PROGRAMA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

Versión 00
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha:
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
01-OCT´2016
PARTICIPACION Y CONSULTA

1. OBJETIVO
Establecer las actividades y mecanismos para garantizar la participación y consulta de
profesores, estudiantes, administrativos, contratistas, respecto al Sistema de Seguridad
y Salud Ocupacional de la Alcaldía Municipal de Baranoa.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para proceso de participación y consulta de empleados,
contratistas y partes interesadas de la Alcaldía Municipal de Baranoa.

3. DEFINICIONES

Participación: Las medidas adoptadas para que los empleados y contratistas tomen
parte en temas relacionados con la Seguridad y Salud Laboral para garantizar la
mejora continua del Sistema de Gestión. ·
Consulta: Opinión o parecer que se solicita a las partes interesadas en temas
relacionados con la Seguridad y Salud Laboral.
SG-SST: Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. CONSIDERACIONES

4.1. Las actividades de participación y consulta están relacionadas con los siguiente
temas:
 Políticas y objetivos SG-SST.
 Representantes en asuntos de SG-SST
 Establecimiento de los peligros y riesgos
 Investigación de Incidentes o Accidentes
 Plan de Emergencias
 Temas, lineamientos o cambios que afecten la salud y seguridad de los
empleados, contratistas y usuarios de la Alcaldía

4.2. Los mecanismos para garantizar la participación y consulta (Cómo lo vamos

hacer):
Validación de Matrices SST, Elecciones de Representantes del COPASST,
Reporte de investigación de incidentes y accidentes, Publicación y difusión de
Políticas y Objetivos, Simulacros.

4.3. En caso de ser necesario se realizará consulta acerca de asuntos relacionados

con SG-SST a las partes interesadas externas pertinentes.
 PROGRAMA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
Versión 00
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha:
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
01-OCT´2016
PARTICIPACION Y CONSULTA

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 El responsable del SG-SST identifica los temas que requieren la participación y

consulta de partes interesadas frente al Sistema de la Seguridad y Salud en el
Trabajo.
 El responsable del SG-SST selecciona los temas que requieran de la
participación y consulta.
 El responsable del SG-SST determina el mecanismo para presentar el tema
seleccionado a los empleados y contratistas de la Alcaldía.
 El responsable del SG-SST presenta el tema a empleados y contratistas, para
garantizar la participación y consulta.
 Realiza los ajustes requeridos de acuerdo a los aportes realizados

CONFORMACION DEL COPASST

 El responsable del SG- SST realiza capacitación sobre los requisitos para las
votaciones de elección de los representantes al comité.
 El responsable del SG- SST convoca a candidatos elegibles para conformación del
comité.
 Los jefes de área garantizan que los funcionarios a su cargo participen de la
jornada de elección

PLAN DE EMERGENCIA

 El responsable del SG- SST convoca la participación de los trabajadores en la

conformación de las brigadas de emergencia.
 El responsable del SG- SST divulga el plan de emergencias y comunica las
fechas establecidas para la realización de los simulacro
 Participa en la ejecución del simulacro (Personal, contratistas de la Alcaldía y
visitantes)

INVESTIGACION DE INCIDENTES Y ACCIDENTES

 El responsable del SG-SST convoca a integrantes del COPASST, Brigadistas,

Jefe Inmediato, trabajador accidentado y testigos
 PROGRAMA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
Versión 00
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha:
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
01-OCT´2016
PARTICIPACION Y CONSULTA

 COPASST-Brigadistas-Jefe Inmediato-Trabajador Accidentado-Testigos Equipo

SST Participa en investigación incidente y accidentes de trabajo
 Participa en elaboración de planes de acción resultantes de la investigación de
incidente y accidentes de trabajo.

CONSULTAS

 Los empleados, contratistas realizan consulta en temas relacionados con

Seguridad y Salud en el trabajo
 Responde la consulta mediante correo electrónico, medio escrito u otro medio
de comunicación institucional.
 PROGRAMA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
Versión 00
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha:
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
01-OCT´2016
PARTICIPACION Y CONSULTA

6. MATRIZ DE COMUNICACION

QÉ SE CUÁNDO SE QUIÉN
CÓMO COMUNICA POR QUÉ COMUNICA
COMUNICA COMUNICA COMUNICA
Internet Para que todos los
Una vez se actualice Alcalde Publicación en Cartelera trabajadores, contratistas y
Políticas de la
o salga una política Responsable Inducciones, visitantes se alinean y
Alcaldía
nueva del SG-SST capacitaciones, Charlas cumplan con lo dispuesto
y/o conferencias por la Alcaldía

