GUIA No 6 PARAMETRIZACION DEL CATALOGO DE CUENTAS Y EL CICLO CONTABLE

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Isabel Cristina Bejarano

Julieth Vanesa Cechagua Lineros

Lina Marcela Avendaño Lasso

Gestión Contable y Financiera

Ficha de Formacion-2184802-1

Bogotá D.C

01/12/2020
 Guía No 6 Parametrización del catálogo de cuentas y el ciclo contable.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial

Es clara la necesidad que existe en el campo financiero de generar información útil y confiable,
así como que ésta tenga un soporte documental que la respalde. Igualmente, el registro de
todas las operaciones realizadas por una empresa debería reposar en algún medio que pueda
servir posteriormente como fuente de dicha información.

Teniendo en cuenta lo anterior, considere lo siguiente:

✔ ¿Cuál sería un medio o fuente para consignar la información?

- Un medio efectivo para consignar la información son los soportes contables, ya que en
ellos están todos los gastos y costos que lleva a cabo la empresa.

✔ ¿Qué bondades tiene el hecho de consignar la información financiera en un medio confiable

y fidedigno?

- El origen de las técnicas contables es tan antiguo como la necesidad que tiene una
persona de disponer de información para cuantificar los beneficios obtenidos en la
realización de las actividades comerciales.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

- El proyecto formativo desarrollado con su GAES tiene una serie de registros contables de los
hechos económicos que han realizado hasta ahora. Con base a lo que ha podido escuchar, leer
o experimentar en alguna ocasión:

✔ ¿Qué libros de Contabilidad ha pensado implementar dentro de su proyecto?

- Libro de Diario.
- Libro Mayor.
- Libro de Inventario y Balances.
- Libro de Actas.
- Libro de Socios.

✔ ¿Qué principios o reglas generales considera deben acatarse para su diligenciamiento?

- Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los
cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su
autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe
llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas
por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus

operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual

o por resúmenes globales no superiores a un mes.
 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada
cuenta, su movimiento debitó y crédito, combinando el movimiento de los
diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las

restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben

llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de

resumen en forma global;
b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de
cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los
códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las
adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y
otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos
homogéneos;
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases
comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de
dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

PARÁGRAFO. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones

previstas en el numeral 3 del artículo 2o de la Ley 590 de 2000, modificado por el
artículo 2o de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades
de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los
términos del artículo 1o del presente decreto y que se ajusten a las condiciones
previstas en este artículo, deben llevar los libros necesarios para:

1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta,

sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.
2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de
dirección, administración y control del ente económico.
4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de
resumen en forma global.
5. Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con
indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se
hagan de unas y otras.
6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.
7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Los libros con los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este parágrafo,
deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de
entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose de las personas
naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3; y en el caso de las
empresas unipersonales no será obligatorio el libro señalado en el numeral 2 de este
parágrafo.

PARÁGRAFO 2. Derogado por el Decreto 4708 de 15-12-2008

ARTÍCULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS. Cuando la Ley así lo exija, para que puedan
servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su
diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su
domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la

Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a
nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren
ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se

requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un
certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador
público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe
presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de
tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno
de ellas.

Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros

presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4)
meses de su inscripción.

ARTÍCULO 127. LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS. Los libros deben
exhibirse en el domicilio principal del ente económico.

ARTÍCULO 128. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS. Se aceptan como procedimientos de

reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que
sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los
cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras,
computadores o similares.
 El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir
los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad

que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares,
deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros
está prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se

refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a
continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones
que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de
control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
PARAGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los
auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los
actos prohibidos por este artículo.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que este a su
alcance, acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente cuestionario:

CATALOGO DE CUENTAS

Es el documento que forma parte de la Contabilidad y que contiene una lista analítica,
ordenada y sistemática de las cuentas que lo integran.

También el catálogo de cuentas es considerado como una herramienta importante para la

captura de los registros contables, a tal grado que al momento de analizarlo el usuario puede
darse una idea del giro de la empresa.

Los catálogos de cuentas están ordenados por niveles escalonados, los cuales dependerán
directamente del tipo de operaciones que desarrolle de la organización.

1 – Activos.
1.0 – Activos Corrientes.
1.0.1 – Efectivos en Caja y Bancos.
1.0.1.1 – Caja General.
1.0.1.2 – Caja Chica.
1.0.1.3 – Banco XXXXXX
1.0.1.4 – Banco XXXXXX
1.0.2 – Documentos y Cuentas por Cobrar.
1.0.2.1 – Documentos por Cobrar.
1.0.2.2 – Cuentas por Cobrar Clientes.
1.0.2.2.1 – Cuentas por cobrar clientes.
1.0.2.2.2 – Provisiones de Cuentas Incobrables.
1.0.2.3 – Cuentas por Cobrar Funcionario.
1.0.2.4 – Cuentas por Cobrar Empleados.
1.0.3 – Inventarios.
1.0.3.1 – Inventarios de Mercancías.
1.0.3.2 – Inventario de Mercancías en Transito.
1.0.3.3 – Inventario de Mercancías a Consignación.
1.0.4 – Gastos Pagados por Adelantado.
1.0.4.1 – Seguro Pagado Por Adelantado.
1.0.4.2 – Suministro de Oficina.
1.0.4.3 – Alquiler Pagado por Adelantado.
1.0.4.4 – ITBIS Adelantado.
1.0.5 – Activos Diferidos.
1.0.5.1 – Mercadotecnia.
1.0.5.2 – Organización de la Compañía.
1.0.5.4 – Instalación de la Compañía.
1.1 – Instrumentos Financieros (Inversiones).
1.1.1 – Acciones en otras Compañía.
1.1.2 – Certificado Financiero.
1.1.3 – Depósito a Plazo Fijo.
1.1.4 – Bonos.
1.2 – Propiedad, Planta y Equipos. (Activos Fijos).
1.2.1 – Terrenos.
1.2.2 – Edificios.
1.2.2.1 – Depreciación Acumulada Edificios.
1.2.3 – Maquinarias.
1.2.3.1 – Depreciación Acumulada Maquinarias.
1.2.4 – Equipos de Transporte.
1.2.4.1 – Depreciación Acumulada Equipo de Transporte.
1.2.5 – Mobiliarios y Equipos de Oficina.
1.2.5.1 – Depreciación Acumulada Mobiliario y Equipo de Oficina.
1.2.6 – Herramientas.
1.2.6.1 – Depreciación Acumulada de Herramientas.
1.3 – Otros Activos.
1.3.1 – Fianzas.
1.3.2 – Depósitos.

2 – Pasivos.
2.0 – Pasivos Corrientes.
2.0.1 – Documentos por pagar.
2.0.2 – Cuentas por Pagar.
2.0.3 – Sueldos Por Pagar.
2.0.4 – Intereses por Pagar.
2.0.5 – Comisiones por Pagar.
2.0.6 – ITBIS por Pagar.
2.0.7 – Bonificaciones por Pagar.
2.0.8 – Impuesto Sobre la Renta por Pagar.
2.1 – Pasivo a Largo Plazo.
2.1.1 – Prestamos por Pagar a Largo Plazo.
2.1.2 – Hipoteca Por Pagar a Largo Plazo.
2.2 – Pasivos Diferidos.
2.2.1 – Anticipos de Clientes o Ingresos recibidos por Adelantado.

3 – Capital.
3.0 – Capital Social.
3.0.1 – Capital Suscrito y Pagado.
3.0.2 – Retiros.
3.0.3 – Resultados del Periodo.
3.0.4 – Utilidades Retenidas.

4 – Ingresos.
4.0 – Ingresos Ordinarios.
4.0.1 – Ingresos por Ventas.
4.0.1.1 – Devoluciones en Ventas.
4.0.1.2 – Descuentos en Ventas.
4.0.2 – Ingresos por Servicios.
4.1 – Ingresos Extraordinarios.
4.1.1 – Intereses Ganados.
4.1.2 – Ingresos por Comisiones.
4.1.3 – Otros Ingresos.
4.1.4 – Ganancias en ventas de Activos Fijos.

5 – Costo de las Mercancías Vendidas.

5.0 – Costos de Ventas.
5.0.1 – Compras de Mercancías.
5.0.1.1 – Devoluciones en Compras.
5.0.1.2 – Descuentos en Compras.
5.0.2 – Fletes en Compras.

