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CAMBIO DE PRODUCTO NO CONFORME EN DISTRIBUIDORA PMA

1. PROPÓSITO

Asegurar que todo el producto terminado que amerite ser cambiado, se identifique
dentro de nuestros canales de distribución, se registren en el Sistema Comercial y
sea atendido correctamente, incluyendo también las roturas.

2. ALCANCE

Se aplicará a los productos no conformes que reúnen los requisitos de cambios.

• Procedentes del Punto de Venta (por proceso de vencimiento).


• Procedentes del Almacén Distribuidora PMA y operador logístico (por proceso
y vencimiento).
• Roturas procedentes del Punto de Venta y Almacén de Distribuidora PMA.

3. DEFINICIONES

3.1. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

3.2. CAMBIO DE PRODUCTO: Es la recuperación de un producto del mercado


o los almacenes por no cumplir con uno o más de los requisitos específicos
que aseguren su calidad e imagen y su canje por producto conforme. No
constituye un cambio de producto los que están deteriorados (maltratados)
por las malas condiciones de manipulación, almacenamiento, apilamiento y
transporte.

3.3. CAMBIOS POR EL PROCESO U OTROS MOTIVOS: Es un cambio de


producto que representa una no conformidad generado en el proceso de
producción o después del mismo por otros motivos. Este tipo de cambio
agrupa a los motivos de cambio: Bajo contenido, cuerpo extraño, fuga de gas
o líquido, mal tapado/capsulado, entre otros.

3.4. CAMBIO POR VENCIMIENTO: Es un cambio de producto cuya fecha de


durabilidad inscrita en el código se ha cumplido. Este tipo de cambio agrupa
los motivos de cambio: Vencimiento, vencimiento de etiqueta / tapa
descontinuada e intercambio autorizado.

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3.5. ROTURA: Fractura de un envase de vidrio, PET, REPET o bidón, por lo cual,
el producto puede haber perdido gas o líquido. Esta rotura puede haber
ocurrido en el Abastecimiento o la Distribución. Agrupa a los motivos: Rotura
espontánea, rajadura / fisura en la base y cuerpo, pico roto, Hand Grip
(gollete) roto, entre otros. No constituye un cambio de producto la rotura por
mala manipulación.

3.6. ROTURA ESPONTÁNEA: Producto en envase de vidrio o PET que sin haber
sido manipulado se rompe espontáneamente. La rotura es característica y
se presenta en envases de vidrio por: Fatiga del envase por el uso, mala
distribución del vidrio en el envase nuevo y por choque térmico. En envases
PET generalmente se presenta por el agrietamiento (stress cracking) en la
base.

3.7. RAJADURA/ FISURA EN EL CUERPO O LA BASE: VIDRIO, PET, REPET,


BIDONES: Envases con diferente grado de rajadura en el cuerpo o la base
por lo cual puede haber perdido gas o líquido.

El Envase de vidrio generalmente se da a la altura del hombro.

En envases PET generalmente la rajadura se presenta debido al


agrietamiento (stress cracking) en la base.

En bidones y REPET la rajadura o fisura es pequeña y se puede dar por un


mal diseño o pro el continuo roce del envase en el proceso y el mercado.

3.8. CAMBIOS ESPECIALES (MASIVO): Son los pedidos de cambios del punto
de venta en relación a un mismo motivo de cambio y del mismo producto por
cantidades mayores a:

• 12 botellas de cualquier sabor.

• 12 envases de producto Frugos de cualquier sabor.

• 12 envases de otros productos menores a 3 L de capacidad.

• 5 tanque dispenser o Bag in Box.

• 5 bidones de agua
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• Productos Discontinuos.

Los cambios especiales (masivos) proceden previa autorización del Jefe


de Ventas con comunicación a Almacén y Administración.

3.9. CAMBIOS SIMPLES: Son pedidos de cambios del punto de venta por
cantidades menores a los indicados en los cambios especiales.

3.10. STICKER DE CAMBIO: Etiqueta Autoadhesiva de color anaranjado


fosforescente (2x2 cm aprox.) que se coloca en el producto no conforme
(cambio) para garantizar su segregación en el punto de venta y evitar su
venta inadvertida. Los sticker de cambio no aplican para los productos no
conforme que se detectan en el Almacén de Distribuidora PMA.