Para que todos los

1. Existan nuevos
Internet, Publicación en trabajadores, contratistas y
objetivos Alcalde
Cartelera Inducciones, aliados realicen sus
Objetivos 2. Modificación de Responsable
capacitaciones, Charlas actividades encaminadas al
los del SG-SST
y/o conferencias logro y cumplimiento de
objetivos
los objetivos de la Alcaldía
Programas del Para que el personal de la
1. Implementación Internet
Sistema de compañía participe
de Programas Inducciones,
Gestión en Responsable activamente y conozca de
nuevos capacitaciones, Charlas
Salud y SG-SST los programas y
2. Actualización de y/o
Seguridad en el lineamientos establecidos
programas conferencias
Trabajo por la Alcaldía
1. Ingreso de nuevo Para que las personas que
personal asuman su cargo conozcan
a la organización las funciones y
Manual del 2.Existan Talento Inducción y responsabilidades,
Cargo modificaciones en Humano capacitaciones enfocados a los
la estructura lineamientos, objetivos,
orgánica, funciones políticas y metas de la
o responsabilidades. Alcaldía
 PROGRAMA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
Versión 00
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha:
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
01-OCT´2016
PARTICIPACION Y CONSULTA

1. Se identifiquen los
peligros de una
Peligros,
actividad.
riesgos,
2. Cuando se
medidas Inducciones, Para que cada trabajador
eliminen, sustituyan
de control y capacitaciones, Charlas conozca y tome las
los peligros de Responsable
procedimientos y/o medidas preventivas
alguna actividad SG-SST
o conferencias, tarjetas de pertinentes para evitar
específica.
instructivos de observación. incidentes.
3. Se elaboren o
control
modifiquen
operacional
los procedimientos e
instructivos.

CUÁNDO SE QUIÉN CÓMO

QÉ SE COMUNICA POR QUÉ COMUNICA
COMUNICA COMUNICA COMUNICA
Reuniones, Para conocer los las
Consulta de 1. Existan cambio que Responsable Comité de opiniones sobre los
cambios afecten su S y SO SG-SST Convivencia y cambios y tenerlas en
COPASST cuenta
1. Identifiquen
requisitos
Reuniones, Para conocer los las
legales asociados algún
Responsable Comité de opiniones sobre los
Requisitos Legales proceso
SG-SST Convivencia y cambios y tenerlas en
2. Se derogue,
COPASST cuenta
modifiquen
algún requinto legal
Representantes Inducción y Para que todo el personal
Comités capacitaciones conozca quien los lidera en
Convivencia Publicación en los temas de HSE y se
COPASST 1. Se nombren o elijan Responsable cartelera participe activamente de
Representante de 2. Se remplace SG-SST Correos las actividades y generan
los electrónicos diferentes opiniones en
trabajadores Reuniones de pro del mejoramiento
Brigadas comités. continuo.
Publicación en
cartelera
Capacitaciones,
Planos de
inducciones, Para que todo el personal,
evacuación y 1. Cambios
Responsable Charlas y/o contratista y visitante
actuación durante estructurales,
SG-SST conferencias al conozca cómo actuar en
la nuevas sedes
ingreso del caso de emergencias
emergencia
visitante o
contratistas
esporádicos
 PROGRAMA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
Versión 00
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha:
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
01-OCT´2016
PARTICIPACION Y CONSULTA

1. Una vez realizada la

Revisión por la Responsable Para la consulta y
revisión por la Comités
Dirección SG-SST comunicación
dirección
Publicación en
Cartelera,
Actividades de Para generar Calidad de
1. De acuerdo con los Responsable Inducciones,
Promoción Vida Laboral a todos los
cronogramas SG-SST COPASST,
y Prevención trabajadores
macros y
emergentes.

7. MEDIO DE COMUNICACIÓN Y CONSULTA:

o CARTELERAS: Las carteleras que cubren las áreas de la Alcaldía, incluido las
agencias.

8. PARTICIPACIÓN

La Alcaldía se compromete con contratistas, proveedores,, visitantes y comunidad, para

que se realice una participación entre las partes mediante las estrategias de comunicación
tanto interna como externa.
Se considera como un componente clave incluir al núcleo familiar del autocuidado,
motivación y sentido de pertenencia de los colaboradores, por lo cual en este eje temático
se realiza la mayoría de los esfuerzos por mejorar la calidad y la participación familiar
(esposas, madres, padres e hijos) de los colaboradores.

 SEMANA DE LA SALUD.
 PAUSAS ACTIVAS
 CELEBRACION FECHAS ESPECIALES

Al desarrollar cada una de las estrategias en los diferentes, estaremos contribuyendo a la

satisfacción del trabajador y su familia, fortaleciendo el sentido de pertenencia, lo que
conlleva a una mayor motivación del colaborador en su rol diario, generando crecimiento
personal y laboral, traducido en una mejor calidad de vida del colaborador.
 PROGRAMA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
Versión 00
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha:
PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
01-OCT´2016
PARTICIPACION Y CONSULTA

9. FORMATOS RELACIONADOS

Ninguno