Clase 1

Revisión de temas

Comenzaremos abriendo nuestro DigiBepé, para trabajar sobre el mismo. Al ser éste
un curso avanzado sólo retomaremos aquellos temas que nos sean necesarios
recordar claramente para profundizar en los mismos y agregar nuevas funcionalidades
y herramientas.

Entonces, antes de empezar a trabajar con nuevas herramientas de DigiBepé

realizaremos una breve revisión de los siguientes temas:

1. Configuración de socios

2. Configuración de tipos de ítems

1. Configuración de los socios

Recordemos que para acceder a configurar los socios podemos hacerlo de dos
maneras:

- Desde la página principal, en la sección Noticias (margen izquierdo), allí

pincharemos en el tercer link de la lista: Configuración de los Tipos de
usuario y automáticamente abrirá la pantalla que se muestra a continuación:

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 - O bien desde el módulo de Administración de Koha, Categorías de usuario,
donde se abre la misma ventana que visualizamos arriba.

DigiBepé, ofrece determinadas categorías de usuarios que podemos modificar, o bien

generar nuevas1.

Necesitaremos obligatoriamente las categorías que definimos a

continuación:
- categoría de Bibliotecarios para definir las personas autorizadas a
utilizar el sistema y poder acceder a los diferentes módulos por medio
de las contraseñas.
- categoría de socios Activo que serán los habilitados para votar
- categoría de socios de baja que tendrá como finalidad mantener los
datos del usuario por si estas personas se vuelvan a inscribir en la
biblioteca

Esto significa que debemos tener definidas estas categorías de

usuarios, no pueden faltar en el listado.

En la pantalla se visualiza la siguiente información:

Al principio un recuadro que dice Nueva categoría que utilizaremos al final, si es

necesario para agregar otro tipo de usuario no previsto en el programa.

A continuación está la plantilla, con su encabezamiento y luego encontramos en la

primera columna los distintos tipos de usuarios previstos:

- AD: Activo es el adulto (a partir de los 18 años) que se asocia de acuerdo a las
condiciones que establece la biblioteca.

- B: de Baja, es el socio que ha pedido su baja en la biblioteca o ha dejado de

pagar la cantidad de cuotas establecidas para mantener su condición de activo.

1 Si queremos más detalles, en la Clase 2 del Curso Introducción a DigiBepé vimos los tipos de socios
que no pueden faltar al hacer la selección. Estamos haciendo sólo un repaso de este tema.

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 - BI: Bibliotecario es la categoría del personal de la biblioteca que interactúa con
el software para cargar o modificar información, con una clave o contraseña
otorgada por el bibliotecario administrador.

- C: Contribuyente, esta categoría está destinada a las personas que

contribuyen con la biblioteca pero no la utilizan, resulta útil para la biblioteca
cargar qué personas son.

- DO: Docentes son las personas que acreditan esta función y utilizan la
biblioteca para cumplir con su trabajo. Tienen un régimen especial por cuanto
el material que utilizan en la biblioteca apoya su tarea docente. Depende de la
reglamentación de las bibliotecas el régimen de uso.

- NI: Niños, esta categoría contempla como lectores a los niños desde que
nacen hasta los 18 años, para ellos las bibliotecas establecen condiciones
especiales de utilización del material, que establecen en su reglamento y
definen en este módulo.

- SAL: Sala, en esta categoría se van a registrar todos aquellos movimientos

que se producen dentro de la sala de lectura, con la finalidad de registrar los
movimientos que se realizan, sin importar la categoría de socio, o aún en el
caso en el que las personas que utilizan este servicio sean ciudadanos que no
se han asociado a la biblioteca, ni están registrados en alguna categoría

¿Cómo configurar los datos de un tipo de socio existente?

Como en todos los casos, en cada categoría de usuario por defecto trae datos ya
definidos. Para modificarlos utilice el enlace Editar ubicado al final de la fila del tipo de
socio que está modificando y podrá visualizar la siguiente pantalla:

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En las columnas se encuentran diferentes campos con la siguiente información:

· Código de categoría: este campo tiene entre 1 y 3 letras en mayúscula, asociado a

cada tipo de usuario. Es el código que identifica la categoría del socio dentro del
sistema. Una vez ingresado no se puede modificar.