3.11. CLIENTE: Se considera como clientes a los Puntos de Venta (PDV)

3.12. REPRESENTANTE DE VENTAS: Aplica el término al Gestor de Venta,


Ejecutivo de ventas, Supervisor de ventas, Jefe de Ventas de la Distribuidora
PMA, Jefes de Ventas de ACL (Zonales de Ventas y Cuentas Claves).

4. REFERENCIAS

4.1. Instrucción: Manejo de producto no conforme en punto de venta y almacén


de Distribuidora PMA

4.2. Cartilla de información del Representante de Ventas.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. RESPONSABILIDADES

5.1.1. El jefe de Distribución, jefe de Almacén y Administrador del CDA PMA


hacen cumplir el presente procedimiento.

5.1.2. Del personal involucrado en el proceso de cambios, cumplir el


procedimiento establecido.

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5.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CAMBIOS Y ROTURAS

IDENTIFICACIÓN EN MERCADO Y
ALMACENAMIENTO EN TRASLADO DE
DISTRIBUIDORA PMA
DISTRIBUIDORA PMA DISTRIBUIDORA PMA A
CLSA
PUNTO DE VENTA:
Cambios:
Por vencimiento
Por proceso/otros
Roturas:
Rotura espontánea
Fisura / rajadura en Envío semanal CLSA
cuerpo y/o base PNC a ACL (Distribución)
Almacenamiento (Distribución) de Verifica PNC y
Aplicación de Registros en
de PNC en acuerdo a aplica las
requisito el Sistema Distribuidora
ALMACÉN DPMA: cantidad disposiciones
para cambio Comercial PMA
Cambios: registrada en establecidas por
Por vencimiento Sistema CLSA. Dispone
Por proceso/otros Comercial de PNC
Roturas:
Rotura espontánea
Fisura / rajadura en
cuerpo y/o base, otras
roturas

5.3 MANEJO DE PNC POR CAMBIOS Y 5.4 MANEJO DE PNC POR


ROTURAS DEL MERCADO Y CAMBIOS Y ROTURAS DE
DISTRIBUIDORA PMA DISTRIBUIDORA PMA A CLSA

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5.3. MANEJO DE PNC POR CAMBIOS DEL MERCADO Y DISTRIBUIDORA PMA


Ver detalle de cada actividad en Instrucción: Manejo de producto no conforme detectados en el punto de venta y almacén de PMA.
INICIO INICIO

CLIENTE (PUNTO DE VENTA)


ASISTENTE DE
Cartilla SUPERVISOR DE VENTAS PMA
Rep. De ALMACÉN PMA Solicita el cambio del producto no conforme (PNC).
Ventas Cartilla Incluye surtidores, BIB y tanques dispenser. Verificar los cambios especiales
Recepciona y valida el Rep. De
PNC detectados Ventas
dentro de PMA y Si
durante el Transporte Gestor de venta

Identifica y gestiona cambio. Proceder según Item 4.2- ¿Cambio de


Instrucción (…). un mismo lote
de producto?
ASISTENTE DE
ALMACÉN PMA AS- No
No
400 Si JEFE DE VENTAS PMA
Ingresa en el sistema ¿Cambio
Simple?
comercial los cambios A Realiza las gestiones inmediatas
y roturas con Servicio al Cliente Consumidor
considerando como ASISTENTE DE ALMACÉN PMA
origen: PMA ¿Aprueba
Realiza el manejo de PNC según Item Cambio?
4.2- Instrucción (…). No JEFE DE VENTAS
ASISTENTE DE PMA
ALMACÉN PMA SUPERVISOR DE VENTAS PMA
TRANSPORTISTA Comunica al Gerente
Realiza el manejo del Informa al cliente el rechazo y de ventas y al Gestor de
PNC ítem 4.3 Ejecuta cambios del PNC según Item solicita acceda a la eliminación del Venta
4.2- Instrucción (…). producto.
Instrucción (...)