6 – Gastos.
6.0 – Gastos de Ventas.
6.0.1 – Gastos de Comisiones Sobre Ventas.
6.0.2 – Gastos de Publicidad.
6.0.3 – Gastos de Cuentas Incobrables.
6.0.4 – Gastos de Mercadotecnia.
6.0.5 – Gastos de Transporte.
6.1 – Gastos Generales y Administrativos.
6.1.1 – Gastos de Sueldos.
6.1.2 – Gastos de Seguros.
6.1.3 – Gastos de Suministros de Oficina.
6.1.4 – Gastos de Depreciación.
6.1.5 – Gastos de Energía Eléctrica.
6.1.6 – Gastos de Comunicación.
6.1.7 – Gastos de Regalía Pascual.
6.1.8 – Gastos de Combustible.
6.1.9 – Gastos de Reparación.
6.1.10 – Gastos de Organización de la Compañía.
6.1.11 – Gastos de Instalación de la Compañía.
6.1.12 – Gastos de Alquiler.
6.2 – Gastos Financieros.
6.2.1 – Gastos de Intereses Sobre Préstamos.
6.2.2 – Gastos de Comisiones Sobre Préstamos.
6.2.3 – Gastos de Servicios Bancarios.
6.3 – Otros Gastos.
6.3.1 – Perdida en Venta de Activos Fijos.

ESTRUCTURA

La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes
niveles:

Clase: El primer dígito.

Grupo: Los dos primeros dígitos.

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos.

Subcuenta: Los seis primeros dígitos.

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6
y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados y las
clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

Clases

 1 Activo.

Descripción

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e
intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son
fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos:
el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y
equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.

Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción
de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones
acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes
grupos de cuentas.

 2 Pasivo.

Descripción

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el
ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero,
bienes o en servicios.

Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los
impuestos, gravámenes y tasas, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos,
los pasivos estimados, provisiones, los bonos y papeles comerciales.
 Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.

Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o año, se ajustarán
con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal
ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo
cuando deba activarse.

Los pasivos en UPAC (hoy UVR) o con pacto de reajuste registrados en el último día del
período se ajustarán con base en la cotización de la UPAC (hoy UVR) para esa fecha o
en el respectivo pacto de reajuste, contabilizándolo como mayor valor del pasivo, con
cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.

 3 Patrimonio.

Descripción

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el

activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente
económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea
directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende los
aportes de los accionistas, socios o propietarios, el superávit de capital, reservas, la
revalorización de patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones,
cuotas o partes de interés social, los resultados del ejercicio, resultados de ejercicios
anteriores y el superávit por valorizaciones.

 4 Ingresos.

Descripción

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe
el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un
ejercicio determinado.

Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en

consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se
entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se
haya hecho efectivo el cobro.

Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al
grupo 59 -ganancias y pérdidas-.

Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las
transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas
en moneda funcional utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio o UPAC (hoy
UVR) aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación
que los genera.

Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.

 5 Gastos.

Descripción
 Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre
el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio
económico determinado.

Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de
resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto
cuando nace la obligación de pagarlo, aunque no se haya hecho efectivo el pago.

Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo
59 -ganancias y pérdidas-.

Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir en pesos, de suerte que las
transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidos
en moneda funcional, utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio UPAC (hoy UVR)
(aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que
los genera.

Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales.

 6 Costos de venta.

Descripción

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos
necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de
acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período
determinado.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de ventas se
cancelarán con cargo a la cuenta 5905 -ganancias y pérdidas-.

 7 Costos de producción o de operación.

Descripción

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados
clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación
de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los
siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos
de servicios.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, los
cuales al finalizar el período (mes), deberán cancelarse contra las cuentas del grupo 14
-inventarios-, tanto en proceso como en producto terminado, según sea el caso, para
aquellos entes que utilizan como método de contabilización el sistema de inventario
permanente.

El ente económico que utilice el sistema de inventario periódico, registrará en esta

clase el valor de la mano de obra directa (grupo 72), los costos indirectos sin incluir los
materiales indirectos (grupo 73) y los costos en contratos de servicios (grupo 74), los
cuales al final del ejercicio se cancelarán contra las cuentas de inventarios (grupo 14)
y/o costo de ventas o de prestación de servicios (grupo 61).
 También se registran en esta clase, para efectos de control, los costos
correspondientes a las otras ventas registradas en la cuenta 4205.

 8 Cuentas de orden deudoras.

Descripción

Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden
generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente,
se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de
activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como
para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las
declaraciones tributarias.

 9 Cuentas de orden acreedoras.

Descripción

Agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan con
posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera
del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas
para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o
control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre
los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias.

XBRL es el lenguaje de los estados financieros y no el plan contable

A nivel internacional el plan contable es un tesauro (diccionario) para control de información

e imputación contable. El XBRL es un lenguaje que mediante taxonomías permite la
publicación de estados financieros bajo un mismo esquema.

Al hacer lectura de un escrito en el portal de opinión del reconocido colega Hernán Rodríguez
G. relacionado con los requerimientos de información por parte de las Superintendencias y el
cual denominó: PUC o XBRL, todos están equivocados o las mejores prácticas en tecnología
no tiene tierra fecunda en Colombia – Hernán A. Rodríguez G., me pareció pertinente
plantear los objetivos que cada uno de estos dos elementos ofrece a saber: El Plan Contable y
el Lenguaje XBRL.

El citado documento del Dr. Rodríguez expresa que estamos desaprovechando las bondades
del lenguaje XBRL, con lo cual estoy totalmente de acuerdo, para continuar con la costumbre
de asociar todo al Plan de Cuentas, sabiendo que se ha dejado libre a la comunidad contable
para establecer la codificación contable que considere conveniente.

El lenguaje XBRL es utilizado tanto para las NIIF (IFRS) como para los USGAAP de los Estados
Unidos. Su mayor énfasis se ha concentrado en las bolsas de valores del mundo entero.

¿Cuál es el Objetivo del Plan de Cuentas?

Haciendo uso de los documentos oficiales emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría
Pública de Colombia – CTCP y principalmente el denominado “Sistema Documental Contable”
me baso en ellos para poder determinar la utilidad del Plan de Cuentas.

En la página 19 Capítulo V Registro de Transacciones, el numeral 3 se dedica a este tema:

3. El plan de cuentas de una entidad es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las
que se sirve el sistema contable para alcanzar sus fines: lograr la información patrimonial
necesaria para la toma de decisiones, reflejando los efectos de los hechos económicos y
operaciones que afectan a la entidad.
El plan de cuentas tiene como finalidades:

 Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad general, en cuanto a:

a) suministrar informaciones útiles para la toma de decisiones económicas.

b) permitir un mejor control de la información

 Facilitar la imputación contable de los registros

Características que debe reunir un plan de cuentas:

 Sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio para

su organización;

 Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas, necesarias

para el registro de operaciones o transacciones nuevas dentro de la vida económica de
la entidad;

 Homogeneidad en los agrupamientos practicados, condición necesaria para facilitar la

preparación de los informes contables;

 Claridad en la terminología utilizada, para evitar la realización de imputaciones

erróneas.

Cada entidad preparará su propio plan de cuentas, el cual estará estructurado atendiendo los
principios contables que enmarcan las disposiciones legales”

Basado en dicho documento nos está planteando varios objetivos entre los que podemos
concluir:

 Sirve para el registro de Transacciones.

 Acumula y Controla Información útil.

 Sirve de Fuente para Facilitar la Preparación de Informes Contables.

 Cada Entidad elaborará su propio plan de cuentas.

¿Cuál es el Objetivo del XBRL?

Esta respuesta la voy a sustentar y basar en documentos oficiales y documentación

internacionales.

En primer lugar, el mismo documento citado anteriormente, es decir, el “Sistema Documental

Contable” que curiosamente se encuentra en el párrafo siguiente a lo que transcribimos
anteriormente:

“Teniendo en cuenta que el sistema XBRL (acrónimo de eXtensible Business Reporting

Language) es un lenguaje abierto, estándar, que fue desarrollado como un complemento de
los estándares internacionales de información financiera, se recomienda su utilización en la
preparación de los estados financieros, especialmente para los preparadores de información
de los Grupos 1 y 2. Para cumplir con este propósito, las entidades que pertenecen a dichos
grupos, prepararán la información contable de manera que puedan transferirla a través de un
convertidor desde las cuentas propias definidas, hacia los correspondientes rubros
establecidos en la taxonomía IFRS del sistema XBRL

Al usar el convertidor se deben garantizar la trazabilidad de la información, su precisión,

coherencia y oportunidad, reflejando fielmente las operaciones efectuadas mediante su
sistema contable. El convertidor será tan flexible que permita adicionar, eliminar o modificar
rubros, acorde con las necesidades de presentación de nueva información. Se debe asegurar el
adecuado uso y entendimiento del convertidor, para lo cual se dispondrá de la correspondiente
documentación, debidamente actualizada, de conversión para cada rubro, su mapa contable, y
se mantendrá a disposición de los entes de supervisión y control internos y externos.