· Descripción: explica con una palabra lo que significa el código, o sea qué tipo de
usuario es, agregamos la denominación de la categoría (Activo)

· Período de asociación: este campo es importante porque está relacionado con el

vencimiento del pago de la cuota. Se deberá escribir con número arábigo los meses.
Por defecto viene 1 (uno) pero esta información se puede modificar, cada biblioteca
utilizará el criterio que considere oportuno, además permite incluir una fecha límite

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(formato aaaa-mm-dd).

· Edad requerida: es la edad mínima. Importante para diferenciar entre niños y

adultos. Esta información se puede modificar, cada biblioteca utilizará el criterio que
considere oportuno.

· Límite de edad superior: es la edad máxima. Importante para diferenciar entre niños
y adultos. Es una información que se puede modificar, cada biblioteca utilizará el
criterio que considere oportuno.

· Costo de asociación: la moneda en la que debe trabajar es en pesos y no es

necesario agregar el signo $. Si tiene cuotas con centavos, se debe separar mediante
punto. Esta información se puede modificar, cada biblioteca utilizará el criterio que
considere oportuno.

· Se requiere aviso de retraso: si marca esta casilla con SI, esta categoría de
usuarios aparecerá en la configuración de avisos de retrasos para el envío automático
de reclamos por correo electrónico (en relación con el módulo de circulación o
préstamos).

· Ítems perdidos en la interfaz administrativa: Mostrado permite que en la planilla

del socio aparezca si ha perdido materiales de la biblioteca. Puede no querer que se
vea y elige la opción Oculto por defecto. Como en todos los casos, depende de lo
que establezca el reglamento de la biblioteca popular.

· Costo por reserva: DigiBepé permite que la biblioteca habilite la posibilidad de

cobrar las reservas realizadas por los usuarios. Se define el monto, establecido según
reglamento.

·Tipo de categoría: por defecto aparecen 6 categorías, hay que seleccionar una.

¿Cómo agregar un nuevo tipo de usuario?

Es muy sencillo, haciendo clic en el botón Nueva categoría. Aparecerá una pantalla
igual a la presentada en el apartado anterior, la única diferencia es que deberá
ingresar un código en Código de categoría (entre una y tres letras en mayúscula,
que no se hayan utilizado ya) para diferenciar estos usuarios.

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 Una vez que hemos definido las categorías de usuario, estamos en condiciones de
ingresar los socios de nuestra Biblioteca.
Para ello accedemos al módulo Usuarios, y seleccionamos la categoría que
corresponde, como verán aparecerán los que hemos configurado con anterioridad.
Una vez seleccionado el tipo de socio que vamos a ingresar aparecerá una plantilla
donde cargaremos los datos del usuario, recuerden que los campos que aparecen
en color rojo son obligatorios.

Una vez que hemos completado la plantilla, hacemos clic en Guardar y nos aparecerá
la ficha del socio, donde podremos realizar las siguientes opciones:

- Editar los datos del socio, en caso de querer modificarlos.

- Agregar un socio infantil vinculado al socio que hemos ingresado.

- Cambiar la contraseña que el sistema genera por defecto para los socios.

- Duplicar los datos, para cargar a otro integrante de la familia que tenga los
mismos datos como son los de contacto, dirección, etc.

- Imprimir la ficha del socio.

- Buscar reservar para ese socio.

- Renovar los datos del socio, asignar permisos o bien borrar el socio, estos se
encuentra en la pestaña Más.

- Realizar y ver los préstamos.

- Conocer el historial de préstamo.

- Registrar los pagos de las cuotas y ver los vencimientos en la pestaña

Pagos.

- Enviar avisos al socio.

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2. Configuración de tipos de ítems

Configuración de materiales de la biblioteca (CD, DVD, libros…)

Para acceder recordemos que podemos hacerlo de dos maneras:

- Desde la página principal y en la sección Noticias, hacemos clic en el segundo

link de la lista Configuración de los tipos de ítems.

- O bien desde el módulo de Administración de Koha, Tipos de ítem.

Para DigiBepé, los tipos de ítems se refiere a los distintos soportes de la información,
éstos pueden ser físicos o electrónicos (ej. libros en papel o libros electrónicos) que
componen la colección de la biblioteca.

DigiBepé tiene configurado los siguientes materiales (en orden alfabético de código):

· CD: Discos compactos. Son los CD’s con datos, archivos, etc. Los de música los
dejaremos como música.

· CF: Recursos electrónicos: son las colecciones que se encuentran en formato

electrónico, por ejemplo revistas electrónicas, libros electrónicos, etc.

