TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.

EMPRESA: distribuidora el rey

Dirección: Calle la principal avenida las Américas numero 56
Representante: Sergio Carrascal Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: gg@aresumaiz.com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico audgercali@aresumaiz.com.co
Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación Juan David Martínez Fecha:
Abril 15 de 2014

OBJETIVO: Verificar mediante auditoría interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de distribuidora el rey , en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.
 Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayo
e investigación del departamento aseguramiento de calidad de la empresa
distribuidora el rey.

CRITERIOS DE LA AUDITORIA
SGC de MRC
Política de Gestión Financiera.
 Política de Logística y Servicio al Cliente
Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativas de MRC
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013
Instructivos de desarrollo de ensayos de laboratorio I-EL-002
 

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de 2013
 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2.

Reunión de Apertura: 1 de noviembre de 2013 Hora 7:45 am

Reunión de Cierre: 1 de noviembre de 2013 Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de
Calidad realizará la Auditoría Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el
alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoría.
La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador
de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio.

De Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7
horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del
grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la columna correspondiente,
el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la
reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que
será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones
de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de
protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría
será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria:
 Oficina Asesora de Control interno
Responsable Área:
 Superintendencia de Logística

Asistentes:
Gerencia general
Secretaria general
Superintendencia de logística
Supervisor de logística
Oficina asesora de control interno
 Equipo auditor de gerencia de calidad
IKER CASILLAS FIRMA
JUAN MANUEL PELUFO INGENIERO DE PROCESOS FIRMA
ANA MARIA RUBIKS REPRESENTANTE DE GERENCIA FIRMA

AUDITADOS
JUAN DAVID MARTINEZ COORDINADOR FIRMA
LABORATORIO DE ENSAYOS E INVESTIGACIÒN
MARTIN PRIETO COORDINADOR DE ANALISIS Y FIRMA
ENSAYO
MARITZA GOMEZ ANALISTA INSTRUMENTAL FIRMA
SANTIAGO PEREA ANALISTA FISICOQUIMICO FIRMA
HERNAN VILLANUEVA ANALISTA FISICOQUIMICO FIRMA
EDWIN GUILLEN AUXILIAR DE LABORATORIO FIRMA

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

1 NOVIEMBRE 2013
PROCESO/ACTIVIDAD/REQUISIT AUDITOR CARGO HORA
O POR AUDITAR
REUNION DE APERTURA IKER CASILLAS REPERESNTANTE 7:45 AM
EXPERTO TECNICO
DIRECCION DEL SISTEMA ANA MILENARES SECRETARIA GENERAL 8:AM
4.1.5.1,5,2,5.3,5.4, 5.5
TRAMITES : 7.1,7.5, MARIA CUFIÑO COORDINADOR DE 10:AM
8.2.3,8.2.4,8.3,8.5.2,8.5.3 PLANTAS
ALMUERZO 12:M
ADMINISTRACION DEL RECURSO MICHELL GARZON DIRECTOR GDRH 1:30PM
HUMANO: 6.2,8.2.3
MEDICION,ANALISIS Y MEJORA- JUAN MANUEL INGENIERO DE 3:PM
AUDITORIAS INTERNAS PROCESO
REUNION DE CIERRE IKER CASILLAS REPRESENTANT 4:30PM
EXPERTO TECNICO

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a
recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887.
Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la
auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas
en la auditoria anterior y que están pendientes.

B.REVISION DOCUMENTAL
NUMERO DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL
DOCUMENTO
1 POLITICA DE LOGISTICA Y ULTIMA ACTUALIZACIÒN 18 DE
SERVICIO AL CLIENTE JULIO 2011
2 POLITICA DE GESTION ULTIMA ACTULIZACION 5 DE
FINANCIERA. ENERO DEL 2011
 INSTRUCTIVO DE DESARROLLO DE
ENSAYO DE LABORATORIO
I
3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Última actualización 9 de febrero 2014
CAP. DE COMPRAS Y LOGISTICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE M-PC-002 Versión Marzo de 201
LABORATORIO
Manual de Documentos de Retención y Archivo M-DR-005Librosderegistrodemuestras
del Laboratorio de Ensayo
Manual de Calidad M-AM-001 VERSION MARZO 2014
 

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Manual de calidad Este documento proporciona
información coherente interna y
externamente, acerca del SGC de
la organización.
2 Planes de calidad Documentos que describen como
se aplica el SGC a un producto,
proyecto o contrato específico.
3 especificaciones Documentos que establecen
requisitos

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría. R/ técnica de verificación verbal a
través de averiguaciones y conversaciones.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE VERIFICACION CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
Manual de calidad (documentación ) si Copias controladas del manual de
calidad
Se encuentran documentadas las si Claramente señaladas en el manual
responsabilidades de los empleados de calidad
Se encuentran comunicadas si No hay evidencia de las
comunicaciones
Procedimientos
operativos(documentación nivel II)
Existen manuales instructivos si
Existe evidencia documentada del cc no Se da por entendido que cada uno
 conoce sus funciones pero no
documentadas

Instrucciones de trabajo paso a paso si

Están identificados los planes de no Tácitamente se entiende que las
trabajo solicitudes de trabajo de laboratorio
están ordenadas por los formatos de
solicitud de análisis de producción
Existen registros de las acciones si
Formatos y registros (documentación si
Se lleva una bitácora de análisis con si
Existe una metodología definida si
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales si La información está en desorden
instructivos
Esta debidamente almacenada los no Hay riesgo de perder la información
soportes de compras debido al desorden
Respecto del servicio
Existen registro de verificaciones no
Están definidas las pautas de no
actuación
Exhibición del proceso a auditar en un
lugar visible
Existen definidos procesos para real si Verbalmente conocen el proceso pero
no está documentado
Se emplean técnicas estadísticas? no
Satisfacción del cliente
Existen indicadores adecuados para no
medir el servicio
Se emprenden acciones para planes no
de mejora

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 12 de Auditor(es): asesor oficina control interno

noviembre 2013

Proceso auditado: Auditado (es) superintendencia de logística

compras
n Evidencia de Criterios de Hallazgos de la auditoria c NCM NCm
auditoria la auditoria
1 Procedimientos Política de Falta agregar x
de costos de gestión implementación
materiales en financiera de
bodega y stand- procedimientos
by para costos en
materiales de
bodega y
stand-by
2 Formato único Cap. De No se tiene en x
de despacho compras y cuenta el
manual de logísticas formato único
procedimientos de despachos y
recibo de
mercancía en
el
 procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización x
organizacionale logística y de la política de
s servicio al logística, cuya
cliente última actualización
fue el 18 de
julio 2011 y no se
han agregado los
cambios
organizacionales
del año 2012

4
 
5
6
7
8

C: conformidad NCM: no conformidad mayor NCm: no conformidad menor

Por medio del proceso de auditoría se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función
las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de
los indicadores establecidos dentro de una organización

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1
2
3
4
5
6
 7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad
Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.