Para el reporte de información requerida por los entes de vigilancia y control, y cuyo nivel de
detalle solicitado sea mayor al nivel que existe bajo el sistema XBRL cada entidad establecerá
los mecanismos y sistemas de generación de reportes de información que le sean más
eficientes y reflejen fielmente los datos o situaciones asociados al respectivo reporte. En todo
caso, las entidades establecerán los debidos controles garantizando la oportunidad,
consistencia y veracidad de la información presentada.” (los subrayados son nuestros)

De lo anterior, se puede concluir lo siguiente:

 XBRL es un complemento de las NIIF (IFRS)

 Se recomienda para Preparar Estados Financieros

 Debe existir un convertidor desde Cuentas Contables a Taxonomías de XBRL, sin

importar que código contable se aplique y utilice

 Las Superintendencias deberán solicitar información en XBRL

En conclusión, son dos temas DISTINTOS

De lo anterior, estamos hablando de dos temas totalmente distintos, aunque complementarios

y por ende no deben equipararse. Un ejemplo sencillo: puede existir una cuenta contable que
maneje las obligaciones financieras y para efectos de estados financieros este rubro se debe
dividir en parte corriente y parte no corriente.

Igualmente, la entidad puede tener inversiones de distintos tipos:

 Inversiones Equivalentes de Efectivo e Instrumentos Financieros.

 Inversiones exclusivamente manejadas como Instrumentos Financieros.
 Inversiones en Asociadas.
 Inversiones en Entidades bajo Control Conjunto.
 Inversiones en Subsidiarias.

Sería entonces importante tener en cuenta estas situaciones que posiblemente pueden
contablemente cambiar de ubicación dependiendo de lo que ocurra en el año y esto tener
efectos en la presentación de Estados Financieros.

De todo este tema lo más importante es que se les permita a los preparadores de los informes
generar su propia estructura tal y como lo plantea el propio “Sistema Documental Contable”.
Espero que la comunidad contable vaya construyendo su propio criterio al respecto de estos
temas, tomando en cuenta que la tecnología brinda herramientas cada vez más útiles y de las
cuales se puede obtener mayor provecho.

Las casas de software deberán irse preparando para que los aplicativos contables (ERP)
puedan hacer uso de estas nuevas tecnologías como es el caso del XBRL.

2. Codificación de un Catálogo de Cuentas

2.1. Concepto

Codificar un catálogo de cuentas consiste en remplazar el nombre de cada cuenta por

símbolos, ya sean estos, letras, números o ambos combinados.

2.2. Objetivo

El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado

facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización
dentro del catálogo de cuentas.

2.3. Características que debe reunir la Codificación

2.3.1Sencillez

Que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.

2.3.2 Precisión

Cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por semejanza
con otros símbolos.

2.3.3 Flexibilidad

De manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo
exijan.

2.3.4 Racionalidad

Que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los

rubros.

2.4. Tipos de Sistema de Codificación

Para la elaboración de un catálogo puede ser de forma:

2.4.1 Sistema Decimal

Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos tomando como base la numeración del o al 9.

Ejemplo:

1. Activo

11. Activo Circulante

1101. Caja

1102. Bancos

1102-01. Bancomer
1102-02. Banamex

1102-03. Scotia Bank

1103. Clientes

12. Activo Fijo

1201. Terrenos

1202. Edificios

1203. Mobiliario y Equipo

2.4.2 Sistema Numérico

Se basa en la clasificación de grupos y subgrupos asignando un número corrido a cada una de

las cuentas. Ejemplo:

1 Activo

11 Activo Circulante

111 Caja

1111 Caja General

1112 Caja Chica

2.4.3 Sistema Nemotécnico

Se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular de la

cuenta, facilitando con esto su recorrido. Ejemplo:

C. Capital Contable

CS. Capital Social

CR. Reservas de Capital

CRL. Reserva Legal

CRP. Reserva de Previsión

CRR. Reserva de Reinversión

CRC. Reserva para Contingencias

CU. Utilidades del Ejercicio

2.4.4 Sistema Alfabético

Se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas. Ejemplo:

B. Pasivo

BA. Pasivo Circulante

BAA. Proveedores

BAB. Documentos por Pagar

BAC. Acreedores Diversos

BACa. “La Negrita”, S.A

BACb. Sr. Jorge Negrete

BACc. Sr. Pedro Infante

BAD. Impuestos por Pagar

2.4.5 Sistema Combinado

Es en el que se ocupan dos o más sistemas de los citados. Ejemplo:

22 Edificios

22D Depreciación Acumulada de Edificios

23 Máquinas y Equipos

23D Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos

24 Equipos de Transporte

24D Depreciación Acumulada de Equipos de Transporte

25 Muebles y Equipos de Oficina

25D Depreciación Acumulada de Muebles y Equipo de Oficina

2.4.6 Sistema Alfanumérico

Combina letras y números para la identificación de cada cuenta y subcuenta. Ejemplo:

A. Activo

AF. Activo Fijo

AF1. Terrenos

AF2. Edificios

AF3. Mobiliario y Equipo

AF3a. Escritorios

AF3b. Archiveros

AF3c. Sillas

AF3d. Máquinas de Escribir y Computadoras

AF4. Equipo de Reparto

Normalmente los más utilizados son los numéricos combinados con el decimal.

2.5. Finalidades de la Codificación

1- Facilitar el archivo de las fichas u hojas que representen las cuentas.

2-Facilitar la intercalación de las cuentas que se vayan abriendo.

3-Permitir mediante la lectura del código, que se pueda reconocer el carácter de la cuenta.

4-Facilitar el procesamiento de los datos contenidos en los comprobantes.

5-Cuando se aplican sistemas de procesamiento electrónico de datos, la codificación es

imprescindible, puesto que el equipo computador procesa los datos previo agrupamiento de
los mismos de acuerdo con sus códigos.

¿Qué son los libros contables?

Definición: Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la
información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de
tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.

Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Los libros obligatorios
son:

 Libro diario.

 Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

Los libros contables voluntarios son:

 Libro mayor.

 Libros auxiliares.

Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada que
permita el orden cronológico de sus operaciones.

Los empresarios deberán conservar los libros contables y cualquier documentación relativa
durante seis años, además de legalizar los libros mediante su presentación en el Registro
Mercantil donde la empresa tenga su domicilio social.

El fin de legalizar los libros contables es el de sellar la información presentada, de manera que
no sea posible su manipulación posteriormente.

A parte de los libros contables, recordad que existen otros libros de carácter obligatorio cuya
presentación no es periódica, como, por ejemplo: el libro de registro de socios, libro de actas o
libro de acciones nominativas, los cuales se legalizan una única vez al comienzo de la actividad
de la empresa.

Plazo de presentación de los libros oficiales

La presentación de los libros contables obligatorios se debe realizar en el plazo de 4 meses

contados desde el cierre el ejercicio contable. Por ejemplo, si una empresa cierra su ejercicio el
31 de diciembre, podrá presentar sus libros contables en plazo legal hasta el 30 de abril del
siguiente año.

Forma de presentación de los libros oficiales

Los libros contables se podrán presentar por diferentes métodos:

 Papel: libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar modificaciones en la

composición.
  Soporte magnético: entrega de cd o DVD que contenta la información a legalizar.

CONSERVACION DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE.

“Así las cosas, por virtud de lo señalado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, (los libros y
papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez(1O) años,
contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiendo utilizar
para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. En consecuencia, los
comerciantes no tendrán que contar con un funcionario de la cámara de comercio de su
domicilio para realizar la reproducción en medio técnico, magnético o electrónico de sus libros
y papeles y los jefes de registro mercantil no están obligados a certificar la exactitud de las
reproducciones que se realicen.”

 Los libros contables obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas
Anuales.

 Los voluntarios son el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja, el de
entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de vencimientos.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales

 Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.

 Trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación.

 Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

El libro diario

 Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

 Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no
superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o
registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

Ciclo contable

Es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa.

Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemática
y cronológica el registro contable de una forma fiable, reflejando la imagen de la actividad.