No
ASISTENTE DE ALMACÉN PMA Comunica al
Gerente de ¿Cliente Gestor de Venta
Realiza el manejo de PNC según Item Ventas CLSA acepta?
4.2- Instrucción (…). Identifica y gestiona
cambio. Proceder
según Item 4.2-
Se desecha Instrucción (…)
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5.4. MANEJO DE PNC POR CAMBIOS Y ROTURAS DE DISTRIBUIDORA PMA A ACL


Criterios para
clasificar PNC I

Extensión ASISTENTE DE ALMACÉN PMA


6.1
Una vez por semana dispone preparar la carga de
producto no conforme (cliente) según cantidad
registrada en el sistema comercial
Extensión
6.1
ASISTENTE DE ALMACÉN PMA

Genera guía de remisión por la cantidad de producto


registrado en el Sistema Comercial
Extensión
6.1
RESPONSABLE DE ALMACÉN PMA

Una vez por semana remite a ACL con un


Requisitos representante del CDA PMA, el total de los cambios y
para cambio roturas (cliente y PMA), sustentada con la Guía de
remisión y Reporte del Sistema Comercial.
Guía de
RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN
remisión
RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN Informa al Representante de PMA
Extensión
6.1 Una vez por semana dispone preparar la carga de
producto no conforme (cliente) según cantidad
registrada en el sistema comercial

RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN

¿Cumple? Genera Reporte de cambios y coordina


elaboración de RFA Aprobada

Extensión
6.1 CONTABILIDAD
RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN
Comunica a Notario para redactar acta
Separar producto que no cumple requisitos de cambio notarial de destrucción de producto

Extensión
6.1 RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN
RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN

Informa al representante de PMA Descarta el producto, recupera o


procede con la destrucción del envase
de acuerdo a su condición
RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN

Actualiza cantidades en el Sistema Comercial

Extensión
6.1 RESPONSABLES DE DISTRIBUCIÒN
FIN
Comunica vía correo a: jefaturas de Distribución y
Control de Operaciones PMA, Analista AQP y Gerente/
Adm de PMA

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6. EXTENSIONES

6.1. DISPOSICIONES ESTABLECIDAS PARA CAMBIOS Y ROTURAS


REMITIDOS POR DMPA (INCLUYE OPERADOR LOGÍSTICO)

6.1.1. Distribuidora PMA deberá nombrar a una persona que tenga la


responsabilidad de la recepción y revisión de los cambios en
Distribuidora PMA, procedentes del mercado y almacén de Distribuidora
PMA.

6.1.2. Dicha persona será representante de Distribuidora PMA y deberá estar


presente en el Almacén de ACL durante el proceso de entrega de los
cambios y roturas y su revisión posterior por parte del personal de ACL
(DISTRIBUCIÓN).

6.1.3. Los cambios y roturas remitidos por Distribuidora PMA al almacén de


CLSA (DISTRIBUCIÓN), deben reflejar la misma cantidad, formato y tipo
de cambio registrado en el Sistema Comercial (AS-400-Módulo de
Cambios), en un rango de fecha establecido, sean estos remitidos en
uno o más vehículos, no debiendo exceder la cantidad registrada en el
Sistema; información que será verificada por el personal de CLSA
(Distribución).

6.1.4. Para el caso puntual de mayoristas especiales que son atendidos


directamente por CLSA por no estar interconectado, personal de
Distribución deberá ingresar los cambios al módulo de cambios del AS
400 de tal manera que se pueda contar con la información para la
estadística mensual para los controles respectivos.

6.1.5. Si la cantidad de cambios y roturas remitidos por Distribuidora PMA


excediera a la registrada en el Sistema comercial (AS 400), no serán
aceptados ni descargados de sus saldos de Consignación, precederá a
su destrucción; previa formulación del Acta (registro) correspondiente
con el detalle de los mismos.

6.1.6. Si al término de la revisión algunos productos no reúnen los requisitos

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establecidos como cambios y/o roturas, estos no serán descargados de


sus saldos de Consignación y se procederá a su distribución; debiendo
formularse un Acta (registro) firmada por el personal de ACL y de
Distribuidora PMA con el detalle de los productos no considerados.

