Manual - Planificacion

VERSIÓN: 2
MANUAL DE USUARIO
PLANIFICACIÓN EN SAP CÓDIGO:
CONTROLLING; Contabilidad de Ingresos y Costos FECHA: Octubre 2014
MANUAL DE USUARIO
Z_CO_PLANIFICADOR
UNIMINUTO
2014
Fecha último Usuario último cambio: Versión: Página:

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29.10.2014 dmontano 2.0 Página 1 de 24
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO................................................................................................................... 2
1. Introducción................................................................................................................................... 3
2. Objetivo......................................................................................................................................... 4
3. Alcance......................................................................................................................................... 5
4. Ingreso al Sistema......................................................................................................................... 6
3.1 Ingreso.................................................................................................................................... 6
3.2 Iconos..................................................................................................................................... 7
3.3 Barra de menú........................................................................................................................ 9
3.3.1 Barra de herramientas estándar........................................................................................ 10
3.3.2 Barra de Status................................................................................................................. 10
3.4 Ingreso rápido....................................................................................................................... 10
5. Planificación................................................................................................................................ 13
5.1 Procesos Empresariales....................................................................................................... 13
5.2Activar perfil de planificación....................................................................................................... 13
5.3Planificación de Centros de Costo.............................................................................................. 15
5.3.1 Transacción “KP06”................................................................................................................ 15
5.4Sistemas de Información Reporting............................................................................................ 20
5.4.1Contabilidad de Centros de Beneficio......................................................................................20
6. Glosario....................................................................................................................................... 24

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1. Introducción
El módulo de Controlling proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión y
facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos de costos en una
empresa. Esto implica registrar la planificación tanto el consumo de los factores de producción de
bienes como los servicios suministrados para cumplir el objeto misional.
Además de documentar sucesos reales, la tarea principal de Controlling es el Seguimiento a la

Planificación a partir de la identificación de posibles desviaciones mediante la comparación de
datos reales con datos Plan. La determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos
empresariales.
En SAP-CO se gestiona la Planificación de las cuentas correspondientes a la Gestión financiera como

clases de costos o clases de ingresos, en donde los ingresos operacionales (41) y No Operacionales
(42) se registran negativos y las cuentas de Becas, subsidios y descuentos (4175) positivos, al igual
que las cuentas del gasto (51 y 52) y del costo (61).

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2. Objetivo
 Proporcionar a los usuarios responsables de la planificación de recursos en cada uno de los
Centros de Costo (Unidades Académicas y Administrativas) en todas las Sedes del Sistema
Universitario UNIMINUTO, los conocimientos, habilidades y técnicas para el uso específico
de Planificación de Recursos y facilitar su relacionamiento con la herramienta SAP-CO
 Conocer diferentes pantallas requeridas e informes, encontrar códigos de transacciones,

acceder a las ayudas SAP y otras funciones generales que serán de gran ayuda en este
escenario administrativo financiero.

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3. Alcance
El presente manual contiene algunos temas y técnicas que orientarán al usuario SAP CO - FM,hacia las
estructuras de planificación de recursos: Planificación de Ingresos, Costos y Gastos; a nivel de Centros de
Costo, Unidades Académicas y Administrativas paracada Sede.
La definición del manual permite la visualización de los reportes necesarios para garantizar que la
información registrada corresponde con la realidad financiera esperada para una vigencia específica.

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4. Ingreso al Sistema
3.1Ingreso
Verifique que en el escritorio de su máquina, se encuentre el icono “SAP LOGON”.
Una vez ha ingresado dando doble clic sobre el icono, le deberá aparecer el siguiente recuadro:

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En la columna nombre, aparecerán todos los Mandantes, es decir, área de trabajo en un ambiente
SAP.
Para efectos prácticos del presente manual, el ambiente de pruebas y capacitación se denomina
“Calidad Uniminuto” y el ambiente de trabajo real en sus Sedes se debe seleccionar el ambiente
correspondiente.
Una vez se ha identificado el mandante sobre el cual se quiere trabajar, se ingresan con usuario SAP
y clave correspondiente:
3.2Iconos
A fin de que el usuario se familiarice con las ventanas e iconos que SAP ofrece y antes de estar
inmersos en la herramienta y procesos propios de CO-CONTROLLING, se presenta una colección de
estos, los cuales muy seguramente serán de gran ayuda para la persona que se inicia en el mundo
SAP.