Normalmente un ciclo contable es de un año, aunque hay empresas con ciclos contables
mensuales, trimestrales o semestrales.

En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro diario, comprobantes

financieros, hasta la preparación de los estados financieros.

Etapas del ciclo contable

La vida de un negocio se divide en ciclos o años contables y estos, a su vez, se dividen en tres
etapas: apertura, movimiento y cierre contable.
- Apertura: Al comenzar la actividad, la empresa abre su año contable y comienza a realizar
transacciones económicas que van siendo recogidas en sus libros contables, tanto en los
obligatorios como en los auxiliares.

- Movimiento: Registro de las transacciones.

- Cierre: Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para determinar el
resultado económico del ejercicio.

Importancia del ciclo contable

La importancia del ciclo contable reside en poder ver si los datos financieros y patrimoniales
son correctos, comprobando así la buena salud de la empresa.

¿Qué es el balance de apertura?

El balance de apertura fija la situación desde la que parte la empresa para seguir con su
actividad al comienzo del siguiente ejercicio.

Es el balance que refleja la situación financiera de la empresa al comienzo de un año contable.

El balance de apertura fija la situación desde la que parte la empresa para seguir con su
actividad al comienzo del siguiente ejercicio.

Características del balance de apertura

Incluye el saldo al final del periodo de las cuentas de la empresa, tras realizar todos los ajustes
necesarios para cerrar el año, de acuerdo con lo que dicta el Plan General Contable.

Cuando una empresa realiza el cierre del balance de situación al final del periodo, éste se
convierte en el balance de apertura del siguiente periodo, simplemente cambiándole el signo
al saldo de las cuentas.

Así se lleva al balance de situación del nuevo año contable como la primera entrada del año.

Balance de Prueba

El Balance de Prueba conocido también como Balance de Comprobación, es en nuestro sentir,

un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas
de resultado o de pérdidas y ganancias, que se muestran para determinar que existe el
equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes registros de los
hechos económicos.

En otras palabras, es una lista o relación de los saldos que muestren las diferentes cuentas
registradas en el libro mayor y la cual sirve de base para la hoja de trabajo que facilita los
ajustes de estos saldos, para obtener el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias.

DIFERENCIA ENTRE UN BALANCE DE PRUEBA Y UNO DE APERTURA

El balance de Apertura o inicial, marca la situación económica y financiera de la empresa

mediante sus saldos iniciales.

En algunas oportunidades el balance inicial es el mismo balance final con que cerró la empresa
el año anterior.
Balance de prueba o de comprobación, es un instrumento financiero que nos permite conocer
los saldos de cuentas a cualquier fecha del año.

Este balance se efectúa de manera voluntaria por la empresa por ello no tiene ningún efecto
tributario.

También nos sirve como base para preparar los Estados Financieros anuales, luego de realizar
las correcciones y ajustes necesarios.

Los Estados Financieros de una empresa.

Los estados financieros han de reflejar una imagen fiel de la compañía.

Son los documentos de mayor importancia que recopilan información sobre la salud
económica de la empresa, cuyo objetivo es dar una visión general de la misma.

Se incluyen dentro de los estados financieros: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y

ganancias, el estado de flujos de efectivo o la memoria.

Todos los documentos recogidos tienen que caracterizarse por ser fiables y útiles, teniendo
que reflejar realmente lo que está sucediendo en la empresa.

Presentación de los estados financieros

Las sociedades comerciales deben presentar estos documentos durante un periodo limitado
posterior a su año contable, el cual suele ir desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

Por su parte, las compañías que realicen cierres inferiores al año (por ejemplo, semestrales)
deberán presentar cada estado financiero de forma totalmente independiente.

Diferencia entre un balance de prueba y los estados financieros

Un Balance de prueba, de prueba es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la

lista total de los débitos y créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas, De forma
que permite establecer un resumen básico de un estado financiero.

Un Estado Financiero, Son informes que se utilizan para conocer la situación económica y
financiera, así como los cambios que experimenta la empresa en un periodo de tiempo
determinado.

La diferencia entre ciclo contable y ciclo económico tiene relación con la escala que abarcan,
pues el primero tiene una dimensión más pequeña, como a nivel de una empresa y la segunda
hace referencia a la macroeconomía.
Es así entonces que se definen estos ciclos:
Ciclo contable: corresponde al lapso de tiempo en el que se divide la actividad de una
empresa.
Ciclo económico: consiste en un fenómeno que se remite a las variaciones en la tasas de
producción y crecimiento, de empleo y otras variables macroeconómicas en un plazo corto, en
periodos o lapsos determinados durante varios años.

Diferencia entre cuentas auxiliares y libros auxiliares

Las cuentas auxiliares: son complementos contables, donde se desglosan saldos y operaciones
provenientes de las cuentas principales, por ejemplo: en una empresa cada cliente que tiene
 deuda con ella, posee una cuenta auxiliar, donde se especifica su deuda, y la totalidad de estas
cuentas nos darán las cuentas por cobrar de la empresa.

Los libros auxiliares: son aquellos que complementan a los libros principales en contabilidad,
en él se registran específicamente las operaciones de los libros principales, entre los libros
auxiliares encontramos: auxiliar de compras y ventas, auxiliar de vencimientos.

La diferencia principal entre un libro diario y un comprobante diario es que el primero

registra todas las operaciones un día y el comprobante es el justificativo de cada operación a
registrar. Ambos conceptos se definen como tal:

Un libro diario básicamente es un documento donde se registran a diario en orden

cronológico todas las transacciones comerciales de alguna empresa.

Mientras que, los comprobantes de diario son registros diarios de movimientos de cuenta
tales como egresos, ingresos y traspaso, que se usan en una empresa para justificar las
operaciones de una empresa.

3.3.2 Consulte individualmente la siguiente normatividad y realice sobre estos ya sea mapas
mentales, mapas conceptuales, cuadros sinópticos, cuadros comparativos, rejillas de
conceptos, PNI, etc. Seleccione mínimo tres didácticas para el desarrollo de los sub-ítems. El
instructor presencialmente moderará un debate acerca de la lectura de esta Reglamentación,
con base a alguna de las estrategias didácticas que haya escogido desarrollar, para reflexionar
sobre los fundamentos teóricos planteados en la presente consulta. Esta socialización podrá
ser individual o por GAES, según criterios indicados por su instructor.

3.3.2.1. Código de comercio

CODIGO DE COMERCIO

Capítulo I – Libros y Papeles del

Capitulo II – Reserva y Exhibición Capitulo III - Eficacia Probatoria
Comerciante.
- Todo comerciante conformara
su contabilidad, libros, registros
contables, inventarios y estados
financieros en general, a las
disposiciones de este Código.
- La contabilidad solamente
podrá llevarse en idioma
castellano, por el sistema de
partida doble.
- Los libros deben estar
registrados de manera que
suministre una historia clara,
completa y fidedigna de los
negocios del comerciante.
- Harán parte de la contabilidad
de la empresa todos los
comprobantes que sirvan de
respaldo a las partidas
asentadas en los libros.
- Todo comerciante elaborara un
inventario y un balance general
que permitan conocer de
manera clara y completa la
situación de su patrimonio.
- El comprobante de contabilidad
es el documento que debe
elaborarse previamente al
registro de cualquier operación
y en el cual se indicara el
número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la
operación.
- Comprobantes y
correspondencia – Parte de la
Contabilidad.
- Obligariedad de elaborar
periódicamente un inventario y
balance general.
- Asiento de las operaciones
mercantiles, comprobante de
contabilidad- concepto.
- Libros – hojas removibles –
Obligariedad de numerar.
- Conservar los asientos
contables.
- Obligariedad de conservar la
correspondencia comercial.
- Los libros y papeles del
comerciante no podrán
examinarse por personas
distintas de sus propietarios o
personas autorizadas para ello.
- Los funcionarios de las ramas
jurisdiccional y ejecutiva del
poder público, solamente
podrán ordenar de oficio la
presentación o examen de los
libros y papeles del comerciante
en los siguientes casos:
1) Para la tasación de los
impuestos a fin de verificar
la exactitud de las
declaraciones;
2) Para la vigilancia de los
establecimientos de
crédito, las sociedades
mercantiles y las
instituciones de utilidad
común;
3) En la investigación de
delitos, conforme a las
disposiciones del Código de
Procedimiento Penal.
4) En los procesos civiles
conforme a las normas del
Código de Procedimiento
Civil.
- Forma de practicar la
exhibición.
- Excepciones al derecho de
reserva.
- Sanciones por violación de
reserva de los libros.
- Exhibición de los libros de
comercio – Ordenando los
libros.
- Exhibición parcial de los libros.
- Los libros y papeles del
comercio constituirán
plena prueba en las
cuestiones mercantiles.
- En las cuestiones
mercantiles con una
persona no comerciante,
los libros solo
constituirán un principio
de prueba en favor del
comerciante.
- En las diferencias que
surjan entre los
comerciantes, el valor
probatorio de sus libros y
papeles se determinara
según las siguientes
reglas:
1) Si los libros de ambas
partes están
ajustados a las
prescripciones legales
y concuerdan entre
sí, se decidirá
conforme al
contenido de sus
asientos.
2) Si los libros de ambas
partes se ajustan a la
ley, pero sus asientos
no concuerdan, se
decidirá teniendo en
cuenta que los libros
y papeles de
comercio constituyen
una confesión.
3) Si los libros de una de
las partes no están
ajustados a la ley, se
decidirá conforme a
los de la contraparte
que los lleve
debidamente, si
aquella no aduce
plena prueba que
destruya o desvirtué
el contenido de tales
libros;
4) Si los libros de ambas
partes no se ajustan a
las prescripciones
legales, se prescindirá
totalmente de ellos y
solo se tomarán en
cuenta las demás
pruebas allegadas al
juicio.
 - Validez de los libros y
papeles de comercio:
Cuestiones mercantiles
como, personas no
comerciantes y Valor
probatorio de libros y
papeles en diferencias –
Reglas.
- Principio de
Indivisibilidad:
Aplicación de reglas
precedentes.