· CR: Revistas y diarios. Son las colecciones de publicaciones periódicas, abiertas

(cuando se siguen recibiendo) o cerradas (porque no se reciben más). Normalmente
se reciben con regularidad (mensual, bimestral, semestral, etc.)

· DIC: Diccionarios. Se registran como tales aquéllos que la biblioteca decida que
pueden prestarse a domicilio, el resto lo tenemos como material de referencia.

· DVD: DVD’s Son los discos compactos que tienen mayor capacidad, por lo general
traen películas.

· GRAB: Grabaciones. Son los otros soportes que se utilizan para archivar
conferencias, entrevistas, etc.

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· LIB: Libros. Se refiere a los libros en papel. Los libros electrónicos se registran en
Recursos Electrónicos.

· MP: Mapas. Son las representaciones gráficas y a escala (métrica) de una superficie
determinada de territorio, generalmente están dibujadas sobre una superficie, o sea
que son bidimensionales. Los globos terráqueos también son mapas pero de forma
esférica.

· MU: Música. Se refiere a la música sonora, en cualquier soporte, CD’s, Cassettes,

discos de vinilo, etc.

· MX: Conjuntos, juegos y material mixto. Esta sigla se utiliza para registrar juegos de
mesa que haya en la biblioteca y que se pueda utilizar en la biblioteca o llevar a
domicilio, según lo decida la institución.

· REF: Referencia (libros y otros materiales de consulta). Pueden registrarse así los
diccionarios, enciclopedias, diccionarios especializados, manuales especiales que
sean para consulta sólo en la sala de lectura. Son libros de información general.

· VID: Video. Son las películas o registros fílmicos en soporte video cassette. El resto
del material está en los DVD o en las Grabaciones.

¿Cómo modificar un tipo de ítem ya existente?

Para modificar la información de los campos que vienen por defecto en un ítem, se
debe pinchar en el botón Editar que aparece al final de la fila de cada material y le
aparecerá una pantalla como la que se presenta a continuación:

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Las opciones que aparecen en la pantalla son las siguientes:

· Descripción: Aquí se ingresará la descripción del material (Disco Compacto,

Recurso Electrónico, Revistas y diarios, Grabaciones, Libros…)

· Seleccione un ícono: El sistema nos permite modificar la imagen del ícono que se
mostrará para el material seleccionado. Hay varios juegos de íconos que vienen por
defecto con el sistema, pero también puede incluir una imagen externa haciendo clic
en el botón Imagen remota.

· No para préstamo: Si selecciona esa casilla no podrá prestar este tipo de ítem
(recordemos que el software es integrado, por tanto no lo tomará desde el módulo de
Circulación). Tenga en cuenta que si realiza préstamos en sala, NO deberá marcar
esta casilla ya que en caso contrario el sistema no permitirá realizar préstamos en

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sala. El sistema después le permitirá además marcar ejemplares individuales como No
se presta.

· Costo por alquiler: Si la biblioteca cobra por el préstamo de diferentes materiales

(por ejemplo Videos o DVD’s de películas), ingrese aquí el monto en pesos de la
siguiente manera: 5.00 (cinco pesos), etc., para ingresar centavos separar con el
punto (.)

· Resumen: Aquí puede ingresar un texto que se mostrará en el catálogo bajo cada
ejemplar de este tipo de material. Por ejemplo: si tenemos un tipo de material que es
material histórico, en cuadro podemos poner “Consulta únicamente en sala de lectura,
con solicitud por escrita".

¿Cómo añadir un nuevo material?

Una vez configurados todos los tipos de ítems del listado, cargue los materiales que no
figuran en la lista seleccionando Nuevo tipo de ítem. Le aparecerá una pantalla igual
a la presentada en el apartado anterior, la única diferencia es que deberá ingresar un
código en Tipo de ítem para diferenciar los nuevos materiales ingresados. Luego de
establecer los tipos de ítems, estamos en condiciones de empezar a catalogar el
material de la biblioteca.

Para ello accedemos al módulo de Catalogación y elegimos la hoja de carga según

corresponda. Recuerden que los tipos de ítems aparecerán cuando ingresamos los
datos del inventario.

Hasta aquí hemos realizado un repaso sobre la configuración de socios e ítems; es

imprescindible tener muy claros estos temas ya que sobre esta base podemos
incorporar nuevas herramientas y funcionalidades.

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