CA-GD-01

Código
RECURSOS EDUCATIVOS
04
Versión
17/10/2017
Fecha
CARACTERIZACIÓN
1 de 6
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1. RESPONSABLE DEL PROCESO:

Vicerrector Académico, Técnico de Granjas , Técnico de Biblioteca,líderes de procesos de MTIC e Infraestructura y Recursos Físicos
2. OBJETIVO:
Administrar los recursos educativos que apoyan los procesos misionales de los programas académicos ofertados por el Instituto.

3. ALCANCE:
Se inicia con el apoyo en la verificación de infraestructura y equipos y termina con los proyectos pedagógicos productivos y gestión de la biblioteca

5. ENTRADAS 6. ACTIVIDADES 7. SALIDAS 8. CLIENTES

4. PROVEEDORES
(Insumos)
Inventario de bienes e inmuebles.
Infraestructura y Recursos Físicos Hoja de vida de bienes
Recursos Educativos Lista de Verificación de
Infraestructura y Equipos
Plan Institucional de Archivos
Programa de Gestión Documental
Recursos Educativos
Proyecto Educativo Institucional
Direccionamiento Estratégico
Plan de Gobierno Rectoral
Recursos requeridos por proceso
Políticas de Administración del
Direccionamiento Estratégico
Riesgo y Oportunidades
Control Interno de Gestión
Capacitación en valoración del
riesgo y oportunidades
Necesidades de comunicación y
Recursos Educativos
divulgación de proceso
Necesidades de formación y
Recursos Educativos
capacitación
Formación Calendario Académico
Inventario Institucional
Hoja de vida de los bienes
Infraestructura y Recursos Físicos. Hoja de vida de semovientes
Formación Ingreso y control de insumos
Admisiones, Registro y Control agropecuarios
Académico Acto Administrativo -Calendario
Académico
Normas Técnicas de SST
(PROCEDIMIENTOS) (Producto y/o servicio) (Internos y/o Externos)
Plan de actividades
Plan de Mantenimiento Infraestructura y Recursos
preventivas y correctivas
Preventivo y Correctivo Físicos
parcial
Planes de acción del
Direccionamiento Estratégico
proceso por vigencia
Planeación estratégica Contratación
- Indicadores de Gestión
Recursos Educativos
del Proceso Formulados
P Direccionamiento Estratégico
Mapa de riesgos y Mapa de Riesgos y
oportunidades Oportunidades del proceso
Control Interno de Gestión
Plan de Comunicaciones Matriz de Comunicación del
Comunicación Pública
y Medios Proceso
Plan de capacitación y Plan de capacitación y
Talento Humano
formación formación por proceso.
Programación de
Planificación de la
actividades por recurso Todos los procesos
formación
educativo
Programación del uso del Formación
recurso físico y bienes. Investigación
Control del servicio del Extensión y Proyección
Administración de los recurso educativo Social
H
recursos educativos Préstamo de Herramientas Recursos Educativos
Novedades de los Infraestructura y Recursos
Semovientes Físicos.
Seguimiento de Horas de Bienestar Institucional

“Formamos profesionales de calidad para el desarrollo social y humano”


Docentes
Estudiantes
Formación
Extensión y Proyección Social
Investigación
Direccionamiento Estratégico
Infraestructura y Recursos Físicos.
Recursos Educativos
Comunicación Pública
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Normas Técnicas de Gestión Servicio Social
Ambiental Evaluación del servicio
Solicitud del préstamo de prestado
infraestructura y recursos físicos Control de Visita a granjas
Guía del uso de las salas de Control de visita del médico
software veterinario
Guía del uso del Material
Bibliográfico y de Hemeroteca.
Guía del uso de la Biblioteca
Virtual.
Guía de uso del Invernadero y
Vivero
Guía de uso de las Granjas.
Guía de uso de auditorios.
Guía de uso de escenarios
deportivos y artísticos.
Guía de uso de laboratorios.
Guía Académica
Horarios
Acta de inicio de PPP
Recursos Educativos
Propuesta de Proyecto pedagógico Informe de gestión de PPP
Formación
productivo. Proyectos pedagógicos Acta de finalización de
Extensión y Proyección
Acta de Comité de Granjas. productivos PPP.
Social
Sisco Proyect Seguimiento de Horas de
Investigación
Servicio Social
Solicitud y préstamo
material bibliográfico
Relación de Deudores Recursos Educativos
Multas y Sanciones Admisiones, Registro y
Inventario del área de Biblioteca Solicitud del préstamo de control Académico
Relación de Deudores Gestión de la Biblioteca infraestructura y recurso Infraestructura y Recursos
Multas y Sanciones físicos Físicos.
Estadístico de atención al Partes interesadas
usuario. pertinentes
Seguimiento de Horas de
Servicio Social
Peticiones, quejas, reclamos y Peticiones, quejas, Respuesta a las PQRS Comunicación Pública
sugerencias de las partes reclamos y sugerencias Tratamiento del Servicio no Parte Interesada Pertinente
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interesadas pertinentes conforme real Autoevaluación, Calidad y