3.3.2.2. Estatuto Tributario

Art. 616 Art. 654 Art. 772 Art. 773 Art. 774 Art. 775 Art. 776
Para los Habrá lugar a Los libros de 1. Mostrar Tanto para los Relevancia de Si las cifras
comerciantes, aplicar contabilidad fielmente el obligados los libros de registradas en los
que cumplan con sanción por del movimiento legalmente a contabilidad asientos contables
las condiciones libros de contribuyente diario de llevar libros de frente a la referentes a costos,
que se señalan a contabilidad, constituyen ventas y contabilidad declaración deducciones,
continuación, el en los prueba a su compras. como para Cuando haya exenciones
documento siguientes favor, 2. Cumplir quienes no desacuerdo especiales y
equivalente será casos: siempre que los DEBEN LLEVAR entre la pasivos exceden
el comprobante se lleven en requisitos LO SIGUIENTE. declaración de del valor de los
interno en virtud a) No llevar debida forma. señalados 1. Estar renta y comprobantes
del cual se libros de - La por el registrados en patrimonio y externos, los
registren global o contabilidad si contabilidad Gobierno la Cámara de los asientos de conceptos
individualmente hubiere como medio mediante Comercio contabilidad de correspondientes
las operaciones obligación de de prueba. reglamentos. 2. Estar un mismo se entenderán
diarias: llevarlos; - Forma y respaldados contribuyente, comprobados hasta
requisitos por prevalecen concurrencia del
a) Que no estén b) No tener para llevar la comprobantes éstos. valor de dichos
constituidos registrados los contabilidad. interés y -Prevalencia de comprobantes.
como sociedad; libros externos. los libros de -Prevalencia de los
principales de contabilidad. comprobantes
b) Que sus contabilidad, 3. Reflejar sobre los asientos
ingresos netos si hubiere completamente de contabilidad.
provenientes de obligación de la situación de
su actividad registrarlos; la entidad o
comercial en el persona
año fiscal c) No exhibir natural.
los libros de
c) Que su contabilidad, 4. No haber
patrimonio bruto cuando las sido
en el año autoridades desvirtuados
inmediatamente tributarias lo por medios
anterior no sea exigieren;
superior a 5. No
diecinueve d) Llevar encontrarse en
millones doble las
quinientos mil contabilidad. circunstancias
pesos - Hechos del Artículo 74
d) Que no tenga irregulares en del Código de
más de dos (2) Comercio.
establecimientos la - Requisitos de
de comercio. contabilidad. la factura.
- Factura o
documento
equivalente.
3.3.2.3. Circular 115-000005 del 22/08/2013 Numeral 2.

Propuesta de Norma del Sistema Documental Contable del Consejo Técnico de la Contaduría
Pública -CTCP- del 19 julio 2013.

SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

AGREGAN ,
REGISTRAN,
RESUMUN , USAN
TRANSEFERIR
PROCESAN E COMPROBANTES
INFORMACION
INFORMAN DE ESTANDAR Y CAPTAN
DE LOS
MANERA OTROS PARA INFORMACION
SISTEMAS DE
ADECUADA, REGISTRAR POR HECHOS Y
PROCESAMIENTO
SOBRE UNA TRANSACCIONES, CONDICIONES DE
DE LAS
INFORMACION ESTIMACIONES RELEVANTE
TRANSACCIONES
QUE SE QUIERA CONTABLES Y
AL LIBRO MAYOR
RELEVAR DE LOS AJUSTES
ESTADOS
FINANCIEROS

3.3.2.4 Normatividad Varia:

- Artículo 22 del Decreto 406 del 2001.

Artículo 22 del Decreto 406 del 2001

Sistema Técnico de control para los

responsables del régimen simplificado.

El número de trabajadores El valor total cancelado por El valor total cancelado por
que haya tenido a su servicio concepto de servicios concepto de arrendamiento del
el ultimo día de cada mes del públicos, en forma local, sede, establecimiento,
año. discriminada. negocio u oficina.
 - Artículo 173 y 174 del Decreto 0019/2012.

Artículo 174. Alteración.

Modifíquese el numeral 5 del artículo

57 del Código de Comercio:

“5. Arrancar hojas, alterar el orden de

las mismas o mutilar los libros, o alterar
los archivos electrónicos.

Decreto
0019/2012

Artículo 173. Libros del comerciante.

Los libros podrán ser de hojas removibles o

formarse por series continuas de tarjetas,
siempre que unas y otras estén numeradas.

- Los libros podrán llevarse en archivos

electrónicos, que garanticen en forma
ordenada la inalterabilidad, la integridad
y seguridad de la información, así como
su conservación. El registro de los libros
electrónicos se adelantará de acuerdo
con la reglamentación que expida el
Gobierno Nacional.

- Artículos 2 al 12 del Decreto 805 del 2013.

Decreto 805
del 2013
Art. 2 Art. 3 Art. 4 Art. 5 Art. 6 Art. 7
Libros de Inscripción Registro de Actuaciones Orden Seguridad e
comercio en de los libros libros de sujetas a consecutivo inalterabilidad
medios de comercio comercio en registro. de los de la
electrónicos. en medios medios registros información.
electrónicos electrónicos. desarrollados
en las en los libros
Cámaras de de comercio
Comercio. inscritos.
 Art. 8 Art. 9 Art. 10 Art. 11 Art. 12
Sobre la Servicios de Oponibilidad Conservación Validez
inalterabilidad, archivo y de libros probatoria
integridad y conservación electrónicos. de los
seguridad de de libros registros de
los libros electrónicos. libros en
inscritos. medios
electrónicos.
- Circular Externa 100-000001 del 8 de marzo 2012 expedida Supersociedades.
LIBROS DE CONTABILIDAD – NO REQUIEREN INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER
LLEVADOS EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Circular Externa LA CONTABILIDAD DEBE CONTINUAR SIENDO LLEVADA SEGÚN LOS PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS
100-000001 del LIBROS INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL QUE CONTIENEN FOLIOS QUE NO HAN SIDO UTILIZADOS
OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE
8 de marzo CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.
REQUISITOS DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS – APLICACIÓN DE LA LEY 527 DE 1999
2012 expedida VALIDEZ PROBATORIA DE LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA EN

Supe sociedades
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
LIBROS DE JUNTA DIRECTIVA

- Artículo 195 del Código de Comercio.

Artículo 195 del Código de Comercio

Libros de actas y acciones. La sociedad llevara un libro, debidamente

registrado, en el que se anotaran por orden cronológico las actas de las
reuniones de la asamblea o de la junta de socios.

Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el

secretario de la asamblea o de la junta de socios.

Asimismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente

registrado para inscribir las acciones; en el anotaran también los títulos
expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción, la
enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales.

