulto trae 24k) y en la orden de compra piden
36kg, y se realiza anticipo de acuardo a la orden de compra, en este caso el proveedor facturo solo
un bulto de la cocoa es decir 24k faltando 12k que no fueron despachados y quedando un saldo a
favor de la empresa.

Al realizar la orden es muy importante que al digitar el Nit se verifique si es el proveedor al que se
le va a comprar, porque se generó un inconveniente donde se ingresó mal el Nit en la orden de
compra y aun cuando llego la factura y se fue a realizar la entrada de mercancía se dieron cuenta
que no estaba la orden de compra con ese nit y en vez de preguntar lo que hicieron fue buscar el
código de la materia prima comprada y ver cuál era la orden de compra que se tenía para este
producto y copiaron la orden de compra y lo ingresaron con el nit que estaba dicha orden, al llegar
al departamento de contabilidad donde se causa la factura y al digitar el nit y al querer traer la
entrada, se detectó que no había una entrada con ese nit, y cuando se verifico el número de
entrada que se estaba reportando en la factura se verifico que el nit era de otro proveedor.

Estos son cosas que generan retrocesos por no poner los 5 sentidos al ingresar la información en el
sistema y sencillamente ingresar sin analizar por qué no estaba la orden de compra con el nit de
acuerdo a factura.

Fact Innova

Cuando el proveedor no envia completa la mercancía según lo facturado y existe una orden de
compra se debe de realizar el ingreso de lo que realmente esta llegando y dejar en la orden de
compra lo pendiente, hablar con el proveedor para que envie lo que falta, si el proveedor va a
enviar la mcia, deben de esperar a que llegue para realizar la entrada.

Se verifico que realizaron la entrada completa igual como estaba en la factura, pero sabiendo que
faltaba m/cia, algo que no fue informada al área contable, para gestionar la NC de la mcia que no
enviaron.
Al realizar una nueva compra realizaron la orden por lo que se requería, en la factura enviada por
el proveedor envió lo que estaba en la orden de compra y facturaron la mcia que habían quedado
debiendo en la anterior factura y enviaron físico la mcia que debían.

El proveedor solo debio enviar la mcia que debía pero sin facturarlo nuevamente.

Realizaron la entrada de acuerdo al pedido, pero la otra mcia no, al realizar la contabilización se
detecta que a la entrada le falta ingresar lo otro que esta facturado y es allí donde informan que
eso no debían de facturarlo ya que lo estaban debiendo de otra factura anterior y que le habían
hecho la entrada como si hubiera llegado, pero que ahora no sabían que hacer y no lo ingresaon
en la entrada.