6.1.7. En el caso de productos que no reúnen los requisitos establecidos para


proceder como cambio y roturas, se les comunicará vía correo
electrónico el detalle de los mismo dentro de las 24 horas a la Gerencia
y/o Administración de Distribuidora PMA con copia de Jefatura de
Distribución, Jefatura de Control de Operaciones Distribuidora PMA y
analista Principal de Indicadores de Mercado.

6.1.8. Para cambios especiales (ej. Producto descontinuado) autorizados por


la Gerencia de Ventas, deberá adjuntar el correo que sustenta el cambio.

6.1.9. Los productos remitidos por Vencimiento dentro del almacén de


Distribuidora PMA deberán contar con la verificación y autorización del
área de Distribución para ser descargados de su Saldo de Consignación.

6.2. CRITERIOS DEFINIDOS PARA CLASIFICAR EL PRODUCTO NO


CONFORME

6.2.1. PRODUCTOS TAPADOS/SELLADOS

Es todo producto que al momento del reclamo se encuentra en las


mismas condiciones de cuando fue producido sin mostrar manipulación
por terceros.
Cód. AS Motivo de Cambio- Definición y Criterio
400 Aplicación
Cuando la oxidación de la tapa corona se da en el espejo
Tapa oxidada o en la falda, dando mala apariencia.
101
La tapa no presenta signos de manipulación.
Producto que sin evidenciar fuga de gas o líquido
presenta su contenido por debajo del nivel normal.
Para productos PET y REFPET carbonatados no debe

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102 evidenciar flacidez.


Bajo Contenido Para el caso de envases que no se visualiza el bajo
contenido, estos se hacen notorio al cargar el producto
(ligero) y compararlo con el peso de otro
adecuadamente lleno.
El envase no presenta signos de haber sido
manipulado.
Cuerpo Extraño (CE) Producto que presenta en su interior cualquier objeto o
No aplica para balones, materia ajena al producto.
104
envases flexibles y TBA Contiene el nivel de llenado dentro de
especificación.
La tapa no presenta signos de manipulación.
Envase, Etiqueta, Tapa Antes de aceptar este criterio, confirme que el producto
no corresponden al corresponde a nuestros formatos.
producto.
106
No aplica para bidones, La tapa no presenta signos de manipulación.
BIB, balones y TBA.
Producto aparentemente bien sellado, tapado y/o
capsulado que presenta fuga de gas o líquido. El envase
no presenta signos de manipulación. No se aceptan
fugas por una manipulación deficiente del producto.
Para el caso de:
Producto en Botella: Presenta fuga de gas o líquido
entre la tapa y la boca de la botella.
Néctares en TBA y Flexibles: La fuga de líquido se
Fuga de Gas o Líquido. presenta por un sellado con temperatura deficiente,
109
No aplica para Balones dejando escapar néctar a través del sello.
Bidones: Fuga de líquido entre la tapa y la boca del
bidón.
BIB: Fuga de líquido por la costura de la bolsa y la tapa.
Powerade en envases PET con la tapa soprtlok: El

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sello de la boca de la botella se encuentra desprendido


o ausente. La banda de seguridad de la tapa entera no
está desprendida.
Fuga de contenido: Producto en balones que presenta fuga de contenido,
Aplicables a bidones entre la tapa y el cierre, entre el tapón plástico y el
Bal. Fuga por tapa (110) conector, y en los puntos de soldadura. Este se hace
110
Bal. Fuga por conectar más notorio al realizar una agitación. Para definir el
111
IN origen se debe especificar el punto de fuga (por la tapa,
por el conector IN, por el conector OUT, por la válvula de
Bal. Fuga por conectar seguridad, por el cuerpo o la base, etc.).
112
OUT Si se han manipulado los tapones plásticos debe
Bal. Fuga por válvula contener más del 70 % del contenido.
321
SEG
El envase no presenta signos de haber sido golpeado.
Bal. Fuga por
322
cuerpo/base
Mal Tapado / Capsulado Producto que muestra evidencia de falla en la aplicación
107
No aplica para balones de la tapa (tapa inclinada, tapa rota o rajada, por
ejemplo), por lo cual puede haber pérdida de gas o
líquido. La tapa presenta deformaciones características
causadas por la máquina.
Rotura espontánea. El producto en envase de vidrio o PET que de haber sido
205
Aplica solo para manipulado se rompe espontáneamente. La rotura es
productos en envases de característica y se presenta en envases de vidrio por:
vidrio y PET Fatiga del envase nuevo y por choque térmico. En
envases PET generalmente se presenta por el
agrietamiento (stress cracking) en la base.
Se acepta el cambio cuando hay más del 50% del
envase, se presenta la base y la boca correctamente
tapada, sin signos de manipulación.