3.3.3. Con las lecturas realizadas en los ítems anteriores elabore una matriz acerca de los libros
de contabilidad y/o comercio que contenga las siguientes variables:

Tipos, obligados, prohibiciones, correcciones, irregularidades, registros, digitalización,

características, diligenciamiento, perjuicios y/o sanciones, beneficios.
LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR
La función principal Es un libro principal
del libro diario es la de
que deben llevar los
llevar un control de comerciantes para
todas las operaciones registrar el
económicas que se movimiento mensual
producen en la de las cuentas en
empresa, forma sintética. La
ordenándolas de información que en él
manera cronológica. se encuentra se toma
del libro Diario y se
En este libro se
detalla analíticamente
encuentra información
en los libros auxiliares.
como:
En él se encuentra la
-La fecha completa del
siguiente información:
día en el cuál se
realizó el -La cuenta y su
comprobante de respectivo código
diario. (Este código es según
el plan de cuentas de
-La descripción del
la empresa).
comprobante.
-El saldo anterior de
La totalidad de los
cada una de las
movimientos débito y
cuentas que lo tengan.
crédito de cada cuenta
-El movimiento débito
-Los saldos finales de
o crédito de cada
cada cuenta y su
cuenta.
traslado a las cuentas
del mayor. -Las operaciones
mensuales.
-Los saldos finales
para la elaboración de
los Estados financieros
LIBRO DE INVENTARIO LIBRO DE SOCIOS LIBRO AUXILIARES
Este libro recoge la Libros donde se Son los libros de
situación inicial de la registra la identidad contabilidad donde se
empresa, su evolución de los socios registran en forma
(al menos trimestral) propietarios de las analítica y detallada
mediante balances de participaciones en la los valores e
sumas y saldos, el sociedad y la información
inventario final de la evolución o registrada en los
empresa y, además, un transferencia de libros principales.
conjunto de informes éstas. Cada empresa
contables que se llaman determina el número
Dependiendo del tipo
“Cuentas Anuales”. de auxiliares que
de sociedad, el libro
necesita de acuerdo
La información que que le corresponde
con su tamaño y el
debe contener este es:
trabajo que se tenga
libro es:
-Libro de registro de que realizar.
-La cantidad de artículos los socios: para las
En ellos se encuentra
inventariados al inicio sociedades de
la información que
del periodo contable. responsabilidad
sustenta los libros
(Generalmente son los limitada (SL),
mayores y sus
inventarios y los activos sociedades limitadas
aspectos más
fijos). laborales (SLL) y
importantes son:
sociedades de
-El nombre y código de
garantía recíproca -Registro de las
las cuentas y las
(SGR). operaciones
subcuentas que
cronológicamente
conforman los rubros -Libro de registro de
anteriormente la sociedad: para las -Detalle de la
descritos. sociedades de actividad realizada.
responsabilidad
-El valor que -Registro del valor del
limitada unipersonal
corresponde al valor movimiento de cada
(SLU) al tener un
unitario de cada subcuenta
único socio debe
artículo.
registrar los acuerdos Tipos de libros
con éste.
-El valor parcial de las auxiliares
operaciones.
-Libro de registro de -Cuentas de control:
El valor total acciones
nominativas: para las -Subcuentas:
correspondiente a cada
cuenta. sociedades anónimas -Auxiliar de compras y
(SA), sociedades ventas: Las empresas
anónimas laborales
(SAL) y sociedades
comanditarias por
acciones, en caso de
que las sociedades
 posean acciones
nominativas.

PERSONAS NATURALES EL CODIGO DE COMERCIO CUALQUIER ERROR SE DE ACUERDO CON

 LIBRO MAYOR Y BALANCE PROHIBE: DEBE SOLUCIONAR EL CODIGO DE
 LIBRO DIARIO. CON UN NUEVO COMERCIO Y EL
 LIBRO DE INVENTARIO Y ALTERAR LOS ASIENTOS ASIENTO EN LA DECRETO 2049 DE
BALANCE. CONTABLE, EL ORDEN DE FECHA EN LA QUE SE 1993 CUANDO LA
SOCIEDADES LA FECHA DE LAS ADQUIERE. LEY SE LO EXIJA
 LIBRO MAYOR Y OPERACIONES, A QUE PARA QUE
BALANCE. ESTOS SE REFIERE PUEDAN SUPLIR
 LIBRO DE COMO PRUEBA
INVENTARIOS. BORRAR TACHAR LOS DEBE HABERCE
LIBROS DE  LIBRO DIARIO. DERECHOS. REGISTRADO
CONTABILIDAD PREVIAMENTE.

DIGITALIZACION CARACTERISTICAS DILIGENCIACION SANCIONES

SE PERFILA COMO UNA DEBE COMENZAR A NO HAY NORMA QUE EN EL PASADO
ALTERNACION EFICAZ, NO UTILIZARLO EN EL INDIQUE COMO ART.656 DEL
SOLAMENTE PARA ACHADO DE MOMENTO EN QUE DIFERENCIA ESTATUTO
PRECIO Y DINERO SINO NORMAS EMPLIEZA OPERACIONES DILIGENCIARCE. TRIBUTARIO
COMOP LA MEJOR PROCENCION SE ADQUIERE EN CONENPLAZA A LA
ANTE IMPUESTOS COMO LIBRERIAS Y SE POSIBILIDAD FUE
INVENTOS, INVITACIONES, ETC. TRAMITAN LOS PERMISOS ELIMINADA Y LA
EN EL MINISTERIO DE LEY 1519 DE 2019.
HACIENDA .

3.3.4 Indague acerca de la estructura (fecha, detalle, saldos iniciales, movimientos, saldos
finales, totales, etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso
operativo) de los siguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos.

1. Comprobantes de diario.

-Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada operación que se
realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de servicio.

-Se elabora un Comprobante por cada día en el que se registren transacciones económicas.
Una de las características de las Partidas de Diario es que en los totales, él DEBE siempre
tendrá igual cantidad que el HABER.

-A continuación se muestran los cuatro Comprobantes de Diario correspondientes a cada uno

de los días en los que se registraron las transacciones comerciales presentadas anteriormente.

CONTENIDO DE UN COMPROBANTE:

 FECHA.
 ORIGEN.
 DESCRIPCION.
 Y EL VALOR DE LAS OPERACIONES, ASÍ COMO LAS CUENTAS AFECTADAS CON
LOS REGISTROS.
FUNCION:
La función de los comprobantes es dejar huellas de los hechos económicos que tiene la
empresa, consolidando dicha información periódicamente en dichos comprobantes.
2. Libro de Inventarios y Balances.

El Libro de Inventario y Balances es un resumen de los activos físicos de la empresa

(mercaderías y activos fijos principalmente), así como de las deudas pendientes (deudores y
acreedores). En las deudas pendientes se deberían detallar todos los préstamos, tanto a corto
como a largo plazo.

Si se fija no es un Libro en el sentido estricto de la palabra, no tiene un formato definido, ya

que son varios documentos de diferentes formatos, puesto que cada item a detallar tiene sus
peculiaridades. En las Mercaderías es importante la cantidad y precio unitario; en los Activos
Fijos se debería detallar valor inicial, año de adquisición, valor depreciado; en los créditos y
préstamos contraídos se debería poner el plazo, tipo de interés, …; y en las deudas por el giro
(de clientes, proveedores y otros) se debe poner el análisis de cuentas.

No se puede poner todo en un mismo formato, son varias fuentes agrupadas en lo que se
llama Libro de Inventarios Balance. De hecho.

Formato:

No existe un formato o diseño preestablecido. Lo importante es que consista un detalle de los

bienes y deudas que la empresa tenga a la fecha de balances.

a) Inventario Inicial

Es el que se efectúa cuando la empresa comienza sus actividades comerciales que

consiste en una relación detallada de los bienes, valores, créditos y obligaciones y sirve para
determinar el capital inicial de ella.

Además, sobre la base de este primer inventario se abre el libro diario (asiento inicial) y
también el libro Mayor (las respectivas cuentas que aparecen en el asiento inicial).

b) Inventarios y balances al final de cada ejercicio o período contable.

Este se efectúa todos los años al 31 de diciembre, dejando constancia de una relación
detallada del Activo, Pasivo y Capital.

La disposición legal del libro de inventarios y balances se encuentra contenida en el

art. 29 del Código de Comercio.

3.Libro diario

El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el cual

se anotan todas las operaciones.

Factura y lleva la contabilidad de tu negocio usando Debitar. Es simple y muy

intuitivo. Comienza ahora.
Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que
una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal
de la firma.

Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según se vayan

produciendo.

Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no superiores a un

mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.

Información a incluir

Hay una serie de datos mínimos necesarios para la creación de un libro diario:

 Fecha de cada transacción.