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Botón Nombre Función

Confirma los datos que se han
seleccionado o ingresado a la pantalla.
Intro
Cumple la misma función que la tecla Intro.
No graba los datos en pantalla.
Regresar al menú Digite sobre este espacio “/n” y
principal automáticamente regresará al menú
principal.
Permite el ingreso de comandos, como lo
Campo de comando son los códigos de transacciones. Ej.
OKENN
Salva el trabajo. Cumple con la misma
Grabar
función de Grabar contenida en el menú
Retorna a la pantalla previa sin salvar los
datos. Si la pantalla exige datos, esos datos
Atrás
deben ser previamente incorporados ó
diligenciados. F3
Sale de la función que está abierta sin
Finalizar salvar los datos. Retorna a la pantalla
inicial ó menú principal
Sale de la función que está abierta sin
salvar los datos. Cumple con la misma
Cancelar
función de Cancelar contenida en el menú
principal.
Imprimir Imprime los datos contenidos en pantalla.
Busca los datos requeridos por la

Buscar
funcionalidad contenida en la pantalla.
Realiza una nueva búsqueda de los datos
Buscar de nuevo requeridos por la funcionalidad contenida
en la pantalla.
Primera página Lleva a la primera página.
Página anterior Lleva a la página anterior.
Página siguiente Lleva a la página siguiente.
Última página Lleva a la última página.
Permite borrar datos

Eliminar

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Permite ir a la lugar donde se encuentra

Jerarquía ordenado un grupo
Permite sombrear o marcar un dato para

se eliminado
marcar
Crea una nueva sesión de trabajo en el

Crear una nueva sistema R/3. Cumple con la misma función
sesión contenida en la opción Sistema del menú
llamada Crear modo
Permite crear un enlace bien sea a algún
Crear un enlace
reporte SAP, ó a alguna transacción.
Ofrece un texto de ayuda respecto al
Ayuda campo donde está posicionado el cursor.
Cumple con la misma función de la tecla F1
Ajuste de disposición Permite al usuario personalizar la
local presentación de su pantalla
Permite el inicio del procesamiento interno
Generar Transacción
en el sistema de una transacción
Facilita la búsqueda y visualización de

datos maestros y cualquier otro
Mach Code
componente dentro del sistema.
Existen muchos otros iconos, que muy seguramente se van a utilizar pero en la medida que el
usuario vaya adentrándose al módulo conocerá su funcionamiento y aplicación.
3.3Barra de menú
La barra de menú permite encontrar una transacción específica cuando no se conoce o no se

recuerda el código de transacción. El menú está organizado de acuerdo con las tareas que deben
realizarse en el sistema.
Cada elemento de la barra de menú se abre hacia abajo, en cada caso mostrando opciones
adicionales, así por ejemplo, puede verse que al abrir la opción Sistema, en la barra de menú, se
despliegan las opciones de crear modo, borrar modo, valores prefijados, etc.

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3.3.1 Barra de herramientas estándar
La barra de herramientas estándar contiene los botones que permiten realizar en el sistema las
acciones más comunes como lo son Grabar e Intro. A continuación se indica el nombre y se explica
brevemente la función de cada uno de los botones.
3.3.2 Barra de Status
La barra de status ofrece información general en el sistema, mostrando en la parte derecha

información del servidor, quién es el usuario, qué transacción está realizando, qué mandante está
empleando, etc. En la parte izquierda de la barra de status se muestran los distintos mensajes que
continuamente genera el sistema.
3.4Ingreso rápido
Una vez ha ingresado al sistema, la pantalla principal que muestra el menú completo de la solución
es la siguiente denominada se denomina SAP Easy Access
Por funcionalidad, usted puede ingresar a las diferentes transacciones de cuatro (4) formas
posibles, a saber:
i. Siguiendo las rutas de menú que se indican a lo largo del manual, se ubica en el código
de la transacción y hace clic, así:

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ii. Asignando el código de la transacción respectiva a la carpeta de favoritos, haciendo

clic derecho sobre la transacción; con lo cual en el momento de ingresar, lo ubicara
directamente en la transacción, así:
iii. Digitando el código de la transacción en el área de comandos
y haciendo clic en el icono (continuar), lo
ubicara directamente en la transacción; ejemplo:

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iv. Si se encuentra trabajando dentro de alguna transacción y necesita ir a otra
transacción, en el icono (área de comandos)

digite el código de la transacción anteponiendo: /N.
Por ejemplo, si se encuentra trabajando en la transacción ZE10 y desea ir a la KP04 (Activar Perfil de
Planificación) digite en el área de comandos el
código: /NKP04, con lo cual, el sistema lo ubicara en la transacción digitada, así:

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5. Planificación
5.1 Procesos Empresariales
El objetivo principal de la planificación/modificación ingresos/egresos en procesos empresariales es

la de asignar valores plan (ingresos costos y gastos) a los procesos empresariales por Centro de
Costo de acuerdo con la Estructura Organizacional reflejada en el Sistema de Información para cada
Segmento, Centro de Operación o Sede, a fin de realizar análisis comparativos, preventivos de lo
que puede suceder en un periodo definido.
Además de documentar sucesos reales, la tarea principal del Controlling, es la planificación. Estas
Planificaciones determinan desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos de
plan. La determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales.
La Planificación permite determinar las desviaciones de estas cifras cuando compara estos valores
plan con los costos realmente producidos en el mismo ejercicio o en ejercicios anteriores. Estas
desviaciones sirven como una señal para hacer las modificaciones necesarias en los procesos
empresariales y se visualizan como comparación de costos Real vs. Plan a través de la Transacción
S_ALR_87013326.
La planificación de centros costo (CeCo) forma parte del proceso de planificación empresarial
global. La característica principal del cálculo de costos es que se planifican los valores y las
cantidades para plazos especificados, independientemente de los valores reales de períodos
anteriores.
El subproceso de incorporación de la planificación detallada de ingresos, costos y gastos facilitará

para la vigencia 2015 la comparación de costos Real vs. Plan en los diferentes escenarios. La
planificación tendrá como base el presupuesto financiero y se creara en la versión plan real
identificada como versión cero (0).
5.2Activar perfil de planificación
A través de la transacción KP04,“Activar perfil de planificación”. Se activa el perfil de planificación,

previo para ejecutar cualquier proceso de planificación empresarial en el sistema.

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Perfil de planificación definido para Uniminuto, sociedad 2000 “Z1”
Seguidamente confirme y quedará activo el perfil de planificación.
Este procedimiento debe ser ejecutado para determinar la entrada en el sistema del plan financiero
o presupuesto operativo aprobado por las máximas directivas institucionales mediante la
transacción KP06.

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5.3Planificación de Centros de Costo
La planificación de centros de costo implica la introducción de cifras plan para costos, gastos,
precios o los valores estadísticos para un centro de costo particular y un período de planificación
determinado. Puede determinar las desviaciones de estas cifras cuando compara estos valores plan
con los costos realmente producidos. Estas desviaciones sirven como una señal para hacer las
modificaciones necesarias en sus procesos empresariales.
5.3.1 Transacción “KP06”
Se inicia el proceso de planificación de costos, gastos e ingresos.

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Las versiones de planificación

se pueden numerar como: 1,
2, 3... Y están supuestas a
Planificación de Enero a Junio, modificación, copia u otros
para el primer periodo 2015. procesos. La versión 0 es la
versión definitiva y es con la
Vigencia de la planificación que vamos a trabajar.
De acuerdo a los grupos de CeCo,

podemos diligenciar este campo.
Valores fijos, representan: el fondo

de recursos propios, el área
funcional estándar de UMD y el
grupo de cuentas “PO-2015”, que
agrupa costos, gastos e ingresos.
Seleccionar la entrada “libre” para

valores y cuentas, lo que nos permite
incluir en SAP datos para el cálculo del
presupuesto.

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Al pulsar este icono (F5), pasamos a la siguiente pantalla resumen:
Antes de ingresar las cuentas y los valores del plan,

debemos verificar que este CeCo, corresponda al que
necesitamos incluirle información.
Posicionando el cursor en la columna “Cl. Coste”

(cuenta), en la primera fila puede pegar o diligenciar
los valores; Si desea “pegar datos” de otra hoja de
cálculo, es importante tener presente el número de
filas que aparecen en su pantalla de SAP.