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Rajadura / Fisura en el Envase diferente grado de rajadura en el cuerpo o la


Cuerpo o la Base. base por lo cual puede haber pérdida de gas o líquido.
Aplica para VIDRIO, PET, Se acepta el cambio cuando el producto está
REPET, BIDONES. correctamente tapado, no presenta rotura, abolladura
Rajadura / Fisura en el y/o perforación por una mala manipulación.
318
Cuerpo En el envase de Vidrio generalmente se da a la altura
del hombro.
206 Rajadura / Fisura en
En envases PET generalmente se presenta debido al
la Base agrietamiento (stress cracking) en la base.
En bidones y REPET la rajadura o fisura es pequeña y
se puede dar por un mal diseño o por en continuo roce
del envase en el proceso y mercado.
Mala Apariencia El envase, la etiqueta o el producto, presenta una
(Envase, etiqueta, apariencia objetable asignada al proceso de producción.
producto) Se aceptan cambio de envases con anillo de refuerzo
105
Bebida decolorada (gollete) roto, bebida decolorada y etiqueta rota.
Procede el cambio si el envase no presenta signos de
Etiqueta Rota haber sido destapado y mal manipulado, indagar y
301
corregir malas condiciones de almacenamiento,
Hand Grip (gollete) manipulación y/o transporte.
319
Roto

Producto cuya fecha de durabilidad Inscrita en el código


Vencimiento se ha cumplido.
114
El envase no presenta signos de haber sido destapado.
Vencida tapa/ etiqueta Productos vencidos y que además la tapa/etiqueta están
113
descontinuada descontinuados. Por ejemplo, las etiquetas alusivas a
una campaña o fecha conmemorativa. El cambio se
realizará después de cumplir la fecha de durabilidad.
El envase no presenta signos de haber sido destapado.
Intercambio Autorizado Productos cuya producción y comercialización se ha
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suspendido en forma indefinida. Este cambio procede


después de cumplir la fecha de durabilidad y con la
autorización de la Gerencia de Ventas a quienes
definirán en (los) producto (s) con los que serán
reemplazados y la proporción de cambio.
El envase no presenta signos de haber sido destapado.
Bot. Vacía Tapada Botella de vidrio herméticamente cerrada, que no
103
Aplica solo para botellas presenta bebida en el interior del envase.
de vidrio La tapa no presenta signos de manipulación.
Tapa Negruzca por Cuando en la zona roscada del pico de la botella se
305
presencia de hongos en presenta residuos de producto en forma notoria, siendo
la zona roscada en algunos casos de coloración negruzca debido al
No aplica para bidones crecimiento de hongos.
y BIB
La tapa no presenta signos de manipulación.
Tapa de chupón rota La tapa chupón (sport lok) se encuentra rota a nivel de
310
Aplica solo para alguna de las bandas de seguridad u otro elemento de
POWERADE en envases la tapa de chupón. El sello de la boca de la botella no
PET, con tapa sport lok está dañado o desprendido.
Botella sin vacío Botella que, conteniendo el nivel de llenado dentro de la
317
Aplica solo para Néctares especificación y la tapa con el precinto de seguridad
en envases de VNR, con intacto, no presenta vacío. Esto se evidencia cuando al
tapa metálica presionar el centro de la tapa esta se hunde, o que, al
golpear con la palma de la mano, la tapa o la base de la
botella no se percibe el sonido típico de una botella que
tiene vacío.
La tapa no presenta signos de manipulación.
Tapa Hinchada Cuando por efecto de la fermentación del néctar la tapa
314
Aplica solo para Néctar presenta hinchamiento debido a la alta presión interna.
en envases de VNR La tapa no presenta signos de manipulación.
Precinto Precinto Termocontraible Roto: Se observa que le
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Termocontraible Roto precinto de seguridad se encuentra parcial o totalmente