 Las cuentas involucradas en la transacción.
 El importe de la operación.
 Breve explicación de la transacción.

Importancia

El libro de diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante, según lo

señalado por el Código de Comercio en el artículo 32. Además, ha de estar sellado y
presentado en el Registro Mercantil.

En cuanto a las características físicas del libro, deberá ser un libro empastado, de folios
y deberá estar sellado en todas sus páginas.

 1.- Una columna para la fecha (año, mes, día)

 2.- Una columna para el número de cuenta utilizado en el catálogo de cuentas

  3.- Una columna para el concepto

 4.- Una columna para el folio del mayor

 5.- Una columna para el parcial

 6.- Una columna para el importe de debe o cargo

 7.- Una columna para el impone del haber o abono

4. Libro Mayor y Balances

Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite elaborar los
estados financieros de propósito general. La información se obtiene a nivel de cuentas mayores
y produce una síntesis de los movimientos débitos y créditos que afectaron cada una de las
cuentas de mayor, codificadas como ya se dijo con cuatro dígitos. El Mayor y Balances contienen
todas las cuentas mayores del PUC que utiliza el ente económico. La información analítica de las
cuentas se obtiene de los libros auxiliares.

Las partes que integran el Mayor y Balances son:

 Número de folio del mayor: es el número consecutivo que le corresponde a

la hoja del mayor donde se realiza el resumen.

 Código y nombre de la cuenta: en estas columnas se anotan el código y

nombre de la cuenta de mayor.

 Saldo del mes anterior: en estas columnas se registran los valores débitos o
créditos que presentan las cuentas mayores en el mes anterior al mes que se
está mayo rizando.

 Movimiento del mes: se dispone de dos columnas Debe y Haber que recibirán
los débitos y créditos del movimiento del mes.

 Saldo del mes siguiente: en estas columnas se registran los valores débitos o
créditos resultantes de sumar y restar los movimientos al saldo anterior.
El procedimiento para mayo rizar es el siguiente:

 Los totales de cada cuenta obtenidos en el libro Diario Multicolumnar al

finalizar el mes son trasladados a la respectiva cuenta del mayor en las
columnas débitos y créditos del movimiento del mes.

 El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza débito al finalizar el mes se

obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la
columna debe y restando del saldo el movimiento de la columna haber

 El saldo de cada cuenta mayor de naturaleza crédito al finalizar el mes se

obtiene sumando al saldo anterior el movimiento de la misma en la
columna haber y restando del saldo el movimiento de la columna debe.
 5.Libro Fiscal de Operaciones Diarias

En este libro se registra cronológicamente las operaciones realizadas por una persona
perteneciente al régimen simplificado del impuesto a las ventas. El modo en que debe ser
llevado es bastante sencillo y simple, pues su principal objetivo es referenciar en qué momento
se sobrepasa el límite de ingresos necesarios para mantenerse en este régimen.

Solo pueden pertenecer al régimen simplificado "las personas naturales comerciantes y los
artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen
operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados" y que cumplan con todas
las siguientes condiciones:

 Que los ingresos brutos promedio del año anterior sean inferiores a 4.000 UVT. Esto
significa que para pertenecer al régimen simplificado en el año 2011 se tuvo que tener
ingresos inferiores a 98'220.000 en el año 2010.

 Tener solamente un establecimiento de comercio.

 No ser usuario aduanero ni desarrollar operaciones que impliquen la explotación de
intangibles (como por ejemplo la franquicia o las concesiones).
 No haber realizado ni en el año anterior ni en el presente, contratos con bienes o
servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 UVT; lo cual corresponde
a 82'935.600 para el 2011.
 Que el monto de las consignaciones bancarias, los depósitos o las inversiones
financieras del año anterior y del presente, no superen los 4.500 UVT; 113'094.000
para el 2011.

En el artículo 616 del Estatuto Tributario se establece la manera en que debe ser llevado:

Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen

simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada
establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se
anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada
mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en
la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su
actividad.
6.Balance de comprobación
Un balance de comprobación se llama de forma completa Balance de comprobación de Sumas y
Saldos.

Cada vez que se hace un asiento en el diario, intervienen, al menos dos cuentas, una en él Debe
y otra en el Haber. Esto sería un asiento simple. Si intervienen más cuentas, la suma de los
importes de las que van al Debe suman igual que las que van al Haber. Por ejemplo: hacemos
una compra de mercaderías.

Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los
créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta
forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
No obstante, tenemos que resaltar que dentro del ámbito de la contabilidad y gestión financiera
de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de balances, además del
citado de comprobación. En concreto, también se tiene que llevar a cabo la elaboración de los
balances de situación, de pérdidas y ganancias o el abreviado.

De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro objetivo mostrar en
todo momento la situación económica por la que está atravesando la empresa en cuestión. El
segundo, como su propio nombre indica, es con el que se conoce si aquella tiene bien pérdidas
o bien beneficios. Y finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas
pérdidas y ganancias de una PYME (Pequeña y Mediana Empresa).

7.Libro de Actas.

El libro de actas es un libro contable de la sociedad que recoge la información de todas las
juntas o encuentros que se producen entre los socios de una Sociedad mercantil durante el
ejercicio.

La información de este libro se debe recoger de forma obligatoria y, de forma anual, se tiene
que presentar al registro mercantil. Siempre y cuando se haya legalizado el libro de actas de
forma previa. Vamos a ver qué información debe contener el libro de actas, cómo legalizar el
libro de actas y cómo presentar el libro de actas en el Registro Mercantil.

Libro de actas digital

Habitualmente, el libro de actas se debía presentar de forma física así como legalizar en el
Registro Mercantil (el que correspondiera, según provincia). Para ello, se tenía que seguir los
siguientes pasos:

 Antes de rellenar las hojas del libro de actas, se debía presentar el libro ante el Registro
Mercantil, de forma física.

 En los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio social, y una vez se llenaba el libro
de actas, la sociedad mercantil debía presentar el libro de actas cumplimentado al
Registro Mercantil.

Actualmente, y a raíz del cambio en la legalidad de 2013 (ley 14/2013), es obligatorio presentar
el libro de actas en formato digital, de una forma mucho más ágil y rápida.

Modelo de libro de actas empresa

Todo libro de actas debe seguir una estructura concreta, incluyendo tres partes específicas que
deben aparecer de forma obligatoria. De este modo, el modelo de libro de actas que se debe
seguir para no olvidar ninguna de las partes, sería el siguiente:

 Apertura del libro de actas o diligencia de apertura de un libro de actas.

 Actas.

 Diligencia de cierre de libro de acta.

Cómo llenar un libro de actas de una empresa

La información que debe aparecer en el libro de actas es toda aquella que haga referencia a las
reuniones producidas entre los socios de la empresa.

Cómo redactar un libro de actas

Para poder redactar un libro de actas, se debe incorporar información de cada una de las actas
que se haya producido en la sociedad. De este modo, para poder elaborar un acta de asamblea
ordinaria, se incluye la información que sigue:

 Día y hora en la que se produzca la reunión

 Texto de la convocatoria o los puntos del orden del día

 Cantidad de socios que han asistido y que tengan voto (indicando si el voto es personal
o bien acuden en representación de otra persona)

 Resumen de los asuntos que se han debatido en la reunión, así como del conjunto de
intervenciones de los asistentes

 Conjunto de acuerdos a los que se ha llegado y contenido de los mismos

 Resultado de las votaciones

 Aprobación del acta

Diligencia de cierre de libro de actas

En la diligencia de cierre del libro de actas, deberá constar información acerca del número de
actas y páginas. Por ello, para cerrar un libro de actas debe constar la siguiente información:

 Número de páginas totales del libro de actas

 Número de actas firmadas y selladas

 Fecha del acta inicial y del acta final

 Firma

Legalización libro de actas

Antes de 2013, el libro de actas se debía legalizar de forma previa a empezar a completarlo,
acudiendo de forma física al Registro Mercantil, donde sellaban el papel. Actualmente, con el
paso al libro de actas digital, no se requiere ningún tipo de legalización de este tipo.

Actualmente, para legalizar el libro de actas se debe usar el Programa que el Registro Mercantil
pone a disposición, llamado Legalia, que puedes descargarte haciendo clic aquí o bien desde
este la web del Registro, accediendo directamente en el apartado de Programas, dentro de
Legalización y siguiendo los pasos del manual para legalizar el libro de actas.

Presentación telemática del libro de actas con Legalia

Legalia permite cumplimentar el Libro de Actas para que lo puedas legalizar y presentar al
Registro Mercantil.