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Previamente, he verificado el número máximo de filas que aparecen en mi pantalla de SAP (para
este ejemplo: 19 filas) por lo anterior, únicamente puedo copiar este mismo número de filas de la
hoja de cálculo donde se encuentran los datos y llevarlos a SAP.
Para este ejemplo, necesito copiar los datos de 22 filas, el proceso es el siguiente:Primero copio los
datos de la hoja de cálculo (Ctrl+C) de la fila 1 hasta la fila 19 y los pego (Ctrl+V) en SAP:
Solo pudimos cargar hasta la

cuenta de vigilancia; bajamos para
pegar las otras tres cuentas y sus
valores.

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Luego, copio los datos de la hoja de cálculo (Ctrl+C) de la fila 20 hasta la fila 22:
Y los pego (Ctrl +V) en SAP.
Este proceso se repite cuantas veces sean necesarias hasta finalizar el ingreso de todos los datos de
la hoja de Excel. Para guardar en SAP dichos valores se deberá dar clic en el ícono .

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5.4Sistemasde Información Reporting.
Uniminuto utilizará la funcionalidad estándar de sistema de información ofrecido por SAP

para la contabilidad de centros de beneficio, a través de la transacción S_ALR_87013326 –
Grupo CeBe: Plan/Real/Desviación, cada usuario podrá consultar los valores cargados para
cada CeBe en cada cuenta.
5.4.1 Contabilidad de Centros de Beneficio.
Ingresa a la transaccion de reporte para CeBe, mediante el arbol de menu ó digitando directamente
en el area de comandos , de la siguiente forma:
Una vez entramos a la transaccion, llenamos los campos obligatorios de la siguiente manera:
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Para este campo, escogemos el

grupo de CeBe que estamos
presupuestando.
Ejecutamos con ó (F8) y obtenemos el siguiente reporte, que nos muestra exactamente lo que
hemos cargado al sistema:

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Para guardar este reporte, podemos hacer clic en el icono , y seleccionar la opción “Traspasar
informe a XXL”.
A continuación realizamos una pequeña configuración de cómo queremos visualizar los datos,
escogiendo las siguientes opciones.
Número de cuenta, las demás opciones no son relevantes.
Seleccionar “Tabla”
para visualizar los
datos organizados.
Seleccionamos Microsoft Excel para visualizar los datos en Excel y pulsamos “Enter”.

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6. Glosario
Sociedad CO: Clave que identifica una sociedad CO de forma unívoca. La sociedad CO representa en
costos la unidad organizativa superior.
Clase de costo (Cl. coste): Las clases de costo son posiciones de plan de cuentas relevantes para el
cálculo de costos. Se emplean para registrar todos los costos en la totalidad del sistema de cálculo
de costos; hace referencia a las cuentas del PUC, para el ejercicio 2015 con la planeación de entrada
libre, se creó el grupo PO-2015, que trae todas las cuentas necesarias y que ingresamos con Ctrl C,
Ctrl V desde las herramientas de cálculo del presupuesto.
Centro de costo: Es la unidad organizativa dentro de una Sociedad CO, que representa el lugar
donde se producen los costos.
Centro de Beneficio: Son áreas específicas de negocio de la empresa, representan los negocios bajo
los cuales se quiere medir la rentabilidad interna.

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Busca los datos requeridos por la

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Última página Lleva a la última página.

Permite borrar datos

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Permite ir a la lugar donde se encuentra

Permite sombrear o marcar un dato para

Crea una nueva sesión de trabajo en el

Facilita la búsqueda y visualización de

La barra de menú permite encontrar una transacción específica cuando no se conoce o no se

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3.3.2 Barra de Status

La barra de status ofrece información general en el sistema, mostrando en la parte derecha

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ii. Asignando el código de la transacción respectiva a la carpeta de favoritos, haciendo

iii. Digitando el código de la transacción en el área de comandos

y haciendo clic en el icono (continuar), lo

ubicara directamente en la transacción; ejemplo:

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iv. Si se encuentra trabajando dentro de alguna transacción y necesita ir a otra

transacción, en el icono (área de comandos)

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El objetivo principal de la planificación/modificación ingresos/egresos en procesos empresariales es

El subproceso de incorporación de la planificación detallada de ingresos, costos y gastos facilitará

5.2Activar perfil de planificación

A través de la transacción KP04,“Activar perfil de planificación”. Se activa el perfil de planificación,

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Seguidamente confirme y quedará activo el perfil de planificación.

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5.3Planificación de Centros de Costo

5.3.1 Transacción “KP06”

Se inicia el proceso de planificación de costos, gastos e ingresos.