Aplica solo para Néctares roto. Se acepta si el producto presenta vacío (el botón
en envases de VNR, con indicador de vacío está hundido).
tapa metálica La tapa no presenta signos de manipulación.
TBA sin tapa recap Producto TBA sin tapa recap. Se acepta el cambio si
315
Aplica solo para Néctares PullTab (lámina de aluminio) que la hermeticidad no está
en envases de TBA, con roto o dañado.
tapa recap Indagar no presenta signos de haber sido destapado.
Envase Hinchado Cuando por efecto de la fermentación del producto el
316
Aplica solo para Néctares envase sufre un hinchamiento debido a la alta presión
en envases de TBA, con interna.
tapa recap El envase no presenta signos de haber sido destapado.
Envase Abollado Producto en bidón y BIB que, por efecto de un golpe
405
deteriorado sufrido durante el transporte, evidencia una abolladura
Aplica para Bidones y notoria del envase, sin perforación, correctamente
BIB sellado y con líquido. Solo se acepta el cambio en estas
condiciones.
No se aceptan cambios por malas prácticas de
apilamiento, almacenamiento y manipulación.
Elementos de Jebe Balones que por efecto de un golpe sufrido durante su
302
Rotos manipulación o transporte evidencia alguna de las
Aplica para balones partes de jebe del envase rotas (Asas o base).
El envase no presenta signos de haber sido destapado.

6.2.2. PRODUCTOS DESTAPADOS

Todo producto que, al momento del reclamo, muestra que ha(n) sido
removida(os) la(los) tapa (tapones):
Cód. AS Motivo de Cambio- Definición y criterio
400 Aplicación
Pico Roto (Interior, Envase de vidrio que presenta rotura o astillamiento en la
Exterior) superficie de cierre de pico. Esto puede producirse en

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Aplica sólo para envases planta, por lo que generalmente deja huella en el liner de
de vidrio la tapa. En este caso se acepta que el producto haya sido
destapado, pero debe estar con la tapa que le
corresponde y contener más de ¾ parte de la bebida
(75%).
204 La rotura o astillamiento también puede producirse en el
proceso de Distribución en cuyo caso no procede el
cambio y se debe indagar y corregir malas condiciones
de manipulación.
Mal Sabor Productos Dispenser y Bag In Box (BIB) que al ser
Aplica solo para balones, degustados causan una sensación en el paladar
Bag In Box y Bidones de diferente a lo normal. Debe contener más del 70% del
Agua producto y debe estar con su tapa.
Para bidones procede si el envase está abierto, pero
debe estar con su tapa. Además, debe contar con la
autorización del supervisor y/o Jefe de Ventas de PMA.
Considerar la participación de Aseguramiento de la
Calidad en caso de sospechar de una adulterización.
Para el caso de Balones, muestra que los tapones han
sido removidos de los conectores junto con el plástico
termocontraible, pero mantiene el precinto de seguridad
406
en la tapa.
Para el caso de Bag In Box la tapa de la bolsa puede
mostrar signos de manipulación, pero la caja no debe
estar deteriorada.
Producto no sale Productos en balones y BIB que no fluye por la válvula de
3
Aplica para balones y BIB salida. Para el caso de balones se evidencia al estar
3
conectado al mismo dispensador, a pesar de que los
9
parámetros de control se encuentran dentro de
309
especificación

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7. INDICADORES DE EFICIENCIA

Indicadores AQP: Cambios y Roturas del Punto de Venta y de Distribuidora PMA.

8. ANEXOS

No Aplica

9. REGISTROS
N.º Nombre Responsable Tiempo de Lugar Disposición
retención Final
Reporte de Cambios Analista Principal 2 años Directorio Destrucción
01
de PNC de AC en Red:
Borrador

10. CONTROL DE CAMBIOS

10.1. Control de Cambios (Incluido al final de este documento)

CONTROL DE CAMBIOS

Detalle de la Modificación
N.º Edición

Modificación del responsable de verificación de PNC en el Flujograma de manejo


0002
de PNC. (pág. 05-06)

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