El programa te permite adjuntar documentos con diferentes formatos (PDF, Excel, Word…) para
generar un archivo en formato ZIP, el tipo de documento necesario para poder subirlo en el
Registro Mercantil.

Para crear dicho archivo, debes añadir los documentos con tu información al programa Legalia,
de modo que el programa genere el fichero con el formato correcto.

Presentación libro de actas Registro Mercantil

Para poder presentar el libro de actas, tienes que descargarte el fichero con tu información en
formato ZIP generado por Legalia y posteriormente subirlo al Portal de Registradores.

Ten en cuenta que para poder presentar un libro de actas es necesario contar con un certificado
reconocido, es decir, con una firma digital que te permita acceder a la Plataforma y realizar el
envío. Para poder realizar la presentación del libro de forma correcta, puedes consultar
el manual para presentar telemáticamente el libro de actas.

Al realizar la presentación telemática, se descarga un fichero en formato XML. Puedes guardar

este formato, para poder visualizar la presentación usando el Programa para visualizar
documentos que, al igual que Legalia, se ofrece en el Registro Mercantil. Puedes descargar el
programa para visualizar documentos aquí o bien descargarlo directamente desde la web del
Registro, en el apartado de Programas, dentro de General. De todas formas, ten en cuenta que
siempre podrás obtener un acuse de recibo al finalizar la presentación, o acceder al registro
histórico de presentaciones para visualizar todas las que se han realizado.

8.Los libros auxiliares

Abren, amplían o detallan una cuenta principal o cuenta control (caja, bancos, clientes,
proveedores, inventarios, etc.)

Que llamaremos cuenta control (identificadas con un código de 4 dígitos) en varias subcuentas
o cuentas auxiliares (identificadas con códigos de 6 dígitos o más), que detallan o discriminan
como se compone o conforma la cuenta control o cuenta principal.

Los libros auxiliares son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la
información que se ha registrado en los libros principales. Como aspectos más importantes,
podemos destacar:

o Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente.

o Dan detalles de las actividades realizadas.

o Registran el valor del movimiento de cada subcuenta.

Los libros auxiliares también nos permiten dividir el trabajo contable en función a las
necesidades de registro y control. Aunque su número es ilimitado, ya que depende de las
necesidades de cada empresa, podemos decir que los principales libros auxiliares en
contabilidad son:

Libro de caja: lleva el registro de todo el movimiento en efectivo que se realiza en la empresa y
también del saldo de caja. Se anota la fecha, el concepto, él debe, el haber y el saldo. El total de
los cobros menos el total de los pagos debe ser igual al último saldo.

Libro auxiliar de caja columnado: además de llevar el control de los movimientos en efectivo,
registra cada movimiento en la cuenta que lo ha originado. Los pagos se anotan en el Haber de
caja y los ingresos en él Debe. Como en la legislación contable española se sigue el criterio de
contabilidad por partida doble, hay que tener en cuenta que cada anotación en el debe de caja
se balancea con una en el haber de la cuenta que la ha originado, y cualquier anotación en su
haber se balancea con una en él debe de la cuenta que la origina.

Libro de cuentas corrientes bancarias: como su propio nombre indica en él se anotan todos los
movimientos que se hayan producido en la cuenta corriente. Es decir, en él se anotan todos los
ingresos y pagos que se hayan hecho en esa cuenta. En él debe se anotan los ingresos y en el
haber los saldos.

Libro de clientes: se lleva una cuenta para cada cliente que tengamos. En el debe se anotan las
facturas y las notas de cargo que le emitamos. En el haber las cantidades que recibamos de él,
ya sea lo cobrado o las partidas que nos haya devuelto. Cuando se anota el saldo, que como
siempre es la diferencia entre él debe y el haber, hay que anotar si es deudor o acreedor.

Libro de proveedores: Aquí se anotan los movimientos con nuestros proveedores. Se anotan las
compras realizadas a crédito y los pagos que realicemos a los proveedores. Igual que en el libro
de clientes, al computar cada saldo se debe determinar si es deudor o acreedor. Un asiento en
él debe se resta del saldo y un asiento en el haber se suma al mismo.

3.3.5. Elabore gráficamente por medio de un flujograma, diagrama u otra forma de plasmar
visualmente el ciclo contable, teniendo presente los conceptos de: hecho económico, soportes
contables, comprobantes de contabilidad/diario, libro diario, libro mayor y balances, estados
financieros.
 Bibliografía

 Circular 115-000005 del 22/08/2013 Numeral 2.

 Propuesta de Norma del Sistema Documental Contable del Consejo Técnico de la
Contaduría Pública -CTCP- del 19 julio 2013.
 Circular Externa 100 del 8 de marzo 2012 expedida Supersociedades.
 Decreto 406 del 2001.
 Decreto 0019/2012.
 Decreto 805 del 2013.
 Ley 222/95.
 Ley 1314/2009.
 Código de Comercio Ley 410 de 1971.
 https://www.sage.com/es-es/blog/diccionario-empresarial/libros-contables/
 https://debitoor.es/glosario/definicion-ciclo-contable
 https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_co
nceptos_juridicos/3377.pdf
 https://getquipu.com/blog/rellenar-presentar-libro-de-actas/
 https://www.emprendepyme.net/los-libros-auxiliares-de-contabilidad.html
Taller 6

GAES
Isabel Cristina Bejarano
Julieth Vanesa Cechagua Lineros
Lina Marcela Avendaño Lasso
ASIENTOS CONTABLES
CODIGO CUENTA DESCRIPCION DEBITO
522005 Terrenos Arrendamiento $6.000.000
111005 Bancos
513505 Aseo y Vigilancia Servicios Generales $15.350.000
111005 Bancos
233525 Honorarios Pago de Abogados $9.000.000
111005 Bancos
233550 Servicios Publicos Pago $846.000
111005 Bancos
513525 Acueducto y Alcantarillado Servicios Generales $700.000
111005 Bancos
522025 Equipo de Computacion y Comunicación Servicios Generales $2.800.000
111005 Bancos
110510 Cajas Menores Creacion $2.500.000
111005 Bancos
Total $37.196.000
 CREDITO

$6.000.000

$15.350.000

$9.000.000

$846.000

$700.000

$2.800.000

$2.500.000
$37.196.000
 Etiquetas de Fila Suma de DEBITO
110505
CAJA GENERAL $600.000.000
110510
CAJAS MENORES $2.500.000
111005
MONEDA NACIONAL BANCOLOMBIA $600.000.000
171215
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO $10.706.000
233525
HONORARIOS $9.000.000
233550
SERVICIOS PUBLICOS $846.000
311505
CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL
513505
ASEO Y VIGILANCIA $15.350.000
513525
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO $700.000
514005
NOTARIALES $2.142.000
514010
REGISTRO MERCANTIL $720.000
514015
TRAMITES Y LICENCIAS $535.000
522005
TERRENOS $6.000.000
522025
EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACIÓN $2.800.000
530505
GASTOS BANCARIOS $100.000
Total General $1.251.399.000
Suma de CREDITO SALDO

$602.749.000 $2.749.000

$2.500.000

$42.650.000 $557.350.000

$10.706.000

$9.000.000

$846.000

$600.000.000 $600.000.000

$15.350.000

$700.000

$2.142.000

$720.000

$535.000

$6.000.000

$100.000
$1.251.399.000 $1.205.498.000
Balance de Comprobacion JLC LTDA
MOVIMIENTOS
Codigo Nombre de Cuenta Debito Credito
110505 Caja General $600.000.000 $602.749.000
110510 Cajas Menores $2.500.000
111005 Bancos $600.000.000 $48.650.000
171215 Propiedad, planta y equipo $10.706.000
233525 Honorarios Abogados $9.000.000
233550 Servicios Publicos $846.000
311505 Aportes Sociales $600.000.000
513505 Aseo y Vigilancia $15.350.000
513525 Acueducto y Alcantarillado $700.000
514005 Notariales $2.142.000
514010 Registro Mercantil $720.000
514015 Tramites y Licencias $535.000
522005 Terrenos $6.000.000
522025 Equipo de Computacion y Comunicación $2.800.000
530505 Gastos Bancarios $100.000
Total $1.251.399.000 $1.251.399.000
 SALDOS
Deudor Acreedor
$2.749.000
$2.500.000
$551.350.000
$10.706.000
$9.000.000
$846.000
$600.000.000
$15.350.000
$700.000
$2.142.000
$720.000
$535.000
$6.000.000
$2.800.000
$100.000
$602.749.000 $602.749.000