Necesidades de comunicación y
Recursos Educativos
divulgación del proceso
Control Interno de Gestión
Normatividad aplicable
Entes control
Programa de auditorias
DAFP
Plan de Auditorías internas y
ICONTEC
externas
Control Interno de
Informe de seguimiento plan de
Recursos Educativos
mejoramiento anterior
Normatividad interna y externa
aplicable
Control Interno de Gestión
Programa anual de auditorias
MEN
Acta apertura y cierre de
Entes Certificadores
auditoria
Autoevaluación, calidad y
Listas de Chequeo
Acreditacion
Informes de Auditorías integrales
por procesos
Indicadores de Gestión formulados
del proceso
Recursos Educativos
-Resultados de la medición de los
indicadores
Acreditación
Registro de publicaciones
Publicaciones en medios
en página web y medios Comunicación pública
impresos y digitales
sociales digitales
Lista de asistencia
Acompañamiento y
Presentaciones del eje Recursos Educativos
asesorías
temático trabajado
Acta apertura y cierre
Control Interno de
de auditoria
Gestión
Auditorias Integrales Listas de Chequeo
Autoevaluación, Calidad y
Informes de Auditorías
Acreditación
integrales por procesos
Control Interno
Planes de mejoramiento Autoevaluación, Calidad
Planes de
aprobados y Acreditación
mejoramiento
Entes Certificadores
Recursos Educativos
V
Seguimiento a Direccionamiento
Planeación Estratégica
Indicadores de Gestión estratégico
por proceso Recursos Educativos

Mapa de Riesgos y Recursos Educativos

Direccionamiento Mapa de Riesgos y Oportunidades Seguimiento Mapa de
Oportunidades Direccionamiento
Estratégico formulados para la vigencia Riesgos y Oportunidades
Estratégico
Recursos Educativos
Parámetros para la evaluación de Informe parcial de
Autoevaluación, Calidad y Evaluación de la Autoevaluación, Calidad y
la Satisfacción del Cliente Satisfacción del Cliente del
Acreditación Satisfacción del Cliente Acreditación(Revisión por
- Instrumentos de satisfacción proceso
la Dirección)
Autoevaluación, Calidad y Normatividad aplicable Informe de Autoevaluacion, Calidad y
Evaluación de
Acreditación Registro Calificado Autoevaluación del Acreditación
Programas
MEN Matriz de Fuentes documentales programa Control Interno de
Académicos
CONACES de Autoevaluación Gestión

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CNA Informes de seguimiento de los Plan de mejoramiento Recursos Educativos

planes de mejoramiento por por programa
programa (si aplica) académico aprobado

Direccionamiento Normatividad aplicable Audiencia Pública de

Informes de gestión Direccionamiento
Estratégico Plan de acción por proceso V Rendición de
por proceso Estratégico
Entes gubernamentales Indicadores de gestión Cuentas
Control Interno de Gestión Acciones correctivas y Control Interno de
Informes de Auditorías integrales
Entes certificadores correcciones ejecutadas Gestión
Informes de Autoevaluación
Planes de Cierre de los planes de Autoevaluación, Calidad y
Plan de mejoramiento por
Autoevaluación, calidad y Mejoramiento mejoramiento Acreditación
programa académico aprobado
acreditación Informes de gestión por Entes Certificadores
Indicadores de gestión
proceso Recursos Educativos
A
PQRS Autoevaluación, Calidad
Control de servicio no
Comunicación Pública Mapas de Riesgos y Control de Servicios no y Acreditación
conforme
Direccionamiento Estratégico Oportunidades Conformes Control Interno de
Tratamiento de servicio no
Control Interno de Gestión Seguimientos a los mapas de Gestión
conforme potencial
riesgos y oportunidades Recursos Educativos

9. REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

NTC-ISO 9001:2015 NTC GP1000:2009 MECI 1000:2014 S.A.C.
4.4 Sistema Gestión de Calidad y sus
procesos
6.2 Talento Humano
5.2 Política de la Calidad
6.3 Infraestructura
5.3 Funciones, Responsabilidad y
6.4 Ambiente de Trabajo 1.1 Componente Talento Humano
Autoridad Factor 4: Procesos Académicos
7.1 Planificación de la realización del 1.2 Componente Direccionamiento
6 Planificación para el SGC Factor 5: Visibilidad Nacional e
Producto o Prestación del Servicio Estratégico.
7.1. Recursos Internacional
7.2 Procesos relacionados con el 2.1 Componente Autoevaluación
7.2 Competencia Factor 6: Investigación, Innovación y
cliente Institucional
7.1.4 Ambiente de Trabajo Creación Artística y Cultural
7.5 Producción y prestación del 2.3 Componente Planes de
7.4 Comunicación Factor 10: Recursos Físicos y
servicio mejoramiento
7.5 Información Documentada Financieros
8.2 Seguimiento y medición
8.5 Producción y prestación del
8.3 Análisis de datos
servicio
8.5 Mejora
8.4 Control de productos y servicios
contratados externamente

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9.1 Seguimiento, medición, análisis y

evaluación
9.1.3 Análisis y evaluación
10 Mejora

10. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

Ver Normograma

11. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Disponibilidad y capacitación de los diferentes recursos educativos según el programa y la demanda estudiantil real o potencial.
Capacitación a los diferentes estamentos sobre el uso de los diferentes recursos educativos institucionales o por convenio.
Disponibilidad de una plataforma tecnológica apropiada, la infraestructura de conectividad y las herramientas metodológicas necesarias para el apoyo de programas a
distancia con metodología virtual, así como las estrategias de seguimiento, auditoría y verificación de la operación de dicha plataforma.(cuando se oferte)
Suministro de información pertinente a la comunidad sobre los requerimientos tecnológicos y de conectividad necesarios para cursar programas a distancia con metodología
virtual. (cuando se oferte)

12. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Vicerrector Académico
De acuerdo a las normas de salud ocupacional
Técnico de Granjas
y seguridad industrial
Técnico de Biblioteca - Equipos de cómputo (Hardware y Software)
Factores Físico (Higiene y seguridad en el
Líder MTIC - Equipo de oficina
trabajo)
Lider Infraestructura y Recursos Fisicos - Puestos de trabajo
Factores Humanos (Psicológico)
Docentes
Factores Sociales (Clima organizacional)
Profesional de Autoevaluacion, Calidad y Acreditacion

13. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTÚA 14. PROCESOS DE APOYO

- Direccionamiento Estratégico
- Admisiones, Registro y Control Académico
- Autoevaluacion, Calidad y Acreditación
- Talento Humano
- Investigación
- Gestión Documental
- Extensión

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- Formación
- Infraestructura y recursos físicos
- MTIC
15. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO
15/10/2013 01 Todos los ítems: Se ajustaron y modificaron las caracterizaciones, los procedimientos a un solo proceso.
También se ajustó el proceso a las directrices del proceso Gestión Documental.

17/12/2014 02 9 Requisitos aplicables al proceso: Se actualizó las normas aplicables a MECI: 2014

17/10/2017 03 Se actualizaron actividades en el ciclo PHVA

16. DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO 17. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

Ver Listado maestro de documentos internos Indicadores: Ver Indicadores del proceso
Ver Tablas de Retención Documental Controles: Ver mapa de riesgos y Mapa de oportunidades

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